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República Bolivariana de Venezuela

Puerto La Cruz, Jueves 24 de Febrero de 2021

Universidad Santa María Núcleo “Oriente”

FACES

SEMESTRE VII

Sistemas y Procesos Contables

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD E/Y PROCEDIMIENTOS EN

OPERACIONES DE UNA EMPRESA

Alumnos:

Luis Cortez, C.I 29.606.251

Yulenny García, C.I 28.526.798

Lucia Rivero, C.I 28.462.777

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Tabla de contenido
INTRODUCCION.......................................................................................................................4

DESARROLLO...........................................................................................................................6

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD........................................................6

DISEÑO DE FORMULARIOS:..................................................................................................6

USO COMUNES DE LOS FORMULARIOS............................................................................9

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS..................................................11

SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL.........................................................................12

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL..........................................12

SISTEMA DE PRESUPUESTO...............................................................................................13

SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR (EFECTOS POR COBRAR)...............................15

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO........................................................................17

SISTEMA DE COMPRAS Y RECEPCION.............................................................................21

SISTEMA DE ACTIVO FIJO...................................................................................................23

SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR (EFECTOS POR PAGAR).....................................24

SISTEMA DE FACTURACION Y ANALISIS DE VENTAS................................................25

SISTEMA DE NOMINAS DE PAGO......................................................................................29

FUNCION DE UN SISTEMA DE NOMINA...........................................................................29

SISTEMAS DE COSTOS.........................................................................................................32

SISTEMAS DE AJUSTE POR INFLACION...........................................................................33

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SISTEMAS DE TESORERIA...................................................................................................33

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS.................................................................................34

SISTEMAS DE MERCADEO Y PUBLICIDAD.....................................................................35

ANALISIS DEL SISTEMA......................................................................................................35

ESTRUCTURA Y FUNCIONES GENERALES DONDE SE UBICA EL SISTEMA...........37

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS..............................................................................38

CONCLUSION..........................................................................................................................40

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION.........................................................................42

BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................43
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INTRODUCCION

Formulario es un documento impreso que transmite información específica de una persona a

otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante

del método. Así, es un medio de transmitir información El propósito fundamental del diseño de

formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información

administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y

pasar la información. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual

dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este

problema.

Un sistema es “un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o

subsistemas interdependientes y delineados por los límites identificables de su ambiente o supra

sistema” La información, es un recurso para las organizaciones.

En toda organización, sus diferentes áreas tienen procesos que en su operación generan flujos

de información, sus sistemas y sub sistemas la procesan y al integrarla conforman el sistema de

información de la organización.

Estos sistemas integran hardware, software, información y procesos. Por eso es que los

podemos definirlos así, como sistemas y específicamente, en sistemas contables. La información

contable está referida, principalmente, al patrimonio y sus variaciones.

Adicionalmente, la contabilidad también procesa datos referidos a hechos contingentes y a

bienes de terceros en poder de la empresa o ente de que se trate.

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Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos

utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en

forma útil para la toma de decisiones.

Constan de diferentes módulos: Clientes, Cuentas por Cobrar, Proveedores, Cuentas por pagar,

Control de Inventarios, Nóminas, etc. que le permite mantener toda la información de la

operación de una empresa y llevar el control de todas las transacciones que esta realice.

Para conocer de este tema, revisaremos los conceptos generales de los sistemas electrónicos de

Contabilidad, su operatividad, y los elementos que le constituyen.

De igual manera, se revisará la forma en que debe operar un sistema de Administración de la

Facturación, y conoceremos como interactúa con el sistema de nomina para dar un mayor control

a ambos procesos.

Otro sistema informático importante por su funcionalidad, es el sistema de Administración de

Bancos.

De éste, revisaremos cual debe ser su operación, para entender su aportación al escenario de

control de gestión, en la integración de sistemas en la empresa.

Un sistemas empresarial más, del que revisamos su funcionalidad, es el de Nominas.

Aquí, conoceremos cuales deben ser sus funcionalidades, alcances y capacidades.

Finalmente, hablaremos de los sistemas de Administración Empresarial y la forma más

adecuada de integrarlos a la plataforma tecnológica de una empresa.

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DESARROLLO

FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el registro,

control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es

sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efectúa un depósito en un banco,

lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción

realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal

de conformidad.

DISEÑO DE FORMULARIOS:

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios

deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos

involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

Elimina campos confusos

A veces, no prestar atención a qué campos específicos incluyes en tus formularios web puede

costarte un motón de dinero, así como Exepedia se dio cuenta. Hace un tiempo, la agencia de

viajes online tenía un campo llamado «compañía» bajo el campo «nombre» en su formulario

web. Este campo, pese a que era opcional, confundió a varios clientes potenciales que pusieron el

nombre de su banco.

Como resultado, también pusieron la dirección de su banco en el campo «dirección», que

estaba pensado para la dirección de la casa del cliente. Por esto, el proceso de verificación de la
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tarjeta de crédito fallaba pues la información en ese campo no contenía la dirección real del

propietario de la tarjeta.

La confusión en este formulario le costó 12 millones de dólares en ganancias perdidas por año.

Expedia encontró y solucionó este problema solo mediante un análisis exhaustivo de data.

Moraleja: al diseñar tus formularios, no seas como Expedia y hazlos lo suficientemente claros

para no perder conversiones exitosas e ingresos.

