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y procesos
1. INTRODUCCIÓN
“Porque… ¿quién de vosotros, queriendo edificar una torre, no se sienta primero y calcula los
gastos, a ver si tiene lo que necesita para acabarla? No sea que después de que haya puesto el
cimiento, y no pueda acabarla, todos los que lo vean comiencen a hacer burla de él, diciendo:
«Este hombre comenzó a edificar y no pudo acabar»”.
Este pasaje bíblico demuestra que en aquellas épocas ya existían inquietudes muy similares a
las que se tienen hoy en día. Desde tiempos muy remotos, algunas tribus se reunían para
construir rudimentarios artefactos y cultivar la tierra, labores que, aunque primitivas, exigían un
mínimo de planificación.
Desde hace más de cinco mil años, el hombre construye templos monumentales como las
pirámides del antiguo Egipto, la gran muralla China o los acueductos romanos,
emprendimientos que seguramente contaban con la coordinación de alguna figura muy similar
al Project Manager de estos días.
Fue a partir del siglo XX cuando el Project Management comenzó a definir los estándares que
se conocen actualmente, principalmente a partir de la década de los 50, durante la guerra fría,
donde se desarrollaron proyectos militares de gran complejidad, como fueron los espaciales y
de defensa. El proyecto Manhattan, por ejemplo, que culminó en la fabricación de la primera
bomba atómica de la historia, es reconocido como el primer proyecto que utiliza técnicas
modernas de Project Management. En aquella época, se evidenció la necesidad de coordinar
los equipos y las disciplinas diferentes que trabajaban de forma simultánea en un mismo
proyecto que requerían de un trabajo concurrente y sincronizado.
Bernard Schriever, un general de la fuerza aérea estadounidense (que se encargó, durante los
años 50 y 60, de competir y ganar la batalla a la entonces existente Unión Soviética en la
construcción de misiles de medio y largo alcance, y de trasladar al espacio la carrera
armamentística entre las dos superpotencias) es considerado como uno de los padres del
Project Management actual por haber desarrollado durante la guerra fría el concepto de
concurrencia, integrando todos los elementos del plan de desarrollo en un solo programa y
presupuesto, ejecutándolos y controlándolos en paralelo y no secuencialmente.
En pocas palabras, el desarrollo se dio alrededor del concepto que hoy se conoce como
Integración, que hace del PM un administrador con mirada holística y sistémica. De esta forma,
logró reducir considerablemente los tiempos de ejecución de los proyectos militares que eran
realizados en aquel entonces, como era el proyecto Thor (sistema de armas ideado para
disparar proyectiles cinéticos desde la órbita terrestre para dañar objetivos en el suelo).
Con el tiempo, estas técnicas y herramientas han sido mejoradas y aplicadas de acuerdo con el
tipo de proyecto desarrollado y con cada estructura organizacional. Eso fue dando lugar al
nacimiento de las metodologías de Gestión de Proyectos. Siguiendo los pasos de la industria
militar, la industria automovilística comenzó a aplicar las técnicas descubiertas como parte del
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Project Management, con el objetivo de coordinar equipos funcionales diferentes.
Comenzaron entonces a surgir las técnicas que se conocen actualmente, por ejemplo, la de
des- composición de tareas (EDT – Estructura de Desglose de Trabajo, que se analizará en
detalle al estudiar el Alcance de los proyectos), los cronogramas y los histogramas. La propia
tecnología fue colaborando en la optimización y el uso apropiado del Project Management
mediante programas informáticos que realizan cálculos y simulaciones y que gestionan una
cantidad enorme de documentos de un proyecto.
Los proyectos, además, forman parte del discurrir cotidiano. Es un esfuerzo que se tiene que
invertir para generar un resultado que puede ser tanto profesional como personal.
Lamentablemente, las estadísticas demuestran que muchos proyectos terminan después del
plazo definido, consumiendo mucho más que los presupuestos adjudicados y, en muchos
casos, aportando una calidad inferior a la deseada. Algunos ni siquiera llegan a su fin, son
simplemente abandonados, ya que la relación costo/beneficio de recuperarlos no es buena.
Es por estas y otras razones por lo que, desde los egipcios hasta la actualidad, ha sido necesario
desarrollar de alguna manera, una metodología que pudiese integrar todas las necesidades de
un emprendimiento sea cual fuese, de forma que los objetivos pudiesen ser alcanzados
satisfactoriamente.
