BPAS Buenas Practicas Administrativas

BPA'S
Buenas prácticas administrativas

Sobre el autor
Bolívar Palechor Guzmán nació en Santiago

de Cali, el 13 de junio de 1981. Hijo de Omaira
Guzmán, es el menor de seis hermanos,
creció y se crio en la comuna 15 de su ciudad;
allí vivió toda su época de primaria,
bachillerato y parte de sus años como
estudiante de administración de empresas de
la Universidad del Valle, carrera de la que se
graduó en 2009. Es hincha del América de
Cali, le encantan los gatos y la lectura, es
seguidor de la gastronomía, el cine y el
negocio del deporte.
Desde temprana edad, desarrolló interés por el espíritu emprendedor y los negocios,
desarrollando competencias que lo llevaron a ocupar su primer cargo como
administrador de punto de venta a la edad de 24 años, en una importante caja de
compensación del Valle del Cauca. Toda su carrera laboral, ha girado en el sector de
servicios, ocupando cargos administrativos y directivos en empresas dedicadas a la
gastronomía, educación, recreación y deporte. En 2016, se graduó como magister en
ciencias de la organización de la Universidad del Valle; también ha realizado otros
estudios avanzados, en temas relacionados con la pedagogía, el desarrollo
organizacional y el marketing, conceptos que han sido su principal interés
investigativo, reflexivo y de producción intelectual.
Entre sus planes a futuro, está realizar estudios doctorales en marketing, seguir
publicando libros y desarrollar metodologías, que permitan el éxito de los proyectos
emprendedores que asesora. Este libro, hace parte de ese trabajo que busca impactar
una comunidad de emprendedores que deseen aprender y crecer con la información
que comparte a través de sus diversas plataformas digitales.
Para mayor información, visita: www.bolivarpalechor.com
BPA'S
Bolívar Palechor Guzmán
BPA'S
BPA'S
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@Bolívar Palechor Guzmán – 2019

www.bolivarpalechor.com
Edición y producción editorial:

Bolívar Palechor Guzmán Msc
@bolipale - bolipale@gmail.com
administracion@ bolivarpalechor.com
Diseño de la caratula y la diagramación:

Diana Cruz – directora de proyectos
@nanacruz84
soporte@bolivarpalechor.com
Co-producción:
Imagilab
Alexander Vivas
@Imagilab
Con la colaboración de:

Lobo Pintado
Diego Fernando Aristizábal
@lobo_pintado
ISBN: 978-958-48-7290-6
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño
de la cubierta, puede ser reproducida, almacenada o transmitida de manera alguna, ni
por ningún medio sin permiso previo del autor.
Hecho en Colombia
Contenido
Introducción 8
Planear 22
Organizar 34
Dirigir 41
Controlar 50
Concluyamos algo 57
Referencias 59
Créditos 61
En memoria de
Omaira Guzmán
Dedicado a todos aquellos emprendedores que se arriesgan,

a esos que todos los días, luchan por mantener esa idea de negocio.
A todos los que, por obligación o por convicción,
decidieron luchar y se mantienen firmes.
Efesios 3:20 Nueva Traducción Viviente (NTV)

Y ahora, que toda la gloria sea para Dios, quien puede lograr
mucho más de lo que pudiéramos pedir o incluso imaginar
mediante su gran poder, que actúa en nosotros
Agradecimientos
Dios es bueno, todo el tiempo
Estoy muy agradecido por todo el apoyo recibido con estos proyectos editoriales. En
2018 se publicó mi primer libro y ha sido una bonita experiencia, todo hace parte de
la misión de esta firma de consultoría que se está consolidando; de allí viene esta
locura de publicar de manera independiente, literatura que refiera al ámbito de las
organizaciones, buscando el aporte a todos esos proyectos emprendedores que
nacen y que merecen crecer, sostenerse y mantenerse en esta nueva dinámica de
negocios que cambia a cada instante.
Es tiempo de agradecer:
A mi esposa Diana por su apoyo incondicional.

A mis hijos, Andrés y Felipe por ser el motivo que me lleva a la acción.
A mis hermanos y hermana, gracias por creer en mí.
A mis amigos y amigas por confiar en mi a pesar de conocerme.
A mis compañeros docentes y estudiantes por el apoyo, por asistir a mis eventos,
por participar de mis clases y hoy por supuesto por leerme.
A mis lectores, gracias por leerme.
BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
Introducción
Desde que inicié mis estudios de pregrado como administrador de
empresas, he visto como la administración se relaciona con lo que acontece
en la vida cotidiana, de hecho, hoy en día, este pensamiento hace parte de
mi filosofía personal[1]. Por ende, procuro que cada aspecto que aprendo
Fuente: Elaboracion propia

sobre este tema, me sirva y ayude a resolver
diferentes situaciones o problemas. A lo largo de
los años, he desarrollado una concepción propia
de lo que es administración; a mi parecer, se trata
de una amalgama de conceptos, ideas, teorías y
pensamientos, cuya mezcla permite trazar una ruta, encaminar acciones,
determinar si las cosas funcionan o no y luego propender alcanzar las
metas.
Es necesario reconocer que estamos viviendo una época de cambio,
incertidumbre y perplejidad. La informática, el internet y la globalización
traen nuevos desafíos en lo organizacional y lo administrativo. Nunca
antes, la teoría administrativa fue tan imprescindible para el éxito del
emprendedor y de las organizaciones, dada la necesidad constante de
innovación y renovación, la búsqueda de flexibilidad, rapidez para generar
cambio y transformación para la adopción de ideas nuevas. De esta forma
nace el interés por escribir este libro; todo surge como parte del propósito de
la firma de consultoría que decidí emprender años atrás. Mi intención
como Consultor Organizacional, es dar a conocer algunos aspectos que la
ciencia administrativa tiene para los emprendedores, siendo mi tarea
principal que logren entender, cómo deben ser administradas las empresas.
Me doy cuenta de la magnitud de este propósito, cuando analizo el número

de empresas que aparecen cada año; por ejemplo, según Portafolio.com
(2019) para el caso colombiano, durante todo el 2018, se crearon en
Colombia más de 328.237 empresas, cifras tomadas del informe del Registro
Único Empresarial y Social (RUES) de las Cámaras de Comercio. En dicho
informe se precisa que fueron 69.283 sociedades y 258.954 personas
naturales, lo que representa un crecimiento respecto al año anterior
cuando se registraron 325.527. Sumado a todo esto, están los datos de
Confecámaras, quien dice que actualmente existen 1.500.000 micro,
pequeñas y medianas empresas en el Registro Único Empresarial -RUES-.
Cifra que incluye a personas naturales y jurídicas.
Introducción BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
Además, en un artículo titulado ¿Por qué el 70% de las empresas en

Colombia fracasan en los primeros cinco años? ElEspectador.com (2018)
muestra algunos datos de Confecámaras, donde se alude que tan solo el
29.7% de los emprendimientos nuevos en el país sobreviven y el 70% de las
empresas fracasan en los primeros cinco años de existencia. Esta cifra es
preocupante, teniendo en cuenta que, en países como Colombia, las PYMES
(pequeñas y medianas empresas) constituyen la principal fuente de empleo
y son una parte fundamental del sistema económico. Según los últimos
estudios del DANE sobre el desarrollo empresarial a nivel nacional, el 80%
de la fuerza laboral del país está concentrada en este tipo de compañías.
Igualmente, se expresa en ese artículo, que de acuerdo con un informe

realizado por IARA Consulting Group, grupo de consultoría en estrategia
empresarial, el error principal de las empresas es que no conocen los
factores que determinan su desempeño y por eso fracasan. También
explican, que solo cuando el emprendedor conoce a fondo su empresa y
cuáles son los factores determinantes de su desempeño actual, se podrán
identificar aquellas decisiones que lo lleven hacia el logro de mayor
productividad. Precisamente estos aspectos serán de esos logros que se
obtendrán al finalizar la lectura y aplicación de este libro. Por lo tanto, es
importante que el emprendedor pueda adquirir más criterios para una
toma de decisiones más objetiva, que le permita obtener resultados
positivos y buscar que los recursos sean cada vez más productivos.
Mirando estas estadísticas y datos, entiendo cada vez más, cual es la

responsabilidad con toda una comunidad que requiere información y
herramientas para resolver sus problemas empresariales; por eso me
permito en primera persona, compartir mis conocimientos y experiencias,
en lo que respecta a la ciencia administrativa y organizacional, campos del
conocimiento que he abordado desde hace años, pero no lo quiero hacer en
un lenguaje complejo o científico, mi intención es que se pueda leer fácil y
de manera coloquial.La meta es que este sea un libro que pueda ser leído
por NO profesionales de la ciencia administrativa, que contenga lo
necesario para mejorar sus procesos de toma de decisiones y que les
permita consolidar sus ideas empresariales, ayudando a que la tasa de
cierre disminuya.
Lo que pretendo, es acortar esa posible brecha que existe entre la ciencia
administrativa y su aplicabilidad en la empresa; ya que la primera, se puede
ver un poco reprimida en el ámbito científico y académico, mientras que la
segunda se desenvuelve gracias al criterio que da el empirismo. Cabe
anotar que muchos emprendimientos exitosos a lo largo de la historia, han
surgido en contextos donde su fundador no ha contado con formación
académica, de hecho, lo que si tienen es la experticia que viene de otros
campos del conocimiento o sus propias vivencias empresariales; sin

embargo, estoy convencido que si eso lo han logrado con lo que brinda la
experiencia, no me imagino que podría pasar si alguien con todo ese talento
emprendedor entiende y asimila todo aquello que la ciencia de la
administración le puede aportar. Creo que las cifras de desaparición de
empresas podrían disminuir y más personas podrían conservar sus
empleos, creo que podríamos desde la conservación de los intereses
particulares, obtener resultados que sean trascendentales para las cifras del
colectivo en lo económico y lo social, como debe ser.
En la actualidad, he observado a muchos profesionales de diferentes

perfiles, buscando herramientas administrativas que les ayude a que sus
negocios crezcan y se consoliden; este libro está dirigido a aquellos que no
cuentan con los recursos o la disposición, para entrar a procesos académicos
en MBA´s[1] o diplomados en estos temas. Si bien la administración es un
arte, considero que debe existir un balance entre la ciencia y la práctica;
aunque podría considerarse romanticismo de mi parte, creo que los
empresarios podrán a través de estas páginas, acercarse más a todos esos
aspectos teóricos de la administración, que les ayuden a lograr mejores
resultados y una mayor efectividad organizacional.
De esta manera, se abre un espacio para el legado que nos dejó Fayol (2003),
quien nos permitió conocer que existe un “proceso administrativo”, es decir,
que la administración se debe entender como un conjunto de etapas.
Capitulo a capitulo, se dará una explicación de cada etapa del proceso
administrativo, explicando sus bases y fundamentos, buscando siempre
permitir su aplicabilidad en las empresas.
Lo que se ha obtenido, es un derrotero de consejos que integran la teoría

con aplicaciones prácticas que vienen de mis experiencias como
administrador, recomendaciones que mezcla lo teórico y lo práctico,
sugerencias aplicables a la realidad empresarial; razón por lo cual, presento
este documento “Buenas Prácticas Administrativas (BPA´S)”.
Ahora bien, para que podamos entablar un dialogo coherente en los

