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CARLOS PRECIADO CHAVIRA

TICM 53

ENSAYO SOBRE LA COMUNICACIÓN FORMAL

JUEVES 24/03/2011
 COMUNICACIÓN FORMAL

Se da en la empresa de forma estructurada organizada y sigue los niveles

jerárquicos establecidos. Pretende dar órdenes, información y tratar cuestiones
sobre el trabajo.

La comunicación formal Es aquella que se da de carácter formal siguiendo reglas

que impone un grupo, ejemplos de comunicación formal: reuniones, juntas,
entrevistas, cuyo contenido está referido a aspectos laborales. En general, ésta
comunicación utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc...).
Sigue la cadena de mando de la organización formal. Para cualquiera de esa
comunicación de transmisión, está prescrita y estipulada la designación formal y la
sanción oficial.

Esto puede incluir órdenes ejecutivas respecto a nuevos sistemas de bonos o

planes de acción, información técnica para propósito de la toma de decisiones y
políticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por los manuales o compañías.

La idea de que tanto el individuo como la institución necesitan organizarse y

comunicarse, es de gran aceptación. Es importante hacer una recapitulación en
que una organización moderna constituye ante todo una composición social de
seres humanos en donde es preciso que exista una estructura, una jerarquía
necesaria para que se logren los fines que la organización se propone.

Por tratarse de seres humanos, el factor esencial de la conducta de una

organización es la comunicación en todas sus direcciones y en todos los niveles a
través de los elementos del proceso de comunicación en el que se distingue a los
canales de comunicación, es decir, a la línea de personas a través de las cuales
pasan los mensajes y la utilización de las tecnologías, lo cual nos hemos vuelto
muy adictos últimamente. El análisis de la comunicación organizacional engloba
las prácticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organización; en
donde se pone énfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales
formales e informales que se utilicen.

Entonces establecemos que los flujos de comunicación se encuentran compuestos

por el conjunto de estos canales de comunicación y representa en sí la estructura
de la organización desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicación,
lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones, es
decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje. La buena comunicación
tiene mucha importancia para la eficacia de cualquier organización o grupo y se
refiere a la transmisión y comprensión de significados.
El hombre es comunicativo, y realiza esta actividad durante todo el día, (escribe,
lee, habla, escucha). No puede existir un grupo que no tenga comunicación, es
decir, la transmisión de algo con sentido entre los miembros que lo componen.

Representa el orden jerárquico oficial que consta en documentos. La teoría de

este sistema establece que toda autoridad se delega de un nivel a otro y reside en
última instancia, en el presidente del consejo de administración. Define las reglas
de comunicación establecen la organización.

Puedo establecer que la comunicación formal, cumple dos principales funciones

en la organización:

-permitir la toma de decisiones y motivar

Para que la información sea adecuadamente transmitida, es necesario que exista

un flujo de comunicación que lo permita. Este flujo de comunicación debe cumplir
los siguientes objetivos de información:

I. Transmitir la información útil para la toma de decisiones.

II. Transmitir la información con exactitud.
III. Transmitir la información con rapidez.
IV. Transmitir la información sin errores.

La existencia de los sistemas trata de que al darse la comunicación en todas las

direcciones se fortalezcan las redes formales, así se tienen bajo control las redes
informales. Así mismo, cuando hablamos de flujos de comunicación, nos
referimos a los procesos de comunicación que se llevan a cabo al interior de la
organización de acuerdo a la estructura formal (organigrama) y éstos pueden ser
de la siguiente manera:

a. Descendente: Teniendo como funciones principales, las de coordinar, informar,

motivar y controlar.

b. Ascendente: Dentro de sus funciones se encuentra la de comprobar la

recepción del mensaje, evaluar, informar y sugerir.

c. Horizontal: (Hay autores que le llaman lateral). Aquí la función primordial es la

de intercambio, coordinación y apoyo entre el personal de la misma posición
jerárquica.

La comunicación controla la conducta de los miembros de varias maneras. Las

organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que deben
seguir los empleados.
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  Su utilidad es la emisión de directrices de un
superior a sus subordinados. Ésta ayudará a clarificar políticas, metas, etc. Se
realiza a través de memorándums, informes, instructivos, reglamentos, manuales
de organización, periódicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos.

Esta información le dará sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados,

suministra datos importantes y ayuda a resolver sus dudas. Es el enlace entre los
distintos niveles jerárquicos de la estructura formal.

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Este tipo de comunicación suministra

retroalimentación de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para
recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el
clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la alta
dirección. Se realiza a través de Programas de Sugerencias, Encuestas,
Procedimientos de Quejas, una Política de Puertas Abiertas, Diálogo y Entrevistas
y Reuniones de Grupo.

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Es la comunicación que se desarrolla entre dos

personas del mismo nivel jerárquico. Es una comunicación muy útil para la
integración de los grupos de trabajo, para la sociabilización necesaria entre las
personas y para hacer eficiente el trabajo de los grupos y equipos laborales. La
mayoría de los mensajes que transitan formalmente en forma horizontal tienen por
objetivo la integración y coordinación.