REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN AL MERCADO N° 4007927

“SERVICIOS PARA EL APOYO A LA GESTIÓN DEL ENTORNO DE LOS PROYECTOS DE

ECOPETROL Y SU GRUPO EMPRESARIAL.”

ECOPETROL S.A. tiene el interés de invitar a participar a su compañía al presente Requerimiento de

Información de Mercado (RIM). Con el fin de obtener información para las actividades de “SERVICIOS
PARA EL APOYO A LA GESTIÓN DEL ENTORNO DE LOS PROYECTOS DE ECOPETROL Y SU GRUPO
EMPRESARIAL”.

E ste RIM no genera compromiso u obligación para ECOPETROL S.A., de iniciar o adelantar un método
de elección conforme al Manual de Contratación, pues este consiste, entre otros a un trámite no
vinculante para obtener información concerniente a la capacidad y experiencia en la prestación de
servicios aquí relacionados.

Los costos que se ocasionaren por la participación y presentación de la información requerida, serán por
cuenta exclusiva de la EMPRESA participante y a riesgo de éste, razón por la cual ECOPETROL no
reconocerá suma alguna ni efectuará reembolso por tales conceptos.

La información derivada del Requerimiento de Información de Mercado (RIM) y sus efectos, estarán
vigentes por un término dos (2) años contabilizados a partir de la fecha de cierre.

El cronograma de la presente Requerimiento de Información al Mercado es el siguiente:

ACTIVIDAD CARÁCTERÍSTICAS – FECHA / LUGAR

INICIO REQUERIMIENTO DE
22 de mayo de 2020
INFORMACIÓN AL MERCADO

27 de mayo de 2020 de 02:00 p.m. hora Colombiana

REUNIÓN INFORMATIVA (No NOTA: Por favor enviar correo directo de contacto al cual se
obligatoria) realizara conexión vía TE AMS. Confirmar la información al correo:
Teleconferencia proyectos332@ecopetrol.com.co el 26 de mayo de 2020
antes de las 4:00 p.m. hora colombiana.

Para que el participante pueda acceder a la herramienta

tecnológica de ECOPETROL y a las diferentes etapas de la
Requerimiento de Información al Mercado (consulta de
documentos, presentar observaciones) es necesario que se
encuentre registrado en el Sistema de Información de
Proveedores de E copetrol (SIPROE ).
AUTO REGISTRO

Por lo anterior si usted es un participante no registrado

debe realizar el auto registro en SIPROE en el siguiente
link (ver Nota 1):

https://siproe.ecopetrol.com.co/slc_selfreg

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 ACTIVIDAD CARÁCTERÍSTICAS – FECHA / LUGAR
Si usted es un participante registrado en SIPROE , ingrese al
proceso con su usuario y contraseña por la siguiente ruta y
después diríjase a Procesos de Contratación / Licitaciones y
subastas / N° proceso:

https://siproe.ecopetrol.com.co/proveedor

E s importante tener en cuenta que, si un participante ya está

registrado en SIPROE , NO DEBE volver a intentar registrarse,
ya que de hacerlo bloqueará en el sistema su acceso al proceso
de selección.

Las dudas o inconvenientes en el Autoregistro y manejo de la

herramienta SIPROE deberán ser consultadas al correo:

relacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co

Las inquietudes o comentarios sobre el acceso en la

herramienta a las diferentes etapas de la Requerimiento de
Información al Mercado o inconvenientes con la visualización en
OPE N TEXT de los documentos relacionados, deberán ser
presentadas a los correos:

proyectos332@ecopetrol.com.co;
sandy.benitez@ecopetrol.com.co

Desde el 22 de mayo de 2020 y hasta el 28 de mayo de 2020

a las 2:00 p.m.

