DISEÑO DE LA MATRIZ DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTION

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

LORAINNE REYES ESCOBAR

ERICK DONADO PAULO
MAIRA AMADOR PONNETH

Tutores
Julie Arévalo
Tutor
Ivonne Pontón

CORPORACIÓN TECNOLÓGICA INDOAMÉRICA

PROGRAMA TECNOLOGIA EN GESTIÓN DE SALUD OCUPACIONAL,
SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

BARRANQUILLA
2019
 DISEÑO DE LA MATRIZ DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTION
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

LORAINNE REYES ESCOBAR

ERICK DONADO PAULO
MAIRA AMADOR PONNETH

Proyecto de Aula desarrollado como requisito de semestre del programa en curso

Tutores
Julie Arévalo
Ivonne Pontón

CORPORACIÓN TECNOLÓGICA INDOAMÉRICA

PROGRAMA TECNOLOGIA EN GESTIÓN DE SALUD OCUPACIONAL,
SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

BARRANQUILLA
2019

2
 CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
2. JUSTIFICACIÓN
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4. MARCO REFERENCIAL
4.1 MARCO HISTÓRICO
4.2 MARCO TEÓRICO
4.3 MARCO CONCEPTUAL
4.4 MARCO LEGAL
5. DISEÑO METODOLÓGICO
5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
5.3 FUENTES DE INFORMACIÓN
5.3.1 Fuentes Primarias
5.3.2 Fuentes Secundarias
5.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
5.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
7. PRESUPUESTO
8. RESULTADOS
8.1. Identificar los requisitos legales y de estructura de sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
8.2 Verificar la documentación pertinente del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.

3
8.3 Elaborar matriz documental del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
9. CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS

4
 INTRODUCCIÓN

La Seguridad y Salud en el Trabajo hoy en día es primordial, necesaria y

obligatoria en todos los sectores económicos, independiente del tamaño de la
empresa con el fin de garantizar el bienestar físico y mental de los trabajadores
que puedan ser significativos y representativos en incidentes a las personas, las
instalaciones y el medio ambiente.

El Ministerio de Trabajo en su seguimiento continuo de la seguridad y salud en el

trabajo ha identificado ha ido incrementando los accidentes, muertes y
enfermedades a los trabajadores colombianos teniendo así la necesidad de obligar
a las empresas a cumplir con unos requisitos mínimos en materia de seguridad y
salud en el trabajo es aquí donde vemos la necesidad de diseñar diseño de la
matriz documental del sistema de gestión seguridad y salud en el trabajo y medio
ambiente, basado en la mejora continua que permita anticipar, reconocer, evaluar
y controlar riesgos que puedan afectar la Seguridad y Salud en el trabajo.

Es por eso que se propone el diseño de la matriz documental del sistema de

gestión seguridad y salud en el trabajo en la Heladería Bachata Rosa con el fin de
dar respuestas a sus necesidades.

5
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La documentación es un factor de relevancia dentro de toda empresa porque

consiste en un material que explica las características técnicas y la operación de
un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo
vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a
los usuarios como interactuar con el sistema y al operando como hacerlo
funcionar.

Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un programa de

documentación, el cual consiste en una política formal cuya documentación se
registra en físico, generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:
políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación
y mantenimiento, el diseño del sistema, procedimiento para implantar el sistema,
procedimiento para operar el sistema y procedimiento para mantener el sistema. 1

De este modo, la implementación y mejoramiento del sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) exige el manejo de varios tipos de
documentos del SG-SST, la documentación correspondiente al SG-SST puede ser
en físico (papel), disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una
combinación de estos y debe de estar en custodia del responsable del SG-SST.
Se debe garantizar la confidencialidad de los documentos acorde a la
normatividad legal vigente. Los documentos y registros del SG-SST deben ser
conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años contados a partir del
momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

1
Rodolfo A. Diéguez H.
[En línea]. (consultado el 25 de abril de 2019). Disponible en: https://www.monografias.com/trabajos6/dosi/dosi.shtml

6
El decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.12, está relacionado con la
documentación del sistema gestión de seguridad y salud en el trabajo, Los
documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del
desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

La documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud

en el Trabajo - SG-SST, debe estar redactada de manera tal, que sea clara y
entendible por las personas que tienen que aplicarla o consultarla. Igualmente,
debe ser revisada y actualizada cuando sea necesario difundirse y ponerse a
disposición de todos los trabajadores, en los apartes que les compete.

En este orden de ideas, en el departamento del Atlántico, existen un gran número

de empresas pequeñas, que presentan deficiencia en cuanto a la aplicación dela
normativa, como es el caso de La Heladería Bachata Rosa ubicada en la calle 20
# 21-32 Barrio Guayabal en el municipio de Baranoa/Atlántico, brinda servicios de
venta de helados, malteadas, café, bebidas y variedad de sándwiches para el
consumo de toda la familia, se brindan servicios de festejos de fechas especiales,
así como el servicio de domicilio gratis.

