Estudios Previos

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~EORMA ~ ESTUDIOS PREVIOS =~ CGDIGO~ ADQ85-F-002

Agencia ~~ ~~ s~~
Nacionala~ ~, -
~gCiIVIDAD FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS 'ÚERSÍÓN 3
Tierras ~` -~~~~~ ~r~,„ ~
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~Dependénáa Sohcdartté ~: ~ : Secretaría General — Subdirección Administrativa y Financiera

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~ 5, <. ~ ~. Inversión
<-.~, f~ ,h~ ~ ~, GESTIÓN INTEGRAL DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS
Nomóredél Proyéct~~ p,~;;~ NIVEL NACIONAL
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T c ñii~ ~ ~ ~ 1 g ~,~:~, C-1799-1100-4
,Códgo del`'proyectp, ~~~,
" ~r " ~ ; _~„ ¡, Normalizar la disponibilidad archivística de los expedientes documentales de la Agencia de
M eta~del Proyecto (Olijetivo~~~ manera centralizada con los estándares de seguridad necesarios, cumpliendo con los
'General dél Proyector te ~* ~ lineamientos técnicos requeridos.
oc ~Rr<f=a4 yi w. 'v' < al `8,.(
a~u ,3 sir 3u' ~"~.,:..4S.,x _
,~ te r* .~, ` ,~ Depurar y Clasificar el fondo documental de la Agencia. Digitalizar el total de los expedientes que
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v ~~ ~~' aún no se encuentran en formato digital. Mlgrar el total del fondo documental de la Agencia en el
Adiwdad ?nnapal 3~ ~,,1.
y~5 1 ~y' A Yi a ~ Uv Sistema de Gestión Documental.
{ ~ t'~" g a ;` m ~ ~x ~;; Realizar la depuración y clasificación del fondo documental (1600 Metros Lineales) -Titulación de
ActividadPlan,de Acción ~;~ baldíos.
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`gene[áiiopará~cadaproceso r̀ 10-LP-50589
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`"r"1 ÍNárco Legal ~,~ "~,~. ~~_ >~ av ~~~K b~:~~~
En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en los numerales
7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el articulo 87 de la Ley 1474 de 2011, y conforme a lo dispuesto por el
literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley'1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.2.1.1 y 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, se
presenta el estudio previo para adelantar un (1) contrato de prestación de servicios.
~mh~~-''~~ ;~ "~ ~ _.~_ ~~ ~~2:`~J bfcaciónTécnica (DépendenciáSoliatáritej~„á N áh. ,~~„~ ,~~,,~~~~ ° h

~ ~ ~€~ ,~„~ n r ~ La Agencia Nacional de Tierras — ANT es una agencia estatal de naturaleza especial, del sector
~, ~:~ ;~ ` i. ~,,~ descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería juridica, patrimonio
zA F' '., ~ , ~ ~Z~;r~ ':'t', propio y autonomía administrativa, técnica y financiera adscrita al Ministerio de Agricultura y
<~ v ~. .~ „~~ ~~ Desarrollo Rural, creada bajo el Decreto No. 2363 del 7 de diciembre de 2015, como máxima
< =r ~G, ,, autoridad de las tierras de la Nación, responsable de ejecutar la política de ordenamiento social
~ ~ ~~~. ~.;, ~ ~ * ';~y de la propiedad rural formulada por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través del
. '"~" acceso a la tierra como factor productivo, gestión para lograr seguridad juridica sobre ésta,
!2 1 Descripción de la a, <*`"`- Promover su uso en cumplimiento de la función social de la propiedad y administrar y disponer de
Necesidad { ~ {..~ <>
wr, , ~~ ~ :- los predios rurales de propiedad de la Nación.
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,r; ~* ~ ``~- ~ .; Es por eso que al momento de su creación le fue entregado el acervo documental que custodiaba
""~ 'r °rr~ ~.; administraba el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural — INCODER, entidad ue, en el
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v ~ `~~~ ~`~ ~~`;* momento de su liquidación, además custodiaba los archivos de los extintos: Instituto Nacional de
º~^'~' ", ~ ,~~~ :~ ~ss Adecuación de Tierras — INAT, Instituto Colombiano de la Reforma Agraria — INCORA, así como///yyy
~ ~~ s " ~sr'~ , _ ~` 3 aquellos productos del desarrollo de las funciones asignadas a la ANT de conformidad con
El campo Minagricuttúra ~.
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artículo 4° del Decreto No. 2363 de 2015. El mencionado acervo documental se encuentra
compuesto por aproximadamente 32.390 cajas de referencia X-200, 443.675 carpetas, 724.154
planos y 3.288 rollos de microfilm, más la documentación que ha venido entregando el Patrimonio
Autónomo de Remanentes del INCODER, que a la fecha corresponde a 10.538 cajas de árchivo
de referencia X-300 y X-200 y 464.952 planos de diversos tamaños. Dichos archivos se
encuentran ubicados físicamente en la Carrera 56 No 5 C — 88 y en la Calle 43 No 57 — 41 en la
Ciudad de Bogotá D.C.
Sobre los archivos y documentos transferidos por estas entidades, la ANT recibe requerimientos
que son atendidos por la Subdirección Administrativa yFinanciera -Gestión Documental y que se
suman a los derechos de petición sobre solicitudes de copias de resoluciones, planos topográficos
y/o expedientes que diariamente son radicados por ciudadanos, entidades públicas y por las áreas
misionales, los cuales deben ser resueltos conforme a los lineamientos establecidos en el artículo
14 de la Ley 1437 de 2011.
Se estima que el equipo de trabajo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y

Financiera recibe aproximadamente 70 Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias
(PQRSD) diariamente, las cuales son atendidas a través de procedimientos que van desde la
búsqueda de la información, los movimientos físicos de archivos, su digitalizacibn o copia y la
proyección y revisión de las respuestas, que deben ser atendidas en los términos de ley, tiempos
que muchas veces se ven afectados debido a las múltiples tareas que representa actualmente el
procedimiento de consulta de la documentación.
La Agencia con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos, sus decretos reglamentarios, demás normatividad vigente sobre la materia, y además a
las ordenes impuestas por la Corte Constitucional en lo relacionado con Historiales de Tierras —
Titulación de Baldíos, se encuentra obligada a organizar estos archivos teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, y el ciclo vital de los documentos, garantizando los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto desarrollo de estas actividades, siendo
necesario para la ANT, realizar la contratación del servicio de organización documental
(clasificación, ordenación y descripción) de los archivos recibidos del extinto INCODER y del PAR
— INCODER y la digitalización de los mismos.
Cabe resaltar que el Archivo General de la Nación ha reglamentado diversos procesos

archivísticos, entre los cuales tenemos el Acuerdo No. 002 del 14 de marzo de 2014, por medio
del cual se establecen los criterios básicos de creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes, en el que se señala, entre otros, la importancia de elaborar la Hoja
de Control para cada uno de los expedientes en su etapa de trámite, lo que es aplicable a los
expedientes de la ANT, ya que el INCODER en Liquidación advirtió en su proceso de entrega,
que los mismos se encontraban en "estado natural" siendo necesario aplicar procesos de
organización, lo que incluye clasificación, ordenación, y descripción de los documentos que
conforman los expedientes, proceso archivistico señalado en el artículo 9 del Decreto No. 2609
del 2012.
Es así como, durante las vigencias 2018, 2019 y 20201a Agencia contrató el servicio especializado
de gestión documental para la organización, digitalización e indización de 2500 metros lineales
de archivo correspondientes a laserie documental de Historiales de Tierras - Titulación de Baldíos,
expedientes que a la fecha se encuentran debidamente organizados, digitalizados e indizados,
situación que facilita los procesos de consulta, obtención de copias y la conservación de los
archivos intervenidos. ~
El campo ~ Minagricultura
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ADQUISICIÓNDEBIENESYSERVICIOS ~~FECHA~~~'~ 17/07/2019
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De acuerdo con lo anterior, la Agencia en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de
Archivos", sus decretos reglamentarios y demás normatividad archivística vigente, requiere
contratar el servicio especializado para la organización documental en la que se incluyan
actividades de clasificación, ordenación, descripción y cambio de unidades de conservación.
Dicho servicio y sus respectivas actividades deberán garantizarse con la intervención de un equipo
especializado, en un espacio exclusivo que cumpla con lo establecido en el Acuerdo AGN 037 del
2000, suficiente y adecuado para la organización solicitada en el marco del objeto del contrato.
Con la contratación del servicio especializado de gestión documental, se pretende dar

cumplimiento a las ordenes impuestas por la Corte Constitucional en los temas relacionados con
Historiales de Tierras —Titulación de Baldíos con el fin de organizar los archivos que corresponden
a los temas anteriormente mencionados garantizando la correcta creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes y finalmente optimizar los procesos de consulta,
obtención de copias y la conservación de los archivos intervenidos.
Adicionalmente, la ejecución del proyecto dará las herramientas necesarias para custodiar y
administrar la gestión documental en los términos que la ley dispone. Por otra parte, la Agencia
reconoce que, para la atención de las PQRSD, así como las solicitudes de trámites y servicios, se
requiere contar con un fondo documental debidamente digitalizado, clasificado y organizado
conforme a la normatividad archivistica vigente.
El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) establece en

su artículo 32, de los contratos estatales, definiéndolos como "(...) todos los actos jurídicos
generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto,
previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la
autonomía de la voluntad (...)'; procediendo a la enumeración de algunos de los tipos contractuales
que pueden utilizar las entidades al celebrar contrataciones logrando así la consecución de sus
fines.
En Concordancia con lo anterior, el contrato que se pretende celebrar para satisfacerla necesidad
de la Agencia ya descrita es un contrato de prestación de servicios, definido por el numeral 3° del
artículo 32 de la Ley 80 de 1993 como -los que celebren las entidades estatales para desarrollar
actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.
Además, por vía jurisprudencial, se ha reiterado que el contrato de prestación de servicios puede
.2 3;Tipo.delcdnt[at~1 celebrarse tanto con personas naturales como jurídicas. AI respecto, el Consejo de Estado se
pronunció manifestando que "el contrato de prestación de servicios tiene por finalidad realizar
actividades relacionadas con la administración de la entidad o el cumplimiento de sus (unciones,
su carácteres temporal; el contratista goza de autonomía e independencia para la ejecución de las
prestaciones y puede celebrarse tanto con personas jurídicas como naturales, en este último caso,
siempre y cuanto las actividades contratadas no pueden cumplirse con personal de planta o cual
las labores requeridas exigen conocimientos especializados de los que no disponen los servidores
de la entidad. (...)" (Consejo de Estado. Sala de Consulta y Servicio Civil. CP Flavio Augusto
Rodríguez Arce, sentencia del 23 de noviembre de 2005. N° de radicación 11001-03-06-000-2005
- 01693-00 (1693)).
Así las cosas, dado que el desarrollo del objeto a contratar y teniendo en cuenta que las actividades
a ejecutar no pueden ser prestadas directamente por personal vinculado a la Agencia, yque,~/J /
además requieren de conocimientos especializados de los que no disponen los servicios de I~/^/
El Campo ~ Mina~rjculturá "

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~~~PROCES ADQUISICIÓN DE BIENESYSERVICIOS ~k=FECFIAs` 17/07/2019
E ~ $ .,r .. ~ s; 4 -.'+~ entidad, el contrato que se pretende celebraren virtud del proceso de selección, corresponde al de
„~ ~ ~z ~ ~ , `.~ prestación de servicios.
- ro~~l,, a~~á a ~. ~ z~t
`.,, ~, ~,„,,~ z Se debe tener en cuenta igualmente que el contrato que se derive del presente proceso de
~t ~ ~.~.-~ ~~~ contratación no genera para la Agencia Nacional de Tierras, ninguna relación laboral ni
~°, a+~`~ , > ~ ~i':-s'' prestaciones sociales, obligaciones que dependerán exclusivamente del proponente con las
t~~£ ~,-^'r .
{~ `~`~2; ~ r personas que destine para el cumplimiento del objeto contractual.
k 7 yy~ ~~??~~ p
'~ ryt` ~z*Ñ *~* De conformidad a lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015,
e°~ ^~~-~"~~~ ~+ la clasificación de bienes Y servicio requerido Para el Presente objeto
1 contractual es la si9uiente:
, ,~7R~`~. ,t~to ° +~~+e
~,~ ~ w' ~r ~ ~ ~" `, `~ Segmento - Familia 61ase - Producto Dibscdpción

