SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE SEGUIMIENTO SIGEP

Bogotá, D. C, febrero de 2020

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
Contenido
1. OBJETIVO ...............................................................................................................................................3
2. ALCANCE ................................................................................................................................................3
3. METODOLOGÍA .....................................................................................................................................3
4. MARCO LEGAL O CRITERIOS...........................................................................................................3
5. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO ..................................................................................................6
5.1 PLANTA DE PERSONAL DE LA ENTIDAD ...................................................................................6
5.2 FUNCIONARIOS PÚBLICOS REGISTRADOS EN EL SIGEP ....................................................7
5.3 CONTRATISTAS REGISTRADOS EN EL SIGEP. ........................................................................8
6. SEGUIMIENTO SIGEP DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS VIGENCIA 2019 ...............10
7. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 2013 DE 2019 ..................................................................................10
8. RECOMENDACIONES ........................................................................................................................11
9. CONCLUSIONES .................................................................................................................................12

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
1. OBJETIVO
Realizar seguimiento del estado actual del Sistema de Información y Gestión del Empleo
Público - SIGEP, a fin de evidenciar las actividades y acciones adelantadas por los
procesos de gestión del Talento Humano y Gestión Contractual frente a dicho sistema,
en cumplimiento del Programa Anual de Auditorías y Seguimientos y el Plan Anual de
Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud.

2. ALCANCE
El seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno tiene como alcance el estado
de reporte de SIGEP tanto de hojas de vida como de declaraciones de bienes y rentas
que se realiza en la Supersalud. Dicho seguimiento tiene corte al 31 de diciembre de
2019.

3. METODOLOGÍA
De acuerdo con el presente seguimiento, desde la Oficina de Control Interno se contó
con una metodología basada en muestreo y verificación de cumplimiento normativo a
través de la plataforma SIGEP desde el rol de administrador del grupo de Talento
Humano.

4. MARCO LEGAL O CRITERIOS

Instructivo Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP.

Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Decreto 2842 de 2010 Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con la operación
del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) y se deroga el Decreto
1145 de 2004.

Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector de Función Pública.

Decreto 484 de 2017 Por el cual se modifican unos artículos del Título 16 del Decreto
1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Decreto 648 de 2017 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015,
Reglamentario Único del Sector de la Función Pública.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
Decreto 648 de 2017: Artículo 2.2.5.1.9. Declaración de bienes y rentas y hoja de vida.
Previo a la posesión de un empleo público, la persona deberá haber declarado bajo
juramento el monto de sus bienes y rentas en el formato adoptado para el efecto por el
Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de Información
y Gestión del Empleo Público –SIGEP, de acuerdo con las condiciones señaladas en el
Título 16 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto en mención.

Así mismo, deberá haber diligenciado el formato de hoja de vida adoptado para el efecto
por el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Sistema de
Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP.

Decreto 1083 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del DAFP:

Artículo 2.2.16.1. Declaración de bienes y rentas. Quien vaya a tomar posesión de un

cargo público, deberá presentar la declaración de bienes y rentas, así como la
información de la actividad económica privada.

Artículo 2.2.16.2. Formulario único de declaración de bienes y rentas. El

Departamento Administrativo de la Función Pública elabora el formulario único de
declaración de bienes y rentas, así como el informe de la actividad económica y sus
actualizaciones de acuerdo con lo previsto en los artículos 13 y 14 de la Ley 190 de 1995,
y en todo caso, considerando el artículo 24 del Decreto-Ley 2150 de 1995.

Artículo 2.2.16.3. (Modificado por el Decreto Nacional 484 de 2017, Art.1) Corte de
cuentas. El corte de cuentas de los anteriores documentos al momento de ingreso al
servicio y de actualización será el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al de
su presentación. En caso de retiro del servidor público de la entidad, la actualización en
el sistema se hará con corte a la fecha en que se produjo este hecho y deberá ser
presentada por el servidor público dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

Artículo 2.2.16.4. (Modificado por el Decreto Nacional 484 de 2017, Art.2) Actualización
de la declaración de bienes y rentas y de la actividad económica. La actualización
de la declaración de bienes y rentas y de la actividad económica será efectuada a través
del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público SIGEP y presentada por los
servidores públicos para cada anualidad en el siguiente orden: a) Servidores públicos de
las entidades y organismos públicos de orden nacional entre el 1° de abril y el 31 de mayo
de cada vigencia. (…)

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
Artículo 2.2.16.5. Verificación. El jefe de la unidad de personal de las entidades será
responsable de verificar el cumplimiento de la presentación tanto de la declaración como
de la información de la actividad económica en cada momento. El servidor público
renuente a cumplir este requisito será sancionado según el reglamento aplicable.

Artículo 2.2.16.6. Comprobación selectiva de veracidad. El jefe de la unidad de

personal, por lo menos una vez semestralmente, verificará la veracidad del contenido de
las declaraciones e informes, mediante sistema de muestreo o selección al azar.

