INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CÓDIGO

LA REALIMENTACIÓN DE LA GESTIÓN I-2400-001

DE LOS SERVIDORES DE CARRERA VERSIÓN
DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 03
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL – DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
APROBÓ
ELABORÓ REVISÓ
Sandra Patricia Álvarez
Mónica María González Julio Cesar García Castrillón
Moreno
FECHA FECHA FECHA
23-AGO-2013 20-SEP-2013 18-OCT-2013

1. DEFINICIÓN

Toda gestión humana gira alrededor del desempeño, tomado éste como el
conjunto de acciones que debe desarrollar un servidor en el marco de su puesto
de trabajo y de las responsabilidades inherentes al mismo. Estas acciones deben
conducir a unos resultados satisfactorios, enmarcados en las políticas
institucionales y en los planes de acción de cada una de las dependencias.

La Realimentación de la Gestión es un valioso proceso que permite un manejo

técnico de la administración del talento humano, el mejoramiento de los niveles de
productividad administrativa y la cualificación de las aptitudes y actitudes laborales
de los servidores en materia de prestación del servicio; es a la vez una obligación
de carácter legal indelegable para los evaluadores, que debe ser cumplida dentro
de los términos previstos por la Institución.

En la actualidad la Universidad de Antioquia cuenta con un Estatuto de Carrera

Administrativa, expedido mediante Acuerdo Superior 230 del 5 de agosto de 2002,
el cual consagró el proceso de “REALIMENTACIÓN DE GESTIÓN.

Este instructivo proporciona los lineamientos para que se lleve a cabo el proceso
de realimentación del desempeño, incluyendo la concertación de objetivos, el
seguimiento y finalmente la evaluación según lo concertado, todo esto con el único
fin de contribuir al mejoramiento de la gestión Institucional y al desarrollo integral
de los servidores.

El proceso de Realimentación de la Gestión debe aplicarse a todos los servidores

inscritos en carrera administrativa, este inicia a comienzos de año cuando jefe y
colaborador se sientan a diligenciar el formato de concertación de objetivos y
culmina con la remisión de la evaluación de la vigencia realizada por las partes a
Desarrollo del Talento Humano.

“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 1 de 9
2. CONTENIDO

2.1 PROCESO REALIMENTACIÓN DE GESTIÓN

El proceso de Realimentación de la Gestión debe ser permanente, el cual se

realizará en períodos anuales establecidos por la Institución y comprendidos entre
el 1 de enero y el 31 de diciembre del año a evaluar; no obstante en casos
especiales se podrán llevar a cabo evaluaciones extraordinarias.

El proceso debe ser altamente comunicativo, participativo, en el cual evaluado y

evaluador se sientan contribuyentes a la gestión institucional en cada acción que
se defina u observe, para el logro de las metas y fines de la Universidad.

Para efectos legales se desarrollará el proceso en tres etapas: Concertación de

objetivos, seguimiento al desempeño laboral y valoración de la gestión. En las dos
primeras etapas se realizan valoraciones cualitativas, las cuales deberán tener
correspondencia con la última etapa de valoración cuantitativa, siendo el evaluado
el responsable del resultado final de dicho proceso.

En cada una de las etapas se ha considerado la formulación de un compromiso de

mejoramiento por parte del evaluado, sobre los aspectos del desempeño que
según la valoración cualitativa o cuantitativa han resultado negativas.

Para el efecto, se utilizarán los formatos institucionales que se han diseñado para
tal fin, disponible en el portal (www.udea.edu.co), ingresando por la ruta
Empleados/Gestión Académico-Administrativa/Gestión de Calidad/Vicerrectoría
Administrativa/Formatos Internos/Laborales. Estos se deberán diligenciar
completamente teniendo en cuenta que toda la información solicitada es
obligatoria, garantizando el diligenciamiento de todos los espacios disponibles. En
cada fase, los formatos una vez elaborados, deben imprimirse y ser firmados por
el evaluado y el evaluador, el original será remitido a Desarrollo del Talento
Humano, dentro de los términos de tiempo establecidos para cada fase. Estos
formatos se archivarán en la hoja de vida de cada servidor evaluado.