~~ ~- p ate,+ .~~; ~°?~ 78000000 78130000 78131800 78131800 Bodegaje y
'2 4 Clasificador de Bienes y c` almacenamiento
i SeNiCioS ,^d ~~ ~í "r ~ especializado
~. ^~+~,~ x ' ~~ ~, " ti~ ~ 80000000 80100000 80101600 80101600 Gerencia tle
p
i~' t~y= r~ ~
f?t~,~l~ t ,+~.
$ ~„~
80000000 80160000 80161500 80161500
Proyectos
Servicios de
~ ~ ~~ , iY,~ ~ apoyo gerencia)
~. a i ~,, `~ > 81000000 81110000 81112000 81112000 Servicios de
'r ~:,t hp `f ~~ ~~ . . datos
++s .~~:vza ~ 1 -~-,.~. .. _. .,,eme. .7....y -
- sa.~ - , ,. A~ y{té.~3zFundarnentos~Juidicos de;la Modálidádde Seección ;,~ x~ ~, x„_ ~'s° "- r«~ -
`~ ~ ,aK ~ > ` •~ ~ ~k De conformidad con la cuantía del presente proceso y lo dispuesto por el numeral 1°del artículo 2°
~~, ~, + .. ~:~,a. ~,R; de la Ley 1150 de 2007, deberá adelantarse el mismo mediante la modalidad de Licitación Pública,
~ ' ~ ~ + á , ` $ 1' en concordancia con lo dispuesto en el articulo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto Nacional 1082 de 2015 y
ag
4~~ ~ demás normas que lo reglamenten o complementen.
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lipa*
,~-~~,~ 3 ~ , Adicionalmente, geste proceso de seleccibn y al contrato que de él se derive, le son aplicables los
'~ ~ A~~ ~`t'~ r ~!~~ 4 principios y normas de la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley 1474
~ } ~~`~~, ~`~~ de 2011, Ley 188.2 de 2018, Decreto Nacional 1082 de 2015, y demás normas concordantes o
Y4 ,~ t~ . y~` 1
,p ^~?
,w ~~~~~`; !; complementarias. Para aquellos aspectos no regulados en las normas anteriores, se aplicarán las
~, -~~ ~r~.~
normas comerciales y civiles pertinentes, así como las reglas previstas en el presente Pliego de
~ tf Condiciones, o en las adendas que se expidan durante el desarrollo de este proceso.
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z~,k, ~`
~~~~~~,~
~.~ ~ aww ,~~ ~ ~~~ ~, " También tendrán aplicación las normas legales que se dicten sobre la materia durante el desarrollo
~y~.`~ S" x1wS
de esta contratación y que deban empezar a regir durante la vigencia de esta, con las excepciones
~3 1 Indique la modahda'd de ~~ norrnas.ecto se determinen y las que se desprendan de las normas generales sobre vigencia
'coñtratácitñ~`~ `~~
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~ .~ ~, Y ~. De igual modo, es preciso señalar que el presente proceso de selección y el contrato que se llegue
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~ ,~,:° +~`,~~~~` r ~;~`+ a celebrar se regirán por la ley Colombiana y en especial, por las normas contenidas en la
a,~,~ ;~ ~`,t ~° ~ ~ ~ Constitución Política de Colombia, en el Estatuto General de Contratación de la Administración
~°d ~~ ~ ~~ 7 ~ ~"` 's Pública Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios, la legislación tributaria,
,,~ 5 u~ a . ~ r~ las Resoluciones internas de la Entidad y demás normas que las modifiquen o adicionen, así como
~~
~F ~~~~~~ ~ "'~~s~~ por los documentos que conforman el proceso, el pliego de condiciones, sus anexos, formatos,
r
;, i ~ ~`~~,~ adendas y demás documentos que sobre la materia se expidan durante el desarrollo del proceso
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*~ v t~`~ 3*fi
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~% I , de selección, y en lo que no esté particularmente regulado en ellas, o en este documento, por las
~~ normas legales comerciales y civiles vigentes que sean pertinentes. De acuerdo con la ley
,xi~'r ~ $¢, ~ colombiana, las normas actualmente vigentes se presumen conocidas por todos los
~,~ r~~~T~E~~ ,~~~; PROPONENTES que participen en el presente procedimiento de selección.( ~
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El campo Minagricuttura
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Presupuestal ~~ , „,
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~-_-~ aLL~ ~ , .~ ~"n,~`~ La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo del Subdirector (a)
4 2 Supermsor ~;~ ~`,r. ~ w ~ Administrativo (a) y Financiero (a), quien haga sus veces o de quien designe por escrito el
'~~r~ x.x ~ ~* -;ice,, ~.~~ Ordenador (a) del Gasto de la Agencia.
1` ~, µ ~ ; .#y 4 it ir' a yy
?~i.,i ~ r1 hi sP ~ ~ ~`' ñ ~~ 9 t9 ñ r
- V4w i ~~. .y ~~ 4 ,
~ b -^~ n~ r,~ ~ .~ s~:S~Determinacióñ del Obteto_Coñtractual ~~~ ~°- ~ r?~ ~%
~„ y, , ~ ,~ tr~ f, ~ Contratar los servicios de organización documental y digitalización de expedientes en custodia de
5 1 Objétó t á"zq ~ :'-. la Agencia Nacional de Tierras relacionados a la Titulación de Baldíos.
r m amSL"-~ ~t $, ,
,~ ~ u'~,,. r ~ El presupuesto oficial para la presente contratación será hasta por la suma de DOS MIL
'n,t~
a,~ z~ ~ '~ t ~ '~~K,x '~ `"„" DOSCIENTOS CINCUENTA Y SEIS MILLONES SETECIENTOS MIL PESOS MITE
~~3xw" ' u ~, s-- ($2.256.700.000), incluido el valor del IVA y demás impuestos, tasas, contribuciones de carácter
, ~° ~~ u' ~-„k ~~ ~ ; w nacional y/o municipal legal, costas directos e indirectos, de conformidad wn lo establecido en el
r r }~, ," ` análisis del sector, suma que LA AGENCIA pagará con cargo al CDP 7521 de la vigencia 2021,
~ „~n~~~ , , < expedido por la Subdirectora Administrativa y Financiera de la Agencia.
.~- d .~ , i,,;
k~á f 5+ _ 'Y~ ~ '. El valor final del contrato corresponderá a la prestación efectiva y real del servicio, de acuerdo con
t F
~ # ; ~„,r ~,~~~ r
„ °lr„ < .e los metros lineales de archivo organizados, digitalizados e indizados conforme a las obligaciones
a ;` t~'~Is
a
nr,, "~~ ,a~~,
,>~~' ~°
del contrato.
~* ~ e
'M1`~ „4., Los siguientes son los valores de referencia obtenidos del análisis de costos realizado por la
5 2 Valo~'~, < y Á "~~ `~~ Agencia y de los cuales resulta el presupuesto oficial:
p
P;h r 5i{ ~
r ~ ,*°~ +' ]p Yj
;~ Actividad Cantidad ~ Valor uniGrlo Valor total
rs '~
r,x ~.o ~x ~ ~%' IVA incluido .,
^' ~ a > ' ' >- ~,,, '> Organlzacion
rg ~. ; '~' documental y
,~~ ~.~ ~~ 31 ,~ digitalización de
;^ ?~, .,,~ ~;>, expedientes en
a~ `µ ~~r~ custodia de la 800 metros $ 2.820.875 $ 2.256.700.000
rk M a ~ th,
„~„~, a,~, - ~ {- Agencia lineales
d , a Nacional de
~ ~`#f~-',y ~ r ` ~~ Tierras
~, < ~ ~~ ~x~`-~ '~¿~
".. relacionados a la
,,.k~ -' %`~ Titulación de
.~dña~. _~ ú ª ~`:I ~_. ~ Baldíos.
re y ~;,_ ~ ~~~ Y La ANT pagará al proveedor el valor de los servicios ejecutados mediante pagos mensuales
~ , ~.ua' ~~ correspondientes al total de metros lineales organizadas, digitalizados e indizados conforme a las
~~; ~~-~ ~ ~ -~`r~ ~ obligaciones del contrato, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de
F~yn~ ~ ,, a ~t a `'~ , ~ ,+ la respectiva factura y previo recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato de los
i
~ .,_~; a ar~lr it, ~ ` -.,~ metros lineales de archivo intervenido.
r
4~T~k}t ",,.,, ~ ~ ' ~~ ~„ ~= Para efectos del pago, el contratista deberá adjuntar con la factura, la constancia de encontrarse
É
~~ '`~á ~ ~• á ,~. -`: al día en el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral y Parafiscales,
5 3~Fonña de Pagó `ri' ~`, ~'tL' conforme a lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el articulo 23 de la Ley 1150
` ~ de 2007.
~~ SQs;: „ ~ ~~ El pago mensual se realizará contra las facturas aprobadas, a las cuales se deberá adjuntar los
s ñ t'+
~ ~ } ~~~µ.; ~~ ,~ ~ siguientes documentos: a) Original de la factura discriminada y firmada con Vo.Bo. del supervisor.
~`. y ~~ * f z:` ~xc ~` '~' b) Formato de recibo a satisfacción de los manteamientos, debidamente firmado por el Supervisor.
(' x'4~ ~ ~ c). Certificación del cumplimiento de los pagos al Sistemas de Seguridad Social Integral en Salud
~,, :ks ;~ }~ }«w: ~ = y Pensión, Sistema General de Riesgos Laborales, y parafiscales -Servicio Nacional dei
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Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación

Familiar-, de conformidad con lo establecido artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen.
Nota 1. Si el producto de la organización y la digitalización no cumplen a satisfacción con los

porcentajes de calidad establecidos por la ANT y acordados con el proveedor, no se procederá a
autorizar el trámite de pago de los productos presentados.
En todo caso el pago que se genere en virtud del presente contrato estará sujeto al Programa Anual
Mensualizado de Caja — PAC y a la situación efectiva de los recursos asignados por la Dirección
General de Crédito Público y Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito público.
El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2021, montado a partir del
cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento yejecución, y de la aprobación de la póliza
4 Plazó~,tlé Ejecuciári
correspondiente.
7. Presentar un cronograma detallado de trabajo en la semana siguiente a la suscripción del acta

de inicio de ejecución del contrato, con las actividades contractuales a ejecutar.
2. Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo, o en carpetas mediante revisión del
FUID frente a cada uno de los expedientes. Dicha recepción debe estar documentada
mediante acta o constancia de recepción, en la que conste la entrega que realiza la ANT al
contratista.
3. Devolver los expedientes debidamente organizados, trasladándolos al lugar que señale la
ANT, ubicándolos en el lugar y estantería que la ANT le indique en cajas de archivo, con su
respectiva identificación de acuerdo con las especificaciones técnicas. El recibo se hará en la
ciudad de Bogotá D.C., mediante revisibn del FUID frente a cada uno de los expedientes.
4. Aplicar los procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción realizando
actividades de retiro de material metálico, incorporación, foliación de documentos, rotulación
de carpetas y cajas; velando por el adecuado diligenciamiento del Formato Úniw de Inventario
Documental y de la Hoja de Control, así como, la digitalización e indización de cada
expediente resultante, de conformidad con la normatividad exigida por el Archivo General de
la Nación — AGN, y de acuerdo con la ficha técnica y esquema de metadatos requeridos por
la Agencia" .
5. Proveer para la ejecución del contrato el personal mínimo requerido de conformidad con las
especificaciones relacionadas en el item de personal mínimo requerido del Anexo Técnico 1-
Especificaciones técnices del servicio a contratar.
j5f5 ObligácioñesEspécificas•~~b~
~, ~~~ _~ ~
.~' 6. Garantizar los perfiles de Gerente y líder de proyecto. No obstante, si por causas
` excepcionales no atribuibles al contratista, caso fortuito o fuerza mayor se hace necesario
realizar una modificación o cambio de algún integrante del equipo de trabajo durante la
ejecución del contrato. El contratista debe garantizar que durante el transcurso del Contrato
se cuente con todo el Equipo de Trabajo, por esta razón, al solicitar un cambio de profesional,
el contratista deberá entregarla solicitud de cambio, las hojas de vida de los candidatos que
cumplan el perfil requerido debidamente soportadas, dando cumplimiento a las mismas o
mejores calidades del profesional acreditado a reemplazar, para que la supervisión adelante
la evaluación y con una antelación de quince (15) días hábiles de la fecha en la que se
vincularía el nuevo profesional. La Supervisión contará con cinco (5) días hábiles para
pronunciarse y aprobar sobre el cambio de personal.
7. Guardar reserva de los asuntos que conozca debido a sus actividades.
8. Responder en los plazos que la ANT establezca para cada caso, los requerimientos y/o
solicitudes realizadas a través del supervisor del contrato o por quien este designe.
9. Elaborar y entregar al supervisor del contrato los informes que le sean solicitados sobre la
ejecución del contrato, sin perjuicio de otros informes que el supervisor considere necesarios.
10. En caso de pérdida o deterioro de carpetas o documentos que se transporten a las
instalaciones del contratista o que se encuentren en intervención, el contratista deberá realizar
la reconstrucción cortespondiente asumiendo el costo que esto genere. Dpurante la entregase
dejará constancia de algún tipo de deterioro en las carpetas entregadas. Q./
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~~$PROCESÓ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ FECNA 17/07/2019
77. Desarrollar las actividades de organización documental definidas, de acuerdo con el Anexo
Técnico 1- Especifcaciones técnicas del servicio a contratar.
12. Las demás señaladas en los estudios previos y en los requerimientos técnicos de la
entidad y propios del objeto a contratar, así como las que se deriven de la naturaleza del contrato
y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.
1. Cumplir lo previsto en los estudios previos y/o especificaciones esenciales del contrato, según
corresponda, así como en la propuesta presentada.
2. Acatarla Constitución, la ley, las normas legales y procedimentales establecidas por el gobierno
nacional y demás disposiciones pertinentes.
3. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales.
4. Atender el objeto contratado en forma oportuna.
5. Colaborar con la ANT para que el objeto contratado se cumpla y que sea de la mejor calidad.
6. Acatar las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta el supervisor o interventor.
7. Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social en salud y pensiones
y aportes parafiscales, cuando haya lugar, asi como el pago a la ARL, y presentar los documentos
respectivos que asi lo acrediten, conforme lo establecido en el Decreto 1703 de 2002, Decreto 510
de 05 de marzo de 2003, las Leyes 789 de 2002, 828 de 2003, 1122 de 2007, 1150 de 2007, 1562
de 2012 y demás que las adicionen, complementen o modifquen.
6. Cumplir con las condiciones técnicas, jurídicas, económicas, financieras y comerciales
presentadas en la propuesta.
9. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía, al supervisor del contrato, según
corresponda.
10. Guardar total reserva de la información que obtenga en desarrollo del objeto contractual, ya
Obligaciónes géñerales,a;,: que es de propiedad de la Entidad, salvo requerimiento de autoridad competente.
11. Presentar cuando sean requeridos los wmprobantes de afliación y pago de los aportes a los
sistemas de salud y pensión del personal destinado a la prestación del objeto del contrato junto
con el comprobante de pago del subsidio familiar y la afiliación a la A.R.L.
12. Dentro del término que se establezca en el contrato constituir las garantías pactadas en el
mismo.
13. Tomar las precauciones necesarias para la seguridad del personal a su cargo o servicio, de
acuerdo con las reglamentaciones vigentes en el país.
14. Responder por la conservación, el uso adecuado, deterioro o pérdida de los elementos que le
sean entregados por la Entidad los cuales solo podrán usarse exclusivamente para la ejecución
del contrato.
15. Atender los requerimientos que presente la supervisión para la ejecución del objeto contractual.
16. Cumplir oportunamente con todas las exigencias y procedimientos establecidos para los
contratos y sus modificaciones en la plataforma SECOP II, una vez recibida la notificación emitida
por Colombia Compra Eficiente mediante correo electrónico.
17. Informar a los visitantes que están siendo grabados y monitoreados por cámaras y además el
uso de datos personales, de conformidad con la Ley estatutaria 1581 de 2012.
18. En General las que se desprendan de la naturaleza del contrato y de su objeto
,.~,< 1. Expedir el registro presupuestal.
2. Aprobar la póliza que garantiza el contrato.
3. Suscribir el acta de inicio
5 7_,Obligacióñes de Ia ~ 4. Verificar que los elementos cumplan con las condiciones técnicas y de calidad exigidas.
Agéncia ~~ ~`'
_n. ~ :.~~s~,~ _ .L: 5. Proporcionarla información necesaria para la debida y oportuna ejecución del contrato
<,' 6. Comunicar al contratista por escrito con la debida oportunidad las observaciones sobre la
ejecución del contrato.
x r~+ẁ~ ~ '~~ 3~ ~-v ,~~ ~ 7. Realizar los pagos previa presentación correcta por parte del contratista, de los documento
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_'>~ r k = ' ; a~,, ~ -, ~T~ 8. Liquidar el contrato.
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ó~#r~~~i~k~r ~. ~ ~.~ú,~.~~.1 En la primera reunión del Comité Técnico Coordinador, el proveedor presentará el plan de trabajo
5 8 Informe's y/o Produetos~

con su respectivo cronograma de ejecución del contrato, de tal manera, que en cada reunión se
á£ '~`~ p ,J Y ~+ ~~, t~i, á~t~ presente por parte del proveedor el informe de avance a dicho plan de trabajo.
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El procedimiento de selección del contratista está sometido a los principios de transparencia, selección objetiva e igualdad de
derechos y oportunidades de los que se deriva la obligación de someter a todos los oferentes a las mismas condiciones definidas en
la ley y en el pliego de condiciones. El pliegode condicionesforma parte esencial del contrato; es la fuentede derechos y obligaciones
de las partes y elemento fundamental para su interpretación e integración, pues contiene la voluntad de la administración a la que
se someten las proponentes y el futuro contratista.
La Ley 1150 de 2007, artículo 5, numeral 2 estipula que: "La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores
técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos, contenida en los pliegos de condiciones
o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los
contenidos en dichos documentos. (...)"
Para la verificación y como requisitos mínimos habilitantes la Entidad tendrá en cuenta la capacidad jurídica, la capacidad financiera,
la experiencia del proponente y la formación y experiencia mínima del equipo de trabajo.
Para la determinación de la evaluación de las ofertas se tendrá en cuenta el valor de la propuesta económica, los puestos de trabajo,
bodega cercana la Agencia, el estímulo a la industria nacional y proponente con trabajadores con discapacidad.
Con base en lo expuesto, previo análisis comparativo de las propuestas que cumplan con los requisitos habilitantes establecidos en
el Pliego de Condiciones y en este documento, se seleccionará el ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella
busca, aplicando los mismos criterios para todas ellas, lo que permite asegurar una selección objetiva, teniendo en cuenta para tal
efecto lo dispuesto por el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, utilizando la modalidad de Licitación Pública, bajo la ponderación de los
factores de calidad y precio, de acuerdo con lo señalado en el literal a) del Artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015, que
dispone:
"Artículo 2.2.1.1.2.2. Ofrecimiento más favorable. La Entidad Estatal debe determinarla oferta más (avoreble teniendo en cuenta
las normas aplicables a cada modalidad de selección del contratista.
En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinarla oferta más (avoreble teniendo en
cuenta.' (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas (...)".
De acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones LA AGENCIA verificará en cada propuesta, el cumplimiento de los
requisitos jurídicos, financieros, técnicos y las condiciones de experiencia; los cuales tienen por objeto establecer si las propuestas
cumplen con las condiciones y requisitos exigidos; en el evento en que NO CUMPLA así lo determinará.
FACTOR CUMPLIMIENTO
VERIFICACIÓN JURÍDICA CUMPLE O NO CUMPLE
VERIFICACIÓN FINANCIERA CUMPLE 0 NO CUMPLE
Capacidad organizacional
VERIFICACIÓN TECNICA
Condiciones de experiencia y CUMPLE O NO CUMPLE !7
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~~PROCE50` ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ y~FECHA,~ ~ 17/07/2019
En este sentido, LA AGENCIA una vez verifique las propuestas en la fecha y lugar establecido en el cronograma, manifestará si
están HABILITADAS o NO HABILITADAS, lo anterior, para que sean evaluadas conforme a los criterios establecidos para la
asignación de puntaje
7.1. Carta de Presentación de la Oferta
La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada de conformidad con el Formato

adjunto al Pliego de Condiciones.
El proponente deberá adjuntar a la propuesta, la carta de presentación de esta, debidamente

firmada por el proponente: persona natural, representante legal para personas jurídicas, persona
designada para representarlo en caso de consorcio o unión temporal, o apoderado debidamente
constituido.
Con la firma de dicho documento, el oferente declara bajo la gravedad del juramento que no se
encuentra incurso en ninguna causal de incompatibilidad einhabilidad para presentar la oferta y
que acepta y conviene expresamente en los procedimientos, contenidos y obligaciones recíprocos
derivados del estudio previo y del proyecto de Pliego de Condiciones.
Los oferentes podrán tomar y suscribir el modelo suministrado en el formato anexo al complemento
del Pliego de Condiciones. En todo caso, si los oferentes utilizan otro modelo, este deberá contener
mínimo la información solicitada en dicho formato del wmplemento del Pliego de Condiciones.
La suscripción de la carta constituye un compromiso de adherencia y responsabilidades, siguiendo

elcontenido delAnexo.
En el evento que la oferta se presente a través de apoderado éste debe encontrarse debidamente
facultado para participaren el proceso de contratación y suscribir el contrato que se derive de éste.
, Cuando se trate de personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia,
7. Reqúisitqs Itabilifántes
deberán además acreditar un apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para
tundicos ~rtr "„ < , `~x
~ ..~x~~> realizar el ofrecimiento, de ser necesario presentar la propuesta, participar y comprometer a su
representado en las diferentes instancias del proceso de selección, suscribir los documentos y
declaraciones que se requiera, así como el contrato, suministrar la información que le sea
solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con la convocatoria, así como para ejecutar el
contrato, liquidado o representarlo judicial o extrajudicialmente.
Dicho apoderado podrá ser el mismo "apoderado" única para el caso de personas extranjeras que
participen en consorcio o unión temporal, y en tal caso, bastará para todos los efectos, la
presentación del poder común otorgado por todos los integrantes del consorcio o unión temporal
con los requisitos relacionados con la autenticación, consularización ytraducción; particularmente
con lo exigido en el código de Comercio de Colombia.
El poder a que se refere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del
consorcio o unión temporal.
La carta de presentación deberá cumplir los siguientes requisitos: 1) Debe contener todas las
manifestaciones ydeclaraciones que contiene el Anexo correspondiente del pliego de condiciones;
2) El proponente NO podrá señalar condiciones diferentes a las establecidas en el pliego de
condiciones. 3) Será rechazada la propuesta sometida a condiciones para celebrar el contrato.
7.2. Fotocopia del documento de identidad
Toda persona natural que funja como proponente en el presente proceso de contratación, deberá
allegar la fotocopia legible de su cédula de ciudadanía amarilla de hologramas, de conformidad con
la Ley 757 de 2002, modif cada por la Ley 999 de 2005, reglamentada por el Decreto 4969 de 2009,E
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PROCESO ADQUISIC16N DE BIENES Y SERVICIOS ~ PECHAS
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17/07/2019
Igualmente lo deberá hacer el representante legal de la persona jurídica que se presente wmo
proponente y cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal que se constituya para el
efecto. Para personas extranjeras sin domicilio en Colombia, acreditará su existencia mediante una
copia de su pasaporte vigente. Para personas extranjeras domiciliadas en Colombia, acreditará su
existencia mediante una copia de su cédula de extranjería.
7.3. Certificado de la Cámara de Comercio, Matrícula Mercantil o documento

Equivalente
Para el caso de personas jurídicas, el proponente debe adjuntar el Certificado de Existencia y

Representación Legal; tratándose de personas naturales, el Certificado de Matrícula en el Registro
Mercantil o su equivalente, cualquiera de éstos, con fecha no mayor a treinta (30) días calendario
anteriores a la fecha de cierre del proceso expedido por la Cámara de Comercio o la autoridad
competente, en los cuales se verificarán los siguientes aspectos:
a) Que esté constituido legalmente;

b) Que el objeto social o actividad mercantil esté relacionado con el objeto del presente
proceso;
c) Los representantes legales de la misma;
d) Las facultades del representante legal;
e) La duración, la cual no podrá ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año
más, de conformidad con lo dispuesto en el articulo 6 de la Ley 80 de 1993.
Las personas jurídicas integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán acreditar

individualmente los requisitos de que trata este numeral.
En caso de prórroga del plazo para la presentación de ofertas, este certificado tendrá validez con
relaciónala primera fecha de cierre. Cuando el certificado de existencia y representación legal o
el certificado de Matrícula en el Registro Mercantil sean expedidos por una entidad diferente a la
Cámara de Comercio, el proponente deberá presentar el referido certificado expedido por la
autoridad competente, con una fecha de expedición no superior a noventa (90) días calendario
anterior a la fecha de cierre del proceso.
Cuando el contenido del certificado expedido por la Cámara de Comercio o quien haga sus veces,
se haga la remisión a los estatutos de la sociedad para establecer las facultades del Representante
Legal, el oferente deberá anexar copia de estos.
Para proponentes extranjeros:
Deberán aportar el documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente en el país

en donde tienen su domicilio principal.
Las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia acreditarán lo pertinente mediante un
certificado expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio, cuya fecha de
expedicibn deberá ser dentro de los treinta (30) dios calendario anteriores a la fecha prevista para
la recepción de documentos, en el que conste su existencia, y el nombre del representante legal
de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla
jurídicamente y sus facultades. Si el representante legal tuviere limitaciones para comprometer a
la empresa mediante la presentación del ofrecimiento, para presentar la propuesta, suscribir el
contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación, deberá presentar
conjuntamente con el ofrecimiento copia del acta o documento en la que conste la decisión del
órgano social competente o su equivalente de la sociedad extranjera, que autorice la presentación
El campo Minagridultura
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del ofrecimiento y de ser necesario lo faculte para la presentación de la propuesta, la celebración

del contrato y la realización de los demás actos requeridos para la contratación.
Si una parte de la información solicitada no se encuentra incorporada en el certificado o documento

mencionado, o si este tipo de certificados o documentos no existieren, de acuerdo con las leyes
que rijan estos aspectos en el país de odgen, sede del interesado, la información deberá
presentarse en documento independiente emitido por el representante del máximo órgano directivo
de la empresa.
Si la propuesta fuere suscrita por una persona jurídica extranjera a través de la sucursal que se
encuentre abierta en Colombia y/o par el representante de ésta, deberá acreditarse la capacidad
legal de la sucursal y/o de su representante mediante la presentación del certifcado de existencia
y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad de la República de
Colombia en la cual se encuentre establecida la sucursal, cuya fecha de expedición deberá ser
dentro de los treinta (30) dias anteriores a la fecha prevista para la recepción de documentos.
Cuando el representante legal de la sucursal tenga limitaciones para presentar el ofrecimiento, la
propuesta, suscribir el contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la wntratación, deberá
presentar junto con el ofrecimiento copia del acta en la que conste la decisión del órgano social
competente o su equivalente de la sociedad extranjera, que autorice la presentación del
ofrecimiento, y de ser necesario lo faculte para presentar propuesta, celebrar el contrato y realizar
los demás actos requeridos para la contratación.
Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas
privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia, deberá acreditar la
constitución de un apoderado (Poder Especial), domiciliado y residente en Colombia, debidamente
facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato, asi como para representarla
administrativa, judicial o extrajudicialmente.
NOTA 1: Los documentos con los cuales el proponente acredite sus requisitos habilitantes que
hayan sido escritos originalmente en una lengua distinta al castellano, deben ser traducidos al
castellano y ser presentados en su lengua original junto con la traducción al castellano. El
proponente puede presentar una traducción simple al castellano. Si el proponente resulta
adjudicatario para firmar el contrato debe presentar la traducción oficial al castellano de los
documentos presentados en idioma extranjero. La traducción oficial debe ser el mismo texto
presentado para acreditar los requisitos habilitantes. Los documentos presentados por los
proponentes no requieren legalización alguna salvo los documentos otorgados en el exterior y los
poderes generales o especiales que deben ser otorgados ante Notario Público. En caso de resultar
adjudicatario, el oferente, para firmar el contrato, debe presentar los documentos otorgados en el
extranjero, legalizados de conformidad con la Convención de la Haya.
NOTA 2: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin

domicilio ni sucursal en Colombia, para efectos de poder ejecutar el contrato deberá previamente
constituir una sucursal en Colombia en los términos del Código de Comercio, de acuerdo con lo
señalado en los Artículos 471 y 474 del citado Código.
NOTA 3: En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 874 del Código de Comercio, en

concordancia con el Artículo 28 de la Ley 9 de 1991, el Artículo 3 del Decreto 1735 de 1993 y la
Resolución No. 8 de 2000, modificada por la Resolución 6 de 2006, emanada del Banco de la
Republica, el valor en pesos colombianos del contrato o contratos celebrados en moneda distinta
será el de la fecha de su suscripción o firma de acuerdo con la tasa de cambio oficial que indique,
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el Banco de la Republica.
NOTA 4: El oferente extranjero deberá relacionar y certificar la experiencia exigida en este proceso.
En el evento en que dicha experiencia se haya obtenido en pais distinto a Colombia, para efectos
de certificada deberá adjuntar la certificación respectiva que deberá cumplir con los requisitos
establecidos en este documento. Adicionalmente, si la certificación se encuentra en idioma distinto
al castellano, deberá adjuntarse además del documento en idioma extranjero, la traducción al
idioma castellano del documento. Si el proponente resulta adjudicatario para firmar el contrato debe
presentar la traducción oficial al castellano de los documentos presentados en idioma extranjero.
La traducción ofcial debe ser el mismo texto presentado para acreditar los requisitos habilitantes.
Personas naturales. Las personas naturales acreditaran su existencia, aportando su inscripción

vigente en el Registro Mercantil, mediante el certificado de Registro Mercantil expedido por la
Cámara de Comercio con fecha no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha
prevista para la entrega de propuestas, en el que consten actividades que correspondan al objeto
del presente proceso de selección.
NOTA 1: En el evento que ejerza una profesión liberal, de acuerdo con lo establecido en el articulo
23 del Código de Comercio no requiere de la acreditación del certificado de Registro Mercantil. El
proponente deberá ser mayor de edad.
Cuando el proponente fuere una Institución de Educación Superior Pública: El proponente

deberá presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal de Educación Supedor, con
una vigencia máxima de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del
presente proceso de selección, expedido por el Ministerio de Educación Nacional, en el que conste
su existencia, y el nombre del representante legal de la Universidad o de la persona o personas
que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades, para lo cual de ser
necesario deberá aportar los documentos correspondientes.
En el evento que el proponente fuere una Caja de Compensación deberá presentar Certificado
de Existencia y Representación Legal, expedido por la Superintendencia del Subsidio Familiar
dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente
proceso de selección, en el que conste domicilio y representacibn legal. Asi mismo, su objeto social
debe corresponder al objeto del presente proceso de selección o actividades afines. Igualmente,
deberá allegar los Estatutos en los cuales consten las facultades del representante legal y el
término de duración de esta, el cual no podrá ser infedor a la del plazo de ejecución del contrato y
un año (1) más.
Cuando se trate de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia el

Contratista deberá allegar el certificado expedido por esta dentro de los 30 días calendario
anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección, mediante el cual se
acredite la representación legal, su calidad y que su duración no será infedor al plazo de ejecución
del contrato y un (1) año más. Así mismo, su objeto social debe corresponder al objeto del presente
proceso de selección o actividades afines.
Cuando el proponente fuere una entidad sin ánimo de lucro, el proponente deberá presentar
el Certifcado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la
jurisdicción del domicilio principal, con una vigencia máxima de treinta (30) días calendario, '
anteriores al cierre del proceso de selección, en el cual conste que la sociedad puede ejercer su(p
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ix PRÓCE50~~ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~~.~EECHA 17/07/2019
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objeto social, cumple con los requisitos exigidos y no tiene límites a su ejercicio social. Así mismo,
su objeto social debe corresponder al objeto del presente proceso de selección.
7.4. Acta de autorización para presentar propuesta y suscribir el contrato:
El representante legal del proponente debe estar autorizado para presentarla propuesta y suscribir
el contrato. Si del certificado de Cámara de Comercio se desprende que las facultades del
representante legal se encuentran limitadas para presentarla propuesta o para firmar el respectivo
contrato, se deberán anexar los estatutos y/o la correspondiente autorización de la Junta Direüiva,
de Socios o Asamblea General, que lo faculte específicamente para presentarla propuesta en este
proceso de selección y celebrar el contrato respectivo, en caso de resultar seleccionado.
En el evento en que el representante esté limitado en éste aspecto en el caso. de consorcios o

uniones temporales, se deberá adjuntar acta de la junta de socios o asamblea general de
accionistas, en la que se faculte al representante legal de cada miembro, para presentarla oferta,
celebrar el contrato y comprometer a la sociedad en cuantía igual o superior al valor de la oferta.
En el evento en que el contenido del certificado expedido por la Cámara de Comercio haga
remisión a los estatutos de la Sociedad para establecer las facultades del Representante
Legal, el oferente deberá anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos, y si de éstos se
desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto, se deberá
igualmente adjuntarla autorización específica impartida por la Junta de Socios o el estamento de
la sociedad que tenga esa función, para participaren este proceso y suscribir el contrato, en caso
de resultar seleccionado.
7.5 Acreditación de documentos de personas jurídicas extranjeras sin sucursal o domicilio

en Colombia
Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio en el país o sin sucursal
establecida en Colombia, deben acreditar que cuentan con un apoderado domiciliado en Colombia
debidamente facultado para presentar la propuesta y representarla judicial y extrajudicialmente,
cuyo poder debe cumplir el trámite dispuesto en el presente Pliego de Condiciones Definitivo.
La existencia y representación será acreditada, bien sea que su participación sea en forma
independiente ó wmo integrantes de Consorcio o Unión Temporal, mediante una certificación
expedida por la autoridad competente del país del domicilio del proponente, de conformidad con
los requisitos establecidos en el artículo 480 del Código de Comercio. (Ej: Certificate of incorporate
and good standing, etc.).
Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas
privadas extranjeras que no tengan establecida suwrsal en Colombia, deberán acreditar adjuntar
el certificado de existencia y representación legal o el documento equivalente del país en que se