Decreto 0019 de 2012 (Ley Anti-trámites)

Artículo 227. Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato
de prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma
del contrato, registrar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP-
administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la información
de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la
correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces.

3.3 Calidad de la Información.

Decreto 1083 de 2015 Decreto único reglamentario DAFP:

ARTÍCULO 2.2.17.7. Responsabilidades de los representantes legales de las

instituciones públicas que se integren al SIGEP y de los jefes de control interno. Las
entidades y organismos a quienes se aplica el presente título son responsables de la
operación, registro, actualización y gestión de la información de cada institución y del
recurso humano a su servicio.

Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del

Estado velar porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre,
actualice y gestione de manera oportuna y que esta sea veraz y confiable. (…)

Los jefes de control interno o quienes hagan sus veces, como responsables en el
acompañamiento en la gestión institucional, deben realizar un seguimiento permanente
para que la respectiva entidad cumpla con las obligaciones derivadas del presente título,
en los términos y las condiciones en él establecidos y de acuerdo con las instrucciones
que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
3.4 Planta.

Ley 489 de 1998:

Artículo 37. Sistema de información de las entidades y organismos. Los sistemas de

información de los organismos y entidades de la Administración Pública servirán de
soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta del desempeño
institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior, así como, a la
ciudadanía en general. (…).

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 2013 del 30 de diciembre de 2019 por medio del cual se busca garantizar el
cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad mediante la publicación de
las declaraciones de bienes, renta y el registro de los conflictos de interés.

LIMITANTES: La Oficina de Control Interno no cuenta con el rol y contraseña

correspondiente dentro del SIGEP para realizar las respectivas consultas de seguimiento,
el usuario fue solicitado a la coordinación de Talento Humano a través de correo
electrónico, fechado el 7 de febrero de 2019, del cual no se obtuvo respuesta, motivo por
el cual se realizo este seguimiento con la colaboración del funcionario del grupo de
Talento Humano, designado para la gestión del SIGEP.

5. RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO

5.1 PLANTA DE PERSONAL DE LA ENTIDAD

De acuerdo con la información suministrada por el Grupo de Talento Humano, la planta

de personal a 30 de junio de 2019 es:

Carrera Administrativa 122

Libre Nombramiento 65
Provisionales 453
Vacantes 75
Total, Planta de personal 715.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
5.2 FUNCIONARIOS PÚBLICOS REGISTRADOS EN EL SIGEP

Con base con el reporte del SIGEP, se filtró la información sobre el estado y la
actualización de las Hojas de vida de los Funcionarios Públicos de la Superintendencia
Nacional de Salud.

La Oficina de Control Interno, realizó el respectivo seguimiento en la plataforma de

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público-SIGEP, en la cual se pudo
evidenciar que la Superintendencia Nacional de Salud, cuenta actualmente con un total
de 715 cargos de planta aprobados, los cuales se encuentran activos 640, según lo
reportado en la plataforma SIGEP.

Al realizar la verificación del total de planta aprobada, planta distribuida, reportado por el
Grupo de Talento Humano, el total de hojas de vida activas, asignación de cargos y
demás, se evidencia las siguientes novedades:

• De acuerdo con la información reportada en el SIGEP se evidencia un total de 622

hojas de vida, no obstante, al contrastar la información hacen falta 18 registros, se
pudo verificar que los mismos se encuentran vinculados a la planta al buscarlos
individualmente en el Sistema.

• El Grupo de Talento Humano cuenta con un (1) usuario de SIGEP correspondiente al

administrador de este, el cual figura a nombre de la Secretaria General, pero es
operado por un funcionario del Grupo de Talento Humano, quién fue el facilitador para
el presente informe.

• Se realizó la verificación de la información cargada en la plataforma de SIGEP con

respecto a las hojas de vida físicas de diez (10) funcionarios, quienes ingresaron
durante el segundo semestre de la vigencia 2019, las cuales estaba debidamente
diligenciada.

• De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2842 de 2010, “(…) corresponderá a los

jefes de recursos humanos o de contratos o a quienes hagan sus veces habilitar a los
aspirantes para diligenciar el formato único de hoja de vida y el de la declaración de
bienes y rentas, según corresponda, en el Sistema, y validar la información que estos
registren”. El Grupo de Talento Humano manifiesta realizar dicha actividad de acuerdo
con la demanda que se presente y las solicitudes verbales que hacen los diferentes
funcionarios.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
• Se evidencia que se cuenta con controles asociados al seguimiento en una base de
datos del personal activo e inactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.