Mantén tus formularios cortos (hay excepciones)

Diseñadores web pueden ayudar a incrementar las conversiones en tu página centrándose

específicamente en la longitud de los formularios. En general, es altamente recomendado que

sean cortos. Hay estudios que confirman que los visitantes de sitios web prefieren los formularios

cortos que tienen menos campos.

Imaginary Landscape es una firma de diseño y desarrollo web que experimentó con diferentes

longitudes de formularios de contacto en su sitio web.

Considera incluir leyendas al lado

Es inteligente incluir leyendas al lado de los campos de tu formulario. Es una alternativa que

muchos diseñadores realizan incorrectamente, al poner las etiquetas sobre los campos. Como

resultado, el formulario entero parecerá más largo de lo que realmente es. Esa práctica se puede

evitar poniendo las ayudas horizontalmente en la misma línea de los campos vacíos.
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Haz que tus formularios web se resalten haciéndolos inusuales

A veces, no hay sustituto para lo único. Cuando eres único llamas la atención y eso te hace

memorable. Esto se aplica a los formularios también. Mientras tus competidores diseñan los

suyos para que se vean y se sientan iguales, un enfoque poco ortodoxo a los formularios web

puede ser un cambio bien recibido para los visitantes y usuarios de tu sitio.

Recuerda que la seguridad es la prioridad

Los aspectos más obvios de los formularios parecen ser olvidados por algunos diseñadores. Si

la información que recibe a través de los formularios está comprometida, tu página web está

camino a un desastre, pues si existe un robo de información, tu negocio recibirá un golpe

descomunal del que quizás no pueda recuperarse. En estos días, nunca es suficiente la precaución

que puedas tener sobre los datos de tus clientes.

Asegúrate que todo está etiquetado correctamente

No hay nada peor que formularios que formularios que no tienen la información correcta. Los

formularios pocos claros inevitablemente llevan al usuario a la frustración debido a una pobre

experiencia de usuario. Además, la fricción en la transacción aumenta, lo que pueden reducir las

conversiones exitosas. Formularios con información clara son un punto fundamental.

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El formato en el que tus usuarios confiarán e ingresarán su información debe ser clarísimo.

Noo debe haber ninguna duda sobre lo que sea que debe ir en cada campo vacío. No debes dejar

nada la suerte. Incluir unas cuantas palabras junto a un campo vacío puede hacer la diferencia

cuando se trata de guiar a los visitantes para colocar su información personal.

Toma el diseño de formularios web seriamente

Aunque muchas personas odian rellenar formularios web, esto no debe darse por sentado. De

hecho, es precisamente la razón por la que debes pasar tiempo extra diseñándolos para hacerlos

ver lo más amigables posible para los visitantes del sitio. No es una ciencia muy complicada,

cuando piensas al respecto, es solo sentido común para asegurarse que tus clientes no se

desanimen con formularios irritantes. Los formularios que fallen siguiendo estas prácticas

tendrán un impacto negativo en cosas básicas tales como experiencia de usuario y conversiones.

Esto causará que aumente la fricción y solo te llevará a tener menores subscriptores o clientes.

Tomar un poco más de tiempo y preocuparte en diseñar formularios web efectivos es

definitivamente necesario.

USO COMUNES DE LOS FORMULARIOS

La función del formulario es que sirve para guardar información en la base de datos sin tener

que recurrir a Access , un formulario es una ventana de programa en la cual se le indica al usuario

que datos se requieren de el para ser ingresados en la base de datos , un ejemplo muy clásico es el

de las páginas de internet como yahoo que tienes que llenar un formulario para que esos datos se
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guarden y puedas crear tu cuenta , un formulario es un programa independiente a Access para

poder guardar información.

Usos de los formularios.- Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de información,

como por ejemplo:

• Crear un formulario de registro para conocer quiénes son sus usuarios.

• Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.

• Diseñar un formulario web para actualizar una base de datos.

• Desarrollar una herramienta de búsqueda para buscar en el sitio web.

• Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.

• Crear un sistema de nombre y usuario para restringir el acceso al sitio

A través de los formularios haremos clic en Botones, seleccionaremos Casillas de verificación,

teclearemos texto y seleccionaremos Opciones de las listas desplegables. Después de rellenar un

formulario, a través del botón denominado Enviar la información se enviará a un "gestor de

formulario" que puede hacer varias cosas con los datos:

• Almacenar los datos en un archivo de texto para recuperarlos más tarde.

• Enviar los datos por correo electrónico directamente al administrador de la web.

• Añadir la información desde los formularios a la base de datos

• Introducir directamente los datos en una página web del sitio.

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IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

1. Toda empresa tiene la necesidad de de implantar un plan para controlar los formularios y

la información en ellos contenida. Existen alguna señales que indican la necesidad de implantar el

control de los formularios, éstas son las siguientes:

 Formularios diseñados a mano y reproducidos en fotocopiadoras.

2. Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden. Omisión de detalles

importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la

transacción o autorizaciones. Falta de pre numeración.

 Formularios con espacios reducidos o inadecuados.

3. Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación de los campos.

 Formularios no codificados.

 Poca estética en el diseño de las formas.

 Formularios en los cuales falta la identificación de la empresa a la cual

corresponde.

4. Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre

las formas.

Las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables a cada una de ellas:

 Área de efectivo

 Área de compras e inventarios

 Área de personal.
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 Área de distribución y comercialización.

SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Es un sistema de información consistente en un conjunto de cuentas, libros, formas, asientos y

reportes financieros y operativos, lógicamente organizados e interrelacionados entre si, los cuales

mediante acción coordinada conllevan a la obtención de información contable. Este sistema entre

de los subsistemas y que estos generarán los soportes necesarios para el registro y procesamiento

contable de la información.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas. asientos, libros, formas y reportes

para un registro correcto de las operaciones mercantiles y demás hechos contables,

Suministrar información contable adecuada a través de los estados financieros a las diferentes

usuarios a los efectos de la toma de decisiones

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación

de un catálogo de cuenta similar

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras
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SISTEMA DE PRESUPUESTO

El sistema de presupuesto está conformado por un conjunto de políticas, normas, organismos,

recursos y procedimientos, utilizados en las distintas etapas del proceso presupuestario; tiene por

objeto prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos anualmente para el

financiamiento, tanto de planes, programas y proyectos, como de la organización adoptada, a fin

de cumplir los objetivos y metas del sector público, en orden a satisfacer las necesidades sociales;

requiere para su funcionamiento, de niveles organizativos, de decisión política, unidades técnico

normativas centrales y unidades periféricas responsables de su utilización.

El sistema de presupuesto cumple un doble papel, es uno de los sistemas que integran la

administración financiera pública y, al mismo tiempo es una herramienta de ejecución de

políticas y planes a mediano y corto plazo.

Los objetivos específicos del sistema de presupuesto son los siguientes:

Posibilitar la instrumentación anual de los objetivos, políticas y metas definidos por las

autoridades políticas de mayor nivel.

Permitir una eficiente asignación y uso de los recursos reales y financieros que demanda el

cumplimiento de los objetivos y metas incluidos en le presupuesto.

Lograr un adecuado equilibrio en las diversas etapas del proceso presupuestario, entre la

centralización normativa y la descentralización operativa.

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Brindar información en cada una de las etapas del proceso presupuestario, sobre las

variaciones reales y financieras, a efecto de que las decisiones de los niveles superiores se

adopten vinculando ambos tipos de variables.

Contar con una estructura que posibilite alcanzar las necesarias interrelaciones entre los

sistemas de administración financiera, y permita el ejercicio del control interno y externo.

Para alcanzar dichos objetivos es necesario utilizar técnicas que permitan interrelacionar las

variables reales y financieras en todas las etapas del proceso presupuestario. De esta manera, se

puede vincular la producción pública con las demandas y necesidades de la sociedad, determinar

el impacto del ingreso y del gasto público en la economía y medir el costo de la gestión pública.

La técnica del presupuesto por programas es un instrumento idóneo, ya que posibilita que se

expresen los procesos productivos ejecutados por las instituciones públicas, cuando vinculan

insumos con productos.

Así mismo, es necesario desarrollar un sistema de clasificaciones presupuestarias utilizables

en todas las etapas del proceso presupuestarias. Estas clasificaciones deben elaborarse de manera

que sirvan para la contabilidad, las operaciones de tesorería, crédito público, recursos humanos,

compras y contrataciones y administración de bienes.

El Sistema de cuentas por cobrar hace que tu equipo de contabilidad sea más eficiente, por lo

que se le puede pagar más rápido. Automatiza tus procesos, envía facturas recurrentes para la

gestión de suscripciones, adjunta documentos de clientes a las transacciones para un mejor

mantenimiento de registros, y mucho más

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SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR (EFECTOS POR COBRAR)

¿Qué son las cuentas por cobrar?

En contabilidad, las cuentas por cobrar son derechos de cobro que posee una entidad sobre

terceros hasta una fecha determinada.

También se las puede definir como la prestación de ciertos bienes que realiza un individuo con

el objetivo de que en un plazo de tiempo los adquiera nuevamente. Esta prestación de algún bien

se le es pagado con dinero en sumas parciales y, dado el caso de que no se cumpla con el pago, el

individuo cuenta con el derecho de recuperar a crédito lo que vendió.

Características de las cuentas por cobrar

Las principales características de las cuentas por cobrar son las siguientes:

Los derechos son cobrados durante el plazo acordado, ya sea un corto o largo plazo.

Antes de hacer el préstamo se debe evaluar el historial crediticio y financiero del cliente.

Asimismo se solicitan referencias para efectuar las cuentas.

Deben establecerse ciertos términos de pagos de interés y beneficios por pago puntual.

Se pueden emplear varios métodos de pago durante el proceso.

Tipos de cuentas por cobrar

Existen 2 tipos de cuentas por cobrar:

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A corto plazo: caso en que la disponibilidad del dinero es inmediata y el plazo de tiempo no

supera el año.

A largo plazo: caso en que la disponibilidad del dinero tiene un plazo temporal de más de 1

año.

Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son de suma relevancia para una empresa ya que representan los

derechos que esta tiene sobre los clientes y de los cuales además obtiene beneficios, ya sea

mediante la venta de mercancías o de servicios que la empresa ofrece.

A través de este sistema, la entidad que registre las cuentas por cobrar obtendrá un inventario

sobre dichos derechos, y con este será capaz de beneficiar a los clientes al ofrecerles nuevos

métodos de pago como créditos u otras formas que también beneficiarán a la empresa.

Origen de cuentas por cobrar

Este método se introdujo en contabilidad a partir de la necesidad de implementar nuevas

formas para atraer clientes nuevos y conservar los existentes.

