NOMBRE DE LA ALUMNA:

YARICZA DEL CARMEN RAMIREZ GALINDO

Andrea Saray Jiménez López
Hilda cristina Gamiño Ramírez
Elda Saray García García
Andrea tesary González Jiménez
Emanuel correa gomez
NOMBRE DEL MAESTRO:
Silvia Araceli Gutiérrez Hernández

GRUPO 4102

FECHA: JUEVES, 17 DE MARZO DEL 2011

CONALEP ARANDAS

ASISTENTE DIRECTIVO

FIRMA DEL T.A FIRMA DE LA ALUMNOS

4102
En esta unidad de interacción de la información de una
empresa donde tenemos que ver cómo controlar la
información de acuerdo con los requerimientos establecidos
y la dirección de la empresa. En este primer ejercicio
tenemos que aplicar el proceso administrativo a la
información. A lo que se quiere referir que tenemos que
elaborar una planeación organización, dirección de control
de nuestra información dependiendo el giro de nuestra
empresa. Y dependiendo de nuestra planeación vamos a
poder ver como distintos informes pertenecen a distintos
lugares de la jerarquía de nuestra empresa. Y de allí vamos a
ver como se estructura nuestra empresa para que podemos
ver y verificar el mejor manejo de la información de la
empresa. De esto ya vamos a tener que hacer lo que
planeamos y también poder motivar a nuestros empleados
para que tengan un mejor desempeño en nuestra empresa.
Finalmente llegamos a la última etapa que es la del control.
Donde tenemos que poner parámetros y métodos para que la
información llegue al destino correcto en tiempo y forma. Ya
que la información es muy importante para que la empresa
sobreviva.

PLANEACIÓN
La planeación es la determinación de lo que va a hacerse, incluye
decisiones de importancia, como el establecimiento de políticas, objetivos,
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reducción de programas, definición de métodos específicos, procedimientos y
el establecimiento de las células de trabajo y otras más. La planeación es muy
importante para que puedan una empresa funcionar bien. Ya que esta etapa es
donde se va ver cómo puede tener la empresa ya mejor desempeño para que
pueda sobrevivir. La planeación se basa en la información tenida para poder
estructura la forma de funcionamiento de la empresa. Dependiendo de la
información obtenida es como la estructura de la función de la empresa. Ahora
en este ejercicio nos vamos a enfocar a la información de la empresa en forma
de informes. Los informes que van a la dirección general, directores de área y
los niveles inferiores.
Los cinco informes a la dirección general y el tiempo en el que le van a llegar
cada uno de los informes, son los siguientes:
 Informe de ventas (enero-febrero)
 Informe de personal despedido (septiembre- febrero)
 Informe de inventario (noviembre-febrero)
 Informe de calidad (febrero)
 Informe de producción (febrero)
Los cinco informes a los directores de área y el tiempo en el que les llega son
los siguientes:
 Informe de junta (cada vez que se realiza una junta)
 Informe de maquinaria (septiembre-febrero)
 Informe de asistencia de personal (enero-febrero)
 Informe de inspección (tres o cuatro meses)
 Informe de crédito (febrero)
Los cinco informes y su tiempo en que cada uno de los niveles inferiores:
 Informe de modificación de horarios (cada que haya modificaciones)
 Informe de Modificación de políticas
 Informe de AFORE (enero-febrero)
 Informe de Seguro Social (enero-febrero)
 Informe de Crédito Infonavit

Los objetivos de los informes es la siguiente:

 DE DIRECCION GENERAL.
 El objetivo del informe de ventas es mostrar el total de las ventas
del mes de febrero.
 El objetivo es mostrar a dirección general el número de personas
o personal despedido que hubo en septiembre-febrero.
 El objetivo es que se den cuenta de la materia prima de con la que
cuenta la empresa.

