UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

FRANCISCO DE MIRANDA

PROGRAMA: INGENIERIA CIVIL

UNIDAD CURRICULAR: INGENIERIA AMBIENTAL

DOCENTE: ING. ALI REYES

GESTION Y GERENCIA DE PROYECTOS

AUTOR:

IVAN MALDONADO

C.I: 4175441

MAYO 2021
 INTRODUCCION

Todos los proyectos por insignificantes que parezcan tienen grados de riesgo
pero con la gerencia y gestión de proyectos existe la posibilidad de planificar,
identificar, analizar cualitativamente y cuantitativamente el riesgo por medio de
escenarios con niveles de probabilidades, análisis de sensibilidad, de los
valores monetarios esperados basados en la toma de decisiones. En este
trabajo se hace un breve énfasis en la gestión y gerencia de los proyectos
QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías para planificar y dirigir

los procesos de un proyecto. Un proyecto comprende un cúmulo específico de
operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio
y final establecidos.

Los objetivos de la gestión de proyectos son:

 Gestionar el inicio y la evolución de un proyecto;

 Controlar y responder ante problemas que surjan durante un proyecto;
 Facilitar la finalización y aprobación del proyecto.

Los proyectos son independientes de la actividad diaria empresarial, por lo que

se requiere que se organicen una serie de reuniones para ver cuáles son los
objetivos específicos del proyecto. Para que el proyecto tenga éxito es esencial
que se realice un trabajo en equipo eficiente. La manera en la que la gestión de
proyectos dirigirá el trabajo depende de varios factores, entre ellos: la
escalabilidad (la posibilidad de que el proyecto crezca), la importancia y la
complejidad de las tareas.

La gestión del proyecto está esencialmente dirigida a conseguir los objetivos

preestablecidos para proporcionar un beneficio a la organización. Los objetivos
pueden expresarse en términos de: resultados (como la creación de una nueva
sede central); consecuencias (como la reubicación de los empleados a nueva
sede); beneficios (reducción de costes de cheques de comida, del
mantenimiento de las máquinas o instalaciones) u objetivos estratégicos (como
duplicar el rendimiento corporativo durante la ejecución del proyecto).
Hay muchas restricciones a la hora de desarrollar un proyecto. Sin embargo,
las tres más comunes son el tiempo, el coste y el alcance. Estas restricciones
forman parte de todos los proyectos y juntas forman el Triángulo de Gestión de
Proyectos. El alcance es importante para especificar todos los pasos del
desarrollo del proyecto. Por otra parte, el tiempo es un recurso invaluable. Si
bien podemos controlar los procesos, no podemos controlar el tiempo. Por lo
que es un verdadero desafío poder utilizar el tiempo de manera eficiente,
mantener el proyecto dentro del cronograma y alcanzar los objetivos deseados.
Sin embargo, el coste está compuesto por un presupuesto establecido en la
etapa inicial del proyecto. Después, éste se compara con la cifra que se
propuso inicialmente. Las tres restricciones están interconectadas y dependen
mucho la una de la otra. Una vez que se reduce el tiempo asignado para el
proyecto, el costo aumenta. Además, el alcance del proyecto dicta el ritmo y
una serie de recursos necesarios para realizar y completar con éxito el
proyecto.

LAS 5 FASES DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

El PMI es una organización que ofrece formación sobre gestión de proyectos.

Para acreditar el conocimiento de gestión de proyectos, esta organización tiene
ocho tipos de certificados. El PMI divide los proyectos en 5 fases:

1. ANÁLISIS DE VIABILIDAD DEL PROYECTO

Es la primera fase de un proyecto y se basa en analizar si este sigue adelante.

