¿Cómo Hacer Un KPI Excel?

En primer lugar, para saber ¿cómo hacer un KPI en excel? en

una empresa se deben tener en cuenta varios factores,  pero
deben cumplir con una característica principal que establece la
norma, en la cual se resalta que tienen que ser medibles en el
tiempo. A continuación se señalan los factores a considerar
para hacer un KPI en excel:
Indicadores económicos
En este se miden aspectos como los gastos y costos de la
materia prima para la elaboración de los productos, la rentabilidad
de los artículos vendidos en el mercado, beneficios adicionales
recibidos por la empresa, entre otros.

Indicadores financieros
En este punto se contabilizan los préstamos recibidos por
entidades bancarias para las inversiones de la empresa, los
gastos de funcionamiento, nómina, servicios, la liquidez que se
tenga disponible en caja y las deudas con proveedores.

Indicadores de producción
Aquí se evalúan los niveles de producción, así como la
participación efectiva de cada una de las áreas involucradas en
dicho proceso y por último la materia prima utilizada en la
fabricación de los productos.

Indicadores de calidad
El enfoque primario es si el producto cumple con los parámetros
de la calidad exigida, antes de que salga a la venta para evitar la
salida de productos defectuosos, ya que pudieran afectar la
fidelidad de los consumidores finales.

Los días de parada de las máquinas para sus respectivos

mantenimientos son de vital importancia para corregir
desperfectos a tiempo, ya que de estas dependen los niveles de
producción y la calidad del producto terminado.

Los casos fortuitos que afecten la producción también deben ser

considerados en este proceso de conformación de indicadores,
porque es impredecible lo que pudiera suceder en un futuro.

Indicadores de logística
Los inventarios y su reposición de manera oportuna juegan un
papel importante en este proceso, ya que si no se cumplen con
los procesos de despacho de los productos en el momento
oportuno, se perderán ventas importantes y todos los eslabones
de la cadena se verán afectados.

Indicadores de atención y servicio

El área de atención al cliente es una de las más destacadas e
importantes de todo este proceso, ya que los indicadores deben
reflejar el nivel de atención que reciben los clientes por parte de
los trabajadores, con la respuesta oportuna a ciertas situaciones
señaladas a continuación:

 Fueron respondidas todas las dudas acerca del producto.

 La atención fue oportuna o le dejaron esperando durante su
reclamo sin una respuesta.
 Los pedidos fueron enviados tal como se solicitaron.
 Las posibles devoluciones fueron sustituidas con productos
previamente revisados a fin de evitar reincidencias.
¿Qué Es Un KPI?
El (KPI) significa Indicadores Clave del Desempeño, según sus
siglas en inglés significa “Key Performance Indicators” y su
función consiste en suministrar indicadores que permitan medir
varios aspectos de una empresa, tales como; el nivel de
producción, los controles de calidad del producto, la situación
económica y financiera de la empresa, el desempeño de los
trabajadores en cada una de las actividades encomendadas,
entre otros, las cuales están relacionadas con el logro de los
objetivos organizacionales de una empresa, ya que esa es la
razón de ser del estudio.

Los departamentos donde se implementan estudios en base a

estos KPI, son aquellas áreas neurálgicas de la empresa que se
encuentran conformadas por los departamentos productivos, tales
como: el departamento de compras, departamento de ventas,
área de logística, área de Servicios y el departamento de atención
al cliente, debido a que se encuentran íntimamente vinculados a
la productividad y esta es la que arroja más resultados en este
tipo de estudios.

¿Cuál Es La Función De Un KPI?

A través de la aplicación del KPI se puede obtener una visión más
clara y concreta de cuál es la situación financiera de una empresa
y en qué puntos se pueden mejorar los procesos de producción
y/o procesos administrativos, ya que ambos son los que marcan
el rumbo de la misma y su éxito en el mercado.

También, se pueden realizar mediciones de los KPI mediante la

evaluación de aspectos importantes de la actividad comercial,
tales como: la percepción que tiene el cliente sobre los productos
que se fabrican y cuáles serían sus recomendaciones para
mejorarlos.