2. GENERALIDADES
El Project Management puede ser considerado un arte, una ciencia, una metodología, una
disciplina o, incluso, una filosofía. Gestionar un proyecto implica, entre otras cosas, la aplicación
de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a las actividades del proyecto para
poder satisfacer sus requerimientos. Es un proceso mediante el cual se planifica, ejecuta, moni-
torea y controla, buscando alcanzar los resultados deseados y consensuados.
Un proyecto, por su naturaleza, necesita de una figura central que pueda conducirlo al éxito,
gestionar las expectativas de los interesados y proporcionar los medios y esfuerzos necesarios
para poder finalizar acorde con su plan.
Algunas organizaciones ponen en marcha proyectos sin dueño, con muchos dueños, con
responsabilidades y roles poco claros que hacen muy difícil determinar a los verdaderos
hacedores de los éxitos o de los fracasos.
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Concepto
La persona que se busca para asumir todos estos compromisos es
el Project Manager, quien será el encargado de gestionar una serie
de procesos y áreas de conocimiento que interaccionan entre sí y
que tienen grados de complejidad distintos.
Concepto
La palabra “técnica” tiene origen griego y es un conjunto de
conocimientos prácticos utilizados para obtener un resultado
concreto, en el campo del arte, de la ciencia, de la tecnología o en
cualquier otro tipo de actividad. El dominio de una determinada
técnica requiere una destreza que puede ser manual o intelectual y
que, generalmente, depende de la utilización de una o más
herramientas.
Ambas, tanto las técnicas como las herramientas fueron las responsables, mediante el
conocimiento del hombre, de las grandes hazañas de la humanidad, desde la construcción de
los prime- ros hogares de la antigüedad, hasta la llegada del hombre a la luna, en 1969.
También, por desgracia, un gran número de técnicas y herramientas se ponen en juego en
planes macabros como el ataque a las Torres Gemelas en Nueva York en el año 2001.
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La documentación
Son muchos los documentos que forman parte de un proyecto y cada uno tiene su
importancia, acorde con el momento en que es aplicado. Juntos constituyen una herramienta
poderosa, que dará respaldo a todas las acciones realizadas por el Project Manager y su
equipo, y se convertirá en una importante base histórica de consulta para futuros proyectos
similares. La documentación también sirve como:
Entradas y salidas
Es posible imaginar cada proceso como si se tratara de una caja negra que recoge las
entradas (la información recopilada para el proyecto) y la transforma en salidas de valor
agregado, a través de herramientas (fórmulas matemáticas, gráficos, estimaciones, etc.). Las
salidas darán el soporte necesario para que el proyecto avance sin incidencias (cronogramas,
líneas base, estimaciones, planes de contingencia, análisis de riesgo, etc.). Todos los procesos
del Project Management basados en la guía PMBOK® Guide poseen entradas, técnicas y
herramientas y salidas.
3. Salidas: La documentación o los recursos que serán utilizados para dar soporte al
Project Manager y a su equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto (planes,
cronogramas, estimaciones, presupuestos, manuales, etc.).
4. ¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Recuerda
Un proyecto es un intento de lograr un objetivo específico mediante
la ejecución de determinados trabajos previamente planificados, bajo
un estricto seguimiento y control de fases interdependientes.
Para que un emprendimiento pueda ser considerado un proyecto, debe poseer las siguientes
características:
La duración de un proyecto puede variar desde unos pocos días, la reforma de una
cocina por ejemplo, o puede llegar a varios años, como fue el caso del proyecto que
llevó al hombre a visitar y pisar la Luna. Asimismo, todo proyecto debe empezar con
alguna documentación inicial, que declara el inicio de su ciclo de vida. Este
documento, como se observará más adelante en Integración, será el Acta de
Constitución del Proyecto o, en inglés, Project Charter.
- Ser realizado por personas: Pueden ser desarrollados por una única persona o por
todo un departamento. Pueden involucrar a una pequeña oficina o pueden cruzar
fronteras afectando a varias empresas. Normalmente, el equipo formado para realizar
un proyecto raramente se mantiene tras su cierre. La mayoría de los proyectos son
ejecutados por un equipo creado con el propósito único de acometerlos, y es
disuelto cuando se completa el proyecto.