La Heladería Bachata Rosa no cuenta con la documentación del sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) y del sistema de gestión
ambiental (SGA) por la falta de conocimientos del personal que allí labora y por no
contar con el personal profesional en seguridad y salud en el trabajo. Dejando
como consecuencia esta situación el desconocimiento de los riesgos a los que los
trabajadores están expuestos de los cuales se pueden derivar accidentes y
enfermedades laborales y de igual manera lleva al desconocimiento de cómo
están afectando al medio ambiente sus actividades, procesos y servicios
realizados en la heladería Bachata Rosa, lo que puede generar sanciones legales
para el personal encargado de la heladería.

7
1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo realizar el diseño de la matriz documental del sistema de Gestión

seguridad y salud en el trabajo?

8
 2. JUSTIFICACIÓN

El diseño de la matriz documental del sistema de Gestión seguridad y salud en el

trabajo en la Heladería Bachata Rosa se considera de vital importancia porque es
un requisito vital en la parte se Salud Ocupacional, Seguridad y Medio ambiente
de trabajo para mantenerse actualizado y competitivo, buscando mejores procesos
productivos que les permite dar estabilidad, seguridad y confianza a sus
empleados y clientes como un aliado estratégico en el negocio.

Asimismo, es relevante tener en cuenta que un accidente o una enfermedad

laboral pueden significar para el empleado Una experiencia muy desagradable y
muchos limitantes en la parte física, lo cual produce un impedimento en el
desarrollo de las tareas y su vez una deficiencia en la productividad, que significa
para la empresa un gasto económico y humano.

Además, es importante identificar, evaluar y priorizar los riesgos utilizando

tratamientos y métodos reconocidos que permitan simular las posibles soluciones
en el campo del riesgo, para lograr elaborar de forma técnica la documentación
conforme al Manual de los Estándares Mínimos del SG-SST para los empleadores
reglamentado por el Ministerio de Trabajo en la resolución 0312 de 2019.

9
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar la matriz documental para determinar la pertinencia como estrategia de la

implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en la
heladería Bachata Rosa.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3.2.1 Identificar los requisitos legales y de estructura de sistema de gestión de

seguridad y salud en el trabajo.
3.2.2 Verificar la documentación pertinente del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.
3.2.3. Elaborar matriz documental del sistema de gestión de seguridad y salud en
el trabajo.

10
 4. MARCO REFERENCIAL

4.1 ANTECEDENTES

Los siguientes antecedentes son una referencia de investigaciones realizadas en

instituciones educativas de Colombia en los últimos 5 años relacionados con el
tema de investigación a desarrollar “Diseño De La Matriz Documental Del Sistema
De Gestión Seguridad Y Salud En El Trabajo”. Las presentes investigaciones
sirven de base para la realización de este proyecto.

En este orden de ideas, se analizó la investigación titulada: “Documentación e

implementación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para la
empresa ACM SAS de acuerdo al decreto 1072 de 2015.El objetivo general fue
Documentar e implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, bajo los parámetros establecidos en el capítulo 6 del Decreto 1072 de
2015, contribuyendo al cumplimiento de dicho decreto y al beneficio de ACM SAS,
el cual dio como conclusión, Se deja documentado e implementado el Sistema de
Gestión de seguridad y salud en el trabajo en ACM SAS, tal como lo requiere la
legislación actual, en caso dado que el Ministerio de trabajo realice alguna
inspección, se tendrán las evidencias requeridas para soportar los avances en la
transición del programa de salud ocupacional al sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.

Con el sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo se abren las puertas

hacia la certificación en sistemas integrados de gestión, ya que el Decreto 1072 de
2015 contribuye a la mejora continua y representa la aplicación adecuada de las
medidas de prevención y control realizando un aporte importante que facilita la
implementación e integración de todos los sistemas de gestión.

Después de realizarse la lista de chequeo, se evidenció que la compañía contaba

con un programa de salud ocupacional actualizado hasta 2013, por ende, al

11
solicitarse las evidencias de cumplimento de los parámetros establecidos se
concluyó que había un avance del 2%. Se evidencio que el diagnóstico realizado,
fue insuficiente para detectar e indagar más detalladamente el estado de salud de
los trabajadores, debió ser más específico frente a sintomatologías que
determinaran posibles patologías, no debió ser tan sesgado a enfermedades
detectadas por la EPS.

La recolección de la información se realizó a través de la variedad de instrumentos

para recoger información como las entrevistas, observaciones, listas de chequeo,
en lo que se describen las rutinas y las situaciones problemáticas de la
organización.

La elaboración de la matriz de peligros permitió determinar los riesgos a los cuales

están expuestos los trabajadores, los más altos son; Biomecánico, por postura
prolongada, choque eléctrico, por condiciones de seguridad y Físico por el ruido,
con estos resultados se pudo definir los controles para la minimización y
prevención de la ocurrencia de accidentes o incidentes de trabajo. Es necesario
generar un proceso constante de actualización a los cambios que se generen
dentro de la organización, ya sea por inclusión de nuevos procesos, equipos o
personal, o por otra parte la realización de mejoras de las condiciones de las áreas
o puestos de trabajo. 2
La anterior investigación brinda información sobre como documentar e
implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, utilizando
las legislaciones pertinentes y la importancia que tiene.