Nota: remitirlas en el Anexo N° 3 Formato de Observaciones

Dirección Electrónica de radicación (*):

Las observaciones o solicitudes de aclaración podrán ser
presentadas a través de la herramienta de licitaciones en:
https://siproe.ecopetrol.com.co/proveedor, accediendo
OBSERVACIONES A LOS directamente al número de la Requerimiento de Información al
DOCUMENTOS DE LA Mercado respectiva y/o a través del correo electrónico
REQUERIMIENTO DE proyectos332@ecopetrol.com.co

INFORMACIÓN AL MERCADO
• Las preguntas y observaciones a los documentos o a los informes
de la Requerimiento de Información al Mercado se recibirán a través
de la funcionalidad de Preguntas y Respuestas de la plataforma
tecnológica y si no ha completado el auto registro en SIPROE por
medio del correo electrónico antes mencionado.

• Si el participante requiere adjuntar un documento asociado a una

pregunta que debe cargar el mismo accediendo directamente al
número de la Requerimiento de Información al Mercado respectivo
a través del expediente electrónico en la plataforma tecnológica, en
la Pestaña “Documentación” carpeta “02 Observaciones a TR y
Respuestas”, o a través del correo antes mencionado.
PUBLICACIÓN RESPUESTAS DE
2 de junio de 2020
ACLARACIONES

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 ACTIVIDAD CARÁCTERÍSTICAS – FECHA / LUGAR
Fecha de Inicio: el 1 de junio de 2020 a las 7:30 a.m. y
Cierre del plazo para la presentación de la información: hasta
el 5 de junio de 2020 a las 4:00 p.m. hora colombiana.

Todos los documentos que conforman la información del

participante deben radicarse electrónicamente en la siguiente
dirección:

https://siproe.ecopetrol.com.co/proveedor

Accediendo directamente al número del Requerimiento de

Información al Mercado respectiva y a través del botón Crear
Oferta.

Una vez la solicitud de información haya sido diligenciada en su

PRESENTACIÓN INFORMACIÓN
REQUERIMIENTO DE
INFORMACIÓN AL MERCADO
no será válida.
totalidad (documentos) el participante accionar el botón E nviar
para que su información sea recibida en la urna electrónica y
deberá verificar que quede en estado Emitida, de lo contrario

Si no ha realizado el auto registro debe enviar toda la

información junto con los adjuntos de su información a
presentar al siguiente
correo:proyectos332@ecopetrol.com.co;
sandy.benitez@ecopetrol.com.co
Se debe tener en cuenta que el envío de los documentos deberá
ser en archivo .ZIP o enviado en varios correos electrónicos que
no superen 10MB.

NOTA: si al momento de realizar el cargue de la información,

el sistema presenta inconvenientes solicitamos enviar al correo
proyectos332@ecopetrol.com.co pantallazo de evidencia del
inconveniente con anterioridad razonable a la hora establecida
para el cierre.

Nota 1: para los participantes que no han realizado su Auto registro en Siproe, pueden consultar esta
Requerimiento de información al Mercado por la Web de E copetrol
http://contratos.ecopetrol.com.co/default.aspx buscar el número de la Requerimiento de
Información al Mercado N° 4007927 en Procesos de Contratación > Procesos > Requerimiento

de Información al Mercado N° 4007927 se desplaza hasta Anexos: Requerimiento de

Información al Mercado N° 4007927; al dar clic en el link encontrará los anexos de la invitación a la
Requerimiento de Información al Mercado. Para cualquier inquietud, por favor remitirla al correo
proyectos332@ecopetrol.com.co

Para la visualización del link de ECOPETROL se recomienda realizarlo por Internet Explorer.

E sta verificación se puede realizar por este medio mientras realiza su proceso de AUTOREGISTRO; una
vez hecho lo anterior, ya podrá acceder directamente por SIPROE con su usuario y contraseña.

Nota 2: cualquier duda asociada al AUTOREGISTRO a SIPROE por favor remitir sus dudas al correo
relacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co.