Aunque las condiciones variarán según la empresa, la mayoría de las entidades suelen ofrecer

créditos y términos similares. Al utilizar las cuentas por cobrar se establece un proceso seguro de

éxito y eficiencia.

Sistema para Cuentas por Cobrar

Características:

– Registro de facturas pendientes de pago.

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– Ingreso de recibos para cancelación de múltiples facturas.

– Histórico de facturas y pagos por cliente.

– Conectividad con módulos de inventario y contabilidad.

– Reportes:

Facturas con antigüedad de saldos.

Saldos vencidos generales.

Resumen de saldo por cliente.

Cargos y abonos por fecha, etc.

Le permite hacer un registro de recibos y todos los detalles de estos recibos que han sido

generados por la empresa a los clientes

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO

Un sistema de control de inventario es el mecanismo (proceso) a través del cual una empresa

lleva la administración eficiente del movimiento y almacenamiento de las mercancías y del flujo

de información y recursos que surge a partir de esto. Al contar con un sistema para gestionar tu

inventario te encontrarás con dos agentes importantes de decisión que son: la clasificación del

inventario y la confiabilidad en los registros, es decir, es tan importante saber qué cantidad tienes

en existencia como el tener bien identificados cada uno de los productos que manejan en tu

empresa.
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Indicadores del Control de Inventarios

Para comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, es necesario que tomes en

cuenta 3 indicadores importantes:

1) Stock Máximo

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que deseas mantener en tu almacén según el

costo que representa para tu empresa y el tiempo que toma en venderlo a tus clientes. Ciertas

compañías consideran conveniente contar con un inventario grande en casos específicos como:

a) El producto es de muy alta rotación o se tiene identificada una temporalidad definida.

b) El costo de almacenamiento es bajo y el de transportarlo alto.

c) El tiempo de surtido por parte del proveedor es largo.

d) Se especula sobre incrementos en el precio de los productos y/o materiales.

2) Stock mínimo (de seguridad)

Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, la cual, en

caso de ser menor que el mínimo requerido, puede generar un problema de abastecimiento

importante y pérdidas para la empresa. ¿Cuándo a una empresa le interesa mantener su nivel de

inventarios bajo?
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a) Cuando el tiempo de entrega por parte de tu proveedor es inmediato.

b) Cuando los costos de realizar un pedido son bajos, sin importar frecuencia o cantidad.

c) Al identificar el artículo como de bajo movimiento y en ocasiones con alto costo.

d) Cuando se tienen acuerdos de mucha confianza con los proveedores.

e) Se especula que habrá decremento en los precios del bbien

3) Punto de re-orden

Es el nivel de existencias donde se debe de realizar el pedido para resurtir el almacén

contemplando los tiempos de los proveedores y no tener problemas de abastecimiento.

¿Qué beneficios tiene para tu empresa contar con un sistema de control de inventarios?

La gestión y control de inventarios es un proceso que tiene un gran impacto en todas las áreas

operativas de tu empresa y a su vez es un aspecto primordial de la administración ya que cuando

no lo tienes controlado implica un alto costo y requiere una mayor inversión/efectivo.

Cuando la competencia es muy fuerte, las compañías no se pueden dar el lujo de tener dinero

detenido en forma de mercancías en su inventario, ni tampoco ser incapaces de ofrecer un

excelente servicio al cliente al quedarse en desabasto. El objetivo es lograr ese equilibrio entre la
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oferta y la demanda, así como tener confiablidad en los tiempos de recepción de mercancía de tu

proveedor como en la entrega a tus clientes.

Contar con un Sistema de gestión de inventarios trae consigo múltiples ventajas para tu

compañía al brindar información trascendente y oportuna en tiempo real que te ayudará a tener

una mejor planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más eficiente.

Algunos de los beneficios que obtendrá tu empresa al tener un sistema para controlar sus

inventarios son:

• Elevar el nivel de calidad del servicio al cliente, reduciendo la pérdida de venta por falta de

mercancía y generando una mayor lealtad a tu compañía.

• Mejorar el flujo de efectivo de tu empresa, ya que al comprar de manera más eficiente y

contar con una mayor rotación de inventarios se provocará que el dinero no esté sentado en tu

almacén sino trabajando.

• Poder identificar la estacionalidad en tus productos te ayudara a planear mejor.

• Detectar fácilmente artículos de lento movimiento o estancados para elaborar estrategias para

poder desprenderse de ellos fácilmente.

• Reducir los costos de tus fletes para una mayor planeación y reducción de las compras de

emergencia
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SISTEMA DE COMPRAS Y RECEPCION

Este sistema Es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido en

la cantidad y precio debido.

La clave de una mercadotecnia eficiente y fructífera no es el proveedor sino el comprador.

¿Cuáles son sus objetivos de este sistema?

Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles negociando y

ejecutando todos los compromisos de la economía.

Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.

Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con las

mismas.

Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere al rápida entrega de los

materiales y una calidad aceptable.

Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan requiriéndose.

Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una buena política de

compras.

Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben comprarse

o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.

Conseguir empleado de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su calidad.

Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la actuación

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Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo que puedan

efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía.