También, se consideró el estudio titulado diseño y documentación del sistema de

gestión en seguridad y salud en el trabajo, para empresa contratista en obras

2
Diana Patricia Hómez Cárdenas y Sonia Angélica López proyecto Diseño Metodológico e Implementación del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en la Empresa de Calzado KIRA ASTRA, Cumpliendo con lo Establecido en
Decreto 1072 Del 2015 [En línea]. (consultado el 27 de abril de 2019). Disponible en:
http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/5279/6/L%C3%B3pezMapeSoniaAng%C3%A9lica2017.pdf

12
civiles, el objetivo general de la investigación se enfocó en Diseñar y documentar
un sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para una empresa
contratista de construcción, bajo los requisitos exigidos en la norma NTC-OHSAS
18001 y dando cumplimiento a la legislación vigente en Colombia.

Dado los objetivos propuestos para la elaboración del proyecto se diseña un

Sistema de gestión que, con el paso del tiempo, fortalecimiento y su posterior
implementación se lograra demostrar la importancia y todos los beneficios que
puede tener la empresa Construcciones López Barón SAS y sobre todo el
compromiso para proteger la integridad de los trabajadores tanto física como
psicológicamente.

Con el diseño del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo se puede dar

solución a una problemática que se viene presentando en la empresa
Construcciones López Barón SAS donde se realizó un diagnóstico de la situación
actual evidenciando falencias en documentación, Identificación de Riesgos,
Control de peligros, las cuales se pueden mejorar con ayuda de un sistema de
Seguridad y Salud en el trabajo.

Se demostró el incumplimiento de los procedimientos exigidos y necesarios para

minimizar los riesgos existentes de acuerdo al Decreto 1072 del 2015 y a la norma
NTC – OHSAS 18001:2007.

No se encontró existencia de documentos o procedimientos para identificar

falencias, peligros que puedan afectar la integridad física y mental de los
trabajadores razón por la cual se realizó el diseño de los procedimientos los cuales
se adjuntan en los anexos.

Dado que es un requisito para el diseño de un Sistema de seguridad y salud en el

trabajo documentar los sistemas de prevención y control de riesgos, se realizó el
diseño de los procedimientos, instructivos y formatos, que permitan dar

13
cumplimiento al a legislación y asegurar el compromiso con los empleados y
clientes brindando la protección necesaria. 3

La anterior investigación brinda información de como el diseño del Sistema de

Seguridad y Salud en el trabajo se puede dar solución a una problemática que se
viene presentando en la empresa Construcciones López Barón SAS donde se
realizó un diagnóstico de la situación actual evidenciando falencias en
documentación, Identificación de Riesgos, Control de peligros, las cuales se
pueden mejorar con ayuda de un sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.

Aunado a las anteriores investigaciones se tomó en cuenta el estudio titulado:

documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para la
empresa teorema Shoes en la ciudad de san José de Cúcuta – Norte de
Santander, cuyo objetivo general fue Elaborar La Documentación Requerida Del
Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo Sujeto Al Decreto 1072
Para La Empresa Teorema Shoes En La Ciudad De San José De Cúcuta – Norte
De Santander.

Al realizar la evaluación inicial se observó que en la empresa no se ha hecho

cumplimiento al decreto 1072, ya que no contaban con la documentación
pertinente, las condiciones y entorno de trabajo no son las mejores, por estos
motivos se hace de carácter urgente implementar un Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, en primera instancia para dar cumplimiento al
decreto que empieza a regirse en enero del 2017. La finalidad de este trabajo de
pasantía, es precisamente dar el primer paso para empezar a crear un sistema de
SG- SST, elaborando la documentación pertinente para dar cumplimiento a dicho
decreto.

3
Alexander Chacón Álvarez fundación universitaria los libertadores departamento de ingeniería industrial tesis de grado
Bogotá D.C 2016 proyecto documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo bajo los parámetros
del decreto 1072 de 2015, en la empresa fundiherrajes b.g, ubicada en la ciudad de cúcuta [En línea]. (consultado el 27
de Abril de 20189). Disponible en:
https://repository.libertadores.edu.co/bitstream/handle/11371/809/ChaconAlvarezAlexander.pdf?
sequence=2&isAllowed=y

14
 La elaboración de la documentación del SG-SST, ayuda a la empresa a tener
registros de los incidentes y accidentes ocurridos dentro de la empresa, tener
control sobre los empleados, el mantenimiento de los lugares de trabajo y todo lo
pertinente al sistema de gestión. Permitiendo a la empresa Teorema Shoes dar
cumplimiento al decreto y evitando sanciones por parte del estado.

Con la aprobación de la documentación por parte de la empresa, se da inicio a la

implementación de dicha documentación y así la empresa empezar a llevar
registros sobre el SG-SST dando cumplimiento al decreto 1072. 4

De la investigación realizada por Carlos Andrés Robayo se tomó información de

que la elaboración de la documentación del SG-SST, ayuda a la empresa a tener
registros de los incidentes y accidentes ocurridos dentro de la empresa, tener
control sobre los empleados, el mantenimiento de los lugares de trabajo y todo lo
pertinente al sistema de gestión.