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Con el objetivo de garantizar la pluralidad de la Requerimiento de Información al Mercado, ECOPETROL
habilita, en paralelo a SIPROE , el correo proyectos332@ecopetrol.com.co para que los participantes
puedan remitir la información requerida para cada una de las etapas especificadas en el cronograma de
la presente Requerimiento de Información al Mercado.

1. EFECTOS DEL PRESENTE TRÁ MITE

E ste trámite corresponde a la convocatoria a una Requerimiento de Información al Mercado, la cual no

implica un método de elección o concurso y, por lo tanto, ECOPETROL no se compromete a celebrar
contratos o vehículos comerciales con el participante.

Los costos que se ocasionaren por la preparación y presentación de la información requerida, serán por
cuenta exclusiva del participante y a riesgo de este, razón por la cual ECOPETROL no reconocerá suma
alguna , ni efectuará reembolso por tales conceptos.

ECOPETROL se reserva la facultad de recibir y analizar la documentación presentada con posterioridad

a la fecha y hora establecida anteriormente, como también se reserva el derecho a solicitar información
complementaria o aclaraciones a los participantes de la presente Requerimiento de Información al
Mercado.

2. INFORMACIÓN GENERAL

2.1. INFORMACIÓN REMITIDA CON EN ESTA CONVOCATORIA

Para participar en el presente Requerimiento de Información al Mercado, ECOPETROL requiere que el

participante allegue la siguiente información, formatos y formularios debidamente diligenciados, dentro
de los plazos previstos en el cronograma:

· Anexo N° 01 Carta de Presentación de la Información

· Anexo N° 02 Formulario del Requerimiento de Información de Mercado (RIM)
· Anexo N° 03 Formato de Observaciones
· Anexo N° 04 Especificaciones Técnicas
· Anexo N° 05 Libro del Proceso Gestion de E ntorno - Versión 3.1 Actualización 190719
· Anexo N° 06 GDE-G-008 Guía para la elaboración de diagnóstico social del parea de interés del
Proyecto Fase 1
· Anexo N° 07 GDE-G-009 Guía para la elaboración de la estrategia Social del Proyecto Fase II
· Anexo N° 08 GDE-G-010 Guía para la elaboración del Plan de E ntorno Social del Proyecto Fase III
· Anexo N° 09 GDE-P-013 Procedimiento planear presupuestar cumplir obligaciones sociales
· Anexo N° 10 Formato prevención lavado de activos y financiación del terrorismo

· Anexo N° 11 Pacto de Transparencia

· Anexo N° 12 Compromiso con la Integridad

Capacidad existencia y representación legal:

Tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras cada una de ellas deberá acreditar
que:

a) Su objeto social les permitiría, eventualmente una oferta y celebrar un eventual contrato de
acuerdo con los servicios que ofrezca (esto es, que en lo que hace a los mismos tienen
capacidad legal).
b) Su duración.
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 c) Actúan a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para obrar en
su nombre y representación y para comprometerlas en la presentación de una eventual oferta
y la eventual celebración y ejecución de un.

Tratándose de personas jurídicas colombianas, y de las sucursales en Colombia de personas

jurídicas extranjeras deberán adjuntar un certificado de existencia y representación legal,
expedido por la Cámara de Comercio dentro de los 3 meses anteriores a la fecha prevista para el
recibo de la información. En caso de prórroga de esta fecha, el certificado de existencia y
representación legal tendrá validez con respecto a la primera fecha establecida.

No tendrán que presentar certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara
de Comercio las personas legalmente exceptuadas de inscribirse en el Registro Público Mercantil
de esa entidad, entre ellas las enunciadas en el artículo 1º de la Ley 537 de 1999 (modificatorio
del artículo 45 del Decreto 2150 de 1995), y en el artículo 4º del Decreto 427 de 1996.

Si el participante está exceptuado de inscribirse en el Registro Público Mercantil de la Cámara de

Comercio, deberá indicarlo en su oferta, señalar cuál es la norma que lo exceptúa, y aportar la
documentación que, de acuerdo con la legislación vigente, permita acreditar su existencia y
representación legal. La omisión de la información o de la documentación respectiva será
subsanable.