1. Definición de compras, importancia.

es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el

tiempo correcto y en el lugar correcto , se puede afirmar que comprar supone el proceso de

localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes

o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como

el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones

pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún

bien, derecho o mercancía

Informe de Recepción: Es el documento que registra las entradas de productos que la empresa

compra a sus proveedores. Se confecciona cada vez que se reciban materiales para la empresa,

contando con una evidencia fehaciente de cada entrada

En empresas de gran tamaño, la recepción de los materiales esta a cargo del departamento de

almacén, ya que cuenta con una comunicación rápida y sencilla con el exterior empresarial.
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SISTEMA DE ACTIVO FIJO

Sistema de control de activo fijo te permitirá rastrear fácilmente los activos y calcular la

depreciación de sus clientes de forma automática. Lo único que necesita tu empresa para tener un

mejor control de sus recursos será mediante el sistema de administración de activos fijos.

El módulo del sistema de activos fijos de Administración de Bienes Inmuebles es una

herramienta que facilitará el control y manejo de los inmuebles, tanto propios como rentados. Se

compondrán por una interfaz para la captura de los datos de identificación del inmueble como

son: ubicación, servicio y uso del inmueble. Otra interfaz para la ficha técnica del inmueble en la

cual se podrán almacenar los datos del predio, escrituración, superficie, infraestructura, medidas,

colindancias, estado y calidad de la construcción, además del avalúo catastral y comercial.

Además de los datos de vigencia y renta para aquellos inmuebles que son rentados.

También el sistema de administración de activos fijos contará con un archivo digital para

fotos, planos, croquis y documentos digitalizados relacionados con el inmueble.

Nuestro sistema de activos fijos te ofrece las siguientes ventajas:

Control de cuentas contables.

Control del Inventario detallado de activo fijo, incluyendo descripciones detalladas y relación

de padres e hijos para cada activo.

Cálculo de depreciaciones fiscales y contables.

Actualización de valores de Activos Fijos por índices específicos.

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Carga de los valores de avalúo.

Control de presupuestos para compras de activos fijos.

Selección entre activos fijos capitalizables y controlables.

SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR (EFECTOS POR PAGAR)

Con el sistema de cuentas por pagar, se puede realizar un seguimiento y ver los pagos,

aprobaciones y los informes en cualquier momento y en cualquier lugar. Ahora podrás ver todas

las cuentas de tu empresa en el sistema de cuentas por pagar, informes de proveedor, factura y

registro de cheques informes en tiempo real.

Siempre estarás en control de las cuentas por pagar

El Sistema de cuentas por pagar genera procesos automatizados y configurables para mejorar

los controles internos. Se definen los flujos de trabajo, aprobaciones y controles internos para

alinearse con la forma en que opera tu empresa. Eso también significa que tiene visibilidad en el

proceso de cuentas por pagar enteras para asegurar la rendición de cuentas.

Beneficios clave:

Elimina la pérdida de tiempo para que el equipo de finanzas pueda centrarse en actividades

estratégicas, de mayor valor

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Fortalece la integridad de los datos mediante el uso de cuentas automatizadas, procesos de

software configurables por pagar

Logra la visibilidad en tiempo real con acceso 24/7 al Sistema de cuentas por pagar desde

cualquier dispositivo

SISTEMA DE FACTURACION Y ANALISIS DE VENTAS

Un sistema de facturación es un software informático para gestionar y controlar el envío y

recepción de facturas de bienes y servicios entre autónomos y empresas.

Un programa de facturación es, fundamentalmente, un software de gestión de facturas de

ventas y compras, así como otros documentos acreditativos de una transacción comercial.

Características básicas de un sistema de facturación

Toda actividad económica de un autónomo o empresa ha de estar documentada, tanto por

motivos fiscales como contables.

El documento legal y justificativo de todo intercambio de bienes y servicios es la factura.

Los software de facturación incorporan plantillas de factura con todos los contenidos

esenciales que dicta la normativa de facturación:

Número de factura.
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Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando esta no coincida con la de expedición).

Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.

Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y dirección

Un programa de facturación puede incorporar, además, otros elementos en la factura para

acentuar la profesionalidad del autónomo o empresa:

Diseño de factura.

Firma.

El diseño hace de la factura un instrumento no solo estéticamente bello, sino también más

flexible, que permite modificar parte de la estructura de la plantilla, sin alterar, ahora bien, sus

contenidos obligatorios.

Funcionalidades de un programa de facturación:

Además de la emisión de facturas, un software de facturación también permite gestionar otros

elementos importantes para la facturación de un autónomo:

El registro de los gastos, ya sean de facturas de proveedores, tickets de compra, recibos, etc.

Sistema OCR para reconocer y registrar automáticamente la información esencial de los

documentos de gastos.

La lista de clientes y proveedores.

El envío de recordatorios de facturas impagadas.

Emisión de facturas de abono, ya sean notas de crédito o facturas rectificativas.

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El objetivo con todas estas funciones es poder centralizar, controlar y procesar toda la

información relativa al negocio, pues no hay factura posible que no esté relacionada con un

cliente o un proveedor, por citar un ejemplo básico.

De este modo, los software de facturación ofrecen una visión general de la actividad

económica: ventas, compras, clientes, proveedores, impuestos, etc.

Es muy importante que tengas en cuenta estos elementos y otros criterios a la hora de escoger

el mejor programa de facturación para tu negocio.

La importancia de usar un sistema de facturación para mi negocio:

Trabajar con un óptimo sistema de Facturación en cualquier tipo de negocio te da un valor

agregado a todos los servicios que ofreces. Al utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas

permite que tanto la calidad como la competencia en el mercado alcancen un nivel de desarrollo a

adecuado, ofreciendo un servicio de calidad a tus clientes y proveedores. Encontrar un adecuado

sistema de facturación que permita optimizar y mejorar la gestión de calidad y de tiempo es

fundamental para el negocio que has creado o que quieras emprender.