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  El objetivos es hacerle ver que tan bien va a la empresa en cuanto
a la calidad del producto si mejora o estamos igual a los demás
meses.
 El objetivo es saber que tanto estamos produciendo para
compararlos con las ventas y según los que se venda es lo que
vamos a producir.
 DE DIRECTORES DE ÁREA
 Informe de junta: (cada que se realice una junta)
El objetivo principal de este es mostrar la conclusión a la que llegaron
con las diferentes opiniones de los de empleados de cada área, los
cuales son entregados a su director correspondiente de cada área.
 Informe de maquinaria: (cada 6 meses o cada que ingrese nueva
maquinaria)
Cada seis meses se crea un informe sobre la condición y cantidad en la
que se encuentran las maquinarias según su área, además cada que se
recibe maquinaria nueva se debe realizar un informe con las
características de cada una y del lugar en el que va a ser colocada.
 Informe de asistencia personal: (cada 2 meses)
En esta se muestra el registro de las asistencias y faltas de cada
empleado, la importancia varias según en el nivel jerárquico en el que
se encuentre.
 Informe de inspección: (cada 3 o 4 meses)
Este informe presenta el registro de inspecciones realizadas a la
maquinaria, higiene, la calidad del producto etc.
 Informe de crédito: (cada mes)
Como este es de gran importancia en la empresa se realiza un informe
cada mes donde se registra los créditos realizados a los empleados ya
vigentes o no.
 DE DIVISIONES DE ÀREA
 Informe de horarios: importantes debe de respetar el horario y los turnos
para poder tener una mejor producción y eficiencia.
 Informe de nuevas políticas: son importantes porque esta información
es de gran ayuda para mejorar las funciones de la empresa.
 Informe de AFORE: es importante porque cada empleado se da cuenta
del ahorro y los beneficios que va acumulando con el tiempo hasta el
día de su jubilación.
 Informe de Seguro Social: es importante porque ven los beneficios para
cuidar la salud de cada uno de los empleados, se sienten seguros y hay
más eficiencia.

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  Informe de Crédito Infonavit uno de los beneficios que la empresa
puede ofrecer de cada uno de sus empleados para que tengan seguridad
de tener un patrimonio para su familia.

3 Estrategias
La información se realiza por medio de datos. Ya que los datos se convierten
en información.
La información tiene que estar en términos que los puedan entender
(codificación). Ya que la codificación está terminada tenemos que ver el
medio que vamos en el cual vamos a mandar la información. Tenemos que
reducir el ruido, lo que significa la pérdida o la modificación de la
información.
Ya que la información llegue al remitente, el remitente debe de pensar en
forma crítica y profesional. Ya que puede haber errores al descodificar o
comprender la información al descodificar debe haber una retroalimentación.
Por lo cual debe de hacer, enviarla por un medio, evitar el ruido y el receptor
recibir el mensaje/codificación, retroalimentación.
Otra estrategia es la comunicación diagonal que es la comunicación de rangos
altos con rangos de nivel jerárquicos mas bajos aunque no sea de la misma
área o departamentos. En este caso se puede ampliar para que la información
se enviara de una forma directa para que no haya desviaciones o ruido. Para
que la información sirva para lo que fue destinada. Esto puede evitar
desviaciones de la información o modificaciones, y llegue en tiempo y forma.
Por ejemplo el informe de modificación de horarios que la dirección general
envía a los niveles inferiores y para que no existan cambios de horarios o
modificaciones va directo a los niveles inferiores, ya que es importante que la
información llegue a tiempo a los niveles inferiores para que la empresa
funcione bien.
Otra estrategia es utilizar diferentes medios para enviar la información.
Esto ayuda a asegurar que la información llegue a su destino, ya que esto es
importante para el funcionamiento de la empresa. Toda la información formal
y alguna informal es importante ya que dirige o informa para mejorar el
funcionamiento de la empresa. También es para que la información llegue en
tiempo establecido, ya que la información se caduca a un cierto tiempo y para
que la información pueda usarse cuando es necesitada.

PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS

1) Colectar Este es el proceso donde los niveles inferiores dan los datos a
datos los niveles jerárquicos superiores.
2) Convertirla Los niveles más altos toman los datos y los hacen informes
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en información jerárquicos.
Los informes son dirigidos para transmitir conocimientos o
3) Informes información importante y necesaria para que la empresa
funcione bien
4)Medio de Ya que esté listo el informe se debe de ver el mejor medio para
envió enviarlo y reducir el ruido o modificación del informe.
Ya que el receptor tiene que descodificar el mensaje o informe
5) Receptor
para poder realizar los procedimientos que sigan a los informes.
6)
Esto asegura al emisor que la información o el informe llego y
Realimentació
que van a según el procedimiento del informe.
n
7) Medio de Para que el mensaje llegue en tiempo y forma debemos analizar
envió que medio es el que más conviene.
Le llega la retro alimentación y sabe que el informe llego y que
8) Emisor
proceso se siguió.

