Gestión de Proyectos de Software

Gestión del Alcance

Docente: Alejandro Bartra

Gestión del alcance del proyecto
 Alcance
Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el
proceso utilizado para crearlos

 Entregable
Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de
planeación, o actas de reunión

 Gestión del alcance del proyecto

Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un
proyecto.
Gestión del
alcance del
proyecto
Planificar la Gestión del Alcance
Recopilar requisitos
 Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con
los objetivos del proyecto.

 Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.

Recopilar requisitos
Recopilar
requisitos
Sugerencias para reducir los requisitos
incompletos y Cambiantes
 Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos

 Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso

para obtener una mayor participación de los usuarios

 Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

 Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar

los requerimientos

 Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del
proyecto

 Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas

 Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más
importante

 Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras

Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos
Definir el Alcance del Proyecto

 Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto

 Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de

la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de
cambio aprobadas

 A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y
específico
Definir el Alcance del Proyecto
Definir el Alcance del Proyecto
Ejemplo de plan de gestión del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualización de sistemas de información

Introducción
El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este
proyecto

Preparando la declaración del alcance

La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser
revisada con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén
disponibles y asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance.
Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los
cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las
actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la
compañía para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar
cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables están completos

El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada
entregable. En general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán
incluir cláusulas describiendo el proceso de verificación del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance

Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de
control de cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
CREAR LA EDT/WBS

 EDT
Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, el cual
organiza y define el alcance total del proyecto.

 EDT
Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa,
costos, recursos y cambios del proyecto.

 Descomposición
Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños
y más manejables

 Paquete de trabajo
Tarea en el nivel más bajo de la EDT

EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure
CREAR LA EDT/WBS

EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure
CREAR LA EDT/WBS

EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure
Ejemplo de EDT de una intranet organizada por
producto

Intranet

Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas

Mapa del sitio Textos Textos Textos

Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes

Programas Links Links Links

Ejemplo de la EDT
Ejemplo de EDT organizada por fases
Ejemplo de EDT de una intranet
organizada por fases

Proyecto de
Nivel 0 intranet

Nivel 1 Concepto
Diseño del Desarrollo del Despliegue del
Soporte
sitio sitio sitio

Evaluar los Definir Definir Desarrollar Equipo de

Sistemas Definir El riesgo y El plan Desarrollo Web
funcionalidad
Nivel 2 actuales requerimientos Enfoque de Del proyecto Breve
específica
Gestión de
riesgos

Definir los Definir los Definir los Definir los

Nivel 3 Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de
Los usuarios contenido sistema Servidor propietario
Ejemplo de EDT basada en entregables
Ejemplo de EDT en forma tabular

1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario
1.3 Definir funcionalidad específica
1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseño del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
Enfoques para el desarrollo de EDTs
 Líneas base
Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs

 Analogía
Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

 Arriba - abajo
Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños

 Abajo - arriba
Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales

 Mapa mental
Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los
pensamientos y las ideas
Diagrama de Gantt de la EDT en
Microsoft Project
EDT cronograma
Diagrama de Gantt Organizado por grupos
de procesos de la gestión del proyecto
EDT cronograma
Ejemplo: tareas para la EDT

3.0 Ejecución
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artículos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Función de solicitudes del usuario
3.4 Diseño de la intranet
3.5 Construcción de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promoción del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medición de los beneficios del proyecto
Ejemplo de mapa mental enfocado en la
creación de la EDT

Proyecto
de actualización
de TI
EDT en forma gráfica

Proyecto de actualización de TI

Adquirir hardware y Instalar hardware y

Gestión del proyecto Actualizar inventario
software software

Realizar el inventario
Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
físico

Edificio A Edificio B Edificio C

Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del
Alcance
 Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas
sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les
costará realizar la tarea

 Diccionario de EDT
Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT

 Línea base de alcance

La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de
la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el
rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la
EDT
 Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

 Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT

por debajo de él.

 Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas

personas pueden estar trabajando en él
 La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada,
debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son
prácticos
 Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT
para garantizar la coherencia
 Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar
la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem
 La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables,
mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de
acuerdo con la declaración del alcance
Validar el Alcance

• Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los

entregables del proyecto que se hayan completado.

• Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto,

según sea necesario.
Validar el Alcance
Controlar el Alcance

• Es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del

proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del
alcance. Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
Controlar el Alcance