Miremos a continuación las ventajas que tiene un sistema contable de facturación:

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Envia facturas electrónicas de manera periódica: si tu negocio a diario requiere de un proceso

de facturación permanente estas se podrán enviar de forma inmediata al correo de tus clientes con

los cuales tengo alguna relación comercial, garantizando de forma segura e inmediata dicha

facturación.

Ahorra Tiempo : Un software de facturación permite de una forma amplia y sencilla conectar

el sistema completo para realizar cotizaciones, facturación, inventario, recolección de pagos y

demás procesos administrativos a que diera lugar el tipo de negocio a emprender. Todo este

conjunto de beneficios conlleva a robustecer el éxito del negocio.

Cuentas claras y concisas : Con un buen software tendremos un mayor control sobre el

sistema contable, visualizando de una forma mucho más amplia y clara sobre las cuentas, ya sean

por cobrar o por pagar, generando así mayor control sobre el crecimiento y productividad del

negocio. Esto se traduce en mayor rendimiento y optimización del tiempo y del espacio.

Disminuye costos: Optimiza los recursos al máximo, porque al contar con un software que te

ayude a llevar la contabilidad estas ayudando a la conservación de los recursos naturales.

(Reducción en la utilización de recursos materiales como son: papelería, reducción de energía

eléctrica, mensajería, entre otros).

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SISTEMA DE NOMINAS DE PAGO

Los sistemas de nómina son útiles para realizar la nómina de cualquier empresa. Este tipo de

sistemas son indispensables para que la liquidación de la nómina no deje de ser una de las tareas

más importantes de tu empresa, as son indispensables para que la liquidación de la nómina no

deje de ser una de las tareas más importantes de tu empresa, pero que a su vez, no te implique

demasiado tiempo. Si no cuentas con un sistema de nómina es importante que tengas presente

cómo funciona, de modo que evalúes posteriormente si debes o no implementar uno. En este

artículo te contamos todo lo que debes saber para entender qué es y cómo funciona.

FUNCION DE UN SISTEMA DE NOMINA

La nómina es un procedimiento que cuenta con varias funciones, si aún no las tienes claras te

las contamos a continuación para que puedas ver todos los beneficios que un software de nómina

le puede ofrecer a tu negocio.

Recopila información: Los software de nómina son herramientas muy potentes que pueden ser

capaces de almacenar mucha información, estos en una etapa inicial del proceso recopilan

información muy importante de los empleados para la realización de la nómina como la

información personal, formularios, certificaciones, proceso de ingreso, entre otros.

Manejan los tiempos de empleados y de procesos’ Con un sistema o software de nómina

puedes registrar el horario y el tiempo laborado por tus empleados, de esta forma el sistema
 30

realiza los respectivos cálculos para hacer el pago de la nómina bien sea de forma mensual o

quincenal.

Automatiza los procesos de nómina : Una vez cuentes con toda la información necesaria para

la realización de tu nómina, el software automatiza sus procesos para que puedas contar con la

elaboración de tu nómina en el justo momento que lo necesitas, lo único que debes hacer para

esto es actualizar la información, verificar que todo esté como debes ser y aprobar tu nómina.

Control de Impuestos y retenciones : Es importante que tengas en cuenta que el pago neto de un

trabajador se debe calcular sobre la base de los ingresos brutos, descontando el monto total de

deducciones estipuladas por ley; este es un tema complejo y que genera muchos errores cuando la

nómina se realiza de forma manual, por eso queremos invitarte a que leas nuestro artículo sobre

el software de nómina: cuánto cuesta y qué debería tener. Con la implementación de un software

de nómina no tendrás estos problemas debido a que se actualizan en el momento indicado

acogiendo los nuevos lineamientos para la nómina de tu negocio.

Realiza los pagos respectivos : Dependiendo del modo de pago tu software de nómina, se

enviará a cada entidad los montos de nómina calculados; es decir que los software de nómina

están vinculados con las entidades bancarias para vincular tu sistema contable a tu nómina.

Debes tener presente que como empleador respondes por una parte de los impuestos de la

nómina por tal razón debes estar pendiente de este aspecto legal, con el fin de evitar posibles

multas o sanciones por parte de las entidades competentes.

 31

Un software se actualiza constantemente con base en la normatividad legal, algo que no ocurre

cuando realizas tu nómina en Excel o en otro tipo de métodos obsoletos. En estos casos dependes

100 % del conocimiento y actualización de la persona que lleve a cabo el proceso de liquidación

de tu nómina.

Elabora informes de nómina

Con un sistema de nómina, en comparación con la elaboración de la nómina manual, es más fácil

tener la información que necesitas relacionada con la nómina, estos informes los puedes tener en

cuestión de minutos y justo en el momento que necesitas conocer la información para tomar

decisiones de vital importancia para tu compañía.

Registra y almacena tu nómina

Otro de los aspectos importantes de un software de nómina es la facilidad con la que se registra y

se almacena tu nómina, esto se debe a que muchos alojan su información en la nube, que es uno

de los servicios más confiables y seguros, pero otros utilizan el sistema de almacenamiento de tu

computador, lo que puede generar que la información sea más vulnerable y que no puedas

acceder a ella en el momento que lo desees. El almacenamiento físico de la nómina es un proceso

obsoleto, debido a que es más costoso, en términos de procesos, espacio y tiempos.