PRESUPUESTO

Hojas blancas $50.00

Internet $500.00
Luz $300.00
Tinta $1,000.00
Teléfono $550.00
Carpetas $100.00

ORGANIZACIÓN
ACTIVIDADES,
PUESTO PERFIL DE PUESTO
RESPONSABILIDADES
Una persona que cuente
Se encarga de supervisar y tomar
con actitud de un líder
Dirección general las decisiones más importantes de
que tenga experiencia
la empresa.
de mando, inteligencia.
Director de área Se encarga de supervisar el área Tenga conocimientos
(área administrativa y toma decisiones del área que dirige, que
administración) en cuanto a dinero (entradas y sepa resolver
salidas). problemas, que cuente
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 con un buen balance
entre la flexibilidad con
los empleados pero que
siga teniendo las
actitudes de mando.
Tenga conocimientos
del área productiva, que
sepa resolver
Se encarga de supervisar el área
problemas de todo tipo,
productiva y las decisiones que
Dirección de área que cuente con un buen
toma tienen que ver con la
(área producción) balance entre la
elaboración del producto, ventas
flexibilidad con los
compras y mercadotecnia.
empleados pero que
siga teniendo las
actitudes de mando.
Saben cómo negociar
con los proveedores y
Departamento de Se encarga de la compra de la
llegar acuerdos que le
compra materia prima
convengan a la empresa
y a ellos.
Saben tratar a los
Departamento de Se encarga de la vente del clientes de tal forma
venta producto que se sientan
satisfechos del tarto.
Cuenta con la
Se encarga de registrar
honestidad para
Departamento de ordenadamente todas las
manejar todo lo
contabilidad operaciones económicas que se
relacionado con lo
realizan
económico.
Los integrantes de este
Departamento de Se encarga de dar a conocer y dpto. saben estrategias
publicidad promocionar nuestro producto y lo que el cliente
quiere innovador
Son personas sociales y
Se encarga de la contratación de experiencia a elegir
Departamento de
los empleados y asignación de sus con personas que
recursos humanos
actividades verdaderamente van a
beneficiar a la empresa
Departamento de Se encarga de cobrar a los clientes Tiene que ser una
cobranza personalidad con un
carácter fuerte pero no
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 grata
Departamento de Se encarga de tener un control
almacén de sobre la materia prima que entra a Honesto y organizado.
materiales la empresa
Se encarga de asesorar al dpto. de
Se tiene que tener
Departamento legal compras cuando necesita realizar
experiencia en lo legal.
un contrato especial

DIRECCIÓN
Actividades de motivación
Todas estas pretenden que los empleados realicen su trabajo de una manera
más satisfactoria y lo hagan de más buena forma, además incrementan su
eficiencia pues con este tipo de acciones hacen que los trabajadores quieran
pertenecer a la empresa.
Viendo antes que nada las necesidades de los trabajadores para

Tradiciones
1) Bono por puntualidad
2) Que los dueños sean flexibles con el personal
3) Posadas
4) Comisiones extras a los vendedores
5) Viajes familiares
6) No haya distinción de rangos

Satisfacción de las necesidades

1) Vales de despensa
2) Seguro social
3) Crédito infonavit
4) Prestaciones
5) Ser tomados en cuanta,

Teorías del proceso

1) Conferencias
Reforzamiento
1) Cursos de capacitaciones

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La forma de la transmisión de la información y los datos se realiza de manera
oral y escrita por medio de fax, email, video conferencias, llamadas
telefónicas, memorándums etc.
La forma en que se transmite la información varia según la importancia de la
que se trate y dependiendo a quien corresponde y al rango al que pertenece.
Toda la información manejada dentro de la empresa lleva diferentes procesos
y es necesario que lleguen el tiempo y forma a su destino ya que los datos
obtenidos deben tener un orden, pasando por los distintos niveles según del
tipo de información de lo que se esté tratando ya sea ascendente o
descendente.