El sentido de pertenencia de los empleados con la empresa es un

factor bastante importante en el estudio de los KPI, porque
definen el grado de compromiso y lealtad con el logro de los
objetivos organizacionales, siendo proactivos desde cada puesto
de trabajo.
El plan de carrera dentro de una empresa para todos los
empleados es una de las visiones más motivadoras, que al ser
evaluadas por los KPI determinan el grado de interés del
trabajador por lograr avanzar mediante sus propios méritos en un
puesto superior, lo que genera un gran interés por realizar un
mejor trabajo y aportar nuevas ideas, a fin de  mejorar los
procesos, todo esto impactaría en la productividad del negocio.

Parámetros A Evaluar En Los KPI

Para la selección de estos parámetros se debe analizar el grado
de vinculación con los objetivos de la organización, a fin de poder
realizar las mediciones partiendo de una meta real.

 Definición: Se debe indicar el objetivo de la empresa que

será evaluado por el KPI.
 Actividad que evalúa: Se debe seleccionar el área y/o
departamento de la empresa que será objeto de estudio.
 Unidades de medida: Son las unidades que se pueden
medir, tales como: ingresos, gastos, número de piezas de
inventario, número de llamadas, entre otros.
 Forma de medirlo: esta decisión parte del objetivo
seleccionado, por lo que si se trata de medir la efectividad
del área de atención al cliente, se debe medir a través del
número de llamadas recibidas o de la cantidad de clientes
atendidos personalmente, o ambas inclusive, todo
dependerá del nivel de servicio de la empresa.
 Periodicidad: El tiempo en que será aplicado este
instrumento lo determinará el Gerente del área que se
encuentra bajo estudio.
 Tiempo de medición del KPI: Los tiempos determinados
para la medición de los KPI están sujetos a la decisión de
cada área que formula y ejecuta sus procesos de evaluación
del desempeño, el cual puede variar de una unidad a la otra.
 ¿Cómo Elegir Un KPI?
La elección de los KPI es un proceso donde todos los
involucrados deben aportar su opinión, debido a que son los que
realmente conocen cómo se desarrollan cada una de las
actividades dentro de la empresa, por lo que a continuación se
detallarán algunas sugerencias relevantes sobre este punto:

 Se debe tener muy presente los objetivos generales de la

organización para vincularlos a un KPI, ya que de eso se
trata, evaluar estos objetivos planteados a través de esta
herramienta tan útil e interesante y determinar cuáles
aspectos se deben mejorar.
 Evaluar el nivel de impacto de cada uno de los KPI y
compararlos con cada uno de los objetivos seleccionados.
 Los resultados obtenidos durante la aplicación de esta
herramienta de estudio llamada KPI, debe ser presentada en
los lapsos previamente establecidos a todas las autoridades
competentes de la empresa que tengan poder de decisión, a
fin de tomar acciones al respecto en virtud de mejorar cada
proceso.
 El KPI debe ser medido e interpretado por personal
capacitado que cuente con las herramientas y el
conocimiento académico mínimo necesario para hacerlo, ya
que si este estudio no es analizado correctamente la
información obtenida se perderá en el tiempo y no se
lograrán los objetivos.

Conoce Los Beneficios De Hacer Un KPI

En Excel
Los KPI en excel son los encargados de proporcionar estrategias
a los empresarios a fin de impulsar un negocio  y mejorar sus
capacidades en el mercado, de esta manera sus ingresos se
incrementarán beneficiando tanto a los socios como a los
trabajadores.
Te invitamos a ver el siguiente video donde aprenderás a definir
en excel los KPI.

Es por ello, que se considera que partiendo de estos estudios de

marketing se estimulará la productividad de la empresa,
realizando los correctivos en tiempo real, lo cual redundará en
que los ingresos y gastos tengan el equilibrio ideal para
finalmente alcanzar el éxito.

Otra de las grandes ventajas de contar con el respaldo de un

experto en la lectura de los KPI, es que podrá identificar de
manera inmediata cualquier falla detectada a través de este
instrumento y planificará la vía más idónea para atacarlo y
corregirlo, así como seleccionar cuáles son los KPI de mayor
peso en el estudio, en consecuencia, la productividad no se verá
afectada sino por el contrario reforzada por estas acciones tan
proactivas.