¿Por qué debes adoptar un sistema de nómina para tu negocio?

La nómina es uno de los procesos más importantes y complejos de una empresa, esto se debe a

que, si cometes algún error en los lineamientos legales establecidos, puedes incurrir en problemas
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legales. Por esta y muchas razones más las empresas están acogiendo las soluciones

administrativas para la realización de sus procesos y de esta manera garantizan el cumplimiento,

ahorran tiempo y reducen el riesgo de cometer errores en estos procesos tan vitales de las

compañías. En 2020 existen muchas empresas que aún no cuentan con los beneficios que la

tecnología les puede brindar a sus procesos administrativos, esto sin duda las pone en desventaja

competitiva en comparación con su competencia y entre más se demoren en adoptar estas nuevas

prácticas más difícil va a ser alcanzar los ritmos de producción y resultados que demanda el

mercado.

SISTEMAS DE COSTOS

Los sistemas de costos son el marco utilizado por las empresas con el objetivo de estimar el

costo de sus productos para poder calcular el análisis de rentabilidad, la valoración de inventarios

y el control de costos. Estimar el costo exacto de los productos es crítico para las operaciones

rentables. Una empresa debe saber qué productos son rentables y cuáles no, y esto solo se puede

determinar si se ha calculado el costo correcto del producto. Además, un sistema de cálculo de

costos del producto ayuda a estimar el valor de cierre del inventario de materiales, el trabajo en

proceso y el inventario de productos terminados, con el fin de preparar los estados financieros.

Un sistema de costos típico funciona mediante el seguimiento de las materias primas a medida

que pasan por las diferentes etapas de producción y lentamente se van convirtiendo en productos

terminados en tiempo real.

 33

Cuando las materias primas se llevan a producción, el sistema registra inmediatamente el uso

de estos materiales acreditando la cuenta de materias primas y cargando la cuenta de productos en

proceso.

SISTEMAS DE AJUSTE POR INFLACION

En general, es la actualización del valor de los activos y pasivos no dinerarios de una persona

por efecto de la inflación. Esta medida es muy importante en países con alta inflación o

hiperinflación como Venezuela, donde el poder de compra del dinero disminuye de manera

creciente. El sistema de ajuste por inflación tiene como principal objetivo que los contribuyentes

reflejen su situación patrimonial y resultados económicos, a los efectos tributarios para la

determinación de la base imponible, es decir, valores históricos corregidos por los efectos de la

inflación.

SISTEMAS DE TESORERIA

La Sistema de tesorería de una empresa consiste en la optimización de la liquidez, con el fin

de garantizar la disponibilidad de los fondos necesarios para la realización de los pagos

comprometidos por la empresa en la divisa adecuada y en el momento preciso.

Para garantizar esta disponibilidad, los tesoreros de las compañías deben realizar las gestiones

que sean necesarias con las entidades financieras para conseguir financiar las operaciones de la

empresa cuando sea preciso, así como tener en cuenta la fecha valor de las operaciones para no

incurrir en costosos descubiertos.

 34

SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Los Sistemas de Recursos Humanos forman una interfaz entre la gestión de recursos humanos

y la tecnología de la información. Esto combina los recursos humanos (RRHH) y en particular

sus actividades administrativas con los medios puestos a su disposición por la informática, y se

refieren en particular a las actividades de planificación y tratamiento de datos para integrarlos en

un único sistema de gestión.

En primer lugar, el recurso humano es el material más importante de las organizaciones. Las

personas que manejan el departamento de RRHH, son los que trabajan directamente o pueden ser

consultores o asesores externos donde el objetivo es distribuir apropiadamente en el puesto de

trabajo adecuado según el perfil del aspirante, el segundo paso es acoplar la cultura de la

organización con los intereses de cada empleado, por medio de herramientas de evaluación,

entrevistas, observaciones, se mejoran las relaciones interpersonales, se detectan las necesidades

de adiestramiento, se estudia constantemente los valores y la congruencia de los valores

individuales y los de la organización, se proponen diariamente en un ajuste creativo estrategias

para una mayor productividad, y efectividad.

El área de recursos humanos tiene la necesidad de agilizar y automatizar todos los procesos

relacionados, tales como la gestión de la organización y las personas, la dirección por objetivos,

el desarrollo, la formación, la selección o la compensación. Lo más importante que debe ofrecer

este sistema es la capacidad de cubrir las necesidades concretas de la compañía.

 35

SISTEMAS DE MERCADEO Y PUBLICIDAD

El mercadeo se encarga de desarrollar un producto o servicio, promoverlo, establecer su precio

justo y definir a qué segmento de la población va dirigido. Mientras, la publicidad es un elemento

del mercadeo a través del cual se da a conocer un producto, servicio o idea mediante técnicas

creativas transmitidas por los diferentes medios de comunicación y por ende, pagadas por un

patrocinador. El mercadeo tiene como objetivo aumentar las ventas, en cambio la publicidad es la

que se encarga de informar y persuadir al público con el fin de desarrollar demanda.

Para el mercadeo lo más importante es determinar quiénes consumen sus productos o servicios y

en base a esa investigación, desarrollar estrategias. A la publicidad lo que le interesa es

comunicar el lanzamiento de una marca, instruir a los consumidores en el uso de un nuevo

producto o posicionar de manera positiva a una empresa.