- Ser realizado para crear un producto o servicio único: Llevar a cabo un proyecto
conlleva hacer algo que no ha sido hecho antes y que no será hecho otra vez (al menos
bajo las mismas condiciones) y por esta razón es considerado “único”. Aunque
muchos proyectos poseen características muy similares, siempre habrá algún factor
que los diferencie.
- Tener un objetivo definido: Todo proyecto intenta lograr un objetivo final. Para el
cliente, lo que realmente importa es que el proyecto diseñado resulte en un producto
o servicio cuya calidad cumpla con sus requisitos. Para la organización ejecutora, el
objetivo primario es entregar el proyecto dentro del plazo y presupuesto estimados y
que los resultados alcanzados favorezcan su posición en el mercado.
- La reforma de un local.
- La construcción de un puente.
- La realización de un espectáculo.
Todos los proyectos poseen un grado de incertidumbre (o riesgo), que pueden ser
confrontados, reducidos, transferidos o evitados, todo dependerá de la política de la
organización y del estilo de gestión del Project Manager asignado.
Normalmente, el equipo del proyecto realiza una planificación antes de la fase de ejecución del
proyecto. Esta planificación es preparada en base de ciertos supuestos y estimaciones, por
ejemplo, el costo, el tiempo y la disponibilidad de los recursos necesarios para la ejecución del
proyecto. Basado en las experiencias de proyectos anteriores se podrá también estimar la
probabilidad y el impacto de incidencias que pueden ocurrir durante su ejecución.
Conforme avanza el proyecto, si las actividades programas son ejecutadas sin grandes
incidencias, el grado de incertidumbre suele disminuir, puesto que muchas de las suposiciones
iniciales serán reemplazadas por hechos reales. Por ejemplo, una vez que se termina la
programación del primer módulo de un programa informático, se podrá estimar mejor la
cantidad de tiempo y esfuerzos necesarios para iniciar el siguiente módulo. Sin embargo,
aunque el grado de incertidumbre sea menor en fases más avanzadas del proyecto, el nivel de
riesgo se verá incrementado, ya que el impacto causado por una incidencia importante
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repercutirá de forma más contundente. Existe un concepto equivocado de que un proyecto es
algo muy complejo y de difícil gestión, y por ello se han desarrollado herramientas, técnicas y
documentos. Se está, a veces sin darse cuenta, planificando y ejecutando una serie de pequeños
proyectos todos los días, tan sencillos como salir de compras un sábado por la tarde. Para ello, es
necesario planificar la hora en la que se pretende salir de casa, qué medio de transporte se
utilizará, si se llevará el coche, cuál será el recorrido elegido, si se tiene combustible suficiente y
dónde se aparcará. Además, para salir de compras un sábado por la tarde, hay que tener en
cuenta un presupuesto orientativo de gastos y los posibles riesgos implicados en este sencillo
paseo vespertino.
De acuerdo con uno de los autores más conocidos del Project Management, el doctor. J. David-
son Frame (2005), los proyectos fallan mayoritariamente por dos razones:
b) fallas en la implementación.
- La comunicación es escasa.
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- No se realizan suficientes pruebas.
5. PROJECT MANAGEMENT
Recuerda
El Project Manager es una profesión que, aunque todavía no esté
totalmente reconocida en muchas partes del mundo, tiene un peso
importantísimo en muchos países. La profesión de Project Manager
exige mucha preparación y, sobre todo, experiencia suficiente como
para aplicar correctamente los conocimientos y habilidades a las
actividades del proyecto para poder satisfacer sus requisitos. Es un
proceso por el cual se planifica, se ejecuta y se controla, buscando
alcanzar los resultados deseados.
Fuente: Shutterstock
- Planificación, control y organización de las actividades que forman parte del proyecto:
Es imprescindible que se realice un seguimiento y un control del proyecto durante su ejecución.
Suena demasiado obvio, pero son muchas las organizaciones que nunca han hecho un plan y, en
algunos casos, hay empresas que poseen la triste mentalidad de que “hacer un plan es un
trabajo extra innecesario”. Por otro lado, no tiene sentido exagerar en la planificación de un
proyecto, si éste no lo necesita. La planificación tiene que ser siempre proporcional al tamaño y,
sobre todo, a la complejidad del proyecto.
