3.8.

Conceptos relacionados a: los “datos”, la “información” y la “documentación”

y conceptos relacionados
 DATOS (3.8.1):
Los Datos son los hechos o eventos, que describen sucesos sobre algo concreto y sirve
para deducir las consecuencias derivadas de un hecho. Un dato también es una
representación de una variable que puede ser cuantitativa o cualitativa que indica un
valor que se le asigne a las cosas y se representa a través de una secuencia de símbolos,
números o letras.
 INFORMACIÓN (3.8.2):
La Información es un conjunto de datos ya procesados y ordenados, que aportan nuevos
conocimientos a un individuo, sistema, materia o ente determinado; permitiendo que el
hombre adquiera el conocimiento necesario para la buena toma de decisiones en su vida
cotidiana.
 EVIDENCIA OBJETIVA (3.8.3):
La Evidencia Objetiva es la información cuya veracidad puede demostrarse en hechos y
se obtiene mediante la observación, medición, ensayos, u otros medios.
 SISTEMA DE INFORMACION (3.8.4):
Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin
común. Los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar,
procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales
y las particularidades de cada organización.
 DOCUMENTO (3.8.5):
Texto redactado en un papel o un medio electrónico en el cual contiene cualquier tipo
de información, para considerarse un documento este debe cumplir con el requisito de
ser legible y otro de los requisitos es ser recuperable.
 INFORMACIÓN DOCUMENTADA (3.8.6):
Se hace referencia de forma más genérica a la información documentada definiendo esta
como información que una empresa tiene que controlar y mantener, además del medio
en el que se encuentra contenida. La información documentada puede, por tanto:
Estar en cualquier medio, es decir, en soporte escrito, papel, formato electrónico, etc.
Estar en cualquier formato haciendo referencia al idioma, a la utilización de gráficos, a
software, etc.
Ser de cualquier fuente, refiriéndose al lugar de origen de la información, pudiendo
proceder de juicio de expertos, cálculos, estimaciones, referencias documentales o al
propio conocimiento de la organización.
 ESPECIFICACIÓN (3.8.7):
Especificar quiere decir mencionar algo concreto, aclarar una información que se ha
facilitado con anterioridad. Y una especificación es una explicación detallada. De esta
manera, el concepto que analizamos implica que algo general solamente puede
entenderse con precisión si se describen todos los elementos que lo conforman. Cuando
se habla de especificación siempre está asociado a algo de carácter general, por lo que
es habitual referirse a la especificación de gastos, de objetivos, de requisitos o de
productos.
 MANUAL DE LA CALIDAD (3.8.8):
Manual de la calidad es un documento que especifica el sistema de gestión de la calidad
de una organización. Es decir, es el documento en el que se centran los objetivos, los
estándares, las políticas y los instrumentos con los que se dota una organización con
respecto a la calidad, descritos de manera general este es de suma importancia ya que en
este se presenta de manera general todo lo relacionado con la calidad dentro de la
organización.
El tamaño y complejidad del manual de calidad va en relación a las características de
cada organización, ya que algunas deciden ampliar su utilidad. Por lo que no va a tener
la misma extensión el documento de una pyme que el de una empresa casi
multinacional. El manual de calidad, es un documento público que las organizaciones
ponen a disposición de clientes, usuarios, proveedores e instituciones para conocer los
estándares de calidad bajo los que se rige una organización.
 PLAN DE LA CALIDAD (3.8.9):
Es un documento a través del que se detalla cómo debe ser el proceso que garantice
la calidad de los proyectos, productos o procesos. Este plan debe dar respuesta a
cuestiones como qué acciones se llevarán a cabo, qué recurso serán necesarios o quiénes
serán los encargados de aplicar el plan.
 REGISTRO (3.8.10):
Es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de
actividades realizadas; especialmente aquellos que deben constatar permanentemente de
forma oficial.
 PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO (3.8.11):
Es un documento que especifica que es necesario para cumplir los objetivos y así como
también conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas podemos emplear en
actividades del proyecto con el fin de satisfacer sus necesidades y los objetivos del
proyecto.
 VERIFICACIÓN (3.8.12):
La verificación suele ser el proceso que se realiza para revisar si una determinada cosa
está cumpliendo con los requisitos y normas previstos. Por otra parte, se entiende como
la confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido
los requisitos especificados.
 VALIDACION (3.8.13):
Es el proceso de revisar que el producto o servicio es aceptado por el usuario o no. La
validación la debemos entender cómo una actividad de evaluar un resultado final,
comprobar que cumple con lo inicialmente acordado.
 JUSTIFICACION DEL ESTADO DE CONFIGURACION (3.8.14):
Es el conjunto de registros e informes relacionados con la configuración de un producto
en los que puede estar incluido: El estado de la estructura del producto, el estado de los
elementos que componen la estructura del producto, el estado de la documentación, los
cambios solicitados y los cambios aprobados, etc.
 CASO ESPECIFICO (3.8.15):
Es un tema particular que hace referencia a una situación, suceso o acontecimiento.
INTERPRETACION:
Los datos son los hechos o eventos que describen sucesos sobre algo concreto, indican
un valor y se representan a través de símbolos, números o letras. A su vez, este conjunto
de datos ya procesados y ordenados, originan una cierta información que aporta nuevos
conocimientos. Esta información, en una organización, forma parte de un sistema de
información ya que estos datos interactúan entre sí con un fin común a través de
diferentes canales de comunicación. Asimismo, esta información puede estar contenida
en un documento, el cual puede ser escrito o virtual, está sujeto a cambios y puede
mencionar como llevar a cabo una actividad. Una especificación es un documento en el
cual se van a detallar los requisitos que se deben cumplir al realizar una actividad y para
ello se debe realizar un Manual y Plan de la calidad en la cual debemos de saber cuándo
y quién deberá aplicarlos. Por otro lado, un registro también es un documento; sin
embargo, este no está sujeto a cambios y mencionan como se ha llevado una actividad,
es decir, son la evidencia de la actividad desarrollada. En cuanto a la información
documentada, básicamente se divide en dos tipos: documentos y registros, los cuales
hemos explicado anteriormente. Es por ello, que es de suma importancia que esta
información se mantenga actualizada y controlada por un ente de gestión de calidad.
EJEMPLO:
La empresa San Fernando desea lanzar un nuevo producto al mercado, en este caso,
enlatados de pollo. Para ello, la empresa decide hacer un estudio de mercado para saber
si este producto va a ser aceptado. Por ello, deciden aplicar una encuesta a 700 personas
para recolectar los datos que necesitan. Una vez obtenidos los datos, el equipo a cargo
del estudio de mercado los ordena, selecciona y procesa, obteniendo así una
información verídica. En este caso, la evidencia objetiva serían las encuestas y su
verificación se daría corroborando que estas se hayan aplicado a las 700 personas, y su
validación se comprobaría una vez lanzado el producto al mercado contrastándolo con
los resultados del estudio de mercado. A su vez, la información obtenida de los datos,
seria compartida a todas las áreas de la organización a través de sus diferentes canales
de comunicación, formando así parte de un sistema de información. Asimismo, la
información de los resultados del estudio puede estar contenida en un documento para
ser distribuida. Terminado el estudio y suponiendo que el resultado encontrado fue que
las personas si comprarían este producto, la gerencia manda una especificación al
equipo de producción detallando como debe ser elaborado el producto, así como los
requisitos que debe cumplir. El registro seria aquel documento que manda el equipo de
producción a la gerencia presentando los resultados obtenidos de la actividad, y la
información documentada vendrían a ser: el documento y el registro mencionados
anteriormente. Para la gerencia es importante que esta información se mantenga
actualizada y controlada ya que los procedimientos de la empresa se encuentran dentro
de un plan de calidad que debe ser supervisada por un ente de gestión de calidad.