haya constituido legalmente. Si el mismo se encuentra en idioma distinto al castellano, debe
presentarse en su lengua original junto con la traducción al castellano. En el evento en que el
oferente extranjero ostente limitación en su capacidad de contratación o de oferta, deberá adjuntar
el documento mediante el cual se remueva dicha limitación. En lo no previsto aquí expresamente,
se aplicará el régimen dispuesto para los nacionales colombianos y que le sea aplicable a los
extranjeros.
7.6. Documento de Constitución del consorcio o unión temporal:
En caso de Consorcio o Unión Temporal, los proponentes indicarán dicha calidad, los términos y
extensión de la participación, la designación de la persona que lo representará y señalarán las
reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, conforme a lo señalado en el~
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4 PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ MECHA 17/07/2019
parágrafo 1° del articulo 7° de la Ley 80 de 1993. Igualmente debeNan anexar el respectivo

documento de constitución.
7.8.1. Contenido del documento de Constitución del Consorcio o Unión Temporal
El proponente, con la propuesta, deberá anexar un documento suscrita por todos los integrantes
de la forma asociativa escogida, y/o por sus representantes debidamente facultados, en el que
conste la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, según corresponda, en el cual se
exprese lo siguiente:
a) Identificación de cada uno de sus integrantes: nombre o razón social, tipo y número del
documento de identificación y domicilio.
b) Designación del representante: deberán señalar expresamente su identificación,
facultades, entre ellas, la de presentarla propuesta correspondiente al presente proceso
de selección y las de celebrar, modificar, transigir, conciliar y liquidar el contrato en caso
ser adjudicatario, asi como la de suscribir todos los documentos contractuales y
postcontractuales que sean necesarios, es decir que el representante legal tiene plenas
facultades para representar a la forma asociativa y adoptar todas las decisiones.
c) Indicación de los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución
del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa, asi como las reglas
básicas que regularán sus relaciones.
d) Indicar la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa
correspondiente.
e) Indicar a nombre de quien se realizará la facturación de conformidad con lo establecido
en el Decreto 3050 de 1997, modificado por el Decreto 2311 de 2011.
f) En todo caso, la vigencia de la forma de asociación escogida no podrá ser inferior al
término de ejecución del contrato y un año (1) año más.
NOTA: En el Anexo Carta de Presentación, se deberá indicar el miembro o miembros del

proponente plural que concurran a la acreditación de la experiencia.
7.6.2. Condiciones de los integrantes del consorcio o unión temporal
Los proponentes que se presenten como Consorcio o Unión Temporal deberán tener en cuenta lo
siguiente:
a. Los objetos sociales de cada uno de sus integrantes deben comprender o estar relacionados
con el objeto del presente proceso y la duración de las personas jurídicas que lo conforman no
puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.
b. En atención a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 3050 de 1997, para el caso de los
integrantes de un Consorcio o Unión Temporal, para efectos de pago deberán manifestar con
respecto a la facturación, dentro de su oferta, lo siguiente:
i. Si la va a efectuar en representación del Consorcio o la Unión Temporal uno de sus integrantes,

caso en el cual debe informar el número de identificación tributaria - NIT de quien va a facturar.
ii. Si la facturación la van a presentar en forma separada cada uno de los integrantes del Consorcio
o Unión Temporal, deberá informar su número de identfcación tributaria — NIT y establecer la
participación de cada uno dentro del valor del contrato.
iii. Si la facturación se va a realizar directamente por el Consorcio o Unión Temporal, el Consorcio
o Unión Temporal debe allegar la fotocopia del Registro Único Tributario RUT del Consorcio 0
Unión Temporal actualizado, dos (2) dios después de la adjudicación.
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c. No podrá haber cesión entre quienes integran el Consorcio o Unión Temporal, salvo que LA
AGENCIA lo autorice en los casos que legalmente esté permitido.
d. Las condiciones que establezcan los integrantes con respecto a las actividades, porcentajes,
términos y/o extensión de la participación, no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo
de LA AGENCIA'. ~..
e. En el evento de presentarse inhabilidades sobrevivientes para los miembros de la Unión

Temporal o Consorcio, el representante tendrá la obligación de informarlo por escrito a LA
AGENCIA dentro de los cinco (5) días hábiles sigúienles a la ocurrencia de los hechos que dieron
lugar a ella. j
7.8.3. Registro Entidad sin Ánimo de Lucro —Cooperativas:
Si el proponente es una entidad sin ánimo de lucro presentará el correspondiente certificado,

expedido por la Cámara de Comercio u otro órgano competente en donde conste su registro y
personeriajurídica con una antelación no superior a treinta (30) días calendario, anteriores al cierre
del presente proceso de selección.
Si se trata de una Cooperativa, deberá anexar el reconocimiento de la personería jurídica expedido

por DANSOCIAL o quien haga sus veces.
7.7 Garantía de seriedad de la propuesta
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciónes establecidas en el Pliego de Condiciones

Definitivo, para la propuesta, y la suscripción y'~ legalización del contrato, el proponente debe
constituir, una garantía de seriedad, la cual podrá consistir en un Contrato de Seguros contenido
en una Póliza, Patrimonio Autónomo, Garantía~Bancería o Cartas de Crédito "Stand by", de
conformidad con lo establecido en la Parte 2°, Título 1°, Capítulo 2°, Sección 3° del Decreto 1082
de 2015 y la "Guía de Garantías en Procesos dé Contratación" expedida por Colombia Compra
Eficiente.
La Garantía de Seriedad de la oferta debe presentarse con la propuesta. La no presentación de

esta no será subsanable y constituirá causal de rechazo de la oferta conforme lo dispuesto en el
parágrafo 3 del Art 5 de la Ley 1882 de 2018, sin embargo, los errores presentados en la misma
serán subsanables en los tiempos establecidós en el cronograma del presente pliego de
condiciones.
Requisitos para la garantía de seriedad de la propuesta:
BENEFICIARIO_" Agencia Nacional de Tierras —ANT- — NIT: 900.948.953-8

El afianzado es el proponente. En este aspecto se debe
tener en cuenta lo siguiente:
1. El/los nombres) deben) señalarse de la misma forma
como fgura(n) en el certificado de existencia y
AFIANZADO - representación legal, (persona juridice) o en el documento
TOMADOR de identidad (persona nattjral).
2. En el caso de consorcios o uniones temporales debe ser
tomada a nombre del consorcio o unión temporal
(indicando todos y cada uno de sus integrantes).
3. En caso de que el proponente tenga establecimiento de
I Parágrafo 1°, Articulo 7 Ley 80 tle 1993
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comercio, en la garantía debe figurar wmo afianzado la

persona natural.
Tres (3) meses a partir de la fecha de cierre del proceso de
selección.
VIGENCIA (En caso de que la fecha de cierre del proceso de Selección
se amplíe, debe tenerse en cuenta la nueva fecha para
efecto de la vigencia de la póliza).
10% del valor del presupuesto oficial. (Las cifras del valor
VALOR de la póliza deben expresarse en pesos, sin utilizar
ASEGURADO decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil
inmediato, teniendo en cuenta reducir al valor inferior si el
decimal es de 1 a 49 y aproximar al siguiente superior, si el
decimal es de 50 a 99.)
Amparar la seriedad de los ofrecimientos hechos por el
proponente en el proceso de Licitación No. 001 de 2021,
OBJETO cuyo objeto es: "Contratar los servicios de organización
documental y digitalización de expedientes en custodia de
la Agencia Nacional de Tierras relacionados a la Titulación
de Baldíos."
FIRMA El tomador deberá aportarla garantía debidamente firmada
La garantía de seriedad deberá amparar los riesgos que asume el proponente por su participación
en el proceso en el caso de resultar adjudicatario, y específicamente lo siguiente:
1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la

adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres
(3) meses.
2. El retiro de la oferta después de vencido el término fjado para la presentación de las propuestas.
3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado, de la garantía de cumplimiento
del contrato.
La ANT hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en caso de que se materialice

cualquiera de los riesgos amparados.
La ANT, previa solicitud escrita del oferente devolverá las garantías de seriedad de todas las
ofertas, una vez haya sido perfeccionado el contrato respectivo y se hayan aprobado por la ANT
las garantías contractuales.
Oueda entendido que ni la Garantia de Sededad de la Propuesta a que se refiere este numeral, ni
ninguno de los amparos de la Garantia Única del contrato que se suscriba como consecuencia del
presente proceso de selección, amparará los eventos contemplados en el artículo 1.055 del Código
de Comercio.
NOTA: El Proponente deberá presentar este documento con su propuesta a través de la

plataforma de SECOP II.
7.8 Certificación del cumplimiento de sus obligaciones con el Sistema Integral de Seguridad
Social y ApoRes Parafiscales
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De conformidad con lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, que fuera
modificado por el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo señalado en el artículo
50 de la Ley 789 de 2002, el proponente junto con la presentación de su oferta debe acreditar que
se encuenVa al die en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los
propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda la cual, debe
tener una fecha de expedición no mayor a Veinte (30) días calendarios anteriores a la fecha
del cierre del presente proceso de Selección.
Si el proponente es persona jurídica debe adjuntar con su propuesta, una certificación en la cual
se acredite el pago de los aportes realizados durante por lo menos los seis (8) meses anteriores a
la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección al Sistema General de Seguridad
Social(Salud, Pensiones, Riesgos laborales) así como los aportes parafiscales (Cajas de
Compensación Familiar, ICBF y SENA), de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley
789 de 2002 y en el articulo 23 de la Ley 1150 de 2007.
Dicha certificación debe venir suscrita por el Revisor Fiscal de la sociedad, si el proponente de
acuerdo con la Ley lo requiere, o en caso contrario la certificación debe venir suscrita por el
Representante Legal de la sociedad proponente.
En el caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes cuando los
mismos sean personas jurídicas constituidas en Colombia, deberán presentar en forma
independiente dicha certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal respectivo,
según corresponda.
Si el proponente es persona natural, deberá allegar las planillas a través de las cuales se acredite
el cumplimiento de sus obligaciones con los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales,
Cajas de Compensación Familiar, ICBF y SENA, éstos últimos cuando a ello hubiere lugar.
En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (8) meses de constituida deberá acreditar
los pagos a partir de la fecha de su constitución.
Nota: En caso de que el proponente no tenga personal a cargo y por ende no esté obligado a
efectuar el pago de seguridad social y aportes parafiscales en relación con personal, debe así
indicarlo en la certificación expedida por el Revisor Fiscal o por el Representante Legal o por el
proponente persona natural, según el caso, estos últimos bajo la gravedad del juramento, el cual
se entiende prestado con la presentacibn de la oferta.
La obligación de presentar las certificaciones de cumplimiento del articulo 50 de la Ley 789 de 2002
no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo que participen sucursales de éstas legalmente
constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar la certificación mencionada en el
segundo párrafo de este numeral o una certificación del Revisor Fiscal en la que manifieste que la
sucursal no tiene empleados y, por lo tanto, no deben cumplir con lo señalado en la Ley 789 de
2002.
La Entidad se reserva el derecho de verificar con las respectivas Entidades la información que
suministran los proponentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo
establecido por la Entidad, se solicitarán las aclaraciones de rigor.
Cuando el proponente no allegue con su oferta la certificación de que trata este numeral o la misma
requiera aclaraciones, la Agencia Nacional de Tierras se lo solicitarás
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7.9 Fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal o

contador público en caso de que aplique
7.10 Fotocopia del Registro Único Tributario vigente (RUT).
Si el proponente es colombiano o extranjero con sucursal o domicilio en Colombia2, con la

propuesta deberá aportar el Registro Único Tributario (RUT) actualizado. Para Uniones Temporales
y Consorcios cada uno de sus integrantes deberá aportar el mencionado registro y el del Consorcio
o Unión Temporal después de la adjudicación.
7.11 Formato de Identificación Tributaria, Formato Creación Beneficiario de Cuenta y

Certificación Bancaria.
Para el caso de consorcios o uniones temporales este requisito se exigirá únicamente si resulta
adjudicatario del contrato y deberá presentarlo para la suscripción de este.
7.12. Compromiso de transparencia (Formato)
7.13 Declaración de no estar incluido en las listas nacionales e internacionales de lavados

de activos.
El Representante legal debe anexar declaración expresa, bajo la gravedad del juramento, que ni la
empresa, ni él están incluidos en listas nacionales o internacionales de lavado de activos.
Cuando se trate de consorcios y/o uniones temporales cada uno de sus integrantes deberá
presentar el documento respectivo.
7.14. Certificado de inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes:
Por disposición del articulo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto
Ley 019 de 2012 y el artículo 2.2.1.1.1.5.1.del Decreto 1082 de 2015, todas las personas naturales
o juridinas nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia que aspiren a celebrar contratos
con las entidades estatales deberán estar inscritas en el Registro Úniw de Proponentes.
Para tal efecto, el interesado deberá presentar el documento correspondiente expedido por la
Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes de
anterioridad al cierre del presente proceso, en el cual conste su inscripción, clasificación y
calificación como proveedor en el Registro Único de Proponentes (RUP).
Para el cierre del proceso el proponente deberá estar inscrito en el Registro Único de proponentes,
y en todo caso para que su propuesta se considere hábil dicha inscripción debe estar en firme a la
fecha establecida por la entidad en el pliego o sus adeudas como último día de traslado del informe
de evaluación del presente proceso de selección, conforme con lo dispuesto en el parágrafo 1 del
artículo 5° de la Ley 1150 de 2007, modifcado por el artículo 5° de la Ley 1882 de 2018.
Cuando el proponente sea un Consorcio o Unión Temporal, para la verificación de cumplimiento

de los requisitos exigidos por la Entidad en el RUP, todos los miembros deberán acreditar la
inscripción en el Registro Único de Proponentes.
` La inscripción en el Registro único Tributario-RUT-tendrá vigencia intlefinida y en consecuencia no se exigirA su renovación, sin perjuicio de las
actualizaciones (Parág2to del Artículo 6 Decreto 2460 de 2013.
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Requisitos habilitantes de personas extranjeras no inscritas en el registro único de

proponentes por no tener domicilio o sucursal en el país. (Ver Formato)
7.15 Certificado de no inclusión en el boletín de responsables fiscales.
De conformidad con lo previsto por el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, el proponente, persona
natural, o persona jurídica, y/o cada uno de los integrantes del proponente plural (Consorcio 0
Unión Temporal), no deben estar relacionados en el Boletin de Responsables Fiscales.
El proponente cargará junto con su propuesta en el Portal del Sistema Electrónico de la

Contratación Pública SECOP II
(https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE), el correspondiente
certificado expedido por la Contraloría General de la República, en ellos) cuales) conste que no
está (n) incluidos) en el boletin de responsables fiscales, (Esta consulta se debe realizar a través
de la página web www.coníraloriagen.gov.co no tiene costo alguno, asi mismo debe realizarse con
el dígito de verificación cuando aplique y el certificado debe tener una fecha de expedición no
mayor a treinta (30) días calendarios antedores a la fecha del cierre del presente proceso de
Selección).
De acuerdo con lo dispuesto por la Ley 962 de 2005 y la Circular 005 del 25 de febrero de 2008,
suscrita por el Contralor General de la República, el Comité Evaluador verificará en la página web
de la Contraloría el respectivo Boletin, imprimirá el reporte de la consulta y lo anexará al expediente.
Tratándose de interesados extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia y en cuyo pais de
origen no existe Boletin de Responsables Fiscales o su equivalente, deberá indicar esta
circunstancia, en documento suscrito bajo la gravedad de juramento por el interesado persona
natural o representante legal de la persona jurídica, como interesado individual o integrante del
interesado plural.
7.76 Certificación de no reporte en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e

Inhabilidades de la Procuraduría General de la Nación.

certificado expedido por la Procuraduria General de la Nación, en ellos) cuales) conste que no
están) incluidos) en el Sistema de Información de Registros de Sanciones e Inhabilidades de la
Procuraduria General de la Nación. (Esta consulta se debe realizar a través de la página web
www.procuraduria.gov.co no tiene costo alguno, asi mismo debe realizarse con el dígito de
verificación cuando aplique y el certificado debe tener una fecha de expedición no mayor a treinta
(30) días calendarios anteriores a la fecha del cierre del presente proceso de Selección).
Con el fin de acreditar la no inclusión en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e
inhabilidades la Agencia Nacional de Tierras, verificará el certificado de antecedentes disciplinarios
expedido por la Procuraduría General de la Nación, que el proponente, persona natural o juridica
y su representante legal y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio, una
unión temporal o una promesa de sociedad, no se encuentren) reportado(s).
Para extranjeros: Las personas naturales o juridicas extranjeras, sin domicilio o sucursal en
Colombia deberán manifestar por medio de certificación expedida bajo la gravedad de juramento y
debidamente firmada por el proponente natural o el representante legal de personas jurídicas, se~/
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deberá hacer dicha manifestación respecto de no estar incluido en el sistema de información de

registro de sanciones e inhabilidades de la Procuraduría General de la Nación.
En el evento en que el proponente cuente con el correspondiente certificado expedido por la

Procuraduria General de la Nación, en ellos) cuales) conste que no están) sancionados, podrá
aportado con su propuesta. (Esta consulta se debe realizar a través de la página web
www.procuraduria.gov.co no tiene costo alguno).
El Comité Evaluador de conformidad con lo previsto por la Ley 1238 de 2008, consultará los
antecedentes en la página web de la Procuraduría General de la Nación.
7.17 Certificación de no reporte en el Sistema Registro Nacional de Medidas Correctivas

RNMC de la Policía Nacional.

certificado expedido por la Policía Nacional, podrá aportarlo con su propuesta. (Esta consulta se
debe realizar a través de la página web https://srvpsi.policia.gov.co/PSC/frm cnp consulta.aspx
no tiene costo alguno y el certificado debe tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30)
dias calendarios anteriores a la fecha del cierre del presente proceso de Selección).
Con el fin de acreditarla no inclusión en el Registro Nacional de Medidas Correctivas RNMC de la

Policía Nacional, la Agencia Nacional de Tierras verificará que la persona natural o juridica y su
representante legal y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un consorcio, una unión
temporal o una promesa de sociedad, no se encuentra vinculado en el Sistema Registro Nacional
de Medidas Correctivas RNMC de la Policía Nacional de Colombia como infractor de la Ley 1801
de 2016 Código Nacional de Policía y Convivencia.
7.18 Certificado de antecedentes judiciales expedido por la Policía Nacional.

certificado expedido por la Policía Nacional, podrá aportarlo con su propuesta. (Esta consulta se
debe realizar a través de la página web https//www.policia.gov.co/, no tiene costo alguno y el
certificado debe tener una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores
a la fecha del cierre del presente proceso de Selección).
Con el fin de acreditar que el proponente no se encuentre en alguna causal de inhabilidad, La

Agencia Nacional de Tierras verificerá en el certificado de antecedentes judiciales expedido por la
Policía Nacional que aquel, persona natural o juridica y su representante legal y cada uno de sus
integrantes cuando el mismo sea un consorcio, una uriión temporal o una promesa de sociedad,
no se encuentren) inhabilitados.
7.19 Libreta militar.
Los proponentes, persona natural, así como el representante legal de la persona juridiga, deben
presentar la copia de la libreta militar o documentos que permita evidenciar su situación militar,
siempre que reúna la siguiente condición: Hombre menor de 50 años.% i
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En caso de consorcio o unión temporal, este requisito deberá cumplirse respecto de cada uno de
sus integrantes, de conformidad con el articulo 111 de Decreto 2150 de 1995.
Capacidad Jurídica de persona natural extranjera:
La persona natural exVanjera sin domicilio en Colombia acreditará su existencia mediante una
copia de su pasaporte vigente.
Se deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la

sociedad extranjera en el pais de origen. Asi mismo, su decisión de establecer negocios en
Colombia cumpliendo con los requisitos señalados en el articulo 472 del Código de Comercio, que
indica:
"Artículo 472: La resolución o acto en que la sociedad acuerda conforme a la ley de su domicilio
principal establecernegocios permanentes en Colombia, expresará:
1) Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigenciás de la ley colombiana
respecto a la claridad y concreción del objeto social;
2) El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otros fuentes, si las hubiere;
3) El lugar escogido como domicilio;
4) Elplazo de duración de sus negocios en elpais y las causales para la terminación de los mismos;
5) La designación de un mandatario general, con uno o más suplentes, que represente a la

sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho mandatario se
entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la
personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales, y
6) La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en
Colombia".
Cuando participen en Consorcio o Unión Temporal podrán designar un solo mandatario común y,
en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del documento de conformación del
Consorcio o Unión Temporal, suscrita por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación,
consuladzación y/o apostille y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia, además
de los señalados en este documento.
Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sucursal en Colombia y en cuyo pais de

origen no exista la obligación de realizar aportes parafiscales y al sistema de seguridad social, se
deberá indicar esta circunstancia en documento suscrito bajo la gravedad de juramento por el
proponente persona natural o por el representante legal de la persona jurídica, consorcio o unión
temporal.
Tratándose de proponentes extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia y en cuyo pais de

origen no exista ente estatal que certifique la ausencia de antecedentes disciplinarios o que no
exista Boletín de Responsables Fiscales o su equivalencia, se deberá indicar esta circunstancias
como la declaración de no contar con antecedentes disciplinarios que implique inhabilidad para
contrataren documento suscrito bajo la gravedad de juramento por el proponente persona natural
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o representante legal de la persona jurídica, como proponente individual o integrante del

proponente plural.
Cuando se trate de personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia,
deberán además acreditar un apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para
realizar el ofrecimiento, de ser necesario presentar la propuesta, participar y comprometer a su
representado en las diferentes instancias del proceso de selección, suscribir los documentos y
declaraciones que se requiera, así como el contrato, suministrar la información que le sea
solicitada, y demás actos necesarios de acuerdo con la convocatoria, así como para ejecutar el
contrato, liquidarlo o representarlo judicial o extrajudicialmente.
Dicho apoderado podrá ser el mismo apoderado único para el caso de personas extranjeras que
participen en consorcio o unión temporal, y en tal caso, bastará para todos los efectos, la
presentación del poder común otorgado por todos los integrantes del consorcio o unión temporal
con los requisitos relacionados con la autenticación, consularización ytraducción; particularmente
con lo exigido en el código de Comercio de Colombia.
El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del
consorcio o unión temporal.
CRITERIOS DE VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL

(CUMPLE — NO CUMPLE)
CAPACIDAD FINANCIERA (CUMPLE — NO CUMPLE)
La capacidad financiera del proponente será objeto de verificación de cumplimiento, como requisito
habilitante, CUMPLE — NO CUMPLE. Se determina con base en los documentos e indicadores
financieros solicitados, teniendo en cuenta la justificación, objeto, presupuesto oficial estimado,
forma de pago, duración, análisis del sector económico, así como otros aspectos generales del
proceso de selección, según lo señalado en el Decreto 1082 de 2015.
La información financiera debe ser presentada en moneda legal colombiana, por ser ésta la unidad
de cuenta contable por expresa disposición legal, de conformidad con los artículos 50 y 51 del
Decreto 2649 de 1993. (Artículo 51 modificado por el artículo 1 del Decreto 1536 de 2007).
Cuando se trate de consorcios y uniones temporales se especificará claramente en el documento

respectivo de conformación, el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes, de tal
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forma que la sumatoda corresponda al 100 %.
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;~~ n.,~~~'~r~~~. .~` NOTA: Las empresas y proponentes personas naturales yjurídicas obligados o no a estar inscritos
en el RUP, deben presentar los estados financieros con corte de información a 31-12-2020, según
lo estipulado en la Circular Externa N° 100-000015 del 10 de diciembre de 2020.
DOCUMENTOS FINANCIEROS (CUMPLE — NO CUMPLE).
Teniendo en cuenta la normatividad vigente, la fecha de recepción de propuestas y la diligencia de

cierre establecida en el cronograma del proceso de selección, así como lo señalado en los
Documentos Jurídicos, en especial sobre el Registro Único de Proponentes, para la verificación y
cumplimiento de la capacidad financiera exigida, se deben adjuntar los siguientes documentos,
según aplique:
• De conformidad con lo consagrado en el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el
artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, los proponentes, personas naturales y
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jurídicas nacionales y, personas naturales extranjeras con domicilio en Colombia o

jurídicas extranjeras que tengan sucursal en Colombia deben presentar el Certificado de
Inscripción yClasificación —RUP, en el que se certifque la capacidad financiera con corte
al 31 de diciembre de 2020. La inscdpción del proponente debe encontrarse vigente a la
fecha de cierre del proceso. Sin embargo, la Agencia no puede considerar que el oferente
está habilitado y evaluar su oferta mientras el RUP no esté en frene. (Circular Única
Externa de Colombia Compra Eficiente).
Así mismo, los proponentes constituidos como consorcios o uniones temporales e

integrados por personas naturales o jurídicas nacionales y/o personas naturales
extranjeras con domicilio en Colombia o jurídicas extranjeras que tengan establecida
sucursal en Colombia, deben presentar por cada integrante y en forma independiente, el
Certificado de Inscripción yClasificación —RUP, en el que se certifique la capacidad
financiera con corte al 31 de diciembre de 2020. La inscripción del proponente debe
encontrarse vigente a la fecha de cierre del proceso. Sin embargo, la Agencia no puede
considerar que el oferente está habilitado y evaluar su oferta mientras el RUP no esté en
firme. (Circular Única Externa de Colombia Compra Eficiente).
• Si el proponente se inscribió o realizb la renovación del RUP solicitado en la forma

precitada, para la verificación de los documentos e indicadores de capacidad financiera
será suficiente con su presentación, siempre y cuando éste se encuentre vigente a la
fecha de cierre del proceso de selección y en el mismo se certifique la capacidad
financiera con corte a 31 de diciembre de 2020, con los indicadores de capacidad
financiera exigidos.
Por lo anterior, la información de capacidad fnanciera se verifcará directamente del

certificado RUP, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitar la información financiera
adicional que requiera. Lo precedente, según Decreto 1082 de 2015 y el Manual para
determinar y verificar los requisitos habilitantes de Colombia Compra Eficiente, Versión M-
DVRHPC-04, para los indicadores adicionales solicitados.
No se aceptarán inscripciones y/o renovaciones y/o actualizaciones del RUP, en el que se

certifique la capacidad financiera con estados financieros intermedios.
• Las personas naturales extranjeras sin domicilio en Colombia o jurídicas extranjeras que
no tengan establecida sucursal en Colombia no requieren estar inscritas en el RUP.
• En consecuencia, deben presentar los estados financieros (balance general, estado de
resultados y notas explicativas) con corte a 31 de diciembre de 2020 ó, a la fecha de cierre
contable anual correspondiente adicho año, con la información financiera del proponente,
según la legislación propia del país de origen, con la traducción al idioma español
debidamente apostillado, con los valores re-expresados en moneda legal colombiana a la
tasa representativa del mercado (TRM) de la fecha de cierre de los mismos, suscrito por
la persona natural o el representante legal y, avalados por el contador público, revisor
fscal y/o auditor, según corresponda.
• De igual manera, deben presentar la certificación suscrita por el contador público, revisor
fiscal y/o auditor, según el caso, de acuerdo con el modelo del ANEXO INDICADORES
DE LA CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL que forma parte integral del
Pliego de Condiciones, en la que se registren las cifras contables de los estados
financieros solicitados y exigidos para el cálculo de los indicadores financieros, con el fn
de evaluar la capacidad financiera.
• Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, integradas por personas naturales
o jurídicas extranjeras, que no tengan domicilio o sucursal en Colombia, presentarán en
forma independiente los estados financieros (balance general, estado de resultados y
notas a los estados financieros) con corte a 31 de diciembre de 2020 ó, a la fecha d~
"1" es de todos I
~~FORMA~ ESTUDIOS PREVIOS a CÓDIGOS ADQBS-F-002
Agencia ~ ', `
Nacionala~ £ ACTIVIDAD '' FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ~r`~VERSIÓN t 3
Tierras ~ °` ~ ~ ~,,~.~- ;~
~ PROCESOS„y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~+, FECMA~ 17/07/2019
cierre contable anual correspondiente de dicho año, debidamente susc ito por la persona
natural o el representante legal y, avalados por el contador público, revisor fiscal y/o
auditor, según corresponda, junto con la certificación del ANEXO INDICADORES DE
CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL que forma parte integral del Pliego de
Condiciones suscrita por el contador público, revisor fiscal y/o auditor, según aplique.
• En todo caso, el proponente persona natural extranjera sin domicilio en Colombia o
jurídica extranjera que no tenga establecida sucursal en Colombia, aceptará las
condiciones establecidas en el Pliego de condiciones. En el evento de resultar favorecido
con la adjudicación, deberá someterse a los procedimientos y exigencias contempladas
por la ley colombiana para las personas extranjeras naturales o jurídicas que establecen
negocios permanentes en el pais.
• Cuando el contador público, revisor fiscal y/o auditor, según corresponda, certifique los
indicadores de capacidad financiera del ANEXO INDICADORES DE CAPACIDAD
FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL, debe registrar en forma clara el nombre, firma y
número de su tarjeta profesional ó del documenta que acredite su condición, según la
legislación del país de origen. Así mismo, deberán anexar copia de la tarjeta profesional
ó, del documento que lo acredite, según la legislación del país de origen y, del certificado
de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores (no mayor a
3 meses de expedición) ó, de aquel que aplique según la legislación del país de origen.
En todo caso, estos certificados deben estar vigentes para la fecha de presentación de la
propuesta.
• Las cifras contables de los indicadores financieros que se certifican en el ANEXO
INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL (para las personas
no obligadas a estar inscritas en el RUP) que forma parte integral del Pliego de
Condiciones, deben presentarse y desagregarse en forma coincidente, con relaciónalas
cifras contables de los estados financieros solicitados.
• Si el proponente presenta la información financiera en la forma exigida, CUMPLE con los
documentos financieros. De lo contrario, se solicitarán los documentos y/o aclaraciones
para que, dentro del plazo establecido por la Entidad, los aporte y/o aclare.
• Si el proponente no presenta los documentos o las aclaraciones solicitadas o, no son
satisfactorias o, no se presentan dentro del plazo establecido para tal fin, la propuesta
será evaluada desde el punto de vista de los documentos financieros como NO CUMPLE.
NOTA 2: Los proponentes plurales deberán presentar eI anexo por cada uno de sus integrantes y
estar suscrito por el REVISOR FISCAL (si está obligado a tenerlo), ó CONTADOR PÚBLICO ó
AUDITOR (según aplique).
INDICADORES FINANCIEROS (CUMPLE — NO CUMPLE).
El proponente que presente propuesta debe cumplir por igual, con los indicadores mínimos, que
siguen.
Con el cumplimiento de lo exigido para la Capacidad Financiera y los Documentos Financieros, se

calculan los indicadores financieros y se verifican las condiciones aquí señaladas, según
corresponda al objeto del Proceso, de acuerdo can el presupuesto oficial del proceso la forma de
pago, duración y análisis del sector económico, así:
'REQUISITOSMÍNIMOS HABIIITANTES FINANCIEROS ^. 4"" k ,~;~+u°r>k

g ~x~tMARGEN,~ ~„ i;-`-~CONSORCIOS Otc;ws~.'c~`
,,INDICÁDÓR` nj,~FÓRMULA
r ~SC+LICITADO..€fl~ ~UNIONES TÉMP.ORALESi
Activo Corriente / El proponente que
LIQUIDEZ =0>2,0
Pasivo Corriente presente propuesta debe
NIVEL DE Pasivo Total /Activo Desde = o > 0,00 % y cumplir por igual, con los
ENDEUDAMIENTO Total hasta 60,00 indicadores mínimos. ~
El campo ~ Minagricutfúra
es de todos
~c,~FORMAx~.~; ESTUDIOS PREVIOS ~~º~CÓDIGO~
,y ADQBS-F-002
Agencia ~úm ~ ~~ -~ ~ ~,~~ t
Nacionala~ ACTIVIDAD`"` FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS VERSIÓN ' 3
iii Tierras ~ ~~ ~~-~~r~' "~ ~ ~`
~?~PROCESÓ ~
aa ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ,~fi fECHAzs:
es,^~,.. 17/07/2019
~~~ v.~ v,:., N~
Los indicadores se
calculan de acuerdo con
RAZÓN DE =0>40
Utilidad Operacional I indeterminado 0 la participación porcentual
COBERTURA DE de cada uno de los
Gastos de Intereses indefinido
INTERESES integrantes del consorcio
o unión temporal.
El capital de trabajo se
determinará con base en
la sumatoria de los
CAPITAL DE Activo Corriente —
= o > $ 300.000.000 valores absolutos de cada
TRABAJO Pasivo Corriente uno de los integrantes de
la UT o consorcio.
Los indicadores financieros de liquidez, endeudamiento y razón de cobertura de intereses

