ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

ALMACENES DE CANENA

1. ALMACENES ÉXITO:

Almacenes Éxito Av. 5 Cúcuta

1.1 METODO DE VALORACION: FIFO (Primero en entrar, Primero en

1.1 El SISTEMA WMS (warehouse management system):

El sistema de manejo de almacenes WMS (warehouse management system) esto
es un poderoso sistema de ejecución la cual se encarga de manejar todas las
actividades del centro de distribución dentro de las cuales están recepción,
almacenaje, crossdoking, planificación de órdenes, recogida (picking),
empaquetado y despacho.
Este sistema se encarga de realizar la gestión de tareas de los operarios para
garantizar al máximo la utilización de los recursos. También asigna las tareas a los
operarios dependiendo su perfil de trabajo, el equipo que están utilizando y el área
en que se encuentra.

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1.2 El SISTEMA CROSS DOCKING:

Almacenes Éxito fue una de las primeras empresas colombianas en implementar

el crossdoking. La cadena de hipermercados inicio el proceso a finales de los 90, y
a partir del 2001 pudo lograr arrancar con este proceso y sus proveedores
"El objetivo es promover la rotación de inventarios mediante una distribución ágil y
eficiente. Como prescinde de los procesos de almacenamiento y picking, genera
grandes ahorros de tiempo y costos"
El cross docking forma parte de los procesos de logística y consiste en llevar
rápidamente un producto descargado desde un transporte de llegada a un
vehículo de salida. Todo esto se ejecuta con un tiempo bastante reducido de
almacenamiento y manipulación. "Consiste en una técnica de consolidación y
preparación de pedidos de productos provenientes de diferentes proveedores para
su envío a varios destinos (puntos de venta o clientes). Todo en un lapso de
tiempo menor a 24 horas"

Las ventajas del cross docking es que disminuye el tiempo de manipulación de los

productos. De esta manera, una empresa genera un ahorro significativo, ya que no
necesitará una gran carga de personal para la tarea. Asimismo, este sistema de
distribución ayudará a la compañía a tener una línea de suministros mucho más
ordenada. De acuerdo con el especialista de ESAN, para una efectiva y correcta
aplicación del cross docking se necesita:
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 Seleccionar los productos adecuados.

 Un diseño del flujo de productos y su relación con el área de trabajo.
 Soporte de las TIC para el flujo adecuado de información entre el cross
docker, proveedores y puntos de venta.
 Entrenamiento del personal.
 Proveedores adecuados para evitar incumplimientos.
 Una efectiva gestión de transporte.

La implementación del cross docking puede proporcionar a una empresa muchas

oportunidades para ahorrar dinero, aumentar la eficiencia y brindar un mejor
servicio a los clientes. De esta forma, puede ser un diferenciador clave entre la
organización y sus competidores.

2. ALMACENES OLIMPICA:

Almacenes Olímpica Av. Guaimaral - Cúcuta

Una herramienta para el control del inventario que utiliza este almacén es el
sistema de información SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing), el
cual recopila toda la información de ingreso y salida de mercancía, lo cual cubre
compras, traslados, transferencias, bonificaciones, despachos, devoluciones,
roturas, consumos, bajas de mercancía y ventas, las cuales pasan al sistema a
través de una interface del sistema de venta POS IBM que maneja la compañía.

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Almacenes Olímpica Av. Guaimaral - Cúcuta

Este sistema sirve para mantener saldos correctos y poder utilizar indicadores de
control como sugeridos automáticos. SAP permite el ingreso de inventarios
cíclicos de los diferentes productos mensualmente, los cuales se realizan según la
programación de control de inventarios o la necesidad del negocio establecida por
la administración y operación logística, estos inventarios dan cuenta de las
perdidas por hurto, determinando cuales 17 son los productos más filtrados y el
porcentaje de filtración sobre la venta, el cual según la compañía no puede ser
superior al 0.5%. SAP también es una herramienta de información, sirve para
conocer cual mercancía esta por ingresar, si hay productos en tránsito entre los
distintos negocios, cual mercancía acepto la bodega y cual no, esto con el fin que
los inventarios arrojen resultados reales.