4.2 MARCO TEÓRICO

4
Proyecto final presentado Carlos Andrés Robayo rico en la universidad libre seccional Cúcuta (Facultad de ingenierías)
presento como objetivo, elaborar la documentación requerida del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
sujeto al decreto 1072 para la empresa Teorema Shoes en la ciudad de San José de Cúcuta – Norte de Santander . [En
línea]. (consultado el 28 de Abril de 2019).Disponible en internet:
https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/9739/TRABAJO-DE-GRADO-CARLOS-ROBAYO%20RICO.pdf?
sequence=1

15
Como su nombre lo indica, en el marco teórico se delimitará teóricamente
el problema de investigación, teniendo en cuenta la relación que se
estableció entre las variables, la dimensión y los indicadores de los
objetivos de la investigación.

Matriz Documental

La Matriz es una herramienta de gestión que permite determinar objetivamente

cuáles son los riesgos relevantes para la seguridad y salud de los trabajadores
que enfrenta una organización. Su llenado es simple y requiere del análisis de las
tareas que desarrollan los trabajadores, Sirve para analizar el nivel de riesgo
presente en los trabajos, para comparar por nivel de riesgo diferentes tareas, para
proponer acciones concretas para disminuir los riesgos y para estimar el impacto
que estas acciones tendrán sobre el nivel de riesgo de los trabajadores.

Se debe utilizar cada vez que se implemente una tarea nueva, cada vez que se
cambie un procedimiento y por lo menos una vez al año como parte de la gestión
de seguridad para asegurar que no ha habido cambios en el nivel de protección de
los trabajadores.5

Requisitos legales

Las legislaciones son el cuerpo de leyes que regularán determinada materia o

ciencia o al conjunto de leyes a través del cual se ordena la vida en un país, es
decir, lo que popularmente se llama ordenamiento jurídico y que establece
aquellas conductas y acciones aceptables o rechazables de un
individuo, institución, empresa, entre otras.6

5
Rimac riesgos laborales (Seguro complementario de trabajo de riesgos) [En línea]. (consultado el 24 de abril de 2019).
Disponible en internet: http://www.prevencionlaboralrimac.com/Herramientas/Matriz-riesgo

6
Definiciones ABC Autor: Florencia Ucha | Sitio: Definición ABC | Fecha: mayo. 2009 [En línea]. (consultado el 24 de abril
de 2019). Disponible en internet: https://www.definicionabc.com/derecho/legislacion.php

16
Una ley es una regla o norma jurídica que se dicta por la autoridad competente de
cada sitio en particular. Tiene como fin ordenar o prohibir alguna acción en
consonancia con la justicia.

Además, las leyes limitan el libre albedrío, es decir, a las personas dentro de una
sociedad; son normas que rigen la conducta social. La ley es la principal fuente del
derecho debido a que, para ser expedida, necesita de un órgano legislador.

En caso de que las leyes no sean cumplidas, la fuerza pública tiene el deber y
obligación de sancionar a la persona o institución correspondiente.

Las leyes pueden ser de tres tipos:

 Leyes prescriptivas. Son aquellas que tienen como objetivo la regulación de

determinadas conductas.

 Leyes orgánicas. Son las creadas por instituciones de derecho.

 Leyes constitucionales. Son aquellas que detallan o explayan algún

7
precepto de carácter constitucional.

Decreto: Es un acto administrativo el cual es expedido en la mayoría de

ocasiones para situaciones de urgente necesidad es por el poder ejecutivo y,
generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango
es jerárquicamente inferior a las leyes.8

Norma: esta puede llegar a ser dictada por cualquier autoridad según sea el caso,
la cual intenta controlar el comportamiento humano, estableciendo derechos y
deberes, en donde se le da un valor a esta y si se llegara a su incumplimiento se
aplicará una sanción.

7
  "Ley". Autor: María Estela Raffino. Para: Concepto. De.]. (consultado el 24 de Abril de 2019).Disponible en internet:
https://concepto.de/ley/#ixzz5nHJ3Fmdy

8
produccion mas limpia efren valencia is proudly powered by wordpress
entries (rss) and comments (rss). https://www.icesi.edu.co/blogs_estudiantes/pmlefrenvalencia/2009/08/28/ley-norma-
decreto-resolucion/

17
Resolución: esta puede ser creada por un tribunal, jefe de un servicio y hasta por
la misma ONU, tiene un carácter general, obligatorio y permanente. Esta sirve
para reforzar las leyes en el sentido que se dictan para que se cumplan lo

establecido en las leyes.

La resolución tiene un grado de flexibilidad, oportunidad e información que la ley

no puede tener y es en este sentido que la complementa. 9

La implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

en el Trabajo (SG-SST) exige el manejo de varios tipos de documentos del
SGSST. La naturaleza de cada uno de ellos es diferente, pero también guardan
similitudes entre sí. Por eso es frecuente que se confundan, o el uno se asimile en
el otro, como si fueran lo mismo.