E stados financieros de los años 2018 y 2019, incluyendo Balance General, E stado de pérdidas y
ganancias, flujo de efectivo y notas de estados financieros. E stos documentos deben estar firmados por
representante legal, contador y/o revisor fiscal para el caso que aplique.

2.2. REGLAS EN RELACIÓN CON EL ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS

La fecha y hora de recepción en ECOPETROL de correos electrónicos enviados por el PARTICIPANTE,

serán las registradas en el servidor de ECOPETROL o del portal (según el caso) en el momento de
ingreso de cada correo electrónico en aquel. Los correos electrónicos expedidos con ocasión del trámite
de esta CONVOCATORIA: a) se entenderán expedidos en Colombia, y b) serán grabados de manera
magnética y conservados para su futura consulta. ECOPETROL conservará los correos electrónicos
originales en los términos establecidos en la Ley 527 de 1999.

E n consecuencia, será responsabilidad del PARTICIPANTE el adoptar las medidas pertinentes para que
los correos electrónicos que envíen, sean recibidos en ECOPETROL dentro de los plazos y horas límite
establecidos en estos Términos.

Para el caso del recibo de la información solicitada o de solicitudes de aclaración vía correo electrónico,
ECOPETROL no asume responsabilidad alguna por el no recibo de estos correos por cualquier causa,
entre ellas daño del servidor, no disponibilidad del buzón, sobredimensionamiento del correo enviado,
etc. Se recomienda que el correo a enviar no supere 10MB, y si es necesario, dividirse en varios correos
electrónicos, indicando en cada uno de ellos “parte x de y” para facilitar su consolidación. Así mismo se
recomienda indicar en objeto del correo el número de esta COVOCATORIA a la cual debe direccionarse.

2.3. FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES Y SOLICITUDES DE ACLARACIÓN

ECOPETROL únicamente responderá a las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan los
requisitos que se señalan a continuación y en los plazos establecidos en cronograma de esta
Requerimiento de Información al Mercado No. 4007927.

a) Se presenten por escrito e identifiquen la convocatoria a la que se refieren;

b) Cuenten con el nombre y número de identificación de la persona que las envía, su dirección física o
de correo electrónico y la empresa a la cual representa; y
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c) Sean recibidas por ECOPETROL en la herramienta SIPROE o de correo electrónico y dentro del plazo
y horario para la radicación de observaciones y solicitudes señaladas en esta convocatoria.

ECOPETROL se reserva la facultad de responder a las observaciones y solicitudes de aclaración que no

hayan sido recibidas de acuerdo con lo indicado en este aparte.

2.4. EMISIÓN DE RESPUESTAS Y ACLARACIONES

ECOPETROL responderá las observaciones y solicitudes de aclaración que cumplan con lo establecido
en esta convocatoria.

Toda aclaración y modificación a las bases y documentos de esta convocatoria se efectuará mediante
comunicaciones, las cuales formarán parte integral de aquellos y se darán a conocer a los participantes.

ECOPETROL, en los documentos a través de los cuales emita respuestas a observaciones o solicitudes
de aclaración, se abstendrá de indicar el nombre o razón social de la persona que formuló las
observaciones o solicitudes de aclaración que dieron lugar a aquellas.

2.5. ACLARACIONES A LA INFORMACIÓN SOLICITADA

ECOPETROL podrá solicitar las aclaraciones o información que estime pertinente, a fin de despejar
cualquier punto dudoso, ambiguo, o incierto de la información allegada.

ECOPETROL se reserva el derecho de analizar la información del participante en estos casos, y de

evaluar si ellas aclaran o explican lo necesario. ECOPETROL solo tendrá en cuenta aquella información
que se encuentre debidamente acreditada, en caso de no soportarse la información presentada, incluso
luego de haberse requerido, ésta no se tendrá en cuenta en la revisión.

