AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Áreas Funcionales de la Empresa

Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales básicas de
trabajo.

 Área de Dirección General de la empresa

 Área de Administración
 Área de Mercadeo y Ventas
 Área de Producción
 Área Contable y Financiera.

Área de Dirección General de la Empresa:

Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el
propietario.

Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la

misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus
conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas
veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma.
Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de
cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la
misma.

Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo

de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los
miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las
personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en
sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de
trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.

Mas información Sistema Administración de Recursos Humanos

Área de Administración y Operaciones:

Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la
empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la
contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la
firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la
limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de
insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo
general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en
su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del
negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.

Área Contable y Financiera

Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los
ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y
cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria
–SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la
empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas
y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en
esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o
comerciante individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien
contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora.
Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en
www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables
necesarios para una pequeña empresa.

Más información de Finanzas

 Conceptos Básicos De Contabilidad

 Costos

Área de Mercadeo y Ventas:

En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien
será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del
negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto
o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor
de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a
las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta
si esa es la forma de venta establecida en el negocio.

Más información de mercadeo

 Plan de mercadeo
 Estudio de mercado
 Mercado Meta
 Segmentación de mercado
 Análisis del ciclo de vida del producto
 Técnicas de ventas
 Diseño de Productos

Área de Producción .
En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y
trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un
restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas
están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación,
es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está
produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos
de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir
bajo el área de
administración y operaciones.
Aspectos de la Administración de la Producción

Esquema organizativo de las áreas funcionales básicas de una empresa

Planeación
Definición de Planeación

En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se

pretende que este sea eficaz, las personas deben saber que es lo que se
espera que logren. Esta es la planeación.

Importancia de la Planeación

La planeación se considera como el fundamento de la administración, es decir

por adelantado QUE HACER, COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE
HACERLO. La planeación incluye la selección de los objetivos empresariales,
así como la determinación de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la
empresa prevista y preparada para un tiempo determinado.

Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas

Funcionales de la Empresa
Vivimos en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la
planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido
en un factor importante en la empresa

Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños
empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas
áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las
sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.
ÁREA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS

-El presupuesto y el flujo de efectivo-

Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo

planificado.

ÁREA DE MERCADO

-Plan Mercado-

Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área

territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.

ÁREA DE PRODUCCION

-Programa de Producción-

Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y

los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.

ÁREA DE PERSONAL

-Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano

necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación

Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario,

primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que
se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que
el medio le ofrece.

Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:

1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;

2. Determinar cuales son las actividades necesarias para
llegar a cumplir con los objetivos;
3. Identificar cuales son los medios necesarios para llevar a
cabo las actividades previamente definidas;
4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades
programadas.
5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo,
responsabilidades específicas para cada actividad a
desarrollar.
Organización
Definición de Organización:

Organizar es establecer relaciones efectivas entre las personas de manera que

puedan trabajar juntas con eficiencia y al mismo tiempo obtener satisfacción
personal al realizar las tareas que se les han asignado, con el propósito de
trabajar como equipo y llegar a alcanzar las metas y objetivos de la empresa.

Importancia de la Organización

De una u otra manera la mayoría de las personas han sido miembros de una
"organización" equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. La organización
promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y
mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa

Al mismo tiempo, la función organizadora crea áreas definidas de autoridad y

responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las
actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

Autoridad Administrativa

La autoridad en una empresa, puede definirse como: "El derecho legal de

ordenar a otros una acción y de exigir su cumplimiento". Sin embargo, la
obediencia se gana de varias maneras: por persuasión, motivación, sanciones,
solicitudes, restricción o fuerza.

Una persona con autoridad, influye en la actividad o comportamiento de otro

individuo o de un grupo, pero se debe emplear sin excesos y atropellos contra
los subordinados. La función organizadora de la administración, reúne los
recursos físicos y humanos en una forma coordinada, combinándolos
adecuadamente para alcanzar los objetivos planeados.

Hay dos clases de Organización, la Formal e Informal.

Organización Formal

Se llama Formal a una organización, cuando las actividades de dos o más

personas, están concientemente coordinadas hacia un objetivo determinado.
Lo mas importante de una Organización Formal es el propósito común y
conciente de las personas que se comunican entre si, además están
dispuestas a actuar y compartir un objetivo.

Organización Informal

La Organización Informal es aquella que surge de una forma libre y

espontánea sin un propósito consciente de trabajar en equipo. Puede ser
cualquier actividad personal conjunta que surja de la camaradería, amistad o
intereses comunes.
Para que los subordinados acaten las comunicaciones autoritarias, es
necesario satisfacer cuatro condiciones:

1. La comunicación se entiende por completo;

2. Al momento de la orden, el empleado entiende que se
debe acatar para cumplir con los objetivos de la empresa;
3. Al momento de la orden, el empleado cree que es
compatible con sus intereses y objetivos personales;
4. El empleado cree que esta física y mentalmente
capacitado para cumplir la comunicación.