Este paso se realiza porque, a menudo, el beneficio que la empresa obtendría
al implementar el proyecto es mayor que la inversión. Para investigar las
posibilidades del proyecto, hay que tener en cuenta factores como el tiempo,
los recursos y el coste.
El análisis de viabilidad del proyecto debe incluir:

 Creación del registro de seguimiento del proyecto en un software

empresarial;
 Análisis previo del alcance del proyecto (se plantea qué alcance debe
tener el proyecto, qué metodología se va a llevar a cabo, qué
departamentos deben estar involucrados, etc.);
 Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto;
 Análisis del beneficio y el coste previsto, la viabilidad de los plazos
pactados y la calidad que se pretende.
 Si el balance del análisis de viabilidad es positivo, se puede proceder a
la segunda fase.

2. PLANIFICACIÓN DETALLADA DEL TRABAJO A REALIZAR

El objetivo de esta fase es detallar todas aquellas tareas a realizar y los

recursos necesarios. Si no se define con claridad, esto puede repercutir (muy)
negativamente en la empresa.

Para establecer estas tareas y recursos con la mayor precisión se debe:

 Revisar el análisis del alcance del proyecto;

 Realizar estimaciones de esfuerzo, costes y recursos;
 Definir el plan de proyecto.
 Si el proyecto sigue adelante, se debe redactar toda esta información en
los términos de acuerdo.
3. EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Durante esta fase las empresas despliegan todo su know how. El know how es
el conjunto de técnicas, formas de administrar los recursos y de gestionar los
procesos. Algunos softwares de gestión de proyectos te permiten crear
automáticamente un informe.

En esta fase suelen surgir los problemas. Las acciones que se realizan durante
esta etapa son las de:

 Establecer el entorno de trabajo (grupos y flujos de trabajo);

 Asignar las tareas planificadas a los recursos disponibles;
 Ejecutar las tareas planificadas;
 Gestionar las peticiones de cambio.

4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL TRABAJO

Esta fase, junto con la anterior, supone una de las más importantes para el
proyecto. En esta etapa se comprueba si se está cumpliendo toda la
planificación y si se están superando todas las expectativas de calidad. De esta
forma se puede responder de manera rápida y eficiente ante los problemas que
surjan. Con un módulo de gestión de proyectos se puede realizar un
seguimiento actualizado de los procesos, incluyendo el avance, los tiempos y
los costes.
EN ESTA FASE SE REALIZAN ESENCIALMENTE CUATRO
TIPOS DE ACTIVIDADES:

 Seguimiento de tareas e hitos planificados;

 Gestión de entregables (incluido control de la calidad);
 Gestión de incidencias que han surgido y que pueden surgir durante el
proceso (como por ejemplo, que un flujo de trabajo no esté bien
relacionado o conectado);
 Generación de informes de seguimiento (informes para los directores o
jefes de proyecto informando sobre si el proyecto va según lo
planificado).

5. CIERRE DEL PROYECTO

Esta última fase consiste en evaluar y verificar que todo esté como debiera
antes de cerrar el proyecto. El análisis de fallos del proyecto hará que en el
futuro se tomen decisiones más realistas y seguras.

Para llevar esta evaluación a cabo, se suele usar una checklist (o lista de
control en español). Las tareas de esta etapa son:

 Cierre formal del proyecto por parte de todos los involucrados

(stakeholders);
 Realización del backup (copia de seguridad) del proyecto;
 Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales;
 Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
¿Cuáles son las metodologías más utilizadas en la gestión de
proyectos?

Dentro de todas las diferentes metodologías que existen para llevar a cabo un
proyecto, se pueden establecer seis categorías diferentes. Estas categorías
son: la metodología secuencial tradicional, PMI/PMBOK; Agile; de gestión de
cambio; basada en el proceso; y, otras metodologías.

LA METODOLOGÍA SECUENCIAL TRADICIONAL

Las metodologías tradicionales se basan en etapas secuenciales en las que se

tiene que terminar una fase antes de pasar a la siguiente. Esto da lugar a
documentos que permiten comprobar el correcto desarrollo y finalización de
cada fase. Este tipo de desarrollo tiene la ventaja de que permite un control de
cada fase por parte de todos los responsables y sus superiores. Sin embargo,
esto provoca que los proyectos sean muy ‘estáticos’, es decir, que si se
necesita cambiar cualquier cosa dentro del proyecto, haya que volver al inicio, y
comenzar otra vez casi desde cero. Las metodologías más conocidas dentro de
esta categoría son las de Waterfall, Critical Path Method (CPM) y Critical Chain
Project Management (CCPM).