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A través de SAP se cargan las mermas conocidas como bajas, consumo clientes y
rotura, esto lo lleva a cabo el liquidador del negocio. Olímpica actualmente cuenta
con dos indicadores, el primero es días de inventario, el cual se desarrolla
comparando las ventas presupuestadas con las ventas acumuladas para el mismo
periodo; el segundo es el sugerido automático, el cual es una herramienta para los
administradores para establecer cuantas cantidades de una referencia deben
pedir, se basan en las ventas de los diferentes productos por días.
La empresa Olímpica S.A. da de baja a los productos que se encuentren en mal
estado, mala presentación, por obsolescencia, por deterioro y vencimientos, los
cuales se dan cuando los operadores logísticos no detectan los productos del
lineal antes de su vencimiento.
Olímpica cuenta con una lista en la cual se detalla con cuantos días y meses se
deben sacar los productos del piso de venta, esto se encargan los operadores
logísticos como ya se mencionó.

Almacenes Olímpica Av. Guaimaral - Cúcuta

Con un mejoramiento en la gestión de almacenamiento se controlarían las

perdidas, pues si se detectan a tiempo los productos próximos a vencer estos se
pueden devolver al proveedor para que sea él quien asuma la perdida y no
Olímpica, el proceso de devolución consta de varios estados, el estado cero es el
momento de ingresar la mercancía como devolución al proveedor; Al transcurrir 15
días, pasa automáticamente al estado dos, donde la mercancía se considera del
proveedor; si este no recoge la mercancía entre los 15 días siguientes, cumpliendo
con un tiempo de almacenamiento, el cual genera un costo para la compañía, se
pasa al estado tres, para que posteriormente la mercancía sea destruida o donada
estando en estado 5, lo anterior se hace mediante SAP, este permite hacer los
cambios de estado automáticamente, 18 La mercancía presenta deterioro por un

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mal almacenamiento, pues se puede presentar abolladuras, daño en las tapas,

rompimiento del empaque, que la fecha de vencimiento se borre o la propia marca
del empaque.
Para la súper tienda olímpica principal se promediaron las pérdidas de los últimos
5 meses dando un total de $506.491. Este valor es alto pues se considera que por
cada $50.000 que se dé de baja, siendo este el costo, el negocio debe vender
$10.000.000 para solventar la perdida, es decir es el 0,5% de las ventas.
Lo mismo sucede con las perdidas por deterioro, si se siguen reglas básicas como
no arrumar más de lo permitido, la mercancía no sufrirá daños, pues como se
conoce si a una caja se le pone encima más peso del permitido la mercancía
sufrirá avería.

3. TIENDAS DE BARRIO:

Cuando los clientes de barrio ingresan a la tienda a comprar o no; la mayoría de

los clientes ingresa a preguntar por los precios de algún producto, cuando el
precio no es de su acomodo o el producto que buscan no se tiene en inventario,
salen del almacén sin realizar alguna compra.
Por el contrario, sí al cliente le gustó el precio de lo que busca o ya es un cliente
fiel lo que se procede a realizar es alistar el pedido, realizar factura, con esta
pasan a caja o si los atiende el mismo dueño se les recibe el dinero allí, se les
entrega el mercado y salen de la tienda.
La identificación de los faltantes no se realiza por medio de un sistema que
permita identificarlos. La forma en la que se lleva a cabo es realizando un
inventario manual, según se vean las estanterías y productos en la bodega. Es por

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esto que se procede a solicitar mercancía según la rotación de cada producto y a

la capacidad de adquisición del almacén.

Algunas veces por el bajo control de los inventarios, quedan pedidos sin solicitar y
por ende se pierden ventas por no tener el producto que necesitaba el cliente.
Esto retrasa el proceso, puesto que es necesario que el proveedor vuelva al
almacén en los días asignados y que dependiendo de la empresa proveedora, los
días que toman en llegar algunos pedidos son de hasta 5 días.
En las tiendas de barrio que son organizadas utilizan el método de inventario
PEPS (primeras entradas, primeras salidas), es un sistema que facilita la salida
inmediata de la mercancía que ingreso primero al almacén.

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