En cuanto al marketing, los KPI permiten identificar a detalle

cuales son los factores que permitieron el éxito o fracaso de una
campaña, a fin de mejorarlos o desecharlos para campañas
futuras.

Pasos Para Hacer Un KPI En Formato

Excel
 La tabla de excel es la hoja de cálculo más poderosa que
existe y tiene muchas ventajas como para hacer un KPI en
excel y elaborar datos estadísticos, ya que permite calcular
cualquier tipo de fórmula que se necesite en cuestión de
segundos, tales como: sumas, restas, divisiones,
porcentajes, promedios estadísticos, entre otros. Asimismo,
el analista deberá formular lo que necesita contabilizar, de
esta manera la hoja realizará los cálculos automáticamente.
 El formato Excel es ideal para trabajar cualquier tipo de
información que tenga mucho volumen, ofreciendo una
valiosa barra de herramientas a los usuarios donde se
 muestran las tablas dinámicas, cuya versatilidad es infinita
para presentar la información del modo que más se adapte a
la ocasión.

Conoce cómo se hace un  KPI en excel con Power Pivot

Para hacer un KPI en excel en el sistema se deben tener muy
claras las medidas de rendimiento que se van a vaciar en la tabla
de excel y con ellas se calcularán todos los datos estadísticos
necesarios.  Este procedimiento servirá para calcular la relación
entre una medida y los objetivos planteados por la empresa.

Los elementos que conformarán la estructura del KPI son

aquellos como el valor base, el valor de destino y los umbrales del
estado, ya que cada uno depende del otro y son necesarios para
alimentar esta base de datos.

¿Qué es el valor base?

Entre los valores solicitados se encuentra el valor base, el cual es
un valor determinado que puede tener varios significados, como
por ejemplo un monto adicional en las ventas o el monto total de
un periodo específico, todo depende de lo que se necesite medir
a través del KPI.

¿Qué es el valor del objetivo?

Se entiende por valor objetivo aquel valor  equivalente a un valor
absoluto, ya que si en el departamento de nómina están haciendo
un análisis comparativo sobre el pago de horas extras mensuales,
se deberá calcular el promedio de horas extras por cada
trabajador, clasificándolo por cargos, departamentos, gerencias,
tiendas, ciudad, todo dependerá de la naturaleza de la empresa y
de lo que se haya colocado en el KPI, este valor resultante se le
considera valor absoluto.

¿Qué es umbrales de estado?

El umbral de estado se muestra a través de gráficos y es el valor
resultante del promedio entre el umbral superior y el inferior.  Allí
se refleja la comparación de los valores base y los valores
objetivos.

Creación del KPI

En esta etapa nos surge la interrogante ¿cómo hacer un KPI en
excel?, en este caso para poder crearlo se necesitan realizar
algunos pasos, que detallamos a continuación:

 En primer lugar, deberá ubicarse en la lista donde se

muestran la data de la información recabada con la que se
procederá a crear el KPI, seguidamente se le dará click.
 En segundo lugar, se debe verificar que se muestre el área
de cálculo para continuar con el proceso.
 En tercer lugar, se debe hacer click en el área que dice
calculado, que mostrará la medida básica de valor y
seguidamente hacer click en la opción crear KPI.
 En la opción definir valor destino se deberá elegir alguna de
las opciones de medida que se hayan cargado previamente,
las cuales se colocaron en los datos iniciales.

 Los umbrales del estado se obtienen al hacer click en la

diapositiva que se muestra y se elegirá umbral alto o bajo.
 haciendo click en la imagen se seleccionará el estilo del
icono.
 Se deberán hacer las descripciones para cada KPI donde se
colocará el valor, estado y objetivo.
¿Cómo editar un KPI?
Debe ubicarse en el área de cálculo y hacer click en las unidades
de medidas que corresponde a la medida base valor del KPI y por
último deben hacer click en la opción editar la configuración del
KPI, en ese espacio deberá modificar los datos que necesite para
actualizar y guardar este archivo.

¿Cómo eliminar un KPI?

Debe ubicarse en el área de cálculo y hacer click en las unidades
de medidas que corresponden a la medida base valor del KPI y
por último deben hacer click en la opción eliminar KPI.