del consorcio o de la unión temporal se determinarán con base en la participación
porcentual de cada uno de sus integrantes. Sus cuentas contables se calcularán de
acuerdo con ese porcentaje, consolidándose cada una de éstas en sumatoria. Obtenido
el total de cada cuenta contable, se calcularán los indicadores financieros.
El indicador financiero adicional de Capital de Trabajo se determina con base en la
sumatoria de los valores absolutos de cada uno de sus integrantes, teniendo en cuenta lo
establecido por Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los
requisitos habilitantes en los procesos de contratación (Versión M-DVRHPC-04) para el
caso de indicadores con valores absolutos.
• El resultado del indicador de Capital de Trabajo solicitado se calculará directamente con
la verificación de las cuentas contables del Activo Corriente y el Pasivo Corriente,
certificadas en el respectivo RUP o en los estados financieros según aplique.
NOTA 3: Para el indicador de razón de cobertura de intereses, el proponente cuyos gastos de

intereses sea cero (0) no podrá calcular dicho indicador, por resultar indefinido ó indeterminado.
En este caso, se entenderá que el proponente cumple con el mismo, siempre y cuando la utilidad
operacional sea positiva ó mayor a cero (0). Si la utilidad operacional es negativa, no cumple con
el indicador de Razón de cobertura deintereses.a
Si el proponente es consorcio o unión temporal, debe acreditar este indicador de la misma forma
prevista en este numeral, a menos que uno de sus integrantes tenga gastos de intereses igual a
cero (0). En este caso se debe utilizar la siguiente fórmula para calcular el índice requerido,
donde n es el número de integrantes del wnsorcio o unión temporal.
E"i Utilidad Operacional t X porcentaje de participación

E 1 Gasta de Intereses i X porcentaje de participación
NOTA 4: Cuando el proponente no registre pasivos corrientes y estos sean iguales a cero (0), el
resultado del indicador de liquidez será indefinido ó indeterminado. En este caso, se entenderá
que cumple con el mismo, siempre y cuando el activo corriente sea positivo ó mayor a cero (0). Si
el activo corriente es negativo, no cumple con dicho indicador,
Si el proponente es consorcio o unión temporal, debe acreditar este indicador en la misma forma
prevista en este literal, a menos que uno de sus integrantes tenga gastos de intereses iguala
3
' Ver Circular Externa No.004 del 14 de julio tle 2017 Superintendenciatle IndusVia y Comeroio y Concepto Técnico de la Contaduría Pública No.2017 — 261 del
21 de marzo de 2017. En tal sentido, los proponentes que hayan realizado su insvipción en el RUP antes del 1 de agosto de 2017 y en el mismo se registre y
certifique la tlenominación de la cuenta `gastos financieros', cumplen con el requerimiento del intlirador tle razón de cobertura de intereses, siempre y aantlo
cumplan con el mínimo exigido en el pliego tle condiciones del proceso tle selección.
I
El campo ~ Minagricultura ¡
~ es de todos i
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cero (0). En este caso, para su cálculo se debe utilizarla siguiente fórmula, donde n es el número
de integrantes del consorcio o unión temporal.
E;"_l Activo corriente i X porcentaje de participación i

E¡1 Pasivo corriente i X porcentaje de participación
NOTA 5: Cuando el proponente no registre pasivos totales y estos sean iguales a cero (0), el
resultado del indicador de endeudamiento será igual a cero (0). En este caso, se entenderá que
cumple con el mismo, siempre y cuando el activo total sea positivo ó mayor a cero (0). Si el activo
total es negativo, no cumple con dicho indicador.
Si el proponente es consorcio o unión temporal, debe acreditar este indicador en la misma forma
prevista en este literal, a menos que uno de sus integrantes tenga gastos de intereses igual a
cero (0). En este caso, para su cálculo se debe utilizarla siguiente fórmula, donde n es el número
de integrantes del consorcio o unión temporal.
E;"_r Pasivo Total i X porcentaje de participación i

E¿i Activo Total i X porcentaje de participación i
El proponente (persona natural, juridice y consorcio o unión temporal) debe cumplir con todos y
cada uno de los indicadores financieros anteriormente señalados, según aplique, y debe
presentados de acuerdo con las cuentas contables establecidas en el ANEXO INDICADORES
FINANCIEROS Y ORGANIZACIONALES, cuando a ello hubiere lugar.
Oueda HABILITADO en su capacidad financiera, como CUMPLE, el proponente que cumpla con
los documentos e indicadores financieros y, como NO CUMPLE, el proponente que no cumpla
con los documentos e indicadores financieros.
CAPACIDAD ORGANIZACIONAL (CUMPLE — NO CUMPLE)
DOCUMENTOS DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL.
Para la verificación de los documentos de capacidad organizacional, el proponente deberá tener

en cuenta y cumplir, con lo señalado para la capacidad y los documentos financieros, en su orden,
haciendo referencia a la capacidad organizacional y a los documentos de capacidad
organizacional.
INDICADORES DE CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
El proponente debe acreditar su capacidad organizacional con el RUP y, para los casos que aplique
con el ANEXO INDICADORES DE CAPACIDAD FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL que forma
parte integral del Pliego de Condiciones, el cual debe estar debidamente suscrito por el contador
público, revisor fiscal y/o auditor, según corresponda.
El proponente debe cumplir por igual, con los indicadores mínimos establecidos.
Los indicadores de capacidad organizacional del consorcio o de la unión temporal se determinarán

con base en la participación porcentual de cada uno de sus integrantes. Sus cuentas contables se
calcularán, de acuerdo con ese porcentaje consolidándose cada una de éstas en sumatoria.~
es de todos
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Tierras `~~-ter: - ~~~.~~~<
''r~PROCE50 ; ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS t°~~~~FECHÁ+~~ ', 17/07/2019
Obtenido el total de cada cuenta contable, se calcularán los indicadores de capacidad

organizacional.
Con el cumplimiento de los documentos de capacidad organizacional se calculan los indicadores

de capacidad organizacional y se verifica el cumplimiento de las condiciones aquí señaladas, según
corresponda al objeto del Proceso, de acuerdo con el presupuesto oficial, como sigue:
r~~:',$'^.^w1 a ?3'r REQUIS TOS MINIM05 HABILITANTES..ORGANIZACIONALES =`S~-w..~. :',a~i-w:"~'.

^~,y!^ x~*?°~ S,.~. .. .ü~=- r '" x+~ ~x ~T CONSORCIOSO á
~ i t '.INDICADOR.. F6RMULA ~ ~ MARGEN SOLICITADO ;'v3..UNIONES~,~
1 .t= u ,,,'tea fl"*TEMPORALES -0}.~
~. .i^t r. .. w. . _ ;"-~ ~~~u. ~.~n rE.? ,. --.r
El proponente que
RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Utilitlatl Operacional /Patrimonio = o > 0,15 presente propuesta
debe cumplir por
igual, con bs
indicadores mínimos.
Los indicadores se
calculan tle acuerdo
con la participación
RENTABILIDAD DEL ACTIVO Utilidad Operacional /Activo Total = o > 0,10
porcentual de cada
uno de los
integrantes tlel
wnsorcio o unión
temporal.
El proponente (persona natural, jurídica y consorcio o unión temporal) debe cumplir con todos y
cada uno de los indicadores de capacidad organizacional anteriormente señalados y presentarlos,
según las cuentas contables establecidas en el ANEXO INDICADORES DE CAPACIDAD
FINANCIERA Y ORGANIZACIONAL, cuando a ello hubiere lugar.
Queda HABILITADO en su capacidad organizacional, como CUMPLE, el proponente que cumpla

con los documentos e indicadores de capacidad organizacional y, como NO CUMPLE, el
proponente que no cumpla con los documentos e indicadores de capacidad organizacional.
DOCUMENTOS HABILITANTES DEL PROPONENTE DE CARÁCTER TÉCNICO.
1. Experiencia del proponente.
De conformidad con lo establecido en el numeral 1° del artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto

Reglamentario 1082 de 2015, en wncordancia con lo señalado en el "Manual para determinar y
verificar los requisitos habilitantes en los procesós de contratación", emitido por la Agencia Nacional
de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente, la experiencia acreditada es el conocimiento
del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas
en el objeto coniradual en un proceso de selección determinado, la cual es verificada por la Entidad
contratante con base en información que se encuentre certificada en el RUP, para lo cual el
9 Requisitos técni~ós proponente deberá aportar el certifcado de inscñpción expedido por la Cámara de Comercio
~hábilitáñtes:~.>'~ ` vigente y en frene.
iF,3'.r . d'~ _ s .-,
Podrán participar las personas naturales o jurídicas, así como aquellas que conforman Consorcios
o Uniones Temporales, consideradas legalmente capaces de conformidad con las disposiciones
legales colombianas que acrediten experiencia registrada en el RUP de la siguiente manera:
El proponente debe acreditar experiencia con máximo tres (3) contratos iniciados, ejecutados y
terminados, debidamente registrados en el RUP, que estén identificados con cualquiera de los
cuatro (4) Códigos de Clasificación UNSPSC:
SegméntA Familia Clase ° Pródúctó "' Déscüpciód

78000000 78130000 78131800 78131800 Bodegaje y
we
El campo ~ Minagncuttlara
es de todos
' ,,~FORMA` á ESTUDIOS PREVIOS r ~, CÓDIGO. _. ADQBS-F-002
Agencia r
Nacional ~ `~rACTIVIDAD~'
` FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ~"~
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Tierras °~ ~ ~ ~~~ ~ a~w =.~
~ ROCESÓ~
a~ .,. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~FÉCHA ~ ,~ 17/07/2019
.... r.
almacenamiento
especializado
80000000 80100000 80101600 80101600 Gerencia de Proyectos
80000000 80160000 80161500 80161500 Servicios de apoyo
gerencial
81000000 81110000 81112000 81112000 Servicios de datos
La sumatorta de los valores de los contratos acreditados señalados en este numeral, que cumplan
con los requisitos de este, deberá ser igual o superior al presupuesto oficial estimado equivalente
a igual o superior a 2.484 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes —SMMLV.
Igualmente, los acreditados en su objeto contractual deben corresponder a proyectos o procesos

de Organización Documental y de digitalización de expedientes.
Así mismo, esta experiencia debe haberse realizado como mínimo dentro de los últimos 5 años a
la presentación de este proceso, con el fin de garantizar una pertinente actualización de las normas
archivísticas y sus procesos por parte del proponente.
Nota: El alcance del objeto de los contratos que se aporten para acreditar la experiencia podrá ser
verifcado con las actividades u obligaciones del mismo, a fin de comprobar el cumplimiento del
requisito.
Para la acreditación de la experiencia de consorcios y uniones temporales, deberán tenerse en

cuenta los siguientes criterios:
En caso de proponente plural, la experiencia será la sumatoria de la experiencia que

acrediten cada uno de los integrantes, proporcional al porcentaje de su porcentaje de
participación.
Por otra parte, en caso de que un proponente acredite experiencia en un contrato como
integrante de proponente plural, la experiencia derivada de ese contrato corresponde a la
ponderación del valor del contrato por el porcentaje de participación indicado en el RUP.
r No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y la de la persona jurídica
cuando éstos se asocien entre sí para presentar propuesta bajo alguna de las
modalidades previstas en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993.
r El proponente deberá anexar el FORMATO denominado EXPERIENCIA GENERAL DEL
PROPONENTE, relacionando las experiencias especificas contra el RUP (número
consecutivo del reporte del contrato ejecutado en el RUP, clasificación UNSPSC, objeto,
contratante, valor contrato en SMMLV, fecha de inicio, fecha de terminación).
7 En el caso de que un proponente presente un mayor número de contratos y para
salvaguarda los principios de transparencia e igualdad, se tendrá en cuenta únicamente
los tres primeros que se reporten en el formato presentado por el proponente.
INFORMACIÓN POR VERIFICAR A TRAVÉS DEL RUP
Nombre o razón social del contratista.