Se puede decir que un proyecto exitoso es aquel que ha sido desarrollado dentro de las
expectativas de tiempo, costo y alcance, con una calidad de producto satisfactoria. Además, el
cliente debe sentirse satisfecho con el trabajo realizado y/o el producto/servicio entregado.
Planificar, aunque sea fundamental, no es suficiente para lograr buenos resultados. Para lograr
el éxito en los resultados establecidos por la organización, es imprescindible contar también
con:
- El compromiso de las personas involucradas para hacer las cosas bien, evitando
conflictos y trabajando en sinergia.
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Entre los beneficios que puede aportar el Project Management se pueden destacar:
- Reducción de costos.
- Menos improvisación.
- Cumplimento de plazos.
- Anticipación de problemas.
- Comunicación eficaz.
Fuente: Shutterstock
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Existen algunas reglas básicas que pueden minimizar el riesgo de que un proyecto se vea
degradado o, directamente, fracase:
- Tener los objetivos claramente definidos: Incluido el compromiso del equipo para
alcanzar todas las metas definidas.
Fuente: Shutterstock
NoTAS
El Project Management es un tema que se está volviendo muy
difundido por su flexibilidad. Los conceptos de “proyecto” y de
“Project Management” pueden ser aplicados en cualquier
segmento empresarial, en cualquier industria, y pueden incluso ser
utilizados en el ámbito personal.
Figura 4: Stakeholders
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Recuerda
También conocidos como “interesados”, son individuos y/u
organizaciones que están involucradas en el proyecto, tienen
intereses en su desarrollo y poseen diferentes necesidades y
expectativas. El cliente, el Project Manager, el equipo del proyecto y el
patrocinador o sponsor obviamente pertenecen a este grupo. Sin
embargo, cualquiera que se vea afectado positiva o negativamente
con los resultados producidos por el proyecto es un potencial
interesado.
No obstante, los interesados más importantes del proyecto son el cliente, que se convertirá en
el usuario del servicio y/o producto generado, y el patrocinador, que es el que invierte recursos
financieros al proyecto y puede destrabar ciertas cuestiones a las que no pueda llegar el
Project Manager. Sin ellos, el proyecto difícilmente seguiría adelante.
Los interesados pueden ejercer una fuerte influencia en el proyecto. Por esta razón es
fundamental:
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realizar un proyecto, coordinando el equipo y trabajando para que los resultados
sean los esperados. El equipo del proyecto realiza el trabajo necesario para que se
alcancen los objetivos definidos, y la dirección toma algunas decisiones importantes,
generalmente en los momentos más críticos. Otro interesado importante es el
sponsor, que es quien invierte recursos financieros al proyecto y que, a veces, tiene la
última palabra acerca de su alcance y de otras variables.
- Garantizar su satisfacción: Se suele decir que “el cliente siempre tiene la razón”, pero
el Project Manager tiene un lema distinto: “Lo que realmente importa es cumplir
con las expectativas de los interesados”. El Project Manager debe preocuparse por
satisfacer a cada interesado del proyecto, y es importante tener en claro que los
interesados también pueden aportar mucho en tanto que a ellos les interesa que el
proyecto se desarrolle correctamente.
Los interesados de un proyecto pueden ser básicamente de dos tipos, internos o externos.
- Los integrantes del equipo del proyecto: Son los recursos asignados y quienes
trabajarán directamente en el desarrollo de los entregables del proyecto. El equipo de
proyecto es normalmente formado por profesionales con diferentes grados de
conocimientos, experiencias y habilidades que puedan asegurar la buena ejecución del
proyecto.
- Terceros: A veces, una organización no tiene suficiente personal propio para ejecutar
los trabajos previstos. Esta situación suele ocurrir en grandes proyectos, como son los
del sector de la construcción y de las telecomunicaciones. En este caso, es común
contratar mano de obra externa. El Project Manager deberá conocer todas las
cláusulas que forman parte del contrato establecido con empresas externas, para que
no existan divergencias que comprometan el desarrollo del proyecto.
Lograr una armonía entre los interesados del proyecto es otro factor de éxito importante y un
gran desafío para el Project Manager. Lograr esta armonía es posible si el Project Manager es
capaz de incentivar la participación de los interesados, creando un ambiente de colaboración.
