TABLA DE CONTENIDO


 INTRODUCCIÓN
 OBJETIVOS

 ACTIVIDADES:

 TAREA

1. Elabore una tarea, en la cual usted le va a explicar a sus compañeros de manera creativa lo siguiente:
2.
3. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?
4. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización?
5. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición,
normatividad y actividades.
6. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y
realice las respectivas observaciones al respecto.
7. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.
8. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.
9. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental
que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)
10. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
11. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
 DECRETO 2609 DE 2012
 Este decreto aplica a todas las entidades públicas en sus diferentes
niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, las
entidades del estado en las diferentes ramas del poder. La norma se
aplica a cualquier tipo de información producida o recibida por las
entidades públicas en cualquier soporte (físico o electrónico) y que
se conservan en los diferentes archivos. Es responsabilidad de los
empleados públicos aplicar las normas establecidas por el AGN sobre
la responsabilidad de la gestión de documentos. La coordinación de la
gestión documental se realizara por la secretaria general a través la
oficina de archivo, la gestión de los documentos se rige bajo los
siguientes principios: Planeación, eficiencia, economía, control y
seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación,
vinculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación,
coordinación y acceso, cultura archivística, modernización,
interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica,
protección de la información y los datos.
 Las entidades deben formular una política de gestión documental con los
siguientes componentes: marco conceptual, conjunto de estándares,
programa de gestión de documentos, cooperación, articulación y
coordinación de las diferentes áreas. Para la buena gestión de los
documentos hay que tener en cuenta las etapas de creación, mantenimiento
y administración de los documentos, la gestión de los documentos se
realizara a partir de los instrumentos archivísticos como el cuadro de
clasificación, tabla de retención documental, programa de gestión
documental, plan institucional de archivos, inventario documental, gestión de
documentos electrónicos, mapas de procesos, tablas de control y acceso. La
gestión de los documentos debe contemplar los procesos de Planeación,
producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
documentos, preservación a largo plazo y valoración.
 Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión
documental a largo, mediano y corto plazo, la implementación y
seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la
entidad, la entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y
desarrollo del PGD.
DECRETO 2609 DE 2012
 Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que les
permita organizar, establecer plazos de conservación, garantizar la
autenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar los documentos y
sus agrupaciones documentales. Las características que debe tener un
sistema de gestión documental son confiabilidad, interoperabilidad,
seguridad, metadescriptores, adición de contenidos, diseño y
funcionamiento, gestión distribuida (importar y exportar masivamente los
documentos hacia otros sistemas), disponibilidad y acceso, neutralidad
tecnológica a través de estándares que no dependan de la tecnología.
 Los sistemas de archivo electrónico deben velar por la disponibilidad y
legibilidad, visualización e interpretación de los documentos al igual que su
conservación a largo plazo, se debe asegura una integridad de la
información en los sistemas de gestión de archivos.
DECRETO 2609 DE 2012
 La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación para
mantener su valor testimonial, las características de los documentos
electrónicos de archivo deben tener las siguientes características,
contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico y
equivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad de
los documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir los
procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de
los documentos de archivo, a su vez asegurar los medios de
almacenamiento y tecnológico. Se debe garantizar que los documentos
de archivo electrónico generados por la entidad no sea modificados a lo
largo del ciclo vital mediante la utilización de sistemas de seguridad con
el fin de conservar a largo plazo
DECRETO 2609 DE 2012
 La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una
representación completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio,
los documentos electrónicos y la información contenida en ellos debe
estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren
su registro o medio de registro original, para la conservación y
preservación de los documentos electrónicos se puede conservar los
documentos en sistema análogo y digital, se debe garantizar la
conservación a través del ciclo vital del documento electrónico. Los
expedientes electrónicos como unidad mínima de archivo deben reflejar
a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trámite, se adoptara
programas de foliación de expedientes electrónicos.
DECRETO 2609 DE 2012
 Por último el archivo general de la nación realizara inspecciones sobre
la implementación y el funcionamiento del programa de gestión
documental de las diferentes entidades.
Proceso de la gestión documental Vs Programa de gestión documental
DECRETO 2609 DE 2012
 El presente decreto re- estructura
en programa de gestión documental
 Tiene como base la el documento
electrónico de archivo y el
expediente sus respectivos
procesos archivísticos
 origen

creación

diseño
MARCO NORMATIVO DEL
PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre el

