CENTRO DE COMERCIO

SENA ANTIOQUIA

RECEPCION DOCUMENTAL
FRUTY ICE
FICHA: 1749529

MARIA CAMILA BETANCUR ESPINOSA

MARIANA CANTERO RIVERO
JEREMIAS ZAPATA ZALASAR
JUAN DAVID PELAEZ
SEBASTIAN ZAPATA

2020
Contenido
¿Qué es recepción documental?........................................................................................................3
¿Dónde se reciben los documentos de la empresa?..........................................................................3
¿Cuál es la norma que reglamenta este proceso?..............................................................................3
¿Cuáles son los horarios de recepción?.............................................................................................4
¿Qué documentos no se deben recibir y por qué?............................................................................4
¿En qué consiste la verificación de documentos?..............................................................................4
¿Qué verificamos cuando llega un documento?................................................................................4
¿Qué medios de recepción evidencias y en qué consiste?.................................................................4
Describe cada una de las actividades que intervienen en este proceso.............................................5
¿Qué es radicación de documentos?.................................................................................................5
¿Cuáles son los pasos para realizar la radicación?.............................................................................5
Imagen de documento radicado........................................................................................................5
¿Qué es registro de documentos?.....................................................................................................6
¿Qué campos debe tener el control de registro de documentos?.....................................................6
Formato para realizar registro de documentos..................................................................................6
¿Qué tipo de planillas se deben manejar en la recepción de documentos y que información
contiende cada una de ellas?.............................................................................................................6
¿Qué insumos técnicos requieres para realizar la recepción de documentos?..................................7
¿Qué perfil crees que debe tener el personal que realice esta labor?...............................................8
Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes de la recepción de documentos
externos.............................................................................................................................................8
Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes dela recepción de documentos
internos..............................................................................................................................................9
Recomendaciones y sugerencias......................................................................................................10
¿Qué es recepción documental?
El departamento de recepción documental de nuestra compañía Fruty Ice es el encargado de
recibir todo tipo de documentación e información que los vincule a nuestra labor, sirviendo
como puente comunicativo con nuestra empresa, y permitiéndonos un control total de toda
la documentación que aquí se recibe.

¿Dónde se reciben los documentos de la empresa?

Como medida inicial, la documentación llegara a recepción, y por motivos de seguridad, se
asigna a una persona para que se encargue de distribuirla en las diferentes áreas de la
empresa.

¿Cuál es la norma que reglamenta este proceso?

Constitución Política
Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son
inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los
casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de
2003.
Decreto 2150 de 1995.
Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de
sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y
control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
¿Cuáles son los horarios de recepción?
Los horarios que Fruty Ice establece para la recepción, serán:
Lunes a sábado de 7:00am a 9:30am
Domingos y festivos, solo se recibe por correo electrónico.

¿Qué documentos no se deben recibir y por qué?

Los documentos no aceptados serán todos aquellos que no cumplan con la política de
identificación establecida por nuestra empresa, tales como:
 Documentos que no tengan su debida firma
 Paquetes con error en la dirección o error en el nombre
 Paquetes que no tengan los datos necesarios para dar respuestas (Correo, teléfono,
dirección, empresa).
No son aceptados ya que nos complicaría todo lo relacionado con su debida respuesta e
identificación del destinatario, o en su defecto, afectaría la respuesta al receptor.

¿En qué consiste la verificación de documentos?

El área encargada de revisar y analizar la completa y correcta recepción del documento.
Este se asegura de que toda la documentación este en regla y cumpla con lo establecido.

¿Qué verificamos cuando llega un documento?

Verificamos:
 Autenticidad del emisor
 Contenido claro y conciso
 Datos debidamente especificados (fecha, nombre, dirección, teléfono)
 Documentación anexa (facturas, remisiones o otros)
Nos aseguramos que todo concuerde con lo solicitado y requerido.

¿Qué medios de recepción evidencias y en qué consiste?

 Presencial: Acercarse al punto de atención, hacer su debida entrega y solicitar
firma de recibo.
  Vía telefónica: Entregar información a la persona adecuada, solicitar nombre de
quien le atendió, y si es posible tomar nota de hora de llamado.