• El Grupo de Talento Humano guarda las historias laborales de funcionarios y

exfuncionarios, según lo dispuesto por el Archivo General de la Nación el Decreto
1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que
soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa, sin embargo, la Superintendencia
Nacional de Salud tiene establecido en la Tablas de Retención Documental (TRD)
conservar las hojas de vida de los funcionarios hasta por cien (100) años.

• A fin de realizar un adecuado seguimiento frente a la información que reposa en las

hojas de vida, el Grupo de Talento Humano, cuenta con un profesional encargado de
verificar, archivar, custodiar y tener el control de las hojas de vida.

• No se cuenta con el perfil de Control Interno, lo que de cierta manera dificulta a esta
Oficina realizar los seguimientos a través de los reportes del módulo de control interno,
lo que motivo solicitar los reportes a través del funcionario que maneja el usuario de
administrador del sistema, lo que motivó la recomendación No. 2 del numeral 9 de
este informe.

5.3 CONTRATISTAS REGISTRADOS EN EL SIGEP.

Seguimiento SIGEP Contratación Vigente Superintendencia Nacional de Salud -

Gestión Contractual

En función del seguimiento efectuado frente al SIGEP Contractual de la Entidad, se

identifica lo siguiente, así:

• De acuerdo con la información suministrada por Grupo de Contratación de Bienes y

Servicios, con corte al 31 de diciembre de 2019 en la Entidad se suscribieron ciento
cuarenta y cinco (145) contratos de prestación de servicios, lo que coincide con la
base de datos del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP).

De los 145 expedientes contractuales se escogió una muestra aleatoria a diez (10), lo
que corresponde al 7%; los cuales se verificaron, constatando que los formatos únicos
de hoja de vida DAFP-SIGEP se encuentran incorporados y vinculados a sus

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
 respectivas carpetas físicas de soporte; lo que demuestra un cumplimiento del 100%
de la muestra evaluada.

• Desde el Grupo de Gestión Contractual se aplica la normatividad referente a

disposiciones del DAFP y su aplicabilidad a contratistas y se cuenta con la Resolución
Número 8055 de 2019 - Por la cual se Establecen las Pautas, Perfiles y Honorarios
de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión de
la Superintendencia Nacional de Salud".

• El Grupo de Gestión Contractual cuenta con 2 operadores y 1 administrador del

SIGEP, sin embargo los operadores no cuentan con el perfil correspondiente y utilizan
el perfil de administrador para operar el aplicativo, lo que puede conducir a que se
materialice un riesgo, teniendo en cuenta que en el caso de los operadores estos
solamente pueden incluir datos, actualizar documentación, pero no pueden modificar
hojas de vida ya que esta potestad es del Administrador, tal como eliminar
documentación y corregir. Quiere decir lo anterior, que no se cuenta con el control
correspondiente con respecto a la segregación de funciones en la herramienta de
acuerdo con los roles establecidos en el SIGEP y que deben de ser asignados a cada
funcionario que interviene en el proceso. lo que motivó la recomendación No. 1 del
numeral 8 de este informe.

• Igualmente, se recomienda levantar el procedimiento de desvinculación de

funcionarios, que incluya las actividades a seguir por parte del Grupo de Talento
Humano en la plataforma SIGEP, lo anterior en atención a lo establecido en el Decreto
484 de 2017, el cual indica en su artículo 2.2.16.3 que se cuenta con tres (3) días
hábiles para realizar dicha actividad en el sistema, lo que motivó la recomendación
No. 2 del numeral 8 de este informe.

• En cumplimiento del Decreto 2842 de 2010, Compilado por el Decreto 1083 de 2015
“(…) corresponderá a los jefes de recursos humanos o de contratos o a quienes hagan
sus veces habilitar a los aspirantes para diligenciar el formato único de hoja de vida y
el de la declaración de bienes y rentas, según corresponda, en el Sistema, y validar
la información que estos registren (…)”, se recomienda establecer un procedimiento
o documentar dicha actividad ya que actualmente dichos requerimientos se manejan
de forma verbal y no se cuenta con la trazabilidad de la gestión del área, ni con el
reporte de novedades inmediatamente estos se presenten en la Superintendencia
Nacional de Salud, lo que motivó la recomendación No. 3 del numeral 8 de este
informe.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
6. SEGUIMIENTO SIGEP DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS VIGENCIA 2019

Frente al reporte de Bienes y Rentas de acuerdo con el Decreto 484 expedido por el
Departamento Administrativo de la función Pública el 24 de marzo de 2017, indica en su
Artículo 2.2.16.4. “Actualización de la declaración de bienes y rentas y de la actividad
económica. La actualización de la declaración de bienes y rentas y de la actividad
económica será efectuada a través del Sistema de Información y Gestión de Empleo
Público-SIGEP y presentada por los servidores públicos para cada anualidad en el
siguiente orden: a) Servidores públicos de las entidades y organismos públicos de orden
nacional entre el 10 de abril y el 31 de mayo de cada vigencia”

Al verificar en el SIGEP el reporte de declaraciones de bienes y rentas se identifica que

las mismas no cuentan en su totalidad con el diligenciamiento por parte de los
funcionarios de planta de la Superintendencia Nacional de Salud y no se realiza el
seguimiento y validación de la información correspondiente por parte del funcionario
designado para esta labor, lo que motivó la recomendación No. 5 del numeral 8 de este
informe.