Responsabilidad Administrativa

Los propietarios poseen autoridad en sus empresas y por lo tanto son

responsables de sus empleados, del dinero y de los recursos. La
responsabilidad para el administrador y/o propietario, es la obligación de
cumplir con las tareas asignadas con lo mejor de su habilidad y motivar a sus
empleados para alcanzar los objetivos de la empresa. Asimismo, los
empleados tienen responsabilidad y esta es la obligación de alcanzar los
resultados mutuamente determinados por medio de la participación del superior
y la propia.

Delegación de Autoridad y Responsabilidad

En una pequeña empresa, la organización es simple, generalmente es el

propietario quien asume la mayoría de las responsabilidades organizativas. Sin
embargo, es necesario reflexionar sobre lo siguiente: que "cuando un hombre
se da cuenta que puede llamar a otros para que lo ayuden a hacer un trabajo
mejor que el que podría hacer solo, ha dado un gran paso en su vida".

El empresario debe conceder autoridad y responsabilidad a sus subalternos

para desempeñar trabajos que, por diferentes circunstancias no pueda
desarrollar, pero al mismo tiempo el empresario sigue siendo responsable de la
actividad global de la empresa.

El principio de delegación es importante porque permite una mejor distribución

del trabajo, genera un mejor desarrollo del personal que labora en la empresa y
permite que los subalternos participen más activamente en la organización.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Organización

Entre los aspectos fundamentales de la organización tenemos:

 Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre

los trabajadores;
 Establecer claramente los deberes de cada empleado;
 Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad;
  Proporcionar a los empleados todos los recursos
necesarios para que desempeñen

Dirección
Definición de Dirección

La dirección se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso

humano de la empresa para que desempeñen efectivamente, con entusiasmo y
confianza su trabajo y contribuir así al logro de los objetivos de la empresa.

Importancia de la Dirección

La dirección es un ingrediente necesario para la administración de éxito y esta

estrechamente relacionada con el liderazgo. Estos dos elementos son el
aspecto interpersonal de la administración. El pequeño empresario es un líder
en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enérgica y debe
reunir todas las energías y recursos para superar cualquier barrera que le
impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para
que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las
órdenes que se emitan.

El líder de la empresa debe emplear la dirección para identificar las aptitudes y

motivaciones del personal y así brindar incenti vos adecuados.

Elementos Importantes para la Dirección

Motivación

La motivación es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve

hacia la realización de sus labores, conciente de que esta obteniendo
beneficios personales y al mismo tiempo esta contribuyendo al bienestar de su
familia, la comunidad, así como al logro de los objetivos de la empresa.

Comunicación

Una buena comunicación, es el intercambio de pensamientos, información,

hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o mas personas, para lograr
confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas.

En la empresa, la información que se transmite entre los miembros del equipo

de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen
efectivamente.

Liderazgo

Liderazgo es la relación en la cual una persona (el líder), influye en otros (los
empleados), para trabajar voluntariamente y con buena disposición en las
tÁREAs de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el
líder y/o el grupo. Por lo tanto, el líder debe ser una persona que infunda
respeto, seguridad, admiración y deseo de trabajar.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Dirección

Como lineamientos de la dirección están:

1. Coordinar las actividades de la empresa de manera

que se desarrollen armónica y eficientemente;
2. Definir claramente las tareas de los empleados;
3. Desarrollar un eficiente proceso de selección de
personal;
4. Mantener una comunicación eficaz con los
empleados;
5. Fomentar interés, iniciativa y participación en el
personal;
6. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo;
7. Renumerar equitativamente al personal.

Control
Definición
Para entender a que se refiere el control, es útil formular la siguiente pregunta:

¿Están guiados los esfuerzos administrativos a la realización deseada de los objetivos? Para responder a
esta pregunta se necesita la evaluación de los resultados. Si los resultados no están dentro de los que
razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluación y corrección, si es necesaria,
constituye el trabajo del control administrativo.

La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los planes. El
control debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere a una regulación
de lo que esta sucediendo en el momento.

Importancia del Control

Aunque la función de control por lo general se halla en el último lugar de la lista de las funciones
administrativas, es una de las responsabilidades básicas de un empresario que administra su negocio. En
muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administración. Es la función que da
significado y profundidad a las demás funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la
labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada área funcional de la empresa. Aunque es el
personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados.
Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le
permitirá saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado.

El Control Aplicado a las Áreas Funcionales de la Empresa

El control, al igual que la planificación, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de
control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según se relacione con actividades de
producción, administración de personal, mercadeo y finanzas.
Área de Mercadeo
Es el control que examina la planificación de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas
realizadas en un periodo de tiempo determinado.

Área Financiera
Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo
determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los
costos en relación a la producción de ventas.

Área de Producción
Es el control que examina si se han producido los artículos en la cantidad y calidad planificada,
respetando los costos establecidos.

Área de Personal
Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la
aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral.

Formas de Control
Los medios que comúnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeño
del equipo al trabajo, son los siguientes:

Observaciones Personales
El método de observaciones personales significa ir al área de actividades y tomar nota de lo que se esta
haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operación en general son los tipos de
cosas que podrían observarse.

Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensación de satisfacción al ver
que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempeñan.

El único inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le
obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones.