PMI/PMBOK

Esta categoría está compuesta por la metodología establecida por el Project

Management Institute. Ésta sigue las cinco fases de la gestión de proyectos
descritas en la Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK),
en español Guía del cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos. Sin
embargo, hay muchos jefes de proyectos que niegan que esta sea una
metodología, sino una serie de pautas y convenciones para dirigir proyectos.
Agile

La categoría Agile se llama así ya que está compuesta por la metodología del
mismo nombre, y de ella surgieron otras metodologías: Scrum, Kanban,
Extreme Programming (XP) y Adaptive Project Framework (APF). En el
Manifesto Agile se valoran algunos elementos por encima de otros:

Los trabajadores y las interacciones sobre procesos y herramientas;

Un software funcional sobre una documentación general;

Una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato;

La capacidad de responder sobre la habilidad para seguir un plan establecido.

Gestión de cambio (change management)

Existen las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero

enfocándose en la gestión del cambio, especialmente en la planificación de los
riesgos y tomando el control del cambio cuando se produce. Los métodos más
conocidos son: Event Chain Methodology, cuya idea subyacente es que existen
riesgos potenciales que a menudo se encuentran fuera del alcance del
proyecto; y, Extreme Project Management, siendo lo contrario de Waterfall, ya
que te ofrece una forma de gestionar el cambio masivo y avanzar hacia la
finalización del proyecto.
METODOLOGÍAS BASADAS EN EL PROCESO

En esta categoría, las metodologías están dirigidas hacia las áreas de gestión
de procesos de negocio (Business Process Management, BPM), donde cada
método enfoca el trabajo como un conjunto de procesos. Las metodologías
dentro de esta categoría son: Lean manufacturing (centrado en la simplificación
y reducción de los desperdicios); Six Sigma (basada en estadísticas para
mejorar la calidad de un proceso al medir los defectos o errores presentes y
reducirlo hasta que esté lo más cerca posible a cero); Lean Six Sigma (combina
el enfoque minimalista de Lean -“sin desperdicio» y la mejora de la calidad de
Six Sigma «cero defectos»); y Process-Based Project Management o gestión
de proyectos basado en procesos (alinea todos los objetivos del proyecto con
la misión y los valores corporativos de una empresa).

OTRAS METODOLOGÍAS

En esta categoría se encuentran aquellas metodologías que, aún siendo

importantes, no encajan dentro de las categorías anteriores. Estas
metodologías son: PRINCE2 y PRISM. La primera, PRINCE2 (Projects In
Controlled Environments o Proyectos en Ambientes Controlados, en español)
administra proyectos y se caracteriza por un enfoque de planificación basado
en productos. La metodología PRISM (Projects Integrating Sustainable
Methods o Proyectos Integración de métodos sostenibles en español) tiene
como objetivo gestionar el cambio a la vez que incorpora sostenibilidad
ambiental en sus procesos.

COSTES DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

El sistema de gestión de proyectos se suele encontrar como un módulo dentro
del ERP o, incluso, como un módulo independiente especializado. Un sistema
de gestión de proyectos independiente se puede integrar con el software ERP y
comparar automáticamente la estimación del proyecto con los datos obtenidos
del ERP.

El coste depende de varios factores: las licencias, el alojamiento, la cantidad de

funcionalidades, el proveedor, y hasta se distribuye de manera diferente
dependiendo de si se compra o si se “alquila” (con el modelo de software como
servicio, SaaS). Otro factor que influye en el precio de un software sería el
tamaño de la empresa y sus características específicas. Durante las
negociaciones con el proveedor es muy importante redactar un Acuerdo de
Nivel de Servicio (ANS) para ver qué condiciones, precio y duración se
establecen y qué servicios del proveedor han de pagarse aparte.