Para evitar imprecisiones y errores a la hora de gestionar la documentación,

resulta importante aclarar cómo se definen los diferentes tipos de documentos del
SGSST. Tipos de documentos del SGSST

Reglamento: El reglamento es un conjunto organizado de preceptos o reglas. Lo

elabora la autoridad competente en la organización o en el ámbito al cual se
aplica. Establece lo que está permitido y lo que está proscrito, en los diferentes
campos de actuación. El reglamento establece unos límites precisos al
comportamiento de quienes se rigen por él. A diferencia del lineamiento, el
reglamento sí contiene normas específicas, aplicadas a conductas concretas. 10

Procedimiento: El procedimiento se refiere al conjunto de acciones que se deben

llevar a cabo siempre de la misma manera, para conseguir el mismo resultado, en

9
Produccion mas limpia efren valencia is proudly powered by wordpress
entries (rss) and comments (rss). [En línea]. (consultado el 24 de Abril de 2019).Disponible en internet:
https://www.icesi.edu.co/blogs_estudiantes/pmlefrenvalencia/2009/08/28/ley-norma-decreto-resolucion/

10
safetya.co Categorías: Documentación del SG-SST Publicado: mayo 10, 2017 Actualizado: mayo 12, 2017 [En línea].
(consultado el 02 de mayo de 2019). Disponible en internet: https://safetya.co/tipos-de-documentos-del-sgsst/

18
el marco de las mismas circunstancias. En otras palabras, el procedimiento
estandariza la forma de llevar a cabo una acción determinada, crea un método.

Los procedimientos recopilan un “saber hacer” probado. Esto quiere decir que son
el resultado de conocimientos, experiencia y acuerdos sobre la mejor manera de
actuar para alcanzar un propósito específico. Los procedimientos desglosan las
acciones a realizar, con base en lo señalado en todos los documentos anteriores
(lineamientos, reglamentos, manuales, etc.).

Son varios los procedimientos requeridos para la implementación del SGSST, por

ejemplo, el Decreto 1072 de 2015 establece en su artículo 2.2.4.6.26 la necesidad
de un Procedimiento de gestión del cambio.11

Instructivo: El instructivo es un tipo de documento que plasma la forma como

funciona algo en particular. Para la Presidencia de la República y el Departamento
Nacional de Planeación, un instructivo es:

«Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser

detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un
procedimiento.»

Un ejemplo son los instructivos que acompañan a casi todos los formatos. En
ellos, se exponen los criterios que se deben tener en cuenta para llenar cada una
de las casillas.

En el plano organizacional, el instructivo se aplica tanto al funcionamiento de

máquinas y aparatos, como a los procedimientos. En este último caso, detalla la
forma como debe ser realizada una actividad específica dentro de un
procedimiento ya establecido.12
11
safetya.co Categorías: Documentación del SG-SST Publicado: mayo 10, 2017 Actualizado: mayo 12, 2017 [En línea].
(consultado el 02 de mayo de 2019). Disponible en internet: https://safetya.co/tipos-de-documentos-del-sgsst/

12
safetya.co Categorías: Documentación del SG-SST Publicado: mayo 10, 2017 Actualizado: mayo 12, 2017 [En línea].
(consultado el 02 de mayo de 2019). Disponible en internet: https://safetya.co/tipos-de-documentos-del-sgsst/

19
Formato: El formato es una estructura predeterminada, que define la forma en
que se registra, se guarda y se presenta algo. El formato cumple con unas
características técnicas y formales, que lo hacen apto para contener y transmitir
una información específica.

Para la Presidencia de la República, en su Guía para la elaboración y control de

documentos define, un formato es:

«Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades

de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso».

En el caso de los formatos administrativos, su principal función es la de unificar el

registro de la información, de manera que se agilice su circulación y llegue en
forma oportuna a los funcionarios competentes para conocerla. El formato permite
verificar la aplicación correcta de los procedimientos.

La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

requiere del diseño de varios formatos. Por ejemplo: formatos para la inspección
de maquinaria y equipo, formato para el reporte de condiciones inseguras, formato
de seguimiento acciones de correctivas, preventivas y de mejora, formato de
asistencia a eventos, entre otros.13

Registro: El registro es la anotación, relación o inscripción de un dato, dentro de

un formato o un documento establecido previamente para ello. Equivale a ingresar
una información, dentro de un soporte establecido con anterioridad.

Programa: El programa es el documento que contiene los pasos a seguir

secuencialmente para llevar a cabo un plan. Es, en realidad, el desglose de un
plan. Debe contener las acciones a implementar, en secuencia; cada una de ellas
debe apuntar hacia un objetivo definido.

13
safetya.co Categorías: Documentación del SG-SST Publicado: mayo 10, 2017 Actualizado: mayo 12, 2017 [En línea].
(consultado el 02 de mayo de 2019). Disponible en internet: https://safetya.co/tipos-de-documentos-del-sgsst/

20
Plan: El plan es una descripción ordenada de las intenciones o propósitos a corto
plazo, en un área establecida. El plan apunta a remediar, corregir, perfeccionar o
expandir alguna circunstancia que en el momento no funciona de manera óptima.
El plan aplica los criterios contenidos en la política, a un área concreta.

Guía: La guía ofrece consejos o recomendaciones sobre una materia específica.

Como su nombre lo indica, tiene como principal objetivo señalar unos parámetros
o patrones que deben tomarse en cuenta para realizar una actividad. Marca unos
lineamientos que sirven como límite frente a las acciones que pretendan
desarrollarse.

Manual: El manual es una herramienta técnica en la que se expone el modo como

deben ejecutarse las funciones y las acciones para lograr un objetivo determinado.
Por regla general, el manual agrupa las instrucciones básicas y globales que
deben aplicarse en un campo de actividades de la organización.