siguientes apartados, es necesario explicar una serie de términos y
conceptos de la jerga administrativa, tales como: administración,
emprendedor, empresa, organización, eficacia, eficiencia, efectividad,
estrategia, innovación y entorno.
2 Por sus siglas en inglés, Master of Business Administration (MBA), es uno de los estudios de posgrado más populares a nivel
internacional, que comúnmente se encuentra recomendado a profesionales que desean especializarse, desarrollar habilidades y mejorar
prácticas en materia de administración. Fuente: www.utel.edu.mx
¿Qué es administración?
Para dar respuesta a este interrogante, analizaremos varias definiciones y
encontremos una forma de hallar una propia definición. Para Gareth y
Jennifer (2006) la administración es un proceso que incluye la planeación,
organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase,
para alcanzar las metas de la organización con eficiencia y eficacia. Por su
parte, Chiavenato (2014), explica que la administración puede entenderse
como el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos para lograr los objetivos organizacionales.
En ese mismo sentido, Robbins y Coulter (2005), aluden que

la administración es la "coordinación de las actividades de trabajo de modo
que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través
de ellas. Finalmente, Hitt, Black y Porter, plantean
la administración como el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de
recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en
un entorno organizacional.
Podríamos decir que la

administración es el proceso de
planificar, organizar, dirigir y
controlar el uso de los recursos y
las actividades de trabajo con el
propósito de lograr los
objetivos o metas de la
organización de manera
eficiente y eficaz.
Fuente: elaboración propia
Para seguir entendiendo la administración y seguir hablando de las etapas

que definen este proceso, es importante precisar algunas de las ideas y
temáticas que la complementan. Conceptos como emprendedor, empresa,
organización, eficacia, eficiencia, efectividad, estrategia, innovación y
entorno; los cuales necesitan ser explicados y entendidos para luego poder
continuar con el estudio de las BPA´s.
¿Qué es ser emprendedor?
Vivimos un momento maravilloso, donde la digitalización de la vida

cotidiana, ha llamado y potenciado diversas fuentes de emprendimiento,
cuyos protagonistas deben cumplir con un perfil particular y específico,
convirtiéndose en compleja la descripción de cuál sería la mejor versión de
lo que es un empresario. En ese sentido, se puede referenciar el reporte de

emprendimiento global, que ofrece Dinero.com (2018), donde se muestran
algunos aspectos que llaman la atención sobre la forma de pensar de los
emprendedores; estos datos son resultados reflejados de lo que se dio en
Colombia, con un grupo representativo de 1.015 hombres y mujeres
mayores de 18 años en Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla
Los datos muestran como es el pensamiento de quienes creen en la salida

empresarial, ante la actual dinámica laboral. Se trata de personas que han
entendido que la industrialización como fue concebida, dio un giro y que es
necesario que en lugar de abrirse espacio en el mercado laboral
comprimido y reprimido, se pueden y deben abrir oportunidades laborales,
a través de la libre empresa. Es importante observar, por ejemplo, que un
90% de los emprendedores dicen estar dispuestos a sacrificar tiempo libre
para trabajar en su idea de negocio, al igual manifiestan que el 60% dicen
saber cómo conseguir el dinero para dar inicio a su negocio. Finalmente,
otro dato significativo es que el 32% de los participantes manifiestan que la
situación económica del país incentiva el espíritu emprendedor, es decir
que se entiende que en medio de la crisis surgen las oportunidades de crear
empresa.
En el sentido más puro y para dar respuesta al interrogante, se puede decir

que el emprendedor es aquel que practica el emprendimiento. Procedamos
entonces a entender que es el emprendimiento. Para empezar, analicemos
lo que dice Garzón (2005) al respecto; quien afirma que se trata de un
concepto multidimensional, que se debe entender, desde la óptica que el
investigador lo examine. Por ejemplo, dice que el emprendedor puede ser
visto como alguien que está especializado en asumir responsabilidades y
tomar decisiones que afectan la localización, el tipo y uso de los bienes,
recursos o instituciones. Tiene capacidad de identificar oportunidades, de
reunir los recursos necesarios, implementar un plan de acción práctico y
cosechar los frutos en el momento oportuno.
Se puede decir que el emprendimiento tiene una razón de ser y que eso es
lo que mueve al emprendedor. Para Wilken (2007), el “espíritu
emprendedor es un fenómeno aparentemente discontinuo, de combinar los
recursos y reproducir bienes y servicios nuevos… aparece para iniciar
cambios en el proceso de producción… y después desaparece, hasta que
vuelve a aparecer para iniciar otro cambio”. Drucker plantea que “el
emprendedor siempre busca el cambio, responde ante él y lo explota como
una oportunidad”. Por otro lado, Méndez (2007), dice que el
emprendimiento no es algo que pueda ser precisado o totalmente descrito,
pero hay puntos de encuentro que coinciden en decir que se trata de una
actitud, de una característica diferenciadora. Añade que el término
emprendedor se asocia a alguien con capacidad de identificar y llevar a
cabo sus ideas, generar bienes y/o servicios, asumiendo los riesgos
necesarios y afrontando los problemas que surjan.
Para cerrar este tema, quisiera hacer hincapié en la idea de los

emprendedores, con todas sus habilidades y fortalezas, pueden adquirir
herramientas que les permitan focalizar todo ese espíritu, para que toda esa
búsqueda de cambio, se pueda concretar, consolidar y finalmente obtener
los resultados esperados. Entre aquellas herramientas, debe estar la
capacidad para administrar; es necesario que aprenda a tomar decisiones
con argumentos y manejar de manera correcta, metódica y efectiva los
recursos que están en juego en un proyecto de empresa. De allí que la
invitación a que sigan leyendo lo que este libro trae, que repliquen y
apliquen estas recomendaciones.
Empresa vs Organización
Seguimos entonces, entendiendo cual es la diferencia entre empresa y

organización, lo cual pretende explicar cómo debemos agregar al análisis
algunas entidades empresariales que se nos quedan por fuera, cada vez que
hablamos y pensamos en empresa, el termino organización permite
ampliar el análisis e incluir algunas tipologías que requieren también
analizarse.
Entendido lo que es la administración y el emprendimiento, es importante

hacer distinción entre lo que se entiende por empresa y lo que es una
organización, ya que esta última es la definición que más utilizaremos en
adelante, para cada vez que se haga referencia a todo tipo de empresa, se
pudiera dejar por fuera cualquier cantidad de entidades de distintos
sectores. Hablamos de un concepto que abarca todos los sectores: público,
privado, tercer sector, industrial o de servicios. Por tal motivo, es pertinente
hablar de organización, ya que es aquel termino que ayuda a entender lo
que es una empresa en su máxima expresión, tipología, clasificación o
agrupamiento.
Se puede entender lo que es empresa, como aquella entidad conformada

por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades
técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y
transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer
necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener
una utilidad o beneficio.
Por otro lado, el concepto de organización, explica que se trata de un

sistema cuya estructura está diseñada para que los recursos humanos,
financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada
y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines. Hall
(1983) hizo un estudio sobre la naturaleza de las organizaciones, en el que se
observa un análisis de las organizaciones y su interacción con el individuo,
la comunidad, la sociedad; hace un despliegue lo que se entiende por
cambio interno y explica la organización como una estructura social.
Igualmente, en un estudio sobre las organizaciones presentado en el texto

“Hacia una redefinición del concepto de organización” (Cruz, 2000) plantea
una redefinición del concepto de organización, desde la hipótesis que la
teoría administrativa promueve una conceptualización de la organización
desde lo ideológico. Mientras que para Gareth y Jennifer (2006), las
organizaciones son grupos de personas que colaboran y coordinan sus
actividades para alcanzar una amplia variedad de metas, es decir, los
resultados establecidos con antelación.
Por su parte, Munera (2007) entiende la organización como algo más que
una empresa. Explica que ésta comprende una tipología en más amplitud
que el concepto empresa. Añade que el termino organización viene del
griego organon, el cual significa “instrumento”. Ya en un panorama
epistemológico 3 expone que la organización vendría a ser el objeto de
estudio de la administración. Apoyado en Hayek quien, expone que una
organización hace referencia a un orden social, explicando que existen dos
tipos de agrupaciones humanas, una que corresponde al orden espontaneo
o informal y la otra que viene desde un orden social creado o exógeno,
diciendo pues, que la organización viene a ser una agrupación humana
creada con un propósito específico y explicito, susceptible de ser gestionada
o administrada. En un sentido más gráfico y para concluir algo sobre lo que
es una organización, examinemos el esquema de la siguiente figura:
3 La epistemología es una rama de la filosofía que se ocupa de estudiar la naturaleza, el origen y la

validez del conocimiento. Recuperado de: https://www.significados.com/epistemologia/
¿Cómo se clasifican las empresas?

Entendido lo que es una empresa y lo que significa el termino organización,
me parece importante, saber que las empresas se clasifican y cuáles son los
criterios de dicha clasificación. El Banco de Comercio Exterior de Colombia
S.A. presenta en su sitio web, la clasificación de las empresas 2019
(Bancóldex, 2019). Exponen en su blog, que, para el caso colombiano, el
segmento empresarial está clasificado en micro, pequeñas, medianas y
grandes empresas, cuya clasificación está reglamentada en la Ley 590 de
2000 conocida como la Ley MiPymes y sus modificaciones (Ley 905 de
2004). En este orden de ideas, se presenta una tabla que muestra, una
clasificación definida por la valoración de sus activos, cuyo cálculo se basa
en la cantidad de salarios mínimos 2019:
3
Entendida esta información, es importante explicar que el target4 de este

libro son las micro, pequeñas y medianas empresas. En mi experiencia, he
observado que este tipo de organizaciones muchas veces las dirigen
personas de profesiones alejadas a la administración e incluso por
emprendedores sin ningún tipo de profesión.
Eficacia + Eficiencia = Efectividad
Toda empresa nace desde la perspectiva de generar retribución económica

al o los interesados, ya sea para fines privados, públicos o para alguna
causa. Uno de los objetivos de la administración, es ser efectivos en
términos organizacionales, específicamente en la capacidad de tomar
decisiones, dándose a entender que, al lograrlo, vamos a la búsqueda de la
razón de ser de la empresa. Creo que, si algo define el papel del
administrador, es ese, como encontrar las decisiones adecuadas que lleven
a los procesos organizacionales a ser cada vez más efectivos. Es mis épocas
de estudiante, siempre me dejé confundir por cuál era la diferencia entre
eficacia y eficiencia, cuando logré entender el significado de estos dos
conceptos, pude reconocer cual es el papel de la efectividad en el campo
gerencia.
Por eso, creo que es importante entender la efectividad; como aquella

consecuencia o resultado de la aplicación de la eficacia y la eficiencia. En
consecuencia, podemos mirar lo que expone Gerencie.com (2018), un portal
dedicado a temas administrativos. En uno de sus blogs, se da claridad sobre
lo que realmente es eficiencia y eficacia, aludiendo incluso sobre las
diferencias que existen entre estos dos conceptos. Para resolver las dudas al
respecto, entendamos lo que es eficiencia, diciendo que es aquella relación
entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el
mismo, añade que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos
para lograr un mismo objetivo.
Luego se da una definición sobre lo que es eficacia, explicando que se trata

de la consecución de metas y objetivos, es decir, que se trata de la capacidad
para lograr todo lo que nos proponemos. De esta manera, se podría decir
que, entre las principales diferencias entre eficiencia y eficacia, está el
hecho de que la eficiencia hace referencia a la mejor utilización de los
recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para
alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso
de los recursos, es decir, no importa si fuimos eficientes en el proceso
llevado a cabo para alcanzar el objetivo y ser eficaces.
4
En una campaña de marketing para una empresa o marca, el target es sumamente importante porque indicará el tipo de personas al que
va dirigido un producto y/o servicio. En pocas palabras, el target es el conjunto o público que será el futuro consumidor del artículo que
se quiere promocionar. Recuperado de: https://mglobalmarketing.es/blog/marketing-para-empresas-como-se-define-el-target/
Una de las mejores formas de entender,