Nombre o razón social del contratante
Valor del Contrato expresados en SMMLV.
Porcentaje de participación en el valor ejecutado en caso de haberse desarrollado como
miembro de un consorcio o uñión temporal.
Clasificación UNSPSC.
INFORMACIÓN ADICIONAL NO CONTENIDA EN EL RUPy
El campo ': Minagricultura

~ es de todos
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La informaábn no contenida en el RUP deberá ser acreditada con certificaciones de experiencia

expedidas por el contratante, su representante o por el interventor o supervisor del contrato. Para
lo anterior, los certificados deben contar con lo siguiente:
Nombre de la empresa Contratante (Dirección y Teléfono).
vvvvv~d
Nombre de la entidad contratada (Dirección y Teléfono).
NIT de la entidad contratada.
Número del contrato.
Objeto del contrato
Actividades del contrato.
Fecha de iniciación indicando día, mes y año (en caso de que no se indique el dia preciso
se tomará como día de iniáo el primer dia del siguiente mes indicado en el documenta)
Fecha de terminación indicando dia, mes y año (en caso de que no se indique el día
preciso se tomará como dia de terminacón el último día del mes indicado en el
documento)
Nombre y firma del funcionario o persona que expide la certificaáón.
Cuando las certificeáones de experienáa aportadas no contengan la informaáón suficiente que

acredite el requisito requerido en el pliego de condiciones, el proponente deberá anexar a la
propuesta copia del contrato, copia del acta de cierre, copia del acta de liquidación, o los
documentos soporte que sean del caso. No obstante, estos documentos no servirán para subsanar
la certificación de experiencia.
El valor actualizado del contrato ejecutado se calculará en Salarios Mínimos Mensuales Legales
Vigentes (SMMLV) del año en el cual se suscribió el contrato de acuerdo con la siguiente tabla:
EVOLUCIÓN DEL SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL'

PERIODO MONTO MENSUAL EN PESOS
2015 $644.336
2016 $689.454
2017 $737.717
2018 $781.242
2019 $828.116
2020 $877.803
Para la verificación de este requisito, el proponente deberá indicaren el RUP con marcador o en
cuadro anexo cuál o cuáles de los contratos deben ser tenidos en cuenta por la entidad con el fin
de ser habilitado para acreditar la experienáa. (Anexo cuadro experienáa).
2. Equipo de trabajo.
El equipo de trabajo será objeto de verificación de cumplimiento, como requisito habililante,

CUMPLE — NO CUMPLE. Se tendrá en cuenta con base en el diligenáamiento del anexo para
verificar la formación y experiencia especifica relacionada con el perfil requerido indicado a
continuación:
CARGO CANTIDAD FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA'>

REQUERIDA t ,.
DIRECTOR 1 T(tulo profesional en: 'Archivistá; o Acreditar
DE 'Sistemas tle Información, aibliotecología y experiencia
PROYECTO Archiv(stica'; o'Sistemas de Intortnación, y esDecífca mínima
DocumentaUón'; 'Ciencia de la Infornación, de 5 aros, en
Bibliotewlogia y Archivística'; o'Ciencia de gerencia y/o
la In(ormación y la DocumentaUón, coordinación y/o~
Bibliotecología y Archivística'; o Àrchivística
El campo Minagricultura .
es de todos
s~ ,.
FORMA= ` ESTUDIOS PREVIOS CÓDIGO ' ADQBS-F-002
Agencia ~t ,
Nacionala~ ~ AG'fIVIDAD~" FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ,VÉRSIÓÑ~ ' 3
Tierras ~ ~ ~~~~~ „~ A ~. ~~
PROCÉSO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FÉCHA }}~~ ~. 17/07/2019
y Gestión de la Información Digital'; `Ciencia Drección de

De La Información: Bibliotecologia, proyeúos de gestión
Documentación Y Archivfsticá, o 'Ciencias documental.
de la Información y la Documentación; o
"Bibliotecolog(a y Archivíslica'.
Con titulo tle posgrado en:'Especialista En
Gerenúa Estratégica De Proyectos', o
'Especialista En Gesl~ón De Proyecos', o
'Magister En Gestión Estratégica De
Proyectos', o'Espeúalista En Gerencia De
Proyectos', o 'Magister En Gestión De
Organizaciones Y Proyectas', o'Magister En
Gerenúa Integral De Proyecos', o
'Especialista En Gerencia Integral De
Proyectas', o 'Magister En Gerenúa De
Poyecos', o'Especialista En Evaluación Y
Gerenúa De Proyectos', o 'Magíster En
Evaluación V Gerencia De Proyectos', o
'Especialización En Gestión De Proyectos
Informéticos', o ÈSDeúalista En Formulación
Y Gestión Integrel De Proyectas', o'Magister
En Dirección Y Gestión De Proyectos°, o
'Especialista En Gerencia Y Evaluación De
Proyectos". o 'Especialista En Dirección Y
Gestión De Proyecos', o'Especialista En
Evaluación Y Gerenúa De Proyectos', o
'Especialista En Desarollo V Gerencia
Integral De Proyectos', o 'Magister En
Desarrollo Y Gerencia Integral De
Proyectas', o 'Doctor En Gerencia De
Poyecos', o "Magíster En Gestión De
Proyecos', o 'Especialista En
Atlministración De Proyectos', o "Magíster
En Archivística', o "Especialista En
Archivísgcá, o'Magister En Ciencia De La
Información, o'Espeúalista En Arohivísticá,
o 'Especalista En Redes De Información
Documental', o 'Magister En Arohivística
Histórica Y Memoria', o 'Especialista En
Documentación Digttal, Gestión Del
Conoúmiento Y De La Información', ri
Especálista En Sistemas De Información Y
Gerenúa De Documentos', o 'Magister En
Gestión Documental Y Administración De
Archivos', o 'Especialista En Sistemas De
Información, o'Especialisla En Gerencia De
Sistemas De Información, o'Espeúalista En
Gerencia Estratégica De Sistemas De
Información, o'Especialista En Sistemas De
Información En La Organización, o
'Especalista En Sistemas De Informacán
Gerencial'.
LIDER 1 Titulo profesional en 'Archivistá; o Acreditar
TÉCNICO "Sistemas de Informacióo, Bibliotewlogia y expedenúa
Arohivistica'; o'Sistemas de Información, y específica mínimo
Documentación'; 'Cienca de la Información, tle 3 años, en
Bibliotecología y Archivísiicá; o °Ciencia de procesos tle
la Información y la Documentación, Organización de
Bibllotecdogía yArchlvísticá; o'ArUivlslica Archivos, control de
y Gestión de la Información Digital'; 'Ciencia calidatl a proceso de
De La Información: Bibliotewlogía, organización
Documentación Y Archivística', o "Ciencias documental Y
de la Información y la Documentación', o digitalizacián tle
'Bibliotecología y Archivísticá. expetlientes.
La Agencia, para la acreditación de la experiencia no tendrá en cuenta la experiencia traslapada

(experiencias realizadas en el mismo periodo de tiempo) del personal descrito en el presente
/
El Campo ~ Minagricultura,
es de iodos
.. át;_F' °spy{ gf„e?'p^
4x.3+ ':rj;f;.
r~FORNIA ESTUDIOS PREVIOS CÓDIGO ~R ADQBS-F-002
Agencia ~° ~e
Nacionala~ ACTIVIDAD FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS VERSIÓN,~k~ 3
Tierras ~~~~ ` ~~-~_ ~°~ ~~ ~~~-~
,v-xPROCE5O ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS t~-~, FECHA« z s : 17/07/2019
R f ~Y-_~. .. r. e
Para acreditar el perfil y la experiencia de los profesionales ofertados se deberá presentar la

siguiente documentación:
Copia del documento de identificación.

Copia de la tarjeta o matricula profesional
Certificado de vigencia de la matricula profesional expedido por la autoridad competente.
Copia del titulo de pregrado o acta de grado.
Copia del titulo de posgrado o acta de grado.
Certificaciones de experiencia que contengan la siguiente información:
o Nombre de la empresa Contratante (Dirección y Teléfono).
o Nombre del profesional y dowmento de identificación.
o Número del contrato (si tiene).
o Objeto del contrato
o Cargo si aplica.
o Actividades del contrato.
o Fecha de iniciación indicando dia, mes y año (en caso de que no se indique el día preciso
se tomará como dia de inicio el primer día del siguiente mes indicado en el documento).
o Fecha de terminación indicando día, mes y año (en caso de que no se indique el día
preciso se tomará como día de terminación el último día del mes indicado en el
documento)
o Nombre y firma del funcionario o persona que expide la certificación.
Consideraciones frente a la experiencia:
Las experiencias reportadas podrán estar vigentes, caso en el cual se contabilizarán hasta la fecha
de expedición de la certificación.
Cuando las certificaciones de experiencia aportadas no contengan la información suficiente que

propuesta copia del contrato, copia del acta de cierre, copia del acta de liquidación, o los
Las certificaciones de experiencia de los profesionales deberá acreditarse con certificación

expedida por el Representante Legal o cargo autorizado por la entidad contratante.
No serán válidas las certificaciones expedidas por los mismos profesionales que hagan parte del
equipo del proponente (a esto se entenderá como autocertificaciones). La Entidad se reserva el
derecho de verificarla información y certificaciones presentadas.
En caso de que el proponente este certificando directamente al personal profesional objeto de

evaluación, deberá anexar copia del wntrato y la certificación de la entidad respectiva que permita
evidenciar que el proponente ejecutó y liquido efectivamente el contrato que le certifica
directamente.
Adicionalmente, si el proponente o alguno de los integrantes del proponente plural es el mismo que
certifica la experiencia del profesional propuesto, además de esta certificación, deberá presentar
fotocopia legible del wntrato suscrito entre el proponente o el integrante del proponente plural
(según corresponda) y la persona, a Vavés del cual se evidencie el vinculo contractual. En caso de
no existir contrato suscrito, deberá allegar certificación de la junta directiva o junta de socios (laque
corresponda), con el visto bueno del revisor fiscal o contador (en caso de no existir revisor fiscal)
para acreditar la experiencia el profesional propuesto'
1P
El campo Mina~riculturá
es de todos
~,' yFORMA -~ ESTUDIOS PREVIOS ~ x.CÓDIGOs ~~r ADQBS-F-002
Agencia z '~
Nacionala~ pCTIVIDAD~~ FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS VERSIÓN ~ 3
Tierras ~-.`~~~ _ ~ ~
4
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PROCESO ~ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ fÉCHA ~ 17/07/2019
Consideraciones frente a la formación:
De acuerdo con el Decreto 19 de 2012, en su Artículo 229 establece: "(..) Para el ejercicio de las
diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia
profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de
educación superior exceptuando de esta condición las profesiones relacionadas con el
sistema de seguridad social en salud en las cuales /a experiencia profesional se computará
a partir de la inscripción o registro profesional". (Negrilla fuera de texto). En este sentido, la
experiencia profesional será computada a partir de la terminación y la aprobación de materias
correspondientes al respectivo pensum académico de educación superior, excepto en los casos de
profesiones relacionadas con el sistema de seguridad social en salud, en los que dicha experiencia
se computará a partir de la inscripción o registro profesional. Ello, de conformidad can la Circular
Externa Única expedida por Colombia Compra Eficiente. Para el caso de las profesionales
relacionadas con la ingeniería o de alguna de sus profesionales afines o auxiliares, la experiencia
profesional será computada a partir de la terminación y aprobación del pensum académico. Lo
anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el articulo 192 de la Ley 1955 de 2019, que dispone que
"la práctica laboral que el estudiante realice para optar a su titulo de profesional, tecnológico 0
técnico cuenta como experiencia laboral".
Así las cosas, para acreditar el tiempo de experiencia desde la terminación de materias, debe
entregarse el soporte del diploma o acta de grado y la certificación que acredite el periodo de
terminación de materias expedida por parte de la Institución de Educación Superior, y la respectiva
certificación laboral para establecer si las funciones u obligaciones está relacionada con la
experiencia, en el caso de las profesiones que no están incluidas en las excepciones mencionadas.
Si se trata de estudios obtenidos en el exterior, se deberá presentar la convalidación del título

expedida por el Ministerio de Educación, de acuerdo con lo señalado en la normativa aplicable o
de acuerdo con la Circular Externa Única expedida por Colombia Compra Eficiente, el proponente
podrá acreditarla formación académica en el exterior con copia del diploma expedido por el centro
educativa y la descripción del programa correspondiente que permita conocer el nivel de los
estudios y su clasificación en la Clasificación Internacional Normalizada de Educación —CINE
niveles 6 (para pregrado), 7 (para posgrado en la modalidad de especialización o maesíria) y 8
(doctorado). En este caso, deberá tener en cuenta adicionalmente las siguientes exigencias:
Si la certificación se encuentra en idioma distinto al de la República de Colombia, deberá

adjuntarse además del documento en idioma extranjero, la traducción oficial del
documento, tal y como lo establece la Circular Única Externa, expedida por Colombia
Compra Eficiente.
9 Dentro del término de traslado del informe de evaluación, los proponentes deben
presentar los documentos otorgados en el extranjero, debidamente legalizados o
apostillados y con la traducción oficial si hay lugar a ello, de acuerdo con lo previsto en el
artículo 251 del Cbdigo General del Proceso.
Profesionales Con Título Extranjero Domiciliados en el Exterior. El proponente debe tener en

cuenta que todo profesional, en las ramas que se rigen por la Resolución Nro. 5547 del 1 de
diciembre de 2005, titulado y domiciliado en el exterior que, en virtud del contrato que se suscriba
como consecuencia de esta Licitación, pretenda ejercer por tiempo determinado su profesión en
Colombia, de acuerdo con las condiciones y requisitos establecidos en el Decreto 239 de 2000 y
Resolución en mención. Lo anterior se aplica tanto al personal profesional del contratista como al
contratista persona natural que se encuentre en las condiciones enunciadas. El incumplimiento de
lo dispuesto en las normas mencionadas constituye ejercicio ilegal de la profesión, sujeto a las
sanciones correspondientes. En los demás casos, el profesional deberá contar con su Matricula
El campo i Minagricuttura
~ es de todos
~fORMA~~ 1 ESTUDIOS PREVIOS ~CÓDIGO~ ADQBS-F-002
Agenda g
Nacionala~ Y~~-~ ~ ~~~

ACTIVIDAD FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ~`~~~~
`jVERSIÓN 3
Tierras ~~&= ~•~ ~~: s `~
~~PROCESÓ: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ,~,?MfE~CHA~ 17/07/2019
Profesional y el técnico wn su certificado, de acuerdo con la misma Resolución Nro. 5547 del 1 de
diciembre de 2005 y sus decretos reglamentarios.
En el caso de profesionales con título extranjero y domiciliado en el exterior, en las ramas reguladas
por leyes especiales, deberán cumplir con los requisitos que dichas leyes especiales establecen
para el ejercicio temporal de su profesión en Colombia, so pena de incurrir en ejercicio ilegal de la
misma, sujeto a las sanciones de ley.
Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de las demás condiciones generales para trabajar en
Colombia, exigidas por otras normas legales, tales como visas, etc.
NOTA 7: Los perfiles a que se refiere este punto, son encargados de desarrollar las actividades de
organización y digitalización, deberán enmarcarse en Ley 1409 del 2010 "por la cual se reglamenta
el Ejercicio profesional de la Archivistica, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones". Lo
anterior teniendo en cuenta el cumplimiento de la normatividad archivística que aplica para cada
una de las fases del contrato.
NOTA 2: El personal que designe el proveedor no tendrá ningún vinculo laboral con la Agencia,
por tal razón se encargará de todas las prestaciones laborales que conlleve este proceso.
NOTA 3: Una vez la Agencia apruebe el personal mínimo propuesto, éste sólo podrá ser cambiado
durante la ejecución del proyecto con la aprobación del supervisor del contrato.
En el caso en que el proponente requiera realizar cambio del personal propuesto, este deberá
cumplir los requisitos mínimos exigidos que obtuvo el primer personal seleccionado y aprobado en
la verificación de requisitos habilitantes de la propuesta, de acuerdo con los criterios definidos.
En caso de no aprobarse el nuevo personal por parte del supervisor, el Contratista deberá presentar
en un término de tres (3) días calendario al recibo de la comunicacibn de no aprobación de las
hojas de vida de los profesionales, nuevas hojas de vida que cumplan con los requisitos
establecidos. Estas novedades no pueden exceder durante el tiempo de ejecución del 30 %del
personal contratado inicialmente, excepto si se presenta caso fortuito o de fuerza mayor.
La Agencia, se reserva el derecho de exigir, en cualquier momento, el reemplazo o retiro de

cualquier empleado o trabajador vinculado al contrato.
Dicha exigencia tendNa lugar siempre y cuando exista justificación válida relacionada con el
cumplimiento de la ejecucibn contractual sobre las obligaciones, responsabilidades yactividades
que llevará a cabo el personal dispuesto por parte del futuro contratista. Lo anterior, teniendo en
cuenta que el contratista no se encuentra subordinado administrativamente a la ANT, no tiene un
vínculo laboral de por medio y goza de plena autonomía para la ejecución del contrato
NOTA 4: La Agencia no dispondrá de personal adicional, ni suministrará personal que colabore

con actividades de tipo operativo, como movimiento de cajas, elaboración de inventario,
diligenciamiento deinformación, o pos realizar presentaciones, entre otras; todas esas actividades
deben ser previstas y asumidas por el proveedor.
NOTA 5: El proponente deberá anexar toda la documentación que soporte la formación y