Carecerán de validez para reclamaciones los formatos que no sean firmados por
el evaluado, el evaluador o ambos, que no tengan establecido claramente el
periodo de valoración y fecha de aplicación, que la información general como
nombres, cédula, cargos, centros de costos, etc., no correspondan con la realidad
o que no hayan sido diligenciados en su totalidad.

Es muy importante para el seguimiento permanente, que tanto el evaluado como

el evaluador conserven copia de los formatos diligenciados, ya que los originales
reposarán en las hojas de vida en el archivo de Desarrollo del Talento Humano.

“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 2 de 9
2.2 FASE 1: CONCERTACION DE OBJETIVOS

Esta fase del proceso es vital y definitiva para el mismo, pues permite establecer
la visión que tiene del servidor de su propia contribución al logro de los fines de la
dependencia a la cual está adscrito y por ende a los propósitos y metas de la
Universidad en el respectivo período. Para esta fase tanto los evaluadores como
los evaluados, deberán apoyarse en los Planes de Acción de las dependencias, en
sus procesos y metas anuales, en las responsabilidades y perfiles del cargo, para
establecer conjuntamente los objetivos de desempeño deseables.

Para esta fase se utilizará el formato Nro.1 con código: (H-2400-027), denominado
Concertación de Objetivos.

El desarrollo de esta fase debe realizarse los primeros 15 días hábiles respectivo
año a evaluar, considerando allí el periodo de vacaciones colectivas del personal
de la Universidad.

En el diligenciamiento de este formato es fundamental lograr la coherencia y

correspondencia entre los Objetivos de la Dependencia o de Proceso según se
hayan establecido en el Plan de Acción del periodo, las Metas que les
correspondan y los Objetivos Concertados por el evaluado para cumplir los
anteriores.

2.3 FASE 2: SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO LABORAL

Esta fase tiene como fin primordial la observación del avance del cumplimiento de
los objetivos concertados y de cada uno de los factores que comprenden las áreas
de Responsabilidad, Conducta Laboral, Conocimientos y Destrezas establecidas
en el formato Nro. 3 de Valoración de la Gestión, de manera tal que puedan
realizarse ajustes a los Objetivos Concertados en el caso que sea necesario,
siempre y cuando las causas no sean atribuibles al evaluado. Cuando esto
suceda, se deberá justificar plenamente y diligenciar nuevamente el formato Nro.
1, haciendo la claridad, cuál de los objetivos se modifica y la razón del ajuste. Este
formato se anexará al de seguimiento y se remitirán juntos a Desarrollo del
Talento Humano, dentro de los términos de tiempo establecidos para esta fase.

El seguimiento al desempeño laboral deberá ser un proceso de interés individual

(solo para la persona objeto de seguimiento) que se aplique día a día y de interés
colectivo (evaluador y demás miembros de la dependencia), buscando en forma
permanente el logro de los objetivos y metas de la dependencia.

El seguimiento permanente realizado se formaliza diligenciando el formato Nº 2

con código: (H-2400-028), dispuesto para la etapa de Seguimiento al Desempeño
Laboral, el que se aplicará transcurridos seis (6) meses de la concertación de
objetivos. El diligenciamiento de este formato deberá realizarse entre 1 y 31 de
“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 3 de 9
julio del periodo a evaluar.

El seguimiento incluye el reconocimiento de los hechos positivos y negativos en

que ha incurrido el evaluado en su desempeño, tanto en el cumplimiento de los
objetivos como en las áreas de responsabilidades, conducta laboral y
conocimientos y destrezas, lo cual llevará a realizar pactos de mejoramiento sobre
los aspectos negativos que se consignen. La claridad y precisión entre evaluado y
evaluador en esta fase, brindará elementos fundamentales para la evaluación
final.

El original de dicho formato con las firmas del evaluado y del evaluador, deberá
remitirse oportunamente dentro del período señalado, a Desarrollo del Talento
Humano.