uso de tinta indeleble
para documentos
oficiales.
 Ley 527 de 1999
Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas
digitales
 comunicaciones
oficiales en las
Artículos 4, 6, 9 y
entidades públicas y
14 privadas que cumplen
funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13
de 1999
 Papel y cartón:
papel para
NTC 1673
escribir e
imprimir” .
NTC 4436
 • La correspondencia y demás formas
de comunicación privadas son
inviolables. Sólo pueden ser
Artículo 15. interceptadas o registradas mediante
Párrafo 3 orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la Ley.
(Reforma Acto Legislativo 02 de 2003
 • Supresión de
Decreto 2150 de autenticación de
1995 documentos
originales y uso de
Artículos 1, 11 y 32 sellos, ventanilla
única
• Sobre las unidades
de correspondencia,
radicación y control
de las
comunicaciones
recibidas y enviadas.
 • “Para las comunicaciones internas de
carácter oficial, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que
Acuerdo AGN 060 permitan realizar un adecuado seguimiento
de 2001. Artículo a las mismas, utilizando los códigos de las
Séptimo: dependencias, la numeración consecutiva y
Comunicaciones sistemas que permitan la consulta
Internas oportunamente, ya sean éstos manuales o
automatizados”.
 .
Actividad dentro del proceso de
Gestión Documental, cuyo fin
radica en garantizar que los
documentos lleguen a su
destinatario.
Decreto 22 Servicios postales y sus
9 de 1995 resoluciones reglamentarias.

Utilización del correo

Decreto 21 Artículo 25.
para el envío de
50 de 1995 información.

Centralización de los
Acuerdo 06 Artículo servicios de distrib
0 de 2001 3. ución de las comuni
caciones oficiales
 Identificación de dependencias destinatarias
según competencia
Documentos Clasificación, organización, enrutamiento y
Externos reasignación de las comunicaciones a las
dependencias competentes
Registros de control de entrega
Identificación de Dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencias competentes
Documentos
3. Registro de control de entrega de
Internos
documentos internos
DISTRIBUCIÓN
Definición de medios de distribución, (fax, correo
electrónico, página web, trámite en línea, correo
tradicional, apartado aéreo,).
Control del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos de empaque y embalaje.
Documentos
 Gestión correo tradicional: Normal, certificado, especial
Envidos
Peso y porteo.
Control y firma de guías y planillas de entrega
Control de devoluciones.
Organización de mensajería interna
Registro de control de envío de documentos
 • Toda persona tiene derecho a presentar
Constitución Política. peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a
Artículo 23. obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones
privadas para garantizar los derechos
fundamentales.

Ley 58 de 1982 • Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984
Código Contencioso • Derecho de petición.
Administrativo.
Decreto 2150 de 1995. • Establece que las entidades de la Administración
Pública deberán facilitar la recepción y envío de
Artículos 6, 16, 17, 22. documentos o solicitudes y sus respectivas
respuestas por medio de correo certificado, el cual
Artículo 25. es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. • Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de

2001. • . Envío y control del trámite de las comunicaciones,
Artículos 3, 6 y 8 numeración de actos administrativos.
• Confrontación y • Análisis de antecedentes y
diligenciamiento de planilla de compilación de información.
control y ruta del trámite. • Proyección y preparación de
• Identificación del trámite. respuesta.
• Determinación de competencia, • Trámites a que haya lugar con
según funciones de las la producción de documentos
dependencias. hasta la culminación del asunto
• Definición de los periodos de
vigencia y tiempos de
respuesta.
1. Recepción de
solicitud o 2. Respuesta
trámite
 DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ELECTRÓNICO

Los sistemas de gestión de documentos

electrónicos deben permitir que los
documentos sean gestionados aún cuando
hayan sido creados con medidas de
protección como firmas digitales, mecanismos de
encriptamiento, marcas digitales electrónicas y
cualquier otro procedimiento informático
 • confiere es un deber de cada servidor
Articulo 34 ley del 2002 publico custodiar y cuidar los documentos
e información.

• Por el cual se establecen los criterios

Según Acuerdo AGN No. para la organización de los archivos de
042 Octubre 31 de 2002. gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
públicas.

• Artículo segundo. Obligatoriedad de la

Acuerdo AGN No. 042 organización de los archivos de gestión.
Octubre 31 de 2002
 • Articulo 2. Fija las políticas para
Ley 80 de 1989 establecer los reglamentos para
garantizar la organización y
conservación del patrimonio
documental.