experiencia que se solicita en el formato de experiencia persona profesional (wmpartido por la
ANT).
NOTA 6: Para otros perfiles adicionales requeridos para este proceso y que no hacen parte de este
requisito habilitante estarán encargados de desarrollar las actividades de organización y
digitalización y deberán enmarcarse en Ley 1409 del 2010 "por la cual se reglamenta el Ejercicio
profesional de la Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones". Así mismo, se
verificará el cumplimiento del perfil y de la experiencia a través de las respectivas certificaciones
por parte la Agencia, en el momento que se realice la adjudicación del contrato
.~ El Campo ~ Minagricuttura
es de todos ;
~. ~.~FORMA ESTUDIOS PREVIOS
Agencia '" G -
CÓDIGO -~ ADQBS-F-002
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ACTIVIDADs~ FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS VERSIÓN ~'
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~ PRO,CESO'~ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~FEGHA x~. 17/07/2019
~~~~ ~~
CRITERIOS DE EVALUACIÓN PONDERABLES DE CARÁCTER TÉCNICO
Conforme a lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 reglamentado por el Decreto

1082 de 2015 en especial atendiendo el articulo 2.2.1.1.2.2.2, el presente proceso se adjudicará,
a quien obtenga la calificación más alta en los criterios de selección, y cuya verifcación de los
requisitos habilitantes resulte como CUMPLE.
Los criterios de selección serán los siguientes:
ÍTEM, i '~> CRITERIOS PONDERABLES NO HABILITANTES . PONTAJE. `

1 Propuesta económica 3g
2 Experiencia adicional especifica del Director del 20
Proyecto y Lider Técnico en procesos de organización
documental y digitalización de expedientes
3 Puestos de trabajo asignados a la ANT para el proceso 20
de control de calidad
4 Bodega cercana a la agencia nacional de tierras 10
5 Estímulo a la industria nacional colombiana 10
6 vinculación de trabajadores con discapacidad 1
TOTAL 100 PUNTOS
1. PROPUESTA ECONÓMICA - 39 de 100 puntos
Para efectos de elaborar su propuesta económica, el proponente deberá tener en cuenta el cuadro
de costos del ANÁLISIS DEL SECTOR publicado por la entidad.
NOTA 1: Se debe tener en cuenta que los recursos del presente proceso obedecen al suministro
de las actividades relacionadas en el cuadro de costos contenidos en el análisis de sector.
El proponente deberá diligenciar directamente en la plataforma de SECOP II los campos que se

encuentran en la propuesta económica.
El proponente deberá presentar su oferta económica indicando en la plataforma de SECOP II, el

valor unitario de la actividad descrita a continuación, la cual no podrá superar el valor unitario
establecido por la entidad, descrito en el cuadro de costos. Este valor deberá incluir el valor del IVA
y demás impuestos, tasas, contribuciones de carácter nacional y/o municipal legal, costos directos
e indirectos.
Actividad Cantidad Valor unitario Valor total

-. ~ IVA incluido. .
Organización
documental y
digitalización de
expedientes en
custodia de la 800 metros $ 2.820.875 $ 2.266.700.000
Agencia lineales
Nacional de
Tierras
relacionados a la
Titulacion de ,w
Baldíos. k
El Campo ~ Minagricúltura
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~ FORMAS ESTUDIOS PREVIOS ~CÓDIGOC ~*~: ADQBS-F-002
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Tierras ~- '~~~ ~ ~~-~ ~;~~
PROCESÓ ADQUISIC16N DE BIENESYSERVICIOS ` FECNA i 17/07/2019
La evaluación y calificación de las ofertas económicas, se realizará mediante la siguiente

metodología, asignando como calificación máxima TREINTA Y NUEVE (39) puntos siguiendo el
procedimiento y aplicando las fórmulas que se exponen a continuación:
MÉTODO :' :. ;
Media aritmética
Media aritmética alta
Media geométrica con presupuesto oficial
Para la determinación del método se tomarán los primeros dos decimales de la (TRM) Tasa de
cambio Representativa del Mercado publicada por el Superintendencia Financiera de Colombia
que rija el dio hábil anterior a la fecha establecida para la adjudicación establecida en el pliego de
condiciones definitivo (Fecha señalada en la Resolución de Apertura del presente proceso) El
método debe ser escogido de acuerdo con los rangos establecidos en la tabla que se presenta a
continuación:
RANGO NÚMERO MÉTODO

(INCLUSIV~)~ ~"'
De 0.00 a 0.32 1 Media aritmética
De 0.33 a 0.65 2 Media aritmética
alta
De 0.66 a 0.99 3 Media geométrica
con presupuesto
oficial
Media Aritmética
Consiste en la determinación del promedio aritmético de las Ofertas válidas y la asignación de

puntos, como resultado de aplicar las siguientes fórmulas:
c x¡
~ = L¡c7 —
n
X=Media aritmética
x. =Valor de la oferta i sin decimales
n =Número total de las Ofertas habilitadas
Obteniendo la media aritmética se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente
fórmula:
Para valores menores o iguales a X

30 x(1-~~~)
PuMaje i =
x(12(Ix-vii\)
30 x / Para valores mayores a X
X=Media aritmética ,
Vi =Valor Total sin IVA y sin decimales de cada una de las Ofertas.
~ es de todos
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t?ROCESO. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ „ aCE HA ~ 17/07/2019
~.. ....
i=Número de ofertas
En el caso de ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética se tomará el valor
absoluto de la diferencia entre la media aritmética y el valor de la Oferta, wmo se observa en la
fórmula de ponderación.
Media Aritmética Alta
Consiste en la determinación de la media aritmética entre el valor total sin decimales de la Oferta
valida más alta y el promedio aritmético de las Ofertas a dicha media aritmética, como resultado
de aplicar las siguientes formulas:
Xa =VmaY + X
2
Donde,
Xa=Media aritmética alta
V„w: =Valor total sin IVA y sin decimales de la oferta más alta
X=Promedio aritmético de las ofertas habilitadas
Obtenida la media aritmética alta se procederá a ponderar las Ofertas de acuerdo con la siguiente
fórmula:
3o x (r- ~~~) Para valores menores o iguales a Xa

Y~
30 x 11 ~~xA"VIr)¡ Para valores mayores a Xa

\\ 2 Y~ J
Donde,
XA =Media aritmética alta
Vi =Valor total sin IVA y sin decimales de cada una de las Ofertas
i= Número de ofertas
En el caso de las ofertas económicas con valores mayores a la media aritmética alta se tomará el
valor absoluto de la diferencia entre la media aritmética alta y el valor de la Oferta, como se observa
en la fórmula de ponderación.
Media Geométrica con Presupuesto Oficial
Consiste en establecer la media geométrica de las Ofertas válidas y el presupuesto oficial un

número determinado de veces y la asignación de puntos en función de la proximidad de las Ofertas
a dicha media geométrica, como resultado de aplicar las fórmulas que se indican en seguida.
Para el cálculo de la media geométrica con presupuesto oficial se incluirá el presupuesto dos veces,
independientemente de las ofertas habilitadas.
Posteriormente, se determinará la media geométrica con la inclusión del presupuesto oficial de
acuerdo con lo establecido en el párrafo anterior, mediante la siguiente fórmula
~ es de todos
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Gro= `'~xP l xPz x...x P„
Donde,
Gro =Media geoméVica con presupuesto oficial
v =Número de veces que se incluye el presupuesto oficial (PO) 2 veces
n =Numero de Ofertas habilitadas
PO =Presupuesto Oficial del grupo que corresponda, señalado en este numeral
Pi = Valor de la oferta económica total sin IVA y sin decimales del Proponente
Establecida la media geométrica se procederá a determinar el puntaje para cada

Proponente mediante el siguiente procedimiento:
3o x I t ~~~~ Para valores menores o iguales a Gro

r.~
Puntaje i =
3o x I t-2 t~`-~~ 1 Para valores mayores a Gro
Donde,
Gro =Media geométrica con presupuesto oficial
Vi =Valor total sin IVA y sin decimales de cada oferta.
i= Número de ofertas
Para todos los métodos descritos se tendrá en cuenta hasta el séptimo (7°) decimal del valor
obtenido como puntaje.
NOTA 1: En la evaluación económica se asignará puntuación cero (0) a las ofertas que obtengan
un valor negativo al aplicarla fórmula para obtener el Puntaje.
2. EXPERIENCIA ADICIONAL ESPECÍFICA DEL DIRECTOR DEL PROYECTO Y LÍDER

TÉCNICO EN ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES
- 20 puntos de 100
El proponente que presente la mayor sumatoria de experiencias del Director del Proyecto y Líder
técnico de conformidad a lo indicado en el punto 2. "Equipo de trabajo', obtendrá un máximo 20
puntos.
Para el otorgamiento de estos puntos, el proponente deberá presentar certificaciones de

experiencia en actividades específicas de Organización Documental (clasificación, ordenación y
descripción documental) y digitalización (preparación, digitalización e indexación) de conformidad
al objeto de este proceso.
Los puntos a asignar para este caso se darán en la siguiente proporúón en relaciónala mayor
cantidad de años de experiencia presentada:
De 4 a 5 años de experiencia adicional: 20 puntos n /

De 2 a 3 años de experiencia adicional: 15 puntos, ✓
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1 año de experiencia adicional: 10 puntos
CONSIDERACIONES FRENTE A LA EXPERIENCIA
La Agencia, para la acreditación de la experiencia no tendrá en cuenta la experiencia traslapada

(experiencias realizadas en el mismo periodo de tiempo) del personal descrito en el presente
numeral.
Para acreditar la experiencia para la obtención del puntaje el proponente deberá presentar la
siguiente documentación:
Certificaciones de experiencia que contengan la siguiente información:

o Nombre de la empresa Contratante (Dirección y Teléfono).
o Nombre del profesional y documento de identificación.
o Número del contrato (si tiene).
o Objeto del contrato
o Cargo si aplica.
o Actividades del contrato.
o Fecha de iniciación indicando dio, mes y año (en caso de que no se indique el día preciso
se tomará como día de inicio el primer dio del siguiente mes indicado en el documento).
o Fecha de terminación indicando día, mes y año (en caso de que no se indique el dio
preciso se tomará como día de terminación el último dio del mes indicado en el
documento)
o Nombre y frma del funcionario o persona que expide la certificación.
Las experiencias reportadas podrán estar vigentes, caso en el cual se contabilizarán hasta la fecha
de expedición de la certificación.
Cuando las certificaciones de experiencia apartadas no contengan la información suficiente que

propuesta copia del contrato, copia del oda de cierre, copia del acta de liquidación, o los
Las certificaciones de experiencia de los profesionales deberá acreditarse con certificación

expedida por el Representante Legal o cargo autorizado por la entidad contratante.
No serán válidas las certificaciones expedidas por los mismos profesionales que hagan parte del
equipo del proponente (a esto se entenderá como autocertificaciones). La Entidad se reserva el
derecho de verificarla información y certificaciones presentadas.
En caso de que el proponente este certificando directamente al personal profesional objeto de

evaluación, deberá anexar copia del contrato y la certificación de la entidad respectiva que permita
evidenciar que el proponente ejecutó y liquido efectivamente el contrato que le certifica
directamente.
Adicionalmente, si el proponente o alguno de los integrantes del proponente plural es el mismo que
certifica la experiencia del profesional propuesto, además de esta certificación, deberá presentar
fotocopia legible del contrato suscrito entre el proponente o el integrante del proponente plural
(según corresponda) y la persona, a través del cual se evidencie el vinculo contractual. En caso de
no existir contrato suscrito, deberá allegar certificación de la junta directiva o junta de socios (la que
1
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corresponda), con el visto bueno del revisor fiscal o contador (en caso de no existir revisor fiscal)
para acreditar la experiencia el profesional propuesto.
Nota: El proponente adjudicado deberá garantizaren los casos en que requiera cambio de personal
el mismo perfil en relación con las experiencias presentadas, por las cuales se le otorgó el puntaje
en la evaluación técnica; durante la duración del proyecto so pena de incumplimiento contractual,
para lo cual deberán presentar las hojas de vida de los candidatos para aprobación de la ANT.
3. PUESTOS DE TF;ABAJOS 20 puntos de 100
AI proponente que ofrezca en la bodega de ejecución del contrato, 12 puestos de trabajo a

disposición de la ANT para llevar a cabo las labores de control de calidad, seguimiento y monitoreo,
que cumplan con las siguientes características, se le otorgaran máximo 20 puntos.
En caso de que se ofrezcan menos puesto de trabajo la asignación de puntos será de la siguiente
manera:
10 a 12 puestos: 20 puntos
7 a 9 puestos: 15 puntos
6 puestos: 10 puntos
Nota: Para acreditar el mínimo de puntos se debe garantizar al menos un mínimo de 6 puestos.
En el caso que no se presente el mínimo de puestos no tendrá puntos.
A. Equipos de computo
Características mínimas:
A. Core i35 mínimo 3 Ghz
B. 8 Gb de RAM
C. 500 Gb de espacio en disco
D. unidad de DVD-RW
E. Usb 2.0
F. Pantalla 19"
G. Mouse óptico USB
H. teclado estándar USB
I. Conectividad en cada uno de los equipos
J. Acceso a Internet y puntas de red
B. Puestos de trabajo
Puesto individual
C. Sillas
Que cumplan wn condiciones ergonómicas fundamentales: Soporte lumbar, y móvil y en general
que brinden la mayor comodidad durante su uso.
Nota: Para acreditar este punto, el proponente deberá relacionar en el formato anexo la propuesta
de puestos de trabajo y la aceptación frente al cumplimiento de las caracleristicas establecidas.
4. BODEGA CERCANA: 10 puntos de 100
Teniendo en cuenta el planteamiento técnico de solución en la descripción del bien o servicio el

proponente debe contar con una bodega propia, en arrendamiento, por contrato de leasing o
promesa de compraventa, promesa de arrendamiento o promesa de leasing ubicada cerca al
El campo ' Minagricultu~a'.'"-

~ es de todos
"FORMA ESTUDIOS PREVIOS
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.CÓDIGO ,,. ADQBS-F-002
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~ PROCESO;~~ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS v ~FEC~A~~~is 17/07/2019
4,~.. ~~: ~ ..
depósito de archivo de la Agencia Nacional de Tierras ubicada en la carrera 56 No 5c-88 para

otorgarle hasta un máximo de 10 puntos, de conformidad a la siguiente descripción:
_ CRITERIO,; .DISTANCIA PERIMETRAL EN k/m PONTAJE

Si la bodega ofrecida por el proponente se 10
encuentra ubicada entre 5 y 9 kilómetros de
distancia perimetral con relación a la
Ofrecimiento del dirección suministrada dentro de la ciudad de
proponente de una Bogotá. Recorrido vehicular— particular.
bodega con Si la bodega ofrecida por el proponente se 5
ubicación cercana encuentra ubicada entre 9.1 y 14 kilómetros
a la carrera 56 No de distancia pedmetral con relación a la
5c-88 depósito de dirección suministrada, dentro de la ciudad de
archivo Agencia Bogotá. Recorrido vehicular —particular.
Nacional de Tierras Si la bodega ofrecida por el proponente se 0
Bogotá encuentra ubicada entre 14.1 Kilómetros en
adelante de distancia perimetral con relación
a la dirección suministrada y dentro de la
ciudad de Bogotá. Recorrido vehicular —
particular.
La bodega para el almacenamiento y proceso de organización de los expedientes debe cumplir

con el acuerdo 08 de 2014 del Archivo General de la Nación "Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos
13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". De igual forma se debe
cumplir con los espacios amplios de trabajo para los procesos de organización documental y las
condiciones de seguridad para la guarda y custodia de la documentación, así como garantizar los
protocolos de bioseguridad establecidos por el Gobierno Nacional y Distrital, entre tanto dure el
proceso.
NOTA 1: Para la acreditación de este criterio de evaluación, el oferente, deberá demostrar que es
propietario del inmueble que pretende ofrecer como bodega para la prestación de los servicios, o
que es arrendatario del mismo o que celebró un contrato de leasing para el uso del mismo. En
defecto de los anteriores, deberá demostrar que ha celebrado legítimamente, contratos de
compraventa, arrendamiento o de leasing.
Para lo anterior, junto con la oferta de servicios, el proponente deberá aportar alguno de los
siguientes documentos:
• Contrato de compraventa
• Contrato de arrendamiento
• Contrato de leasing vigente
• Promesa de contrato de arrendamiento
• Promesa de compraventa
• Promesa de contrato de leasing
Una vez adjudicado el proceso de selección y suscrito el contrato de prestación de servicios con la
ANT, deberá aportar dentro de los (3) dios hábiles siguientes, el contrato correspondiente
debidamente suscrito.
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Es importante resaltar que, en caso de presentarse promesa de alguno de los contratos indicados,
se deberá establecer en ellos que el plazo de ejecución del contrato prometido se ajustará al tiempo
de ejecución del contrato resultante de la presente convocatoria incluyendo adeudas, otro sí o
walquier modificación en el plazo de ejewción del presente proceso.
NOTA 2: Para la acreditación de este criterio de evaluación, el oferente, deberá aportar junto con
la oferta de servicios el correspondiente certificado de tradición y libertad del inmueble que pretende
ofrecer como bodega para la prestación de los mismos.
Así mismo, cuando el proponente sea propietario o posea algún titulo constitutivo de dominio, se
requiere que en el documento de certificado tradición y libertad se identifique que la propiedad o el
dominio de la misma, este a nombre del proponente o de sus representantes legales o quien haga
sus veces o del arrendador en caso de que sea un inmueble arrendado o en leasing.
Cuando se trate de sociedades, la propiedad debe estar a nombre de la sociedad o de sus

representantes legales o quien haga sus veces. En caso de ser unión temporal o consorcio la
propiedad debe estar a nombre de alguno de los integrantes o de sus representantes legales, o
quien haga sus veces.
NOTA 3: Para la medición donde se evidencie la distancia que existe entre un punto y otro, en este
caso desde la dirección indicada carrera 56 No 5c-88 y la bodega ofertada, se debe presentar un
documento en tamaño carta u oficio con la imagen de Google Maps -Recorrido vehicular-particular
(no utilizar medición en linea recta, ni otro tipo o medio de Vansporte)
5. ESTÍMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL COLOMBIANA: 10 puntos de 100
En las términos de la Ley 816 del 7 de julio de 2003 "Por medio de la cual se apoya a la Industria
Nacional a través de la contratacibn pública" y el Decreto 1082 de 2015, la ANT asignará un puntaje
máximo de diez (10) puntos, de acuerdo con lo manifestado por el proponente en las siguientes
condiciones:
CONDICIÓN ~ PUN7AJE~MÁXIMO: 10 -
Se dará tratamiento de bienes y servicios inscritos 10
en el Registro de Productores de Bienes Nacionales
- RPBN. Son servicios nacionales aquellos
prestados por personas naturales colombianas o
residentes en Colombia o por personas jurídicas
constituidas en Colombia de conformidad con la
legislación vigente o (ii) los bienes y servicios de
otros Estados con los cuales exista un Acuerdo
Comercial aplicable al proceso de Contratación o
(iii) a los bienes y servicios respecto de los cuales
exista trato nacional por reciprocidad o (iv) a los
servicios de la Comunidad Andina de Naciones —
CAN.
Promoción de la incorporación de componente 5
nacional en bienes y servicios extranjeros mediante
la incorporación de componente colombiano en
bienes extranjeros. La incorporación de servicios es
realizada mediante la vinculación de personas
naturales o jurídicas que presten servicios
profesionales, técnicos u operativos.
_~
El campo i Minagricultura.=
es de todos ,
+~.
~ `fORMA ESTUDIOS PREVIOS ~ CÓDIGOS ~` ADQBS-F-002
Agencia rr
Y, f ~;
Nacionala~ ACTIVIDAD -- FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS y VERSIÓN r ~ 3
Tierras ~ .~ , ~~_.~
~~PROCESO-^>~ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FÉCNA~ ~y` 17/07/2019
... _, __ a.a.~r.r~ tiawF'!
Bienes y servicios extranjeros que NO realicen la 0

vinculación de personas naturales o jurídicas de
origen nacional
que presten servicios profesionales, técnicos u
operativos.
Igualmente, para la aplicación del puntaje del presente factor y según el parágrafo del artículo 1 de
la Ley 816 de 2003, modificado por el artículo 51 del Decreto Ley 0019 de 2012, se otorgará
tratamiento de "servicio de origen nacional" a aquel servicio que, aunque sea ofrecido por un
proponente extranjero, el mismo acredite la reciprocidad.
6. VINCULACIÓN DE TRABAJADORES CON DISCAPACIDAD: 1 punto de 100
De conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 392 de 2018, en los procesos de
licitaciones públicas y concursos de méritos, para incentivar el sistema de preferencias a favor de
las personas con discapacidad, las entidades estatales deberán otorgar el uno por ciento (1%) del
total de los puntos establecidos en el pliego de condiciones, a los proponentes que acrediten la
vinculación de trabajadores con discapacidad en su planta de personal, de acuerdo con los
siguientes requisitos:
1. La persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el revisor fiscal, según

corresponda, certificará el número total de trabajadores vinculados a la planta de personal del
proponente o sus integrantes a la fecha de cierre del proceso de selección.
2. Acreditar el número mínimo de personas con discapacidad en su planta de personal, de
conformidad con lo señalado en el certificado expedido por el Ministerio de Trabajo, el cual deberá
estar vigente a la fecha de cierre del proceso de selección.
Verificados los anteriores requisitos, se asignará el 1%, a quienes acrediten el número mínimo de
trabajadores con discapacidad, señalados a continuación:
NÚMERO TOTAL DE NÚMERO MÍNIMO DE

TRABAJADORES TRABAJADORES
DE LA PLANTA DE PERSONAL DEL CON DISCAPACIDAD EXIGIDO
PROPONENTE
Entre 1 y 30 1
Entre 31 y 100 2
Entre 101 y 150 3
Entre 151 y 200 4
Más de 200 5
NÚMERO TOTAL DE NÚMERO MÍNIMO DE
TRABAJADORES DE LA PLANTA DE TRABAJADORES
PERSONAL DEL PROPONENTE CON DISCAPACIDAD EXIGIDO
Para efectos de lo señalado en el presente artículo, si la oferta es presentada por un consorcio,

unión temporal o promesa de sociedad futura, se tendrá en cuenta la planta de personal del
integrante del proponente plural que aporte como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de la
expedencia requerida para la respectiva contratación.
7: rT~~p~yfi~c~ac~om ~Cuantific~crón=y Asigpaóión de~~Rresgos,Preyisibles,.^No Qaéguráblés~

, ~ . ,. . ~..
En razónala naturaleza del objeto del contrato, el tiempo de ejecución y el valor, se presenta la siguiente matriz de riesgot~
.~ El campo Minagricuttura
es de todos
,~FORM~ ESTUDIOS PREVIOS ~.~~CÓDIGO,
rc ADQBS-F-002
Agencia i.,~ ~„ ~ ~_~.,~
Nacionala~ ~~ACr
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lvI FORMULACIbN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ~VERSI
Ñ 3
Tierras ~ ~~~~`~~~ ~*~ " Y
~,~PROCÉ5O~ ADQUISICIbN DE BIENES Y SERVICIOS fECÑA 17/07/2019

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Tipificación:
'CallBcacióñ+Tótálj
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NMó lá :tiDESCRIPCI6N ~... ~s~Consecuencra de W,ocurrencra dep s a dA'
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~z r .y IQué puetlepaaary cómo puede ocuMr)'~;~ ~ 5. 45,~y-,r evento sr x~ `r> íR s,B
~ ~w t w '~ 'e z
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~ ~m —,̀: 4^,~
~.x,
r~r?, am ~k~ur ~i~' .. a,~ ~cá+_~~~ Pw á 'aé ~ , ~?
Se presenta cuando el proveedor seleccionado ne 9rma
Retraso en el inicá de la ejecución del ~
el contrato en el plazo establecido ylo se relmsa en la
y
Contratación
Operacional
contrato afectación en el logro de los

y m ó
General
constitución presentación de las garantías que

Extemo
Baja
Bajo
objetivms y satisfacción de U necesidad.
amparan el cumplimientodel contrato.
E
Ocupe cuando se presentan retrasos o incumplimientos Afectación de la ejecución del contrato,

en la entrega de los informes y/o productos a cargo del y
satisfacción de la necesidad posible ~
Extemo
~ ~ ~ contratista, o cuando los mismos no wresponden a lo incumplimiento de las obligaciones y ~ ,~
Mayor
Alto
r
w o á
mínimo solicitada en el estudio previo. actividades pactadas en el contrato. ñ
a
Ocurte cuando se presentan demoras por pode de la Afecta el cumplimiento de las obligaciones
~, Entidad en las aprobaciones previas de los productos ylo del wnlratanle a cargo del Supervisor del d