2.4 FASE 3: VALORACIÓN DE LA GESTIÓN

Esta fase se refiere a la calificación cuantitativa del desempeño del empleado,

teniendo en cuenta todos los aspectos cualitativos de las fases anteriores. Esta
etapa deberá realizarse de forma participativa y dialogante entre evaluado y
evaluador, para una mayor claridad y comprensión de las situaciones en que se ha
llevado a cabo el desempeño; la notificación de la valoración por parte del
evaluador, deberá realizarse de conformidad con lo establecido en el Código
Contencioso Administrativo.

La valoración de la gestión será efectuada por periodo anual, por circunstancias

que ameriten evaluación extraordinaria o por periodo de prueba; y deberá cumplir
características de objetividad, imparcialidad, justicia (situaciones positivas y
negativas), equidad, ser referidas a hechos concretos y condiciones demostradas
y apreciadas dentro de las circunstancias en que el empleado desempeña sus
funciones.

El formato de Valoración de la Gestión está diseñado para evaluar y calificar las

Áreas de Responsabilidades, Conducta Laboral y Conocimientos y Destrezas,
teniendo en cuenta la calidad del servidor (con personal a cargo o sin personal a
cargo), para efectuar la aplicación de Factores, los cuales tienen en el mismo
formato la respectiva definición, con el fin de brindar mayor claridad.

Este instrumento contiene además de la calificación, otros aspectos que aportarán

elementos fundamentales en la definición de políticas y acciones en la gestión del
talento humano de los servidores de la Universidad, razón por la cual debe
diligenciarse completamente.

Valoración extraordinaria: Si durante el período anual de realimentación el jefe

inmediato recibe información debidamente soportada sobre un desempeño laboral
inadecuado, que vaya en contra de los fines, propósitos y buen nombre de la
“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 4 de 9
Institución, de la dependencia o de algunos de sus miembros, así como que cause
daño en el patrimonio y bienes de la Universidad, podrá ordenar, por escrito, que
se evalúe y califique en forma inmediata el comportamiento del empleado.

La valoración de la gestión será realizada en el formato Nro. 3 con Código: (H-

2400-029), en el último mes del periodo a evaluar y antes de la terminación del
año.

Igual que en las anteriores fases, una vez diligenciado el formato por el evaluador
y notificado el evaluado, debe firmarse por ambos y remitir el original a Desarrollo
del Talento Humano.

2.5 ¿QUIÉN HACE LA REALIMENTACIÓN DE LA GESTIÓN?

Es realizada por quien ejerza la coordinación de las actividades del área

académica o administrativa, o quien actúe como jefe inmediato del servidor a
evaluar, o aquel que por autoridad competente y mediante acto administrativo se
le haya asignado funciones de coordinación y control de las actividades que
realiza el servidor público.

2.6 NOTIFICACIÓN DEL RESULTADO DE LA REALIMENTACIÓN

El evaluador es el responsable de notificar al empleado la respectiva valoración de

la manera como lo indica el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo. Si
el evaluado, una vez notificado del resultado de la valoración de la gestión, no
interpone recursos durante los cinco (5) días hábiles siguientes, el mismo quedará
en firme y deberá enviarse copia Desarrollo del Talento Humano, para su registro.

2.7 INCONFORMIDAD DEL EVALUADO

La realimentación de la gestión deberá ser notificada al empleado conforme a lo

previsto en el Código Contencioso Administrativo, y contra ella procederán, en el
efecto suspensivo, los siguientes recursos:

A. El de reposición, ante el mismo funcionario que realizó la realimentación, para

que la aclare, modifique o revoque.

B. El de apelación, ante los Vicerrectores, Directores de la administración central,

Secretario General, Decanos, Directores de Escuela e Instituto, Directores de
Corporaciones, Escuelas adscritas a facultades, para que respondan los recursos
de apelación que se deriven del proceso de Realimentación de la Gestión de los
empleados adscritos en carrera administrativa.

C. El de queja ante el Rector, cuando se rechace la procedencia del recurso de

apelación.
“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 5 de 9
De los recursos de reposición y apelación deberá hacerse uso dentro de los cinco
(5) días hábiles siguientes a la notificación de la calificación, y deberán
sustentarse por escrito, expresando las razones de la inconformidad. El recurso de
queja deberá interponerse dentro del mismo término, contado desde la notificación
del rechazo del recurso de apelación.

