ACTIVIDAD 7 GERENCIA DE SISTEMAS

ESTUDIANTE:
MARTA LUCIA ARJONA MOLINA

1. ¿Qué diferencia a un gerente eficaz, de un gerente eficiente?

De entrada los términos eficiencia y eficacia siempre nos cuesta entenderlos,

porque de entrada son conceptos que los podemos confundir con bastante
facilidad debido a que se escuchan prácticamente igual, al escribir estas dos
palabras también se parecen, pero realmente tienen significados distintos.

Ser eficaz se traduce en conseguir resultados con una estrategia clara lograr
alcanzar metas y objetivos, la eficiencia únicamente se traduce en hacer bien las
cosas al menor costo posible sin que el enfoque necesariamente sea el conseguir
un buen resultado.

Hay gerentes que son muy eficientes pero que les falta dar ese salto de calidad
para tener eficacia, hacen todo bien a secas, pero no van más allá, porque al
momento de tomar una decisión no lo hacen con la mejor alternativa, son muy
metódicos, sistemáticos y le dan más importancia a las tareas que a los resultados
que se deben obtener, siempre están reaccionando a las situaciones en vez de ser
proactivos.

Pero que es lo que hace diferente a un gerente eficaz de uno eficiente,

básicamente se reduce a lo siguiente:

1. Hace las cosas correctas

El gerente que actúa con eficacia siempre tomará las decisiones correctas para
lograr el objetivo deseado, tiene una visión muy clara de lo que puede ocurrir y
prevé cualquier contingencia que se pueda presentar para corregir de inmediato y
no dejar pasar tiempo valioso antes de que las cosas se empiecen a poner peor.
El gerente que es eficaz hace que las cosas ocurran porque sabe que existen
plazos y fechas definidas para la entrega de información o del proyecto que se le
asignó.

2. Presenta las mejores alternativas ante un problema

Si el gerente es eficaz, tendrá un manejo óptimo de la situación, porque la

creatividad e inventiva para tener la mejor alternativa posible ante una
eventualidad, lo distinguirá de alguien que solo se dedica a resolver problemas,
pero que no está aportando nada. La diferencia de un gerente eficaz es que tiene
bien definida su jerarquía respecto a la toma de decisiones, pues calcula
perfectamente cuál será la alternativa que producirá los mejores resultados.

3. Maximiza la utilización de los recursos

Un gerente eficaz se preocupa por sacarle el máximo jugo a los recursos que tiene
a su alcance, para los gerentes que tienden a ser eficaces, es prioridad optimizar
la utilización de los recursos que estén a su alcance, mientras que los gerentes
eficientes solo se preocuparán por cuidar de esos recursos sin llegar a explotarlos
de una manera adecuada.

4. Se ocupan para obtener resultados

No basta con tener a gerentes que hagan bien su chamba, que sean cumplidores
con las tareas que se les asignan si no van a obtener resultados, un gerente eficaz
se distinguirá de uno eficiente básicamente de lo que obtendrá al final del camino
y no de lo que hace. Porque puede estar involucrado en infinidad de tareas y nadie
le podrá reclamar por su esfuerzo y dedicación, pero si esto no se acompaña de
resultados, no servirá de mucho. El eficaz se ocupa de producir resultados, el
eficiente se preocupa por cumplir con su deber.

5. Incrementan la rentabilidad

Un gerente eficaz entiende perfectamente que al tratarse de un negocio, la idea es

obtener más ganancias, porque esto beneficiará a toda la organización, su filosofía
es incrementar ventas con reducción de costos, mientras que los gerentes que son
eficientes únicamente estarán preocupados por reducir costos sin considerar un
incremento de la rentabilidad de la institución.

Como hemos podido observar, existe una enorme diferencia entre contar con un
gerente eficaz de uno eficiente, porque al momento de rendir cuentas, los que se
terminarán quedando y los que deben dominar la posición gerencial son los
eficaces, aquellos que sí aportan a la organización y que no solamente se dedican
a cumplir de manera satisfactoria con lo que hacen, siempre prevalecerán los
gerentes que dan buenos resultados, que son creativos y que tienen un dominio
excelente de las situaciones que se les vayan presentando, se trata de gente que
aporta, que es proactiva y que no se queda con los brazos cruzados mientras que
otros solo esperan que transcurra el tiempo sin producir absolutamente nada.
 2. ¿Qué define a un gerente, como gerente efectivo?

La efectividad gerencial es un tema que comúnmente se habla en las empresas o

reuniones de trabajo, inclusive en las Universidades, como parte de la formación
de los profesionales de las ciencias económico administrativas, sin embargo,
pocas veces analizamos realmente de qué se trata, qué significa, qué elementos
lo integran o cómo propiciarla.

Hablar de efectividad, es hablar de resultados y cumplimiento, y por ende, se

deriva una interrogante ¿qué tan eficaces y eficientes son los gerentes en las
organizaciones?, dentro de las múltiples definiciones, se puede señalar que una
persona eficaz, es quien cumple con los objetivos que le fueron encomendados, y
usando su creatividad, inteligencia y métodos comúnmente tiene resultados
positivos y lo hace de manera reiterada. Cuando una persona, logra objetivos,
optimizando los recursos que tuvo a disposición, es cuando estamos en presencia
de una persona eficiente. La eficiencia la comprendemos como la cualidad de un
ser humano de lograr objetivos con economía de recursos.

La mezcla de estas dos cualidades, la eficacia y la eficiencia, permite

determinar la EFECTIVIDAD. Que es una cualidad valiosísima para el éxito de las
empresas y organizaciones.

Un elemento que el gerente debe tomar en cuenta para ser efectivo, es la

habilidad para ser asertivo, una persona tiene una conducta asertiva, cuando es
directo, honesto y respetuoso al estar en contacto con las personas.