 Correo electrónico: Se maneja a través de mensajes instantáneos.

Describe cada una de las actividades que intervienen en este proceso

Las actividades que se evidencian en este proceso son:
 Identificación de medios de recepción (mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, pagina web).
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (Sello, reloj radicado)

¿Qué es radicación de documentos?

La radicación de documentos, es un proceso por el cual se asigna un numero consecutivo a
las comunicaciones que salen y entran de la empresa. También, deja constancia de la fecha
y hora de realización.

¿Cuáles son los pasos para realizar la radicación?

 Identificar el documento correcto
 Asignar numero consecutivo
 No entregar documentos con tachones
 Entregar copia del documento radicado

Imagen de documento radicado

¿Qué es registro de documentos?
El registro de documentos, es un espacio encargado de revisar y analizar de una manera
más profunda aquella información que allí se deposite, información analizada de forma
detallada clara concisa para su debido proceso.

¿Qué campos debe tener el control de registro de documentos?

 Código
 Titulo
 Origen
 Numero de radicado
 Responsable

Formato para realizar registro de documentos

REGRISTRO DE DOCUMENTO
CODIGO TITULO ORIGEN NRO. RESPONSABL
RADICADO E

¿Qué tipo de planillas se deben manejar en la recepción de documentos y que

información contiende cada una de ellas?

 Planilla de registro y radicación de comunicaciones oficiales: Según en el

acuerdo AGN 060 DE 2001 ART QUINTO, los procedimientos velaran por la
transparencia administrativa, por lo cual no se podrá reservar números de
radicación, números repetidos, corregidos o tachados. Se le entregara
inmediatamente su copia debidamente radicada. Las unidades de correspondencia,
elaboran planillas para controles que permitan certificar los documentos.
  Planilla de documentos informativos: Documentos de carácter bibliográfico, tales
como son los boletines, libros, catálogos, y revistas no se radicarán y se tramitarán
mediante una planilla a la biblioteca del AGN, aquí se establecerá si formara parte
de la colección.

 Planilla de documentos internos: Las entidades deberán establecer controles y

procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento. Se deberá utilizar
los códigos de las dependencias, numeración consecutiva y sistemas que permitan la
consulta oportunamente.

 Planilla para distribución de correspondencia externa recibida: Se genera

diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las
comunicaciones oficiales en cada dependencia.

¿Qué insumos técnicos requieres para realizar la recepción de documentos?

Impresora Computador Radicado

Reloj Sellos Escritorio

¿Qué perfil crees que debe tener el personal que realice esta labor?
Nosotros como empresa, requerimos que nuestros empleados tengan un ambiente sano a la
hora de laborar, por eso, deseamos que esta persona desempeñe su labor de una forma muy
honesta, respetuosa y que ante todo cumpla con la norma establecida.

Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes de la recepción de

documentos externos.
 Paso uno: Interacción con el personal de entrega (saludo, presentación).

 Paso dos: Verificación de datos de remitente (nombre, dirección, teléfono, firma,

etc.).

 Paso tres: Verificación del contenido de la encomienda (todo completo y claro)

 Paso cuatro: Firma de recibido conforme y se procederá a analizar y distribuir la

información recopilada.
Realiza un paso a paso con tus propias palabras e imágenes dela recepción de
documentos internos.

 Paso uno: Revisión del contenido completo de documentos recibidos.

 Paso dos: Análisis minucioso de todos los componentes del documento revisando
documentos anexos, folios, u otro tipo de información incluida en la
correspondencia.

 Paso tres: Se verifica correcto contenido se proceden a dar números de radicados y

a distribuirlos en los departamentos encargados.
Recomendaciones y sugerencias
 En un departamento al cual se debe tener sumo cuidado con el manejo de la
Información.
 Se debe ser muy preciso y correcto en el momento de manipular todo tipo de
adjunto.
 También es sumamente esencial clasificar la información de una manera correcta y
redireccionarla al punto donde se debe entregar.
 No omitir ningún requisito sobre el cual se deben recibir y manejar los
comunicados correos u otro tipo informativo.