Reportes Verbales
Este medio de medir el desempeño se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de
grupo. Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que también puede hacer
sugerencias y ayudar en otra forma.

Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del método de observación personal, porque la
información se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de
voz y la evaluación general del desempeño pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para
aclarar cualquier malentendido o para obtener información adicional. Este tipo de control tiene la
inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado.

Reportes Escritos
Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades
llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una
información permanente para su comparación o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes
escritos están complementados por los reportes verbales y las observaciones directas.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Control
1. Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar;
2. Realizar el control en el momento oportuno;
3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores;
4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite.

Aspectos de la Administración de la Producción

OBJETIVO
Proporcionar a los empresarios
algunos aspectos sobre
mantenimiento, supervisión y
seguridad industrial con el fin de
que los aplique en su empresa.

A continuación se detalla la importancia de realizar mantenimiento, supervisión

y seguridad industrial, siendo estas unas herramientas importantes para la
buena marcha de la empresa.

Mantenimiento

Es una tarea que se debe realizar con el fin de impedir que las instalaciones,
máquinas y equipo fallen o se deterioren.

Existen 2 clases de mantenimiento : mantenimiento preventivo y

mantenimiento reparativo. A continuación se estudiará cada uno de ellos:

Mantenimiento preventivo  

Al revisar una instalación o una máquina se puede saber que piezas necesitan
cambio y cuándo se deben reemplazar antes de que se dañen. Esto es lo que
se llama mantenimiento preventivo.

Mantenimiento reparativo

Se reparan las instalaciones, máquinas y equipos cuando han dejado de

funcionar debido a un daño.

Es importante tener un programa de mantenimiento en la empresa. Esto trae

algunas ventajas como son:

 Existe un funcionamiento normal en las máquinas y

equipos y por lo tanto no hay paros en la producción.
 Se evita el desgaste de la maquinaria y equipo
prolongándose la vida útil de estos.
  Se mantienen en perfecto estado las instalaciones
previendo de esta forma accidentes de trabajo y pasos en
la producción.

Supervisión

Es la forma y como se dirige un grupo de personas que realizan un trabajo. La

persona encargada de la supervisión tiene algunas funciones, entre otras las
siguientes:

 Informar a cada uno de los operarios el trabajo que debe

realizar.
 Observar cuáles son las fallas en la producción, tratando
de solucionar haciendo algunos cambios en los métodos
de trabajo, en la distribución de planta, etc.
 Vigilar el desarrollo de las operaciones par solucionar en
el momento preciso los problemas que se presenten.
 Determinar las cantidades a producir par poder estimar
las necesidades de mano de obra y materia prima.
 Establecer un ambiente de trabajo agradable, escuchando
a los operarios y dándoles soluciones a sus problemas.

Un supervisor debe reunir las siguientes características:

 Facilidad para relacionarse con las personas.

 Capacidad para mejorar el proceso productivo.
 Conocer el trabajo de cada operario y la mejor forma de
realizarlo.

Seguridad Industrial

La seguridad industrial Es la forma como se debe proteger al operario con el fin

de evitar que tenga accidentes de trabajo. Un accidente de trabajo puede ser
causado por diferentes razones:

 Falta de información sobre el uso adecuado de la

maquinaria y equipo que ellos manejan.
 Mal uso o carencia de los elementos de seguridad que se
dan a los operarios.
 Estos accidentes de trabajo se pueden evitar de la
siguiente manera:
 Usar los elementos de seguridad como gafas, guantes,
gorros, etc.
 Mostrar al operario cómo, dónde y por qué puede ocurrir
un accidente.
  Cuando se instale una máquina nueva se debe
inspeccionar antes de que entre a funcionar.
 Advertir a los operarios que no lleven ropas sueltas,
camisas de manga larga, etc. en torno a la máquina en
movimiento.
 Explicar a los operarios cómo detener una máquina en
forma rápida.
 Mantener limpios los pisos y las áreas de trabajo.
 Las escaleras deben tener barandas y estar iluminadas.
 Utilizar las herramientas adecuadas para cada tarea.

PRACTICA
A continuación se presenta una guía para realizar un análisis sobre los
aspectos de mantenimiento, supervisión y seguridad industrial.

Mantenimiento
a. Qué tipo de mantenimiento realiza en su empresa?

b. Se le han presentado problemas en sus instalaciones,

máquinas y equipos por no realizar mantenimiento?

c. Haga un plan o formule correctivos para mejorar el

mantenimiento en su empresa.

Supervisión

a. Quién realiza la supervisión de la producción en su empresa?

 b. Considera que la persona que supervisa lo hace adecuadamente.
¿Cómo lo hace?

c. Elabore un plan para mejorar la supervisión en su

empresa.

Seguridad Industrial
a. Qué tipo de seguridad industrial existe en su empresa?

b. Se le han presentado accidentes de trabajo? Cuáles han

sido las causas ?

c. Sus operarios trabajan con los elementos de seguridad

adecuados
 d. Su planta de producción permanece en perfecto estado
de orden y limpieza?

e. Cómo mejoraría la seguridad industrial en su empresa?

Elabore un plan.

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