El plazo para resolver el recurso de reposición será de quince días (15) hábiles,
contados desde su interposición. El de apelación, de veinte días (20) hábiles
contados desde la resolución del recurso de reposición. El recurso de queja
deberá desatarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al rechazo de la
procedencia del recurso de apelación.

Para resolver el recurso de apelación se requerirá el concepto previo, no

vinculante, de la Comisión de Carrera de la Universidad.

El propósito de los recursos es que la Valoración final se aclare, modifique o

revoque, pero en ningún momento podrá ser desmejorada. El empleado que
interponga los recursos deberá hacerlo por escrito, personalmente o mediante
apoderado y está obligado a sustentarlo con exposición concreta de los motivos
de su inconformidad.

Es competencia del evaluador resolver el recurso de reposición y remitir a su

inmediato superior para que decida el recurso de apelación, cuando el de
reposición sea resuelto en forma desfavorable total o parcialmente. El de
apelación pone fin al proceso.

Dos valoraciones consecutivas insatisfactorias, dan lugar a la desvinculación del

servidor de la institución, previo cumplimiento del procedimiento establecido para
tales fines.

IMPORTANTE

Es responsabilidad tanto del evaluado como del evaluador, realizar oportunamente

el proceso de Realimentación de Gestión en los términos y plazos establecidos,
para el evaluador es una obligación y con su omisión podrá incurrir en un proceso
disciplinario.

2.8 ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN EL PROCESO DE

REALIMENTACIÓN DE GESTIÓN

La valoración desde el punto de vista técnico, se debe desarrollar en tres fases: la

preparación de la valoración, la evaluación propiamente dicha y el seguimiento del
sistema.

“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 6 de 9
2.8.1 PREPARACIÓN DE LA VALORACIÓN

Durante esta etapa, el evaluador del servidor recopila todos los datos que servirán
de base para la evaluación, de acuerdo con los parámetros fijados en el formulario
respectivo. Es de resaltar la importancia que tiene el recopilar la información
periódicamente durante el tiempo que va de una calificación a otra, ante la
fragilidad de la memoria y la necesidad de justificar con hechos la valoración que
se hace.

Para facilitar la consignación de hechos permanentes tanto positivos como

negativos, Desarrollo del Talento Humano pone a disposición del evaluado y del
evaluador algunos formatos soportes al proceso, como Cuadro para Formulación
de Objetivos, Memoria Histórica del Desempeño Laboral y el Plan de
Mejoramiento Concertado.

2.8.2 EVALUACIÓN PROPIAMENTE

En esta fase, inicialmente se procede al análisis y síntesis de la información

reunida anteriormente; luego, el jefe debe realizar personalmente la evaluación
para evitar influencias externas y, por último, se comunica al empleado a través de
una entrevista los resultados de su valoración, las medidas tomadas (conjunta o
separadamente) para mejorar el desempeño y los mecanismos de control de los
avances.

2.8.3 SEGUIMIENTO

Una vez realizada la evaluación se disponen las medidas correctivas como

consecuencia de la evaluación y se realiza el proceso de control y seguimiento,
que debe ser permanente y obedecer a las fechas y etapas fijadas en la
entrevista. Igualmente, se deben hacer las recomendaciones necesarias a otras
dependencias o áreas de la Universidad, que están involucradas en la solución de
los problemas que inciden sobre el buen desempeño del servidor (v.g. Desarrollo
del Talento Humano, Riesgos Ocupacionales, entre otras).

2.8.4 DISTORSIONES EN LA REALIMENTACIÓN DE GESTIÓN

Teniendo en cuenta que la valoración de la gestión responde a juicios y conductas

humanas, es comprensible que se presenten prejuicios, errores, distorsiones y
otras influencias subjetivas. Sin embargo, el conocimiento y el hecho de ser
conscientes de todos ellos en el momento de la evaluación, permiten tomar
precauciones que garantizarán imparcialidad y exactitud en la misma.