Otra cosa que la empresa ha de tener en cuenta es el número de licencias y la

cantidad de usuarios completos y usuarios limitados que va a tener, y analizar
hasta qué punto tendrá alcance la autorización de cada usuario.

Una decisión importante que la empresa tiene que tomar es si la solución

estará alojada en local (on-premise), en la nube o de forma híbrida. Algunas
empresas tienen datos sensibles y se sienten más seguras almacenando sus
datos en local, aunque esto suponga un desembolso inicial mayor que si se
hace de tipo SaaS. La nube también ofrece seguridad, sin embargo, algunas
empresas tienen algunas dudas debido a la incertidumbre por la pérdida de
control de sus datos o por ejemplo, por tener que asegurarse de que su
proveedor cumple con todos los aspectos legales.

Las funcionalidades también suponen una buena parte del coste de la

implementación de este sistema. Para reducir gastos, hay que tener en cuenta
qué funcionalidades son las que realmente requiere. Por ejemplo, es posible
que una empresa necesite una herramienta de gestión calidad, pero, sin
embargo, no requiera que el sistema esté disponible en varios idiomas o para
diferentes divisas.

QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS

La gerencia de proyectos es el conjunto de conocimientos y técnicas aplicadas

a la gestión de proyectos. Se trata de identificar los recursos necesarios y
aprovecharlos para el desarrollo de un conjunto de actividades, durante un
periodo de tiempo y bajo unos requerimientos específicos.

Son muchos los elementos que explican la importancia de la gerencia de

proyectos. Un jefe de proyectos aplica un determinado método para la dirección
y gestión de sus actividades y colaboradores. Estas técnicas van desde
metodologías predictivas, donde es clave saber lo que va a pasar en el
proyecto a medio o largo plazo, y metodologías ágiles, donde las revisiones y
re-planificaciones continuas son parte del día a día del gerente de proyectos.

En concreto, las metodologías ágiles aplican unas técnicas que gestionan a la

perfección los contratiempos o los nuevos requerimientos del cliente. De las
más conocidas, destacamos Scrum. Se trata de una técnica ágil que planifica
en bloques o Sprint, al mismo tiempo que va revisando el trabajo terminado. Es
muy utilizada en el mundo del desarrollo de software, ya que la mayoría de los
bloques que se van desarrollando del producto pueden funcionar por sí mismo.
Los demás bloques de trabajo, serán para mejorar o añadir extras a los
anteriores entregables.

Las metodologías predictivas son más utilizadas en sectores como la

construcción, en donde es necesaria una planificación cerrada para comenzar
la ejecución de proyecto.

Afortunadamente, ambos métodos cada vez más se van unificando y

adaptando en todos los sectores. Así, las técnicas ágiles ya no sólo se usan en
el mundo del software, sino que las podemos ver en el mundo del marketing o
incluso, en el desarrollo de un nuevo producto. Incluso, en el sector de la
construcción también se están intentando aplicar planificaciones cada vez más
flexibles a los contratiempos. Así lo podemos ver en el Building Information
Modeling (BIM), donde centralizaliza digitalmente toda la información del
proyecto para mejorar el trabajo colaborativo.

CARACTERÍSTICAS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

De este modo, recopilamos así las principales características de la gerencia de

proyectos. Con el propósito de aplicarlas en cualquier plan de dirección de
proyecto.

 Administración de recursos
 Administración de plazos
 Definición de objetivos claros
 Comunicación de equipo
 Gestión colaborativa, en donde se participan varios tipos de interesados
en el proyecto
 Gestión del riesgo y de la incertidumbre del proyecto
 Conocimientos técnicos del sector de actividad
 Actualización constante de tecnología aplicada a la gestión de proyectos
 Evaluación y seguimiento constante con métricas estandarizada

La importancia de la gerencia de proyectos radica en entender el proyecto en

sí, como en una unidad única, con unos objetivos únicos y unos requerimientos
especiales. Todo ello, para su ejecución en un plazo y periodo de tiempo
concreto. Si aplicamos esta gerencia individualizada para el proyecto en el que
estamos trabajando, podremos gestionar mejor sus contratiempos y atender a
las necesidades reales del mimo.