Un gerente con estilo asertivo, resuelve los problemas, está a gusto con los
demás, se siente satisfecho, a gusto consigo, relajado, con control, crea y
fabrica la mayoría de las oportunidades, se gusta y gusta a los demás, es bueno
para todos. Sus palabras favoritas, pienso, siento, quiero, hagamos, ¿cómo
podemos resolver esto?, ¿Qué piensas? O ¿Qué te parece?. El lenguaje no verbal
de una persona asertiva se caracteriza por sonreír constantemente, manos sueltas
y en movimiento, postura erguida, contacto ocular directo y gestos firmes.

Otro elemento para la efectividad gerencial es la creatividad, que podemos

comprenderla como la habilidad de inventar o crear algo nuevo o de relacionar
algo conocido de forma innovadora, así también el de apartarse a los
esquemas de pensamiento y conductas habituales.

Para que una persona sea creativa debe disponer de seis recursos necesarios:
Inteligencia, conocimiento, estilos de pensamiento (capacidad de usar la
inteligencia), personalidad (asumir riesgos y superar obstáculos), motivación
(extrínseca o intrínseca) y contexto medioambiental.1
Un tercer elemento que el gerente debe tener en cuenta para ser efectivo es el
manejo de conflictos, que si no es atendido de manera oportuna y de forma
inteligente, a pesar de que sea sin importancia y pequeño, puede generar
inconformidad y estrés entre sus colaboradores.

Para el manejo de conflictos en las empresas, se recomienda:

1.- escuchar todas las opiniones, el gerente tiene que tener la cualidad de
escuchar con respeto, no importa cuán vehemente sea el desacuerdo. Los
conflictos, deben tratarse de modo profesional y no personal.

2.- Lluvia de ideas para la solución óptima, consiste en reunir a las partes, pedirles
que aporten ideas para la solución, cuidando no descalificar ninguna de ellas, el
objetivo es identificar las necesidades y soluciones que ambas partes aceptarán.

3.- Analice las diferentes opciones, Identifique las opciones que presentaron,
visualice qué resultados tendrá cada una de las soluciones planteadas y priorice
acorde a la aceptación de las partes con relación a dichas opciones.

4.- Logre un consenso, es importante definir el objetivo, establecer indicadores de

medición de resultados y el plan de seguimiento.

El trabajo en equipo, es otro de los elementos de alta consideración para el

gerente efectivo, es importante señalar que no significa “trabajar en conjunto”, sino
realmente es una filosofía de vida y organizacional, es pensar que de manera
conjunta, ordenada y en un ambiente armónico cada uno de los miembros del
equipo se comprometa con los objetivos de la empresa y permita que todos y
de manera individual se cumpla con el precepto de ganar- ganar y crecer-crecer.

Una de las cualidades que también debe contar un gerente efectivo, es su

habilidad de administrar el tiempo, esto es un esfuerzo de grupo, tiene relación
directa con la coordinación de actividades, de ayuda mutua y sincronización
conjunta.

Algunas de las recomendaciones para la adecuada administración del tiempo son:

1.-Defina los objetivos personales así como de la empresa y asociarlo a las

actividades necesarias para lograrlos.

2.- Lleve un registro de sus actividades, citas y tareas pendientes y realizadas.

3.- Priorice sus actividades pendientes.

4.-Delegue actividades.
5.- Aprenda a decir “NO”.

6.- Viva el presente, concéntrese en la actividad que realiza en este momento.

7.- Sea puntual, las personas más ocupadas, son las más puntuales, porque le
dan mayor valor al uso efectivo del tiempo.

8.- Sus reuniones de trabajo no duren más de 30 minutos, envía el orden del día y
la información a tratar para la toma de decisiones, con anterioridad, para que en la
reunión, en su caso, únicamente se tomen acuerdos y no utilicen tiempo para
poner en contexto cada uno de los puntos de la orden del día.

El Gerente efectivo, también debe conocer y aplicar correctamente el lenguaje

corporal, que podemos describirlo como aquella comunicación que se
transmite a través de gestos y posturas. A través del lenguaje corporal se
analizan las emociones no verbales que transmiten las personas, y que una
persona que conozca de este tema, tiene información valiosa que le permita ser
efectivo.

El lenguaje corporal nos brinda información valiosa sobre el carácter, decisiones,

sentimientos, emociones y reacciones de los individuos. Debemos prestar
atención a aspectos clave como son los ojos, el rostro, la postura, los gestos y la
voz.

3. ¿Cuáles son las características de los sistemas informativos?

A cada nivel corresponde una cantidad y calidad determinada de información que

necesita conocer para alcanzar los objetivos trazados y en la toma de decisiones.
La dirección se materializa en la toma de decisiones pero solo se puede decidir
sobre lo que se conoce y para ello hace falta determinada cantidad y calidad de
información.

La información se utiliza como un recurso económico. Las organizaciones hacen

un mayor uso de la información para incrementar su eficiencia, para estimular la
innovación y para elevar su eficacia y posición competitiva, con frecuencia
mediante mejorías en la calidad de los bienes y servicios que producen.

Es posible identificar un mayor uso de la información en el público en general, las

personas utilizan la información en forma más intensiva en sus actividades en el
rol de consumidores, para ejercer sus derechos civiles y responsabilidades,
además los sistemas de información que se desarrollan, extenderán el acceso
público a la cultura y la educación.
La función del sector información es satisfacer la demanda general de servicios y
facilidades informacionales, una parte significativa del sector se ocupa de la
infraestructura tecnológica, redes de telecomunicaciones y computadoras.

En casi todas las sociedades, el sector de la información crece a un ritmo superior

que el resto de la economía.