Las inconsistencias más frecuentes en estos procesos ocurren como

consecuencia de los prejuicios personales, el efecto de los conocimientos
recientes, el efecto halo, los errores de indulgencia, los errores de tendencias
“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 7 de 9
debidas a la importancia del cargo, entre otros.

2.8.4.1 PREJUICIOS PERSONALES

Un prejuicio es un juicio previo que responde a estereotipos no sostenibles
racionalmente. Por ejemplo: Todos los hombres son desorganizados o todas las
mujeres hablan más de la cuenta, etc. Dichos prejuicios pueden ser individuales,
grupales, positivos, agresivos, etc. En el caso de la evaluación, por ejemplo, se
puede asignar a las mujeres un puntaje elevado en relaciones interpersonales
“porque ellas hacen amistad más fácilmente” (prejuicios positivo) o un puntaje bajo
en Dirección “porque las mujeres no sirven para mandar” (prejuicio negativo).

2.8.4.2 EFECTOS DE ACONTECIMIENTOS RECIENTES

La realimentación de gestión responde a todo un período de tiempo; no obstante,
con mucha frecuencia se distorsiona la valoración debido a las acciones
inmediatas, positivas o negativas, del evaluado, es decir, sólo se toman en cuenta
los acontecimientos recientes, sin importar si son positivos o negativos.

La mejor forma para sobreponerse a estas tendencias es llevando un registro

permanente (Carpeta personal) de la conducta laboral del empleado y haciendo un
seguimiento de los correctivos establecidos.

2.8.4.3 EFECTO HALO

Se produce cuando el superior evalúa condicionado por la imagen que tiene del
subalterno antes de sopesar los datos de su desempeño real; por ejemplo, por la
simpatía o antipatía que le produce, por la amistad o enemistad que tenga con el
mismo, por su condición política u otra.

2.8.4.4 ERRORES DE INDULGENCIA

El calificador suele tomar como referencia sus propias normas y valores,
convirtiéndose en excesivamente flexible o rígido en sus apreciaciones. Es decir,
si el jefe es antipático califica muy bien a quien se asemeja a su comportamiento y
mal a quien difiere del mismo.

2.8.4.5 ERRORES DE TENDENCIA CENTRAL

Consiste en evitar dar puntajes extremos por el temor a equivocarse, a ser injustos
o a tener conflictos con el evaluado, por lo tanto prefiere calificar al empleado en
términos medios.

2.8.4.6 INTERFERENCIA DE FACTORES INCONSCIENTES

Ocurre cuando el superior juzga de acuerdo con factores propios de su
personalidad, que inconscientemente desea o rechaza. Así, por ejemplo, puede
sobrevalorar al empleado que es extrovertido porque él es demasiado retraído o
también subvalorarlo porque lo hace ver mucho más introvertido.

“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 8 de 9
2.8.4.7 ERRORES DE VALORACIÓN LÓGICA
Se trata de no evaluar al funcionario en cada factor de manera independiente, sino
englobar la calificación de acuerdo a uno sólo de ellos en el cual se considera que
su rendimiento es excelente. Tal es el caso de atribuirle a una elevada calificación
en comunicación y trabajo en equipo porque el empleado sabe mucho de su
trabajo, sin tener en cuenta que la valoración del mérito debe ser el resultado de
una evaluación global e integral de todos los factores.

2.8.4.8 INFLUENCIA DE LA JERARQUÍA O IMPORTANCIA DEL CARGO

Cuando se evalúa se debe dejar de lado la categoría del cargo. Por eso, no es
apropiado y consistente que se califique rígidamente a los cargos de los niveles
bajos y con mucha consideración a los empleados de los niveles altos, o
viceversa.

3. ANEXOS

Anexo 1: Formato N° 1 Concertación de objetivos, (H-2400-027).

Anexo 2: Formato N° 2 Seguimiento al Desempeño Laboral, (H-2400-028).
Anexo 3: Formato N° 3 Valoración de la Gestión, (H- 2400-029).

“Se espera el decidido aporte de todos en el uso adecuado de este instrumento, utilizándolo
de forma responsable, técnica y objetiva.”
Página 9 de 9