El liderazgo se puede referir a que cierta persona es la encarga de recopilar la

información para que después la pueda organizar para que pueda ser expedida
y entregada en tiempo y forma además de que esta persona se encarga también
de supervisar que la información sea entregada a la persona a la que va
dirigida y de forma segura.
El liderazgo con el que se transmite la información es algo muy importante ya
que el que cuenta con mayor nivel jerárquico tiene mas responsabilidad pues
es el que brinda el resultado de las acciones realizadas ya que el que se
encuentra en un puesto alto debe saber como tratar a la gente pues ser un líder
no solamente se trata de mandar si no de saber dar indicaciones de una buena
forma y ser apreciado por la forma de trabajar.

CONTROL
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el
desempeño individual y organizacional. Para asegurar que los hechos se
ajusten a los planes y objetivos de la empresa. Implica medir el desempeño
contra las metas y los planes, muestran donde existen desviaciones con los
estándares y ayuda a corregir los. El propósito y naturaleza del control es
fundamentalmente que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los
mismos al ofrecer una base para adaptar acciones a fin de corregir
desviaciones indeseadas.

Importancia del control: Para tener el control necesitamos:

 Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
 Aplicar a todo: a las cosas, a las personas, la información y a los actos.
 Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
 Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
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  Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeación.
 Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.

Tipos de medición: Los tipos de medición se basen en alguna forma de

normas o estándares establecidos, que pueden ser;
 Estándares históricos: Pueden basarse en registros e información
concernientes a las experiencias pasadas de una organización.
 Estándares externos: Son los provenientes de otras organizaciones u
otras unidades de la misma organización.
 Estándares de ingeniería: Se refiere a la capacidad de las máquinas,
suelen venir especificadas por los fabricantes.
 El número de mediciones: El número de mediciones puede ser
reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se aplican a un
trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad respecto a cómo y
cuándo ejecutarlo.
 Autoridad para establecer medidas y estándares: Los estándares del
desempeño pueden fijarse con o sin la participación de las personas cuyo
desempeño va a ser controlado. Cuando se establecen en forma
unilateral por los gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los
empleados los juzguen idealistas.
 Flexibilidad de los estándares: Los gerentes necesitan determinar si los
estándares deberán ser uniformes en las unidades similares de la
organización, así como tomar una decisión respecto al sistema de control
cuantitativo frente al cualitativo.
 Frecuencia de la medición: La frecuencia y tiempo de la medición
depende de la naturaleza de la tarea que va a ser controlada. El empleo
de control de calidad estadístico exige establecer el tamaño de la muestra
y el intervalo que debe haber entre las pruebas.
 Dirección de la retroalimentación: La finalidad del control consiste en
asegurar de que los planes actuales se lleven a cabo y de que los planes
futuros se realicen con más eficiencia.

Estándares
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse
los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la
empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes
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asignados pueda medirse contra ellos. Pueden ser físicos y representar
cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad,
volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como
costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados
    Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para
determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación
del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es
difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.

Corrección
    Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y
procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

Retroalimentación
    Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con
la información obtenida causante del desvío.

Factores que comprende el control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de
control.
a) Cantidad
b) Tiempo
c) Costo
d) Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente
cualitativo.
 El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es
importante.
 A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
 El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa,
ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas
actividades.
 La calidad se refiere a las especificaciones que deben reunir un cierto
producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control

Cantidad Tiempo Costo Calidad

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 Estudios de Evaluación de la
Presupuestos Presupuestos
tiempos actuación
Costo por metro Pruebas
Estimaciones Fechas límite
cuadrado psicológicas
Productos Inspecciones
Programas Costos estándar
terminados visuales
Unidades
Tiempo - máquina Pronósticos Coeficientes
vendidas
Unidades Medición del Rendimiento del
Contabilidad
rechazadas trabajo personal
Inventarios de
Procedimientos Productividad Informes
personal
Medición del Rendimiento
Estándares Procedimientos
trabajo s/inversión
Pronósticos Estándares
Control de Calificación de
inventarios méritos

Tipos de control
 Control preliminar: Este control tiene lugar antes de principiar
operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas
con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y
procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
 Control concurrente: Este control tiene lugar durante la fase de la
acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades, según ocurran.
 Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el
uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles
desviaciones futuras del estándar aceptable.