ANALISIS DEL SISTEMA

En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas de información es el proceso de

estudiar su situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decir si es necesario realizar una

mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el

desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistema s para detectar todos los

detalles de la situación actual en la empresa.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

SOFTWARE: Son Programas de computadora, con estructuras de datos y su documentación que

hacen efectiva la logística metodología o controles de requerimientos del Programa

 36

HARDWARE: Son dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de

cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas,

lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los Sistemas.

GENTE: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del hardware.

BASES DE DATOS: Una colección grande y organizada de información a la que se accede

mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.

DOCUMENTACION: Los manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el

uso y / o la operación.

PROCEDIMIENTOS: Son los pasos que definen el uso especifico de cada uno de los elementos

o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

CONTROL: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de los niveles de control

tolerables de rendimiento.

ESTRUCTURA Y FUNCIONES GENERALES DONDE SE UBICA EL SISTEMA

Cuando tenemos una empresa y esta crece, también lo hace su estructura interna, por lo que es

necesario que creemos departamentos que trabajen alineados a los objetivos de la organización.

Estos departamentos que conviven dentro de la empresa son las áreas funcionales, formadas por

equipos de empleados con habilidades y experiencia adaptados a cada uno para lograr una buena

estructura organizacional.
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La cantidad de áreas funcionales de una empresa depende del tamaño de esta: cuanto mayor sea

la organización, más áreas necesitaremos para alcanzar nuestros objetivos empresariales.

La mayoría de veces, las empresas están formadas por 5-6 áreas funcionales básicas, pero pueden

estar formadas por más, dependiendo de lo que a cada compañía le convenga según su tamaño y

el tipo de producto o servicio que ofrezca.

Entre ellas tenemos:

 Dirección General

 Administración y Recursos Humanos

 Producción

 Finanzas y Contabilidad

 Marketing

 Informática

ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS

El análisis de procesos es el acto de llevar a cabo una revisión exhaustiva y llegar a una

comprensión completa de un proceso de negocio (o parte de éste) con el objetivo de mantener o

lograr la excelencia del proceso o lograr mejoras incrementales o transformacionales en un

proceso empresarial.
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El análisis de procesos implica mirar todos los componentes de un proceso – entradas, salidas,

mecanismos y controles – inspeccionar cada componente individualmente y cómo interactúan

para producir resultados.

A menudo, estos componentes pueden clasificarse en las personas, los procesos, las aplicaciones,

los datos y la tecnología necesarios para soportar una meta u objetivo empresarial.

Los análisis cubren y descubren calidad, tiempo y costos en todos los puntos de un proceso de

negocios, desde el inicio hasta la finalización.

Realizar un análisis de procesos te permitirá: ... Medir la eficiencia de una organización al

estudiar los pasos que se deben llevar a cabo para ejecutar un proceso de forma controlada y

analizar si esos pasos se pueden acortar, automatizar, eliminar, agilizar, etc.

FLUJOGRAMA: Utilizar un diagrama de flujo para analizar tus proceso te ayudará examinar de

forma visual cuántos pasos ha de dar un proceso antes de que llegue a su fin y cumpla el objetivo

para el cual fue creado.

Lleva a cabo estos 4 pasos:

 Qué proceso vas a dibujar

 Reunir a los responsables de esos procesos.

 Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.

 Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de

ambas formas.
 39

CONCLUSION

Los formularios son una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar

información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual

pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es

trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos

administrativos. Todos estos ayudan a hacer un formulario. El objetivo de los formularios es

facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los

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procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas

transacciones. Por lo tanto tiene una gran importancia el ámbito administrativo ya que todos los

trabajos que se hacen en la empresa son guiados por formularios, además de cualquier acto

administrativo también sirven de soporte a las transacciones.

En conclusión el sistema de información contable es un sistema en la cual nos facilita la

realización de los registros contables que en cualquier empresa se llevan a cabo, por otra parte

también nos da la facilidad de realizar dichas operaciones de una manera fácil y rápida. Para que

la misma empresa ponga a disposición de sus trabajadores la información interna así como

externa para poder verificar el funcionamiento de la administración y de la calidad de la empresa

y llegar a tomar mejores decisiones para la empresa.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se

desarrolla de una manera más simple y sencilla, gracias a la informática y contando con el apoyo

del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para

ejecutar la contabilidad empresarial.

Para finalizar esta asignación se puede afirmar que no hay dudas del impacto de la tecnología

en la profesión contable.

Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuestas a

las nuevas necesidades de la información.

Los avances informáticos nos conducen a una nueva era post-industrial que amenaza con dejar

obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.

 41

En cuanto al impacto de la informática en las prácticas y sistemas contables es necesario

distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que

permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar

nuevos sistemas de información.

De este mismo modo, la informática está cambiando la forma en que los contadores trabajan y

el marco en el que se desarrollan sus actividades, porque han cambiado la forma en que las

empresas se organizan y gestionan.

JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION

La importancia de los formularios y registros de contabilidad E/Y procedimientos de operaciones

de una empresa radica en la instrucción que el mismo brindará al lector, brindando conocimiento

exacto de los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades

encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado

como para la directiva. Esta investigación también podrá dar lugar al surgimiento y evaluación de
 42

otros procedimientos, pudiendo constituir un antecedente para otras investigaciones relacionadas

con el tema.

La investigación se orienta al desarrollo de un sistema y un manual de procedimientos para la

organizar y estandarizar las acciones llevadas a cabo en el manejo de los documentos y procesos

administrativos de la empresa en el área de administración y gerencia.

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