lo que verdaderamente significa eficacia
y eficiencia, es entender que nuestro
héroe popular “el chapulín colorado”, es
poco eficiente, pero muy eficaz, ya que
luego de hacer destrozos y golpear a sus
protegidos, finalmente encuentra al
Fuente: lifeandstyle.mx malvado del episodio y/o resuelve el
misterio.
Obtenemos entonces con la sumatoria entre ser eficiente y eficaz, la

efectividad; se puede decir que es el resultado de la sumatoria de dos
conceptos, lo cual define el ideal del ejercicio gerencial: la consecución de
resultados. Ahora bien, para que los objetivos de la organización se puedan
obtener, son necesarias las estrategias, las cuales contemplan un plan del
como llegaremos a la meta que ha sido definida.
Estrategia
Revisemos por un momento lo que significa estrategia, analizando todo

desde distintas ópticas. Por ejemplo, tenemos lo que dice Contreras (2014),
quien expresa que la palabra estrategia tiene su origen en las palabras
griegas “stratos”, que se refiere a ejército, y “agein”, que significa guía. De
esta manera, podemos entender que la palabra “strategos” hace referencia
al vocablo “estratega”, la cual también proviene del latín y del antiguo
dialecto griego dórico. En épocas de la antigua Grecia, El estratega era el
individuo (o individuos) que estaba encargado de dirigir o de conducir al
ejército en las guerras por el dominio territorial o por imponer su
hegemonía. De igual forma, otra de sus funciones, era la de tratar de evitar
la guerra a través de la negociación con las ciudades que iban a ser
invadidas.
Así mismo, los gobernantes de Atenas, Esparta y Tebas consolidaron su

posición; los primeros a través del diálogo; los segundos, con el uso de la
fuerza, y los terceros, aplicando la estrategia. Se tiene entonces que
Contreras (2014) apoyado en Chandler (2003) explica que la estrategia es en
un sentido simple, determinar metas y objetivos de una empresa a largo
plazo, las acciones a emprender y la asignación de recursos necesarios para
el logro de dichas metas; en esa misma línea, se puede decir que la
estrategia orienta el actuar futuro y el establecimiento de un fin, estimando
un plazo aceptable, que busque orientar el rumbo empresarial.
En el libro fundamentos de
administración, Amaru (2016) expresa
que la estrategia es una vía parar trabajar
en el desempeño y supervivencia de la
empresa. Agrega que ésta tiene una
relación directa con la definición de los
objetivos de la organización y con
aquellos caminos para alcanzarlos.
Fuente: lifeandstyle.mx
Además, se dice que, a las estrategias, se

les puede considerar como políticas de
negocios y que de allí parten las
Fuente: Elaboración propia
decisiones del dónde, cómo, cuándo y con
quién competir.
Innovación
Uno de los aspectos que más se menciona en términos administrativos es la
necesidad de mejorar y ser más competitivos, razón por lo cual, sale a flote
la oportunidad de implementar acciones que busquen la renovación, el
cambio, nuevas formas de hacer las cosas para encontrar ese punto de
distinción y de competitividad en un ambiente de extrema oferta.
Para empezar, tenemos lo dicho por Rosenau (1988), quien explica que la
Innovación es un complejo proceso de generación, desarrollo e
introducción de nuevos productos rentables. Define en este modelo, 5
factores como claves que sirvan de eje conductor del proceso: estrategia,
mercado, producto, planeación de beneficios y trabajo en equipo. Pretende
que éstos sean los que estructuren el concepto de Innovación y que, a su
vez, actúen como los eslabones de una cadena, con la teoría de que el
proceso como un todo no puede tener mayor éxito que el más débil de sus
eslabones.
Para Escorsa Castells y Valls Pasola (2001), la Innovación es sinónimo de

cambio. La innovación en las organizaciones genera cambios, evolución,
creación de cosas nuevas, la oferta de nuevos productos o servicios, además
de generar desarrollo en procesos. La innovación está inmersa en la
necesidad intrínseca que tiene las organizaciones de sobrevivir y sobresalir
en el mundo empresarial, debido a la gran presión competitiva en medio de
la economía globalizada que se observa.
Por su parte, Bateman (2005) añade que la Innovación es encontrar o hallar

un producto, proceso o procedimiento que tenga inmersas mejoras para
realizar una actividad, se dice que se ha logrado Innovar.
Dice que, en este proceso, está implícito el cambio tecnológico: un

alejamiento de las antiguas maneras de hacer las cosas. Finalmente agrega
que existen 2 tipos de innovación, primero está la de productos y luego la
de procesos. La innovación de procesos se refiere a los cambios que afectan
los métodos de producir resultados. Las innovaciones de productos son las
modificaciones en los resultados mismos (bienes y/o servicios).
Algunos otros autores poseen diversas definiciones que enriquecen el

análisis al respecto. El francés André Piater la define como “una idea
transformadora en algo vendido o usado”. Sherman Gee afirma que “la
innovación es el proceso en el cual a partir de una idea, invención o
reconocimiento de una necesidad se desarrolla un producto, técnica o
servicio útil hasta que sea comercialmente aceptado”.
Se puede definir entonces, la Innovación como aquel nivel de cambio que

permite la creación de nuevas alternativas que no se debe reducir a la
creación de nuevos productos, sino de nuevos procedimientos, procesos,
documentos y demás aspectos que intervienen en el desarrollo de la
organización.
Visto todo lo anterior, debemos reconocer la gerencia está obligada a

reconocer todo lo que está por fuera de su rango de acción y que de una
forma u otra tiene cierto nivel de incidencia sobre sus decisiones y el
rumbo que va tomando la organización. Lo mencionado hace referencia al
medio ambiente que rodea la empresa, todo lo que ocurre por fuera se
entiendo como el entorno.
Entorno
En clase, mis profesores siempre explicaban que una de las tareas

principales de un administrador es ser un agente encargado de la toma de
decisiones; añadían que, para eso, el gerente debía tener muy clara la
información y contar con datos suficientes y argumentos suficientes para
argumentar o clarificar su proceso decisorio. Por eso, es importante
analizar lo que significa aquello que acontece por fuera de la empresa, eso
que no hace parte del diario operar organizacional, sino que influye en ella
de manera indirecta.
Por esa razón, es importante observar lo que explica Guzmán (1998) al

respecto del concepto entorno organizacional. Habla que el entorno posee
una naturaleza cambiante e incierta, y algunas veces turbulenta.
De hecho, se puede decir que al hablar sobre planeación y administración,

se debe hacer referencia a la necesidad e importancia del análisis del
entorno que rodea la organización. Lo que se busca es ayudar a
fundamentar el proceso de toma de decisiones y la formulación de planes
estratégicos para su desarrollo; de esta manera se pude entender por
ejemplo, que el entorno económico son aquellos aspectos económicos del
medio ambiente de la organización que la afectan y no están bajo su control
o le son lejanos, lo anterior cabe anotar no está ligado solamente a pensar
que debemos hablar del ámbito de la economía nacional, más bien está
inclinado a hablar del ámbito económico global.
Igualmente, Cruz (2000) habla de la noción de entorno como una idea que
viene de la “exterioridad”. Parte de la idea que las organizaciones poseen un
“interior”, lo cual está constituido por la organización misma, y que todo lo
que está fuera de ella y tiene influencia sobre la misma constituye su
entorno. De esta manera el concepto de entorno organizacional ha surgido
teóricamente a través de un eje central que dice que lo que es de “adentro”
es la organización misma y el entorno es el “afuera”.
Al respecto, Betancourt (2007) define el entorno de una empresa, como

aquello formado por todas las variables externas a ella. Frente a lo anterior
el entorno se divide en dos partes: El entorno general, como aquel que es
común para todas las empresas de la zona geográfica donde se realice el
análisis. El segundo factor variable es el entorno cercano, específico o
sectorial que solo afecta a las empresas del sector, denominado también
como el Ambiente competitivo. Dicho entorno específico se logra
identificar con las fuerzas competitivas que se derivan del tipo de actividad
del sector industrial.
De esa manera, se debe entender que el entorno afecta a la organización

positiva o negativamente por procesos o centros de poder y de decisión,
más o menos ajenos al control de la organización. Frente a lo anterior, se
puede ver al entorno como ese agente externo que influye de manera
directa y determinante sobre la organización. El buen análisis y lectura de
aquello definido como entorno de la organización, garantiza el nivel de
crecimiento, el sostenimiento y la perdurabilidad de la misma. Este proceso
de análisis, no debe ser algo que tenga fechas fijas, ni por temporadas, sino
que se debe hacer de manera constante debido a los cambios que
continuamente tiene dicho entorno.
Metodología
Al respecto de la metodología utilizada en este escrito, se puede argumentar
que es de tipo documental; ya que todo se recopiló a partir de fuentes
secundarias, la información existente ya procesada, sobre la
administración, en este caso, los aportes de los diversos autores que
permitieron establecer los aspectos relevantes y útiles para entender cuáles
son las mejores recomendaciones sobre cómo administrar un negocio.
Entre las fuentes que fueron empleadas se encuentran:
• Consulta de bibliografía: considerando su amplitud en los temas la buena

administración, fue necesario seleccionar los materiales a estudiar, de
acuerdo al objeto de estudio, libros y revistas sobre administración.
• Revisión web: se realizó una exploración con este recurso, el cual se hace
indispensable por la posibilidad de hallar información pertinente, sin
embargo, con mucho cuidado, dirigiéndose a páginas institucionales de
preferencia, y bases de datos, en las cuales se pueden encontrar
publicaciones en revistas indexadas, referentes a las temáticas a abordar en
esta investigación.
Una vez explicado lo metodológico y aclarados los aspectos claves del

discurso administrativo, con lo cual hacen homogénea la conversación de
aquí en adelante. Me permito entonces, presentar cada una de las prácticas
que propongo en este libro. De hecho, son ellas, el eje central lo documento
aquí y que hemos denominado las BPA´s: Planear, Organizar, Dirigir y
Controlar. Lo que se verá en el siguiente capítulo, es todo lo relacionado con
la planificación; especificando sus conceptos, variables y particularidades,
buscando la aplicación práctica con las ejemplificaciones, aplicaciones y
explicaciones que dieren lugar, orden que se dará con los demás capítulos
de este libro.
Planear BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
BPA'S
Planear
Aunque es la primera actividad que aparece en el listado cuando se habla
de BPA´s (planear, organizar, dirigir, controlar); eso no significa que exista
subordinación entre ellas, o que el trabajo de quien administra se ejecute en
ese orden estricto. Incluso, en un día de labores de un administrador, a
veces, no se empieza planificando, por lo contrario, puede que sea una de
las últimas tareas en realizarse; al respecto, considero que la planeación,
debe ser la génesis de todo lo que se realiza, ya que considero firmemente,
que tener un plan, no es negociable para quien toma las decisiones.
En Colombia y quizá en otros lugares de Latinoamérica, se escucha una

frase muy popular: “la actividad que menos se planea, es la que mejor
resulta”. En ese tipo de pensamiento, los riesgos de fracasar se elevan, el
peligro es constante y la posibilidad de cometer errores es inevitable. Por
eso, siempre he considerado que lo mejor, es disminuir al máximo los
niveles de improvisación, por eso me gusta planear las actividades, para
que todo salga como se espera; sin embargo, sería una torpeza ignorar que
todos los planes tienen cierto margen de error, razón por la cual, creo que se
debe trabajar, para que ese margen se reduzca al máximo.
Popularmente se conoce una frase que encierra muchas verdades: “lo

barato sale caro”. La pregunta es, si sabemos que esto es verdad, ¿por qué
pareciera que es más importante, encontrar la salida más rápida? La
respuesta es porque tenemos una visión corta y esa ceguera, nos cohíbe
ante la oportunidad, que sólo llegará, si pensamos un poco más, en el
mediano y largo plazo. En ocasiones como administradores, nos
convertimos en “apaga fuegos”, ósea, en personas que solo están detrás de
solucionar el problema del día, olvidando contemplar las alternativas que
trae el futuro. Por eso en mis clases o conferencias, hago el llamado sobre la
importancia de pensar y ver un poco más allá, hablo sobre la necesidad de
enfocarnos en la oportunidad. También se lo digo a usted, apreciado lector,
le invito a que se enfoque en aquello que implique trabajo y esfuerzo, nada
que se diga fácil y rápido, dará un buen resultado; estoy convencido que lo
que trae verdaderos resultados, requiere tiempo y dedicación, por ende,
debemos enfocarnos en todas las posibilidades que existen, las cuales se
quedan en el olvido por mantener una corta visión en la vida.
Otro pensamiento popular, que contradice el pensamiento planificador es:

“más vale malo conocido, que bueno por conocer”. Quizás hay uno peor:
“más vale pájaro en mano, que cien volando”; definitivamente son
pensamientos que no permiten tener una correcta evaluación de la
oportunidad, tampoco permiten que algún plan de acción se pueda
implementar; en esa manera de pensar, solo prima el interés por buscar la
salida más fácil o supuestamente segura, sin entender lo importante que es,
reconocer lo nuevo y aprovechar la oportunidad de obtener mayores
beneficios en el largo plazo.
Entendiendo que todo se trata de un hecho cultural, cabe mencionar el

concepto que tiene Hofstede (1991) sobre la cultura. Para este autor, la
cultura es un programa mental colectivo; razón por lo cual, podríamos
examinar el programa mental del caso colombiano, al respecto de lo que es
planear. Según Portafolio.com (2018), muestra un estudio basado en los
resultados de una investigación de Old Mutual, una organización experta
en planeación financiera. En dicho estudio, se muestran algunas cifras
sobre el comportamiento colombiano ante sus finanzas personales. Uno de
los datos que resulta significativo, es que solo el 2% de los colombianos
realizan un ejercicio prospectivo superior a 15 años, lo cual nos hace
catalogar como “cortoplacistas”.
Según lo anterior, por naturaleza, nos mostramos renuentes a pensar en el

futuro, en los salones de clases en universidades y en las conferencias con
empresas, me gusta pedir que levante la mano aquel que desea tener éxito
en la vida. Me parece curioso observar cómo al principio, nadie levanta la
mano, solo lo hacen hasta que algún valiente decide levantar su mano, todos
deciden hacerlo. Pero esa decisión, trae consigo una frase que condiciona a
todo el grupo: “pues todos queremos tener éxito”. Creo que, aquella persona
tiene la idea que si compromete a los demás, se libra de toda culpa, ya que, si
no logra el éxito con su vida, estará exonerado, ya que los demás, tampoco
obtuvieron resultados.
Acto seguido, procedo a preguntar a los participantes, sobre lo que quieren

alcanzar en sus vidas, para eso, les propongo un ejercicio que aprendí de una
de las conferencias del escritor Rafael Ayala1 . La solicitud es simple, pero
profunda; primero se les dice que piensen en cómo sería un encuentro con el
genio de Aladdin. La cuestión es, qué pasaría, si luego de frotar la lampara,
nos dijera: “te concedo tres deseos”. En pantalla, aparece en ese momento, un
reloj y les digo que todos tienen 15 segundos para que piensen en tres cosas
que quisieran para su vida.
1
http://rafaelayala.net/
Terminado el conteo, hago como si fuera a preguntarles por sus tres deseos
y sus caras de terror me detienen, entonces lo que hago es que ellos por su
propia iniciativa comiencen a decir lo que han pensado. Aunque se vea 1
ilógico, el resultado es que de cada 10 participantes, solo una persona

levanta la mano con certeza de lo que pidió, dos más comienzan a
mencionar deseos como; “quiero salud”, “que me vaya bien” y por allá en el
fondo sin levantar la mano, alguien grita “queremos dinero”. Luego que
todos paramos de reír ante tan efusiva solicitud. Procedo a explicar, que, si
no tenemos claridad de lo que deseamos, pasa lo mismo que cuando
tomamos las doce uvas en el 31 de diciembre, comiendo una por una,
mencionamos para sí mismos, doce deseos, uno por mes, los cuales como a
muchas de las palabras que pronunciamos sin responsabilidad, se las lleva
el viento.
Por todo lo anterior, creo que planear, es una de las actividades que permite
afrontar con responsabilidad el futuro, es una tarea importante en la
medida que nos permite analizar y proyectar los años venideros, por lo
menos los próximos cinco y definir una visión de lo que deseamos en ese
lapso de tiempo. Creo que debe ser una de las fortalezas que desarrolle todo
el que se visualice como emprendedor, es importante entender que, sin un
plan, es más difícil alcanzar resultados, solidificar un concepto de negocio o
subsistir en un entorno cada más vez competido y cambiante.
En ese sentido, es necesario revisar lo que dice Amaru (2016) sobre planear.
Dice que la planeación es una herramienta que permite administrar
relaciones de futuro; además, explica que se trata de una aplicación
específica del proceso de tomar decisiones y que se refiere a aquellas que
buscan influir en el futuro o que se pondrán en práctica en él, son
decisiones de planeación. Añade que la planificación consiste en dos
aspectos principalmente:
1. Definir objetivos o resultados a alcanzar, al igual que los medios

para realizarlos.
2. Imaginar una situación futura y trabajar para construirla.
Definitivamente necesitamos un plan para todo lo que hacemos, ya sea,

para nuestras actividades profesionales, en nuestras relaciones afectivas e
inclusive en la participación como sujetos en instituciones sociales. Mi
recomendación es que, si tienes un proyecto emprendedor, diseñes un plan
por escrito del curso de acción que se va a realizar, con todas las actividades
que se deben ejecutar en búsqueda de la efectividad.
¿Qué es un plan?
1
En un sentido práctico, se puede decir que los planes son el resultado del
proceso de planeación. Se trata de una guía adaptada a las acciones a tomar;
es un documento que establece la situación a la que debemos llegar, lo que
debe hacerse para alcanzarla y los recursos que se aplicarán en ese
esfuerzo. Los planes también deben incluir una previsión de los medios de
control de la acción y de consumo de los recursos, para asegurar que se
realicen los objetivos.
Algunos planes son informales y no llegan a registrarse en papel. Por

ejemplo, estudiar una carrera profesional; ése es el objetivo. Existe alguna
idea sobre esa información, pero probablemente no está escrita en ningún
lugar. Las organizaciones informales, como los grupos de amigos y familias,
hacen planes, pero no acostumbran ponerlos en papel. En la mayoría de
casos, es necesario formalizar los planes y en lo que respecta a este libro, se
hace hincapié en la importancia que tiene formalizar los planes, por escrito
y debidamente organizados, de manera tal, que su contenido y todo lo que
se describa allí, tengan la suficiente claridad para que puedan ser
gestionados.
Todo emprendedor debe poner por escrito sus ideas, para organizarlas y de
esa manera, poder convertirlas en un plan. A diario conozco personas que
me abordan y me cuentan que no han logrando concretar sus ideas,
extrañados me que se les dificulta dar inicio a su proyecto, me confiesan lo
complicado que es empezar una idea de negocio. Al finalizar el día,
encuentro como factor común, el hecho de que todas esas personas no tiene
un plan de acción, porque no han logrado documentar y poner por escrito
lo que quieren, es más, al igual que con el ejercicio del genio de Aladdin,
creo que no saben lo que quieren. Diariamente, conozco muchas personas
creativas, emprendedores con sueños, gente que se niega aterrizar en la
realidad y que de pronto, no ven la importancia de concretar sus ideas, es
una lástima que no se den cuenta que se están perdiendo la oportunidad de
sus vidas.
Creo que todo se traduce en miedo, quizás al fracaso o quizás a tener éxito,
da miedo que sus vidas puedan cambiar radicalmente; al final del día, me
doy cuenta que el miedo paraliza y que es nuestro peor enemigo. El plan
permite tener claridad en medio de la niebla que genera la incertidumbre,
es el faro que brilla cuando el miedo oscurece las circunstancias. Aunque
tener un plan no garantiza el éxito, si permite que las ideas tengan sentido
y que las decisiones tengan un margen de error menor, da tranquilidad al
inversionista y traza un camino para quien está a cargo de la

administración.
Objetivos vs Metas
Cuando se planea, se deben plantear objetivos, ya que de éstos definen los

resultados deseados. Los objetivos, son fines, propósitos, intenciones o
estados futuros que personas y organizaciones pretenden alcanzar
mediante la aplicación de esfuerzos y recursos. Aunque no siempre son
explícitos, los objetivos son la parte más importante de los planes. Hay
quien afirma que sin objetivos no hay administración. De esta manera, se
puede decir que un objetivo puede ser:
• Una situación, resultado o estado futuro deseado, como obtener una
participación en el mercado, vencer a un oponente, pasar el examen de
admisión a la universidad, reducir la violencia en una comunidad o
desarrollar una habilidad.
• La realización de un producto, físico o conceptual, como construir una

casa, desarrollar un nuevo vehículo, implantar un sistema, producir una
película o crear una marca para un producto.
• La realización de un evento, como organizar y llevar a cabo una

competencia deportiva, elecciones cada cuatro años, un festival de cine o
una feria de productos de una ciudad.
Tipos de planes
Es importante tener en cuenta, que los planes pueden clasificarse de
acuerdo con diferentes criterios, circunstancia y contextos. Uno de los más
relevantes para los administradores es el de la permanencia, que divide los
planes en temporales y permanentes; también se pueden clasificar según la
cronología de sus actuaciones, tales como de corto, mediano y largo plazo.
Planes temporales
Los planes temporales, llamados también planes con un fin singular,
culminan cuando se alcanzan los objetivos. Algunos ejemplos de planes
temporales son el calendario de este curso, el cronograma de la
construcción de una casa y el presupuesto de una campaña publicitaria. De
manera general, los planes temporales contienen decisiones no
programadas.
Planes permanentes
Los planes permanentes son las decisiones programadas que se usan en
situaciones predefinidas. Las políticas, los procedimientos y ciertos tipos de
objetivos son planes permanentes.
Corto plazo
Existen ideas, proyectos y actividades que ameritan un nivel de
prospección de 3 meses a 1 año, debido a que son acciones que se deben
tomar de inmediato y obedecen a causas que se tienen que resolver casi que
de rápida. Casi siempre en las organizaciones, este tipo de planes
complementan los de largo plazo, son como el complemento de un plan
mayor. Otras veces, surgen de la necesidad de remediar imprevistos por
eventualidades internas o por causas que surgen de factores externos. Lo
que no se recomienda es que todo se defina en el corto plazo; la idea es que
exista una visión de largo plazo, una mirada que vaya más allá de lo que
está pasando en el ahora y que se puedan generar ideas de largo alcance,
cuyo impacto obedezcan a la visión de la organización y no a una
contingencia.
Mediano plazo
Existen algunos planes que se deben extender desde 1 año hasta máximo 3.
Este tipo de acciones se toman buscando complementar el plan de largo
plazo o en ocasiones lo que se busca es prolongar el plan que inicio de corto
plazo. Por lo regular aquellas actividades que tienen que ver con ajustes
locativos, implementación de software o quizás implementaciones de
procesos de mejoramiento continuo se pueden dar en este tipo de lapsos de
tiempo.
Largo plazo
Los planes de largo plazo, tienen relación directamente proporcional con la
visión de la organización, que por lo regular se estiman entre los 3 y 5 años,
en adelante. Planear para el largo plazo permite crear una visión de
empresa que denota solidez y sostenibilidad en el tiempo. Solo quienes se
dedican a resolver el día a día, ven como sus empresas desaparecen en el
término de 1 año; mientras que las organizaciones que prospectan mínimo
5 años o que vislumbran sus próximos 10, 15, 20 o 30 años, crecen, se
consolidan y se mantienen en el tiempo, sus proyectos de empresa se
convierten en parte de la sociedad, tal como lo expresa
Planeación estratégica
En las organizaciones solo pueden existir planes formales, los cuales se
establecen casi siempre desde los niveles directivos y son ejecutados por los
niveles operativos, personalmente considero importante y necesario que la
base operativa de la empresa participe de la planificación, pocas son las
empresas que ven esto como algo posible o necesario. Para Armijo (2009) la
planeación estratégica (PE), es una herramienta de gestión que permite
apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno al quehacer
actual y al camino que deben recorrer en el futuro para adecuarse a los
cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor
eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen.
La PE consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento de

objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el
establecimiento de estrategias para alcanzar dichos objetivos. Desde esta
perspectiva la PE es una herramienta clave para la toma de decisiones de
las instituciones públicas.
A partir de un diagnóstico de la situación actual (a través del análisis de

brechas institucionales), la PE establece cuales son las acciones que se
tomarán para llegar a un “futuro deseado”, el cual puede estar referido al
mediano o largo plazo. La definición de los Objetivos Estratégicos, los
indicadores y las metas, permiten establecer el marco para la elaboración
de la Programación Anual Operativa que es la base para la formulación del
proyecto de presupuesto.
Igualmente, Armijo (2009) explica que la PE es un proceso continuo que

requiere constante retroalimentación acerca de cómo están funcionando
las estrategias. En el sector privado, las organizaciones tienen señales de su
desempeño a través de indicadores claros, tales como las utilidades, los
retornos sobre la inversión, las ventas, etc. Los indicadores entregan
información valiosa para la toma de decisiones respecto del curso de las
estrategias, validándolas o bien mostrando la necesidad de efectuar un
ajuste. En las organizaciones públicas, las señales no son tan claras, y el
diseño de indicadores que permitan monitorear el curso de las estrategias,
es un desafío permanente.
En el marco de las actividades de planificación de las organizaciones, es

necesario distinguir entre la planificación estratégica y la planificación
operativa. Aun cuando ambas tratan de determinar los mejores cursos de
acción, la primera se refiere al largo y mediano plazo y la segunda se
relaciona con el corto plazo.
Cuando hablamos de planificación estratégica nos estamos refiriendo a las

grandes decisiones, al establecimiento de los Objetivos Estratégicos que
permiten materializar la Misión y la Visión. Por lo tanto, la PE es la base o el
marco para el establecimiento de mecanismos de seguimiento y evaluación
de dichos objetivos, es decir, el control de la gestión no se puede realizar sin
un proceso previo de planificación estratégica.
La planificación estratégica pone su foco de atención en los aspectos del
ambiente externo a la institución: los usuarios finales a quienes se entregan
los productos principales o estratégicos y los resultados finales o los
impactos de su intervención. Cuando hablamos de planificación operativa
nos estamos refiriendo a la determinación de las metas de corto plazo, las
cuales permiten hacer operativas las estrategias. A partir de esto es posible
realizar la programación de las actividades y la estimación del presupuesto
que se requiere para llevarlas a cabo. La planificación operativa tiene que
ver con la generación de metas y compromisos internos que son parte de la
programación para lograr los productos en la cantidad y el tiempo
necesario.
La PE constituye un orden gerencial cuyo sentido se ubica en el
cumplimiento de objetivos a través de estrategias; es decir, la construcción
de una estrategia para resolver los cuestionamientos ¿qué lograr? y ¿cómo
hacerlo? Mientras que la estrategia empresarial se orienta hacia lo que la
empresa debe hacer para conseguir los objetivos empresariales, la PE trata
de especificar como lograr esos objetivos. Se trata de establecer lo que la
empresa debe hacer antes de emprender la acción empresarial que se
necesite.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, a continuación, se relacionan seis
etapas de la planeación estratégica:
Fuente: adaptado de Idalberto Chiavenato

Para desarrollar un plan estratégico se puede definir bajo metodologías

como la que a continuación se describe. Se trata de establecer prioridades,
objetivos y estrategias como apoyo a la definición de los recursos que
necesitamos para lograr los resultados esperados, por lo tanto, debe ser un
proceso simple e incorporado en la rutina de la toma de decisiones
directivas. De esta manera, se deben contar con estándares de confiabilidad
para identificar aspectos claves que apoyen la gestión organizacional, tales
como la definición de la visión, misión, objetivos estratégicos, estrategias,
definición de metas e indicadores.
En el siguiente esquema se muestra un modelo recomendado para definir

un proceso básico de PE.
Fuente: adaptado de Idalberto Chiavenato
Si un emprendedor logra poner por escrito lo que se explica en la Figura

anterior, logrará darle mayor sentido y aterrizar su idea empresarial, lo
cual puede resultar en una mejor ejecución de las tareas y actividades
principales. Para esto, es de vital importancia entender para qué se hacen
las cosas y por qué es importante realizar todo como se ha planeado. Si
hacemos un análisis detallado de lo que implica la primera parte de esta
figura, con esa información, se puede fácilmente definir el Speech para su
proyecto emprendedor, ya que es una herramienta que permite dar cuenta,
de manera fácil, concisa y rápida, de todo lo qué se trata nuestra idea de
negocio ante algún inversionista o público en general.
2
Speech: (voz i.) m. Discurso breve. Recuperado
de:https://www.wordreference.com/definicion/speech
El sitio web Alcanzartureto.org (2016) explica que el Speech es un discurso

corto que se dice en una presentación ante una persona o audiencia de
manera simple, corta y directa, con el fin de influir, informar o comunicar
sobre un proyecto, producto, servicio y sobre sí mismo. Toda persona y/o
emprendedor debe ser capaz de comunicar un mensaje a quien sea sobre
quién es y qué puede hacer. Los empresarios deben desarrollar un speech
simple, corto y directo que les permita en un 1 minuto o dos, decir la idea
2
clave de quienes son y qué venden en poco tiempo. Un speech es utilizado
para dejar una buena impresión ante nuevas personas; ante una persona
con la que nos interesa mantener una relación de largo plazo. A
continuación, el paso a paso de como debe ser un Speech:
fuente: adaptado de Alcanzartureto.org (2016)

Hasta aquí, el recorrido teórico de la primera practica administrativa. Si los

emprendedores y dueños de negocio, logran estudiar, interiorizar y aplicar
lo dicho hasta el momento a sus planes organizacionales, trazando una ruta
concreta que generen metas y objetivos para sus proyectos, lo más probable
es que encuentren los resultados que esperan. Gran parte para el logro de lo
planeado depende de las tres prácticas que siguen: organizar, dirigir y
controlar. En el siguiente apartado, se encontrará todo lo relacionado con la
organización de una empresa, siendo este paso el que le da toda la certeza y
aplicación a lo planeado en primera instancia.
Para conocer más sobre este tema, puedes acceder a mi canal de YouTube;
Sería interesante conocer tu opinión en los comentarios; te dejo entonces
un enlace para que accedas de manera directa al material mencionado
https://youtu.be/x3HJIqFYFZ0 también se puede acceder a través de mi
sitio web www.bolivarpalechor.com
WORKSHOP
BPA'S
Organizar
En el anterior capitulo, aclaramos que cada una de las practicas van
apareciendo en un orden de tipo conceptual, por lo cual, queda claro que no
se trata de que exista mayor nivel de importancia o subordinación, de la
una sobre la otra. En ese orden de ideas, en este segundo momento del
proceso administrativo, aparece como principal tarea: Organizar. Es en este
momento donde se deben ejecutar y poner en escena, todas las ideas que se
propusieron en el plan. Creo que la habilidad del administrador, consiste en
proponer una correcta ejecución y lograr una coordinación adecuada de los
recursos a fin de ser eficientes y eficaces, dando como resultado una
organización efectiva.
"Organizar una empresa es dotarla de todos los elementos

necesarios para su funcionamiento: materias primas,
herramientas y útiles, capitales, personal. Pueden hacerse en este
conjunto de elementos dos grandes divisiones: el organismo
material y el organismo social. Solamente nos referiremos aquí al
segundo. Provisto de los recursos materiales necesarios, el
personal o cuerpo social debe ser capaz de desempeñar las seis
funciones esenciales, es decir, de ejecutar todas las operaciones
que abarca la empresa. « Henri Fayol
El proceso de organizar
Por su parte, Amaru (2016) explica que el proceso de organizar (o proceso de
organización) se basa en la división del trabajo, atribuir responsabilidades y
autoridad a las personas. Las principales etapas (o decisiones) en dicho
proceso son:
I. Analizar los objetivos y el trabajo a realizar.

II. Dividir el trabajo de acuerdo con los criterios más apropiados para
alcanzarlos objetivos.
III. Definir las responsabilidades de la realización del trabajo.
IV. Definir los niveles de autoridad.
V. Diseñar la estructura organizacional.
Organizar BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
Fuente: Amarú (2016)
Hellriegel, Jackson, Slocum & Franklin (2017) explican que luego de que los
gerentes tienen preparados sus planes, se debe prestar atención al proceso
decisorio donde se define quien ocupará los puestos y quienes
desempeñarán ciertas tareas, también las dependencias al interior de la
empresa. Agregan que, en esta parte del proceso administrativo, se crean
las estructuras que definen como se trabajará en la empresa.
Podemos decir que organizar es un proceso que ayuda con la creación de

toda una estructura de trabajo, que tiene como principal función
implementar las metas y los planes que se han definido. Existen algunos
aspectos claves que se tratarán a continuación, los cuales definen todo lo
que el administrador debe tener en cuenta en esta tarea que pretende
organizar el trabajo al interior de la organización. Algunos de esos temas
que determinan lo que es la organización del trabajo en una empresa son:
división del trabajo, estructura organización y organigrama. Sobre este
último, hay algunos aspectos que tienen relación directa sobre cómo y que
se debe tener en cuenta en el momento de diseñarse la estructura: unidades
de trabajo, autoridad y jerarquía, comunicación, coordinación y delegación.
División del trabajo