• Articulo 3 Definiciones
• Tabla de retención documental
Ley 594 de 2000
• Función archivística

• Articulo 24. Obligatoriedad de las

Ley 294 de 2000 tablas de retención documental. Sera
obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención.
 Es un proceso técnico archivístico que
consiste en identificar, analizar y determinar
los caracteres externos e internos de los
documentos con la finalidad de elaborar los
Esto nos auxiliares o instrumentos descriptivos
permitirá (guías, inventarios, catálogos), que permitan
brindar conocer, localizar y controlar los fondos
además un documentales de cada entidad.
eficiente y
eficaz
servicio de
información.
CONSTITUCION POLITICA
• Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial, y la de
fundar medios masivos de comunicación.

Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de

enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder
a los documentos públicos salvo los casos que
establezca la ley.
Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.
Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no
participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la
función crítica frente a éste y plantear y desarrollar
alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las
restricciones legales, se les garantizan los siguientes
derechos: de acceso a la información y a la
documentación oficiales.

Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones y

autoridades públicas dan fe en los certificados que
expidan relativamente a los negocios que les están
confiados por razón de su empleo.

Artículo 316. Todo individuo puede pedir

certificados a los Jefes o Secretarios de las
Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el
asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo
fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará
en la oficina hasta que cese la reserva y pueda
entregársele al interesado. De los certificados se
dejará copia en un libro de papel común.
Artículo 320 Todo individuo tiene derecho a que se le
den copias delos documentos que existan en las
Secretarías y en los archivos de las oficinas del
orden administrativo, siempre que no tengan carácter
de reserva; que el que solicite la copia suministre el
papel que debe emplearse, pague el amanuense, y
que las copias puedan sacarse bajo la inspección de
un empleado de la Oficina y sin embarazar los
trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia
de documentos que según la Constitución o la ley
tengan carácter de reservados, ni copia de
cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de
la Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985.
Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y
acceso a los documentos públicos.
 CONSULTA DE DOCUMENTOS

DEFINICION:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,

dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a
la información contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este
propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes
de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al
usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en
los archivos de gestión, por
parte de funcionarios de otras
dependencias o de los
ciudadanos, se debe facilitar con
los controles correspondientes.
La recuperación de los
documentos entendida como la
acción y efecto de obtener por
medio de los instrumentos de
consulta, los documentos
requeridos, se logra mediante
la disponibilidad y actualización
de éstos, ya sean inventarios,
guías, catálogos e índices.
Si el interesado desea que se
le expidan copias o fotocopias,
éstas deberán ser autorizadas
por el jefe de la respectiva
oficina y sólo se permitirá
cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme
a la Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer
mediante solicitud verbal o
escrita dirigida al jefe del área,
o al funcionario responsable
del Archivo de Gestión,
Archivo Central o Histórico.
 "... Es el conjunto de
operaciones que tienen
por objeto prolongar la
vida de un ente material,
merced a la previsión del
daño o a la corrección
del deterioro"
• Cualquier esfuerzo que
se emprenda para darle a
los documentos una vida
perdurable, tiene que
tomar en cuenta dos
factores:

• prevención y
restauración.
 Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para
conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990

Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los
comerciantes.

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.”

Los archivos deberán implementar un sistema integrado de
conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la
entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la
documentación desde el momento de la emisión, durante su período
de vigencia, hasta su disposición final.
 Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y
organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de

Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva,

conservación y restauración documental.
 Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y
locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los

documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos

para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo.
 ¿Qué es la
disposición
Final?
• Decisión resultante de la valoración hecha
en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de y valoración
documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o
reproducción. (AGN, 2006)
La disposición final es
una de las actividades
más delicadas dentro del
proceso de elaboración
Encuesta
de la TRD y/o TVD, pues
implica la toma de documental
decisiones sobre la
disposición de los
documentos, lo cual
resulta, para los casos de
selección y eliminación, Grupo Normatividad
procesos irreversibles. Interdisciplinari retrospectiva y
o vigente
 • Los bienes de uso público, los parques
Constitución naturales, las tierras comunales de grupos
Política de 1991 étnicos, las tierras de resguardo, el
Artículo 63. patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son
inalienables, imprescriptibles e
inembargables.

• CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas

manifestaciones es fundamento de la
Constitución Política de nacionalidad. El Estado reconoce la
1991 igualdad y dignidad de todas las que
conviven en el país. El Estado
Artículo 70. promoverá la investigación, la ciencia, el
desarrollo y la difusión de los valores
culturales de la Nación.
 • La búsqueda del conocimiento y la
Constitución Política de expresión artística son libres. Los planes
1991 de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en
Artículo 71. general, a la cultura

Constitución Política de • El patrimonio cultural de la Nación está

1991 bajo la protección del Estado
Artículo 72.

Protección del patrimonio documental y

Ley 47 de 1920
artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre

protección del patrimonio cultural.