El manual también cumple con el papel de registrar y transmitir, de forma

ordenada y sistemática, toda la información relacionada con una o varias
actividades de la organización. Así mismo, sirve como medio de comunicación y
de coordinación entre las diferentes dependencias y funcionarios. El manual
desarrolla y aplica otros tipos de documentos, como los lineamientos y el
reglamento.

En la implementación del SGSST se recomienda contar con un manual de

funciones o manual de perfiles de cargo en el cual se identifiquen los cargos de la
empresa y las funciones asignadas a cada uno.

21
Política: Desde el punto de vista administrativo, la política es una guía de acción
global, que orienta a los miembros de la organización sobre la conducta general a
seguir, en el área a la cual se aplique dicha política. Representa el punto de vista
de la organización en referencia a uno o varios de sus campos de acción. La
política convierte los lineamientos en criterios.

Lineamiento: El lineamiento es una disposición global, que permite marcar una

tendencia o una dirección frente a las actividades a desarrollar. De este modo, el
papel del lineamiento es fijar un criterio general, al que deben adecuarse todas las
actividades.14

4.3 MARCO CONCEPTUAL

En el presente proyecto es indispensable tener claros los conceptos relacionados

con la investigación para comprender a fondo el mismo.

 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad. Detectada u otra situación no deseable. (Decreto 1443 de 2014).

14
safetya.co Categorías: Documentación del SG-SST Publicado: mayo 10, 2017 Actualizado: mayo 12, 2017 [En línea].
(consultado el 02 de mayo de 2019). Disponible en internet: https://safetya.co/tipos-de-documentos-del-sgsst/

22
 Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No
Conformidad potencial, o cualquier otra situación potencial indeseable. (Decreto
1443 de 2014).
 Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una
empresa. (Decreto 1443 de 2014).15
Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
“evidencia de auditoria” y evaluarla objetivamente para determinar la extensión
en la cual se cumplen los “criterios de auditoria” 16
 Documento: Es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho,
situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos
susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. (Decreto 1443 de 2014). 17
 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 18
 Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el
estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto
para conocer resultados de procesos administrativos. 19

 Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la

empresa acorde con las 'actividades propias e inherentes de su actividad

15
Ministerio del trabajo decreto número -14~3 de 2014 [En línea]. (consultado el 23 de abril de 2019). Disponible en
internet: http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac41ab70-e369-9990-c6f4-
1774e8d9a5fa

16
Safetya Categoria definiciones SST Publicado: agosto 19, 2017 Actualizado: agosto 20, 20172014 [En línea].
(consultado el 23 de abril de 2019). Disponible en internet: https://safetya.co/que-es-una-arl-en-colombia/

17
Ministerio del trabajo decreto número -14~3 DE 2014 [En línea]. (consultado el 23 de abril de 2019). Disponible en
internet: http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac41ab70-e369-9990-c6f4-
1774e8d9a5fa

18
Fundación pública – Gestión Documental [En línea]. (consultado el 23 de abril de 2019). Disponible en internet:
http://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
19
Guia técnica colombiana 185 Documental [En línea]. (consultado el 23 de abril de 2019). Disponible en internet:
https://es.slideshare.net/elsaroserob/gua-tcnica-colombiana-185

23
 productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para
desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-
SST, el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables. (Decreto 1443 de 2014). 20

 Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del Sistema de Gestión

de la Seguridad y Salud en el Trabajo, para lograr mejoras en el desempeño en
este campo, de forma coherente con la política de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SST) de la organización.
 Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En
archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
 Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución,
o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que
tiene sus propias funciones y administración.
 Sistema de Gestión: Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas
en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta
lograr mejoras y su continuidad.21

4.5 MARCO LEGAL

El marco legal proporciona las bases sobre las cuales las instituciones construyen
y determinan el alcance y naturaleza de la participación política en una
organización.

 Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo”
20
MINISTERIO DEL TRABAJO DECRETO NÚMERO -14~3 DE 2014 [En línea] (consultado el 23 de abril de 2019). Disponible
en internet: http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac41ab70-e369-9990-
c6f4-1774e8d9a5fa

21
ISOtools [En línea] (consultado el 23 de abril de 2019). Disponible en internet:
https://www.isotools.org/2016/08/30/definiciones-del-sistema-gestion-seguridad-salud-trabajo-sg-sst/

24
 Los artículos 2.2.4.6.12 (parágrafo 2), 2.2.4.6.13, 2.2.4.6.33 están relacionados
con la documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

 Decreto 1443 de 31 de julio de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para

la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST)”.
Los Artículo1, 4, 7, 12, 13, 14, 33 están relacionados con la documentación del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación es descriptiva ya que en él se describe la situación que

se presenta en la heladería Bachata Rosa con respecto a la documentación
ocupacional. Al respecto se explica que este tipo de investigación comprende la

25
descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la
composición o proceso de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones
dominantes o sobre grupo de personas, grupo o cosas, se conduce o funciona en
presente”.22

5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

El método que se utilizo es inductivo, ya que, a través de la observación, se realizó

el análisis de la situación presentada en la heladería Bachata Rosa. Esta
metodología se asocia originariamente a los trabajos de Francis Bacon a
comienzos del siglo XVII. En términos muy generales, consiste en establecer
enunciados universales ciertos a partir de la experiencia, esto es, ascender
lógicamente a través del conocimiento científico, desde la observación de los
fenómenos o hechos de la realidad a la ley universal que los contiene. 23

5.3 FUENTES DE INFORMACIÓN

Se denominan fuentes de información a diversos tipos de documentos que

contienen datos útiles para satisfacer una demanda de información o
conocimiento.