Reporte Declaraciones de Bienes y Rentas Vigencia 2019

No. de Empleados de No. de Declaraciones de Total Faltantes
Planta Bienes y Renta en el
SIGEP
640 592 48

7. CUMPLIMIENTO DE LA LEY 2013 DE 2019

Con el propósito de fortalecer la transparencia y publicidad de la administración pública,

el Presidente de la República, sancionó la Ley 2013 del 30 de diciembre de 2019, la citada
Norma señala que, desde su promulgación, deben publicar la declaración del impuesto
sobre la renta y complementarios y registrar sus conflictos de interés en el Sistema de
Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP, los servidores elegidos por voto
popular, incluido el Presidente de la República, así como magistrados, líderes de
organismos de control, ministros, directores de departamentos administrativos, gerentes
públicos y rectores de universidades públicas.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
Una vez consultado el aplicativo dispuesto para tal fin por el DAFP, se pudo constar que
solamente trece (13) funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud han
cumplido con dicha obligación, lo que motivó la recomendación No. 5 del numeral 8 de
este informe.

8. RECOMENDACIONES

De acuerdo con el seguimiento efectuado frente al avance en el cual se encuentra la

Entidad actualmente referente al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público-
SIGEP, se realizan las siguientes recomendaciones, así:

1. Se recomienda solicitar al DAFP la capacitación sobre el SIGEP para que desde la

Coordinación de Talento Humano tenga claridad de cómo se asignan los perfiles y las
contraseñas, con el fin de que la Oficina de Control Interno cuente con su respectivo
perfil, para facilitar la realización de los seguimientos que debe realizar esta oficina.

2. En atención a lo establecido en el Decreto 484 de 2017, artículo 2.2.16.3 se

recomienda levantar el procedimiento de desvinculación de funcionarios, que incluya
las actividades a seguir por parte del Grupo de Talento Humano en la plataforma
SIGEP.

3. En cumplimiento del Decreto 2842 de 2010, se recomienda al Coordinador de Talento

Humano y a la Coordinación de Contratos validar la información que tanto funcionarios
como contratistas ingresan al SIGEP, estableciendo un procedimiento o
documentando dicha actividad ya que actualmente dichos requerimientos se manejan
de forma verbal y no se cuenta con la trazabilidad de la gestión de estas áreas al
respecto.

4. Dados los cambios que se realizan al interior de la Entidad se evidencia la necesidad

de realizar el reporte de novedades de personal en el sistema SIGEP, inmediatamente
o en un tiempo mínimo desde que estos se presenten en la Superintendencia Nacional
de Salud.

5. La Oficina de Control Interno en cumplimiento de los principios de transparencia,

publicidad y la promoción de la participación y control social, recomienda a todos los
directivos y contratistas de la Superintendencia Nacional de Salud, actualizar en el
aplicativo SIGEP la declaración de bienes y rentas y de igual manera, publicar la
declaración del impuesto sobre la renta y complementarios y registrar sus conflictos
de interés en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co
9. CONCLUSIONES

• De acuerdo con lo descrito en el presente Informe, los Grupos de Talento Humano y

Gestión Contractual se encuentran atendiendo los requerimientos establecidos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública y las disposiciones dadas en el
Decreto 2842 de 2010 en cuanto al reporte de información al Sistema de Información
y Gestión del Empleo Público – SIGEP.

• Debido a la limitación de la Oficina de Control Interno al no poseer el usuario y la

contraseña para ingresar al módulo de Control Interno del SIGEP, pueden situaciones
que no hayan sido detectadas bajo la ejecución de nuestros procedimientos de
evaluación o seguimiento, previamente planeados. La Superintendencia Nacional de
Salud y las dependencias que la componen, son responsables de establecer y
mantener un adecuado sistema de control interno y de prevenir posibles
irregularidades. Así mismo, es responsabilidad de la dependencia la información
suministrada, por cualquier medio, para la realización de esta actividad de manera
oportuna, completa, integra y actualizada y la de informar en su momento las posibles
situaciones relevantes y/o errores que pudieran haber afectado el resultado final de la
actividad.

Cordialmente,

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ

Jefe Oficina de Control Interno

Proyecto: Julio Cesar Reyes Zuluaga

Profesional Especializado.

Carrera 68 A # 24 B-10, Torre 3 - Pisos 4, 9 y 10

PBX (571) 744 2000 • Bogotá
www.supersalud.gov.co