3. NORMATIVIDAD APLICABLE A ESTA CONVOCATORIA

La presente Requerimiento de Información al Mercado se somete a la ley colombiana y en especial al

Manual de Contratación de ECOPETROL, a la Ley 527 de 1999 y a las normas comerciales y civiles, en
lo que éstas fueren aplicables.

Las normas actualmente vigentes (incluido el Manual de Contratación de ECOPETROL) se presumen

conocidas por todos los participantes en esta convocatoria por lo que cada uno de ellos acepta y declara
que conoce de manera completa y se somete expresamente a todas las condiciones y normas estipuladas
en los siguientes documentos publicados en la Página Web www.ecopetrol.com.co, ruta
Proveedores/Contratación de Bienes y Servicios/Normativa, o las normas que las sustituyan, adicionen
o modifiquen entre los que se encuentran:

· Manual de Contratación de E copetrol S.A. – GAB-M-001

· El Código de Ética de E copetrol
· El Código de Buen Gobierno de E copetrol
· El Procedimiento de Desempeño de Contratistas
· Procedimiento de Responsabilidad Social E mpresarial en la Contratación y Subcontratación.
· Gestión de Contratistas – Foco HSE

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4. AUTOREGISTRO EN SIPROE

ECOPETROL invita a los participantes que no se encuentren registrados en el Sistema de Información de

Proveedores de E copetrol (SIPROE ), a gestionar su registro en el siguiente link:

https://siproe.ecopetrol.com.co/slc_selfreg

Las dudas e inconvenientes en el Auto registro y manejo de la herramienta SIPROE deberán ser
consultadas al correo:

relacionamiento.proveedores@ecopetrol.com.co

Atentamente,

LITA ARENAS CALDERON

Funcionaria De la Gerencia de Abastecimiento

Ø Anexo N° 01 Carta de Presentación de la Información

Ø Anexo N° 02 Formulario del Requerimiento de Información de Mercado (RIM)
Ø Anexo N° 03 Formato de Observaciones
Ø Anexo N° 04 Especificaciones Técnicas
Ø Anexo N° 05 Libro del Proceso Gestion de E ntorno - Versión 3.1 Actualización 190719
Ø Anexo N° 06 GDE-G-008 Guía para la elaboración de diagnóstico social del parea de interés del
Proyecto Fase 1
Ø Anexo N° 07 GDE-G-009 Guía para la elaboración de la estrategia Social del Proyecto Fase II
Ø Anexo N° 08 GDE-G-010 Guía para la elaboración del Plan de E ntorno Social del Proyecto Fase III
Ø Anexo N° 09 GDE-P-013 Procedimiento planear presupuestar cumplir obligaciones sociales
Ø Anexo N° 10 Formato prevención lavado de activos y financiación del terrorismo

Ø Anexo N° 11 Pacto de Transparencia

Ø Anexo N° 12 Compromiso con la Integridad

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 Firma Electrónica

El código que acompaña este mensaje constituye una firma electrónica y como tal, conforme al
Decreto 2364 de 2012, para Ecopetrol surte los mismos efectos que la firma manuscrita, por ser
una representación grá fica de un registro electrónico que fue firmado electrónicamente en el
Gestor de Contenido Empresarial xECM by OpenText, lo cual permite identificar al firmante en
dicho sistema y ser utilizada exclusivamente dentro del proceso de abastecimiento de Ecopetrol
S.A.

Esta pá gina es la certificación de la firma electrónica usada de acuerdo a las políticas y

procedimientos establecidos por Ecopetrol S.A., para tal fin.

Nombre de usuario: Arenas Calderon, Lita

Título: Profesional Integral de Abastecimiento

Fecha: Viernes, 2 2 Mayo 2 02 0, 04:04 P.M. SA Pacific Daylight Time

Significado: Se ha revisado y aprobado este documento, no hay
observaciones.

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