Facultad de Ciencias Económicas

SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMA DE STOCK

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Definición.

• Este sistema es el encargado de la gestión de todas las existencias de la

empresa, de registrar sus movimientos y sus stocks en distintos momentos.
• Entendemos por existencias a una gran variedad de elementos que pueden
ser; materias primas, materiales de fabricación, mercaderías de reventa,
productos semielaborados, productos terminados, repuestos, útiles de
oficina, etc.
• El sistema también debe encargarse de generar el correspondiente subdiario
de consumos mas el respectivo asiento de resumen para el libro diario.

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Aspectos a tener en cuenta.

En los sistemas de stock, es conveniente que estos puedan admitir:

• Operaciones en moneda nacional como en moneda extranjera.

• Diferentes depósitos, aun para un mismo producto, y la posibilidad de su
integración.
• La posibilidad de poder relacionar ciertos consumos de stock con
determinado centro de costos.
• Manejar diferentes unidades de medida para las existencias y consumos de
acuerdo al tipo de material.

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Emisión de documentos.

• En términos generales el sistema de stock no participa de la particularidad de generar

documentos que amparen operaciones, y solo se limita a procesar los movimientos de
existencias originados en otros sistemas, como compras, ventas y producción.

• Sin embargo, hay excepciones: los movimientos entre depósitos ,como así también las
diferencias que pudieran surgir al comparar saldos del sistema con las existencias físicas
ya sea por merma, roturas o simplemente errores en la registración de una transacción.

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Archivos del sistema.

Maestro de artículos: Referido a los atributos propios de estos, entre los que
mencionaremos:

1) Código.
2) Grupo y familia.
3) Denominación.
4) Unidad de medida (kg, litro, unidades, etc)
5) Medidas físicas y peso.
6) Categoría: A, B, C (representando estas letras la importancia dentro del inventario)
7) Proveedores.
8) Código externo (utilizado por el proveedor)

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Archivos del sistema.

Maestro de stocks: El cual me permitirá tener actualizado el stock disponible cada fin del
día, como así también el disponible a cada momento, dependiendo que los proveedores
cumplan puntualmente con sus entregas.

1) Código.
2) Stock mínimo, máximo y punto de pedido.
3) Existencias reales en cada deposito.
4) Stock comprometido (aun no despachado).
5) Ubicación física en los almacenes de la empresa.
6) Ingresos pendientes, pero con compromiso de entregas inmediata por parte del
proveedor.

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Estructura del sistema.

• La estructura del sistema es simple, ya que se basa en la captura de información

proveniente de otros sistemas, que administran los módulos de stock por operaciones
de compras y ventas; para completar el escenario podemos sumar la transferencia
entre depósitos, y los ajustes debidamente autorizados tratados baja este sistema.
• Tanto los archivos de Artículos, como los de Stock, estarán afectados por las
aplicaciones de Ventas, Compras y Producción, según el siguiente esquema:

Entradas Salidas
Materias primas y materiales Sistema de compras Sistema de producción

Mercaderías de reventa Sistema de compras Sistemas de ventas

Productos terminados Sistema de producción Sistema de ventas

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Módulos del sistema.

1. Modulo de artículos.
2. Modulo de Procesamiento de movimientos.
3. Modulo de Subdiarios y Contabilidad.
4. Modulo de Estadísticas y Operaciones especiales.

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1) Módulo de artículos.

• Este modulo administra datos fijos mencionados anteriormente en este

capitulo para el Maestro de Artículos.
• Las operaciones típicas son las denominadas A/B/M.
• Los listados o informes que se emitirán se refieren entre otros a:
1) Catalogo de artículos.
2) Altas.
3) Bajas.
4) Modificaciones.

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2) Módulo de procesamiento de movimientos

• Este modulo se ocupa de administrar los movimientos de existencias originados por

las distintas operaciones descriptas anteriormente.
• Las salidas mas representativas son:
1) Ficha de stock valorizada.
2) Listados de movimientos de entradas, salidas y entre depósitos, clasificados por fecha,
por deposito o por tipo de comprobante.
3) Listados de consumos por mes.
4) Informes de reposición o puntos de pedido vulnerados.
5) Listados de artículos en existencia.
6) Catálogos de artículos.
7) Listado de ubicación de artículos en deposito, precisando el lugar preciso en donde se
encuentran almacenados.

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3) Módulo de subdiarios y Contabilidad.

• Este modulo tiene por objeto capturar las operaciones realizadas en el Modulo de
Procesamiento de Movimientos y proceder a:

1) Listar los subdiarios correspondientes a dichas operaciones realizadas.

2) Emitir los respectivos asientos de diario, y armar el archivo necesario para que su
transferencia al Sistema de Contabilidad se encuentre totalmente integrada.
3) Clasificar operaciones y emitir listados para cumplir con requerimientos impositivos.

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4) Módulo de estadísticas y operaciones especiales.

Tiene por objeto hacer uso de las informaciones generadas por los otros
módulos del sistema a fin de producir estadísticas útiles y algunas operaciones
especiales como en otros sistemas ya vistos.

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Bibliografia

Sugerimos la ampliación de los temas vistos en clase con la lectura del capitulo n°
15 del libro “ Sistemas administrativos y Control Interno “ del Dr. José Luis
Pungitore

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