En base a esto establecimos los siguientes parámetros y métodos para

medir los objetivos de la información. Pero todos estos informes deben de
estar supervisados por los responsable para que lleguen en tiempo y forma a
su destino.

A la dirección:
Parámetros-Esta información va dirigida al director general, por lo tanto solo
él y los directores de área pueden tener acceso a ella. El director puede tener

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acceso a ella porque a él va dirigido el informe y los directores de área pueden
tener acceso a ella ya que ellos están expidiendo el informe.
Métodos- El medio de comunicación que se utilizara para que llegue
correctamente a su destino la información será por fax ya que este es un modo
seguro para que llegue la información sin dificultades.

A los directores de área:

Parámetros- Esta información va dirigida a los directores de área pero tienen
acceso a ella el director y alguna los de nivel inferior. El director tiene acceso
a ella ya que algunos informes él los expide. Además de que algunos también
después llegan a él, y los de nivel inferior tienen acceso a alguna de esta
información ya que también algunos informes los expiden ellos para que
lleguen a los directores de área.
Métodos- Para este tipo de información se podría utilizar el fax y por correo
electrónico ya que estos medios muy seguros para que la información llegue
de forma correcta y segura.

A niveles inferiores:
Parámetros- Esta información es expedida por el director pero tienen acceso a
ella tanto el director, los directores de área y los de nivel inferior. Ya que la
mayoría de esta información es expedida por el director y va dirigida a los de
nivel inferior. Pero esta información llega a los de nivel inferior por medio de
los directores de área es por eso que todas estas personas tiene acceso a esta
información.
Métodos- Los medios que se pueden utilizar para que la información llegue de
forma correcta y segura pueden ser por fax o correo electrónico.

Después de este control tenemos que indicar en qué momento se

mediría el desempeño en la transmisión de la información. La información se
mede desde que la información se manda y mientras esta en el proceso de
mandarse. Además verificar si le llego la información al destinatario. Esto son
pasos muy importantes ya que en medir o revisar el proceso de la información
puede ser entre hacer un negocio o rechazar un cliente. O pero entre la
sobrevivencia de la empresa. Para esto la empresa tiene política que toda
información que manden debe de estar registrada, ya sea de manera personal o
por el departamento de flujo de documentación. Para que no haiga malos
entendidos o despidos injustificados.
Además establecimos cuales medidas correctivas se podrían aplicar si
no se logran los objetivos. Cuando los objetivos no se cumplen hay que ver la
manera que pueda personalmente entregar la información. Sea vía
telefónicamente, por Messenger, teleconferencias o por Skype. Lo importante

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es que llegue la información en tiempo y forma para que pueda la empresa
seguir con sus funciones bien.

En este módulo de Operación de sistemas de información

vimos la unidad 1 Integración de la información en una
empresa. En donde tenemos que controlar la información de
acuerdo con los requerimientos establecidos y la dirección de
la empresa. En este proyecto aplicamos el proceso
administrativo a la información en nuestra empresa. Desde la
planeación, organización, dirección y control de la
información. En este proyecto aprendimos mucho ya que
aprendimos la importancia de la información dentro de
nuestra empresa. Al igual que al saber distinguir los
diferentes informes y saber hacia quien van dirigidos.
También como el proceso de los informes dentro de la
empresa y podemos distinguir la importancia de los puestos
dentro del organigrama. Así mismo vimos las actividades de
motivación que pueden llevar dentro de la empresa para
mejorar el funcionamiento de la empresa. Otra cosa que
aprendimos fue la transmisión de datos para proporcionar la
información. Todo lo que acabamos de mencionar fueron los
conocimientos que adquirimos al realizar este proyecto que
en un futuro nos ayudara a identificar la información, y así
ser más competentes en el ámbito profesional y personal.

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