Moderado
Ejecucibn
General
~ ~ informes desarrollados por el contatista. contrato, relacionadas con la aprobación
Mella
Medio
á
" ~ ,~~, de productos ylo informes, y genera retraso á
ó en el Vámite de pago a favordel E
conwlista.
o Se presenta por la expedición de nomas que impongan d
„ .ó 'g Gene2 una carga adicional a las previstas, ~ ~
Gene21
E ~ ~ nuevos idbulos, impuestos o cargas pamfscales, que a A
Bajo
< d ~ ~ que puede afectar a cualquiera o a las dos 2 ;, ~~
m
pueden afectar el equilibrio económico del contrato. ~
~++ w ~ podes del contrato. _
É
~, Afectación de la ejecución del contato,

~ .~ Se presenta cuando hay perdida de documentos ylo
é
General
satisfaccron de la necesidad y posible ª°i o
Mayor
deswcción de este en la ejecución del proceso
y
Alta
~,~ --
á
5
w m „ incumplimiento de las odigaciones á

;,~ controlado.
06 actividades pactadas en elconwto.
Retraso en las actividades de ejecución del
~ ~ Se presenta por medidas de distanciamiento social
á ~~, contrato y afectación en el logro de los
Geneal
Extemo
adaptadas por el Gobierno Nacional para mit'gar la á

Mayor
objeó'vos debido a las medidas adoptadas ~ Alto `°

propagación de la pandemia (COVID-19)
w o por el Gobiemo Nacional -Emergencia ~
Sanitada (COVI0.19)
.º Se presenta por catástrofes natu2les. Pérdida o daño de la información yr

Mode2do
º
General
Externo
Baja
Bajo
7
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Forma de Mitigarlo:
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Nacionala~ AmVIDAD~' FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ~ VERSIÓN ;: 3
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Verificando el
CONTRATISTA
Se establecen plazos cumplimiento de los
Insignificante
Secretada Cada vez que se
perentorios para el
y _ « Dlazos establecidos
de 2021
Ram
Enero
Baja
No General elabora un
pedeccionamiento y <~ paro el
Contratista contrato.
ejecucibn del contrato. peAeccianamiento y
ejecucibn del contrato.
A través de la
Seguimientoyvedfcación vedfcación de Permanentey
CONTRATISTA
Juniode2022 —
Insgnificante
del cumpllmiento de las ,~ cumplimientodelas previoala

e .q Supervisar
~ obligaciones pactadas en ~ No obligaciones del expedición del
Ahdl de 2021
~ m del contrato
el contrato. contratista, en los recibo a
plazos establecidos en satisfaccibn.
el contrato.
Revisibn y aprobación
A través de la
opoduna de la
Insignificante
vedfcacbn del Conforme a los

AGENCIA
documentación inherente a rv Supervisor
Junio de 2022
e Abril de 2021
m No supervisor, para la plazos
m los productos e informes del ¢ del conbato
revsión previa de los contractuales.
contrato.
productos e informes.
Aplicación inmediata de las

Controtisfay
disposiciones legalesy permanente consulta
Agencia
y
CONTRATISTA
Insgnificante
ajuste de los procesos ~ No actual ación Permanente

Abril de 2021
AGENCIA
Junio de 2022
Ram
fintemos de la entidad. m normativa.

'
A través de la
F y
Seguimiento vedfcación
Supervisor
veMración de Permanente y
Insignifrante
del cumplimiento de las ~ cumplimiento de las previoala

del contrato
obligaciones pactadas en 2 No obligaciones del expedición del
Ábnl de 2021
m R
el contrato. É d Contratista, en IOS redo a
ó
v ~º plazos establecidos en satisfacción.
el contrato.
Cumplimiento de los
Supervisor Según medidas
protocolos de salubddad
CONTRATISTA
~ adoptadas porta
AGENCIA Y
adoptados por el ~ Si y permanente

Mayor
Alta
contratista ~ Agencia y el Gobiemo

~ Gobiemo Nacional ~ ª
Q º Nacional
~
Programa de atencióny De acuerdo can el

Supervisar
prevención de Emergencias. plan de atención y
CONTRATISTA
AGENCIA Y
y Permanente
Junio de 2022
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Menor
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El presente contrato no está cobijado por un acuerdo comercial vigente.
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óñ~de las Có6erturas,;de!losRtesgosaAsegúr~ables,~ "~,;~~«_ ; ,~~,
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FORMÁñi+~ ESTUDIOS PREVIOS ~;;aCÓDIGO~:. ADQBS-F-002
Agencia ~ t ~ ~,~. `~,~:~,..~~~,`,~
Nacionala~ ,~- pCfIVIDÁD;a' FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS ~ ~,VERS16N „~~ 3
Tierras - ~ . °~~~ ~= á ~w~ ~ ~`~
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~~~PRÓCÉ90~ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FÉCHA ~ 17/07/2019
De conformidad con el señalado en el Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 el proponente favorecido con la adjudicación del contrato
deberá constituir a favor de la Agencia Nacional de Tierras y la Agencia de Desarrollo Rural, una Garantía Única, la cual cubrirá los
perjuicios que se deriven del incumplimiento del contrato y que cubra los siguientes riesgos, en las cuantías y vigencias que se
establecen a continuación:
Clase de Riesgo % Sobre el Valor Vigencia
Cumplimiento del Plazo de ejecución del

Del valor total del
Contrato total, parcial, 20% contrato y seis (6)
contrato incluido IVA
tardío o defectuoso meses más.
Plazo de ejecución del

contrato y dos (2)
Del valor total del
Calidad del servicio 20% años más, contados a
partir del recibo a
satisfacción.
Pago de salarios,
prestaciones sociales Plazo de ejecución del
Del valor total del
legales e 15% contrato y tres (3)
Indemnizaciones años más.
laborales
Responsabilidad civil Por valor equivalente Por valor equivalente Plazo de ejecución del
extracontractual a 300 SMMLV a 300 SMMLV contrato.
Nota 1: Por último, se aclara que en caso de siniestro que afecte las mencionadas pólizas, será el proveedor el
encargado de asumir el valor del deducible correspondiente.
Nota 2: Si resultare como contratista, un CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL, la garantía debe ser otorgada por todos
sus integrantes, indicando el porcentaje de participación de cada uno de los miembros y deberá estar firmad- <. los
representantes de los mismos.
Nota 3: EL CONTRATISTA deberá restablecer el valor de las garantías en cualquier - -~~~~ - se au -ente o
adicione el valor del contrato o se prorrogue su término de ejecución, el contratista d~ ~• .liar - • alor de •garantía
otorgada o am.liar su vi. encia, se. ún el caso.
Firma: / ~ i~
Willia rl~~obledo Acosta
Nombre:
Cargo: S .:ir~AdministraGvoyFinanciero
El cdmpo ~ Minagricuitura
es de todos j
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.,FORMA ESTUDIOS PREVIOS tCÓDIGO~,~~s ADQBS-F-002
Agencia ,~ ~ ti
Nacionala~ ~~
+ACTIVIDAD ~ FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS VERSIÓN' 3
Tierras ° ~. ~ .w ~--~ -5 ~~ , ~~
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~;PROCESO~~ ADQUISICIÓN DE 81ENES Y SERVICIOS ~ FECHA ~"~~` 17/07/2019
ANEXO TÉCNICO No. t

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR
OBJETO CONTRACTUAL
"Contratar los servicios de organización documental y digitalización de expedientes en custodia de la Agencia Nacional de
Tierras relacionados a la Titulación de Baldíos."
• El proveedor acepta y garantiza a la Agencia Nacional de Tierras, que cumple y acata todas las características técnicas aquí
descritas; los servicios que se deben prestaren desarrollo del objeta contractual son los siguientes:
`~--_.
1. RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTES:
1.1. Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo y en carpetas en la siguiente dirección: Carrera 56 No. 5C — 88 de la
ciudad de Bogotá D.C.
a) La ANT se compromete a realizar la entrega, real y efectiva, de 800 ML de expedientes, contenidos en cajas de referencia X-200,
dicha reozpáóndebe estar acompañada de la verificación del inventario en estado natural aportado por la ANT (que crorresponde a
lo entregado por el INCODER en Liquidación y el Patrimonio Autónomo de Remanentes —PAR INCODER).
El campo Mi~agricultura
~ es de todos
ADOBS-F-002
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ESTUDIOS PREVIOS ~,C6DIG03
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Tierras ,~ .~ ~- ~~`-~
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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS i~' Síiu
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17/07/2019
-m',~PROCESO~ñ
E~s hí.~ ,e.P, .."z .:~ 3~E ms5 .art ~ e:x
b) Elaborar acta de recepcibn firmada por las partes, en el formato de reunión del que dispone la Agencia, en la que conste la entrega
que realiza la ANT, de tal forma que se evidencie la trazabilidad y transparencia en el proceso de entrega y organización. Dicha acta
deberá ser suscrita por el director del proyecto por parte del proveedor, el supervisor del contrato o quien este designe, y Ías
personas que intervinieron en el punteo y entega por parte de la Agencia.
NOTAS:
a) El proveedor verificará o punteará por cada carpeta, tres (3) campos a saber: Departamento, Nombre del Predio y nombre del
adjudicatado del inventario en estado natural que será entregado en archivo Excel, el cual debe ser impreso por el proveedor para
realizar la actividad y que quede de constancia de la enUega para la Agencia.
b) Además, se aclara que, aunque ni las cajas ni las carpetas cuentan con códigos de barra o ID único, cada una de ellas estarán
identificadas con un número consecutivo que permitan tener la trazabilidad de cuales expedientes se entregan exactamente por
caja.
c) El metro lineal corresponderá a 5 ajas referenáa X-200 de 25 rxn y un promedio de 6.300 folios por mello lineal.
d) El retiro total de las cajas de archivo deberá realizarse de forma programada y coordinada, de acuerdo con el cronograma
presentado previamente por el proveedor y aprobado por el supervisor, en un plazo no mayor a la primera semana de iniciada la
ejecución del contrato. Es necesario que el proveedor disponga del personal necesario para retirar de las instalaciones de la
Agencia las cajas de archivo y las carpetas, las cuales serán entregadas por la ANT en piso, listas para el proceso de verificación.
Es importante aGarar que el Uansporte de las cajas tanto en la enVega inicial como la entrega del producto terminado estará a
cargo del proveedor y no representará ningún costo adicional para laentidad.
e) Cuando un expediente contenga tipos documentales en medio magnético, se dejará constancia en el inventario en estado natural
aportado por la ANT y en el acta de recepción firmada por las partes, de tal manera que se evidencie la Vazabilidad de la
información entregada en medio magnético para su organización.
2.ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES SUMINISTRANDO TODOS LOS MATERIALES NECESARIOS:
La organizaáón documental de conformidad con lo indicado en el acuerdo No 027 de 2006, Acuerdo No 042 de 2002 y el Acuerdo No 02
de 2014 del Archivo General de la Nación, permitirá en cumplimiento de los Principios Archivisticos, la disposición de la documentación
organizada, su recuperación y el uso de la administración al servicio al ciudadano. La organización que se solicita para los 800 metros
lineales debe velar porque las actuaciones administrativas yprocesales reFlejen y cuenten a través del expediente la forma en que sucedieron
los hechos.
2.7. Preparar Físicamente:
a) Agrupar los documentos que conforman de manera integral cada expediente, incluidas las unidades lógicas contenidas en medios
magnéticos, que se pudieran encontraren los expedientes de tal manera que exista un expediente único.
b) Realizarla limpieza del expediente por acumulación de polvo, así como el retiro de material metálico de la documentación que lo
requiera, aplicar el proceso de selección natural por copias idénticas almacenadas en el mismo expediente. Esta documentación
duplicada deberá ser entregada a la ANT relacionada mediante inventario documental, señalando el expediente del cual fue retirada
para posteriormente ser corroborada. Estas copias no constituirán un adicional en meVos lineales ejecutados por ser parte del
proceso de organización.
c) Si tras procesos de control de calidad en el proceso de organización, la Agencia considera que no se debía retirar un documento,
el proveedor deberá incorporarlo nuevamente al expediente, realizando los ajustes que ello conlleve.
2.2. Clasificar:
a) Identificar y establecer que efectivamente los documentos al interior de cada carpeta corrésponden al expediente anunciado en el
El campo j Minagricultura
es de todos 1
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Agencia
Nacionala~ ~ACTIVIDADa~
~ ~ `~~ - FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS VERSIÓN '~•. 3
Tierras ~~~ ~~" ~U~~ ~~~ ~ ~,; ~
PROCESO, ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ FECHAS.x~ 17/07/2019
rótulo de esta. La Agencia además requiere que los expedientes, previo a la orgánización, sean agrupados y clasificados por
Departamento, Municipio y al interior de estos por Año.
b) La documentación se debe clasificar de acuerdo con la serie y tipos documentales definidos por la Agencia. Para ello es necesario
indicarque la ANT cuenta con Tablas de Retención Documental, aprobadas porel Comité Institucional de Gestión y Désempeño de
la Entidad y las ha remitido al Archivo General de la Nación, para su Convalidación. Frente a una posible modificación de las TRD
se realizará reunión con el proveedor de tal manera que se estudie la posibilidad de aplicar posibles cambios siempre y cuando
estos no representen reprocesos para el proveedor, de otra manera, no aplicarán cambios en el marco del desarrollo de la actividad
solicitada.
2.3.Ordenar:
a) Ubicar físicamente los documentos de acuerdo con el trámite que los originó. El sistema de ordenación que permite evidenciar el
trámite y su origen es el cronológicro, de acuerdo con las actuaciones procesales y administrativas propias de la producción
documental de los expedientes. De cualquier manera, la ANT aprobará un expediente tipo para que sea de acuerdo con éste que
se realice la ordenación.
b) No se debe causar deterioro o perforación a los documentos.
NOTAS:
a) Foliar la documentación en soporte papel de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números, anulando las anter'wres que
pudieran existir, acorde con el instructivo de foliación del Archivo General de la Nación.
b) Se recomienda al proveedor acordar con la Agencia la entrega de la relación de los expedientes intervenidos con la data necesaria,
que permita verificar y crear dicha relación en el gestor documental ORFED, esto con el fin de que el proveedor pueda completar
la información de la hoja de control, inventario documental y rotulación.
2.4. Describir:
a) La Agencia requiere que se realice la descripción del expediente en el Formato de Inventario Documental y la descripción de los
documentos que conforman cada expediente en la Hoja de ConVol, para ello deberá diligenciar los formatos entregados por la
Agencia sin realizarles ningún cambio en su forma.
2.5. Series y tipos documentales:
a) La Agencia facilitará a modo de referencia un listado de los tipos documentales idenfdicados en procesos de organización
anterior, sin embargo, recalcamos que el proveedor no debe limitarse a estas tipologías documentales.
1.6. Inventario Documental:
a) Devolver los expedientes en las cajas de archivo X-200 junto con el formato de inventario documental adoptado por la Agencia en
formato electrónico.
b) El archivo Excel de punteo se debe devolver con los cambios realizados a los expedientes, tales como unificación o que la
descripción no coincide con el físico, en todo caso todo proceso relacionado con la entrega de inventarios deberá quedar plasmado
en un acta.
c) El formato FUID será entregado por la Agencia con la última actualización registrada por el sistema de calidad de la entidad.
1.7. Diligenciar la Hoja de Control:/
,f. El campo Í Minagricultura

es de todos ~
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a) La hoja de control como elemento de descripción debe brindar la información que permita realizar búsquedas puntuales de
documentos, por tanto, los campos considerados para su diligenciamiento son: Dependencia Productora; Serie Documental;
Nombre del Expediente; Número de Expediente; Número de carpeta; Número de orden, Fecha del documento; Tipos
documentales, Folios y observaciones. Debe ser claro para el proveedor que la hoja de control no es un listado genérico de los
tipos documentales relacionados en la Tabla de Retención Documental.
b) El proveedor deberá elaborar una impresión de la Hoja de Control, formato ADMS-F-016 entregado por la Agencia y la colocará al
inicio del expediente ylo de cada carpeta, en caso de que el expediente se encuentre conformado por varias carpetas, siendo
claro que la hoja de control describe los documentos de cada carpeta en la que es wlocada. Además, se deberá entregar en
formato electrónico.
c) El formato Hoja de Control "ADMS-F-016" será entregado por la Agencia con la última actualización registrada por el sistema de
calidad de la entidad y el contratista debe entregar los archivos en Excel.
NOTA: La descripción de los tipos documentales no se limita a copiar y pegar del listado brindado por la Agencia, el proveedor deberá
ampliar la descripción, de acuerdo a cada expediente.
1.8. Testigo Documental:
a) Diligenciare) formato de Testigo Documental ADMBS-F-050, cuando en el expediente se encuentren tipos documentales en medio
magnético, o para los casos de retiro de documentos por presentar algún grado de biodeterioro.
NOTAS:
a) Eh el caso de encontrarse expedientes con biodeterioro es necesario que el proveedor diligencie el Formato Único de Inventario
Documental - FUID (ADMBS-F-015) suministrado por la Agencia, aísle, identifique y realice la devolución de los documentos antes
de finalizar el contrato.
b) En caso de encontrarse documentos con rasgaduras el proveedor deberá aplicar los primeros auxilios y continuar con el proceso
de organización.
c) Cuando se encuentren documentos que no correspondan a ninguno de los expedientes entregados para el proceso deberán ser
devueltos a la Agencia a través de una relación que especifique la cantidad de folios por cada tipo documental devuelto.
2.9. Material de Almacenamiento:
a) Almacenar los expedientes en las respectivas unidades de conservación (carpetas y cajas) previa rotulación de estas.
b) Conformar los expedientes en carpetas de 4 alas, con un máximo de 200 folios aproximadamente.
c) Las carpetas deben ser de ph neutro, de un gramaje de 320 gr las cuales deben ser suministradas por el contratista.
Las cajas son de referencia X-200 de conformidad a las especifcaciones dadas en la gula AGN "Especificaciones para cajas de
carpetas de archivo" dimensiones internas: ancho 20 cm x alto 25 cm x largo 39 cm dimensiones externas ancho 21 cm x alto 26,5
cm x largo 40 cm, apertura tipo nevera, con una compresión vertical de 790 ó 930 Kgflm y una resistencia minima al aplastamiento
horizontal de adhesivos y con recubrimiento interno constituido de una película transparente inerte.
NOTAS:
a) Se solicita que la carátula anterior sea incorporada al expediente, para efectos de trazabilidad, dicho documento no se debe foliar
ni describir en la hoja de control, pero debe estar presente.
b) Las carpetas y cajas para utilizar deben ser suministradas por el proveedor, previa aprobación de IaAgencia.
c) Las cajas y carpetas que se desocupen una vez se haga el cambio serán recogidas por la ANT en las bodegas del proveedor. El
transporte de estas cajas y carpetas estará a cargo de la Agencia.e / ~~
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Tierras ~~ '~ ,~~ ~~ °
PROCESO M ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~ FECHA y' 17/07/2019
.,
d) De igual manera, se aclara que el contratista deberá realizar el cambio de todas las cajas y carpetas, independiente del estado de
deterioro en el que se encuentren.
2.10. Marcación de Carpetas y Cajas:
a) Rotular las cajas y las carpetas, de acuerdo con el formato que suministre la ANT.
b) El titulo de la carpeta está conformado por,el número de expediente que otorgó el INCODER el cual es precedido por la letra "B"
cuando aplique junto con el nombre del adjudicatario, número de documento de identidad, el nombre del predio, el departamento y
el municipio, en los casos en que dicho número no se encuentre se marcara con los demás datos ya indicados.
c) SI un expediente tiene más de una carpeta, es necesario identificar las fechas extremas de cada carpeta, es de aclarar que, si un
expediente está conformado por más de una carpeta, a la última carpeta creada no se deberá colocar en el rotulo la fecha final
(Se deja en blanco), esto mismo aplica para los expedientes que no tienen tomos.
d) Los formatos "ADMBS-F-017-Forma RÓTULO DE CARPETA yADMBS-F-018-Forma RÓTULO CAJA" serán entregados por la
Agencia con la última actualización registrada por el sistema de calidad de la entidad.
NOTAS:
a) Los rótulos de caja y carpeta deben ser en papel adhesivo.
b) Los insumos para su impresión y colocación en las carpetas corren por cuenta del proveedor. Previa a la primera colocación de
los rótulos la ANT avalará el diligenciamiento de la información contenida en los rótulos.
c) Los insumos deben ser suministrados por el proveedor.
d) La Agencia enVegará al contratista los formatos para la rotulación de cajas y carpetas, no obstante, frente a una posible modifcación
de estos se realizará reunión con el contratista de tal manera que se estudie la posibilidad de aplicar cambios siempre y cuando
estos no representen reprocesos para el contratista, de otra manera, no aplicarán cambios en el marco del desarrollo de la actividad
solicitada.
2.17 Control de Calidad Proceso de Organización:
a) La ANT realizará control de calidad permanente sobre los metros lineales organizados con un muestreo entre el 30% -100°h del
total de lo planeado e indicado al proveedor para organizar, los elementos de control en esta etapa incluyen los siguientes:
a. Aplicación de principio de procedencia y orden original.
b. Foliación.
c. Descripcibn adecuada en hoja de control.
d. Conformación y diligenciamiento del formato de inventario documental.
e. Verificación de la información de la rotulación de conformidad al contenido del expediente.
b) En caso de encontrar inconsistencias en la muestra seleccionada se le solicitará al proveedor que revise y realice la corrección
respectiva. Posterior a esto se revisarán los ajustes requeridos según los tiempos estipulados en el cronograma presentado por
el proveedor, y adicional se solicitará una nueva muestra.
c) La verificación de las muestras de calidad de los productos a presentar se realizarán en las instalaciones de proveedor previo
traslado a las instalaciones de la Agencia Nacional de Tierras, para lo cual, el proveedor deberá proporcionar las condiciones
locativas que faciliten dicho proceso.
3. DIGITALIZACIÓN DOCUMENTO POR DOCUMENTO E INDIZAC16N:
3.1. Digitalizar con fines de consulta:~j
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',~ PROCESÓ ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~`°`~TfECHA~~ 17/07/2019
a) Luego de realizar la organizaáón de los expedientes se procederá a digitalizar la documentaáón con fnes de control y trámite
según lo definido en la Circular No. 005 de 2012 del Archivo General de la Nación.
b) La digitalización de Titulación de Baldíos se debe realizar por cada uno de los tipos documentales que conforman el expediente.
De cualquier forma, se deben eliminar las páginas vacías durante el escaneo; aplicar reconocimiento óptico de caracteres — OCR;
mantener juntas todas las páginas de un documento y en el orden en que resultaron de la organización y mantener el mismo
antes, durante y después del proceso de digitalización.
3.2. Tamaño de papel:
a) La mayoría de los expedientes están conformados en tamaño carta y oficio.

b) Los planos de tamaños diferentes a caga y oficio deberán ser digitalizados. Por loqueen todo caso el proveedor debe contemplar
la digitalización de otros tamaños diferentes a los mencionados y que hacen parte del expediente. Es decir que debe contemplarla
digitalización de tamaños superiores e inferiores a carta y a oficio.
c) La Agencia aclara que en estos momentos no conoce y no puede estimarla cantidad de planos existentes en las carpetas, como
tampoco cuántos son de tamaño superior al ofiáo.
3.3. Parámetros de Digitalización documental:
a) Los parámetros de digitalizacibn se aplicarán de conformidad a lo indicado en la Circular Externa ÁGN No. 005 del 11 de
septiembre de 2012 "Recomendaciones para llevar a Cabo Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas
en el Marco de la Iniáativa Cero Papel" y el documento denominado "Requisitos Mínimos de Digitalización" emitido por el AGN el
05 de Julio del 2018.
b) Formato PDFIa-1b o PDFIa-2 con OCR al texto completo.
c) La resolución mínima de escaneo es de 600 dpi en escala de grises, para tipos documentales con contenido gráfico altamente