Conocer, distinguir y seleccionar las fuentes de información adecuadas para el

trabajo que se está realizando es parte del proceso de investigación.

22
Tamayo Y Tamayo M- El Proceso De La Investigación Científica Editorial Llmusa, S.A. DEC.V. GRUPO NORIEGA
EDITORES BALDE RAS 95, MÉXICO, D.F 2003 pag 53 [En línea]. (consultado el 9 de mayo de 2019). Disponible en internet:
https://clea.edu.mx/biblioteca/Tamayo%20Mario%20-%20El%20Proceso%20De%20La%20Investigacion
%20Cientifica.pdf

23
Francis Bacon [En línea]. (consultado el 9 de mayo de 2019). Disponible en internet:
https://tinala1b.wordpress.com/2011/11/19/metodo-inductivo-de-francis-bacon/

26
5.3.1 Fuentes Primarias

Se le llama información primaria a la que se produce directamente por y para una

investigación, utilizando cualquier tipo de técnicas (cuantitativas o cualitativas).
Las fuentes primarias de información se constituyen en la forma más pura en su
obtención de datos, porque es la producción original de datos. Es el material de
primera mano relativo al objeto investigado.24

Bounocore (1980) define a las fuentes primarias de información como “las que
contienen información original no abreviada ni traducida: tesis, libros, nomografías,
artículos de revista, manuscritos. Se les llama también fuentes de información de
primera mano…”229 p. Incluye la producción documental electrónica de calidad. 25

Las fuentes primarias utilizadas en la investigación fueron:

Artículos científicos
Sitios web
Proyectos de investigación

5.3.2 Fuentes Secundarias

Se le llama información secundaria a los datos recogidos y ya elaborados, que

existen previamente y son del interés del investigador por lo que ha sido producido
con diversos propósitos. Para su recolección se utilizan dos técnicas: cuantitativas
y cualitativas, como (actas, registros, informes, documentos). 26

24
identificación y registro de proveedores modulo 1 [En línea]. (consultado el 17 de mayo de 2019). Disponible en
internet:
http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/archivos/open.php/125/2eabe_2037/TGPC002037/mod1/profundizacion_tem
a3_m1.html

25
27 Buonacore, Domingo (1980) Diccionarario de Bibliotecología. (2 ed.). Buenos Aires, Argentina: Marymar. 2010 [En
línea]. (consultado el 17 de mayo de 2019). Disponible en internet:
http://metodologiaeninvestigacion.blogspot.com/2010/07/fuentes-primarias-y-secundarias.html

26
identificación y registro de proveedores modulo 1 [En línea]. (consultado el 17 de mayo de 2019). Disponible en
internet:
http://virtualnet2.umb.edu.co/virtualnet/archivos/open.php/125/2eabe_2037/TGPC002037/mod1/profundizacion_tem
a3_m1.html

27
Fuentes derivadas. Bounocore (1980) las define como aquellas que “contienen
datos o informaciones reelaborados o sintetizados…”229p. Ejemplo de ella lo
serían los resúmenes, obras de referencia (diccionarios o enciclopedias), un
cuadro estadístico elaborado con múltiples fuentes entre otros. 27

Las fuentes de información utilizadas para la investigación fueron:

Fuentes bibliográficas (artículos)

5.4 POBLACIÓN Y MUESTRA

Es el conjunto total de individuos, objetos o medidas que poseen algunas

características comunes observables en un lugar y en un momento determinado.
Cuando se vaya a llevar a cabo alguna investigación debe de tenerse en cuenta
algunas características esenciales al seleccionarse la población bajo estudio. 28

27
Buonacore, Domingo (1980) Diccionarario de Bibliotecología. (2 ed.). Buenos Aires, Argentina: Marymar. 2010 [En
línea]. (consultado el 17 de mayo de 2019). Disponible en internet:
http://metodologiaeninvestigacion.blogspot.com/2010/07/fuentes-primarias-y-secundarias.html

28
Jacqueline Wigodski S Metodologia de la investigación miércoles 14 de lulio de 2010 [En línea]. (consultado el 17 de
mayo de 2019). Disponible en internet: http://metodologiaeninvestigacion.blogspot.com/2010/07/poblacion-y-
muestra.html

28
Por el personal ser menor a 50 personas solo se trabajó con la población, la cual
está constituida por 2 cocineras, 2 meseros, 1 persona encargada del área de
aseo y un recepcionista.

5.5 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Como lo señala Hurtado (2000), las técnicas de recolección de datos, son los
procedimientos y actividades que le permiten al investigador obtener la
información necesaria para dar cumplimiento a su objetivo de investigación.
Todo investigador debe considerar que la selección y elaboración de técnicas e
instrumentos es esencial en la etapa de recolección de la información en el
proceso investigativo; pues constituye el camino para encontrar la información
requerida que dará respuesta al problema planteado. 29
La técnicas e instrumentos fue:

 Lista de chequeo
Para identificar la documentación ocupacional de la Heladería Bachata Rosa.