Para ello, se recomienda trabajar con planificaciones flexibles, capaces de re-

planificar constantemente contratiempos o nuevas necesidades del cliente.
Sinnaps permite hacer estas planificaciones flexibles para ser productivos y
efectivos con las decisiones de la gerencia de proyectos

FUNCIONES DE UN DIRECTOR DE PROYECTOS

¿Qué hace un coordinador de proyectos? ¿Qué hace un gerente de proyectos?
La función de los «Project Managers» es coordinar y organizar una serie de
recursos para cumplir con un plazo de entrega. Durante esta labora, se ocupa
de un conjunto de aspectos, cada vez más cercanos y directos con la ejecución
diaria del proyecto.

Así, las responsabilidades de un gerente de proyectos o coordinador de

proyectos son:

 Identificar todos los interesados del proyecto, antes y durante la

ejecución del mismo
 Definir objetivos generales y específicos
 Presenta y planifica el proyecto
 Presupuesta o distribuye los recursos entre las actividades del proyecto
 Fomenta una comunicación constante con el equipo en las dos
direcciones
 Comparte conocimiento y pregunta
 Proporciona herramientas y documentación necesaria para todos los
interesados del proyecto
 Toma de decisiones a tiempo y eficaces
 Prevee posibles riesgos, se adelanta a los cambios. Hace simulaciones
de planificaciones
 Gestiona la incertidumbre del proyecto y hace planificaciones flexibles a
los cambios
 Evaluación y seguimiento continuo del funcionamiento del proyecto
 Lecciones aprendidas y mejora constante en la gerencia de proyectos
 Entre todas estas responsabilidades de un gerente de proyectos,
destacamos especialmente dos, que además tienes un aspecto muy
social. La primera reunión con el equipo o Kick off meeting, para poner
en marcha el proyecto cuanto antes. Y la identificación constante de los
interesados del proyecto
 Y es que una de las tareas más importantes de un jefe de proyecto, es la
de gestionar un conjunto de personas. Por lo que entre las habilidades
de un gerente de proyectos no debemos olvidar la capacidad de
comunicar, conectar con los demás, liderar a un equipo de
colaboradores que normalmente suelen trabajar, en muchas ocasiones,
a distancia. No es fácil, y son muchos los proyectos que no llegan a
terminarse por culpa de no saber tratar este elemento social tan
esencial en el Project Management. De hecho, es uno de los requisitos
que muchas empresas demandan en el perfil de director de proyectos.
 CONCLUSION

La gerencia de proyectos es el proceso que involucra la planeación, ejecución y

monitoreo de un proyecto para que se lleve a cabo de manera exitosa.

Esto significa que, en vez de ir decidiendo sobre la marcha, es preferible

planear las etapas del proyecto para que se puedan cumplir todos los objetivos
y requerimientos a tiempo, además de cumplir con el presupuesto proyectado.

En general, la gerencia de proyectos está a cargo de un jefe de proyecto que

posee las habilidades y la experiencia para sacar adelante el trabajo.

Sin embargo, a veces no es posible, particularmente para los equipos de

trabajo pequeños. En estos casos, otro miembro del equipo debe proponerse
como líder. Para evitar confusiones, es mejor que sólo haya una persona
responsable de dirigir el proyecto y monitorear el progreso.

Los gestores de proyectos son el pegamento que mantiene unido al equipo. Es

esencial que te organices y seas meticuloso cuando estés planeando,
comunicándote y haciendo reportes para que tu equipo pueda moverse en la
dirección correcta, es decir con miras al lanzamiento
 BIBLIOGRAFIA

 https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/gerencia-de-proyectos
 https://blog.trello.com/es/como-hacer-gestion-de-proyectos
 https://blog.trello.com/es/como-gestionar-un-proyecto