significativo o cuando la legibilidad del documento pueda verse comprometida al digitalizar en blanco y negro puro.
d) Los archivos generados no deben contener marcas de agua.
e) Profundidad de bit: Estará determinada por las características del documento de tal forma que la imagen obtenida no presente
fallas de calidad. El valor máximo para utilizares de 16 bits.
f) Tamaño: El tamaño por tipa documental digitalizada no deberá exceder los 20 megabytes.
NOTAS:
a) Los anteriores parámeVos técnicos podrán ser modificados o preásados entre el proveedor y la Agencia, una vez se hayan
realizado las pruebas de calidad para establecerla mejor confguracibn de escaneo que asegure las características de legibilidad,
fidelidad, calidad y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para el caso en el que se modifiquen los parámetros técnicos se
deberá suscribir acta según el formato INTI-F-008 firmada por las partes, para soporte de la ejecución del contrato.
b) El contratista deberá asegurarse que todos los equipos de los que disponga para el desarrollo de las actividades tales como el
diligenciamiento de lahoja decontrol, el diligenciamientodel Formato Único de Inventario Documental - FUID y la digitalización e
indización de los expedientes objeto de organización documental, deben contar con las licencias de los programas requeridos.
3.4. Visualización:
~~ a) Las imágenes no quedarán supeditadas a la visualizaáón, apertura o decisión de ningún software espeáalizado o propietario, así
~.. " como tampoco contarán con contraseñas, ciliados o encriptado, sino que cumplirán con estándares abiertos para el
almacenamiento y legibilidad. Los derechos sobre las imágenes serán totales y exclusivos de la ANTA /
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3.5. Nombrada de Archivos:
a) Para que los productos de la labor de digitalización puedan ser incorporados de manera transparente al aplicativo de la ANT cada
archivo -PDF generado será nombrado con un nombre único que no se repetirá para otro archivo generado por el proveedor.
b) Las condiciones generales para nombrar archivos son:
• No usar espacios en blanco.
• Usar siempre letras en minúscula.
• No usar tiÍdes (á) ni virgulillas (ñ).
• No usar caracteres especiales como ¡@#$%8!'?/"°"+•, excepto _ (underscore o guion al piso).
3.8. Indización -Indexación:
El proceso de indexación se realiza en el aplicativo que disponga el contratista, no obstante, se aclara que este proceso se debe desarrollar
durante el tiempo de ejecución del contrato, una vez finalizado el proceso de digitalización. Las imágenes digitalizadas, deberán ser
indexadas con los siguientes indices:
• No. de expediente ORFEO (19 dignos)

Fecha del documento
• Descripción del documento
• Tipo documental
• Nombre de la imagen.PDF
3.7. Captura de Metadatos:
a)En el esquema de metadatos se tendrá en cuenta lo indicado en la Guia de Metadatos emitida por el archivo General de la Nación.
b)La captura de los metadatos puede darse de forma manual o automática según técnica que implemente el proveedor siempre y
cuando cumpla con la obligación y satisfaga la necesidad de realizarla descripción normalizada de la información de conformidad
a la siguiente estructura y su mecanismo de entrega será una hoja de Excel con extensión csv.
NumeroExpediente FechaDocumento(dd/mm/aaaa) DescripcionAsunto TipoDocumental ArchivoAdjuntar
3.8. Control de calidad de los metadatos e imágenes:
La ANT realizará control de calidad permanente sobre los metros lineales digitalizados con un muestreo en entre el 30% -100% del total
de lo planeado según cronograma de trabajo entregado previamente, los elementos de control en esta etapa induyen los siguientes
aspectos:
• Calidad de imagen
a) El proveedor realizará control de calidad a cada imagen escaneada para verifcar que éstas correspondan a los documentos físicos
en su orden, completitud, y orientación, para garantizar el 100% de calidad de las imágenes digitalizadas en los aspectos de
resolución, nitidez, contraste, brillo y rotación (horizontalidad (verticalidad).
b) La ANT realizará auditorias sobre las imágenes entregadas por el proveedor de acuerdo con el cronograma de trabajo y en los r7
casos que no cumplan con los requisitos de calidad y legibilidad, el proveedor deberá digitalizar nuevamente sin ningún costo%
El campo MinagricutWra .
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~~ PROCEbSO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~FECHA~t 17/07/2019
adicional para laentidad.

c) Algunos errores que pueden motivar la devolución de la imagen digitalizada son:
• Imagen sobrante.
• Imagen faltante.
• Imagen sobrepuesta.
• Imagen cortada.
• Marcos negros que bordeen la imagen.
• Rotación de la imagen.
• Documento ilegible sin nota aclaratoria.
• Presencia de archivos en formatos diferentes al establecido.
• Imágenes ilegibles total o parcialmente respecto a la legibilidad del documento en papel.
• Tamaños de página inferiores o superiores al rango establecido.
• Hojas corridas, mal orientadas o en una secuencia incorrecta respecto del documento en soporte papel.
• Saltos en la numeración, que se pudieran presentar en el original.
• Indización e indexación
a) El proveedor deberá realizar el control de calidad para verificar que los metadatos correspondan a los solicitados por la ANT. Se
consideran fallas en el proceso de digitación, la presencia de archivos con metadatos que contengan información incorrecta,
incompleta o con errores como: formatos de fechas, códigos de dependencias, ortografía, espacios.
b) En caso de encontrar inconsistencias en la muestra seleccionada se le solicitará al proveedor que revise y realice la corrección
respectiva. Posterior a esto se revisarán los ajustes requeridos según los tiempos estipulados en el cronograma presentado por el
proveedor, y adicional se solicitará una nueva muestra.
c) Si finalmente se detectan más inconsistencias el proveedor se obligará a realizar el respectivo ajuste de lo que se encuentre wn
errores, sin que implique costos adicionales para la Entidad, luego de lo cual se procederá a realizar un nuevo muestreo para dar
su aprobación.
NOTA:
a) Aplicar los controles de auditoria de calidad tales como: Legibilidad, fidelidad y calidad de los documentos digitalizados, además
de la accesibilidad y búsqueda por texto en el idioma del documento e indización correcta.
3.9. Entrega de imágenes:
a) Durante todo el proceso de digitalización el proveedor entregará a la ANT las imágenes producto del proceso de digitalización
mediante un dispositivo con suficiente capacidad de almacenamiento, al personal autorizado de la Agencia y con los datos
establecidos en el proceso de indexación, el proveedor deberá relacionar la información digitalizada diligenciando el formato
denominado "plantilla masivo expediente parcial".
b) La verificación de las imágenes se hará mediante punteo comparando los expedientes físicos contra los inventados.
NOTAS:
a) El proveedor deberá tener claro que no puede reproducir, ni enVegar a ningún tercero sin la autorización de la ANT, ninguna de
las imágenes de los documentos digitalizados.
b) La información es confidencial, y todos los derechos a la misma que han sido o serán divulgados al proveedor; permanecerán
como propiedad de la Agencia.
c) El proveedor no obtendrá derecho alguno, de ningún tipo, sobre la información, ni tampoco ningún derecho de utilizarla, excepto
para el objeto del contrato que se llegase a celebrar~j
El campo Minagricultura .
es de todos
~ . .FORMA ESTUDIOS PREVIOS ;CÓDIGO ~ ~ ADQBS-F-002
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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS °~ FÉCHA `h~`' 17/07/2019
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d) Una vez realizada la entrega de imágenes, la Agencia procederá a verifcar que cumplan con las características requeridas, de no
cumplir, se realizará la devolución al contratista para que adelante los ajustes pertinentes; para este proceso la Agencia entregará
formato de verificación.
4. DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES:
a) El proveedor debe devolver los expedientes debidamente organizados, trasladándolos al lugar que señale la ANT en la ciudad de
Bogotá D.C., en cajas de archivo, con su respectiva identificación acorde a los formatos entregados por la ANT y ubicándolos en
la estantería que se le indique, y cumpliendo croo las normas de seguridad en el embalaje y transporte a que haya lugar, actividad
que en su totalidad debe ser tenida en cuenta en el valor del crontrato, pues la Agencia no pagará valores adicionales por ella.
Esta devolución se hará mediante revisión del FUID vs. expediente físico uno a uno.
b) La entrega física del producto terminado se hará por departamentos recibidas a satisfacción por la Agencia.
c) De la actividad de devolución de cajas se debe elaborar acta o constancia de recepción, en laque conste la entrega que realiza
el proveedor. Dicha acta deberá ser suscrita por el director del proyecto por parte del proveedor, el supervisor del contrato o quien
el designe y las personas que intervinieron en el punteo y recibo por parte de la Agencia.
NOTAS:
a) Para efectos de la medición y metros lineales a intervenir y facturar, se tendrá en cuenta la cantidad de Metros Lineales (ML)
entregados al inicio del proyecto por parte de la ANT, y no de la cantidad resultante una vez concluya la intervención del proveedor.
b) Para la entrega de la documentación a intervenir y correspondiente retiro que realiza el proveedor, se estipula que éste deberá
hacerse de común acuerdo entre las partes con el supervisor del contrato.
5. CONSULTA Y PRÉSTAMOS:
a) Durante la ejecución del contrato, el proveedor debe facilitar la consulta en sitio y préstamo de la información a la que se le esté
ejecutando el proceso, llevando control de este.
b) Los expedientes solo podrán ser consultados en sitio por el personal autorizado de la ANT el cual será informado por el supervisor
del contrato o quien él designe.
c) La atencióndeconsultaspodrárealizarsepormediodelescaneodedocumentosyenvíoalcorreoelectróniccinstitucionaldestinado
para tal fin. Este archivo no requiere digitalización documento por documento, esta alternativa de atención de la consulta no
excluye el requerimiento de atender la consulta en soporte papel, trasladando con cargo al proveedor la documentación a la sede
principal de la ANT.
d) El proveedor debe llevar un registro y control estricto de los préstamos, velando en todo momento porque se mantenga la seguridad
de la información, es decir que se mantenga la integridad, confidencialidad, confiabilidad y accesibilidad de esta.
NOTA:
El promedio de consultas de expedientes es en promedio de cuarenta (40) consultas diarias, estas consultas pueden ser simples desde
un único expediente hasta consultas complejas que involucren más de un expediente por consulta. Es necesario indicar que existen
tiempos de respuesta que la Entidad debe cumplir de tal manera que las consultas y préstamos deberán ser atendidos en máximo dos
(2) dial hábiles.
6. MATERIALES
Entre los materiales que el proveedor debe suministrar para la operación, se sugieren y destacan los siguientes
El campo Minagricúltura
~ es de todos
~ F,ORMA ~ ESTUDIOS PREVIOS :~CÓDIGO~~ ADQ85-F-002
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6.1. Unidades de conservación:

a) Las carpetas que debe proporcionar el proveedor deberán ser en propalcote de 320gr, 4 alas de ph neutro, conformidad a las
especificaciones dadas en la guia AGN "Especifcaciones para cajas de carpetas de archivo". La cajas de archivo que deberá
proporcionar el proveedor son de referencia X-200 de conformidad a las especificaciones dadas en la guia AGN "Especificaciones
para cajas de carpetas de archivo" dimensiones internas: ancho 20 cm x alto 25 cm x largo 39 cm dimensiones externas ancho 21
cm x alto 26,5 cm x largo 40 cm, apertura tipo nevera, con una compresión vertical de 790 ó 930 Kgf/m y una resistencia mínima
al aplastamiento horizontal de adhesivos y con recubrimiento interno constituido de una película transparente inerte.
6.2. Elementos para la operatividad:

a) Rótulos para carpetas y cajas de archivo autoadhesivo.
b) Papel.
c) Lápices de mina negra blanda HB o B.
d) Borradores de miga de pan.
e) Cintas de papel transparente, libre de ácido y con adhesivo acrílico autoadherible con PH neuVo para unir documentos rasgados.
6.3. Elementos de seguridad para el personal que desarrolle la laborcomo:

Tapabocas, Guantes, Batas, y demás elementos necesarios para la labor y que el proveedor como experto en la labor considere que
debe suminisVar para el buen desarrollo del conVato.
6.4. Equipos de Captura e Impresión:

a) Los equipos de captura e impresión de informacibn como lo son computadores, Software "debidamente licenciado", Impresora y
sus consumibles (papel y tinta) deben cumplir con las especificaciones técnicas que garanticen la calidad de los productos
requeridos.
7. INFRAESTRUCTURA:
a) Disponer de la infraestructura física, tecnológica y administrativa necesaria para llevar a cabo la prestación del servicio.
b) La bodega deberá estar ubicada en la ciudad de Bogotá D.C.
c) La bodega para el almacenamiento y proceso de organización de los expedientes debe cumplir con el Acuerdo No. 08 de 2014
del Archivo General de la Nación, "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografia y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la
función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000".
d) De igual forma se debe cumplir con los espacios amplios de Vabajo para la organización y las condiciones de seguridad para la
guarda y custodia de la documentación, así como garantizar las protocolos de bioseguridad establecidos por el Gobierno Nacional
y Distrital.
NOTA:
a) Se debe garantizar el desplazamiento, transporte, seguridad y adecuada manipulación de los expedientes, lo cual correrá
por cuenta del proveedor.
b) Teniendo en cuenta las condiciones actuales de salud pública, y las directrices emanadas por el gobierno nacional y la
Alcaldía de Bogotá, durante los primeros 15 días hábiles contados a partir de la fecha de inicio del conVato, el conVatista
deberá presentar a la Agencia, lo siguiente;
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El campo Minagricuttura.
es de todos I
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FORMÁ~~'~ ESTUDIOS PREVIOS y C6DÍG0 ~ ADQBS-F-002
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~ VERSIÓN 3
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~~ ~~ 17/07/2019
• Protocolo de bioseguridad
• Matriz de identificación de peligros COVID-19
• Análisis de trabajo seguro
• Certificación de la ARL que valide la implementación del SG- SST
8. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO:
Para el desarrollo del proceso se requiere de un equipo mínimo de trabajo el cual deberá estar dedicado únicamente a le ejecución del
proyecto para la Agencia Nacional de Tierras:
`CARGO , CANTIDAD I s ,." FORMACIÓN ACADÉMICA EXPERIENCIA REQUERIDA"'

Título profesional en: 'Archivista'; o'Sislemas de Información,
Bibliotecologia yArchivística'; o'Sistemas de Información,
y Documentación°; 'Ciencia de la Información, Bibliotecologia y
Archivísticá; o 'Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecologia yArchivistica°; o 'Archivistica y Gestión de la
Información Digital°; "Ciencia De La Información. Bibliotecología,
Documentación Y Archivística', o'Ciencias de la Información y la
Documentación'; o'Bibliotecologia y Archivíslica'.
Con título de posgrado en:'Especiallsta En Gerencia Estratégica De
Proyectos', o'Especialista En Gestión De Proyectos', o'Magister
En Gestión Estratégica De Proyectos', o'Especialista En Gerencia
De Proyectos', o `Magister En Gestión De Organizaciones Y
Proyedos', o `Magister En Gerencia Integral De Proyectos°, o
°Especialista En Gerencia Integral De Proyectos', o'Magister En
Gerencia De Proyectos', o'Especialista En Evaluación Y Gerencia
De Proyectos°, o 'Magíster En Evaluación Y Gerencia De Acreditarexperienciaespecífica
Proyectos', o "Especialización En Gestión De Proyectos mínimo de 5 años, en gerencia
Director de t Informáticas°, o'Especialista En Formulación Y Gestión Integral De y/o coordinación y/o dirección
proyecto Proyedos°, o "Magister En Dirección Y Gestión De Proyedos", o de proyectos de gestión
'Especialista En Gerencia Y Evaluación De Proyectos', o documental.
"Especialista En Dirección Y Gestión De Proyectos", o Èspecialista
En Evaluación Y Gerencia De Proyectos', o 'Especialista En
Desarrollo Y Gerencia Integral De Proyectos', o 'Magister En
Desarrollo Y Gerencia Integral De Proyectos°, o'Doctor En Gerencia
De Proyedos', o °Magíster En Gestión De Proyectos', o
'Especialista En Administración De Proyectos', o 'Magister En
Archivística', o "Especialista En Archivísticá, o'Magister En Ciencia
De La Informacióñ, o "Especialista En Archivistica°, o Èspecialista
En Redes De Información Documental', o'Magíster En Archivistica
Histórica Y Memoria", o "Especialista En Documentación Digital,
Gestión Del Conocimiento Y De La Información', o' Especialista En
Slstemas De Información Y Gerencia De Documentas°, o °Magister
En Gestión Documental Y Administración De Archivos", o
"Especialista En Sistemas De Información', o 'Especialista En
Gerencia De Sistemas De Información', o'Especialista En Gerencia
Estratégica De Sistemas De Información°, o °Especialista En
El Campo I Minagricultura
es de todos
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PROCESO ,xi ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ~:FECHA`~~ 17/07/2019
Sistemas De Información En La Organización°, o Èspecialista En

Sistemas De Información Gerencial'.
Título profesional en'Archivista'; o'Sistemas de Información,
Bibliolecologia yArchivística°; o'Sistemas de Información, Acreditar experiencia específica
y Documentación°; "Ciencia de la Información, Bibliotecología y mínimo de 3 años, en procesos
~ Archivística'; o'Ciencia de la Información y la Documentación, de Organización de Archivos,
Líder técnico
Bibliotecologia yArchivística"; o "Archivística y Gestión de la control de calidad a proceso de
Información Digital°; 'Ciencia De La Información: Bibliotecología, organización documental y
Documentación Y Archivística', o'Ciencias de la Información y la digitalización de expedientes.
Documentación; o "Bibliotecología yArchivística". ,~
El personal que designe el proveedor no tendrá ningún vínculo laboral con la Agencia, por tal razón se encargará de todas las prestaciones
laborales que conlleve este proceso.
La Agencia no dispondrá de personal adicional, ni suministrará personal que colabore con actividades de tipo operativo, como movimiento
de cajas, diligenciamiento de información entre otras; todas esas actividades deben ser previstas y asumidas por el proveedor.
9. COMITÉ TÉCNICO COORDINADOR:
Para el seguimiento del presente contrato se conformará un Comité técnico coordinador integrado de la siguiente manera:
• El proveedor estará representado por el director del proyecto.
• La ANT estará representada por el supervisor del contrato o por quien este designe.
• Y un funcionario o contratista por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera designado por el Supervisor del contrato.
Este comité se reunirá una (1) vez cada quince días y extraordinariamente cada vez que se considere necesario o cuando a juicio de sus
integrantes las circunstancias así lo exijan o por petición de algunos de sus miembros. En todo caso el comité técnico coordinador abordará
el seguimiento y monitoreo del contrato en sus aspectos técnicos, administrativos y fnancieros. De cada reunión deberá quedar como
constancia un acta donde se describan avances y compromisos para cada una de las partes.
10. INFORMES:
En la primera reunión del Comité Técnico Coordinador, el proveedor presentará el plan de Vabajo con su respectivo cronograma
de//
ejecución del contrato de tal manera que en cada reunión se presente por parte del proveedor el informe de avance a dicho plan de trabajo.7/
1 ,
El campo j Minagricultura -.
es de todos
~

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Se estima que el equipo de trabajo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y

Cabe resaltar que el Archivo General de la Nación ha reglamentado diversos procesos

Con la contratación del servicio especializado de gestión documental, se pretende dar

El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993) establece en

El Campo ~ Mina~rjculturá "

~,~ ~ w' ~r ~ ~ ~" `, `~ Segmento - Familia 61ase - Producto Dibscdpción

Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de Compensación

Nota 1. Si el producto de la organización y la digitalización no cumplen a satisfacción con los

7. Presentar un cronograma detallado de trabajo en la semana siguiente a la suscripción del acta

2. Aprobar la póliza que garantiza el contrato.

3. Suscribir el acta de inicio

5 8 Informe's y/o Produetos~

La carta de presentación de la propuesta deberá ser diligenciada de conformidad con el Formato

El proponente deberá adjuntar a la propuesta, la carta de presentación de esta, debidamente

La suscripción de la carta constituye un compromiso de adherencia y responsabilidades, siguiendo

7.2. Fotocopia del documento de identidad

7.3. Certificado de la Cámara de Comercio, Matrícula Mercantil o documento

Para el caso de personas jurídicas, el proponente debe adjuntar el Certificado de Existencia y

a) Que esté constituido legalmente;

Las personas jurídicas integrantes de un Consorcio o Unión Temporal deberán acreditar

Para proponentes extranjeros:

Deberán aportar el documento que acredite la inscripción en el registro correspondiente en el país

del ofrecimiento y de ser necesario lo faculte para la presentación de la propuesta, la celebración

Si una parte de la información solicitada no se encuentra incorporada en el certificado o documento

NOTA 2: En el evento de resultar favorecido con la adjudicación un proponente extranjero sin

NOTA 3: En cumplimiento de lo dispuesto en el Artículo 874 del Código de Comercio, en

Personas naturales. Las personas naturales acreditaran su existencia, aportando su inscripción

Cuando el proponente fuere una Institución de Educación Superior Pública: El proponente

Cuando se trate de una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia el

7.4. Acta de autorización para presentar propuesta y suscribir el contrato:

En el evento en que el representante esté limitado en éste aspecto en el caso. de consorcios o

7.5 Acreditación de documentos de personas jurídicas extranjeras sin sucursal o domicilio

7.6. Documento de Constitución del consorcio o unión temporal:

Nacionala~ gCTIyIDAD +¡ FORMULACIÓN DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS AVERSIÓN 3

parágrafo 1° del articulo 7° de la Ley 80 de 1993. Igualmente debeNan anexar el respectivo

7.8.1. Contenido del documento de Constitución del Consorcio o Unión Temporal

NOTA: En el Anexo Carta de Presentación, se deberá indicar el miembro o miembros del

7.6.2. Condiciones de los integrantes del consorcio o unión temporal

i. Si la va a efectuar en representación del Consorcio o la Unión Temporal uno de sus integrantes,

e. En el evento de presentarse inhabilidades sobrevivientes para los miembros de la Unión

7.8.3. Registro Entidad sin Ánimo de Lucro —Cooperativas:

Si el proponente es una entidad sin ánimo de lucro presentará el correspondiente certificado,

Si se trata de una Cooperativa, deberá anexar el reconocimiento de la personería jurídica expedido

7.7 Garantía de seriedad de la propuesta

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciónes establecidas en el Pliego de Condiciones

La Garantía de Seriedad de la oferta debe presentarse con la propuesta. La no presentación de

Requisitos para la garantía de seriedad de la propuesta:

BENEFICIARIO_" Agencia Nacional de Tierras —ANT- — NIT: 900.948.953-8

I Parágrafo 1°, Articulo 7 Ley 80 tle 1993

comercio, en la garantía debe figurar wmo afianzado la

1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la

La ANT hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta en caso de que se materialice

NOTA: El Proponente deberá presentar este documento con su propuesta a través de la

7.9 Fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal o

7.10 Fotocopia del Registro Único Tributario vigente (RUT).

Si el proponente es colombiano o extranjero con sucursal o domicilio en Colombia2, con la

7.11 Formato de Identificación Tributaria, Formato Creación Beneficiario de Cuenta y

7.12. Compromiso de transparencia (Formato)

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