6. CRONOGRAMA

Tabla 1. Cronograma de actividades

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DURACION EN
OBJETIVOS
No. ACTIVIDADES MESES
ESPECIFICOS
1 2 3 4 5 6
Identificar los requisitos   Elaboración de matriz legal    x          
legales y de estructura
de sistema de gestión
de seguridad y salud en
29
Blog técnicas de recolección de la información de la materia Metodología de la Investigación - PSM SAIA [En línea].
(consultado el 17 de mayo de 2019). Disponible en internet: http://metodelainv.blogspot.es/

29
el trabajo.

Verificar la
documentación
pertinente del sistema
de gestión de seguridad
y salud en el trabajo.
  Checklist  x          
Elaborar matriz
documental del sistema
de gestión de seguridad Elaboración de Matriz
y salud en el trabajo.    documental x      

30
 7. PRESUPUESTO
Tabla 2. Presupuesto

PRESUPUESTO

OBJETIVO ESPECIFICO ACTIVIDAD RECURSOS TOTAL

Identificar los requisitos legales y de estructura
de sistema de gestión de seguridad y salud en
el trabajo.
Elaboración de matriz
legal Transporte 30.000 
Verificar la documentación pertinente del
sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
Checklist Internet 10.000

Elaborar matriz documental del sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo.  Elaboración de matriz
documental. Impresiones 28.300

GRAN TOTAL 48.300

11
 8. RESULTADOS

8.1 Identificación de los requisitos legales y de estructura de sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
xxxxxxxxxxxxx

ITEM LEGISLACIÓN EXPEDIDA FECHA DE REGLAMENTACIÓN ARTICULOS OBSERVACION CUMPLIMIENTO RESPONSAB

12
 POR EMISIÓN

1 DECRETO Ministerio 31/Julio/201 Por el cual se dictan ARTICULO: N.A N.A

1443 4 disposiciones para la 1, 4, 7, 12,
de trabajo
implementación del 13, 14, 33
Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud
en el Trabajo (SG-
SST)”
2 DECRETO Ministerio 26/Mayo/20 Por medio del cual se ARTICULO: N.A N.A
1072 de trabajo 15 expide el Decreto 2.2.4.6.12
Único Reglamentario
del Sector Trabajo 2.2.4.6.13

2.2.4.6.33

En la matriz legal se encuentra la legislación vigente relacionada con el diseño de la matriz documental del sistema
de gestión seguridad y salud en el trabajo.

13
8.2 Verificación de la documentación pertinente del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
xxxxxxxx
8.3 Elaboración de la matriz documental del sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo.
xxxxxxxx

11
9. CONCLUSIONES

12
 BIBLIOGRAFÍA

http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/5279/6/L
%C3%B3pezMapeSoniaAng%C3%A9lica2017.pdf

https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/9739/TRABAJO-DE-
GRADO-CARLOS-ROBAYO%20RICO.pdf?sequence=1

https://repository.unilibre.edu.co/bitstream/handle/10901/9739/TRABAJO-DE-
GRADO-CARLOS-ROBAYO%20RICO.pdf?sequence=1

https://tinala1b.wordpress.com/2011/11/19/metodo-inductivo-de-francis-bacon/

https://clea.edu.mx/biblioteca/Tamayo%20Mario%20%20El%20Proceso%20De
%20La%20Investigacion%20Cientifica.pdf

http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac
41ab70-e369-9990-c6f4-1774e8d9a5fa

http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/36482/decreto_1443_sgsss.pdf/ac
41ab70-e369-9990-c6f4-1774e8d9a5fa

http://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental

https://www.icesi.edu.co/blogs_estudiantes/pmlefrenvalencia/2009/08/28/ley-
norma-decreto-resolucion/

http://www.prevencionlaboralrimac.com/Herramientas/Matriz-riesgo

13
https://repository.libertadores.edu.co/bitstream/handle/11371/809/ChaconAlvarezAl
exander.pdf?sequence=2&isAllowed=y

https://www.monografias.com/trabajos6/dosi/dosi.shtml

http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/0/dur+sector+trabajo+actualizado+
a+15+de+abril++de+2016.pdf/a32b1dcf-7a4e-8a37-ac16-c121928719c8

https://www.nueva-iso-45001.com/2018/12/como-realizar-la-estructura-de-la-
documentacion-de-la-norma-iso-45001/

https://consultorsalud.com/salud-en-el-trabajo-estandares-minimos-
resolucion-0312-de-2019-mintrabajo/

http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/4097/T11.08%20A96d.pdf?
sequence=1

14
 6. ANEXOS

OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE

 Diseñar la matriz documental para determinar la pertinencia como

estrategia de la implementación del sistema de gestión ambiental (SGA) en
la heladería Bachata Rosa.

OBJETIVO VARIABLE DIMENCION INDICADORES

Identificar los Requisitos Legislaciones aplicables

requisitos legales (Leyes, decretos, normas)
legales y de
estructura de
sistema de
gestión
documental  
Verificar la Documentación  Formato
documentación pertinente de  Registro
pertinente del Matriz sistema de  Programa
sistema de documental gestión  Plan
gestión  Lineamiento
ambiental
 
Elaborar matriz
documental del
sistema de
Matriz documental
gestión
ocupacional

15