Para Amarú (2016) la división del trabajo es el proceso por medio del cual
una tarea se divide en partes, cada una de las cuales se atribuye a una
persona o grupo de personas. La división del trabajo permite a las
organizaciones lograr objetivos complejos, como ensamblar equipos
grandes, fabricar productos en grandes cantidades y atender a diferentes
tipos de clientes en distintos lugares.
En todas las organizaciones existe la división del trabajo. En una empresa

pequeña, como un restaurante, los empleados se especializan en tareas
distintas: uno prepara los alimentos, mientras que otro atiende a los
clientes en las mesas y otra cuida las mercancías y la caja. En las grandes
organizaciones, como las cadenas de restaurantes, bancos y compañías
aéreas, hay una gran cantidad de personas especializadas en realizar esas y
muchas otras tareas.
Estructura organizacional
Seguido, hay que analizar la forma de trabajo en función del plan

establecido. Por lo cual, cuando se trata de organizar el trabajo al interior de
la organización, lo que se debe hacer es diseñar una estructura; la cual,
puede ser entendida, como la forma planeada y perfectamente controlable
de realizar el trabajo. Para Mintzberg (1984) la estructura organización son
“…las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una
organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo
al logro de los objetivos”.
Igualmente, Amarú (2016) explica que la estructura organizacional es el

resultado de las decisiones sobre la división del trabajo y la atribución de
autoridad y de responsabilidades a personas y unidades de trabajo; es
también un mecanismo de coordinación de los individuos y dichas
unidades. La estructura organizacional está representada por una gráfica
conocida como organigrama. También se hablará sobre el Empowerment y
se hará una reflexión al respecto de por que la supervisión es algo que no
contribuye a que una organización obtenga los resultados que necesita.
Organigrama
A continuación, un modelo básico de lo que es un organigrama y la
explicación de cada uno de sus componentes: unidades de trabajo (cargos y
departamentos), comunicación, jerarquía, autoridad.
Fuente: Amarú (2016)
Unidades de trabajo
Los rectángulos indican cómo se hizo la división del trabajo. Cada
rectángulo representa un bloque (o unidad) de trabajo y, al mismo tiempo,
las responsabilidades de cada persona o grupo de personas en la ejecución
de actividades.
Autoridad y jerarquía
En el organigrama, el número de niveles en los que se distribuyen los

rectángulos muestra cómo se escalona la autoridad, desde el gerente con
mayor autoridad en la cima de la estructura hasta el que tiene menor
autoridad en la base. Jerarquía es sinónimo de cadena de mando; el poder
de dirigir desciende en cada nivel hacia el inmediatamente inferior, que
tiene la obligación de obedecer.
Comunicación y coordinación
Las líneas que unen los rectángulos muestran su interdependencia. El

sistema de comunicación de una estructura organizacional permite la
acción coordinada de los bloques de trabajo.
Delegación
Se refiere al proceso de asignar autoridad a una persona o grupo para que
se tomen las decisiones y actuaciones correctas. Lo importante es otorgar
cada vez más responsabilidad por los resultados de su desempeño.
La nueva dinámica laboral, caso Google.
En la actualidad los startups, son empresas que no cuentan con estructuras

fijas y le apuestan a la flexibilidad, no solo de las condiciones de trabajo,
sino que también lo aplican a la forma en que se organiza todo, en como se
asignan tareas y todo lo que respecta a como se hacen las cosas al interior
de este tipo de organizaciones. En un reportaje realizado por ElTiempo
(2016) se reunieron algunos profesionales colombianos que contaron para
este diario, cómo se trabaja en Google, una empresa, que tiene su sede
principal en Silicon Valley (San Francisco, EE. UU). Su testimonio da cuenta,
de la forma en que se trabaja en esa empresa. En la entrevista, entregaron
detalles sobre como los empleados tienen a su disposición spas, gimnasios,
cines, clases de cocina, alimentación ilimitada, salas de juego, pista de bolos
o cancha de voleibol playa.
Los entrevistados, también explicaron cómo son los procesos de selección y

contratación, dejando ver toda una nueva plataforma de procesos y
procedimientos que cambian la realidad empresarial como la conocíamos.
Por ejemplo, se dice que parte del éxito, radica en saber elegir a sus
trabajadores, para lo que cuentan con un ‘escuadrón’ de reclutadores. Usan
la plataforma de LinkedIn y aunque tienen entrevistas como en los
procesos tradicionales, todas se realizan por ‘hangout’ y cada una por una
persona diferente y desde un país distinto.
Igualmente, el material explica que el foco en las entrevistas laborales, no

es la formación académica, sino la reacción de las personas a diferentes
situaciones, por eso suelen ser procesos personalizados en los que,
dependiendo del potencial del entrevistado, las preguntas pueden variar.
Google es conocido por su filosofía, enfocada en el bienestar de sus
empleados.
Ha sido un ejemplo de cómo construir
un ambiente de trabajo ameno para
todos. Los empleados pueden jugar
voleibol al mediodía y agendarlo cada
vez que quieran, ya que, para la
empresa, lo importante no es cumplir
horarios, sino alcanzar los resultados Fuente: Elaboración propia
proyectados.
Empowerment vs supervisión
Tal como se observa en el ejemplo anterior, actualmente se trabaja muy

distinto en el nuevo esquema organizacional, las empresas crecen en una
dinámica renovada. Creo que es una época diferente donde las personas
pueden y tienen la oportunidad de ser partícipes y de interactuar mucho
más en los planes de la empresa. Ahora, el protagonismo reposa en el
equipo y el papel del líder, es secundario o más bien, complementario. Por
eso, cada vez es más importante, reflexionar sobre la importancia que tiene
el rol del liderazgo para influenciar sobre el equipo de trabajo y hacer que
las personas sean autodirigidas, mucho más independientes, capaces de
tomar decisiones y de afrontar responsabilidades. Por esta razón, el papel
de la supervisión debe ir en decadencia y cada vez el empoderamiento será
algo más natural en los ambientes de trabajo.
En ese sentido, nos preparamos para recibir toda la información sobre la

práctica administrativa que trata sobre dirigir; pero antes de seguir, te
invito para que conozcas más sobre organización en mi canal de YouTube.
En dicha plataforma tengo videos relacionados con administración, donde
hablo sobre asuntos de interés para emprendedores y hay uno en especial
donde hablo sobre el proceso de organizar.
A continuación, te dejo el enlace https://youtu.be/MNjPuRD7LKU que te

llevará al material mencionado, también puedes acceder por medio de mi
sitio web www.bolivarpalechor.com Será interesante conocer tu opinión
en los comentarios.
WORKSHOP
Luego de planear, es importante que se pueda ejecutar y que se pueda
llevar a cabo todo lo que se planteó. Para esto, se puede utilizar una
herramienta que permite organizar el plan, definiendo los puntos clave
para que las posibles soluciones y acciones, se puedan llevar a cabo, tales
como: fecha, responsable, recursos, descripción, indicador y el espacio para
verificación. Lo anterior, se organiza en un documento que se le llama: plan
de acción. Seguidamente, explicaré de que se trata cada punto que contiene
el formato y que luego puedas diligenciarlo, utilizando la información que
se definió en el taller, de la unidad anterior.
1. Meta / objetivo ¿Qué?: en este campo se deben poner las metas,

objetivos, necesidades de mejora o cualquier asunto que necesite una
mejoría.
2. Descripción de la actividad ¿Cómo?: es el momento de poner en
claro como se logrará el objetivo anteriormente definido.
3. Fecha ¿Cuándo?: día, mes y año en el cual se efectuará y terminará
de ejecutar lo planteado en los puntos anteriores.
4. Responsable/encargado ¿Quién?: es importante que alguien esté al
frente de la ejecución de la meta y actividades planteadas. Una
persona que se responsabilice por los resultados, cumplimiento y
ejecución de todo lo definido hasta el momento
5. Recursos ¿Con qué?: es necesario dejar en claro, cuanto dinero,
equipos, materiales y demás elementos que contribuyan la
consecución de lo que se ha definido.
6. Indicador: los estimativos deben arrojar resultados y deben ser
medibles, en este punto se establecen una serie de KPI´s que permiten
estimar la efectividad de todo lo que se ha llevado a cabo.
7. Verificación: en este punto del plan de acción, se evalúa si lo que se
ha definido, se ha cumplido o si está pendiente.
BPA'S
Dirigir
Los resultados de una organización, son el reflejo de lo competentes que son
sus directivos. Una compañía efectiva, eficiente, eficaz y competitiva
demuestra, que tiene administradores de alto desempeño. Amarú (2016)
explica que quienes administran organizaciones, son responsables de la
realización de objetivos y de la forma en que se utilizan los recursos.
En esta tercera práctica, examinaremos la relación que hay entre el
desempeño de la organización con el comportamiento, satisfacción y
motivación de las personas; al proceso de dirección, se relaciona con la
cultura que se gesta al interior de la organización, con el trabajo en equipo,
la toma de decisiones y por ende con la resolución de problemas. En mi
experiencia, esta parte del proceso administrativo, tiene relación
directamente proporcional con el liderazgo, tanto de quien está
impartiendo la visión, como de aquel que ofrece la directriz principal,
funcional o complementaria en una organización.
A estas alturas de lo que hemos estudiado sobre lo que es administración y

sus buenas prácticas, resultan algunos interrogantes sobre el proceso de
dirección en una empresa. Surgen cuestionamiento que se refieren a lo que
hace el líder y cual es su principal función o sobre que características debe
tener el líder. Preguntas tales como: ¿Cuál es el mejor perfil del líder? ¿Qué
estilos de dirección se deben utilizar?
En mis clases, charlas y conferencias, me dedico a dejar en claro, que no hay
una “receta” aplicable a la gerencia de las organizaciones, sino que más
bien, han de tenerse en cuenta las diferentes variables internas y externas
que influyen directa o indirectamente en los resultados gerenciales. Por lo
cual, es necesario que se analice la formación que tenga aquella persona
encargada de los procesos administrativos en una organización. Creo que es
muy importante una educación en gerencia que vaya camino del
desarrollo, en primera instancia de todo lo que se relaciona con el ser, para
luego identificar los aspectos que permitan saber-hacer y que todo eso
redunde en los resultados esperados.
Dirigir BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
Hasta este momento, otro de los interrogantes que surgen es: ¿Qué es
dirección? Para contestar esa pregunta, nos podemos referir a lo que se dice
en el libro: administración, un enfoque basado en competencias de
Hellriegel et al. (2017). Allí se explica que dirigir es “motivar a terceros con
la intención de que se desempeñen las tareas necesarias para alcanzar las
metas de la organización”. Agregan que esta práctica administrativa, es
transversal a todas las demás etapas del proceso que se ha entendido en
este libro como, administrar. Igualmente, añaden que el proceso de
dirección, tiene relación directa con cinco aspectos: motivación, liderazgo,
comunicación, trabajo en equipo y cultura organizacional.
Fuente: Elaboración propia
Motivación de los empleados

Hellriegel et al. (2017) explican que la motivación se trata de un estado
psicológico que tiene relación directa con la conducta. Agregan que las
conductas en el campo organizacional se deben ver desde la perspectiva de
cuales son productivas o improductivas. También se refieren a la
satisfacción como un estado que indica los sentimientos de las personas.
Agregan que el vínculo que pudiera existir entre motivación y satisfacción
es mucho más complejo de lo que parece. Añaden algo que es muy
importante y es que lograr que existe satisfacción y motivación entre los
colaboradores de la empresa, no solo es un fin en sí mismo, sino que
también debe ser visto como un medio para que los resultados esperados se
puedan obtener.
Liderazgo
Sobre este concepto, Hellriegel et al. (2017) dicen que se puede explicar
cómo la relación de influencia entre los líderes y los seguidores que se
interesan en aportar a la causa de la organización. Se refieren a líderes
efectivos, como aquellos que hacen mucho más que convencer para lograr
seguidores, dicen que los verdaderos lideres son aquellos que luchar por
crear una visión, se trata de compartir fines y actuar de tal manera que
todos quieran avanzar hacia la consecución de metas comunes.
Otros autores concuerdan que el liderazgo se trata de ejercer influencia

