ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Desde el comienzo de la historia de la humanidad, se evidencia que nuestros antepasados

impulsaron la organización y orden del archivo. La historia nos habla que los archivos se
remonto desde el origen de la escritura, donde el manejo de la información se convirtió
en un punto de partida para la historia de la humanidad. Con la recopilación de esta
información fue posible obtener la primera agrupación de escritos, dándoles una
organización, permitiendo que se convirtieran en instrumento de control de las riquezas
y poder, en las civilizaciones posteriores.

La importancia radica en el valor que tiene cada documento, cada escrito. Los archivos son
vitales para cualquier proceso que se requiera en el momento en el que sea solicitado,
permitiendo estudiar las diferentes acciones a seguir tomando como base los
acontecimientos ocurridos los cuales se encontraran plasmados en los archivos y servirán
como soporte documental.

Los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento,

salvaguardando nuestra memoria, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de
Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan a la investigación, apoyan la
gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la rendición de
cuentas, además dan agilidad en la localización de la información… Lo magnifico de los
archivos! Es que estos custodian decisiones, son fuentes fiables de información que
garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas y son
transmitidos de generación en generación.

Es por ellos que estos documentos deben ser clasificados de acuerdo al tiempo establecido
en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

 Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada y

está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
 Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente,
pero siguen en vigencia.
 Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente.

Estos tres pasos o etapas hay que tenerlas presentes ya que debemos documentar el
presente para preparar el futuro la conservación y orden apropiada a los documentos
garantizando una gestión eficaz, responsable y transparente.
 .

. El carácter único de los archivos como fieles testimonios de las actividades

administrativas, culturales e intelectuales y como reflejo de la evolución de las
sociedades. 2. El carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz,
responsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegurar la
memoria individual y colectiva y para comprender el pasado,. 3. La diversidad de los
archivos para dejar constancia del conjunto de actividades de la humanidad. 4. La
multiplicidad de soportes en los que los documentos son creados y conservados: papel,
audiovisual, digital y otros de cualquier naturaleza.

5. El papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y

continuada, sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos,
su selección y su conservación para facilitar su uso. 6. La responsabilidad de todos –
ciudadanos, gestores y responsables públicos, propietarios y/o custodios de archivos
públicos y privados, archiveros y otros profesionales del campo de la información – en
la gestión de los archivos.

El compromiso conjunto de trabajo en los archivos 1. Se adopten y se apliquen políticas y

normas legales en materia de archivos. 2. Todos los organismos públicos o privados que
producen y utilizan documentos en el ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan
eficazmente la gestión de sus archivos. 3. Se doten los recursos adecuados para
asegurar la correcta gestión de los archivos, incluyendo profesionales debidamente
cualificados. 4. Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren
su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso. 5. Los archivos sean accesibles a todos,
respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los derechos de las personas, de los
creadores, de los propietarios y de los usuarios. 6. Los archivos sean utilizados para
contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos.