Compressed-Manual-Guia de Quickbooks Desktop 2017 en Espanol

GUÍA DE ESTUDIANTE DE QUICKBOOKS 2017
Guía de estudiante de Quickbooks 2017 1

INDICE
PRIMEROS PASOS ......................................................................................................................... 11

OBJETIVOS DE LA LECCIÓN ............................................................................................................................ 12
USO DE FORMULARIOS ................................................................................................................................... 13
USO DE LISTAS / LIST ..................................................................................................................................... 14
USO DE REGISTROS ......................................................................................................................................... 15
CÓMO MOVERSE EN QUICKBOOKS ............................................................................................................... 16
TODA LA CONTABILIDAD QUE NECESITA SABER ........................................................................................ 21
Sobre el catálogo de cuentas / Chart of Accounts ....................................................................... 21
Sobre activos, pasivos y capital / Assets, Liabilities and Equity ............................................ 22
Dinero en efectivo frente a la contabilidad acumulativa ......................................................... 23
La medición de rentabilidad del negocio ......................................................................................... 23
Entradas de Diario / General Journal Transactions ................................................................... 24
OBTENCIÓN DE AYUDA AL UTILIZAR QUICKBOOKS .................................................................................. 25
SALIDA DE QUICKBOOKS ............................................................................................................................... 27
MOVIÉNDOSE ENTRE ARCHIVOS DE LA COMPAÑÍA ................................................................................... 28
PRIMEROS PASOS - PREGUNTAS DE REPASO .............................................................................................. 29
CONFIGURACIÓN ........................................................................................................................... 30
CREACIÓN DE UNA COMPAÑÍA EN QUICKBOOKS ...................................................................................... 32
SENCILLOS PASOS PARA COMENZAR LA ENTREVISTA ............................................................................... 33
INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN SOBRE LA COMPAÑÍA ......................................................................... 34
ELIGIENDO LA INDUSTRIA DE LA EMPRESA ................................................................................................ 35
SELECCIÓN DE CÓMO SU EMPRESA ESTÁ ORGANIZADA ............................................................................ 36
PERSONALIZACIÓN DE QUICKBOOKS PARA SU NEGOCIO ......................................................................... 37
INDICANDO LO QUE USTED VENDE ............................................................................................................... 38
INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN DE VENTAS .......................................................................................... 39
INTRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN FISCAL DE LA VENTA .................................................................... 40
CREACIÓN DE COTIZACIONES ....................................................................................................................... 41
CREACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA ........................................................................................................... 42
LA ELECCIÓN DE PREFERENCIAS RESTANTES ............................................................................................ 43
LA ELECCIÓN DE UNA FECHA DE INICIO ....................................................................................................... 44
REVISAR EL CATÁLOGO DE CUENTAS ........................................................................................................... 45
INTRODUCCIÓN DE LAS CUENTAS BANCARIAS Y LOS SALDOS DE APERTURA ........................................ 47
COMPLETANDO LOS AJUSTES DE LOS ARCHIVOS DE LA EMPRESA ........................................................... 49

QuickBooks está basado en una lista de cuatro conceptos claves ........................................ 49
AÑADIR CLIENTES .......................................................................................................................................... 50
AÑADIR UN PROYECTO .................................................................................................................................. 52
AÑADIR PROVEEDORES ................................................................................................................................. 53
CONFIGURACIÓN DE CUENTAS ADICIONALES ............................................................................................. 54
AÑADIR ARTÍCULOS ........................................................................................................................................ 56
INTRODUCCIÓN DE LAS TRANSACCIONES HISTÓRICAS ............................................................................. 59
CONFIGURACIÓN DE QUICKBOOKS - PREGUNTAS DE REPASO ................................................................ 60
TRABAJANDO CON LISTAS ......................................................................................................... 61

USO DE LAS LISTAS DE QUICKBOOKS .......................................................................................................... 63
EDICIÓN DEL CATÁLOGO DE CUENTAS ......................................................................................................... 64
EDICIÓN DE UNA CUENTA .............................................................................................................................. 65
AÑADIR UNA SUBCUENTA .............................................................................................................................. 66
CENTROS DE CLIENTE, PROVEEDOR Y EMPLEADO ..................................................................................... 67
CAMPOS DE CONTACTO DEL CLIENTE .......................................................................................................... 68
TRABAJAR CON EL CENTRO DE ATENCIÓN AL CLIENTE Y LA LISTA CLIENTES Y PROYECTOS ............. 69
Añadir Clientes ............................................................................................................................................ 69
Suministre información adicional del cliente ................................................................................ 70
AJUSTES DE IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS ................................................................................................ 71
LAS TRANSACCIONES DESDE LA LISTA CLIENTES Y PROYECTOS ............................................................. 73
TRABAJAR CON EL CENTRO DE EMPLEADOS ............................................................................................... 74
TRABAJAR CON EL CENTRO DE PROVEEDOR ............................................................................................... 75
Añadir Suplidores ....................................................................................................................................... 75
LAS TRANSACCIONES DESDE LA LISTA PROVEEDORES ............................................................................. 77
AÑADIR CAMPOS PERSONALIZADOS ............................................................................................................ 78
GESTIONAR LISTAS ......................................................................................................................................... 82
Renombrar un artículo de la lista ....................................................................................................... 88
IMPRESIÓN DE UNA LISTA .............................................................................................................................. 90
AÑADIR O EDITAR DE MÚLTIPLES ARTÍCULOS A LA VEZ ........................................................................... 92
TRABAJAR CON EL CENTRO DE CLIENTE POTENCIAL ............................................................................... 93
Cosas a tener en cuenta sobre el Centro de Cliente Potencial ................................................ 95
TRABAJANDO CON LISTAS - PREGUNTAS DE REPASO ............................................................................... 96
ACTIVIDADES DE REPASO .............................................................................................................................. 98
TRABAJANDO CON CUENTAS BANCARIAS ......................................................................... 100

OBJETIVOS DE LA LECCIÓN .......................................................................................................................... 101
ESCRIBIR UN CHEQUE QUICKBOOKS .......................................................................................................... 102
USO DE REGISTROS DE CUENTA BANCARIA ............................................................................................... 103
INTRODUCCIÓN DE UN CHEQUE MANUSCRITO ......................................................................................... 105
LA TRANSFERENCIA DE DINERO ENTRE CUENTAS ................................................................................... 106
CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE CHEQUES ................................................................................................. 107
MARCADO DE TRANSACCIONES DE COMPENSACIÓN ............................................................................... 108
VISUALIZACIÓN DE CHEQUES APROBADOS EN EL REGISTRO ................................................................. 110
LOCALIZACIÓN DE TRANSACCIONES ESPECÍFICAS ................................................................................... 111
USO DE CARGOS BANCARIOS ...................................................................................................................... 113
TRABAJANDO CON CUENTAS BANCARIAS - PREGUNTAS DE REPASO .................................................... 115
ACTIVIDADES DE REPASO ............................................................................................................................ 116
USAR OTRAS CUENTAS EN QUICKBOOKS .......................................................................... 117

OTROS TIPOS DE CUENTAS EN QUICKBOOKS ........................................................................................... 119
INTRODUCCIÓN DE CARGOS DE TARJETA DE CRÉDITO ............................................................................ 120
LA CONCILIACIÓN DE UNA TARJETA DE CRÉDITO .................................................................................... 122
MARCANDO TRANSACCIONES APROBADAS ............................................................................................... 123
EL PAGO DE UNA FACTURA DE TARJETA DE CRÉDITO ............................................................................. 125
TRABAJAR CON LAS CUENTAS DE ACTIVOS ............................................................................................... 126
CONFIGURACIÓN DE CUENTAS DE ACTIVOS PARA EL SEGUIMIENTO DE DEPRECIACIÓN ................... 128
SEGUIMIENTO DE UN PRÉSTAMO CON UNA CUENTA DE PASIVOS A LARGO PLAZO ............................ 129
REGISTRO DE UN PAGO DE UN PRÉSTAMO ................................................................................................ 133
INTRODUCCIÓN EN CUENTAS DE CAPITAL ................................................................................................ 135
UTILIZACIÓN DE OTRAS CUENTAS EN QUICKBOOKS - PREGUNTAS DE REPASO ................................ 136
INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN DE VENTAS .............................................................. 138

EL USO DE LOS FORMULARIOS DE VENTAS PARA PAGO EN EL FUTURO ............................................... 140
EL USO DE LOS FORMULARIOS DE VENTAS PARA PAGO EN EL MOMENTO DE LA VENTA ................... 141
LLENAR UN FORMULARIO DE VENTAS ....................................................................................................... 142
LLENAR EL ÁREA DE LÍNEA DE PEDIDO ..................................................................................................... 143
COMPLETAR EL FORMULARIO DE VENTA .................................................................................................. 144
REPETICIÓN DE UNA VENTA ........................................................................................................................ 146
CREACIÓN DE FACTURAS POR LOTES ......................................................................................................... 148

INTRODUCCIÓN DE UN NUEVO ARTÍCULO ................................................................................................. 150
LA CREACIÓN DE NUEVOS NIVELES DE PRECIOS ...................................................................................... 152
LA ASOCIACIÓN DE LOS NIVELES DE PRECIOS CON LOS CLIENTES ........................................................ 153
ASIGNACIÓN DE NIVELES DE PRECIOS PARA LÍNEA DE ARTÍCULOS INDIVIDUALES ........................... 154
USANDO EL SEGUIMIENTO DE INGRESOS .................................................................................................. 155
CREACIÓN DE CARTAS DE UNA SOLA FACTURA ........................................................................................ 156
GENERACIÓN DE ESTADOS DE RECORDATORIO ....................................................................................... 158
INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN DE VENTAS - PREGUNTAS DE REPASO .......................................... 160
ACTIVIDADES DE ACTIVIDADES .................................................................................................................. 162
RECIBIR PAGOS Y HACER DEPÓSITOS ................................................................................ 163

REGISTRANDO PAGO EN SU TOTALIDAD PARA UN SOLO PROYECTO ..................................................... 165
INTRODUCCIÓN DE UN PAGO PARCIAL ....................................................................................................... 166
LA APLICACIÓN DE UN PAGO A MÚLTIPLES PROYECTOS ......................................................................... 167
INTRODUCIR SOBREPAGOS .......................................................................................................................... 168
MANEJO DE PAGO INICIAL Y PAGOS ANTICIPADOS ................................................................................... 169
HACER DEPÓSITOS ........................................................................................................................................ 173
CÓMO QUICKBOOKS GESTIONA EL DEPÓSITO .......................................................................................... 176
COMO MANEJAR UN CHEQUE DEVUELTO DE UN CLIENTE ....................................................................... 177
RECIBIR PAGOS Y HACER DEPÓSITOS - PREGUNTAS DE REPASO ......................................................... 180
INTRODUCIR Y PAGAR FACTURAS ....................................................................................... 182

UTILIZAR QUICKBOOKS PARA LAS CUENTAS POR PAGAR ...................................................................... 184
INTRODUCIR FACTURAS ............................................................................................................................... 185
PAGAR FACTURAS ......................................................................................................................................... 187
CÓMO QUICKBOOKS REGISTRA SUS PAGOS DE FACTURAS ..................................................................... 189
INTRODUCIR Y PAGAR FACTURAS – PREGUNTAS DE REPASO ................................................................ 192
ANÁLISIS DE DATOS FINANCIEROS ...................................................................................... 194

CREACIÓN DE QUICKREPORTS ................................................................................................................... 196
USO DEL ACERCAMIENTO EN QUICKREPORT ........................................................................................... 197
PERSONALIZACIÓN DE QUICKREPORTS .................................................................................................... 198
UTILIZANDO EL CENTRO DE INFORMES .................................................................................................... 201

CREACIÓN DE UN ESTADO DE SITUACIÓN DE COMPARACIÓN CON EL REPORTE DEL AÑO ANTERIOR
.......................................................................................................................................................................... 203
INFORMES FILTRADOS .................................................................................................................................. 204
GUARDAR INFORMES EN FORMATO PDF .................................................................................................. 205
USANDO QUICKZOOM EN UN INFORME ..................................................................................................... 206
MEMORIZACIÓN DE INFORMES ................................................................................................................... 208
CREACIÓN DE GRUPOS DE INFORMES MEMORIZADOS ............................................................................. 209
IMPRESIÓN DE INFORMES ............................................................................................................................ 210
PROCESANDO INFORMES EN GRUPOS ........................................................................................................ 211
PROCESANDO MÚLTIPLES INFORMES DIVERSOS ...................................................................................... 212
EL ENVÍO DE UN INFORME A MICROSOFT EXCEL® ................................................................................ 213
CREACIÓN DE UN GRÁFICO DE INGRESOS Y GASTOS ................................................................................ 214
USANDO QUICKZOOM CON GRÁFICOS ....................................................................................................... 216
PERSONALIZACIÓN DE CÓMO SE MUESTRAN LOS GRÁFICOS .................................................................. 217
ANÁLISIS DE DATOS FINANCIEROS - PREGUNTAS DE REPASO ............................................................... 218
CONFIGURACIÓN DE INVENTARIO ....................................................................................... 220

ACTIVACIÓN DE LA FUNCIÓN DE INVENTARIO ......................................................................................... 222
INTRODUCIR PRODUCTOS EN EL INVENTARIO ......................................................................................... 223
CREACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA ......................................................................................................... 226
CONSEGUIR UN INFORME DE LAS ÓRDENES DE COMPRA ....................................................................... 227
RECEPCIÓN DE INVENTARIO ....................................................................................................................... 228
INTRODUCCIÓN DE UNA FACTURA PARA LA RECEPCIÓN DE INVENTARIO ........................................... 229
AJUSTE MANUAL DE INVENTARIO .............................................................................................................. 231
AJUSTE DE UN MARCADO PREDETERMINADO .......................................................................................... 233
CONFIGURACIÓN DE INVENTARIO - PREGUNTAS DE REPASO ................................................................ 235
SEGUIMIENTO Y PAGO DE IMPUESTOS DE VENTA ......................................................... 237

DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS EN QUICKBOOKS ............................ 239
CONFIGURACIÓN DE LAS TASAS DE IMPUESTOS Y AGENCIAS ................................................................. 240
AGRUPACIÓN DEL CONJUNTO DE TASAS INDIVIDUALES ......................................................................... 241
IDENTIFICACIÓN DE SU IMPUESTO MÁS COMÚN ...................................................................................... 242
INDICA QUIÉN Y QUÉ GENERA IMPUESTOS ................................................................................................ 243

APLICACIÓN DE IMPUESTO A CADA VENTA ............................................................................................... 245
DETERMINACIÓN DE LO QUE DEBE ............................................................................................................ 246
PAGO DE SUS IMPUESTOS TRIBUTARIOS .................................................................................................... 249
SEGUIMIENTO Y PAGO DE IMPUESTOS DE VENTAS – REPASO ............................................................... 250
HACIENDO NÓMINA CON QUICKBOOKS ............................................................................. 252

CONFIGURACIÓN DE LA NÓMINA ................................................................................................................ 254
CONFIGURACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA NÓMINA DE LOS EMPLEADOS ...................................... 257
UTILIZAR VALORES PREDETERMINADOS DE LOS EMPLEADOS PARA ALMACENAR INFORMACIÓN
COMÚN ............................................................................................................................................................ 258
CONFIGURACIÓN DEL CALENDARIO DE NÓMINA ..................................................................................... 259

AGREGANDO A UN NUEVO EMPLEADO ....................................................................................................... 262
EL FUNCIONAMIENTO DE UN CALENDARIO DE PAGO .............................................................................. 264
VISUALIZACIÓN DEL CHEQUE DE PAGO ...................................................................................................... 267
IMPRIMIR CHEQUES DE PAGO DESPUÉS DE SALIR DE LA VENTANA PAGO A EMPLEADOS ................. 268
IMPRESIÓN Y ENVÍO DE CORREO DE RECIBOS DE PAGO DESPUÉS DE SALIR DE LA VENTANA PAGO A
EMPLEADOS .................................................................................................................................................... 269
PAGAR IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA ...................................................................................................... 271

ESCRIBIR UN CHEQUE DE IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA ...................................................................... 272
HACIENDO NÓMINA CON QUICKBOOKS - PREGUNTAS DE REPASO ...................................................... 274
ESTIMACIÓN Y PROGRESO DE FACTURACIÓN ................................................................. 276

COMENZANDO CON LAS COTIZACIONES Y PROGRESOS DE FACTURACIÓN ........................................... 278
CREACIÓN DE UNA ESTIMACIÓN ................................................................................................................. 279
CREACIÓN DE VARIAS COTIZACIONES ....................................................................................................... 280
CREACIÓN DE UNA FACTURA DE UNA ESTIMACIÓN ................................................................................. 282
VIENDO INFORMES DE COTIZACIONES ...................................................................................................... 284
LA ACTUALIZACIÓN DE ESTADO DE TAREAS ............................................................................................. 285
HACIENDO COTIZACIONES INACTIVAS ...................................................................................................... 286
LA ESTIMACIÓN Y EL PROGRESO DE ESTIMACIÓN - PREGUNTAS DE REPASO ..................................... 287
TIEMPO DE SEGUIMIENTO ...................................................................................................... 289


TIEMPO DE SEGUIMIENTO Y KILOMETRAJE .............................................................................................. 291
INTRODUCCIÓN DE DATOS DE TIEMPO ...................................................................................................... 292
REGISTRAR EL TIEMPO EMPLEADO EN HOJAS DE TIEMPO SEMANAL ................................................... 294
INTRODUCCIÓN DE KILOMETRAJE .............................................................................................................. 296
LA FACTURACIÓN DE UN CLIENTE PARA GASTOS FACTURABLES .......................................................... 297
PRESENTAR LOS INFORMES DE PROYECTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE TIEMPO .............................. 300
VISUALIZACIÓN DE DATOS DE TIEMPO DE FORMA MÁS DETALLADA ................................................... 301
CREACIÓN DE ARTÍCULOS PARA EL SERVICIO DE LOS SUBCONTRATISTAS .......................................... 302
REGISTRO DEL TIEMPO TRABAJADO DE UN NO EMPLEADO ................................................................... 304
PREPARACIÓN DE UN CHEQUE PARA PAGAR EL TIEMPO TRABAJADO DE UN NO EMPLEADO ........... 305
TIEMPO DE SEGUIMIENTO - PREGUNTAS DE REPASO ............................................................................. 306
PERSONALIZACIÓN DE FORMULARIOS Y REDACCIÓN DE CARTAS QUICKBOOKS 308

CREAR NUEVAS PLANTILLAS ....................................................................................................................... 310
PERSONALIZACIÓN DE CAMPOS EN LOS FORMULARIOS .......................................................................... 311
CAMBIO DE ORDEN DE CAMPOS EN FORMULARIOS ................................................................................. 313
PRESENTAR SU FORMULARIO PERSONALIZADO ....................................................................................... 315
EL DISEÑO DE FORMATOS PERSONALIZADOS PARA FORMULARIOS ..................................................... 317
CAMBIO DE LA POSICIÓN DE LOS CAMPOS EN FORMULARIOS ................................................................ 318
CAMBIO DE AMPLITUD DE CAMPO .............................................................................................................. 321
CAMBIO DE FUENTES, BORDES Y COLORES ............................................................................................... 322
VISTA PREVIA DE NUEVAS FORMULARIOS ................................................................................................. 324
PREPARACIÓN DE CARTAS DE COBRO ........................................................................................................ 325
EDITAR CARTAS QUICKBOOKS ................................................................................................................... 327
PERSONALIZACIÓN DE FORMULARIOS Y REDACCIÓN DE CARTAS QUICKBOOKS - PREGUNTAS DE
REPASO ............................................................................................................................................................ 329
TRABAJAR CON MÚLTIPLES MONEDAS .............................................................................. 331

CONFIGURACIÓN DE MÚLTIPLES MONEDAS .............................................................................................. 333
COMPRA Y VENTA DE PRODUCTOS EN VARIAS MONEDAS ...................................................................... 336
CREACIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA EN UNA MONEDA EXTRANJERA ............................................. 337
RECEPCIÓN DE INVENTARIO E INTRODUCCIÓN DE UNA FACTURA DE UN PROVEEDOR EXTRANJERO
.......................................................................................................................................................................... 338

CREACIÓN DE UNA FACTURA A CLIENTES PARA UNA TRANSACCIÓN MULTIMONEDA ...................... 339
TRABAJAR CON MÚLTIPLES MONEDAS - PREGUNTAS DE REPASO ........................................................ 340

Lección 1
Primeros Pasos
Leccion 1 – Primeros Pasos
Objetivos de la lección
Obtener una visión general del curso y los temas que se tratarán
Conocer cómo funciona QuickBooks y cómo moverse en QuickBooks
Aprender términos comerciales comunes utilizados por QuickBooks
Practicar el uso de las herramientas de ayuda de QuickBooks
Ver cómo salir de QuickBooks

Uso de formularios
Usted registra la mayor parte de sus transacciones comerciales diarias en un formulario de

QuickBooks, el cual parece un formulario de papel. He aquí un ejemplo del formulario utilizado
cuando se desea registrar una factura de uno de sus proveedores.
Uso de listas / List
La lista es otra característica básica de QuickBooks. Usted llenará la mayoría de los

formularios de Quickbooks seleccionando entradas de una lista.
Tenga en cuenta que en la ventana Introducir Factura encima de la información del Proveedor,
Términos , Cuenta , y Cliente / Campos de trabajo son extraídos de las listas.
QuickBooks tiene listas donde usted puede almacenar información sobre clientes,
proveedores, empleados, artículos o servicios que vende y así sucesivamente. Las listas
ahorran tiempo y ayudan a introducir la información de manera consistente y correcta.
Cuando se está llenando un formulario de factura y usted selecciona un nombre de cliente de

la lista de Cliente / Proyectos (Customer / Job), QuickBooks no sólo llena en el nombre, sino
también llena en la dirección , las condiciones de pago y el impuesto sobre las ventas del
cliente, basándose en la información introducida previamente sobre dicho cliente en el registro
del cliente en el Centro de Atención al Cliente / Customer Center.
Aquí está un ejemplo de la lista Clientes & Empleo en el Centro de Atención al Cliente/
Customer Center. Puede personalizar las columnas de la lista haciendo clic derecho en un
encabezado de columna y elegir Personalizar Columnas / Customize Columns.

Uso de registros
En adición a los formularios y las listas, también trabajará con registros en QuickBooks. Al
igual que usted utiliza su registro del talonario de cheques de papel para ver un registro de
todas las transacciones en su cuenta de cheques - cheques que has escrito, otros retiros que
ha realizado desde su cuenta, así como los depósitos - un registro de QuickBooks contiene un
registro de toda la actividad en la que uno cuenta. Casi cada QuickBooks cuenta en el hoja de
balance: activo, pasivo y capital. Ver la siguiente sección, Toda la Contabilidad que necesita
saber tienen su propio registro. (La excepción es Ganancias Retenidas)
Las Cuentas por Cobrar / Accounts Receivable son el registro del dinero que se adeuda a la
empresa, el pago, es decir, las facturas pendientes para las cuales una empresa no ha
recibido el pago de los clientes .
He aquí un ejemplo del registro de una cuenta de Cuentas por Cobrar.

Cómo moverse en QuickBooks
QuickBooks le proporciona acceso a la información para ayudarle a empezar.
1. Seleccione F1 en el teclado, o en el menú Ayuda / Help seleccione Ayuda de

QuickBooks -> Comenzar con QuickBooks. / QuickBooks Help -> Get started with
QuickBooks.

2. Haga clic en Descargar la Guía Oficial de Intuit QuickBooks. / Download the official
Intuit guide to QuickBooks.
3. A continuación, tendrá la posibilidad de descargar los manuales y guías de usuario de

QuickBooks haciendo clic en el sistema operativo para ampliar la lista de los recursos
disponibles.
Mediante la selección de QuickBooks para Windows / QuickBooks for Windows, tiene la

opción de abrir , descargar y guardar como PDF cualquiera o todos estos recursos : Guía de
inicio rápido QuickBooks 2017, Guía del usuario de QuickBooks 2017, y QuickBooks 2017: El
Manual Perdido. Estos recursos le servirán de guía a través de muchas tareas, incluyendo las
siguientes :
Manejo de las ventanas abiertas - QuickBooks puede ajustarse a laa pantalla una
ventana a la vez , o varias ventanas (organizado de lado a lado o en cascada)
Uso de la barra de menús - Usted puede encontrar todos los comandos de la barra de
menú
Uso de la barra de iconos de la parte superior - La barra de iconos de la parte superior

le permite gestionar su negocio más rápido y ofrece un rápido acceso a los Centros
Usando la parte izquierda de navegación - Los actos de navegación del lado izquierdo
como la barra de iconos, permiten atajos rápidos y fáciles. Utilice la barra superior de
icono, la navegación del lado izquierdo , o ninguna. No se puede utilizar ambas al mismo
tiempo.
Centros de QuickBooks - Para los clientes, proveedores, empleados , informes y

avances del banco, estos centros proporcionan acceso rápido a tareas comunes
Hacer la página de Inicio su punto de partida - La página de Inicio proporciona una

representación gráfica del flujo de trabajo, organizados en grupos lógicos
Obtener una visión global de su empresa - La pestaña de Ideas de la pantalla principal

le entrega información en tiempo real acerca de cómo su compañía está haciendo y
proporciona un lugar donde se puede realizar un seguimiento de las tareas que debe
ejecutar. También puede obtener información más detallada de la empresa de forma
instantánea que se encuentra en el menú desplegable Informes.

Toda la contabilidad que necesita saber
SOBRE EL CATÁLOGO DE CUENTAS / CHART OF ACCOUNTS
Catálogo de cuentas / Chart of Accounts
• El catálogo de cuentas es una lista completa de sus cuentas comerciales y de sus

saldos
• Una cuenta es una categoría de seguimiento para sus negocios activos, pasivos,
capital, ingresos y gastos
Al mantener los libros para una empresa, desea realizar un seguimiento:
• Cuando el llega el ingreso

• Dónde lo pones
• Cuáles son los gastos
• Y lo que se utiliza para pagarlos
Usted realiza un seguimiento de este flujo de dinero a través del Catálogo de Cuentas
SOBRE ACTIVOS, PASIVOS Y CAPITAL / ASSETS, LIABILITIES AND EQUITY
Activos / Assets
o Incluyen tanto lo que tiene y lo que otros le deben
o El dinero que le deben de facturas pendientes se llaman Cuentas por Cobrar o
CC, para abreviar. QuickBooks utiliza una cuenta de Cuentas por Cobrar para
rastrear el dinero que le deben los clientes por facturas, y puede que tenga Notas
por Cobrar adicionales si la empresa ha emitido préstamos que se deben de
devolución.
o El resto de los activos de su empresa puede incluir cuentas corrientes, cuentas de
ahorro, caja chica, los activos fijos (como equipo o camiones), el inventario y no
los fondos no depositados (dinero que ha recibido de los clientes, pero aún no se
han depositado en el banco) .
Pasivo / Liabilities
o Lo que su empresa debe a los demás
o El dinero que debe por Cuentas por Pagar son sus cuentas a pagar o C/P, para
abreviar. QuickBooks utiliza una cuenta de Cuentas por Pagar para rastrear el
dinero que debe a los vendedores o proveedores de cuentas.
o Un pasivo puede ser un préstamo formal, una cuenta sin pagar, o las ventas y los
impuestos sobre la nómina que debe al gobierno. Cuando configure sus archivos
de la empresa en QuickBooks, tenga en cuenta que a pesar de que las cuentas
sin pagar son pasivos, se establecerán como Cuentas por Pagar en QuickBooks.
Capital / Equity
o El capital es la diferencia entre lo que tiene (sus activos) y lo que debe (sus
pasivos): Capital = Activos – Pasivos

DINERO EN EFECTIVO FRENTE A LA CONTABILIDAD ACUMULATIVA
En base a lo Devengado / Cash Basis
• Los ingresos se registran cuando se recibe el dinero (de ventas) y los gastos se
registran cuando se abone el dinero (de cuentas). En otras palabras , los ingresos y
gastos se reconocen en base a la fecha en que el dinero cambia de manos.
En base a lo Percibido / Accrual Basis
• Los ingresos se registran en el momento de la venta y los gastos se registran cuando

se recibe la factura. En otras palabras , los ingresos y gastos se reconocen en base a
la fecha de los documentos.
CONSEJO: Puede establecer un cambio a la base de presentación por defecto (acumulados o

de efectivo) para los informes de resumen en las preferencias de la compañía, basados en el
método de contabilidad que ha elegido a efectos fiscales. Se puede cambiar la base de
presentación de los informes individuales (con excepción de los informes detallados de
transacciones) mediante la personalización de informes.
LA MEDICIÓN DE RENTABILIDAD DEL NEGOCIO
Estado de Situación / Balance Sheet - Una presentación instantánea de su empresa en

una fecha. Muestra:
• Lo que su negocio tiene, incluyendo lo que otros le deben a su negocio (activos y
cuentas por cobrar)
• Lo que su negocio debe a los demás, incluyendo a vendedores / proveedores (pasivos
y cuentas por pagar)
• El valor neto de su empresa (capital)
Reporte de Pérdidas y Ganancias / Profit & Lost statement - También conocido como
el Estado de Resultados, y cubre la actividad durante un periodo concreto con una fecha
de inicio y una fecha de finalización . Muestra:
• Ingresos
• Gastos
• Ganancia o pérdida neta (ingresos menos gastos)
Reporte de Flujo de Efectivo / Statement of Cash Flows - Esto también cubre la

actividad durante un periodo concreto con una fecha de inicio y una fecha de finalización .
Muestra:
• Recibos
• Pagos

ENTRADAS DE DIARIO / GENERAL JOURNAL TRANSACTIONS
Método contable tradicional

Conocida como la contabilidad de doble entrada
El importe total de la columna de Débito es igual a la cantidad total en la columna de
Crédito
Cada cantidad se asigna a una cuenta en el Catálogo de Cuentas
Para ver la entrada diaria para una transacción, abra la transacción y pulse Ctrl + Y o
desde la ficha Informes / Reports de la ventana de Transacción / Transaction haciendo
clic en Entradas de Diario / Transaction Journal.
Si es necesario, Personalice/ Customize el informe y opte por mostrar las columnas de
Crédito/ Credit y Débito/ Debit (en lugar de la columna Importe/ Amount)

Obtención de ayuda al utilizar QuickBooks
QuickBooks ofrece una amplia ayuda en varios formatos. Cuando tenga dudas, QuickBooks le
proporciona:
Ayuda en pantalla para proporcionar información conceptual y las instrucciones paso a
paso
Lo más reciente información sobre las características nuevas y mejoradas en la versión
actual de QuickBooks
La Guía de inicio rápido de QuickBooks
La Guía del usuario de QuickBooks
Soporte y enlaces Intuit para obtener respuestas a preguntas específicas
La ayuda en pantalla proporciona varios tipos diferentes de información:

Las explicaciones teóricas de cómo aplicar QuickBooks a la situación particular de su
empresa.
Instrucciones paso a paso
Un motor de búsqueda que le proporciona una lista de temas relacionados con la palabra
o frase que introduce
La información relevante para la tarea que está realizando actualmente
El acceso a los foros de la comunidad donde se pueden intercambiar informaciones con
expertos de QuickBooks

Para encontrar un tema en la pantalla de Ayuda:

1. Pulsar la tecla F1 o desde el menú Ayuda/ Help seleccione Ayuda QuickBooks/ Help
Esto nos lleva a la ventana de ¿Tiene alguna pregunta? / Have a Questions?.
2. En la ventana de ¿Tiene alguna pregunta? utiliza el cuadro de búsqueda para escribir una
serie de preguntas completas o palabras claves. QuickBooks muestra una lista de ayuda y
de artículos de ayuda y respuestas en el foro de la comunidad.

Salida de QuickBooks
A diferencia de la mayoría de los otros programas de Windows, QuickBooks no requiere que

usted guarde los datos antes de salir. Se hace un guardado automático mientras trabaja con
QuickBooks (tras cada transacción, cambio o eliminación) y cada vez que abandona el
programa.
Para salir de QuickBooks, en el menú Archivo/ File, elija Salir/ Exit.
Para evitar o reducir al mínimo la pérdida de datos, debe hacer copias de seguridad periódicas
en QuickBooks de los datos de la empresa. En el
caso de una pérdida de datos, puede restaurar los datos desde la copia de seguridad.
Para hacer una copia de seguridad, en el menú Archivo/ File, seleccione Copia de
Seguridad de la Empresa / Back Up Company. Una copia es una copia completa de su
archivo de datos que está destinado a ser restaurado en el caso de que usted esté
trabajando en un archivo que se vea comprometido. Es una buena práctica para
almacenar las copias de seguridad en una unidad diferente a la ubicación de su archivo de
trabajo.

Moviéndose entre archivos de la compañía
Si trabaja con varias compañías, podrá trabajar en QuickBooks con varios archivos de la
empresas. Puede cambiar de un archivo de empresa a otra en cualquier momento, pero se
puede tener un solo archivo de empresa abierto a la vez. (Dos excepciones son QuickBooks
Contador de Escritorio y QuickBooks Enterprise Solutions, que le permiten abrir dos archivos
de la empresa al mismo tiempo)
QuickBooks proporciona una manera fácil de encontrar y abrir un archivo de empresa que ha
trabajado antes.
Para abrir un archivo previamente abierto:

1. En el menú Archivo / File , seleccione Abrir Empresa Anterior/ Open Previous
Company..
2. En el submenú / Submenu, seleccione el archivo de la empresa que desea abrir.
Para cambiar el número de archivos de la empresa que se muestran en el submenú:

1. Asegúrese de que está conectado a un archivo de compañía QuickBooks como el usuario
administrador.
2. En el menú Archivo / File , seleccione Abrir la empresa anterior / Open Previous
Company.
3. Elegir Determinar el Número de Empresas Anteriores / Set number of previous
companies.
4. Introduzca el número de archivos de la empresa que desea visualizar en QuickBooks (hasta
20).
5. Haga clic en Aceptar / OK.
Alternativamente:
1. En el menú Archivo / File, seleccione Cerrar Empresa / Cierre de Sesión / Close
Company/Logoff.
2. Aparecerá la pantalla Ninguna Empresa Abierta / No Company Open.
3. Haga clic en Editar Lista / Edit List para ocultar las empresas que ya no desea que
aparezcan en esta lista o en la lista Abrir Empresa Anterior / Open Previous Company.
4. Haga clic con una marca de verificación en la columna Oculta, al lado de cada empresa que
ya no desea que aparezca en la lista.
5. Haga clic en Aceptar / OK.

Primeros pasos - Preguntas de repaso
1. Haz una lista de las tres principales formas de introducir datos en QuickBooks.
________________________, ________________________, ________________________
2. Haz una lista de las tres formas de acceder a características en QuickBooks.
________________________, ________________________, ________________________
2. ¿Qué métodos de contabilidad se pueden utilizar para crear informes en QuickBooks?
_____________________________
4. ¿Cuál de las siguientes usted no incluiría en el Catálogo de Cuentas?

a. Cuenta de cheques
b. Registro de Proveedor
c. Gasto de Depreciación
d. Cuentas por Pagar
5. ¿Cuál de los siguientes es un activo?

a. Cuentas por Pagar
b. Cuentas por Cobrar
c. Furgoneta de reparto de la empresa
d. Tanto a como b
e. Tanto b como c
6. ¿Cheques, ahorros y gastos menores deben establecerse como cuál de los siguientes tipos
de cuentas en QuickBooks?
a. Gastos
b. Otro activo corriente
c. Banco
d. Capital
7. ¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor un balance?

a. Un resumen de las finanzas de una empresa en el último año
b. Una financiera instantánea de una empresa en un punto específico en el tiempo
c. Un resumen de los ingresos y gastos de una empresa para un año fiscal
d. Ninguna de las anteriores.

Lección 2
Configuración
Lección 2 – Configuracion
Discutir las decisiones que se deben hacer antes de utilizar QuickBooks
Crear una nueva compañía QuickBooks utilizando los sencillos pasos para la entrevista
Configurar las preferencias de QuickBooks en la entrevista
Grabar el saldo de apertura de una cuenta de cheques
Introducir los clientes, los proyectos, proveedores, cuentas y artículos para una compañía
de QuickBooks

Creación de una Compañía en QuickBooks
Una compañía de QuickBooks contiene todos los registros financieros para un solo negocio.
Antes de poder utilizar QuickBooks tiene que decirle a QuickBooks acerca de su negocio para
que pueda configurar su archivo de empresa correctamente.
1. Inicio detallado / Detailed Start creará un nuevo archivo de empresa para usted basado en
algunas configuraciones estándar de la industria. (Cualquier ajuste fino del archivo de la
compañía se puede hacer más adelante.)
2. Inicio detallado abrirá sencillos pasos para la entrevista y le dará más control sobre los
ajustes de su archivo de empresa como lo configure.
3. Sus otras opciones son para crear un archivo copiando los datos de lista de un archivo
existente, o mediante la conversión de datos de otro sistema de contabilidad.
En la opción Inicio detallado (opción # 2 arriba) va a configurar lo siguiente utilizando los

sencillos pasos de la Entrevista:
Información de la compañía
Catálogo de cuentas sobre la base de su industria
Organización de la empresa
Información de ventas
Información de impuesto sobre las ventas
Cotizaciones
Recibos de ventas
Preferencias
Fecha de inicio de los negocios
La creación de una cuenta e introducción del balance de apertura
Revisión del Plan General de Contabilidad
Completar la configuración del archivo de la empresa

Sencillos pasos para comenzar la entrevista
Para empezar a añadir una nueva empresa:

1. Iniciar QuickBooks.
2. Haga clic en el botón Crear un Nuevo Archivo de Empresa (Create a new company
file) desde la ventana Ninguna Compañía Abierta (No Company Open) o elegir Nueva
Compañía (New Company) de en el menú Archivo (File).
3. Haga clic en el botón Inicio Detallado (Detalled Start) para iniciar los sencillos pasos de
la entrevista.
QuickBooks muestra la ventana Sencillos Pasos para la Entrevista (EasyStep Interview).

Introducción de información sobre la compañía
Para crear un nuevo archivo de compañía QuickBooks:

1. En la primera ventana de bienvenida para los sencillos pasos para la entrevista aparecerá
su ventana de Información de la empresa.
2. Introduzca el nombre de la empresa en el campo Nombre de la Compañía (Company
Name) y pulse la tecla Tab (Tab).
Cuando se pulsa Tab, QuickBooks introduce automáticamente el mismo nombre que
escribió en el campo Nombre Legal. QuickBooks utiliza el nombre de la empresa en todos
los informes.
3. Pulse la tecla Tab (Tab) de nuevo e introduzca el EIN o SSN en el campo de
Identificación Fiscal (Tax ID).
4. Complete la información de contacto que queda para la empresa, como QuickBooks
colocará esta información en los formularios de venta e informes fiscales cuando
comience a trabajar en el archivo.
Su pantalla debe parecerse a la siguiente.
5. Haga clic en Siguiente (Next).

Eligiendo la industria de la empresa
Para elegir el sector de la empresa para crear una catálogo de cuentas:

1. Cambiar la industria de la lista para ayudar a QuickBooks a compilar un catálogo de
Cuentas sugerido para su negocio.

Selección de cómo su empresa está organizada
Para seleccionar la organización de su empresa:

1. Elegir el tipo de entidad de la compañía. Esto permitirá a QuickBooks crear una asignación
de impuestos sugerido para su catálogo de cuentas.
3. Introduzca el mes de inicio del año fiscal del negocio (más comúnmente enero), y haga
clic en Siguiente (Next).
4. En la ventana Configure su contraseña de administrador (Set up your administrator
password), haga clic en Siguiente (Next). (Se puede establecer la contraseña en
cualquier momento.)
5. Haga clic en Siguiente (Next) para guardar el archivo de la compañía.
6. El nombre del archivo de su empresa (que termina en .QBW y elija la ubicación en su
equipo donde desea guardarlo).
7. Haga clic en Guardar (Save).

Personalización de QuickBooks para su negocio
Después de guardar el archivo de datos de la empresa, aparece la sección de personalización

de los sencillos pasos para la entrevista. Este el lugar donde usted indica:
Que vende
Cómo y cuando sus clientes le pagan
Cómo paga sus facturas
Basado en sus respuestas QuickBooks establece preferencias para el archivo de la compañía.

Las preferencias habilitan ciertas características del programa de QuickBooks.
Haga clic en Siguiente (Next).

Indicando lo que usted vende
Es necesario indicar lo que vende su negocio. En general, las empresas venden productos,
servicios o ambos. Margaret Lockhart proporciona servicios de consultoría, así como la venta
de productos, tales como telas.
Para indicar lo que vende:

1. Haga clic en Siguiente (Next) para pasar a la ventana ¿Qué vendes? (What do you
sell?).
2. Elija la opción adecuada para el negocio.

Introducción de información de ventas
Para las empresas de venta al por menor usted necesita indicar cómo desea introducir las
ventas. QuickBooks utiliza esta información para establecer recomendaciones para una
empresa de venta al por menor.
Para indicar como introducir las ventas:

1. En la ventana ¿Cómo va a introducir sus ventas en QuickBooks? (How will you enter
sales in QuickBooks?), seleccione la opción que mejor se adapte a las necesidades del
negocio.

Introducción de la información fiscal de la venta
Esta parte de los sencillos pasos para la entrevista pregunta si se carga el impuesto sobre las
ventas. Usted debe desactivar este ajuste de los impuestos sobre las ventas sólo si usted
nunca carga el impuesto sobre las ventas. A veces es incluso beneficioso activar esta función
para el seguimiento de las ventas al por mayor / al por menor, dependiendo de las
regulaciones de declaración de impuestos en su estado.
Para configurar QuickBooks para que continue cargando el impuesto sobre las
ventas:
1. Haga clic en Sí (Yes) en la ventana ¿Usted carga el impuesto sobre las ventas? (Do
you charge sales tax?)

Creación de Cotizaciones
Si usted proporciona cualquier tipo de Cotización o declaración - incluso un compromiso verbal

- hay muchas razones por las cuales utilizar Cotizaciones en QuickBooks.
Preparar Cotizaciones detalladas desde un aspecto profesional, declaraciones,

cotizaciones o propuestas para sus clientes
Crear una factura de la Cotización con un solo clic. QuickBooks crea entonces una factura
utilizando información de su Cotización
Crear informes que comparan los costes y los ingresos estimados en contra de sus costes
y los ingresos reales
Comparar sus costos reales en contra de lo que estimó
Seguir las Cotizaciones que siguen activas y fácilmente actualizar cada Cotización a
medida que continúe negociando con sus clientes
Para crear las Cotizaciones para su negocio:

1. En la ventana ¿Desea crear Cotizaciones en QuickBooks? (Do you want to create
estimates in QuickBooks?), seleccione la opción que mejor se adapte a la empresa.
2. Haga en clic en Siguiente (Next).

Creación de órdenes de compra
Las órdenes de compra le permiten grabar una orden para una venta antes de que realmente
se realice la venta. Estas formas son comunes en los negocios que ordenan productos para
llenar las órdenes o extraer órdenes del inventario antes de la facturación. (Piense en estas
formas como " órdenes de compra " entrantes de clientes.) Estas formas le permiten crear
facturas parciales de un pedido si tiene elementos de inventario de pedidos pendientes.
Para crear órdenes de compra para su negocio:

1. En la ventana Seguimiento de pedidos de los clientes en QuickBooks (Tracking
customer orders in QuickBooks) elegir la opción que mejor se adapte al negocio.

La elección de preferencias restantes
La siguiente serie de ventanas pregunta Sí o No y si desea habilitar o deshabilitar diferentes

características de QuickBooks en base a la necesidad de su empresa. Simplemente haga clic
en Sí (Yes) o No (No) y después haga clic en Siguiente (Next) para avanzar en la entrevista.
Opciones Descripción
Estados de Cuentas Pone los cargos de los estados de forma independiente de las facturas y
/ Billing Statements recibos de ventas
El progreso Facturación /
Crea cotizaciones individuales para ser facturas en fases
Progress invoicing
Seguimiento Facturas
Utiliza las cuentas por pagar módulo para rastrear las facturas y pagos de
Proveedores
facturas
/ Bill tracking
Inventario Utiliza el módulo de inventario para realizar un seguimiento de las cantidades
/ Inventory y los valores de inventario
Rastreo del tiempo Utiliza las tarjetas de tiempo para medir el tiempo de los empleados y
/ Track time subcontratistas
Empleados utilizar el módulo de nómina para gestionar la información y la nómina de los
/ Employees empleados
Siempre se podrá cambiar la configuración de preferencias más tarde, después de los

sencillos pasos de la entrevista. Cambiar las preferencias más adelante es posible,
accediendo al menú Editar (Edit), seleccionando Preferencias (Preferences), a continuación,
seleccionar el tipo de preferencia en el panel izquierdo.

La elección de una fecha de inicio
La fecha de inicio es la fecha que usted le proporciona a QuickBooks para que establezca una
visión financiera de los activos y pasivos de su empresa antes de comenzar a introducir
transacciones en vivo en QuickBooks. Por lo general, es el último día del período fiscal
anterior.
Para elegir una fecha de inicio:

1. En la ventana Usar Cuentas en QuickBooks (Using Accounts in QuickBooks) haga
clic en Siguiente (Next).
2. Elija la opción que más se ajuste a la configuración de la empresa.

Revisar el catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas se compone de cinco tipos de cuentas comunes a todas las empresas -
las cuentas de ingresos y gastos utilizados por el Reporte de Ganancia y Perdida, el activo,
pasivo y cuentas de capital utilizados por el Estado de Situación. Cada vez que se introduzca
una transacción, QuickBooks le pedirá que la categorice en uno de estos cinco tipos de
cuentas.
Puesto que eligió una industria de la lista anterior en la entrevista, QuickBooks ya ha creado
las cuentas de ingresos y gastos para su empresa sobre la base de esa elección.
Para revisar el catálogo de cuentas:

1. En la ventana Revisar las cuentas de ingresos y gastos (Review income and expense
accounts) a través de las cuentas predefinidas se puede obtener una idea de lo que se
incluye. Modificar las selecciones de acuerdo a sus necesidades de negocio por adición o
eliminación de marcas de verificación.
¡Felicitaciones! Ha completado el Sencillos Pasos de la Entrevista.

3. Haga clic en Ir a la Configuración (Go to Setup).
Aparecerá la pantalla de configuración de QuickBooks.
Después de haber completado los sencillos pasos de la entrevista, utilice la información en las
opciones de Ayuda descritas más adelante en este documento para ayudarle a hacer cambios
y ajustes a su archivo de la empresa.

Introducción de las cuentas bancarias y los saldos de apertura
Las cuentas de Estado de Situación de los Catálogos de Cuentas en QuickBooks comienzan

con un saldo inicial de cero. Antes de comenzar a trabajar en QuickBooks es necesario
introducir un saldo inicial para cada estado de situación de sus cuentas a su Fecha de Inicio.
Para introducir la información de la cuenta bancaria:

1. En la sección Añadir sus cuentas bancarias (Add your bank accounts) de la pantalla
Configuración de QuickBooks, haga clic en Agregar (Add).
2. Nombre cada cuenta bancaria en la columna Nombre de Cuenta (Account Name). Sea
descriptivo con las empresas que tienen múltiples cuentas bancarias para eliminar
confusión.
3. Si usted está usando los números de cuenta en QuickBooks (para identificar las
categorías en el Catálogo de Cuentas), asegúrese de introducir el número correspondiente
en la columna Número de Cuenta (Account Number). Nota: ¡Este no es el lugar donde
se introduce el número real de cuenta bancaria del banco!
4. Para el Balance Inicial (Opening Balance) introduzca el saldo de la cuenta a partir de la
fecha en la que está comenzando el archivo.
5. Para la Fecha del Balance Inicial (Opening Balance Date) use la fecha que está
utilizando para iniciar el archivo. Nota: La cantidad del balance inicial debe reflejar el
equilibrio en la columna fecha del balance inicial.

8. Click Save & Close to record the bill.
IMPORTANTE: La acción de arriba crea un aumento al balance de su cuenta de

IMPORTANT
cheques You
y :un can also
aumento deenter bills andenvendor
su balance credits
cuentas directly inicial
del balance in the del
Accounts
capital.Payable register, which may
allow for faster data entry. However, this does not provide as much room for memos or allow for multiple
expense accounts.
1. Haga clic en Continuar (Continue).
2. En la pantalla Ordenar Cheques (Order Checks) seleccionar No, gracias (No Thanks)
NOTES
(o Sí, recordar más adelante(Yes, remind me later)) y haga clic en Continuar
(Continue).
3. ( Si ha seleccionado Sí, recordar más adelante(Yes, remind me later), verá la pantalla
de Crear Alerta en relación con la impresión de cheques.)
4. Haga clic en Comenzar a Trabajar (Start Working).
5. Cierre el Centro de Inicio Rápido.
QuickBooks 2016 Student Guide 7

Completando los ajustes de los archivos de la empresa
Después de haber creado el archivo de la empresa utilizando los sencillos pasos de la

Entrevista, puede comenzar a utilizar QuickBooks para gestionar su negocio.
Sin embargo, hay algunas tareas adicionales que puede necesitar para asegurarse de que el
archivo de la compañía está configurado correctamente y que los datos están completos.
QUICKBOOKS ESTÁ BASADO EN UNA LISTA DE CUATRO CONCEPTOS CLAVES

Cuentas / Accounts
Artículos / Items
Clientes y Trabajo / Customers & Jobs
Proveedores / Proveedores

Añadir Clientes
Su lista de Clientes es la lista que mostrará las formas de venta (órdenes de venta,
Cotizaciones, facturas, recibos de ventas) y Cuentas por Cobrar.
Para agregar un cliente:

1. Hay varias maneras de hacer casi cualquier cosa en QuickBooks. Para acceder al Centro
de atención al cliente tiene cuatro opciones:
- Haga clic en Clientes (Customers) en la mano izquierda o la barra de iconos de la
parte superior (en función de sus opciones de vista)
- Seleccione Centro de atención al cliente (Customer Center) en la barra de menú
desplegable Clientes (Customers)
- En la Pantalla de Inicio (Home Screen), haga clic en la pestaña azul Clientes
(Customers) en la sección Clientes (Customers)
- Presione CTRL + J
2. Haga clic en el botón de menú Nuevo Cliente y Trabajo (New Customer & Job) luego
elija Nuevo Cliente (New Customers).
3. En el campo Nombre del Cliente (Customer Name) introduzca el nombre del cliente
como desee que aparezca en su lista Clientes y Trabajo.
4. Pulse la tecla Tab (Tab) en el campo Balance Inicial (Opening Balance) para dejar este
campo en blanco.
El campo Balance Inicial indica la cantidad que cada cliente le debe a su fecha de inicio de
manera que cuando se introduce el resto de sus transacciones desde el día después de su
fecha de inicio en el día, todos los saldos desde la fecha de inicio serán exactos.
En general se recomienda introducir las facturas pendientes individuales una a una
siempre que sea posible, en lugar de entrar en el saldo pendiente de pago en el campo
Balance Inicial.
5. Complete la información de contacto del cliente de manera apropiada.

Puede tener y usar más de una dirección de envío por cliente o trabajo. Añada con el menú
desplegable Dirección de Envío (Ship To) o haciendo clic en el signo + en la esquina inferior
derecha.
Lesson 8 — Entering and Paying Bills Entering Bi
7. Use the Expenses tab to enter expenses from the bill and post them directly to expense accounts (you can use
more than one line to refer to different types of expenses), and specify the dollar amount of each expense. The
amounts should add up to the total amount due on the bill.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para agregar este cliente.
El Centro de atención al cliente aparece con la lista de Clientes y Lista de Proyectos /

Customers & Jobs List a lo largo del lado izquierdo.
IMPORTANTE: Los Clientes y Lista de Proyectos / Customers & Jobs List es la

misma lista que Cliente / Proyecto. Se llama Clientes & Proyectos / Customer & Jobs
IMPORTANT: You can also enter bills and vendor credits directly in the Accounts Payable register, which may
en el for
allow Centro
fasterdedata
atención
entry. al cliente ythis
However, llamada Cliente:
does not Proyecto
provide enroom
as much los formularios.
for memos orA allow for multiple
veces
expensetambién se refiere simplemente como la lista de los Clientes.
accounts.
NOTES
Añadir un Proyecto
No es necesario añadir un Proyecto a Clientes y Lista de Proyectos / Customer & Jobs si su

empresa nunca hace más de un trabajo o proyecto por cliente. Los puestos de trabajo en
QuickBooks son opcionales. Si a menudo se realizan varios trabajos para el mismo cliente
puede utilizar puestos de trabajo en QuickBooks para darle seguimiento a la actividad de cada
trabajo por separado.
El Cliente: la jerarquía de empleo puede ser personalizada para satisfacer muchas

necesidades diferentes y se utiliza comúnmente en la construcción. Esta característica le
permite utilizar al cliente como causa en las que agrupar varios puestos de trabajo. (Otro uso
común de puestos de trabajo es para los abogados, que manejan más de un asunto por cada
cliente).
Lesson 8 — Entering and Paying Bills Entering Bills
7. UsePara agregar un
the Expenses tabtrabajo
to enterpara un cliente:
expenses from the bill and post them directly to expense accounts (you can use
1.more
Enthan
la lista
oneClientes & Proyecto
line to refer to different(Customers & Jobs)and
types of expenses), haga clic derecho
specify enamount
the dollar el nombre del expense. The
of each
cliente al que le gustaría añadir un Proyecto y seleccione Añadir Proyecto (Add Job).
2. Nombre el trabajo en el campo Nombre del Proyecto (Job Name).
3. Para los saldos iniciales se refieren a la información en Añadir Cliente en el capítulo
anterior.
4. Haga clic en Aceptar (OK).

5. Si ve un mensaje acerca de una transacción pasada o futura, haga clic en Sí (Yes) para
guardar la transacción.
El trabajo ahora aparecerá bajo el Cliente (también conocida como causa) en la lista de
losSave
8. Click clientes.
& Close to record the bill.
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que hay más pestañas con la información que se puede
agregar
IMPORTANTal :Cliente:
You canConfiguración
also enter billsdeand
trabajo.
vendorEstas características
credits directly in theincluyen
Accountsla Payable
información
register, which may
allow for faster data entry. However, this does not provide as much room
de pago, representante de ventas y el estado del trabajo. Es importante entender susfor memos or allow for multiple
expense accounts.
objetivos de seguimiento e informes para asegurar que estas características se configuran
y se utilizan adecuadamente.
NOTES
Añadir Proveedores
Con el fin de pagar sus cuentas con QuickBooks usted deberá añadir sus Proovedores (a
veces referido como proveedores). Casi todo el mundo al que usted le paga, con excepción de
los empleados, es un proveedor. Su lista de proveedores suministra los nombres disponibles
en los formularios de compra como órdenes de compra, créditos de proveedores, pagos de
impuestos sobre las ventas, pagos de impuestos de nóminas y facturas.
Para agregar un proveedor:

1. Al igual que con el Centro de atención al cliente, hay múltiples formas de acceder al
Centro de proveedores en QuickBooks.
- Haga clic en Proovedores (Vendors) desde el lado izquierdo o barra de iconos
superior (dependiendo de las opciones de vista)
- Elija Centro de Proveedor (Vendor Center) desde el desplegable Proovedores
(Vendors) en la barra de menú
7. -UseDesde
the Expenses tab to
la Pantalla deenter expenses
Inicio (Home from the billhaga
Screen), and clic
posten
them directly to
la pestaña expense accounts (you can use
Proovedores
(Vendors) en la sección Proovedores (Vendors).
2. Haga clic en el botón Nuevo Proveedores (New Vendor) y elegir Nuevo Proveedor
(New Vendor).
3. En el campo Nombre Proveedor (Vendor Name) introducir el nombre del proveedor
como desee que aparezca en su lista de proveedores.
4. En el campo Balance Inicial (Opening Balance) esto se trata al igual que las entradas
del Centro de atención al cliente. Puede introducir un balance adeudado al proveedor a
partir de la fecha de inicio del archivo, pero es una mejor práctica introducir facturas
abiertas individuales cuando pueda.
5. Introduzca la información restante del proveedor adecuadamente.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para agregar este proveedor.
El nuevo proveedor aparece en la lista de proveedores.
7.8. Cerrar el Centro

Click Save de Vendedor.
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que hay pestañas adicionales en la ventana de

IMPORTANT: You
configuración delcan also enter
proveedor. bills and
Siéntase vendor
libre creditslas
de utilizar directly in the Accounts
características que sePayable
aplican register, which may
aallow for faster data entry. However, this does not provide as much room for memos or allow for multiple
su negocio. Prestar especial atención a la pestaña de configuración de impuestos si
expense accounts.
se desea ejecutar informes 1099 de QuickBooks.
NOTES

Configuración de cuentas adicionales
Durante los sencillos pasos de la entrevista usted añadió sus cuentas bancarias.
Hay dos tipos básicos de cuentas:

Las cuentas de estado de situación, tales como ahorros o de cheques
Las cuentas que se utilizan para grupo de transacciones a efectos de información, como
las cuentas de ingresos y gastos
Las cuentas de ingresos y gastos le dan seguimiento a las fuentes de sus ingresos y al
propósito de cada gasto. Al registra las transacciones, por lo general, se asigna la cantidad de
la transacción a una o más cuentas de ingresos o gastos.
Las cuentas son el núcleo de QuickBooks. Cada operación de contabilización (que es una
operación que no afecta el libro mayor) se asigna de una cuenta a otra. Por ejemplo, cuando
se compra papel para la impresora de la oficina usted está tomando el dinero de la cuenta
bancaria y registrándolo en una cuenta de gastos del material de oficina. Su plan de cuentas
es el hogar de todas las cuentas (también conocidos como categorías) que se muestran en
sus informes financieros.
Para añadir una cuenta:

1. En el menú Listas (Lists) elegir Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts) (o presione
CTRL + A).
2. Haga clic en el botón de menú Cuenta (Account) (en la parte inferior izquierda de la
ventana) y seleccione Nuevo (New) (o presione CTRL + N en la ventana de Cuentas
Catalogadas (Chart Account)).
3. En la ventana Agregar Nueva Cuenta (Add New Account) elegir el tipo de cuenta
apropiada, a continuación, haga clic en Continuar (Continue).
4. Haga clic en el campo Nombre de la Cuenta (Account Name) y el nombre de la cuenta
de forma adecuada.

5. En la lista desplegable Asignación de Líneas de Impuestos (Tax Line Mapping) elegir

la asignación apropiada de acuerdo con la estructura del negocio (o dejar en blanco si no
está seguro).
6. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close).

Añadir Artículos
Los artículos son lo que usamos en los formularios de ventas como Cotizaciones, órdenes de
venta, facturas y recibos de venta. Los artículos muestran los productos / servicios que se
venden y cada artículo se asigna a una o más cuentas en QuickBooks. Los productos se
pueden asignar a uno, dos o tres cuentas en QuickBooks, dependiendo de la configuración del
elemento.
Los artículos de una partes - Estos son artículos que utilizamos únicamente para una
venta o un formulario de compra, pero no ambos. Por ejemplo, si usted vende servicios de
consultoría. es posible que tenga un elemento llamado Consultoría para el uso en sus
facturas. Este objeto se asigna a una cuenta de ingresos para que las vea en su Reporte
de Ganancias y Pérdidas. Si se utilizara este artículo en una transacción de compra, sería
publicar una transacción negativa a su cuenta de resultados.
Los productos de dos partes - Estos son artículos que utilizamos tanto en una venta como
en un formulario de compra. La configuración de estos elementos le permite enviarlos a
una cuenta de ingresos cuando se utiliza en un formulario de ventas y luego a una cuenta
de gastos cuando se utiliza el elemento en un formulario de compra.
Los productos de tres partes – Estos son artículos que se utilizan para el inventario. La
configuración de estos elementos le permite comprar el artículo y recibirlo en su cuenta de
inventario de activos (parte 1). Cuando se vende el inventario de los puestos de artículos a
su cuenta de ingresos (parte 2) y también hace un Costo de las Ventas de entrada (parte
3).
En esta sección, vamos a mirar un registro de artículos de una parte.

Para añadir un artículo de una parte:

1. En el menú Listas (Lists) elegir la Lista de Artículos (Item List).
2. Haga clic en el botón de menú Artículo (Item) en la parte inferior izquierda de la ventana y
seleccione Nuevo (New).

3. En la ventana Nuevo artículo (New Item) elegir un tipo de elemento de la lista

8. desplegable
Click Save &Tipo
Close to record the bill.
(Type).
Lesson 8 IMPORTANTE : Cuando

— Entering and Paying Bills seleccione un artículo escriba una descripción de la forma en Entering Bi
laIMPORTANT : You can

que el artículo also utilizar,
se debe enter bills and vendor
aparecerá a lacredits
derechadirectly in the desplegable.
del cuadro Accounts Payable register, which may
7. Use allow
the Expenses
for fastertab
datatoentry.
enter However,
expenses this
fromdoes
the bill
notand post as
provide them directly
much roomtofor
expense
memosaccounts (you
or allow for can use
multiple
moreexpense
than one line to
accounts. refer to different types of expenses), and specify the dollar amount of each expense. The
NOTES
1. Asigne un nombre o número al artículo en el campo Nombre / Número del Artículo (Item
Name/Number).
2. En el campo Descripción (Description) introduzca la información que desea que
aparezca por defecto cuando se use este artículo en un formulario.
3. Usted puede asignar un estándar por unidad de precio de venta en el campo Tarifa.
4. En el campo Código de Impuestos (Tax Code) asignar un código contributivo o no
8. contributivo
Click Save &estándar.
IMPORTANTE: A los artículos marcados como no tributable en el programa de

instalación no se le acumularán impuesto sobre las ventas en los formularios de venta.
Vea la sección
expense de formación de impuestos de ventas para obtener información
accounts.
adicional.
5. En elNOTES
campo Cuenta (Account) elegir la cuenta de ingresos a la que desea enviar el
artículo cuando se utilice en los formularios de venta.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para agregar el nuevo artículos a la lista de artículos.
7. Cierre la lista de elementos.

Introducción de las transacciones históricas
Si su fecha de inicio en QuickBooks es anterior a la fecha de hoy, es necesario introducir las

transacciones pasadas para que tenga registros financieros completos a partir de la fecha de
inicio de cara al futuro. Es importante introducir las transacciones históricas en este orden:
1. Todas las ventas (recibos, facturas, notas de crédito, u otros reportes de cargos).
2. Los pagos de clientes recibidos para las facturas pendientes después de la fecha de inicio.
3. Facturas y créditos en la factura (también conocidos como créditos de proveedores)
recibidos desde la fecha de inicio.
4. Facturas pagadas desde la fecha de inicio.
5. Los depósitos realizados a cualquiera de las cuentas desde la fecha de inicio.
6. Y los demás controles escritos y cargos de tarjeta de crédito realizados (excepto para
pagar las facturas), así como los gastos bancarios y los pagos pre - autorizados desde la
fecha de inicio.

Configuración de QuickBooks - Preguntas de repaso
1. Durante los sencillos pasos de la entrevista, QuickBooks crea cuentas de ingresos y

gastos basadas en la ____________________ de su empresa
2. Al configurar un archivo de compañía en QuickBooks, ¿qué significa la fecha de inicio?

a. La fecha de creación del negocio
b. La primera fecha del año fiscal de la empresa
c. La fecha en que la empresa adquirió QuickBooks
d. La fecha desde la que se van a ingresar las transacciones en QuickBooks
3. Al configurar un archivo de compañía en QuickBooks al comienzo de un período fiscal,

¿cuál normalmente seleccionaría de los siguientes como la fecha de inicio?
a. El primer día del período fiscal en curso
b. El último día del período fiscal anterior
4. Verdadero o falso: Una vez que haya establecido el catálogo de cuentas no se pueden
agregar, eliminar o modificar cuentas.
a. Verdadero
b. Falso
5. Antes de trabajar en QuickBooks es necesario introducir un _______________________

para cada cuenta.
6. Verdadero o falso: La elección de una organización de la empresa asocia un formulario de

impuestos a su empresa en el archivo de QuickBooks.
a. Verdadero
b. Falso
7. En QuickBooks, ¿cuál de las siguientes conecta las cuentas de ingresos y gastos con las
líneas de impuestos?
a. Ayuda a mantener su empresa rentable
b. Ayuda en la preparación de impuestos sobre la renta
c. Ayuda a mantener un registro de impuestos sobre las ventas que usted debe
d. Ambas b y c

Lección 3
Trabajando con Listas
Lección 3 – Trabajando con Listas
Editar el Catálogo de Cuentas de la compañía
Añadir un nuevo cliente a la lista Clientes & Proyectos
Añadir un nuevo proveedor a la lista Proveedores
Aprender sobre los campos personalizados y practicar añadiendo campos personalizados
Ver la forma de gestionar las listas en QuickBooks

Uso de las listas de QuickBooks
Las listas de QuickBooks organizan una amplia variedad de información, incluyendo datos
sobre clientes, proveedores, artículos de inventario y mucho más. Las listas ahorran tiempo,
ayudando a introducir la información consistente y correcta. Como:
Los nombres, direcciones y otra información acerca de los clientes
La información para ponerse en contacto con los proveedores
Las descripciones y precios de los productos y servicios

Edición del catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas es la lista más importante porque muestra cuánto tiene su negocio,
cuánto debe, cuánto dinero se ha entrado y cuánto es el gasto.
Para visualizar el catálogo de cuentas:

1. Desde el menú Listas (Lists) elegir Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts) o pulse
Ctrl + A.
2. Para desplazarse por la lista.
El Cátalogo de Cuentas muestra en primer lugar los estados de situación de las cuentas,
seguidos de los ingresos y gastos de forma predeterminada. Si lo desea, puede hacer clic en
los encabezados de columna para ordenar por nombre o equilibrar en vez de escribir.

Edición de una cuenta
Para editar una cuenta:

1. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Account), encontrar la cuenta que desea editar y, a
continuación, haga clic en ella una vez para resaltar la fila.
2. Haga clic derecho en la fila y haga clic en Editar (Edit) o haga clic en el botón de menú
Cuenta (Account) después seleccione Editar Cuenta (Edit Account).
3.Lesson
Editar
8 — la información
Entering enBills
and Paying consecuencia. Entering Bi

IMPORTANTE: Parte de la información, como el Tipo de Cuenta, no se cambia

fácilmente. Si desea establecer una cuenta por error y está tratando de modificarla,
puede eliminar
allow for faster la cuenta
data entry.y However,
empezar this
de nuevo, suponiendo
does not provide asque
muchno room
hay transacciones
for memos or allow for multiple
que se hanaccounts.
expense publicado a la misma.
NOTES

Añadir una subcuenta
Una subcuenta es una forma de romper una cuenta en subcategorías a efectos de notificación.
Subcuentas muestran como líneas con sangría en informes con arreglo a la cuenta principal, o
"padre". Esta jerarquía permite expandir informes para mostrar todas las subcuentas en virtud
de un padre, o para contraer todas las subcuentas en una cuenta de nivel superior por una
línea de vista de los informes.
Para añadir una subcuenta:

1. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga clic en el botón de menú Cuenta
(Account) y luego elija Nuevo (New).
2. Seleccione el tipo de cuenta apropiada (esta debe ser del mismo tipo de cuenta que la
cuenta matriz).
4. Asignar un nombre de cuenta y el número apropiado en su caso.
5. Seleccione la casilla de verificación de la Subcuenta de (Subaccount of), a continuación,
seleccione la cuenta matriz de la lista desplegable.
QuickBooks muestra la nueva subcuenta en la lista Catálogo de Cuentas.
7. Cierre el Catálogo de Cuentas.

Centros de cliente, proveedor y empleado
Los Centros de Cliente, Proveedor y Empleado consolidan y organizan la información

importante. Los centros contienen los nombres, direcciones y otra información sobre los
nombres en estas listas. Estos también tienen información más específica, Contactos, Notas,
Quehaceres y los Correos Electrónicos Enviados, campos personalizados y otros detalles que
es posible que desee seguir de cada cliente, proveedor o empleado.

Campos de contacto del cliente
Los Centros de Cliente, Proveedor y Empleado incluyen ocho campos de información de

contacto personalizado. Los ocho campos de contacto, de los números de teléfono,
direcciones de correo electrónico y URL pueden ser personalizados por la lista desplegable de
las descripciones disponibles de contacto (teléfonos móviles, información de medios de
comunicación social, etc.).

Trabajar con el centro de atención al cliente y la lista clientes y proyectos
Los Clientes de la lista Centro de Atención al Cliente y Proyectos almacena nombres,

direcciones y otra información acerca de sus clientes. También contiene información sobre los
trabajos o proyectos que es posible que desee seguir de cada cliente.
AÑADIR CLIENTES
Su lista Cliente es la lista que mostrará los formularios de venta (órdenes de venta,
presupuestos, facturas, recibos de ventas) y Cuentas por Cobrar.
Para añadir un cliente:

1. Hay varias maneras de hacer casi cualquier cosa en QuickBooks. Para acceder al Centro
de Atención al Cliente, tiene cuatro opciones:
− Haga clic en Clientes (Customers) desde la mano izquierda o la barra de iconos de
la parte superior (en función de sus Opciones de vista)
− Seleccione Centro de Atención al Cliente (Customer Center) desde el desplegable
Clientes (Customers) en la barra de menú
− En la Pantalla de Inicio (Home Screen), haga clic en la pestaña azul Clientes
(Customers) en la sección de Clientes (Customers)
− Presione CTRL + J
2. Haga clic en el botón de menú Nuevo Cliente y Proyecto (New Customer & Job) y
luego elija Nuevo cliente (New Customer).
3. En el campo Nombre del Cliente (Customer Name), escriba el nombre del cliente como
desea que aparezca en su lista Clientes y Proyectos.
4. Pulse la tecla Tab (Tab) en el campo Balance Inicial (Opening Balance) para dejar este
campo en blanco.
El campo Balance Inicial que indica la cantidad que cada cliente le debe a su fecha de
inicio de manera que cuando se introduce el resto de sus transacciones desde el día
después de su fecha de inicio en el día, todos los saldos desde la fecha de inicio serán
exactos.
En general se recomienda introducir las facturas pendientes individuales una a una
siempre que sea posible, en lugar de introducir el saldo pendiente de pago en el
campo Balance Inicial.
5. Complete la información de contacto del cliente de manera apropiada.

Puede tener y usar más de una dirección de envío por cliente o proyecto. Añádalo al
desplegable Enviar A (Ship To) o haciendo clic en el signo + en la esquina inferior derecha.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para agregar este cliente.
El Centro de Atención al Cliente aparece con la lista Clientes y Proyectos a lo largo del lado
izquierdo.
IMPORTANTE: La lista Clientes & Proyectos es la misma lista que la lista Clientes /
Proyecto. Se llama Clientes & Proyecto en el Centro de Atención al Cliente y se llama
Cliente: Proyecto
IMPORTANT en los
: You can alsoformularios. A veces
enter bills and vendortambién
credits se refiere
directly simplemente
in the Accounts como la register, which may
Payable
allow for faster
lista Clientes. data entry. However, this does not provide as much room for memos or allow for multiple
expense accounts.
SUMINISTRE INFORMACIÓN ADICIONAL DEL CLIENTE

NOTES
Hay pestañas adicionales para la configuración de pagos, configuración de ventas,

configuración de impuestos, información adicional y de Información del trabajo donde se
puede proporcionar otra información importante.

Ajustes de impuesto sobre las ventas
Hay varios niveles de imposición fiscal en QuickBooks. La tributación puede ser asignada por
el artículo, el cliente, y cada venta individual para:
Artículo sujeto a impuestos por defecto (Item default taxability) - Determina si el

artículo se muestra como pasivo o no está sujeto a impuestos cada vez que se utiliza en
un formulario de ventas. Esta es una configuración predeterminada que puede ser
cambiado de forma individual cuando se utiliza el artículo.
Cliente sujeto a impuestos por defecto
− Código Tributario (Tax Code) - Aquí se puede configurar un cliente para ser pasivo o
no sujeto a impuestos. Si el cliente está configurado como no imponible, esto anula la
configuración del artículo cuando los artículos pasivos se utilizan en un formulario de
ventas. Esto se puede cambiar en un formulario de ventas.
− Impuestos de Artículo (Tax Item) - Esta es la línea de impuestos del artículo a la que
las ventas de mora del cliente que serán predeterminadas en el Reporte de Impuestos
sobre Venta. Si el código de impuestos del cliente es fiscal, se le asignará la tasa del
Impuesto de artículos desplegable. Si el código de impuestos del cliente es No, no se
aplicará la tarifa, pero la venta será todavía agrupada con esa tasa en el Reporte de
Impuesto sobre Venta. Esto también se puede cambiar en una formulario de venta.

La pestaña Configuración de Pagos es el lugar donde se introducen los números de cuenta de

los clientes y los límites de crédito. También puede registrar información sobre las condiciones
de pago de cada cliente, el método preferido de entrega de facturas, y la forma de pago
preferida. Para los clientes que pagan con tarjeta de crédito, puede introducir números de
tarjetas de crédito y fecha de caducidad.

Las transacciones desde la lista clientes y proyectos
Haga clic derecho en cualquier cliente o proyecto, en la lista Clientes y Proyecto se abre un
menú que incluye puntos de acceso para el lanzamiento de diferentes operaciones y funciones
relacionadas con los clientes, tales como:
Crear facturas
Crear notas de crédito / reembolsos
Crear estimaciones
Crear declaraciones
Introduzca Recibos de Ventas
Introduzca Cargos Declaración
Crear órdenes de venta
Recibir pagos
Hacer Depósitos

Trabajar con el centro de empleados
Para agregar un nuevo empleado:

1. Al igual que el Centro de Atención al Cliente, hay múltiples formas de acceder al Centro de
Empleado en QuickBooks:
− Haga clic en Empleados (Employees) desde la mano izquierda o la barra de iconos
de la parte superior (en función de sus opciones de Vista)
− Seleccione Centro de Empleados (Employee Center) de la lista desplegable
Empleados (Employees) en la barra de menú
− En la Pantalla de Inicio (Home Screen), haga clic en la pestaña azul Empleados
(Employees)en la sección Empleados (Employees)
2. Haga clic en Nuevo Empleado (New Employee) en la parte superior del Centro de
Empleados (Employee
more than one Center).
line to refer to different types of expenses), and specify the dollar amount of each expense. The
3. Complete toda la información de los empleados.

4.8. Haga
Click clic
Saveen&Aceptar
Close to(OK).
record the bill.
IMPORTANTE: La nómina requiere una configuración adicional para estar lista para
IMPORTANT
su : You can
procesamiento also de
dentro enter bills and vendor credits directly in the Accounts Payable register, which may
QuickBooks.
expense accounts.
NOTES

Trabajar con el centro de proveedor
La lista de Proveedores del Centro de Proveedor es el lugar donde se registra la información

sobre las compañías o personas de las que compra bienes o servicios.
AÑADIR SUPLIDORES
Con el fin de pagar sus cuentas con QuickBooks, es necesario agregar a sus proveedores (a
veces conocido como suplidores). Casi todo el mundo al que le paga, con excepción de los
empleados, es un proveedor. Su lista de proveedores suministra los nombres disponibles en
los formularios de compra como órdenes de compra, facturas, cheques, créditos de
proveedores, pagos de impuestos sobre las ventas, pagos de impuestos de nóminas y
facturas.
Para agregar un proveedor:

1. Al igual que el Centro de Atención al Cliente y el Centro de Empleado, hay múltiples
formas de acceder al Centro de Proveedores en QuickBooks.
− Haga clic en Proveedores (Vendors) desde el lado izquierdo o barra de iconos
superior (dependiendo de las Opciones de vista)
− Elija Centro de Proveedor (Vendor Center) del desplegable Proveedores (Vendors)
en la barra de menú
− En la Pantalla de Inicio (Home Screen), haga clic en la pestaña Proveedores
(Vendors) en la sección Proveedores (Vendors)
2. Haga clic en el botón Nuevo Proveedor (New Vendor) y elegir Nuevo Proveedor (New
Vendor).
3. En el campo Nombre de Proveedor (Vendor Name), escriba el nombre del proveedor
como desee que aparezca en su lista de proveedores.
4. En el campo Balance Inicial (Opening Balance), esto se trata de lo mismo que las
entradas del Centro de Atención al Cliente. Puede introducir un saldo adeudado al
proveedor a partir de la fecha de inicio del archivo, pero es una mejor práctica introducir en
cuentas abiertas individuales cuando pueda.
5. Introduzca la información del proveedor restante adecuadamente.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para agregar este proveedor.
El nuevo proveedor aparece en la lista de Proveedores.

7. Cierre el Centro de Proveedor.

IMPORTANTE: Tenga en cuenta que hay pestañas adicionales en la ventana de
configuración del proveedor. Siéntase libre de utilizar estas características que se
aplican a su
IMPORTANT negocio.
: You Prestar
can also especial
enter bills atención
and vendor a ladirectly
credits pestaña de Accounts
in the configuración de register, which may
Payable
allow for faster
impuestos si se data
deseaentry. However,
ejecutar this does de
1099 informes notQuickBooks.
provide as much room for memos or allow for multiple
expense accounts.
NOTES

Las transacciones desde la lista proveedores
Haga clic en cualquier proveedor en la lista de proveedores, aparecerá un menú que incluye
puntos de acceso para el lanzamiento de diferentes operaciones y funciones relacionadas con
el proveedor, tales como:
Escribir cheques
Introduzca facturas
Pagar facturas
Introduzca los cargos de tarjeta de crédito
Crear órdenes de compra

Añadir campos personalizados
QuickBooks le permite agregar aún más información de nombres en varias listas por tener
campos personalizados en Clientes y Proyectos, Proveedores, Empleados y la listas de
Artículo. Los campos personalizados le dan una forma de seguir la información adicional
específica de su negocio.
Para añadir campos personalizados:

1. Abra el Centro de atención al cliente (o el Centro de proveedor o el Centro de Empleados).
2. Haga clic en un cliente (o el proveedor o empleado, en función del centro que haya
abierto).
3. Haga clic en el botón Editar (lápiz (pencil)) (alternativamente, haga clic en el nombre del
cliente y seleccione Edit (Edit)).
4. Haga clic en la pestaña Información Adicional (Additional Info).
5. En la esquina inferior derecha de esta ventana, haga clic en Definir Campos (Define
Fields). Esto abre la ventana de Campos Personalizados, lo que corresponde a sus listas
de Clientes, Proveedores y Empleados.
6. Utilice la columna Etiqueta (Label) para el nombre de su campo personalizado.

7. Coloque una marca de verificación en la columna para cada lista de nombres a la que le
gustaría que el campo personalizado se le aplique. QuickBooks Pro y Premier permiten
hasta siete campos personalizados para cada una de las listas de clientes, proveedores y
empleados, pero no con más de un límite global del 15 campos personalizados en todas
estas listas juntos.
9. Si aparece un mensaje informativo, haga clic en Aceptar (OK).
10. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la edición del Cliente (o las ventana Editar
Proveedor o Editar Empleado).
11. Cierre el Centro de Atención al Cliente (o Proveedor o Empleado).

Para añadir campos personalizados para los artículos:

1. Desde el menú Listas (Lists), seleccione Lista de Artículos (Item List).
2. En la lista Artículo (Item), seleccione el artículo que desea editar.

3. Haga clic derecho en el artículo y seleccione Editar Artículo (Edit Item) o haga clic en el
botón de menú de Artículos (Item), a continuación, seleccione Editar Artículo (Edit
Item).
4. Haga clic en Personalizar Campos (Custom Fields).
5. Haga clic en Definir Campos (Define Fields).
6. Introduzca el nombre del campo personalizado que desea utilizar en la columna Etiqueta
(Label).
7. Coloque una marca de verificación en la columna Uso (Use) para el campo mostrar en la
configuración del artículo. QuickBooks Pro y Premier permiten hasta cinco campos
personalizados por artículos.

8. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana.
9. En los Campos Personalizados (Custom Fields) para esta (o cualquier otra) ventana de
artículo, ahora puede introducir información en su campo personalizado.
10. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana de campos personalizados, a
continuación, haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana de Editar Artículos.
11. Cierre la lista Artículo (Item).

Gestionar listas
A veces, es posible que desee volver a ordenar la forma en que sus cuentas aparecen en las
diferentes secciones de sus informes financieros. Puede volver a ordenar cada sección de su
catálogo de cuentas (dentro de su tipo de cuenta) siguiendo las instrucciones a continuación.
Para ordenar una lista de forma manual:

1. Desde el menú Listas (Lists), elija Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts).
Desplazarse a la cuenta que desea mover.
2. Haga clic en el diamante (diamond) a la izquierda del nombre de la cuenta.
3. Haga clic y mantenga pulsado el botón del ratón y arrastre el puntero hacia arriba hasta
que vea una línea de puntos directamente debajo del nombre de la cuenta.

4. Suelte el botón izquierdo del ratón para colocar la cuenta en la nueva posición.
5. Para volver a ordenar la lista por orden alfabético, haga clic en el botón de menú Cuenta
(Account) en la esquina inferior izquierda de la pantalla Catálogo de Cuentas (Chart of
Accounts) y seleccione Reordenar Lista (Re-Sort List).
Puede ordenar las listas en QuickBooks haciendo clic en los encabezados de columna como
el nombre y el saldo total. El ejemplo siguiente utiliza el Centro de Atención al Cliente, pero
esto también se aplica en el Centro de Proveedores, Lista de Artículos y Catálogo de Cuentas.

Para ordenar una lista en orden descendente:
1. Abra el Centro de Atención al Cliente (utilizando cualquiera de los métodos de acceso
descritos anteriormente) y la lista Clientes y Proyectos.
2. Haga clic en la flecha expandir (expand arrow) a la derecha de la lista desplegable Ver
(View) para ampliar el ancho de la lista de Clientes y Proyectos.

La vista de la lista completa de los clientes y de lista de tareas muestra.
3. Haga clic en el encabezado de la columna Balance Total (Balance Total). Esto ordena la
lista en orden ascendente por el saldo total.
4. Haga clic en el encabezado de columna de nuevo. Este ordena la lista en orden
descendente por saldo total.
5. Para volver al orden original, haga clic en el diamante (diamond) grande a la izquierda de
la cabecera de la columna Nombre (Name). (Como alternativa, haga clic derecho en
cualquier lugar de la lista y seleccione Reordenar Lista (Re-Sort List), a continuación,
haga clic en Aceptar (OK).)

6. Haga clic en la flecha de contracción (collapse arrow) a la derecha de la ventana para

contraer la lista Clientes & Proyectos.
7. Cierre el Centro de Atención al Cliente.

En la mayoría de las listas, se pueden combinar dos nombres de lista en una sola. Esto se
llama fusión. Por ejemplo, es posible que usted ha estado usando dos clientes (debido a las
diferentes grafías) cuando realmente se necesita sólo uno en su lista Clientes y Proyectos.
Puede combinar artículos de la lista en las listas Catálogo de Cuentas, Artículo, Clientes y
Proyectos, Proveedor, Empleados y Otros Nombres. En este ejemplo se utiliza la lista de
Proveedores, pero el concepto es el mismo, independientemente del tipo de lista.
Para combinar artículos de una lista:

1. Abra el Centro de Proveedor.
2. Haga doble clic en la entrada que desea fusionar (esta entrada se fusionará con la otra
entrada y cualesquiera campos de información asociados con esta entrada de lista se
perderán por lo que asegúrese de que tiene toda la información que necesita en la otra
entrada).
3. En el campo Nombre de Proveedor (Vendor Name), cambie el nombre para que

coincida con el nombre del otro registro de proveedor con el que desea combinar. Esto
debe ser una coincidencia exacta, en cuanto a la ortografía, el espaciado y la puntuación.
5. Usted recibirá un diálogo de advertencia para indicar que existe otro registro con este
nombre y le preguntará si desea fusionar. (Recuerde, usted nunca podrá deshacer la
fusión, de modo que debe estar muy seguro de que esto es lo que quiere hacer.) Haga clic
en Sí (Yes).
6. Cierre el Centro de Proveedor.

8. Click Save & Close to

IMPORTANTE: Norecord the bill.combinar dos nombres de diferentes listas como un
se pueden
proveedor de atención al cliente y registro u otros nombres de lista de registros.
Aparecerán ahora todas las transacciones que contienen el nombre de la lista original
como si se hubieran introducido mediante el nuevo nombre, nombre de la lista
fusionada.
expense accounts.
RENOMBRAR UN ARTÍCULO DE LA LISTA

NOTES
Puede renombrar cualquier nombre de lista. Al realizar el cambio, QuickBooks modifica
automáticamente todas las transacciones existentes que contienen el nombre de lista. (Esto es
muy similar al concepto de fusión, pero sin renombrar un nombre que sea exactamente igual
que otro nombre en la misma lista.) Este ejemplo demuestra el cambio de nombre en el
catálogo de cuentas.
Para cambiar el nombre de un artículo de lista en el catálogo de cuentas:

1. Desde el menú Listas (Lists), elija Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts) para
mostrar el catálogo de cuentas para Rock Castle Construction.
2. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), seleccione la cuenta que desea
renombrar.
3. Haga clic en la cuenta y haga clic en Editar Cuenta (Edit Account) o haga clic en el
botón de menú Cuenta (Account) y elija Editar Cuenta (Edit Account).
4. Realice los cambios en el campo Nombre de la Cuenta (Account Name).
Puede eliminar artículos de la lista si usted no los ha utilizado en ninguna transacción (o

preferencias o filtros de informes personalizados). Si intenta eliminar un artículo de la lista que
se utiliza en una transacción (o las preferencias o los filtros de informes personalizados),
QuickBooks muestra una advertencia de que el artículo no se puede eliminar. Si no desea
utilizar un artículo de la lista, pero no puede eliminarlo, puede volverlo inactivo. Este es un
ejemplo del Centro de Atención al Cliente.
Para hacer un artículo inactivo de la lista:

1. Vaya al Centro de Atención al Cliente (Customer Center).
2. Seleccione el Cliente o Proyecto de la lista que desea hacer inactivo.
3. Haga clic en el nombre y elija Crear Cliente: Proyecto Inactivo (Make Customer: Job
Inactive).
4. Para ver los artículos inactivos de la lista, elija Todos los Clientes (All Customers) de la
lista desplegable Ver (View).

Impresión de una lista
Puede imprimir una lista de QuickBooks para referencia, o puede imprimir una lista en un
archivo para su uso en el procesador de textos u hoja de cálculo. QuickBooks imprime la Lista
Clientes y Proyectos tal como aparece en la pantalla. Por ejemplo, si la lista Clientes y
Proyectos se amplió y ordenó por saldo total, QuickBooks imprime la lista ampliada clasificada
por saldo total. Si la lista colapsó, QuickBooks imprime sólo el nombre del cliente, el balance
total y el estado activo.
Para imprimir los Clientes y lista de tareas:

1. En el Centro de Atención al Cliente (Customer Center), haga clic en el botón de menú
Imprimir (Print) a continuación, elija Lista Cliente y Proyecto (Customer & Job List).
2. Haga clic en Aceptar (OK) para saltarse los avisos de la Lista de Informes.
3. Haga clic en Imprimir (Print).
Para imprimir información sobre un cliente:

1. En la lista Clientes y Proyectos (Customers & Jobs), seleccione el cliente cuyos
detalles desea imprimir.
2. Haga clic en el botón de menú Imprimir (Print), a continuación, seleccione Información
sobre el Cliente y Proyecto (Customer & Job Information).
Si desea imprimir la información para los clientes seleccionados solamente, usted puede
generar y filtrar el informe Lista Del Contacto del Cliente para aquellos clientes. También
puede modificar el informe para incluir todas las columnas adicionales que desee.

Para imprimir la información para los clientes seleccionados:

1. En el menú Informes (Reports), elija Lista (List), a continuación, elija la Lista de
Contactos del Cliente (Customer Contact List) en el submenú.
2. Haga clic en Personalizar Informe (Customize Report).
3. Haga clic en la pestaña Filtros (Filters).
4. Seleccione Cliente (Customer) en la lista Filtro (Filter).
5. En el campo Cliente (Customer), elegir Múltiples clientes / proyectos (Multiple
customers/jobs).
6. Asegúrese de que se selecciona el botón de radio junto a Manual (Manual) y, a
continuación, haga clic para poner una marca de verificación junto a los clientes para los
que desea imprimir información de contacto.
7. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Seleccionar Cliente / Proyecto.
8. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Personalizar Informe y visualizar el
informe personalizado en la pantalla.
9. Imprima (Print) el informe.
10. Cierre la ventana Informe.

Añadir o editar de múltiples artículos a la vez
Si usted tiene información existente de lista en Microsoft Excel que desea agregar a
QuickBooks o si desea realizar cambios en múltiples artículos, puede hacerlo para los
artículos de las siguientes listas: Clientes, Proveedores, Artículos de Servicio y Partes que No
son del Inventario. (Artículos múltiples también se pueden añadir o editar en la lista de
inventario de partes, si la preferencia de inventario está encendida.)
Para editar o agregar múltiples nombres de lista a la vez:

1. Ir al menú Listas (Lists) y seleccione Añadir / Editar Múltiples Lista de Entradas
(Add/Edit Multiple List Entries).
2. Seleccione la lista que desea editar de la Lista desplegable.
3. Utilice el botón Personalizar Columnas (Customiza Columns) para personalizar la
información que desea ver. (Esto significa no sólo añadiendo y quitando columnas, sino
también cambiar su orden.)
4. Utilice el campo Buscar (Find), si es necesario.

5. Utilizar herramientas de copia haciendo clic derecho en una celda de la cuadrícula.
6. Para añadir nuevos nombres de lista, puede desplazarse a la parte inferior de la lista y
empezar a introducir o pegar la información en la primera fila vacía. Alternativamente,
puede cambiar la vista para mostrar los nombres de lista No Guardados (Unsaved) (en el
ejemplo anterior, que sería Clientes No Guardados (Unsaved Customers)) y usted será
capaz de comenzar a introducir información o pegar en una cuadrícula vacía, usando los
encabezados de columna como su guía.
7. Cuando finalice los cambios, haga clic en Guardar Cambios (Save Changes).
8. Cierre.

Trabajar con el Centro de Cliente Potencial
El Centro de Cliente Potencial sigue los datos acerca de sus perspectivas de ventas (que aún
no son clientes) en un lugar dentro de QuickBooks. El Centro de Cliente Potencial tiene tres
paneles:
Utilice el panel Cliente Potencial (Leads) de la izquierda para ver y ordenar sus clientes
potenciales
Utilice el panel Información sobre el Cliente Potencial (Lead Information) a la derecha
para revisar o editar información sobre un cliente potencial seleccionado
Utiliza las Pestañas (Tabs) en la parte inferior de la ventana para acceder a las listas y
notas para conductores individuales
Para acceder al Centro de Cliente Potencial, haga clic en Compañía (Company) en la barra
de menú y seleccione Centro de Cliente Potencial (Lead Center). QuickBooks muestra el
Centro de Cliente Potencial como se muestra:

Para añadir un nuevo cliente potencial:

1. Seleccionar Compañía -> Centro de Cliente Potencial (Company -> Lead Center).
2. Haga clic en el icono Nuevo Cliente Potencial (New Lead).
3. Introduzca el nombre del conductor en el campo Cliente Potencial (Lead).
4. Establezca el estado del cliente potencial. Haga clic en la flecha desplegable Estado
(Status) y seleccione Caliente / Tibia / Fría (Hot / Warm / Cold).
5. Utilice las pestañas Compañía (Company) y Contactos (Contacts) para ingresar
información acerca de la perspectiva.
6. Introduzca información adicional si lo deseas.


COSAS A TENER EN CUENTA SOBRE EL CENTRO DE CLIENTE POTENCIAL
Cada cliente potencial debe tener un nombre único. Si ya ha utilizado el nombre, cambie
ligeramente mediante la adición de un carácter o número.
La pestaña Contactos proporciona la capacidad de introducir detalles acerca de los
contactos de la compañía. Puede tener múltiples contactos, según sea necesario.
Usted puede introducir una o más ubicaciones en el campo Ubicación. Si tiene múltiples
ubicaciones, puede hacer clic en la flecha desplegable Dirección Principal (Main
Address) y seleccione uno de los lugares que ha introducido.
Lesson 8 — Entering and Paying Bills Entering
Puede importar múltiples clientes potenciales para introducir múltiples perspectiva en el
7. Use the Expenses tab to enter expenses from the bill and post them directly to expense accounts (you can us
Centro
more de
thanCliente
one linePotencial
to refer toaldifferent
mismo types
tiempo utilizando el
of expenses), andbotón Importar
specify the dollarMúltiples
amount of each expense. The
Clientes Potenciales (Import Multiple Leads) en la parte superior del Centro de Cliente
Potencial y copiando y pegando desde una hoja de cálculo de Excel.
Para convertir un cliente potencial a un cliente:

Puede convertir un cliente potencial en un cliente cuando sea necesario. Esto moverá la
perspectiva desde el Centro de Cliente Potencial a la lista de Clientes. La conversión de un
cliente potencial a un cliente no se puede deshacer.
IMPORTANTE: No se puede introducir una transacción para un conductor - en

primer: You
IMPORTANT lugarcan
se also
debeenter
convertir a unvendor
bills and cliente.credits directly in the Accounts Payable register, which ma
expense accounts.
NOTES

Trabajando con Listas - Preguntas de repaso
1. ¿Cuántos campos personalizados se pueden configurar para los artículos?

a. 4
b. 5
c. 7
d. 20
2. ¿Cuál de los siguientes formularios y ventanas potencialmente podrían llenarse con la

información de la lista de proveedores?
a. Ordenes de compra
b. Facturas
c. Escribir cheques
d. Todo lo de arriba
3. ¿A cuál de las siguientes actividades no se puede acceder desde la lista de Clientes y

Servicios en el Centro de atención al cliente?
a. Crear estados
b. Evaluar los cargos financieros
c. Introduzca los cargos de tarjetas de crédito
d. Recibir pagos
4. ¿En qué pestaña de la ventana Editar Cliente introduciría los términos de pago de un
cliente (por ejemplo, 30 días netos)?
a. Información de dirección
b. Información adicional
c. Configuración de pagos
d. Información del proyecto
5. Un cliente tiene tres almacenes y usted está instalando una puerta basculante en cada
lugar. La mejor manera de realizar un seguimiento de esto en QuickBooks sería:
a. Configurar cada lugar como un cliente independiente
b. Configurar un proyecto diferente para cada lugar en el marco del cliente
c. Introduzca todo el proyecto como una orden, con el cliente
d. Utilice un campo personalizado para realizar un seguimiento de cada ubicación

6. ¿Los productos que vende aparecerían en cuál de las siguientes listas?

a. Lista de Proveedores
b. Lista de Empleados
c. Catálogo de Cuentas
d. Lista de Artículos
7. ¿Un subcontratista aparecería en cuál de las siguientes listas?

a. Lista de Proveedores
b. Lista de Empleados
c. Lista Clientes y Proyectos
d. Lista de Artículos
8. Nombre tres de las listas en las que se pueden combinar nombres.

a. ________________________________________
b. ________________________________________
c. ________________________________________
9. Verdadero o falso: Puede eliminar artículos de la lista que se utilizan en las

transacciones.
a. Verdadero
b. Falso

Actividades de repaso
1. Añadir el siguiente cliente utilizando los datos a continuación:

− Nombre del cliente: Alla Rozenvasser
− Balance Inicial: $ 234.00
− Nombre de la Compañía: Publicidad Rozenvasser
− Contacto: Alla Rozenvasser
− Factura a: 300 Main Street, Suite # 3, Middlefield, CA 94432
− Teléfono: 415-555-6767
− Fax: 415-555-9090
− Alt. Contacto: Shannon Stubo
− Tipo: Comercial
− Límite de Crédito: $ 2500
− Términos: Net 15
− Impuestos del Artículo: San Domingo
2. Añadir un nuevo proveedor utilizando los datos a continuación:

− Vendedor: Martin Drywall
− Contacto: Sean D. Martin
− Dirección: P.O. Box 76, Middlefield, CA 94432
− Teléfono: 555-5432
− Fax: 555-6565
− Cuenta: 082-4343
− Tipo: Subcontratistas
− Términos: Net 30
− Límite de Crédito: 1,000.00

3. En la lista Clientes y Proyectos seleccione Diseños Ecker (Ecker Designs). Responda

las siguientes preguntas:
− ¿Cuál es el estado de los proyectos de reparaciones de oficina Diseños Ecker?
− ¿Cuál es el número de la factura más reciente y de cuánto fue?
− ¿Qué pasó el 11 de diciembre?
4. En el Centro de Proveedor localice las transacciones de pago de impuestos de ventas

(sales tax payment). Responda las siguientes preguntas:
− ¿Quién es el vendedor?
− ¿Cuántos pagos se han hecho?
− ¿Cuál es el monto total de los pagos que se han hecho?
5. En el Centro de Empleados encuentre información de Gregg Schneider. Responda las

siguientes preguntas:
− ¿Cuál es el nombre de su cónyuge?
− ¿Cuándo fue contratado Gregg?
− ¿Cuál es la tasa de pago de horas extras de Gregg?
6. En el Centro de Proveedor encuentre C.U. Eléctrico (C.U. Electric). Responda las

siguientes preguntas:
− ¿Cuál es el balance inicial para este proveedor?
− ¿Cuántas facturas son excepcionales y cuáles son los montos?
− ¿Cuáles son los términos de pago para este proveedor?
7. Abra la lista de Artículos (Item) y contestar las siguientes preguntas:

− ¿Cuántas bisagras de latón están a la mano?
− ¿Cuál es el precio de una puerta de patio?
− ¿Cuál es el porcentaje de carga de las finanzas sobre saldos vencidos?

Lección 4
Trabajando con Cuentas Bancarias
Lección 4 – Trabajando con Cuentas Bancarias
Aprender a trabajar con los registros de las cuentas bancarias de QuickBooks
Demostrar cómo abrir un registro
Aprender las características comunes de todos los registros
Aprender cuándo y cómo hacer las entradas directamente en el registro
Demostrar cómo conciliar una cuenta bancaria de QuickBooks

Escribir un cheque QuickBooks
Para escribir un cheque:

1. En el área de Banco (Banking) de la página de Inicio (Home), haga clic en Escribir
Cheques (Write Checks) (o presione CTRL + W).
2. En el campo Pagar a la Orden de (Pay to the Order of), seleccione el nombre del
proveedor al que le desea pagar.
Si la ventana emergente cuentas Abrir Facturas Existentes (Open Bills Exist), puede
elegir la opción de Ir a Pagar Facturas (Go to Pay Bills) en su lugar.
3. Complete el resto de la información en el cheque.

Uso de registros de cuenta bancaria
Para abrir un registro (cuando ningún formulario está abierto):

1. Desde el menú Lista (List), elija Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts).

2. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga doble clic en la cuenta de estado

de situación la cual registre lo que desea ver (esto funcionará para todas las cuentas de
estado de situación, con la excepción de las Ganancias Acumuladas).
3. Revisión de características comunes de todos los registros:

− El registro muestra cada transacción que afecta el balance de una cuenta y los
enumera en orden cronológico (a menos que otro orden se elige en el cuadro
desplegable Ordenar por en la esquina inferior izquierda de la ventana de registro)
− Las columnas en el registro dan información específica acerca de la transacción
− En cada línea de transacción, QuickBooks muestra el saldo corriente de la cuenta
− El saldo final de un registro son los saldo corriente de la cuenta para todas las fechas
después de haber introducido todas las transacciones, incluyendo cheques, hayan
sido o no impresos.
− El registro se puede cambiar de presentarse de 2 líneas por transacción, al igual que
en el ejemplo mostrado, a 1 línea por transacción poniendo una marca al lado de 1-
Línea (1-Line) en la esquina inferior izquierda de la ventana de registro. La pantalla
de 1 línea es más fácil de entender, pero proporciona información menos detallada.
− Una línea azul horizontal separa todas las operaciones realizadas para este registro
hasta e incluyendo el día de hoy a partir de las transacciones que son de pago
diferido.
4. Cierre la ventana de registro.


Introducción de un cheque manuscrito
A veces es necesario escribir un cheque a mano en el lugar para artículos o servicios que
usted no planea comprar. QuickBooks le permite escribir el cheque, y luego se introduce
posteriormente en el registro de cuenta de cheques o en el formulario de registro.
Para ingresar un cheque escrito a mano en el registro de cuenta de cheques:

1. En el menú desplegable Banco (Banking), elegir Escribir Cheques (Write Checks).
2. Asegúrese de que la cuenta seleccionada es la correcta en el desplegable Cuenta
Bancaria (Bank Account).
3. Haga clic en el campo Número (Number) en la transacción en blanco e introduzca el
número del cheque manuscrito. (Si el campo número dice Para Imprimir, desactive la caja
Imprimir Más Tarde (Print Later) en la barra de herramientas.)
4. Introduzca la información del cheque manuscrito y asígnelo a la cuenta de gastos
correspondiente.
5. Guardar y Cerrar (Save & Close).

La transferencia de dinero entre cuentas
La característica Transferencia de Fondos en QuickBooks le permite mover dinero de una

cuenta de estado de situación a otra. Estas transacciones pueden reflejar las transferencias de
fondos de una cuenta bancaria a otra, el movimiento de dinero de un banco a una cuenta de
activo, o incluso el pago en contra de una tarjeta de crédito o cuenta de pasivo. (Esta
característica es especialmente útil en un entorno de varias monedas al transferir fondos entre
cuentas de diferentes monedas y el banco que ha asignado un tipo de cambio específico para
la transferencia.)
Para transferir dinero:

1. En el menú Banco (Banking), elija Transferencia de Fondos (Transfer Funds).
2. En el campo Transferir Fondos De (Transfer Funds From), seleccione la cuenta desde

la que va a transferir el dinero.
3. En el campo Transferir Fondos A (Transfer Funds To), seleccione la cuenta a la cual el
dinero está siendo transferido.
4. Introduzca la cantidad que desea transferir en el campo Transferir Monto (Transfer
Amount).

Conciliación de cuentas de cheques
Su banco le envía una declaración para cada una de sus cuentas cada mes. La declaración
muestra toda la actividad en su cuenta desde la declaración anterior:
Saldo de apertura
Balance final
Monto de los intereses devengados
Cargos por servicio
Cheques y otros retiros que ha aprobado el banco
Los depósitos realizados
Otras operaciones que afectan al saldo de la cuenta
Para conciliar una declaración de cuenta corriente o de ahorros :

1. Desde el menú desplegable Banco (Banking), elija Conciliar (Reconcile).
2. En el desplegable Cuenta (Account), seleccione la cuenta bancaria correspondiente de la
lista.
3. En el campo Fecha de Declaración (Statement Date), ingrese la fecha de cierre de la

declaración que desea conciliar.
4. En el campo Balance Final (Ending Balance), escriba el saldo final en la declaración que
desea conciliar.
5. Haga clic en Continuar (Continue). Proceda al siguiente ejercicio.

Marcado de transacciones de compensación
Para marcar las transacciones como compensadas:

1. Coloque una marca de verificación en Ocultar transacciones después de la fecha de
finalización de la declaración (Hide transactions after statement’s end date) para sólo
mostrar las transacciones con fecha hasta el momento e incluyendo la fecha de
finalización.
2. En la sección de la ventana Cheques y Pagos (Checks and Payments), coinciden las
transacciones con los cheques y pagos en su declaración. Haga clic en una marca junto a
cada transacción en QuickBooks que aparece en su estado de cuenta. Esto marca la
transacción como compensada en su registro de QuickBooks.
3. En la sección de la ventana Depósitos y Otros Créditos (Deposits and Other Credits),
haga clic en una marca junto a cada transacción que coincide con su estado de cuenta
para marcar los depósitos como aprobados en el registro.
Puede abrir una transacción para verla y hacer cambios en ella si es necesario, haciendo
doble clic sobre la transacción en la ventana conciliación.
4. Cuando haya terminado con este proceso, la Diferencia en la esquina inferior derecha
debería ser cero. Cuando esta diferencia es cero y sólo cuando esta diferencia es cero,
haga clic en Conciliar Ahora (Reconcile Now).

5. En la ventana Seleccionar Reporte de Conciliación (Select Reconciliation Report) se

puede optar por mostrar o imprimir los informes de conciliación. Es importante imprimir
tanto el resumen y los informes de los detalles, y una mejor práctica guardarlos como
archivos PDF para referencia futura.

Visualización de cheques aprobados en el registro
Para ver cheques aprobados en el registro :

1. En el menú Banco (Banking), elija Usar Registro (Use Register).
2. Seleccione el registro de cuenta que desea ver de la lista. (Una forma alternativa de ver el
registro es abrir el Catálogo de Cuentas y hacer doble clic en la cuenta cuyo registro
desea ver)
3. Desplácese a través del registro para ver los artículos aprobados:
- Cotejo = compensando en una conciliación completada
- Asterisco = compensando en una conciliación pendiente
- SinSave
8. Click marca = no aprobado
ADVERTENCIA: Usted es capaz de cambiar el estado de conciliación de una

IMPORTANT: You
transacción canelalso
desde enter bills
registro. ¡Noand
lo vendor
hagas!credits directly
cambiar in the Accounts
manualmente Payable
el estado de laregister, which may
reconciliación en el registro tiene un impacto negativo en las futuras conciliaciones. or allow for multiple
allow for faster data entry. However, this does not provide as much room for memos
expense accounts.
NOTES
4. Cierre el registro de cuenta.

Localización de transacciones específicas
Puede utilizar el comando Buscar QuickBooks para buscar cheques específicos que ha escrito
(y otras transacciones también). Por ejemplo, suponga que desea encontrar todos los cheques
más grandes o iguales a $ 500.00 que usted ha escrito durante el año en curso.
Para utilizar la función Buscar:

1. En el menú Editar (Edit) seleccione Buscar (Find) (o pulse Ctrl + F) a continuación,
seleccione la pestaña Avanzadas (Advanced).
2. Seleccione el filtro (s) que desea utilizar. Puede elegir varios filtros configurando uno,
entonces seleccione otro de la lista. En el siguiente ejemplo, el filtro Monto muestra mayor
o igual a $ 500 y el filtro los Tipos de Transacción muestran los Múltiples Tipos de
Transacciones (que son cheque, pago de facturas, pago impuestos y, cheque de pago).
3. Haga clic en el botón azul Buscar (Find) para buscar. Para limpiar los filtros y empezar de
nuevo con una nueva búsqueda, haga clic en el botón Reinicio (Reset).

4. Desde la cuadrícula de resultados, haga doble clic en la transacción que desea visualizar
para abrir la transacción.
Usted puede crear también un Buscar Reporte o Exportar resultados de la cuadrícula a
Excel seleccionando los botones Reporte (Report) o Exportar (Export).
5. Cierre la ventana Buscar (Find).

Uso de Cargos Bancarios
Los cargos bancarios permiten a los usuarios descargar las transacciones bancarias y de
tarjetas de crédito directamente en su archivo de QuickBooks.
Para utilizar la función Cargos Bancarios:

1. En la barra de menú, seleccione Banco (Banking) -> Cargos Bancarios (Bank Feeds) -
> Centro de Cargos Bancarios (Bank Feeds Center). Si esta es la primera vez que
utiliza el Centro de Cargos Bancarios, haga clic en el botón Añadir Cuenta (Add
Account) en la esquina superior izquierda y siga las instrucciones para configurar la
información de su cuenta.
2. En la ventana Cargos Bancarios (Bank Feeds), haga clic en el botón Lista de

Transacciones (List Transaction) para ver y procesar transacciones. Si este botón dice
Descargar Transacciones, esto significa que todas las transacciones descargadas con
anterioridad ya se han publicado a QuickBooks. Pulse el botón Descargar Transacciones
(Download Transactions) para descargar transacciones disponibles en el banco.
3. Use la cuadrícula para introducir información adicional acerca de la transacción
descargadas (beneficiario, la cuenta de gastos o depósitos que deben ser asignados,
número de transacción, etc.). Esta es la forma en la que la transacción aparecerá en su
registro de QuickBooks.
4. Para procesar las transacciones de forma individual, utilice el menú desplegable de la

columna Seleccionar (Select).
5. Para procesar transacciones múltiples a la vez, coloque una marca en la columna de la

izquierda y utilice el desplegable Acciones por Lotes (Batch Actions) en la esquina
inferior izquierda de la ventana.
6. Cierre la ventana cuando haya terminado. Después de que las transacciones han sido
aceptadas, aparecerán en el registro correspondiente.

Trabajando con cuentas bancarias - Preguntas de repaso
1. ¿Qué significa el saldo final que representa en QuickBooks un registro de cuenta

bancaria?
a. Sólo las operaciones que se han impreso
b. Todas las transacciones introducidas en el registro, incluyendo los cheques que aún no
se han impreso
2. Verdadero o Falso: Todas las cuentas de ingresos y gastos tienen un registro asociado
con ellas en QuickBooks.
a. Verdadero
b. Falso
3. ________________________ es el proceso para asegurarse de que su registro de cuenta

de cheques coincide con el registro bancario.
4. ¿Cómo se puede determinar si un cheque ha sido aprobado en QuickBooks?

a. Aparecerá un cotejo en la cuenta de banco de registros
b. Se borra la palabra Aprobado estampada en el cheque en QuickBooks
c. Todo lo de arriba
d. Ninguna de las anteriores
5. Verdadero o falso: Si realiza un seguimiento de las facturas con Cuentas a Pagar y ya ha

introducido una factura, usted debe pagar la factura escribiendo un cheque desde la
ventana Escribir Cheques.
a. Verdadero
b. Falso
6. ¿Cuál de las siguientes opciones puede afectar a una conciliación de cuenta bancaria?
a. Interés
b. Depreciación
c. Cargos por servicio
d. Tanto a como c

Actividades de Repaso
Utilice el registro de cuenta de cheques para introducir un cheque manuscrito por $ 76.95.
Utilice el siguiente número de cheque disponibles y haga el cheque a nombre de Servicio
de Entrega Expreso para la entrega de un nuevo signo. Asignar el cheque a la cuenta de
gastos Carga y Entrega (Freight & Delivery).
Escribir un cheque QuickBooks para Bayshore Water por $ 143.87 para pagar la factura
del agua de este mes. Asignar el cheque a la cuenta de gastos Servicios Públicos: Agua
(Utilities: Water).
Encontrar todos los cheques en el archivo de ejemplo que fueron escritos por $ 3,000.00 o
más. ¿Cuántos cheques hay?

Lección 5
Usar Otras Cuentas en QuickBooks
Lección 5 – Usar otras Cuentas en Quickbooks
Introducir los otros tipos de cuentas disponibles en QuickBooks
Aprender a realizar un seguimiento de las transacciones de tarjetas de crédito en
QuickBooks
Conciliar una cuenta de tarjeta de crédito
Ver cómo hacer un pago con tarjeta de crédito
Discutir los diferentes tipos de cuentas activas y pasivas que se pueden crear y ver cómo
realizar el seguimiento de activos y pasivos en QuickBooks
Introducir el tema del capital y las cuentas de capital QuickBooks

Otros tipos de cuentas en QuickBooks
En esta lección usted aprenderá acerca de los tipos de cuentas de QuickBooks:

Cuentas de tarjetas de crédito (Credit card accounts) - Se utilizan para realizar un
seguimiento de las transacciones que usted paga con una tarjeta de crédito
Cuentas de activos (Asset accounts) - Se utilizan para realizar un seguimiento tanto de
los activos actuales (aquellos activos que es probable convertir en efectivo o utilizar hasta
dentro de un año, tales como inventario en la mano) y los activos fijos (como las notas
cobradas a largo plazo y activos depreciables que su negocio posee que no son líquidos,
tales como equipos, muebles, o un edificio)
Cuentas de pasivo (Liability accounts) - Se utilizan para realizar un seguimiento de
ambos pasivo corriente (aquellos pasivos programados para ser pagados dentro de un
año, como el impuesto sobre las ventas, impuestos sobre la nómina, y préstamos a corto
plazo) y los pasivos a largo plazo (tales como préstamos o hipotecas programadas para
ser pagadas más tardar de un año)
Cuentas de capital (Equity accounts) - Se utilizan para realizar un seguimiento del
capital del propietario, incluyendo la inversión de capital, sorteos, y las ganancias
retenidas

Introducción de cargos de tarjeta de crédito
QuickBooks le permite elegir cuando introducir sus gastos de tarjeta de crédito. Puede
introducir los cargos de tarjeta de crédito para cargar un artículo o cuando se recibe la factura.
Su elección depende de si le gusta introducir información en QuickBooks de forma incremental
o todos a la vez. La ventaja de introducir los cargos cuando se carga un artículo es que se
puede seguir de cerca la cantidad que debe. Además, si el cargo es para un proyecto
determinado, puede realizar un seguimiento de cuánto está gastando en ese proyecto.
Para introducir un cargo de tarjeta de crédito:

1. En el menú Banco (Banking) o en la pantalla de Inicio (Home), seleccione Introducir
Cargos de Tarjeta de Crédito (Enter Credit Card Charges).
2. En el campo Tarjeta de Crédito (Credit Card), seleccione la cuenta de la tarjeta de

crédito correspondiente.
3. En el campo Comprado De (Purchased From), escriba el nombre del proveedor del cual
realizó la compra.
4. Introduzca la información restante sobre el cargo (fecha, número de referencia, la cantidad
de notas, etc.).

5. En el área de detalles, haga clic en la columna Cuenta (Account) y asigne el cargo a la

cuenta de gastos correspondiente.
6. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar la transacción y cerrar la
ventana.

La conciliación de una tarjeta de crédito
Para conciliar una tarjeta de crédito:

1. Desde el menú desplegable Banco (Banking), elija Conciliar (Reconcile) o Conciliar la
Tarjeta de Crédito (Reconcile Credit Card).
2. En el desplegable Cuenta (Account), seleccione la tarjeta de crédito adecuada de la lista.
3. En el campo Fecha de Declaración (Statement Date) introduzca la fecha de cierre de la

declaración que desea conciliar.
4. En el campo Saldo Final (Ending Balance) escriba el saldo final de la cuenta que desea
conciliar.
5. Haga clic en Continuar (Continue). Continúe con el siguiente ejercicio.

Marcando transacciones aprobadas
Para marcar las transacciones como aprobadas:

1. Coloque una marca de verificación en Ocultar transacciones después de la fecha de
finalización de declaración (Hide transactions after statement’s end date) a mostrar
sólo las transacciones con fecha hasta e incluyendo la fecha de finalización comunicada.
2. En la sección Cargos y Adelantos en Efectivo (Charges and Cash Advances) de la
ventana, coincida las transacciones con los cargos indicados. Haga clic en una marca
junto a cada transacción en QuickBooks que aparece en su estado de cuenta. Esto marca
la transacción como aprobada en su registro de QuickBooks.
3. En la sección de Pagos y Créditos (Credits) de la ventana, haga clic en una marca junto
a cada transacción que coincide con su estado de cuenta para marcar los pagos como
aprobados en el registro.
Puede abrir una transacción para poder verla y hacer cambios en ella si es necesario,
haga doble clic sobre la transacción en la ventana de conciliación.
4. Cuando haya terminado con este proceso, la Diferencia en la esquina inferior derecha
debería ser cero. Cuando esta diferencia es cero y sólo cuando esta diferencia es cero,
haga clic en Conciliar Ahora (Reconcile Now).

5. QuickBooks le preguntará si desea introducir una factura o escribir un cheque por el saldo
restante en su tarjeta de crédito. Puede elegir una de estas opciones o hacer clic en
Cancelar (Cancel) si prefiere no hacerlo de ninguna de estas formas en este momento.
6. En la ventana Seleccionar Informe de Conciliación (Select Reconciliation Report) se

puede optar por mostrar o imprimir los informes de conciliación. Es importante imprimir
tanto el resumen y los informes de los detalles, y una mejor práctica guardarlos como
archivos PDF para referencia futura.

El pago de una factura de tarjeta de crédito
Para escribir un cheque para la factura ahora (continuando desde la reconciliación

de arriba):
1. Después de la conciliación, cuando se selecciona Escribir un cheque de pago ahora, la
ventana Emitir Cheques se abrirá. Asegúrese de que Cheques (Checking) está
clasificada como la cuenta bancaria.
2. Haga clic en el campo Pagar a la Orden de (Pay to the Order of) y seleccione el nombre
de la compañía de la tarjeta de crédito.
3. Note que la cuenta está previamente llena con la cuenta de la tarjeta de crédito CalOil
(una cuenta de tarjeta de crédito).
4. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar la transacción.

Trabajar conSave
8. Click las&cuentas de activos
IMPORTANTE: Las secciones restantes son algo avanzadas. Puede ser

IMPORTANT: You can also enter bills and vendor credits directly in the Accounts Payable register, which m
aconsejable consultar con su contador o profesional de impuestos para la ayuda
allow for faster data entry. However, this does not provide as much room for memos or allow for multipl
enexpense
el tratamiento de estos temas.
accounts.
Una cuenta de Otros Activos Corrientes le da seguimiento a los activos que pueden ser
convertidos en efectivo o utilizarse hasta dentro de un año. Si usted compra y vende el
NOTES
inventario, el valor de la totalidad de su inventario disponible suele aparecer en una cuenta de
Otros Activos Corrientes llamado algo así como inventario de activos. Otros activos corrientes
pueden incluir cuentas de hacienda, certificados de depósito, gastos anticipados, depósitos de
prepago, gastos reembolsables, y documentos por cobrar (si es debido en el plazo de un año).
Una cuenta de Activos Fijos le da seguimiento a los activos que su negocio posee que no son
susceptibles de ser convertidos en dinero en efectivo dentro de un año. Un activo fijo es
generalmente algo necesario para el funcionamiento de su negocio, como un camión, caja
registradora, ordenador o fotocopiadora.
Para configurar una cuenta de Otros Activos actual:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts)
(o utilizar las
QuickBooks teclas
2016 Ctrl
Student + A o cualquier otro método de abrir el Catálogo de Cuentas).
Guide
2. Haga clic en el botón de menú Cuenta (Account) en la esquina inferior izquierda del
Catálogo de Cuentas, a continuación, elija Nuevo (New).
3. Haga clic en Otros Tipos de Cuenta (Other Account Types) y elegir Otro Activo Actual
(Other Current Asset) de la lista desplegable.

5. Introduzca el Número (Number) de cuenta y el Nombre de Cuenta (Account Name) que
le gustaría usar. También puede introducir una Descripción (Description) si lo desea.

Configuración de cuentas de activos para el seguimiento de depreciación
Los activos fijos son equipos o bienes que posee su empresa que no son para vender. Ya que
duran mucho tiempo, usted no carga por completo su costo para el año en que se compran.
En su lugar, usted separa su costo a lo largo de varios años. Pero debido a que los activos
fijos se desgastan o se vuelven obsoletos, su valor disminuye constantemente desde el día en
que los compra. El monto de esta disminución en el valor se denomina depreciación. Con el
tiempo, el monto de depreciación se acumula y se puede ver la caída total en el valor en
cualquier punto en el tiempo mirando a la depreciación acumulada a partir de esa fecha. La
cuenta de depreciación acumulada se fija generalmente como una cuenta de activo fijo, y se
encuentra muy a menudo como una subcuenta de la cuenta matriz activo fijo.
Para configurar las cuentas de activos para el seguimiento de un nuevo remolque

comprado por Constructora Rock Castle:
1. En la ventana Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga clic en el botón de menú
Cuenta (Account) en la esquina inferior izquierda, a continuación, elija Nuevo (New).
2. En la ventana Agregar Nueva Cuenta (Add New Account), selecciona Activos Fijos
(Fixed Asset) y haga clic en Continuar (Continue).
3. Introduzca el Número (Number) y Nombre de Cuenta (Account Name) que le gustaría
usar, así como una Descripción (Description) si lo desea.
4. No introduzca un saldo inicial.

Seguimiento de un préstamo con una cuenta de pasivos a largo plazo
Una cuenta de pasivos a largo plazo da un seguimiento de las deudas que su negocio no es
probable que pague dentro de un año. Los pasivos más comunes a largo plazo son los
préstamos que espera para pagar en más de un año.
Seguimiento de un préstamo con una cuenta de pasivos a largo plazo:

1. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga clic en el botón de menú Cuenta
(Account) en la esquina inferior izquierda, a continuación, elija Nuevo (New).
2. En la ventana Agregar Nueva Cuenta (Add New Account), seleccione Otros Tipos de
Cuenta (Other Account Types), a continuación, elija Pasivos a Largo Plazo (Long
Term Liability) de la lista desplegable.
4. Introduzca el Número (Number) y el Nombre de Cuenta (Account Name) que le
gustaría usar, así como una Descripción (Description) si lo desea.
5. No introduzca un saldo inicial.

Debido a que este es un nuevo préstamo, usted está recibiendo dinero ya sea para depositar
en su cuenta bancaria o recibiendo un nuevo activo. En este ejemplo, usted recibió un activo
(el nuevo remolque), por lo que necesita mostrar un incremento en la cuenta de costo del
activo.
Para registrar un incremento en cuenta el costo del activo:

1. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga doble clic en la cuenta de activo
que describe el activo adquirido (en este ejemplo, sería el activo Remolque).
2. En el campo Incremento (Increase), ingrese el monto en dólares para el que se adquirió
el activo.
3. En el campo Cuenta (Account), seleccione la cuenta de pasivo correspondiente que se
utilizó para comprar el activo (en este ejemplo del Préstamo de la cuenta de pasivo
Remolque).
4. Haga clic en Registrar (Record).

5. Cierre la ventana de registro.

Puede introducir el remolque en la Lista de Artículos de Activo Fijo. El seguimiento de activos

fijos utilizando la Lista de Artículos de Activo Fijo le permite registrar dicha información
detallada acerca de un activo como la fecha de compra y el precio, si el activo era nuevo o
usado cuando se compró, y el precio de venta del activo si decide venderlo. También puede
generar informes personalizables enumerando todos sus activos fijos.
El registro de información en la Lista de Artículos de Activos Fijos de ninguna manera afectará

su libro mayor, y por lo tanto no se contará dos veces la entrada en la cual adquirió el activo e
incurrió en el préstamo.
Para crear un artículo de activo fijo:

1. Desde el menú Listas (Lists), elija Lista de Artículos de Activos Fijos (Fixed Asset
Item List).
2. Haga clic en el botón de menú de Artículo (Item) y seleccione Nuevo (New).

3. En el campo Nombre / Número del Activo (Asset Name/Number), ingrese el

nombre del activo.
4. Introduzca la información restante para completar la sección Información de Compra
(Purchase Information).
5. Introduzca la información restante para completar la sección Información de Activos
(Asset Information).
6. Seleccione la cuenta de activo correspondiente de la lista desplegable Cuenta de
Activos (Asset Account).

8. Cierre la Lista de Artículos de Activo Fijo.

Registro de un pago de un préstamo
Cuando es el momento de hacer un pago de un préstamo, utilice la ventana de cheques

Escribir para grabar un cheque a su prestamista. Asignar una parte del pago de los gastos por
intereses de préstamos y el resto al principal del préstamo.
Para registrar un pago de un préstamo:

1. En el menú Banco (Banking) elegir Escribir Cheques (Write Checks).
2. En el campo Pagar a la Orden de (Pay to the Order of) introduzca el nombre de la
entidad crediticia.
3. Introduzca el monto en dólares del pago en el campo Monto (Amount).
4. Haga clic en la columna de Cuenta (Account) de la pestaña Gastos (Expenses) e
introduzca en la cuenta de pasivo que está pagando en contra. Puede utilizar varias
cuentas / líneas para dar cuenta de pago de capital frente a los gastos por intereses.
5. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar el pago.
6. La división entre capital e intereses como comprenden el pago total cambiará de pago a
pago, de acuerdo con el plan de amortización del préstamo.

Cuando se registra la transacción, QuickBooks actualiza automáticamente las cuentas

afectadas por esta transacción:
En su cuenta de cheques, QuickBooks resta el importe del cheque de su saldo
En la cuenta de gastos que realiza el seguimiento de interés, QuickBooks introduce el
monto de interés como un aumento de los gastos por intereses de su empresa
En Préstamo de la Cuenta de Pasivo Remolque, QuickBooks resta el monto de capital a
partir del valor actual del pasivo (reduciendo la cantidad de su deuda)

Introducción en cuentas de capital
El capital en el balance de su empresa se define como el valor neto de la empresa. El total de

activos menos pasivos totales es igual al capital.
El capital se compone de las ganancias acumuladas de la empresa (o el capital del propietario

si no es una sociedad anónima) desde el inicio de la compañía (incrementa cada año en los
ingresos netos de ese año si es positivo o reduce a la utilidad neta de ese año si es negativo o
una pérdida), para ajustar, si existen:
Los dividendos pagados o empate del propietario (que reducen el capital)
Acciones comunes o preferidas (éstas aumentan el capital)
Aportados o el capital pagado

Utilización de otras cuentas en QuickBooks - Preguntas de repaso
1. ¿La depreciación acumulada normalmente se configura como qué tipo de cuenta en

QuickBooks?
a. Las subcuentas de una cuenta de activo fijo
b. Las subcuentas de una cuenta de activo corriente
c. Las subcuentas de una cuenta de pasivo
d. Una cuenta de gastos
2. ¿Cuál de los siguientes tipos de cuentas de capital podrían ser utilizadas para dar
seguimiento?
a. Inversiones de capital
b. Sorteos
c. Ganancias retenidas
3. ¿Cuál de los siguientes probablemente se consideraría como un pasivo a largo plazo?

a. Préstamo de vehículo
b. Cuentas por pagar
c. Alquilar
d. Cuenta de tarjeta de crédito
4. ¿Las utilidades retenidas se define como cuál de las siguientes?

a. La cantidad de dinero que una empresa retiene para pagar a sus empleados
b. Los ingresos procedentes de servicios de negocios no esenciales
c. La cantidad de interés salvado de pago de un préstamo antes de tiempo
d. La acumulación de los ingresos netos de una empresa o la pérdida desde su fecha de
inicio
5. ¿Cuál de los siguientes no disminuiría el valor del capital de una empresa?

a. La sociedad que paga los dividendos corporativos
b. La empresa que incurre en una pérdida neta para el año fiscal
c. Un propietario sorteando dinero fuera de la compañía
d. La compañía toma un préstamo fuera para comprar un nuevo activo

Supongamos que el propietario de la Constructora Rock Castle ha obtenido un préstamo y

comprado un sistema informático por $ 15.000. Quiere realizar un seguimiento de la
depreciación acumulada y el costo del sistema en dos cuentas de activos fijos separadas.
1. Crear una cuenta de activo fijo llamado Sistema Informático.

2. Crear una cuenta de pasivo a largo plazo para realizar el seguimiento del préstamo.
3. Introduzca la cantidad del préstamo como un aumento en la cuenta del activo. Asignar la
transacción a la cuenta de pasivo préstamo.

Lección 6
Introducción de Información de Ventas
Lección 6 – Introducción de Información de Ventas
Obtener información sobre los diferentes formatos disponibles para los formularios de
ventas
Guardar los formularios de compra y venta en formato de documento portátil (PDF)
Practicar la creación de una nueva factura
Conocer el propósito y el uso de la lista de artículos de QuickBooks
Ver cómo QuickBooks registra la información introducida en los formularios de ventas
Memorizar una transacción de factura para su reutilización
Añadir un nuevo artículos a la lista de artículos
Añadir un nuevo nivel de precios a la lista nivel de precios
Asociar un nivel de precios con un cliente
Crear cartas de factura
Generar las reporte de recordatorio

El uso de los formularios de ventas para pago en el futuro
Cada vez que realice una venta en su negocio, regístrelo en QuickBooks en un formulario de
ventas. Un formulario de ventas puede ser una factura (cuando usted espera que el pago vega
más adelante), un recibo de venta (cuando se recibe el pago en el momento de realizar la
venta), o una nota de crédito (cuando se emite un crédito en la cuenta de su cliente o una
reembolso de cliente, tal vez porque han regresado algo que han comprado).
El tipo de formulario de ventas que utilice (factura o recibo) depende de si espera que el pago
en el futuro o en el momento de la venta. Si usted espera recibir el pago en una fecha futura,
usted introduce una factura.
Para mostrar un formulario de factura completado en QuickBooks:

1. Abra el Centro de Atención al Cliente (Customer Center) en el menú desplegable
Clientes (Customers) (o cualquiera de los otros puntos de acceso).
2. Haga clic en el nombre del cliente del cual cuya factura desea ver.
3. En la lista Transacciones (Transactions), haga doble clic en la factura para abrir el
formulario de factura.
4. Cierre la factura.

El uso de los formularios de ventas para pago en el momento de la venta
Si recibe el pago completo en el momento de realizar una venta - ya sea en efectivo, cheque o
tarjeta de crédito - usted llena un recibo de venta en lugar de una factura. Al igual que la
factura, el recibo de venta QuickBooks incluye información sobre los artículos o servicios
adquiridos, pero también incluye información acerca de cómo se hizo el pago.
Para mostrar un recibo de venta completado en QuickBooks:

1. Abra el Centro de Atención al Cliente (Customer Center) en el menú desplegable
Clientes (Customers) (o cualquiera de los otros puntos de acceso).
2. Haga clic en el nombre del cliente cuyo recibo de venta que le gustaría ver.
3. En la lista de Transacciones (Transactions), haga doble clic en el recibo de compra para
abrir el formulario de recibo de compra.
4. Cierre la ventana Introducir Recibos de Venta.

Llenar un formulario de ventas
Llenar una factura es igual que rellenar un formulario en papel; introducir la información del
cliente en primer lugar, seguida de una descripción de los cargos.
Para introducir la información del cliente en una factura:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en Crear Facturas (Create Invoices) (o
seleccione CTRL + I o Clientes (Customers) -> Crear Facturas (Create Invoices); hay
otras maneras de abrir la ventana Crear Facturas).
2. Si tiene plantillas personalizadas, seleccione la plantilla que desea utilizar en la lista
desplegable.
3. En el campo Cliente: Proyecto (Customer: Job), escriba el nombre del cliente / trabajo
que desea crearle una factura.
4. Si la ventana Tiempo / Costes Facturable (Bileable Time / Costs) aparece, elija agregar
tiempo o gastos facturables.

Llenar el área de línea de pedido
En la mitad inferior de la factura (el detalle o el cuerpo de la factura), usted enumera cada
servicio o producto que está vendiendo en su propia línea, junto con la cantidad que el cliente
debe de ese artículo. Dado que la información acerca de los artículos individuales está en
líneas separadas, las líneas se llaman líneas de pedido.
Pero los artículos no son sólo productos que vende o servicios que ofrece a los clientes. Las
líneas de pedido pueden ser cualquier cosa posible que desee poner en el área de detalle de
una factura, como un descuento, una línea de subtotal, un margen de beneficio, o un cálculo
impuesto sobre las ventas.
Para completar el área de línea de artículo de una factura:

1. En el campo Artículo (Item), seleccione el artículo que desea añadir a la factura. Si se
selecciona añadir los gastos facturables del último ejercicio, estos artículos ya se
mostrarán en esta sección.
2. Pulse la tecla Tab (Tab).
3. Introduzca la cantidad que desea facturar en la columna Cantidad (Quantity).
4. Pulse la tecla Tab (Tab) para introducir la tasa o precio por unidad por este concepto. Si
se establece este artículo hacia arriba con una tasa predeterminada, se mostrará
automáticamente en la línea, pero se puede sobrescribir.
5. Pulse la tecla Tab (Tab) para ver la cantidad o extensión de la cantidad multiplicada por el
precio por unidad.
6. Deje que QuickBooks llene el código de impuestos por este concepto de forma
automática, pero usted puede cambiarlo mediante la selección de un código fiscal
diferente de la lista desplegable.

Completar el formulario de venta
Para completar y registrar la factura:

1. En la parte superior de la pantalla, en la pestaña Principal (main) de la cinta, haga
clic en el menú desplegable Imprimir (Print) y seleccione Vista Previa (Preview).
2. Haga clic en Ampliar (Zoom In) y utilice las barras de desplazamiento para ver las
posiciones de factura a una mayor ampliación.
3. Haga clic en Cerrar (Close).
4. Las facturas y otras formas de venta se pueden imprimir, enviar por correo electrónico,
o guardarse como archivos PDF haciendo clic en el menú desplegable debajo de
Imprimir (Print) o Correo Electrónico (Email) en la pestaña Principal en la parte
superior del formulario.
5. En la ventana Crear Facturas (Create Invoices), registrar la venta haciendo clic en
Guardar y Cerrar (Save & Close).

QuickBooks registra la factura en sus cuentas por cobrar de registro. Si esto fuera un recibo de
compra, QuickBooks podría registrar la venta en sus fondos no depositados cuenta hasta que
usted deposita el dinero en el banco, o grabar un depósito en la cuenta bancaria que ha
especificado en la ventana Introducir recibos de venta. (La opción para seleccionar una cuenta
donde depositar el pago sólo está disponible cuando los pagos preferenciales a utilizar los
fondos no depositados en concepto de depósito predeterminado para tener en cuenta está
desactivada.)
El registro de cuentas por cobrar realiza un seguimiento de la cantidad de dinero que sus
clientes le deben.
Para ver el registro de cuentas por cobrar:

1. Abrir el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts).
2. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga doble clic en las cuentas de
Cuentas por Cobrar (Accounts Receivable).
3. Para abrir una transacción, haga doble clic en la transacción en el registro, o haga clic en
él una vez y luego haga clic en el botón Editar Transacción (Edit Transaction) en la
barra de herramientas.
4. Cierre el registro.

Repetición de una venta
Muchas de las ventas que realice en su negocio son las que repite una y otra vez. Por
ejemplo, es posible que tenga un pedido mensual fijo de un cliente, o puede llevar a cabo
esencialmente los mismos servicios a más de un cliente. QuickBooks le permite memorizar los
formularios de venta para que usted no tenga que volver a escribir la información. De hecho,
QuickBooks le permite memorizar una transacción de forma que se automatiza en un horario
si es algo que sucede regularmente y exactamente de la misma manera.
Para memorizar la factura:

1. Asegúrese de que la factura que desea memorizar aparece en la pantalla.
2. En la cinta de tarea (task ribbon) en la parte superior derecha de la barra de tareas, elija
Memorizar (Memorize).
3. En el campo Nombre (Name), escriba una descripción que le ayude a reconocer la factura
memorizada o mantener la descripción predeterminada que QuickBooks ha
proporcionado.
5. Cierre las ventanas Crear Factura, Cuentas por Cobrar, y Catálogo de Cuentas.

Para recuperar una venta memorizado:

1. Desde el menú Listas (Lists), seleccione la lista de Transacciones Memorizadas
(Memorized Transaction).
2. Haga doble clic en la transacción que acaba de añadir.

3. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar la factura.
4. Pulse la tecla Esc para cerrar la lista de transacciones memorizadas.

Creación de facturas por lotes
Las facturas por lotes son una manera para que usted pueda ensamblar una lista de clientes a
los que puede enviar una factura parecida a la vez. Esto puede ser excelente para el servicio
de facturación recurrente.
Para crear una factura por lote:

1. En el menú Clientes (Customers), seleccione Crear Facturas por Lotes (Create Batch
Invoices).
2. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar el mensaje.
3. En el campo Buscar (Look for), puede buscar una descripción del artículo.
4. Haga clic en Buscar (Search).

5. En el campo Facturación de Grupo (Billing Group), introduzca un nombre para el lote.

Si introduce un nombre que todavía no existe, recibirá un mensaje para crear este grupo.
6. Utilice el botón Añadir (Add) para añadir clientes a su lista.
7. Haga clic en Guardar Grupo (Save Group).

9. Elija la fecha de las facturas y de la plantilla de la factura.
10. Introduzca la información que desea que se refleje en su factura.
12. Revise la lista de clientes y haga clic en Crear Facturas (Create Invoices).
13. Aparece el Resumen de factura por lotes. Haga clic en Correo Electrónico (Email) para
enviar las facturas a sus clientes o Imprimir (Print) para imprimir las facturas.
14. Haga clic en Cerrar (Close) para cerrar el resumen de facturas por lotes.

Introducción de un nuevo artículo
Los artículos son lo que usamos en los formularios de ventas como estimaciones, órdenes de
venta, facturas y recibos de ventas. Los artículos muestran los productos / servicios que se
venden y cada artículo se asigna a una o más cuentas en QuickBooks. Los productos se
pueden asignar a una, dos o tres cuentas en QuickBooks.
Artículos unilateral (One-sided items) - Estos son los artículos que sólo utilizamos en
cada formulario de venta o de compra, pero no ambos. Por ejemplo, si usted vende
servicios de consultoría, es posible que tenga un artículo llamado Consultoría para el uso
en sus facturas. Este objeto se asigna a una cuenta de ingresos para que las veas en su
informe de Ganancias y Pérdidas. Si se utilizara este artículo en una transacción de
compra, este publicaría una transacción negativa a su cuenta de ingresos.
Artículo bilateral (Two-sided items) - Estos son los artículos que utilizamos tanto en un
formulario de venta como en un formulario de compra. La configuración de estos artículos
le permite enviar a una cuenta de ingresos cuando se utiliza en un formulario de ventas y
a una cuenta de gastos cuando se utiliza en un formulario de compra.
Artículo de tres lados (Three-sided items) – Los artículos de tres lados se utilizan para
el inventario. La configuración de estos artículos te permite comprar el artículo y lo recibe
en su cuenta de inventario de activos (parte 1). Cuando se vende el inventario, los
mensajes artículo a su cuenta de resultados (parte 2) y también hace una entrada de
Costes de Mercancías Vendidas (parte 3).
En esta sección vamos a ver el registro de artículos de un solo lado.
Para añadir un artículo unilateral:

1. Desde el menú Listas (Lists), seleccione Lista de Artículo (Item List).
2. Haga clic en el botón de menú Artículo (Item) en la parte inferior izquierda de la ventana
a continuación, elija Nuevo (New).

3. En la ventana Nuevo Artículo (New Item), seleccione un tipo de artículo de la lista

8. desplegable
Click Save &Tipo
(Type).
IMPORTANTE: Cuando se selecciona un tipo de artículo, una descripción de la forma

IMPORTANT
en : You can
que el artículo also
debe serenter bills and
utilizado vendoracredits
aparecerá directly
la derecha delincuadro
the Accounts Payable register, which may
desplegable.
expense
Lesson 8 — accounts.
Entering and Paying Bills Entering Bi
NOTESshould add up to the total amount due on the bill.
amounts
4. Asignar un nombre o el código en el campo Nombre / Número del Artículo (Item Name /
Number).
5. En el campo Descripción (Description), introduzca la información que desea que

aparezca por defecto cuando se utilice este artículo en un formulario.
6. Se puede asignar un precio de venta estándar por unidad en el campo Tasa (Rate).
7. En el campo Código Tributario (Tax Code), asigne un código contributivo o no
contributivo estándar.
IMPORTANTE: Los artículos marcados como no tributable en el programa de

instalación
IMPORTANT:no acumularán
You impuesto
can also enter sobre
bills and las ventas
vendor credits en las formas
directly de venta.Payable
in the Accounts Vea la register, which may
allow fordefaster
sección data entry.
formación However,dethis
de impuestos doespara
ventas not provide
obteneras much room
información for memos or allow for multiple
adicional.
expense accounts.
8. En el campo Cuenta (Account), seleccione la cuenta apropiada para el ingreso a la cual

NOTES
se va a enviar cuando se utilice este artículo en los formularios de venta.
9. Haga clic en Aceptar (OK) para agregar el nuevo artículo a la lista de artículos.
10. Cerrar la lista de artículos.
La creación de nuevos niveles de precios
Para cada nivel de precios que crea, se asigna un nombre y un porcentaje de aumento o
disminución de base o de ventas estándar al precio del artículo. Puede crear hasta 100 niveles
de precios en QuickBooks Pro y Premier para usar en las facturas, recibos de ventas,
presupuestos, y notas de crédito.
Para crear un nuevo nivel de precio:

1. Desde el menú de la Listas (Lists), seleccione Lista de Nivel de Precio (Price Level
List).
2. En el botón de menú Nivel de Precio (Price Level), seleccione Nuevo (New).

3. En el campo Nombre del Nivel de Precio (Price Level Name), introduzca un nombre
para el nivel de precios.
4. En la lista desplegable Tipo del Nivel de Precio (Price Level Type), seleccione % Fijo
(Fixed %) o Por Artículo (Per Item). Este ajuste determina si usted tiene un margen de
beneficio / descuento fijo o si le gustaría establecer precios personalizados por artículo.
(Por Niveles de Precios de Artículo no está disponibles en QuickBooks Pro.)
5. Establecer los parámetros de redondeo.
7. Cierre la lista Nivel de Precios.

La asociación de los niveles de precios con los clientes
Al asignar los niveles de precios a los clientes, QuickBooks calcula los precios y montos de los
formularios de venta en función del nivel de precios asociada a ese cliente.
Para asociar un nivel de precios con un cliente:

1. Abra el Centro de Atención al Cliente (Customer Center).
2. En la lista Clientes & Proyectos (Customers & Jobs), seleccione el cliente cuyo nivel de
precios que desea ajustar.
3. Haga doble clic en el nombre del cliente para abrir la página de detalles del cliente.
4. Haga clic en la pestaña Configuración de Pagos (Payment Settings).
5. En la lista desplegable Nivel de Precio (Price Level), seleccione el nivel de precios que
desea asociar con el cliente.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana de edición y guardar los cambios.
Ahora bien, cuando se crea un formulario de ventas para este cliente el precio se ajustará
automáticamente de acuerdo con el nivel de precios. Sin embargo, usted tendrá la oportunidad
de seleccionar la base o precio estándar, o cualquiera de los otros precios asociados a otros
niveles de precios para cada artículo (haciendo clic en el menú desplegable junto a la tasa que
aparece), o usted será capaz de sobrescribir el precio completo e introducir un precio
personalizado para este formulario de venta. Consulte la siguiente sección, Asignación de
Niveles de Precios para las Líneas de Pedido Individuales para situaciones en las que es
posible que desee utilizar esta función.

Asignación de niveles de precios para línea de artículos individuales
Además de asociar los niveles de precios con los clientes, también puede utilizar los niveles
de precios sobre una base individual sobre los formularios de venta. Los siguientes son
algunos ejemplos de cuándo es posible que desee hacer esto.
Ha asociado un nivel de precios con un cliente pero quiere cobrar el precio de venta de
base de un artículo en una venta a ese cliente
Desea utilizar un nivel de precios de uno o más artículos, pero no desea asignar un nivel
de precios al cliente para el que se está registrando la venta
Para aplicar un precio a una sola línea de artículo:

1. En un formulario de venta con línea de artículo, haga clic en la columna Tasa (Rate) y
seleccione el nivel de precios que desea utilizar de la lista desplegable que se muestra (o
puede introducir su propio precio de ese artículo, incluso si no está en la lista
desplegable).
2. Cuando se mueve fuera de ese campo en el formulario, QuickBooks vuelve a calcular la
cantidad y el saldo a pagar.

Usando el seguimiento de ingresos
El Centro de Seguimiento de Ingresos le ayuda a gestionar el cobro de pagos de sus clientes.

En él se enumeran todas las facturas vencidas y casi-vencidas en un solo lugar, así como las
estimaciones no facturadas. Puede enviar recordatorios por correo electrónico a un cliente o
muchos clientes, y hace un seguimiento de las notas de los clientes acerca de sus esfuerzos
de recolección.
Para revisar los pagos atrasados y casi vencidos para todos los clientes:
1. En el menú Clientes (Customers), seleccione Seguimiento de Ingresos (Income
Tracker) (o abrir el Centro de Atención al Cliente (Customer Center) y haga clic sobre
la Seguimiento de Ingresos (Income Tracker)).
2. Haga clic en Seguimiento de Ingresos (Income Tracker).
3. Utilice las pestañas de color de la Barra de Dinero en la parte superior para filtrar la
información.
4. Abra la flecha que apunta hacia abajo en la columna Acción (Action) para una lista de
acciones que puede realizar con cada línea.
5. En la sección Pendiente de Facturación (Unbilled) de la barra de dinero, haga clic en la
lengüeta de color para las Estimaciones (Estimates). Estas son estimaciones abiertas
que se pueden convertir en las facturas de esta ventana utilizando el campo Acción.
6. Coloque las marcas de verificación en las casillas en la columna de la izquierda junto a
cada estimación (o una marca en la casilla superior para indicar que los está eligiendo a
todos ellos) le permitirá hacer click en Acciones por Lotes (Batch Actions) en la parte
inferior, que en este caso, le permite enviarlas por lotes por correo electrónico o marcarlos
como inactivos.
7. El botón de gestionar las transacciones en la parte inferior le permite iniciar una nueva
transacción relacionada con el cliente, tales como una nueva factura o estimación, o de
modificar la fila resaltada en ese momento.
8. Cierre el Seguimiento de Ingresos.

Creación de cartas de una sola factura
Para crear una carta de la factura:

1. En el menú Informes (Reports), elija Clientes y Cuentas por Cobrar (Customers &
Receivables), a continuación, seleccione Facturas Abiertas (Open Invoices) desde el
submenú.
2. En el informe de Facturas Abiertas (Open Invoices) en pantalla, haga doble clic en la
factura abierta para la que desea enviar una carta.
3. En la pestaña Enviar / Ship (Send / Ship), haga clic en el icono Preparar Carta (Prepare
Letter) para mostrar la lista desplegable.
4. Seleccione Preparar Carta (Prepare Letter).
Si QuickBooks pide que encontrar las cartas, haga clic en Copiar (Copy).
5. Elija el tipo de letra que desea crear.

7. Introduzca el nombre y el título adecuado para la firma de la carta.


9. En la pantalla siguiente, indique si desea imprimir sobres también. Si sólo desea imprimir
una carta, seleccione Cancelar (Cancel).
10. Usted puede optar por imprimir la carta (y el sobre, si así lo eligió) desde Word si lo desea.
11. En el menú Ventana (Window), seleccione Cerrar Todo (Close All).

Generación de estados de recordatorio
Los estados de recordatorio resumen la cuenta de un cliente haciendo una lista de facturas
recientes, notas de crédito y los pagos recibidos. Puede utilizar estados de recordatorio
cuando se factura a través de las facturas, pero desea recordar a sus clientes sobre los pagos
morosos.
Los estados de recordatorio son diferentes a otros formularios en QuickBooks tales como
facturas, recibos de venta, o cheques que no son transacciones. Además, debido a que
QuickBooks ya tiene toda la información que necesita para crear estados de recordatorio, no
tiene que llenarlos. En su lugar, revise la información que aparecerá en cada reporte, decida si
se debe agregar la carga financiera, e imprimirlos.
Para generar las estados de recordatorio:

1. Haga clic en Inicio (Home) para mostrar la página de inicio, haga clic en Estados
(Statements) (o desde Clientes (Customer), seleccione Crear Estados (Create
Statements)).
2. Para la Fecha de Estado (Statement Date), introduzca la fecha en que desea que
aparezca el estado.
3. En la sección Introducir Fecha y el Tipo de Estado (Enter Statement Date and Type)
de la ventana, establezca los parámetros para el tipo de declaraciones que le gustaría
generar.
4. Establezca el período de estado en los campos Período de Estado De / A (Statement
Period From / To), o seleccione Todas las transacciones abiertas como fecha de
estado (All open transactions as of statement date).

5. En la sección Seleccionar Clientes (Select Customers), elija cómo desea crear los
estados.
6. Seleccione las opciones adicionales que apliquen.
7. Haga clic en Evaluar Cargos Financieros (Assess Finance Charges) si desea añadir
cargas financieras a los estados. Introduzca una fecha de evaluación de su caso.
8. Haga clic en Aplicar Cargos (Assess Charges).

9. Haga clic en Vista previa (Preview).
10. Haga clic en Cerrar (Close).
11. Cierre la ventana Crear Estados.

Introducción de información de ventas - Preguntas de repaso
1. Cuando se recibe el pago en el momento de la venta, se crea un

___________________________ en QuickBooks.
2. Cuando los clientes están regresando artículos, se registra el retorno de una

__________________________________.
3. En QuickBooks se pueden registrar los pagos realizados ¿con cuál de las siguientes?
a. Efectivo
b. Cheque
c. Tarjeta de crédito
4. Verdadero o falso: QuickBooks le permite guardar las formas de ventas como archivos
PDF.
a. Verdadero
b. Falso
5. Si se factura regularmente a un cliente por artículos o servicios similares, puede

______________________ la factura para ahorrar tiempo.
6. ¿De qué lista (o listas) QuickBooks obtiene la información para A, B y C en el gráfico de

abajo?
a. __________________________________
b. __________________________________
c. __________________________________

7. Lista de los tipos de artículos utilizados en el área de línea de pedidos de la factura

anterior.
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
8. En cuál de las siguientes no se puede utilizar el nivel de precios?

a. Facturas
b. Recibos de ventas
c. Notas de crédito
d. Ordenes de compra
9. QuickBooks Pro le permite asignar niveles de precios a ¿cuál de los siguientes?

a. Clientes específicos
b. partidas individuales en las formas de venta
c. Tanto a como b
10. Si el precio base de una puerta de madera es $ 120.00 y se establece la opción de

redondeo a 1,00 menos 0,11 para un determinado nivel de precios, ¿qué precio
aparecería en una factura por la puerta de madera si se utiliza ese nivel de precios?
a. $ 120,11
b. $ 120,89
c. $ 119,89
d. $ 119,11
11. ¿Cuál de los dos métodos descritos en esta lección para proporcionar a los clientes
información sobre las facturas vencidas le permite evaluar los cargos financieros?
a. ___________________________________________
b. ___________________________________________

Actividades de actividades
1. Crear una factura de Constructora Rock Castle que utiliza las nuevas líneas de pedido
Reparaciones: Plomería (Repairs: Plumbing). Crear la factura para un cliente nuevo
añadiendo información a la lista de los clientes en la marcha.
2. Rellenar un recibo de compra es similar a la de llenar un formulario de factura. Crear un
recibo de compra para el cliente Constructora Castle Rock, y seleccione la opción Fondos
no Depositados (Undeposits Funds). (Es necesario seleccionar esta opción sólo si la
preferencia de usar esa cuenta como el depósito por defecto para dar cuenta no se ha
establecido.) Después de crear el recibo de compra, abre el registro de cuenta de Fondos
no Depositados para ver la transacción que QuickBooks crea automáticamente.
3. Crear un nuevo nivel de precios para Constructora Rock Castle para su evento de ventas
de enero. Desea que todos los precios tengan 10% de descuento y redondeada con una
precisión de $ 0,95. A continuación, crear una factura y añadir algunos artículos. Aplicar el
nivel de precios de venta de eventos de enero y ver el efecto en el precio. ¿Cómo
cambiaría el nivel de precios de modo que todos los precios estén redondeados a $ 0.49?

Lección 7
Recibir Pagos y Hacer Depósitos
Lección 7 – Recibir Pagos y hacer Depósitos
Aprender a registrar los pagos de clientes en QuickBooks
Aprender a manejar descuentos a clientes, pagos parciales, sobrepagos, o pagos iniciales
Aprender a manejar cheques devueltos de los clientes
Ver cómo registrar un depósito en QuickBooks y cómo QuickBooks trata el depósito detrás
de escenas
Aprender a ingresar dinero en efectivo de un depósito en QuickBooks

Registrando pago en su totalidad para un solo proyecto
Si está recibiendo pagos en el momento de una venta y llena un recibo de compra,

QuickBooks registra un pago de cliente. Cuando se factura a un cliente y recibe un pago
posterior, se introduce el pago en la ventana QuickBooks Recibir Pagos.
Para registrar un pago en su totalidad:

1. En el menú Clientes (Customers), seleccione Recibir Pagos (Receive Payments). (Si
aparece la ventana Entrevista de Pago de QuickBooks, ciérrela.)
2. En el campo Recibido De (Received From), seleccione el Cliente: Proyecto de quien
recibe el pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
3. En el campo Monto (Amount), escriba el monto del pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
4. En el campo Fecha (Date), escriba la fecha en la cual el pago fue recibido. Pulse la tecla
Tab (Tab).
5. Seleccione el método de pago de los iconos de pago, y luego pulsar la tecla Tab (Tab).
6. Introduzca el número de referencia para el pago, si aplica.
7. Coloque una marca de verificación junto a las facturas en la red a la que está aplicando el
pago. (A no ser que automáticamente aplicó los pagos que han sido seleccionados en
Editar (Edit) -> Preferencias (Preferences) -> Pagos (Payments) -> Preferencias de la
Compañía (Company Preferences). En ese caso, puede eliminar las marcas de
verificación y añadir su propio caso si la aplicación automática de pago no se ajusta a sus
necesidades.)

Introducción de un pago parcial
Para introducir un pago parcial:

2. En el campo Recibido De (Received From), seleccione el Cliente: Proyecto de quien
recibe el pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
Tab (Tab).
pago (A no ser que automáticamente aplicó los pagos que han sido seleccionados en
necesidades.)
8. Introduzca el importe del pago que se aplicará a cada factura.
9. Deje la opción seleccionada Dejar esto como un pago insuficiente (Leave this as an
underpayment).
10. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar el pago parcial.

La aplicación de un pago a múltiples proyectos
Para aplicar un pago a múltiples proyecto:

2. En el campo Recibido De (Received From), seleccione el nombre del cliente principal de
los puestos de proyecto contra la cual va a recibir el pago. Esto permitirá a QuickBooks
mostrar todas las facturas pendientes para el cliente principal y todos sus puestos de
proyecto. Pulse la tecla Tab (Tab).
Tab (Tab).
pago (A no ser que automáticamente aplicó los pagos que han sido seleccionados en
necesidades.). Usted será capaz de identificar el número de facturas, así como a que
proyecto se refiere.

Introducir sobrepagos
Si un cliente le envía un pago en exceso, sólo tiene que introducir la cantidad en la ventana de
recibir pagos y QuickBooks se mantenga un registro de los pagos adicionales. Cuando el
cliente tiene facturas futuras, puede solicitar el pago en exceso de estas cantidades - incluso
se puede aplicar el crédito directamente a la factura.
Para introducir el pago:

2. En el campo Recibido De (Received From), seleccione Cliente: Proyecto de quien recibe
el pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
3. En el campo Monto (Amount), escriba el del pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
pago. (A no ser que automáticamente aplicó los pagos que han sido seleccionados en
necesidades.). El total de la columna de Pago puede no sumar a la cantidad total del pago
de la parte superior de la ventana de pago de los clientes, si usted no sabe cómo aplicar
todo el dinero.
7. Usted puede elegir Deje el crédito para ser utilizado más tarde (Leave the credit to be
used later) para dejar el sobrepago en la cuenta del cliente o reembolsar el monto al
cliente (Refund the amount to customer) para emitir un reembolso.
a. Si opta por la devolución del importe de su cliente, la ventana Emitir Reembolso
(Issue a Refund) aparecerá. Completar el formulario adecuadamente.
b. Haga clic en Aceptar (OK).

Manejo de pago inicial y pagos anticipados
Si un cliente realiza un pago antes de que lo haya facturado por los servicios (por ejemplo, se
le puede hacer un pago inicial o el pago de una tasa de retención), todavía se puede registrar
el pago en la ventana de recibir pagos. Sin embargo, debido a que no tiene ninguna factura al
que aplicar el pago, QuickBooks registra el pago como un pago no utilizada (al igual que un
pago en exceso).
QuickBooks tiene la cantidad no aplicada en cuentas por cobrar con el nombre del cliente. La
próxima vez que ingrese a ese cliente en la ventana de recibir pagos, QuickBooks muestra la
cantidad de crédito en la zona de los créditos no utilizados. el saldo del cliente también refleja
la cantidad de crédito.
Para introducir el pago inicial:

2. En el campo Recibido De (Received From), seleccione el cliente: Trabajo de quien recibe
el pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
3. En el campo Monto (Amount), escriba la cantidad del pago. Pulse la tecla Tab (Tab).
5. Introduzca el número de referencia para el pago, en su caso.
6. Asegúrese de que ninguna factura está seleccionada para aplicar el pago.

7. Deje la opción seleccionada Deje el crédito para ser utilizado más tarde (Leave the
credit to be used later).
9. En la ventana Crédito de Pago que aparece, haga clic en Aceptar (OK).
Para crear una factura para un cliente que hizo un pago inicial:
1. En el menú Clientes (Customers), seleccione Crear Facturas (Create Invoices).
2. En el campo Cliente: Proyecto (Customer: Job), seleccione para el cual está creando la
factura.
3. Añadir cualquier tiempo / costo facturablee, si aplica.
4. Si utiliza plantillas de factura personalizada, seleccione la plantilla adecuada del
desplegable Plantilla (Template).
5. Completar el formulario de factura apropiadamente.
6. Haga clic en Guardar (Save) en la pestaña Principal (Main) en la parte superior de la
factura para guardar la factura, pero mantenerla abierta.
7. Haga clic en Aplicar Créditos (Apply Credits) para aplicar el monto del anticipo hacia
esta factura.

8. Seleccione los crédito que desee aplicar a la factura (si no han sido seleccionados por
usted) y haga clic en Listo (Done). En este caso, sólo una parte del crédito está siendo
utilizado y hay un saldo de crédito.

9. Usted verá que la factura ahora cambió para reflejar la aplicación de un crédito y el saldo
también se ve afectado.
10. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar la transacción.

Hacer depósitos
Cuando se utiliza la ventana Introduzca Recibo de Compra (Enter Sales Receipt) (para una
venta en la que recibe el pago en el establacimiento), la ventana Recibir Pagos (Receive
Payments) (para pagos de facturas) o un artículo de pago en el cuerpo de una factura,
QuickBooks no pierde de vista el dinero que va recibiendo hasta que se deposita en el banco.
Cuando recibe los pagos de los clientes, ya sea que usted pueda depositar cada pago
directamente en una cuenta bancaria de QuickBooks o pueda acumular esos pagos en una
cuenta llamada Fondos No Depositados (Undeposited Funds), para ser trasladado a una
cuenta bancaria luego. QuickBooks le permite elegir el método que prefiera para depositar los
pagos.
Para seleccionar los pagos a los depósitos:

1. En el menú Banco (Banking), elegir Hacer Depósitos (Make Deposits).

2. Haga clic para seleccionar los pagos que desea llevar al banco.

QuickBooks muestra la ventana Hacer Depósitos, la cual muestra los pagos que
acaba de seleccionar.

4. En el campo Depósito Para (Deposit To), asegure que ha seleccionado la cuenta

bancaria adecuada.
5. Asegúrese de que escribe la Fecha (Date) correcta y una Nota (Memo), si desea.
Si usted tiene dinero para el depósito, que no es el resultado de un pago que recibió
por una venta, puede introducirlo en el área de detalle de la ventana, en la siguiente
fila vacía. Por ejemplo, si ha recibido un reembolso de la prima de su compañía de
seguros o un anticipo de accionista, tiene que introducir esto aquí.
6. Se puede imprimir el comprobante de depósito al seleccionar el icono Imprimir (Print) en

la parte superior de la ventana Hacer Depósitos (Make Deposits) y llevar a su banco
para acompañar el depósito.
7. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar el depósito.

Cómo QuickBooks gestiona el depósito
Para ver la cuenta de Fondos No Depositados:

1. Desde el menú Lista (List), elija Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts).
2. En Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga doble clic en la cuenta Fondos No
Depositados (Undeposited Funds).
Este es el registro donde QuickBooks registra todos los pagos anunciados en los Fondos
No Depositados.

Como manejar un cheque devuelto de un cliente
Cuando un cheque de pago del cliente es devuelto por el banco:

1. Abra el Centro de atención al cliente (Customer Center) en el menú desplegable
Cliente (Customer) (o presione CTRL + J).
2. Resalte el Cliente: Proyecto de la lista, a continuación, haga doble clic en la operación de
pago de la lista de transacciones para abrirlo.
3. Seleccione el icono Registro de Cheques Rechazados (Record Bounced Check).

4. Introduzca cualquier tarifas bancarias cambiada por su banco por la transacción NSF.
5. Si usted tiene una tarifa que se carga a su cliente para cheques NSF, usted puede
introducir esto también.

7. En el Resumen de Cheques Rechazados (Bounced Check Summary), seleccione
Finalizar (Finish).

8. Observe la pantalla de Pago de los Cliente (Customer Payment) que indica que este
cheque fue rechazado.
9. Guardar y Cerrar (Save & Close).

10. Para ver el efecto del cheque sin fondos, abra el registro del banco haciendo doble clic en
la cuenta bancaria de su Catálogo de Cuentas (CTRL + A).

Recibir Pagos y Hacer Depósitos - Preguntas de repaso
1. Una empresa ha creado tres puestos de proyectos diferentes para un solo cliente. El
cliente escribe un cheque para hacer un pago parcial de los saldos abiertos para los tres
puestos de proyecto. En QuickBooks, el pago ...
a. debe ser aplicado a la primera factura para el primer proyecto para el cliente
b. debe ser aplicado a la factura más reciente para el cliente
c. se puede aplicar a cualquier combinación de facturas y puestos de proyecto para el
cliente
d. no se puede aplicar a cualquier factura o puestos de proyecto para el cliente hasta que
se reciba el pago completo
2. QuickBooks es compatible con cuál de los siguientes tipos de escenarios de pago?

a. El pago inicial de productos o servicios
b. Los sobrepagos de clientes
c. Los pagos parciales de clientes
3. Verdadero o falso: Se puede introducir un pago del cliente directamente en el registro del
cliente.
a. Verdadero
b. Falso
4. La cuenta _______________________________________ actúa como una caja

registradora y se utiliza para mantener los fondos hasta depositarlos en una cuenta
bancaria.
5. Verdadero o falso: QuickBooks permite imprimir comprobantes de depósito que usted

puede tomar para el banco.
a. Verdadero
b. Falso

1. Crea una factura por el trabajo lavadero cubierto de Bryan Ruff. Añada nombres a la lista
de artículos de Constructora Rock Castle según sea necesario.
2. Después de facturar a Bryan, registre un pago para él en la ventana de Recibir Pagos
(Receive Payments).
3. Registre el deposito del pago de la Constructora Rock Castle.

Lección 8
Introducir y Pagar Facturas
Lección 8 – Introducir y Pagar Facturas
Conocer las distintas formas en que usted puede manejar sus facturas en QuickBooks
Aprender como introducir una factura en QuickBooks
Utilizar la ventana de Pago de Facturas para pagar sus facturas en QuickBooks

Utilizar QuickBooks para las cuentas por pagar
Algunos propietarios de negocios, especialmente si son propietarios de empresas más

pequeñas, pagan sus cuentas cuando las reciben. La mayoría de los propietarios de negocios,
sin embargo, les resulta más conveniente pagar las facturas con menos frecuencia. (También
como mantener el dinero en efectivo en la empresa durante el mayor tiempo posible.) Si no
planea pagar sus cuentas de inmediato, QuickBooks puede ayudar a mantener un registro de
lo que debe y para cuando lo debe.
El dinero que debe por facturas impagadas se llaman cuentas por pagar. QuickBooks utiliza la
cuenta de cuentas por pagar para hacer un seguimiento de todo el dinero que debe. Al igual
que cualquier cuenta de balance QuickBooks, las cuentas de cuentas por pagar tienen un
registro donde se pueden ver todas sus cuentas a la vez.
Para ver el registro de Cuentas por Pagar:

1. Desde el menú Listas (Lists), elija Categorías de cuentas (Chart of Accounts).
2. Haga doble clic en 20000 Cuentas por Pagar (20000 Accounts Payable) en la lista para
abrir el registro.
El registro realiza un seguimiento de cada factura que ha introducido, se muestra la fecha de

vencimiento, y mantiene un saldo corriente de todas las facturas que debe. Como propietario
de un negocio, esto ayuda a pronosticar el flujo de caja, y el sistema de recordatorio de
QuickBooks le ayuda a pagar sus cuentas a tiempo.
3. Pulse Esc (Esc) dos veces para cerrar las ventanas abiertas.

Introducir facturas
Cuando recibe una factura de un proveedor, debe introducirla en QuickBooks tan pronto como
sea posible. Esto mantiene sus informes de previsión de flujo de efectivo hasta la fecha y no le
da la oportunidad de establecer la factura a un lado y olvidarse de la misma.
Para introducir una factura:

1. En el menú Proveedores (Vendors), seleccione Introducir Factura (Enter Bills) (o
seleccione Introducir Factura (Enter Bills) desde la pantalla de Inicio (Home)).
2. En el campo Proveedores (Vendors) indique el nombre del proveedor.

3. En el campo Fecha (Date), escriba la fecha de la factura.
4. En el campo Ref . Nº (Ref. No.), introduzca el número de factura.
5. En el campo Cantidad que se Debe (Amount Due), tipo 1500.
6. Introduzca los términos apropiados, así como cualquier información en una nota si es
necesario.

7. Utilice la pestaña Gastos (Expenses) para introducir los gastos de la factura y publicarlos
directamente a cuentas de gastos (se puede utilizar más de una línea para referirse a
diferentes tipos de gastos), y especifique la cantidad en dólares de cada gasto. Las cantidades
deben sumar a la cantidad total a pagar en la factura.
8.8.Haga
Click Save & Close to record the bill.
clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para grabar la factura.
IMPORTANTE: También puede introducir facturas y créditos de proveedores

directamente en el registro de cuentas por pagar, lo que puede permitir la entrada de
datos de forma
expense más rápida. Sin embargo, esto no proporciona el mayor espacio para
accounts.
las notas ni permite múltiples cuentas de gastos.
NOTES

Pagar facturas
Al iniciar QuickBooks o abrir un archivo de compañía en QuickBooks, la ventana Recordatorios

aparece para de decirle si usted tiene transacción que debe completar, tales como cuentas a
pagar o dinero para depositar. (Si no ve la ventana Recordatorios , actívelo seleccionando
Preferencias (Preferences) desde el menú Editar (Edit).)
Cuando QuickBooks le informa que hay facturas vencidas, usted puede visualizar la ventana
Pagar Facturas y seleccionar las facturas que desea pagar.
Pago de una factura:

1. En el menú Proveedores (Vendors), seleccione Pagar Facturas (Pay Bills) (o haga clic en
Pagar Facturas (Pay Bills) desde la pantalla de Inicio (Home)).
2. Marque las casillas junto a las facturas que desea pagar.

3. Asegúrese de que tiene la configuración adecuada de medios de pago seleccionada, así
como la cuenta bancaria con la cual pagará las facturas.
4. Haga clic en Pagar Facturas Seleccionadas (Pay Selected Bills).

5. En la siguiente ventana se puede optar por pagar más facturas, cheques de impresión para
las cuentas seleccionadas, o en Listo (Done) para salir del módulo e imprimir cheques más
tarde.
IMPORTANTE: Haga clic en el icono Imprimir Cheques (Print Checks) desde la

IMPORTANT
pantalla : You(Home)
Inicio can also enter
para bills and
acceder vendor
a los creditspara
marcados directly in themás
Imprimir Accounts
Tarde. Payable register, which may
expense accounts.
NOTES

Cómo QuickBooks registra sus pagos de facturas
Cuando usted paga $ 1,500 por una factura a través de la ventana Pagar Facturas,
QuickBooks hace una entrada en el registro de cuentas por pagar, mostrando una disminución
de $ 1.500 en el total de deudas. También crea un cheque de su cuenta de banco elegido para
pagar la factura.
Para ver la entrada en el registro de Cuentas por Pagar:

1. En el menú Compañía (Compañía), elija Categoría de Cuentas (Chart of Accounts).
2. En Categoría de Cuentas (Chart of Account), haga doble clic en la cuenta de Cuentas
por Pagar (Accounts Payable).
3. Cierre el registro de Cuentas por Pagar.

Para ver la entrada:

1. En Categoría de Cuentas (Chart of Accounts), haga doble clic en Comprobación
10100 (10100 Checking).
2. Seleccione la transacción que desea ver.

3. Haga doble clic en la transacción o en la barra de herramientas, haga clic en Editar
Transacción (Edit Transaction).

4.8.Puede
Clickeditar
Save & la Close to record
transacción the bill.
o hacer clic en Guardar y Cerrar (Save & Close).
IMPORTANTE: También puede abrir, ver o editar esta transacción mediante la

apertura de la misma manera desde el registro de Cuentas por Pagar.
expense accounts.
NOTES

Introducir y pagar facturas – Preguntas de repaso
1. Utilizar la cuenta de ____________________________ para rastrear el dinero que le debe

a los proveedores.
2. Lista de los dos pasos implicados en el uso de las características de las cuentas por
pagar en QuickBooks:
a. ________________________________________________________________
b. ________________________________________________________________
3. Cuando se efectúa un pago (de la cuenta corriente) en la ventana Pagar Facturas, se
puede ver en las transacciones _______________________ y
____________________________ registros.
4. Verdadero o falso: Cuando sigues las cuentas por pagar en QuickBooks, la ventana
Introducir Facturas es el único lugar donde puede introducir facturas y créditos de
proveedores.
a. Verdadero
b. Falso
5. Usted le pagó a un vendedor $ 1000 a través de la ventana Pagar facturas (utilizando la
cuenta de cheques). QuickBooks automáticamente crea una entrada de diario que:
a. Elimina la factura.
b. Muestra $ 1,000 como crédito en cuentas por pagar y $ 1.000 como un débito en la
cuenta de cheques.
c. Muestra $ 1,000 como débito en cuentas por pagar y $ 1,000 como crédito en la
cuenta de cheques.
d. Muestra $ 1,000 como débito en cuentas por pagar y $ 1,000 como crédito en cuentas
por cobrar.

1. Escriba un cheque a un vendedor asignando la cantidad con más de una cuenta de

gastos.
2. Introducir una factura en la ventana Introducir Facturas, a continuación, ver la transacción
de la factura en el registro de Cuentas por Pagar.
3. Pagar la factura mediante la ventana Pagar Facturas.

Lección 9
Análisis de Datos Financieros
Lección 9 – Análisis de Datos Financieros
Hablar sobre algunas de las herramientas que QuickBooks le da para el análisis de los
datos financieros: QuickReports, informes y gráficos predefinidos
Crear un QuickReport
Agregar una columna a un informe
Aprender cómo mover una columna en un informe
Obtener información sobre los tipos de informes preestablecido que QuickBooks ofrece
Practicar la creación de informes y visualización de ellos en pantalla
Personalizar un informe cambiando la forma en que se ve y los datos que cubre (filtrado)
Aprender cómo procesar informes en grupos
Guardar informes como archivos de formato de documento portátil (PDF)
Aprender cómo exportar un informe a Microsoft Excel
Practicar los informes filtrados en Microsoft Excel
Obtener información sobre los tipos de gráficos que QuickBooks ofrece
Crear y personalizar varios gráficos

Creación de QuickReports
Una de las maneras más rápidas para ver un informe sobre los datos de QuickBooks es crear
un QuickReport. QuickReports son informes prediseñados que le dan información sobre el
nombre de la lista que está viendo en la pantalla. Cada vez que tenga una lista, un registro o
de una forma que aparece, puede hacer clic en un botón para que QuickBooks crear un
QuickReport.
Para ver lo que le debe un proveedor:

1. Haga clic Centro de Proveedor (Vendor Center) en la barra de iconos.
2. Haga clic en el nombre del proveedor al que le desea ejecutar un informe y seleccione
QuickReport, o haga clic en el hipervínculo QuickReport en la sección de información de
proveedores.

Uso del acercamiento en QuickReport
Todo QuickReports contiene un resumen de las transacciones individuales. Para ayudar a

entender mejor la información presentada en los informes, QuickBooks le permite dar un
seguimiento a los datos del informe para el nivel de transacción individual utilizando
QuickZoom.
Al colocar el puntero del ratón sobre un número en un informe y ver el símbolo QuickZoom
(una lupa con una Z en él), puede hacer doble clic en el número para mostrar la transacción
original en QuickBooks.
Para ver más detalles acerca de una transacción:

1. Desde cualquier informe financiero, mantenga el cursor sobre el monto en dólares /
transacción que desea ver con más detalle.
2. Cuando el cursor se convierte en el icono QuickZoom, haga doble clic en el ratón para
acercar la imagen. Esto abrirá la transacción.
3. Presiona Esc (Esc) para cerrar la ventana.

Personalización de QuickReports
Cada ventana QuickReport tiene una barra de botones en la parte superior del informe para la
personalización de contenido de la memoria y el diseño.
Para agregar una columna a un informe:

1. En la ventana QuickReport, haga clic en Personalizar Informe (Customize Report).
2. En la lista de Columnas (Columns), seleccione las columnas adicionales que le gustaría
añadir al informe (en este ejemplo marcamos la columna # Transacción).
3. Haga clic en Aceptar (OK) para aceptar el cambio.

Observe la(s) columna(s) adicional(es) en su informe.
Para mover una columna del informe:

1. Coloque el puntero del ratón sobre la columna que desea mover (el ratón se convierte en
una mano).
2. Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastre el encabezado de la columna /
nombre de la columna a la posición de su preferencia. Cuando aparece una flecha roja,
suelte el botón del ratón.

Para cambiar la información en el encabezado de informe:

1. En la ventana del informe, haga clic en Personalizar Informe (Customize Report),
continuación, haga clic en la pestaña Encabezado / Pie de Página (Header/Fooder).
En la pestaña Encabezado / Pie de Página (Header/Fooder), se puede cambiar el

nombre de la empresa, título del informe, subtítulos, y la fecha y hora preparada. También
puede especificar si se imprime el encabezado en todas las páginas o sólo en la primera
página. La pestaña encabezado / pie de página es la mismo para todos los informes de
QuickBooks.
2. Resalte el texto en el campo Título del Informe (Report Title) y reemplazarlo con el título
que desea dar a su informe.
3. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Modificar informe.
4. Cierre el informe.
IMPORTANTE: Para guardar este informe para uso futuro, haga clic en el botón
Memorizar (Memorize) en la barra de herramienta de informes antes de cerrar el
informe.
allow forEsto
fasterledata
permite
entry.guardar la configuración
However, personalizada
this does not provide y ejecutar
as much room for el informe
memos or allow for multiple
en una fecha
expense posterior en el menú desplegable Informes (Reports).
accounts.
NOTES

Utilizando el Centro de informes
Una buena manera de aprender acerca de los informes disponibles en QuickBooks - y cómo
trabajar con ellos - es el Centro de informes.
El Centro de informes contiene una descripción y un ejemplo de cada informe de QuickBooks.

Puede hacer clic en los iconos en la esquina superior derecha del Centro de informes para
seleccionar el formato de visualización que prefiera.
Para obtener más información sobre los informes:

1. Haga clic en Informes (Reports) en la barra de iconos (o en el menú Informes (Reports))
a continuación, haga clic en Centro de Informes (Report Center).
2. Utilice la vista de iconos de color azul en la esquina superior derecha para personalizar la
vista.
Vista en cuadrícula

Vista de la lista
Vista Carrusel
3. Haga clic en la pestaña Aportado (Contributed) para abrir los informes aportados, una
página web de Intuit donde puede buscar, revisar, descargar e importar informes
adicionales. Revise la información y luego cierre la ventana.

Creación de un estado de situación de comparación con el reporte del año

anterior
El informe de comparación compara el estado de situación del año en curso con respecto al
año anterior, tanto en cantidad de dólares y porcentaje.
Para crear un informe de comparación del estado de situación del año anterior:
1. En el Centro de Informes (Report Center), elija Compañía y Financiero (Company &
Financial), desplácese hacia abajo y seleccione Comparación del Estado de Situación
del Año Anterior (Balance Sheet Prev Year Comparison).
2. Haga clic en el icono Ejecutar Informe (Run Report).
Desplazar la ventana de informe para ver más del informe.

3. Haga clic en el botón Colapsar (Collapse) en la parte superior derecha del informe para
ver la diferencia.
El botón Colapsar esconde subcuentas, proyectos y subclases. Los montos resumidos
bajo la cuenta matriz. Este botón afecta tanto a la pantalla como al informe impreso.
4. Haga clic en Expandir (Expand) para volver a la pantalla de informe original.

Informes filtrados
Puede personalizar los informes de QuickBooks para resaltar sólo la información que le
interesa conseguir. En este ejercicio, podrás personalizar el informe de comparación de estado
de situación y filtrarlo para incluir sólo las transacciones que usted especifique.
Los filtros de informe permiten definir los criterios personalizados para las transacciones que
desea incluir en un informe. Al filtrar un informe, QuickBooks incluye sólo aquellas
transacciones que coincidan con las reglas creadas.
Para filtrar un informe preestablecido:

1. Con el informe de comparación del estado de situación del año anterior presentado, haga
clic en Personalizar Informe (Customize Report) sobre la barra Informe (Report) botón.
2. Haga clic en la pestaña Filtros (Filters).
3. En el cuadro de desplazamiento de filtro, seleccione los filtros para los que desea
establecer sus parámetros y establecer sus especificaciones.
4. Para remover o modificar un filtro, resalte en la sección Opciones de Filtro Actual
(Current Filter Choices) y, o bien modificar el filtro o haga clic en Remover Filtro
Seleccionado (Current Filter Choices).

Guardar informes en formato PDF
Para mantener un registro de la información de la memoria, tal como existe hoy en día, puede
guardar el informe en formato de documento portátil (PDF).
Para guardar un informe como un archivo PDF:

1. Con el informe abierto, elija Guardar como PDF (Save as PDF) en el menú Archivo
(File). (También puede hacer clic en Imprimir -> Guardar como PDF (Print -> Save as
PDF).)
2. Vaya a la carpeta en la que desea almacenar el archivo PDF e introduzca un nombre de
archivo.
3. Haga clic en Guardar (Save).
4. Cierre la ventana del informe.
IMPORTANTE: si desea enviar el informe como un archivo PDF adjunto a un correo

IMPORTANT:en
electrónico You
uncan
soloalso
pasoenter
sin bills and como
guardar vendorPDF,
credits
en directly in the seleccionar
primer lugar, Accounts Payable
Email register, which may
->expense
Enviaraccounts.
informe como PDF (Email -> Send report as PDF). (QuickBooks no le
permitirá seleccionar la opción Enviar como informe PDF si está utilizando una
compañía de ejemplo.)
NOTES

Usando QuickZoom en un informe
Para usar QuickZoom en una lista en un informe:

1. Coloque el puntero del ratón sobre el listado o lo que desea ver en detalle.
2. Haga doble clic en la cantidad para acercarse.
Lo que se ve cuando usa QuickZoom en un informe dependerá del tipo de informe que se
muestra:
− Si el informe muestra las cifras de resumen (como el informe resumido de ventas por
cliente a continuación) y que usa QuickZoom en un monto...

... QuickBooks, a continuación, muestra un informe detallado que incluye las operaciones que
contribuyen a esa cantidad. A continuación, puede hacer doble clic en una transacción
individual en el informe detallado para hacer QuickZoom en él.
- Si usa QuickZoom en una transacción en un informe detallado, QuickBooks abre y muestra la

factura, u otra forma de la transacción solicitada. En este punto, puede revisar, eliminar o
editar la transacción que aparece como sea necesario.

Memorización de informes
Es posible que desee memorizar informes que se personalizan, filtran y son ejecutados con
frecuencia. La memorización de los informes pueden salvarlo de pasar el tiempo
personalizando los mismos informes una y otra vez. Recuerde: la memorización de informes
guarda las personalizaciones y filtros, no los datos que se muestran. A medida que se
introducen nuevos datos o se cambian los datos existentes, se ejecuta un informe memorizado
que mostrará los datos actualizados, pero con la misma configuración (por ejemplo, columnas,
título, etc.) que se salvó.
Para memorizar un informe:

1. Cuando se encuentre en un informe que desea memorizar, haga clic en Memorizar
(Memorize) en la barra de herramientas de informe.
2. Nombre el informe memorizado según lo acordado.

3. Haga clic en la casilla de verificación Guardar en Grupo de Informe Memorizado (Save
in Memorized Report Group) si desea asignar este informe a un grupo (verá más sobre
los grupos de informes memorizados en la siguiente sección), y luego elegir el grupo en el
menú desplegable.
4. Marque la casilla junto a Compartir esta plantilla de informe con otros (Share this
report template with others) si desea ofrecer este informe memorizado (la configuración,
no los datos!) a toda la Comunidad Intuit para ayudar a otras personas que puedan tener
una necesidad de información de negocio similar al suyo en sus propios archivos de la
empresa de QuickBooks.
5. Haga clic en Aceptar (OK) para memorizar el informe.

Creación de grupos de informes memorizados
Además de la memorización de los informes individuales para guardar la configuración del

informe, puede crear grupos de informes memorizados para organizar sus informes
memorizados en una forma que tenga sentido para su negocio y le permita procesar un grupo
de informes a la vez.
QuickBooks viene preconfigurado con un número de grupos de informes memorizados, ya

cada grupo con los informes comunes para cada área. Puede añadir sus propios informes
para estos grupos, modificar los grupos para satisfacer sus necesidades e incluso crear sus
propios grupos.
Para crear un grupo de informes memorizado:

1. Seleccione Informes Memorizados (Memorized Reports) en el menú Informes
(Reports) y luego elegir Lista de Informe Memorizado (Memorized Report List).
2. En la lista Informe Memorizado (Memorized Report) y haga clic en el botón de menú

Informe Memorizado (Memorized Report) y elegir Nuevo Grupo (New Group).
3. En el campo Nombre (Name) de la ventana de Nuevo Grupo Informe Memorizado (New
Memorized Report Group), escriba Fin de Año.

Impresión de informes
Para imprimir un informe:

1. Con el informe abierto, haga clic en el botón Imprimir (Print) de la barra de herramientas
y seleccione Informe (Report).
2. Haga clic en Vista Previa (Preview) para ver cómo se verá el informe cuando lo imprima.
QuickBooks muestra una vista previa de su informe en pantalla.

Procesando informes en grupos
Para informes de proceso por lotes que residen en un grupo:

1. En la lista Informe Memorizado (Memorized Report), seleccione el grupo de informe que
desea imprimir.
2. Haga clic en Mostrar (Display).
QuickBooks abre la ventana de Reporte de Múltiples Informes. Puede utilizar esta ventana
para visualizar o imprimir los informes seleccionados (seleccionados por la marca de
verificación (checkmark) en la columna de la izquierda al lado de los informes). También
puede cambiar el intervalo de fechas para los informes en esta ventana antes de mostrar o
imprimirlos cambiando la información en las columnas De (From) o Para (To).
3. Seleccione los informes que desea imprimir y haga clic en Mostrar (Display) para revisar
la información en los informes o Imprimir (Print) para imprimir los informes.
4. Si ha elegido mostrar los informes, puede imprimir cada informe individual haciendo clic en
el botón Imprimir (Print) de la barra de herramientas de ese informe y luego seleccione
Informe (Report).

Procesando múltiples informes diversos
Además de procesamiento por lotes a un grupo de informes, también se puede procesar por
lotes de varios informes memorizados seleccionados que no están todos en el mismo grupo de
informes.
Para el proceso de lotes de múltiples informes diversos:

1. En el menú Informes (Reports), seleccione Procesar Múltiples Informes (Process
Multiple Reports).
2. QuickBooks abre la ventana Proceso de Múltiples Informes. Seleccione los informes
memorizados que desea procesar (todos los informes de todos los grupos están
actualmente en la lista), colocando una marca de verificación junto a los informes
deseados. También puede cambiar el intervalo de fechas para los informes en esta
ventana antes de mostrar o imprimirlos cambiando la información en las columnas De
(From) o Para (To).
3. Una vez que se seleccione los informes deseados, seleccione Mostrar (Display) para
revisar la información contenida en los informes o en Imprimir (Print) para imprimir los
informes.
4. Si ha elegido mostrar los informes, puede imprimir cada informe individual haciendo clic en
el botón Imprimir (Print) de la barra de herramientas de ese informe y luego seleccione
Informe (Report).

El envío de un informe a Microsoft Excel®
De vez en cuando, es posible que desee cambiar la apariencia o el contenido de un informe de

maneras que no están disponibles en QuickBooks, filtrar datos de informe en formas que no se
pueden en QuickBooks, o ejecutar "qué pasaría si" los escenarios de sus datos de
QuickBooks.
Puede enviar informes de QuickBooks a Microsoft Excel. Dado que los cambios realizados en
Excel no afectan a sus datos de QuickBooks, usted es libre de personalizar los informes según
sea necesario e incluso cambiar los datos para ejecutar "qué pasaría si" los escenarios.
Para enviar un informe a Microsoft Excel:

1. En el menú Informes (Reports), abra el informe que desea convertir a Excel.
2. En la barra de botón Informe (Report), ajuste los parámetros de fecha para su informe.
Puede utilizar el botón Personalizar (Customize) para establecer filtros adicionales y
añadir una personalización adicional.
3. Si ha hecho clic en el botón Personalizar (Customize) en el paso anterior, después de
que ha especificado los parámetros de personalización adicionales, haga clic en Aceptar
(OK).
4. En la barra de botón Informe (Report), haga clic en Excel y Crear Nueva Hoja de
Cálculo (Create New Worksheet) (o podría seleccionar Actualización de Hoja de
Cálculo Existente (Update Existing Worksheet), si este informe con estos ajustes fue
enviado previamente a una hoja de cálculo que se ha guardado).
5. Haga clic en la pestaña Avanzado (Advanced) para añadir opciones de exportación
personalizadas.
6. Haga clic en Aceptar (OK) y, a continuación, en Exportar (Export).

Creación de un gráfico de ingresos y gastos
Si desea que su negocio sea rentable, es necesario mantener un ojo en sus gastos. El gráfico
de ingresos y gastos muestra exactamente lo que está pasando y dónde.
Debe estar especialmente preocupado por la proporción que está gastando en gastos en
relación con los ingresos que recibe. Como un ejemplo simplista, si gana sólo $ 20.000 en
ingresos, usted no quiere gastar $ 30.000 en gastos.
Para crear un gráfico de ingresos y gastos:

1. En el menú Informes (Reports), elija Compañía y Financiero (Company & Financial), a
continuación, elija Gráfico de Ingresos y Gastos (Income & Expense Graph). Podrás
ver las diez categorías de gastos que figuran con la información numérica junto a un
listado de claves con sus colores del gráfico de sectores.
2. QuickBooks pueden mostrar información en sólo 10 segmentos de sectores a la vez. Para

mostrar más cuentas, haga clic en el botón Siguiente Grupo (Next Group) en la parte
superior de la ventana del gráfico.
3. Puede cambiar el intervalo de fechas haciendo clic en el botón Fechas (Dates) en la parte
superior.

Para visualizar las cuentas de ingresos en lugar de las cuentas de gastos:

1. Haga clic en Ingreso (Income) en la parte inferior de la ventana del gráfico.
2. Elija filtrar Por Cuenta (By Account), Por Cliente (By Customer), o Por Clase (By
Class) desde la barra de herramientas de informe.

Usando QuickZoom con gráficos
Para ayudar a entender mejor la información que se muestra en los gráficos, QuickBooks le
permite darle seguimiento a los datos gráficos usando gráficas QuickZoom. Esto funciona de
manera muy similar a la funcionalidad QuickZoom de entradas de informe descritos
anteriormente en esta lección.
Para usar QuickZoom en la información gráfica:

1. Coloque el puntero del ratón sobre la sección del gráfico que desea ver con más detalle y
haga doble clic.
IMPORTANTE: Las funciones de informe QuickZoom variarán dependiendo del tipo

de información que están optando por QuickZoom con el fin de obtener más detalles.

Personalización de cómo se muestran los gráficos
Puede personalizar las gráficas para controlar qué datos se incluyen y cómo se muestran los
datos. En este ejercicio, va a cambiar la pantalla de tres dimensiones (3D) para gráficos 2D
(dos dimensiones).
Para cambiar de 3D a 2D:

1. En el menú Editar (Edit), seleccione Preferencias (Preferences).
2. En el panel izquierdo, haga clic en Informes y Gráficos (Reports & Graphs).
3. En la pestaña Mis Preferencias (My Preferences), coloque una marca en la casilla junto
a Dibujar Gráficos en 2D (más rápido) (Draw graphs in 2D (faster)).

5. Haga clic en Centro de Informes (Report Center).
6. Elija Ventas (Sales), a continuación, Gráfico de Venta (Sales Graph) para ver el efecto
del cambio.
7. Haga clic en el icono Ejecutar (Mostrar Informe) (Run (Display Report).
8. Cierre la gráfica.
9. Cierre el Centro de informes.

Análisis de datos financieros - Preguntas de repaso
1. _________________________ es la herramienta que le permite profundizar en

información de los resúmenes de informes y gráficos en QuickBooks.
2. ¿Cuándo puede generar un QuickReport?

a. Sólo cuando se ve un cliente activo o cuenta
b. Sólo cuando se visualiza una lista, registro, o formulario
c. Sólo al final del ejercicio económico en curso
d. Sólo durante la visualización del estado de situación en las cuentas
3. ¿En qué clase de informe encontrará una lista de facturas pendientes?

a. Compañía y Financiero
b. Ventas
c. Clientes y Cobros
d. Lista
4. Informe _______________________ le permite establecer criterios personalizados para

las transacciones que desee incluir en un informe.
5. Una vez que ha personalizado un informe preestablecido para satisfacer sus necesidades,
¿cómo se puede guardar la configuración por la que no tiene que personalizar el informe
cada vez que se ejecuta?
a. Seleccione Guardar ajustes en el menú Informe
b. Selecciona Guardar ajustes en el menú Archivo
c. Clic en Memorizar en la barra de botones
d. Haga clic en Modificar a continuación, elija Memorizar
6. Verdadero o falso: Una vez que haya exportado datos del informe a Excel, puede enviar
modificado de nuevo a QuickBooks.
a. Verdadero
b. Falso

1. Crear un QuickReport en un nombre en una de las listas de la Constructora Castle Rock.

2. Constructora Castle Rock quiere crear un informe que muestre cuánto han gastado en la
madera de construcción para proyectos durante el mes de noviembre del año en curso (el
año en curso que especifica la Constructora Castle Rock es el año en curso basado en la
fecha en que abre esa compañía de muestra). Crear un informe de resumen de compra de
artículo que cubre el intervalo de fechas para el mes de noviembre del año en curso.
Filtrar el informe para mostrar sólo las compras de Constructora Castle Rock
correspondientes a la madera.
3. Proceso por lotes el estado de situación, reporte de ganancias y pérdidas, y el reporte de
flujos de efectivo utilizando la ventana Proceso de múltiples informes.
4. Utilice el Centro de informes para encontrar informes que muestren lo siguiente:
− Saldos de enfermedad y vacaciones para cada empleado
− El tiempo dedicado a cada puesto de trabajo
− inventario de las existencias disponibles y de reordenación punto
− Los clientes con pagos atrasados, la cantidad que deben, y sus números de teléfono
− Qué parte de las ventas totales es gravable, a qué tasa, y la cantidad de impuesto
sobre las ventas es actualmente debido a pagar

Lección 10
Configuración de Inventario
Lección 10 – Configuración de Inventario
Obtener una visión general del inventario en QuickBooks
Practicar el llenar una orden de compra para los artículos del inventario
Realizar el seguimiento de la recepción de los artículos de inventario en QuickBooks
Ajustar el inventario manualmente para introducir una pérdida o aumento de lo
almacenado
Configurar y utilizar unidades de medida

Activación de la función de inventario
Si necesita realizar un seguimiento de inventario para su companía, puede activar la función

mientras completa los sencillos pasos de la entrevista.
Si desea activar la función de inventario después de haber completado los sencillos pasos de
la entrevista, siga este procedimiento.
Para activar la función de inventario:

1. Asegúrese de que haya iniciado sesión en la compañía de QuickBooks como el usuario
administrador. ( Si otros usuarios han configurado en otras computadoras para acceder a
la compañía en el modo multi - usuario, asegúrese de que no están registrados y que se
encuentra en modo de un solo usuario.)
3. Seleccionar Artículos e Inventario (Items & Inventory) en el menú en la parte izquierda.
4. Haga clic en la pestaña Preferencias de la Compañía (Company Preferences).
5. Haga clic en Inventario y orden de compra están activadas (Inventory and purchase
orders are active) para seleccionarlo.

Introducir productos en el inventario
Muchas empresas pequeñas que almacenan inventario no sabe el número de unidades que
tienen en la mano o en orden en un momento dado y no tienen manera de obtener
rápidamente la información solicitada. Utilizando QuickBooks para gestionar su inventario,
usted será capaz de darle seguimiento al número de artículos en almacén y al valor de su
inventario después de cada compra y venta.
Como usted pide los artículos del inventario, recibe los artículos, y luego vende los artículos
del inventario, QuickBooks da seguimiento de cada transacción asociada al inventario. Usted
conocerá el estado de su inventario y tendrá una idea más precisa de los activos de su
negocio.
Para introducir un producto en el inventario:

1. A partir del desplegable Proveedores (Vendors), seleccione Lista de Artículos (Item
List) (o del desplegable Lista (List), seleccione Lista de Artículos (Item List)).
2. Haga clic en el botón de menú Artículo (Item) en la parte inferior izquierda y luego elija
Nuevo (New).

3. En el campo Tipo (Type), seleccione Parte del Inventario (Inventary Part) de la lista
desplegable.
4. Introduzca el nombre del artículo en el campo Nombre / Número del Artículo (Item
Name/Number).
5. Si este artículo está supuesto a ser un sub-artículo de un artículo principal, seleccione la
casilla junto a él y especifique el artículo principal en el cuadro desplegable debajo del
mismo.
6. En el campo Descripción (Description) en Transacciones de Compra (Purchase
Transactions), introduzca la descripción predeterminada que desea que aparezca en las
órdenes de compra, facturas y cheques. (Puede eliminar o sobrescribir la descripción
predeterminada en cada formulario individual como mejor le parezca.) Esta descripción
automáticamente copia sobre la descripción de las transacciones de venta, que se pueden
cambiar en ese paso.
7. En el campo Costo (Cost), ingrese su costo de compra por unidad para el artículo.
8. Introduzca la cuenta apropiada de Costo de Mercancías Vendidas (Cost of Goods
Sold) en el campo Cuenta COGS (COGS Account).
9. En el campo Proveedor Preferido (Preferred Vendor), seleccione un proveedor
preferido, si procede.
10. En el campo Descripción (Description) en el campo Transacciones de Venta (Sales
Transactions), si lo desea, cambie la descripción predeterminada que le gustaría
aparezca en las facturas, notas de crédito y órdenes de venta, y presupuesto.
11. En el campo Precio de Venta (Sales Price), introducir el precio de venta por unidad que
le gustaría aparezca en las órdenes de venta, recibos de ventas, presupuestos y facturas.
12. Asignar un Código de Impuesto (Tax Code), sujeto o no a impuestos.
13. En el campo Cuenta de Ingresos (Income Account), asigne la cuenta de ingresos
adecuada para cuando se vende el artículo.
14. Introduzca la cuenta de activo correspondiente en el campo Cuenta de Activo (Asset
Account).
15. En el campo Reordenar Punto (Reorder Point), introduzca el punto en el que desea que
QuickBooks le recuerde que debe reordenar el artículo.

16. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Nuevo Artículo.
17. Cerrar la lista de artículos.

Creación de órdenes de compra
Una vez que haya introducido sus productos y proveedores actuales en las listas de artículo y
de proveedor, tendrá que hacer pedidos de productos para mantener su inventario abastecido.
Cuando usted pide los artículos de un proveedor, se crea una orden de compra. Las órdenes
de compra son las transacciones no contabilizadas, lo que significa que a pesar de que son
registradas por QuickBooks, no afectan el libro mayor, estado de situación, o reporte de
ingresos.
Para pedir un producto utilizando una orden de compra :

1. En el menú Proveedores (Vendors), seleccione Crear órdenes de compra (Create
Purchase Orders).
2. En el campo Proveedor (Vendor), seleccione el nombre del proveedor de la lista
desplegable.
3. Si es necesario, cambiar Fecha (Date) y Número de Apartado Postal (P.O. Number).
4. En la columna Artículo (Item), seleccione el artículo del que desea hacer un pedido desde
la lista desplegable.
5. En el campo Cantidad (QTY), ingrese la cantidad que desea pedir.
6. Cambie la Tasa (Rate) (el coste por unidad de producto) si es necesario.
7. Usted puede añadir un Mensaje de Proveedores (Vendor Message), tales como Por
favor despachen este orden de prisa.
8. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar la orden de compra.

Conseguir un Informe de las órdenes de compra
Para obtener un informe cronológicamente ordenado de todas las órdenes de

compra que ha escrito:
1. Desde el menú de Listas (Lists), elija Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts).
2. En el Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts), haga clic en Órdenes de Compra
(Purchase Orders) una vez para seleccionarlo.
3. Haga clic en el botón de menú Informes (Reports) y seleccione QuickInformes:
Órdenes de Compra (QuickReport: Purchase Orders).
4. Si lo desea, cambie el intervalo de fechas para Todos (All).
5. Cierre el QuickReport .

Recepción de inventario
Cuando usted recibe los artículos que usted ha pedido con su orden de compra , tiene que
introducir los artículos en el inventario. Usted puede recibir los artículos con un proyecto de ley
o sin un proyecto de ley . Este ejercicio muestra cómo entrar en los artículos del inventario de
QuickBooks que has recibido, sin un proyecto de ley , que seguirán más adelante .
Para recibir un inventario sin una Factura anexa:

1. En el menú Proveedores (Vendors), seleccione Recibir Artículos (Receive Items).
2. En el campo Proveedor (Vendor), seleccione el proveedor desde el que está recibiendo

un inventario.
3. En la ventana Abrir Órdenes de Compra Existentes (Open Purchase Orders Exist),
haga clic en Sí (Yes) ( o Seleccionar PO (Select PO) de la barra de iconos si se omite
accidentalmente la notificación emergente).
4. Haga clic en la(s) orden(es) de compra, contra el que desea recibir el inventario.
5. Haga clic en Acepta (OK) para mover la información del artículo recibido.
6. Especifique la Fecha (Date) en que se recibieron los artículos.
7. Si procede, añada más información del artículo recibido, como un Número de Referencia
(Reference number) y un Memo (Memo) adicional.
8. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para procesar el recibo.
9. QuickBooks procesa los artículos y los añade a su inventario.

Introducción de una factura para la recepción de inventario
Si ha introducido un artículo recibido al inventario, pero la factura no ha llegado todavía,

todavía se puede registrar la cantidad de la factura en QuickBooks. Introduciendo la factura
como se muestra en este ejercicio cambia el recibo del artículo en sus cuentas de cuentas por
pagar a una factura, que aún afecta a las cuentas a pagar. Los artículos recibidos aparecen en
los informes de cuentas a pagar, pero no aparecen en la ventana Pagar facturas. Ellos deben
convertirse en facturas con el fin de aparecer en la ventana Pagar facturas.
Cuando llegue la factura, usted paga la factura al igual que pagaría cualquier otra factura en
QuickBooks (desde la ventana Pagar facturas).
Para introducir una factura:

1. En el menú Proveedor (Vendor), seleccione Introducir Factura por Artículos
Recibidos (Enter Bill for Received Items).
2. En el campo Proveedor (Vendor), seleccione el proveedor de la lista desplegable y pulse
la tecla Tab (Tab).
3. Con ello se abre la ventana Seleccionar Artículo Recibido. Seleccione el recibo del artículo
que desea convertir en una factura (sólo un artículo recibido a la vez se puede convertir en
una factura).
4. Para utilizar la fecha de recepción como fecha de factura, puede seleccionar la casilla
Usar la fecha del artículo recibido para la fecha de la factura (Use item receipt date
for the bill date), esto se transferirá automáticamente a la factura.


6. Introducir o cambiar la fecha (date) y el número de referencia (reference number)
(número de la factura).
8. Haga clic en Sí (Yes), si otra caja de dialogo aparece.
QuickBooks cambia el artículo recibido a una factura en la cuenta de Cuentas por Pagar y
enumera la factura en la ventana Pagar Facturas.
Debido a que es altamente recomendable que disponga de inventario en mano antes de entrar
en una venta de partes de inventario, se recomienda que introduzca sus artículos recibidos
antes de entrar en las ventas. (Si no tiene suficiente inventario a mano para vender cuando
introduce una factura, recibirá una advertencia. Si decide hacer caso omiso de la advertencia,
los informes sobre los costos de las mercancías vendidas y la rentabilidad pueden estar
sesgadas.)

Ajuste manual de inventario
Cuando se tiene el deterioro o la contracción, o cuando envía muestras de sus productos,

puede ajustar su inventario de forma manual.
Para ajustar el inventario manualmente:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en la flecha (arrow) situada junto al Inventario
de Actividades (Inventory Activities) y seleccione Ajustar Cantidad / Valor en Mano
(Adjust Quantity/Value on Hand). (Esto también está disponible en el menú
Proveedores (Vendors) mediante la selección de Inventario de Actividades (Inventory
Activities) y la elección de Ajustar Cantidad / Valor en Mano (Adjust Quantity/Value
on Hand)).
QuickBooks muestra la ventana Ajuste Cantidad / Valor en Mano.
2. Mantener el Ajuste de Tipo (Adjustment Type) en Cantidad (Quantity).

3. Introduzca la Ajuste de Fecha (Adjustment Date).

4. En el campo Ajuste de Cuenta, introduzca la cuenta apropiada de Costo de Mercancías
Vendidas (Cost of Goods Sold) contra la que desea registrar el ajuste.
5. Haga clic en Buscar y Seleccionar Artículos (Find & Select Items) para la búsqueda de
artículos, o entre directamente en la columna artículos. Puede ajustar varios artículos de
esta pantalla de entrada.
6. Introduzca las nuevas cantidades que desee mostrar en su inventario en la columna de
Nueva Cantidad (New Quantity), o utilizar la columna Diferencia de Cantidad (Qty
Difference) para ajustar el inventario arriba o hacia abajo.

Ajuste de un marcado predeterminado
Con QuickBooks, puede agregar una marca a sus costos básicos mediante la introducción de
un porcentaje marcado por defecto. QuickBooks utiliza este porcentaje para calcular el precio
de venta de los artículos que deben tener tanto un costo por unidad de compra y un precio por
unidad de venta.
Verá el efecto del porcentaje marcado por defecto cuando se cree parte del inventario, no
parte del inventario, servicio y otros artículos de carga cuando se introduzca el costo de dichos
artículos.
QuickBooks calcula el precio de venta y entra en el campo Precio de venta. Por ejemplo, al
introducir un costo de $10.00 cuando el margen de beneficio es del 25% provoca que
QuickBooks rellene el precio de venta como $12.50. Si no desea utilizar el marcado
predeterminada para un artículo, puede cambiar el precio de venta que QuickBooks creado en
base a la marca.
Para establecer el porcentaje de utilidad por defecto:

1. Asegúrese de que haya iniciado sesión en la compañía de QuickBooks como el usuario
administrador. (Si otros usuarios han configurado en otras computadoras para acceder a
la compañía en el modo multi - usuario, asegúrese de que no están registrados y que se
3. Haga clic en Tiempo y Gastos (Time & Expenses) en el panel izquierdo.
4. Haga clic en la pestaña Preferencias de la Compañía (Company Preferences).
5. En el campo Porcentaje de Marcado Predeterminado (Default Markup Percentage),
introduzca el marcado predeterminado como un porcentaje y presione Tab (Tab).

6. En el campo Cuenta de Marcado Predeterminado (Default Markup Percentage),

seleccione la cuenta de ingresos adecuada a la que se deben asignar marcas de revisión.
Su pantalla debería mostrar esto:

Configuración de Inventario - Preguntas de repaso
1. Verdadero o falso: La cuenta de Órdenes de Compra no afecta el estado de situación o

cuenta de ingresos.
a. Verdadero
b. Falso
2. Se ha colocado un pedido con un proveedor de partes de inventario. Los artículos han

llegado, pero que no han recibido la factura todavía. ¿Qué opción debe elegir desde el
menú Proveedores?
a. Introducir facturas
b. Recibir artículos e introducir facturas
c. Recibir artículos
d. Introducir facturas para los artículos recibidos
3. Usted completa un recuento de inventario físico y descubre que tiene cinco más de un
artículo de los que se muestra en QuickBooks. ¿Cómo se actualiza el inventario en
QuickBooks?
a. Complete la hoja de inventario físico
b. Introduzca un artículo recibido
c. Ajustar la cantidad usando la ventana Ajustar Cantidad / Valor en Mano
4. ¿Cuál de las siguientes opciones le proporcionan una lista de todos los pedidos creados
en un archivo?
a. QuickReport en la cuenta de Órdenes de Compra
b. informe de Lista de Órdenes de Compra
c. Órdenes de Compra Abiertas

1. Introducir un nuevo artículo de inventario utilizando la siguiente información.
- Nombre / Número del Artículo (Item Name/Number): Contador de cocina
- Descripción de Compra (Purchase Description): Contador de cocina
- Costo (Cost): 280.00
- Cuenta COGS (COGS Account): Costo de Mercancías Vendidas
- Proveedor Preferido (Preferred Vendor): Suministros Hardware Patton
- Descripción de Ventas (Sales Description): Igual que la Descripción de Compra
- Precio de venta (Sales Price): 340.00
- Cuenta de Ingresos (Income Account): Construcción: materiales
- Cuenta de Activo (Asset Account): Activo del inventario
- Reordenar Punto (Reorder Point): 5
- Cantidad en Mano (Qty on Hand): 6
2. Crear una orden de compra por 20 perillas de puertas estándar.
3. Recibe las 20 perillas de puertas estándar en el inventario y registra la factura de las
perillas de puertas.
4. Procesar la factura y pagar por las 20 perillas de puertas estándar.

Lección 11
Seguimiento y Pago de Impuestos de Venta
Lección 11 – Seguimiento de Pago de Impuestos de Venta
Obtener una visión general del impuesto sobre las ventas en QuickBooks (las etapas
implicadas en el seguimiento, cobro, y el pago de las mismas)
Consultar cómo configurar QuickBooks para darle seguimiento a los impuestos sobre las
ventas
Comprender cómo aplicar impuestos sobre las ventas a una venta
Aprender cómo determinar la carga de impuestos sobre las ventas de una empresa
Escribir un cheque QuickBooks a la agencia tributaria apropiada para la carga de
impuestos

Descripción general de los impuesto sobre las ventas en QuickBooks
Para usar el programa para realizar un seguimiento y pagar su impuesto sobre las
ventas :
1. Configure las tasas y las agencias tributarias
2. Indicar quién y qué genera impuestos
3. Aplicar impuestos a cada venta
4. Averigüe lo que debe
5. Pague sus agencias de impuestos

Configuración de las tasas de impuestos y agencias
Algunas empresas necesitan aplicar más de un impuesto sobre la venta a sus ventas; por
ejemplo, pueden cobrar el impuesto estatal sobre las ventas, así como varios impuestos de
ventas del condado. Es necesario crear un elemento de impuesto sobre las ventas por
separado para cada cantidad de impuestos que debe informar (no necesariamente para cada
impuesto que cobre; algunos estados quieren que usted informe el impuesto estatal sobre las
ventas y el impuesto sobre las ventas del condado como elementos separados, mientras que
otros permiten que los informes como uno).
Incluso si usted está pagando más de un tipo de impuesto, por lo general, quiere que sus
clientes vean un importe de impuestos en general, no separar los impuestos para el estado y
el condado. Va a aprender cómo hacer eso en esta lección.
Para añadir un artículo de impuesto sobre las ventas:

1. Desde el menú Lista, seleccione Lista de Artículos (Item List).
2. Haga clic en el botón de menú Artículo (Item) y seleccione Nuevo (New).
3. En el campo Tipo (Type), seleccione Artículo de Impuesto de Venta (Sales Tax Item).
4. En el campo Nombre de Impuestos de Ventas (Sales Tax Name), escriba el nombre
apropiado para el impuesto (por ejemplo, Tasas de la ciudad de Seattle, Fiscal del
Condado de King, Impuestos del Estado de Washington, etc.)
5. En el campo Descripción (Description), escriba una descripción apropiada para el
impuesto.
6. En el campo Tasas de Impuestos (Tax Rates) ( % ), introduzca la tasa de impuesto
sobre las ventas como porcentaje.
7. En el campo Agencia Tributaria (Tax Agency), escriba el nombre del departamento al
que remite los impuestos (puede que tenga que Agregar de forma Rápida (Quick Add) o
Configurar (Set Up) esta nueva agencia de suplidor / impuestos si no está ya en su lista
de suplidores).

Agrupación del conjunto de tasas individuales
Incluso si usted cobra una combinación de impuestos sobre las ventas (por ejemplo,
impuestos de la ciudad y de impuestos del condado) los cuales informa de forma separada, es
probable que no quiera confundir a los clientes mostrando impuestos separados en las
facturas o formularios de venta. QuickBooks le permite agrupar algunos o todos los elementos
de los impuestos para que los clientes vean un único importe del impuesto combinado.
Además de asegurar que haya creado todos los elementos necesarios de impuestos sobre las
ventas, usted habrá creado un grupo de impuestos de venta.
Para crear un grupo de impuesto sobre las ventas:

1. Con la Lista de Artículos (Item List) que se muestra, haga clic en el botón de menú
Artículo (Item) y seleccione Nuevo (New).
2. En el campo Tipo (Type) , seleccione Grupo de Impuestos de Venta (Sales Tax
Group).
3. En el campo Nombre / Número de Grupo (Group Name / Number), introduzca un
nombre apropiado para el grupo.
4. En el campo Descripción (Description), escriba una descripción apropiada para el grupo.
5. Haga clic en la columna Artículos del Impuesto (Tax Item), a continuación, elija los
impuestos que desea agrupar.

Identificación de su impuesto más común
Si desea que QuickBooks aplique impuestos sobre las ventas de sus facturas y recibos de
ventas, usted tiene que decirle qué articulo de impuesto sobre las ventas o grupo es el que se
utiliza con mayor frecuencia. Una vez hecho eso, QuickBooks aplica impuesto sobre las
ventas al llenar una factura o un recibo de compra. (Puede elegir un impuesto sobre las ventas
distinto al formulario de ventas si no desea el impuesto por defecto.)
Para establecer un impuesto sobre las ventas por defecto:

1. Asegúrese de que haya iniciado sesión en la empresa de QuickBooks como el usuario
administrador. (Si otros usuarios han configurado en otros equipos para acceder a la
compañía en el modo multi - usuario, asegúrese de que no están registrados y que se
3. En la ventana Preferencias (Preferences), haga clic en el icono del Impuesto sobre las
Ventas (Sales Taxes) en el panel izquierdo y haga clic en la pestaña Preferencias de la
Compañía (Company Preferences).
4. En el campo Impuesto sobre las ventas más comunes (Most common sales tax),
seleccione la tasa de impuesto sobre las ventas que desea por defecto.

Indica quién y qué genera impuestos
El siguiente paso en la creación de impuestos sobre las ventas es indicar quién y qué los
genera. Tienes que decirle a QuickBooks si un cliente está sujeto a impuestos y asignar un
artículo
Lesson 8 — aEntering
los grupo de impuestos
and Paying Bills de ventas o impuesto sobre las ventas por defecto a ese Entering Bills
7.cliente.
Use the Expenses tab to enter expenses from the bill and post them directly to expense accounts (you can use
También debe distinguir entre artículos tributables y no tributables en la lista de artículos.
Cuando se agrega un elemento a la lista de artículos, hay un lugar en la ventana para indicar
si usted cobra impuestos por el artículo. QuickBooks recuerda esta información y muestra si
un artículo está sujeto a impuestos cuando se introduce el artículo en un formulario de venta.
Para indicar un artículo tributable:

1. En la lista de Artículos (Item), haga clic en el artículo para el que se desea comprobar el
estado imponible, a continuación, haga clic en Editar Artículo (Edit Item).
2. Haga clic en el botón de menú de Artículos (Item), a continuación, seleccione Editar
Artículo (Edit Item).
El código en el campo Código Tributario es un código contributivo que te dice si este
artículo está sujeto a impuestos. Cuando se elige el artículo al ser incluidos en un
formulario de ventas, QuickBooks conoce si el artículo está sujeto a impuestos y
automáticamente se aplica el impuesto sobre las ventas por defecto.
3. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana de Editar Artículo.
8.4. Click
Cierre la lista
Save de artículos.
IMPORTANTE: La capacidad tributaria de los clientes anulará capacidad tributaria del

IMPORTANT
artículo. : You
Por can also
ejemplo, enter bills
si usted tieneand vendorsujetos
artículos credits directly in the en
a impuestos Accounts Payable
una factura a unregister, which may
cliente
expense marcado como un cliente no tributario, el impuesto de venta no será calculado en
accounts.
base a la factura. Consulte la sección siguiente con referencia a: clientes tributarios /
clientes no tributarios.
NOTES

De la misma manera que se puede especificar un artículo en la lista de artículos que está
sujeto a impuestos, puede indicar si o no un determinado cliente está sujeto a impuestos o no
sujeto al impuesto en el registro de ese cliente.
Para ver un registro de cliente existente:

1. Abra el Centro de atención al cliente (Customers Center).
2. Haga clic en el nombre del cliente que desea ver, a continuación, haga clic en Editar
Cliente (Edit Customer).
3. Haga clic en la pestaña Configuración del Impuesto sobre las Ventas (Sales Tax
Settings).
En la siguiente imagen, el código de impuestos seleccionado indica las transacciones con
este cliente que están sujetas a impuestos sobre las ventas. Cuando este cliente se creó,
la tasa de impuesto por defecto para este cliente se le asigna automáticamente en función
de la preferencia de la empresa; Sin embargo, puede ajustar manualmente el elemento de
impuesto sobre las ventas que se asignará a este cliente.
4. Para cambiar el artículo de impuesto sobre las ventas, utilice el desplegable Artículo de
Impuestos (Tax Item) y asigne la tasa adecuada.

