1.

TALLER APLICATIVO SOBRE CLASIFICACION DOCUMENTAL.

CASO No.1.  Identificación de Fondos, Secciones y Subsecciones.  

Con el Acuerdo 11 del 22 de junio de 2000 se fusionaron algunas Empresas Sociales del Estado
adscritas a la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá 

En el artículo primero de dicho Acuerdo se establece fusionar algunas Empresas Sociales del
Estado adscritas a la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá D.C., dentro de las cuales se
encuentran:

“Los Hospitales Olaya I nivel y Hospital San Jorge I nivel. Empresas Sociales del Estado. Su
denominación será Hospital Rafael Uribe Uribe Empresa Social del Estado”

Mediante el Decreto 1754 del 26 de junio de 2003, se aprueba la estructura de la Empresa Social
del Estado Rafael Uribe Uribe, Así:

1.  Junta Directiva

2. Gerencia General
1. Oficina Asesora Jurídica
2. Oficina Asesora de Planeación
3. Oficina de Control Disciplinario Interno
4. Oficina de Control Interno

3. Subgerencia Administrativa y Financiera

1. División de Recursos Humanos
2. División Financiera
3. División Administrativa
4. División de Sistemas

4. Subgerencia de Unidades Hospitalarias

4.1  División Médica de las Unidades Hospitalarias
4.2  Dirección de la Unidad Hospitalaria
4.2.1  Subdirección Administrativa
4.2.1.1  División Financiera
4.2.1.2  División de Recursos Humanos
4.2.1.3  División de Bienes y Servicios
4.2.1.4  División de Registro e Información
4.2.2  Subdirección de Salud
4.2.2.1 Departamento de Urgencias
4.2.2.2 Departamento de Servicios de Apoyo
4.2.2.3 Departamento de Hospitalización y Cirugía
4.2.2.4 Departamento de Atención Ambulatoria
4.2.3  Oficina de Atención al Usuario

5. Subgerencia de los Centros de Atención Ambulatoria.

1. División Médica de los Centros de Atención Ambulatoria
2. División Odontológica de los Centros de Atención Ambulatoria.

-2-
Amig@s Estudiantes

Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación

documental, que consiste en identificar los creadores de documentos, tanto institucionales
(fondos documentales) como administrativos (secciones y subsecciones documentales), lo que da
como resultado la identificación de las Agrupaciones Documentales.

“Como una sólida roca no se mueve con el viento, así el sabio permanece imperturbable ante la calumnia
y el halago.”
A partir de la información anterior: 

1.  Identifica los fondos documentales (Cuadro 1.)

2. Establece el Fondo documental, con sus respectivas Secciones y Subsecciones, de la
Empresa Social del Estado Rafael Uribe Uribe (Cuadro 2)
3. Grafica el Organigrama de la Empresa Social del Estado Rafael Uribe Uribe
“La educación es el pasaporte hacia el futuro, el mañana pertenece a aquellos que se preparan para él en el día de hoy”

Malcolm X

CUADRO 1. FONDOS DOCUMENTALES

 CASO  1. (Cuadro 1.)

procedenci
clase de Fondo
a

“Es bonito tener dinero y cosas que puede comprar el dinero, pero también es bonito
tener las cosas que el dinero no puede comprar”
George Horace Lorimer
 RESPUESTA 2 DEL CASO 1

Según el Organigrama de la Empresa Social del Estado Rafael Uribe Uribe, está
conformado por las siguientes secciones y subsecciones.
-3-

Cuadro 2. Secciones y Subsecciones 

FONDO DOCUMENTAL:

Seccione
Subsecciones
s
 -4-
RESPUESTA 3.  DEL CASO 1 (ELABORA EL ORGANIGRAMA) 

CASO No.2.  Identificación de Series y Subseries Documentales

En la estructura orgánica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestión Humana

depende de la Subdirección Administrativa y tiene como funciones: 

 Controlar la gestión del recurso humano. 

 Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias. 

 Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitación de recursos humanos y

presentar el plan semestral a la Dirección, para su gestión correspondiente.

Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros, los
siguientes documentos:

 Hojas de vida
 Embargos
 Certificados de capacitación
 Historias laborales
 Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S
 Contratos laborales Afiliaciones a Caja de compensación familiar
 Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantías
 Llamados de atención.
 Liquidaciones de vacaciones
 Informes de Actividades
 Controles de inducción
 Estadísticas de capacitaciones
 Panoramas de riesgos profesionales
 Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensación familiar
 Circulares informativas y normativas
 Exámenes de ingreso
 Actas de reunión
 Certificados educativos, ordenes de matrícula y formularios para apoyos educativos
 Diagnósticos de necesidades de capacitación
 Actas comité Paritario de Salud Ocupacional
 Estados de préstamo
 Planes semestrales de capacitación
 Programas de salud ocupacional
 Constancias laborales
 Estadísticas de incapacidades
 Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P
 Requerimientos de Fiscalía
 Controles de asistencia a eventos de capacitación, programados por la A.R.P 
 Pruebas Psicotécnicas
 Edictos
 Exámenes de retiro
 Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales
 Llamados de atención
 Controles de entrega de dotación
 Licencias
 Actas de descargos
 Informes de visitas domiciliarias

-5-

NOTA: todos los tipos documentales están nombrados en plural porque son repetitivos en la
dependencia, más no por Agrupación Documental.

Amig@s Estudiantes

Recordemos que además de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institución
se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a
través de actividades y trámites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos
administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya reunión con otras de
estructura y contenido homogéneos conforman la Serie Documental. Sin embargo, los
procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que
surjan asuntos relacionados con el principal y dan origen a las Subseries Documentales.

Con base en la información anterior, clasifica los documentos según los asuntos que se manejan
en el Departamento de Gestión Humana de la empresa Creativos S.A y completa el cuadro que te
presento a continuación. (Cuadro 4.)

“Nunca consideres el estudio como una obligación, sino como una oportunidad para penetrar
en el bello y maravilloso mundo del saber.”George Trevelyan

-6-
CUADRO 4.
Fondo Documental:

Sección Subsección
 Serie Unidad
Subserie Tipos Documentales
: Documental

CASO No.3   TRD

Usted encontrará la Información pertinente para elaborar la TRD

FONDO: UNIVERSIDAD NACIONAL 

OFICINAS PRODUCTORA: CONTROL INTERNO
SECCIÓN: CONTROL INTERNO

1.  Expedientes: (Informe o Queja; documentos práctica de pruebas; auto-apertura de la

investigación)
2. Informes: (De gestión: Contraloría de Cundinamarca; Departamento Administrativo de la
Gestión Pública;, Procuraduría; Entes de Control)
3. Comités:  ( Comité del Sistema Integrado de Gestión de Calidad)
4. Asuntos: (Interno y Externos)
5. Normatividad: (Resoluciones y Acuerdos)
6. Comunicados y/o Circulares.
7. Inventarios (Físicos y Documentales)

En las Subseries de las series 1, 2, 3, 4,  su retención en años es (2 y 4) años respectivamente,

En las Subseries  de la serie  5, tiene una retención en años de (2 – 2) respectivamente
En la Serie 6, -   (2 y 6) años
En las  Subseries de las series 7 – (4  y 6) años respectivamente,

Con la información anterior elabore la TRD, la información que no se relacione  compleméntela 

CASO No.4     INVENTARIO DOCUMENTAL

Con la misma información anterior diseñe el INVENTARIO DOCUMENTAL DE ESA SECCION, y

generé la información necesaria fuera de la ya estipulada