sobre los demás. De esa manera, Sheriessheim dice que el Liderazgo es el
«proceso de influencia social en el que un jefe procura la participación
voluntaria de los subalternos en el esfuerzo para lograr objetivos
organizacionales». Mientras que, Swerdlik explica que el liderazgo es el
«proceso de influir en otros, para lograr objetivos específicos en situaciones
específicas sin usar métodos y técnicas coercitivas indebidas».
En el ejercicio de perfilar y caracterizar al del líder se dice que sus
principales tareas se deben enfocar en: percibir el cambio, crear una nueva
visión, analizar y establecer, prioridades, movilizar a los seguidores,
resolver las tensiones y conflictos, mantener y fortalecer la cohesión del
equipo, también el conseguir los objetivos propuestos.
Comunicación efectiva
Para explicar este punto, Hellriegel et al. (2017) hacen una analogía
diciendo que la comunicación es para la organización como lo que es el
torrente sanguíneo para un ser humano. Explican que la efectividad en la
comunicación es igual que cuando el sistema sanguíneo requiere que haya
flujo entre arterias. Argumentan que la comunicación es la comprensión,
transmisión e intercambio de información de una persona a otra por medio
de símbolos que tiene un significado. Se trata de un proceso donde se
envían, reciben y se comparten ideas, actitudes, valores, opiniones y
hechos.
Trabajo en equipo
En el texto de Hellriegel et al. (2017) explican que una cantidad de personas

con habilidades que se complementan, colaboran en un proyecto, están
comprometidos por un propósito común y en conjunto son los responsables
de tareas que contribuyen a lograr las metas de una organización. Para que
un equipo de trabajo tenga éxito, sus miembros deben compartir una meta
que sólo se podrá alcanzar si ellos se comunican y colaboran entre sí.
Cultura organizacional
Hellriegel et al. (2017) explican que

la cultura se refiere al patrón único
de los supuestos, valores y normas
compartidas que dan forma a la
socialización, los símbolos, el
lenguaje, los relatos y las prácticas
de un grupo de personas. Añaden
que la cultura de la organización, es
importante por que influyen en la
Fuente: elaboración propia
satisfacción y el desempeño de todos
los colaboradores.
Premisas
Al respecto de las premisas compartidas Hellriegel et al. (2017), explican
que éstas son todas esas ideas y sentimientos que los colaboradores de la
empresa, dan por sentado y que consideran reales.
Valores y normas
Hellriegel et al. (2017) explican que los valores son aquellas creencias
básicas que las personas tienen como importantes. Por otro lado, sobre
las normas se dice que son reglas que regulan las conductas de los
miembros de un grupo.
Socialización
Al respecto de la socialización Hellriegel et al. (2017), explican que se
trata de un proceso que sirve para introducir a los nuevos miembros a
una cultura. Todo se da por orden de los miembros que modelan los
roles, enseñan, entrenan y dan a conocer las normas de la organización
de manera instintiva.
Símbolos
Todo objeto visible utilizado en representación de un valor abstracto
que es compartido y que tiene un significado especial, es lo que se
reconoce como símbolo en el libro administración, un enfoque basado
en competencias (Hellriegel et al., 2017).
Lenguaje
Hellriegel et al. (2017) explican que el lenguaje es un sistema, que
agrupa una serie de sonidos, signos escritos y gestos, los cuales son
compartidos por parte de los miembros de una cultura y utilizan para
transmitir significados especiales.
Relatos
Según Hellriegel et al. (2017) los relatos son aquellos casos, hazañas y
mitos únicos de una cultura. Principalmente, se trata de aquellas
creencias y los logros singulares de los líderes, obtenidos a lo largo del
tiempo, con un sentido heroico y romántico. Estos relatos se van
embelleciendo a medida que va siendo contado una y otra vez.
Prácticas
Hellriegel et al. (2017) explican que estas prácticas compartidas son el
elemento cultura de mayor complejidad y con más visibilidad, se
incluyen los tabúes y las ceremonias. Los primeros se refieren a ciertas
conductas que son prohibidas por la misma cultura, y las ceremonias
son aquellas actividades formales que generan sentimientos muy
fuertes. En el desarrollo de la ciencia administrativa se ha estudiado
mucho el concepto del liderazgo y estudios han definido una serie de
estilos de como dirigir empresas, basados en el desarrollo teórico del
liderazgo.
Estilos de dirección
Zapata y Rodríguez (2008) aluden que el Liderazgo y los estilos de dirección

reflejan la personalidad y las formas de pensar, sentir y actuar de los
directivos influenciando las relaciones interpersonales. A continuación,
una explicación de cada uno según lo que postulan los autores: Carismático,
tradicional, legalista, burocrático, autocrático, tecnocrático y el democrático.
Carismático
Sobre este estilo los autores explican que en este punto de la dirección
"El líder se caracteriza por los rasgos de su personalidad, habilidades de
expresión verbal, energía, comprensión y diligencia". (Zapata y
Rodríguez, 2008, p. 376)
Tradicional
Zapata y Rodríguez (2008) dicen que en este se Busca es el logro de
altos niveles de desempeño en áreas como la producción y la
satisfacción, que se procura modificar la conducta personal de los
miembros de la organización. Estos líderes se caracterizan por ser
intelectuales y emocionales.
Legalista
Zapata y Rodríguez (2008) dicen que está relacionado con lo
institucional, se ejercita bajo un ambiente normativo jurídico-cultural,
donde la relación líder-seguidor está dirigida a preservar el status-quo,
estableciendo normas en las relaciones interpersonales.
Burocrático
Zapata y Rodríguez (2008) reconocen este tipo de liderazgo citando a
Weber (1947) como aquel donde hay una forma de dirigir donde es
importante las jerarquías, la autoridad, y la división de labores. En
investigaciones hechas por (Zapata y Rodríguez, 2008) añaden que se
refiere a la manera de como las reglas y las normas claras, la definición
de tareas y la disciplina guían la toma de decisiones e influyen sobre el
desempeño de los colaboradores.
Autocrático
Zapata y Rodríguez (2008) exponen que en esta manera de liderar, una
sola persona tiene el poder, es el único facultado para tomar las
decisiones en las organizaciones. La disciplina y la exigencia son
características visibles, se tienden a elevar los niveles de
productividad.
Tecnocrático
Zapata y Rodríguez (2008) añaden que en éste lo importante es el
conocimiento de los especialistas respecto a la toma de decisiones. El
cómo hacer las cosas cobra mayor importancia.
Democrático
Zapata y Rodríguez (2008) explican que aquí se tiene en cuenta a los
subordinados en la toma de decisiones, se favorece su intervención y
se tiene en cuenta la interacción del líder con los seguidores, la
tendencia es abrazar la idea de poder e influencia.
WORKSHOP
¿Quieres saber cuál es tu estilo de Liderazgo? Si te interesa dar respuesta a
esta pregunta, acudiremos a la herramienta que nos brinda,
Psicoactiva.com. Se trata de una plataforma virtual, que ofrece diferentes
opciones de pruebas y test. Uno de ellos, permite averiguar, cuáles son las
principales tendencias que sobre liderazgo se estiman, sin importar si se
ejerce como jefe o no, sólo se debe evaluar cada situación, pensar y
contestar qué se haría o cómo se actuaría dado el caso. Igual sirve para
pensar en cómo es nuestro comportamiento con las personas que se tiene
bajo dirección.
Los resultados de esa prueba, le permitirán al participante, conocer tu estilo

de liderazgo bajo el enfoque de Kurt Lewin quien, en 1939 con su equipo de
investigación, identificaron los estilos de liderazgo autoritario, democrático
y laissez-faire.
Test
¿Cuál es tu estilo de liderazgo? Para acceder al test, da clic en el siguiente
link: https://www.psicoactiva.com/test/list.php
Entre las conclusiones que se han encontrado alrededor de esta postura

conceptual, es que quién crea el ambiente es el líder encargado de dirigir al
grupo, el cual actúa de tres maneras, acorde con tres estilos: en un primer
estilo denominado, autocrático, se impone la autoridad como principal
característica; en el estilo democrático, se procura la participación activa de
todos los miembros del grupo; y, laissez-faire, se deja que cada uno de los
integrantes actúe según su parecer.
Por su parte, Zuzama (2014) en un estudio sobre los estilos de liderazgo

según Kurt Lewin, apoyada en Castaño (2013) explica de forma más
explícita cada uno de los estilos de liderazgo, en una tabla como la que
viene a continuación:
Fuente: Zuzama (2014)
Una vez tengas los resultados del test, examina el contenido de la matriz
anterior. Te recomiendo que hagas un contraste de los resultados obtenidos
y una comparación con las características que aparecen en la tabla, esto te
ayudará a identificar posibles fortalezas y debilidades, para que
autoevalúes tu estilo de liderazgo y que de esa manera encuentres
oportunidades de mejora para tus relaciones verticales y horizontales, ya
sea en el ámbito organizacional o personal. También es importante aclarar,
que entre los estilos de liderazgo no se puede determinar cuál es mejor o
peor. Lo recomendable es reconocer las características de cada perfil de
liderazgo, entendiendo que es poco probable observar a alguien que tenga
un perfil absoluto. Existirá siempre tendencia a simpatizar con cierto perfil,
pero también se tendrán resultados que muestren un mix de todos.
A continuación, te dejo el enlace

https://youtu.be/cVTauaNEJ3c
que te llevará a un vídeo donde
hablo sobre cómo se dirigen las
empresas. También puedes
acceder por medio de mi sitio web
www.bolivarpalechor.com Será
interesante conocer tu opinión en
los comentarios.
En el capítulo que sigue, analizaremos quizá, uno de los temas más

relevantes para todos los que quieren alcanzar resultados con sus ideas
emprendedoras. Controlar, evaluar y revisar lo sucedido, es una etapa
fundamental y complementaria a todo lo que se ha realizado hasta el
momento en materia de administración.
BPA'S
Controlar
Para finalizar el estudio de las BPA´s, aparece la cuarta práctica que
complementa este grupo, que por ser la última en estudiarse, no significa
que sea la menos importante o la última de las tareas administrativas. Al
igual que se hizo, en el análisis de la primera práctica; también es necesario
recordar que las etapas del proceso administrativo, se pueden dar de
manera indiscriminada y que no hay una correspondencia de paso a paso,
sino que más bien, existe una aplicabilidad dependiendo del contexto e
incluso del entorno de la organización. A continuación, algunas precisiones
sobre lo que es ejercer el control organizacional:
“En una empresa el control consiste en verificar si todo se realiza conforme al

programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos
Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores, a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repetición. Se aplica a todo, a las cosas, a las personas
y a los actos. Desde el punto de vista administrativo es menester asegurarse
de que el programa existe, de que es aplicado y llevado al día, que el
organismo social es perfecto, que los cuadros sinópticos del personal son
usados, que el mando se ejerce de acuerdo con los principios, que las
conferencias de coordinación se realizan, etc., etc.” Henri Fayol
Un buen control, es un preciso auxiliar de la dirección; puede proporcionar

ciertas informaciones indispensables que la vigilancia jerarquizada sería a
veces incapaz de suministrar. El control puede ejercerse sobre cualquier
aspecto de la empresa; depende de la dirección que su funcionamiento sea
eficaz. Un buen control previene las sorpresas peligrosas que podrían
generar catástrofes. Acertadamente Fayol le asigna al control una función
de prevención, proactiva. Es por lo tanto un accionar que también debe
practicarse, no sólo durante la acción, sino también en forma previa a la
misma.
Controlar BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
De la misma manera, Amarú (2016) explica que el control es el proceso de

producir información para tomar decisiones sobre la realización de
objetivos. Este proceso permite mantener una organización o sistema
orientado hacia los objetivos. Al ejercer la función de control, el
administrador trabaja como el piloto de un vehículo, monitoreando en
forma constante la organización para que se mantenga en la ruta, se desvíe
de los accidentes y llegue a su destino. El proceso de control ofrece
información y posibilita tomar decisiones sobre:
• Cuáles objetivos debe alcanzar una organización o sistema.