Se trata de una complicada labor, puesto que, normalmente, los interesados tienen objetivos
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diferentes que pueden entrar en conflicto.
Por ejemplo:
- El proyecto puede ser afectado por alguna ley que sea aprobada durante su desarrollo.
Es notoria la fuerte influencia que los interesados ejercen sobre un proyecto, ya que algunos de
ellos tienen en su poder el control de muchos recursos de la organización y, por esta razón, el
Project Manager deberá ser capaz de administrar eficazmente sus relaciones. Como figuras
importantes que son, y además con intereses conflictivos (aunque casi todos desean que el
proyecto termine exitosamente), se hace necesario identificar sus expectativas y desarrollar una
gestión que permita mantenerlos como verdaderos aliados del proyecto, puesto que, en
algunos casos, cualquier interesado puede echarlo todo a perder.
- Establecer su papel.
Una gestión eficaz de los interesados traerá beneficios al proyecto, por ejemplo:
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- Aportará estabilidad al proyecto.
Las Organizaciones ejecutan proyectos por una gran variedad de razones, entre las que se
destacan:
En el caso de empresas de servicios, los proyectos se ejecutan para un tercero que desea
resolver alguna de las razones citadas anteriormente.
Las organizaciones, generalmente, no han sido diseñadas para gestionar de forma óptima los
proyectos que ejecutan. Por esta razón, suelen surgir problemas típicos que reflejan la
inmadurez de la compañía en la gestión de proyectos:
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- Inadecuada información de avance de los proyectos. La información disponible no se
comunica debidamente.
Todos estos motivos hacen que la institución requiera de una unidad centralizada que le
permita mejorar en la forma de gestionar sus proyectos y, por tanto, mejorar los
resultados de los mismos. Esta unidad se conoce como Oficina de Gestión de Proyectos, o
PMO® por sus siglas en inglés (Project Management Office)
PMO: definición
Recuerda
Acorde con la Guía para la Dirección de Proyectos del Project Management
Institute (PMBOK® Guide), la Oficina de Dirección de Proyectos es la
entidad en la organización que tiene varias responsabilidades con
relación a la dirección centralizada y coordinada de proyectos. Esta
entidad puede proveer apoyo para la dirección de proyectos o
ser directamente responsables de la Dirección de Proyectos.
Asimismo, el PMBOK® Guide recalca que los proyectos a los que
brinda apoyo la PMO pueden estar relacionados entre sí o no.
Esta definición del PMBOK® Guide es amplia y abarca una gran variedad de PMOs. Esto es
porque la PMBOK® Guide se basa en las mejores prácticas en cientos de empresas y en la
práctica la PMO se define de modo diferente en cada organización. De hecho, PMI® no ha
desarrollado un estándar para la PMO, como sí lo ha hecho para la Gestión de Programas
o Portafolios, reconociendo la gran diversidad de PMOs que pueden darse acorde a las
necesidades y características de cada organización. Hay otros autores relevantes en la materia
que han generado sus propias definiciones, en complemento a la definición de la PMBOK®
Guide. Las mismas son listadas a continuación:
- Por su parte, los autores Dinsmore, Cabanis- Brewin refieren a la PMO como la base
para los Directores de Proyectos y la dirección de proyectos en una organización. Estos
autores enfatizan que la PMO es necesaria para pasar de un adecuado trabajo
manejando proyectos individuales, hacia crear sistemas de dirección de proyectos en
la compañía que suman valor repetitivamente.
- Por último, cabe incluir la definición de Tom Mochal, quien enfatiza que la PMO Tiene
foco en lograr el éxito en los proyectos y es, generalmente, vista como una mejor
práctica.
Todas las definiciones coinciden en que la PMO es válida en cualquier empresa que quiera
imple- mentar o mejorar el uso de las metodologías de Dirección de Proyectos. Esto es, la
PMO puede implementarse bien en los casos en los que hay varios proyectos o, incluso,
cuando existe un solo gran proyecto con subproyectos.
Recuerda
El staff de la PM Office y sus funciones varían según las necesidades de
cada organización y, por lo tanto, es fundamental analizar los
requerimientos de la misma con el fin de delimitar debidamente sus
funciones.
Bibliografía
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