• El desempeño de la organización o sistema en comparación con los
objetivos.
• Riesgos y oportunidades en el trayecto, desde el inicio de las
actividades hasta el objetivo.
• Lo que debe hacerse para asegurar la realización de objetivos.
• La necesidad de cambiar el objetivo.
El proceso de control, así como los demás procesos administrativos, está

formado por muchas actividades; tales como buscar información sobre el
desempeño, lo cual también se conoce como monitoreo o seguimiento; al de
comparar y sacar conclusiones sobre el desempeño también se le llama de
evaluación. Controlar, en esencia, es un proceso de tomar decisiones que
tienen como finalidad mantener un sistema en la dirección de un objetivo,
con base en información continua sobre las actividades del propio sistema
y sobre el objetivo. El objetivo se convierte en el criterio o modelo de
control y en la evaluación del desempeño del sistema, así como el mapa
muestra al conductor del vehículo hacia dónde debe ir.
Control por niveles jerárquicos
El proceso de control se aplica a toda la organización. Todos los aspectos del

desempeño de una institución deben monitorearse y evaluarse en sus tres
niveles jerárquicos principales: estratégico, administrativo (o funcional) y
operativo.
Control estratégico
El control en el nivel estratégico complementa la planeación
estratégica. Una vez que ésta trabaja con la definición de misiones,
estrategias, objetivos y ventajas competitivas, el control estratégico
intenta monitorear:
• Grado de realización de las misiones estratégicas y objetivos.

• Adecuación de los planes estratégicos al ambiente externo.
• Desempeño global de la organización.
• Competencia y otros factores externos.
• Eficiencia de los recursos.
Control en las áreas funcionales

En una organización, los controles administrativos se practican en las
áreas funcionales: producción, marketing, finanzas, recursos humanos.
Son controles quede esas áreas. Hay criterios y patrones de control
tradicionales para todas ellas. Por ejemplo:
• Cantidad y calidad de los productos y servicios.

• Índices de desempeño de los recursos humanos.
• Eficiencia del esfuerzo promocional.
• Desempeño de los proveedores.
Control operativo
El control operativo se enfoca en las actividades y el consumo de
recursos en cualquier nivel de la organización. Los cronogramas,
diagramas de precedencia y presupuestos son las principales
herramientas de planeación y, al mismo tiempo, de control operativo.
En una analogía con un vehículo, el tiempo y el consumo de
combustible son los principales criterios para el control operativo:
• Rendimiento de las actividades.

• Consumo de recursos
La información producida por el proceso de control permite tomar

decisiones sobre nuevos objetivos y nuevos patrones de control. Así
como el control complementa la planeación, también ocurre lo inverso,
en la imagen que sigue, se muestra de una manera más gráfica esta
situación. Con frecuencia, sólo es posible planear a partir de
información de control, y no de proyecciones o previsiones sobre el
futuro.
Fuente:Amarú (2016)
Tomando como referencia la imagen anterior, podemos observar lo que
significa para Hellriegel et al. (2017) esta etapa de la administración. En su
libro, administración, un enfoque basado en competencias, alude que las
etapas de control y la planeación están íntimamente ligados. Hacen
hincapié en que los controles son necesarios para garantizar que los planes
sean implementados con base en las metas establecidas y para que se
puedan evaluar los resultados obtenidos. Explican que el control se realiza
para garantiza que las conductas y las decisiones estén en la misma línea de
la normatividad, que se cumplan las reglas, políticas, procedimientos y que
todo salga acorde a los objetivos planteados.
Se dice que los controles son útiles y necesarios. También se dice que el
control interactúa con la planeación de manera directa:
A su vez, Hellriegel et al. (2017) añade que los controles organizacionales

son de dos tipos: preventivos y correctivos. Explica que los controles
preventivos se componen de aquellos mecanismos que pretenden reducir
la probabilidad de que se presente algún hecho no deseado, igualmente,
esto contribuye a que no haya necesidad de implementar medidas de tipo
correctivo. Por su parte, los controles de tipo correctivo, se entienden como
aquellos que se utilizan para reducir o eliminar las amenazas, lo cual sirve
para que se implementen ajustes en las normas y reglamentos.
A continuación, te dejo un enlace https://youtu.be/g-Gq4lY2E0c para que

puedas acceder a un vídeo donde hablo sobre la importancia que tiene
aplicar controles en las empresas. También puedes acceder por medio de mi
sitio web www.bolivarpalechor.com Será interesante conocer tu opinión
en los comentarios.
Workshop BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
WORKSHOP
Entre las tareas que requieren llevar un estricto control es la de tener los
ingresos, costos y gastos, bajo revisión, evaluación y seguimiento. Es muy
importante que las empresas tengan conocimiento de cuál es la cifra por
ventas para que exista punto de equilibrio, qué tanto cuesta la operación de
la empresa y qué gastos fijos se deben mantener, en caso de crisis y cuáles
pueden eliminarse porque son de orden secundario para que la
organización mantenga sus actividades.
Uno de los principales sesgos, al momento de

analizar los resultados de una de las empresas
que asesoro, es que no hay cifras claras y que
los empresarios no cuentan con herramientas
para llevar un riguroso control de sus cifras.
Frente a lo anterior, te invito a que utilices el
Excel para sistematizar las cifras y obtener
información organizada gracias a esta útil
herramienta. También existen otros
aplicativos y herramientas que te pueden
ayudar, solo es cuestión que tengas la
disposición a mantener controlados tus
resultados.
En el siguiente enlace https://forms.gle/zdis2ihTx5N53DcN7 podrás

acceder a un formulario, donde podrás solicitar un archivo que te voy
compartir, para que lleves el registro y que puedas hacer un posterior
análisis de las cifras de tus ingresos, costos y gastos. Además, podrás
registrar tus compras y también examinar los resultados al final de cada
periodo, evaluando si los resultados son positivos o negativos. En ambos
casos, habrá un plan de acción por ejecutar.
El archivo es un libro de Excel que consta de una serie de tablas por cada
una de sus hojas donde se podrá: registrar las ventas, registrar las compras
de materia prima, registrar los gastos y al final automáticamente se
calcularán los resultados, ya que el cuadro hará la sumatoria de costos por
compras, los gastos y los restará a las ventas para calcular a priori los
resultados de un periodo determinado, algo muy cercano a como funciona
el cálculo de flujo de caja.
1 En caso de no poder acceder a este enlace, envíanos un correo a la siguiente cuenta:

soporte@bolivarpalechor.com solicitando el archivo y con mucho gusto daremos respuesta inmediata.
Workshop BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
Este primer acercamiento le dará mayor criterio al emprendedor sobre las

decisiones que ha de tomar en el corto plazo al respecto de su negocio.
Aunque es algo básico, es muy importante que se realice mes a mes. Este
cálculo podrá brindar los datos suficientes para que se diseñe un
presupuesto para el año que sigue, un cálculo mucho más acertado y con
más criterio estadístico, ya que ahora se cuentan con información de
primera mano para que las estimaciones presupuestales, sean mucho más
objetivas.
BPA'S
Concluyamos algo …
Quiero que tengas claro que la administración no puede encasillarse como
un arte, debido a que grandes empresarios sin titulaciones han tenido
emporios empresariales, organizaciones que existirán gracias a que alguien
emprendió y desarrollo una visión que se sostendrá en el tiempo. Tampoco
se puede decir que es una ciencia y quedarse allí el análisis, teniendo como
una base los avances científicos donde se adelantan teorías gerenciales y
organizacionales, los cuales requieren siempre del sentido practico para
poder existir. Esta discusión de si la administración es una ciencia o un arte,
no tiene fin. Creo que todo debe terminar en buscar un balance y tener
respeto por todo punto de análisis.
Frente a lo anterior, quiero que sepas que considero que es importante la

educación y la formación, irresponsable sería que, en mi papel de docente,
le restara importancia a lo académico. Pero, tengo un concepto de la
educación desde la coherencia y la congruencia. Creo que este país merece
una educación diferente, aquella que nos fue advertida en el texto:
“Colombia: al filo de la oportunidad. Misión ciencia, educación y
desarrollo,1996. Dirigido por Colciencias y presentado a la Presidencia de la
Republica, cuyo aparte más destacado, estuvo a cargo del maestro, Gabriel
García Márquez; Quien escribió “La proclama: por un país al alcance de los
niños”. En uno de sus aportes más destacados, dice:
Creemos que las condiciones están dadas como nunca para el cambio social,
y que la educación será su órgano maestro. Una educación desde la cuna
hasta la tumba, inconforme y reflexiva, que nos inspire un nuevo modo de
pensar y nos incite a descubrir quiénes somos en una sociedad que se quiera
más a sí misma. Que aproveche al máximo nuestra creatividad inagotable y
conciba una ética --y tal vez una estética-- para nuestro afán desaforado y
legítimo de superación personal. Que integre las ciencias y las artes a la
canasta familiar, de acuerdo con los designios de un gran poeta de nuestro
tiempo que pidió no seguir amándolas por separado como a dos hermanas
enemigas. (…)
En ese párrafo hay parajes, que son de vital importancia saborear. Por
ejemplo, la idea del maestro de una educación que se mantenga en el
tiempo y que no sea por cumplir con requisitos laborales o sociales, como
pasa hoy en día con las titulaciones.
Concluyamos algo BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
La gente está dispuesta llegar hasta cierto punto y de allí abandonar los
escenarios educativos, por que no ven la hora de escapar de esa cárcel en la
que se convierte el escenario de la educación.
Otra idea maravillosa que tiene ese texto, es la que habla sobre la necesidad
de tener una educación que sea “inconforme y reflexiva, que nos inspire un
nuevo modo de pensar y nos incite a descubrir quiénes somos en una
sociedad que se quiera más a sí misma”. En la misma proporción en que se
dan los resultados organizacionales, se necesita que haya crecimiento del
ser, tanto para quienes están a cargo de la empresa, como para quienes
trabajan para ella. El desarrollo del ser es algo obligado para todo tipo de
profesional y empresario, ya está comprobado que se necesitan más seres
humanizados en las empresas. Dicha humanización, viene de darle la
suficiente importancia, al papel del ser humano en la gerencia.
Finalmente, quisiera referirme a lo importante que resulta ser, que el

desarrollo científico y académico, sea entendible y aplicable a situaciones
de la vida cotidiana. Esto concuerda con lo dice el Nobel en la proclama, al
manifestar que es necesario integrar las ciencias y las artes a temas tan
simples, como la canasta familiar. Creo que es valioso encontrar la manera
de poner en práctica todo lo aprendido, ya que eso permite mantener el
balance entre la teoría y la práctica. Se trata de estimular el verdadero
aprendizaje, razón por la cual, este libro busca que el lector aprenda sobre
cómo alcanzar buenos resultados empresariales, entendiendo la
importancia de llevar a cabo una serie de prácticas, que le permitan
administrar de manera correcta su organización.
BPA'S
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https://www.eltiempo.com/tecnosfera/novedades-tecnologia/como-es-el-trabajo-en-google-52354
Créditos BPA'S - Buenas Prácticas Administrativas
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BPA´S Buenas Prácticas Administrativas, es un libro en versión

digital y de libre circulación para todo tipo de público; está escrito
en primera persona, permitiéndole al autor, escribir todo desde sus
conocimientos académicos y desde sus experiencias en el campo
administrativo, buscando la congruencia que debe tener todo
proceso educativo. Su contenido tiene como propósito, agenciar un
espacio para reconocer, cómo la administración es una importante
herramienta para consolidar resultados positivos de cualquier tipo
de empresa. Todo lo que se explica en estas páginas, se da desde la
perspectiva de cuatro prácticas, las cuales se complementan entre sí,
siempre buscando el logro de las metas empresariales, a través de
la efectividad en la gestión de las organizaciones

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Bolívar Palechor Guzmán nació en Santiago

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Me doy cuenta de la magnitud de este propósito, cuando analizo el número

Además, en un artículo titulado ¿Por qué el 70% de las empresas en

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