7. Cierre el Centro de atención al cliente.

Aplicación de impuesto a cada venta
Si usted ha configurado por defecto un impuesto sobre las ventas, asignado impuestos a sus
clientes, y marcado artículos sujetos a impuestos, QuickBooks calcula y aplica el impuesto
cuando usted hace una venta automática.
Hay tres factores que afectan a la forma en que el impuesto sobre las ventas se devenga en
una factura. En primer lugar, la capacidad tributaria del artículo (la columna de impuestos en el
cuerpo de la factura) determinará si el artículo está sujeto al impuesto sobre las ventas. A
continuación, el artículo de impuesto decide qué tasa se asigna y cómo las ventas se agrupan
en los informes de impuestos sobre las ventas. Por último, el Código Tributario del cliente
determina si el cliente en realidad está cargado de impuesto sobre las ventas o si se informa
en la columna Ventas no tributarias del informe Impuesto Sobre las Ventas.
Si bien hay lugares para establecer los valores predeterminados para estos valores de
impuestos, también se puede sobrescribir los impuestos que vienen poco a poco en cada
factura individual en consecuencia. Esto es una cosa importante para entender si su negocio
funciona en varios estados, y si se trata de una combinación mayorista / minorista.

Determinación de lo que Debe
Si usted está obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes, también hay que
Lesson 11 — Tracking and Paying Sales Tax Determining What You Ow
hacer pagos periódicos del impuesto sobre las ventas que ha cobrado. QuickBooks le da tres
formas de determinar elWhat
Determining monto del Youpasivo
Owede impuestos: el informe de Pasivo de Impuestos, el
registro de Impuestos a Pagar, y la ventana de Pago de Impuestos de Ventas.
If you’re required to collect sales tax from customers, you also have to make periodic payments of the sales tax
Para
you’ve crear el QuickBooks
collected. informe de Pasivo dethree
gives you Impuestos:
ways to determine the amount of your sales tax liability: the Sales Tax
1. Hagareport,
Liability clic enthe
el Sales
icono Tax
Gestionar
PayableImpuestos sobre
register, and las Sales
the Pay Ventas (Manage
Tax window.Sales Tax) de la
página de Inicio (Home) y , a continuación, haga clic en el hipervínculo de Pasivo de
Impuestos (Sales Tax Liability) (o desde el menú Informes (Reports), elija Suplidores
To create
y Cuentas the (Vendors
por Pagar Sales Tax Liability yreport:
& Payables), luego elegir Pasivo de Impuestos (Sales
1. Tax
ClickLiability)).
on the Manage Sales Tax icon from the Home page, and then click on the Sales Tax Liability hyperlink (or
2. En el the
from campo de Fechas
Reports (Dates),Vendors
menu, choose establezca los parámetros
& Payables, and thenpara el período
choose que Liability).
Sales Tax necesita
ver.
2. In the Dates field, set the parameters for the period you need to view.
El informe de pasivo de impuestos muestra, para el intervalo de fechas que elija, el total
de ventas sujetas a impuestos, las ventas totales no sujetas a impuestos, y la cantidad de
impuesto sobre las ventas que debe cada agencia tributaria a partir de la fecha de fin del
intervalo de fecha. QuickBooks muestra el informe de pasivo de impuestos en base a lo
The Sales Tax Liability report shows, for the date range you chose, the total taxable sales, total non-taxable
percibido, a menos que haya cambiado la configuración por defecto en la ventana
sales, and the amount of sales tax you owe each tax agency as of the ending date in the date range.
Preferencias del impuesto sobre las ventas. El informe muestra exactamente la cantidad
QuickBooks displays the Sales Tax Liability report on an accrual basis, unless you changed the default setting in
de impuesto sobre las ventas que ha cobrado.
the Sales Tax Preferences window. The report shows exactly how much sales tax you collected.
3.
3. Cierre el informe
Close the de Pasivo
Sales Tax Liability de Impuestos (Sales Tax Liability).
report.
4. Si QuickBooks le pregunta si desea memorizar el informe, haga clic en No (No).
4. If QuickBooks asks if you want to memorize the report, click No.
LA MEJOR OPCIÓN: Compare el reporte de Ganancia y Perdida total de ingresos

informe a las ventas totales en el informe de impuesto de ventas para el mismo
BEST PRACTICE: Compare the Profit & Loss report income total to the total sales in the Sales Tax report for
período de tiempo y en las mismas condiciones. Esto le ayudará a encontrar cualquier
the same time frame and on the same basis. This will help you find any discrepancies or mis-posted income
discrepancia o ingreso no publicado.

Si desea ver de donde está viniendo el ingresos de impuesto sobre las ventas, puede ejecutar
el informe de resumen de ingreso de impuestos sobre las ventas, que muestra las fuentes de
todas las operaciones de venta sujetas y no sujetas a impuestos desglosadas por códigos de
impuestos de ventas individuales. Este informe es especialmente útil si está utilizando grupos
de impuestos.
Para ejecutar el informe de resumen de ingreso de impuestos sobre las ventas:

1. Haga clic en el icono Gestionar Impuestos sobre las Ventas (Manage Sales Tax) en la
pantalla principal y luego haga clic en el hipervínculo Resumen de Ingreso de Impuestos
sobre las Ventas (Sales Tax Revenue Summary) (o desde el menú Informes (Reports),
elija Suplidores y Cuentas por Pagar (Vendors & Payables), a continuación, seleccione
Resumen de Ingreso de Impuestos sobre las Ventas (Sales Tax Revenue Summary)).
2. En el campo de Fechas (Dates), establezca los parámetros para el período que necesita
para ver.

Cada vez que se escribe un recibo o factura de venta que incluye impuestos sobre las ventas,
QuickBooks introduce la información en el registro de impuestos a pagar. QuickBooks realiza
un seguimiento de las transacciones para todos los suplidores de impuestos en la misma
cuenta de impuestos a pagar.
Para ver el registro de impuestos a pagar:

1. En el menú Compañía (Company), elija Catálogo de Cuentas (Chart of Accounts) (o
presione CTRL + A).
2. Haga doble clic en el Impuesto sobre las Ventas por Pagar (Sales Tax Payable) una
vez para abrir el registro.
Cada entrada en el registro es una sola transacción de impuestos. Los impuestos que se
registran en las facturas y los recibos de ventas aparecen como aumentos; los pagos que
realiza a las agencias fiscales aparecen como decrecimiento. El saldo final del registro es
su responsabilidad fiscal actual. Observe cómo algunas transacciones tienen el mismo
número de factura. Al registrar dos tasas de impuestos sobre la misma factura o venta en
efectivo, el registro muestra una transacción separada para cada agencia tributaria. (Esto
se debe a que tiene que hacer pagos por separado a las agencias de impuestos
individuales.)
3. Cierre el registro.
4. Cierre el catálogo de cuentas.

Pago de sus impuestos tributarios
Cuando llega el momento de pagar el impuesto sobre las ventas, se utiliza la ventana de pagar
impuestos para escribir un cheque a su agencia o agencias de impuestos. Supongamos que
está listo para hacer un pago de impuesto sobre las ventas de la Constructura Castle Rock.
Para hacer un pago de impuestos de ventas:

1. Seleccione Suplidores (Vendors) de la barra de herramientas, pulse Impuesto sobre la
Venta (Sales Tax), a continuación, seleccione Gestionar Impuestos sobre las Ventas
(Manage Sales Tax) (o haga clic en el icono Gestionar Impuestos sobre las Ventas
(Manage Sales Tax) de la página de Inicio (Home)).
2.Lesson
En8la—ventana Gestionar Impuestos sobre las Ventas (Manage Sales Tax), haga clic en
Entering and Paying Bills Entering Bi
el botón de Pago de Impuestos de Ventas (Pay Sales Tax).
3.7. EnUseelthe Expenses
campo tab impuesto
Mostrar to enter expenses fromventas
sobre las the billaand post de
través them
lo directly
debidoto(Show
expense accounts (you can use
sales
tax due through), introduzca la fecha de finalización del período que desea pagar.
QuickBooks muestra agencias de impuestos y las cantidades que debe partir de esa
fecha.
4. Para marcarlos para el pago, haga clic en el botón de Pagar Todos los Impuestos (Pay
All Tax).
5. Haga clic en Aceptar (OK). QuickBooks ha creado ahora las transacciones de pago del
pasivo de impuesto sobre las ventas.
6.8. Cierre la ventana
Click Save Gestionar
& Close to recordImpuestos
the bill. sobre las Ventas (Manage Sales Tax).
IMPORTANTE: En algunos casos, es posible que tenga que hacer un ajuste a estas
cantidades para que su pago en QuickBooks coincida con su importe debido a la
agencia
expensetributaria.
accounts.Estos ajustes se deben generalmente al impuesto sobre el uso u
otros impuestos sobre el consumo. Usa el botón de Ajustar para añadir sus ajustes
antes de calcular las otras tasas como la operación de ajuste se restaurarán todas las
cantidades
NOTES en la ventana.

Seguimiento y pago de impuestos de ventas – Repaso
1. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es falsa?

a. Puede configurar ambas partidas tributables y no tributables.
b. Puede asociar diferentes tasas de impuestos sobre las ventas con diferentes
clientes.
c. QuickBooks configura automáticamente sus tasas de impuestos sobre las ventas
sobre la base de la ciudad y el estado se introduce en la ventana Información de la
empresa.
2. Utilice un artículo
________________________________________________________ para combinar
múltiples artículos de los impuestos de ventas en una cantidad en formularios de
venta.
3. ¿Cuál de los siguientes se pueden utilizar para determinar su pasivo de impuestos?

a. Registro de cuentas por pagar con impuestos sobre la venta
b. Ventana Pagar Impuestos sobre Ventas
c. Informe de Pasivo de Impuestos
4. Para afectar correctamente los pasivos de impuestos, debe realizar los pagos a los
organismos de recaudación de impuestos a partir de cuál ventana de QuickBooks?
a. Escribir cheques
b. Pago de Impuesto sobre las Ventas
c. Cualquiera a o b
5. ¿En qué parte de QuickBooks se le puede asignar códigos de impuestos sobre las
ventas y artículos a los clientes?
a. En la lista de Código de Impuestos
b. En la pestaña de Cliente de la ventana Nuevo o Editar Artículo
c. En la pestaña Configuración de Impuesto sobre las Ventas del registro de cada
cliente en la ventana de Editar Cliente

1. Crear una factura para 155 Wilks Blvd. Pretell para 10 puertas de madera para
interiores y 2 puertas exteriores de madera.
2. Después de registrar la factura, abra el registro de impuestos a pagar para ver cómo
QuickBooks ha registrado el impuesto adeudado desde la factura.

Lección 12
Haciendo Nómina con QuickBooks
Lección 12 – Haciendo Nómina con Quickbooks
Obtener una visión general de la nómina en QuickBooks
Obtener más información acerca de la configuración de nómina
Configurar la información de nómina de los empleados
Configurar los horarios de nómina
Practicar la escritura e impresión de un cheque de nómina
Saber cómo QuickBooks da seguimiento de sus pasivos por impuestos
Practicar el pago de impuestos sobre la nómina

Configuración de la nómina
Por defecto, la función de nómina QuickBooks está encendida. Tenga en cuenta que debe
suscribirse a uno de los servicios de nómina QuickBooks disponibles que funcionan con
QuickBooks de escritorio con el fin de ejecutar la nómina en QuickBooks. Sin embargo, puede
probar las características de QuickBooks nómina utilizando una de las compañías de la
muestra como Rock Castle Construction. No utilice esta función para la nómina actual, las
tasas no son exactas.
Si desea desactivar la nómina en su archivo de empresa, siga el procedimiento siguiente.
Para desacctivvar la nómina en un archivo de la compañía:

administrador. (Si otros usuarios se han registrado en otros equipos para acceder a la
compañía en el modo multi-usuario, asegúrese de que no están registrados y que se
2. En el menú Editar (Edit), elija Preferencias (Preferences), a continuación, haga clic en
Nómina y Empleados (Payroll & Employees) en el panel izquierdo.
3. Haga clic en la pestaña Preferencias de la Compañía (Company Preferences) y
seleccione No Nómina (No payroll).
QuickBooks mantiene una lista de todo lo que afecta a la cantidad en un cheque de nómina y
para cada cuenta de la empresa relacionada con la nómina. Esta lista se llama la lista de
artículos de nómina. Hay artículos sobre la nómina de indemnización, impuestos, otras
adiciones y deducciones, y los gastos pagados por el empleador. QuickBooks utiliza artículos
de nómina para rastrear las cantidades individuales de un cheque de pago, y de salarios e
impuestos cantidades acumuladas del año hasta la fecha para cada empleado.
Los artículos de nómina afectan tanto pasivos de nómina como a los gastos de personal en el
catálogo de cuentas por defecto (a menos que haga cambios en su configuración). Sin
embargo, usted será capaz de generar informes detallados relacionados con la nómina de
pago sobre la base de los artículos de la nómina y la forma en que se utilizan en los cheques
de pago de nómina y pagos de pasivos.

Para ver la lista de nómina de artículo:

1. En el menú Empleados (Employees), elija Gestionar Artículos de Nómina (Manage
Payroll Items), a continuación, seleccione Ver / Editar Lista de Artículo de Nómina
(View/Edit Payroll Item List). (Debe tener la nómina activada para ver este artículo).
2. Cierre la Lista de Artículos de Nómina.

Si es necesario agregar un elemento de nómina después de que haya configurado la nómina

en QuickBooks, puede utilizar el siguiente procedimiento.
Para añadir un artículo de nómina:

1. En el menú Empleados (Employees), elija Gestionar Artículos de Nómina (Manage
Payroll Items), a continuación, elija Nueva Artículos de Nómina (New Payroll Items).
2. Seleccione Configuración Personalizada (Custom Setup), a continuación, haga clic en
Siguiente (Next).
3. QuickBooks muestra la ventana Agregar nuevo artículo nómina, que le guiará en el
proceso de configuración del artículo de nómina.
4. Seleccione el tipo de artículo de nómina que desee crear, a continuación, haga clic en
Siguiente (Next).
QuickBooks abrirá la ventana de Configuración de Nómina.
5. Siga las instrucciones en pantalla para crear el artículo de nómina.
6. Cuando haya terminado, haga clic en Finalizar (Finish).
7. Cierre la Lista de Artículos de Nómina.

Configuración de la información de la nómina de los empleados
QuickBooks calcula la nómina para cada empleado en función de la tasa de pago de ese
empleado, estado civil, excepciones, y así sucesivamente. La lista de empleados almacenes
de información general de cada uno de los empleados, así como la información de nómina.
Para consultar la información almacenada en la lista de empleados:

1. Haga clic en Empleados (Empleados) en la barra de iconos para abrir el Centro de
Empleado.
2. Seleccione el empleado que desea ver de la lista y haga clic derecho, seleccione Editar
Empleado (Edit Employee).
3. Haga clic en la pestaña Dirección y Contacto (Adress & Contact) para introducir en
detalles dirección, número de teléfono y contactos de emergencia del empleado.
4. Haga clic en la pestaña Información Adicional (Additional Info) para acceder a la
identificación de empleado o número de cuenta, el nivel de tarifa de facturación, y los
campos personalizados.
5. Haga clic en la pestaña Información de la Nómina de Pago (Payroll Info). Aquí es
donde se configura la programación de pago de empleado, adiciones, deducciones, y
aportaciones de la empresa.
6. Utilice los botones de esta pestaña para acceder a información adicional para el depósito
directo, los impuestos, y los pagos por enfermedad / vacaciones.
7. Haga clic en Aceptar (OK) para volver a la ventana Editar Empleado de los campos de
información adicionales.
8. Haga clic de nuevo en Aceptar (OK) para volver al Centro de Empleado.

Utilizar valores predeterminados de los empleados para almacenar

información común
QuickBooks almacena una gran cantidad de información acerca de cada uno de los
empleados, pero no requiere que introduzca la misma información una y otra vez. Cuando se
tiene información que se aplica a la mayoría de sus empleados, se pueden introducir en sus
valores por defecto de los empleados. A continuación, cuando se agrega un empleado,
QuickBooks rellena automáticamente la información almacenada con los valores por defecto.
Sólo tiene que añadir o cambiar cualquier información que es diferente de un empleado en
particular.
Para ver los valores predeterminados de los empleados:

1. Desde el Centro de Empleado (Employee Center), elija Cambiar la Configuración
Predeterminada de Nueva Empleado (Change New Employee Default Settings) desde
el botón menú Administrar Información del Empleado (Manage Employee
Information).
2. Establecer el plan de pago predeterminado, los artículos de ganancias, etc. desde la

ventana.
3. Utilice el botón Impuestos (Taxes) para configurar los ajustes de impuestos federales /
estatales por defecto.
4. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Impuestos predeterminados.
5. Haga clic en Enfermedad / Vacaciones (Sick/Vacation) para modificar la configuración
predeterminada y luego Aceptar (OK) para cerrarla.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Valores Predeterminados de los
Empleados.

Configuración del calendario de nómina
Puede configurar los calendarios de nómina a un grupo de empleados con la misma

frecuencia de pago (todos los días, dos veces al mes, cada dos semanas, y mensual). Se
define la frecuencia con la que le paga a sus empleados, que data lo que se debe en su
cheque de pago, y en que día ejecutar la nómina. QuickBooks calcula su próximo calendario
de pago para que pueda pagar a sus empleados a tiempo.
Mediante el calendario de nómina es una manera rápida y conveniente de pagar a sus

empleados cada período de pago. Se configura el calendario de nómina de una sola vez,
asignar el calendario de pago a los empleados adecuados, y QuickBooks calcula las fechas de
vencimiento de cada período de pago próxima.
No se requieren calendarios de nómina para ejecutar la nómina, sin embargo. Puede ejecutar
la nómina sin ellos mediante la ejecución del calendario de nómina de pago o el pago de un
empleado de un Cheque de Terminación.
Para definir un calendario de pago:

1. En el menú Empleados (Employees), elija Agregar o Editar Calendarios de Pago (Add
or Edit Pay Schedules).
2. Haga clic en el botón de menú Calendario de Nómina (Payroll Schedule) en la parte
inferior izquierda y luego elija Nuevo (New).

3. Introduzca un nombre para el calendario de pago en el campo ¿Cómo desea llamar a

este calendario de pago? (What do you want to name this payroll schedule?).
4. Pulse la tecla Tab (Tab) y seleccione la frecuencia de pago.
5. Pulse la tecla Tab (Tab) y elija la fecha de finalización del período de pago para el próximo
período en el que desea ejecutar la nómina.
6. Pulse la tecla Tab (Tab) y elija la fecha que debe aparecer en los controles para el
próximo período que desea ejecutar la nómina.
7. Pulse la tecla Tab (Tab) y seleccione el día que debe aparecer en los cheques para el
próximo período que desea ejecutar la nómina.

9. Repita según sea necesario para configurar sus calendarios de pago.
10. Cerrar la lista de Calendario de Nómina.
Ahora que ya ha configurado los planes de pago, puede asignar a cada empleado para el plan
de pago apropiado.

Para asignar empleados a un horario, elegir el calendario de pago de nómina en la pestaña

Información de Compensación del registro de empleado. (También puede asignar a los
empleados durante el proceso de instalación de nómina ficha, aunque para este ejercicio
vamos a utilizar los registros de los empleados.)
Para asignar un plan de pago:

1. En el menú Empleados (Employees), elija Centro de Empleado (Employee Center).
2. Haga clic en la pestaña Empleados (Employees) si no está ya seleccionada.
3. Haga clic en el empleado al que desea asignarle un plan de pago, a continuación,
seleccione Editar Empleado (Edit Employee).
4. En la ventana Editar Empleado (Edit Employee), seleccione la pestaña Información de
la Nómina de Pago (Payroll Info).
5. En la lista desplegable Calendario de Nómina (Payroll Schedule), seleccione el plan de
pago que desea asignar.
7. Repita los pasos para cada empleado para asignar los calendarios de pago adecuados.

Agregando a un nuevo empleado
Para agregar un nuevo empleado:

1. Con el Centro de Empleado (Employee Center) abierto, haga clic en Nuevo Empleado
(New Employee) en la parte superior izquierda.
2. Introduzca la información correspondiente en el Personal, Dirección y Contacto
(Personal, Address & Contact) y campos Información Adicional (Additional Info).
3. En la pestaña Información de la Nómina de Pago (Payroll Info):
− Asignar el Calendario de Nómina (Payroll Schedule) de la lista desplegable.
− Elige los artículos de ingresos que se aplican a este empleado en la cuadrícula
Ganancias (Earnings) (por ejemplo, el salario, horario, horas extras, etc.).
− Elige cualquiera de los artículos que se aplican al empleado desde la red Adiciones,
Deducciones y Aportaciones de la Compañía (Additions, Deductions and
Company Contributions).
− Haga clic en el botón Depósito Directo (Direct Deposit) para configurar la
información de depósito directo.
− Haga clic en el botón Impuestos (Taxes) para establecer las tasas de retención
federal e información estatal de impuestos.
− Haga clic en el botón Enfermedad / Vacaciones (Sick/Vacation) para añadir
cualquier información de tiempo acumulado por enfermedad / vacaciones.

IMPORTANTE: Si desea que el tiempo sea introducido automáticamente desde hojas

de tiempo, :tendrá
IMPORTANT quealso
You can colocar
enter una
bills marca en lacredits
and vendor caja etiquetada
directly in Usar datos dePayable
the Accounts tiempo register, which may
para crear cheques de pago.
expense accounts.
4. Introduzca la información restante en las pestañas Información del Empleo

NOTES
(Employment Info) y Compensación a Trabajadores (Workers Comp).

El funcionamiento de un calendario de pago
QuickBooks le permite imprimir cheques de nómina en un lote basado en los horarios de

nómina.
Para ejecutar un calendario de cheque de pago:

1. En el Centro de Empleado (Employee Center), haga clic en la pestaña Nómina
(Payroll) en la sección izquierda.
2. En la sección derecha, haga clic en la pestaña Pagar a Empleados (Pay Employees).
3. En la sección de Pagar a Empleados (Pay Employees), elegir el plan de pago
Quincenal (Biweekly).
4. Haga clic en el botón de Inicio Calendario de Nómina (Start Scheduled Payroll).
5. Especifique la última fecha del Período de Pago (Pay Period), la Comprobación de la
Fecha (Check Date), y la Cuenta Bancaria (Bank Account) de la que se producen los
cheques de pago, y si los cheques han de ser impresos o escritos a mano. Si se rellena a
mano, especificar el primer número de cheque.
6. Seleccionar a los empleados que desea pagar por la colocación de una marca de
verificación junto a su nombre en la red.
7. Haga clic en Continuar.

8. Para revisar todos los cheques de pago, haga clic en el botón Abrir Detalle de Cheque
de Pago (Open Paycheck Detail) o, para revisar un cheque de pago, haga clic en el
nombre del empleado en la red.
9. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para volver a la ventana de Revisar y
Crear Cheques.
10. Haga clic en Crear Cheques de Pago (Create Paychecks).

QuickBooks crea un cheque de nómina para cada empleado en el calendario de pago elegido
(Dos veces por semana, en este caso) por el importe neto correcto, mostrando las
deducciones en el área de bono. QuickBooks confirma que ha creado los cheques de pago. A
continuación, puede elegir Imprimir Cheques de Pago (Print Paychecks) (o Imprimir
Recibos de Pago (Print Pay Stubs) sólo si van a ser cheques manuscritos).
11. Si no desea imprimir los cheques de pago ahora, haga clic en Cerrar (Close).

Visualización del cheque de pago
QuickBooks registra cheques de nómina en el registro de cuenta bancaria de QuickBooks (sea

la cuenta bancaria que ha seleccionado cuando empezó a pagar a estos empleados). Puede
ver el cheque yendo al registro, pero es más fácil de ver los cheques de los empleados desde
el Centro de Empleados.
Para ver cheques de pago desde el Centro de Empleado:

1. A partir del menú desplegable Empleados (Employees), haga clic en Centro de
Empleado (Employee Center).
2. Haga clic en la pestaña Empleados (Employees) si no está ya seleccionada.
3. Seleccione el nombre del empleado cuyo cheque de pago desea ver.
4. Haga doble clic en el cheque de pago que desea abrir de la lista de transacciones del
empleado.
5. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para cerrar el cheque de pago.

Imprimir cheques de pago después de salir de la ventana pago a

empleados
Como usted sabe, puede imprimir cheques de pago después de la creación de ellos cuando
aún estaba en el área Pago a Empleados. Sin embargo, usted no tiene que imprimirlos en ese
momento. Puede cerrar la función de nómina e imprimirlas en cualquier momento posterior.
Puede imprimir cheques de pago de una manera similar a otros cheques de QuickBooks. Si
utiliza los comprobantes de cheque, QuickBooks imprime el detalle del artículo de nómina en
la zona de comprobantes. Si usted no utiliza los comprobante de pago, se puede imprimir un
recibo de pago para dar a sus empleados.
Para imprimir uno o más cheques de pago después de haber salido de la ventana
Pagar a los Empleados:
1. En el menú Archivo (File), seleccione Imprimir Formularios (Print Forms), a
continuación, elija Cheques de Pago (Paychecks).
2. Seleccione la cuenta bancaria que es la fuente de los cheques de pago desde el menú
desplegable Cuenta Bancaria (Bank Account).
3. Introduzca el número de partida de los cheques almacenados en el cual está imprimiendo
en el campo Primer Número de Cheque (First Check Number).
4. Asegúrese de que hay una marca de verificación junto a todos los nombres de los
empleados y, a continuación, haga clic en Aceptar (OK).
5. Si lo desea, introduzca un texto de un mensaje de la compañía que va a aparecer en

todos los recibos de pago.

Impresión y envío de correo de recibos de pago después de salir de la

ventana pago a empleados
Como usted sabe, puede imprimir recibos de pago después del registro de cheques de pago
para ser manuscritos, mientras todavía esté en la zona de Pago a Empleados. Sin embargo,
usted no tiene que imprimirlos en ese momento. Puede cerrar la función de nómina e imprimir
o enviarlas por correo electrónico en cualquier momento.
Para imprimir o enviar por correo electrónico uno o más recibos de pago después
de haber salido de la ventana de Pagar a Empleados:
1. En el menú Archivo (File), seleccione Imprimir (Print), a continuación, elija Recibos de
Pago (Pay Stubs).
2. Seleccione la cuenta bancaria que es la fuente de los cheques de pago desde el menú
desplegable de Cuenta Bancaria (Bank Account).
3. Especifique un intervalo de fechas para la inclusión de los recibos de pago.
4. Asegúrese de que selecciona Todos los Empleados (All Employees); Si lo desea,
especifique un empleado.
5. Coloque una marca de verificación junto a los cheques de pago de los empleados que
desea imprimir o enviar por correo electrónico un recibo de pago.
6. Si lo desea, introduzca el texto de un mensaje de la compañía que va a aparecer en todos
los recibos de pago.
7. Haga clic en Imprimir (Print) o por Correo Electrónico (Email). Si eligió correo
electrónico, verá una pantalla de Protección de Contraseña. Lea la información y haga clic
en Aceptar (OK). A continuación, siga las instrucciones para completar las direcciones de
correo electrónico de los empleados que faltan.


Pagar impuestos sobre la nómina
Si estás a punto de pagar impuestos u otras obligaciones, el informe pasivos de nómina

muestra la cantidad a pagar. Supongamos que usted está listo para hacer un pago de
impuestos y quiere ver la cantidad que debe.
Para crear un informe de pasivos de nómina:

1. En el menú Informes (Reports), elija Empleados y Nómina (Employees & Payroll), y
luego, elija Saldos de Pasivos de Nómina (Payroll Liability Balances).
2. Seleccionar Este Año Calendario (This Calendar Year) en la celda Fechas (Dates).
3. Haga clic en el menú desplegable en la sección Mostrar Columnas (Show Columns) en
la parte superior del informe, a continuación, seleccione el Año (Year) para cambiar la
visualización del informe.

Escribir un cheque de impuestos sobre la nómina
Cuando llega el momento de depositar impuestos sobre la nómina con su institución para el
depósito, utilice la ventana de Responsabilidad Comprobar que llenar un cheque QuickBooks.
Para pagar pasivos de nómina:

1. A partir del menú desplegable Empleados (Employees), elija Impuestos de Nómina y
Pasivos (Payroll Taxes and Liabilities), a continuación, haga clic en Crear los Pagos
Personalizados de Pasivo (Create Custom Liability Payments).
2. En los campos De (From) y A Través (Trough), introduzca el intervalo de fechas para el
que está pagando los pasivos.
4. Complete la información en la ventana Pago de Pasivos (Pay Liabilities) para reflejar el
pago que está haciendo:
− - Asegúrese de que la Cuenta Bancaria (Bank Account) seleccionada sea la
adecuada.
− - Introduzca el Comprobante de Fecha (Check Date) apropiado.
− - Coloque marcas de verificación al lado de los pasivos que desea pagar.

5. Asegúrese de que Revisar el Cheque de Pasivo para Introducir los Gastos /

Sanciones (Review liability check to enter expenses/penalties) este seleccionado, a
continuación, haga clic en Crear (Create).
QuickBooks crearán un cheque de responsabilidad por institución.
6. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar el cheque.

Haciendo nómina con QuickBooks - Preguntas de repaso
1. ¿Qué se requiere con el fin de QuickBooks para calcular la nómina en un archivo de

compañía real?
_______________________________________
2. ¿Qué dos cuentas están normalmente ligadas a los artículos de nómina?

a. ___________________________________________________________________
b. ___________________________________________________________________
3. ¿Cuál de los siguientes son los tipos de artículos de QuickBooks nómina?

a. Salario
b. Adición
c. Deducción
4. ¿Qué informe utilizaría para determinar la cantidad que debe en impuestos sobre la
nómina?
________________________________________
5. ¿Qué característica QuickBooks usaría para hacer el montaje de nómina más fácil cuando
un número de empleados tiene el mismo salario por hora, período de pago y base de
deducciones?
a. Tablas de impuestos
b. Los valores predeterminados de los empleados
c. Artículos de nómina
d. Nómina asistida
6. Verdadero o falso: Se requieren calendarios de nómina para ejecutar la nómina en

QuickBooks:
a. Verdadero
b. Falso
7. ¿El calendario de nómina le ayuda a hacer cuál de las siguientes?

a. Agrupar a los empleados con la misma frecuencia de pago
b. Escribir cheques de bonificación
c. Preparar los comprobantes de terminación
d. Pagar pasivos de impuestos de nómina

1. Añadir a un asalariado al Centro de Empleados. Introduzca la información personal del

empleado, información de impuestos federales y estatales, y al menos una deducción
de cheque de pago adicional. Asignar al empleado al calendario mensual de la
nómina.
2. Ejecutar el calendario mensual de nóminas y procesar un cheque de pago para el
nuevo empleado. A continuación, ver el registro de entrada en QuickBooks. Abrir al
menos una cuenta de pasivo de nómina registrada para ver cómo cambia el cheque
de pago al balance de la cuenta.
3. Seleccione una de las cuentas de gastos de nómina del Catálogo de Cuentas. Crear
un QuickReport para esa cuenta de gastos.

Lección 13
Estimación y Progreso de facturación
Lección 13 – Estimación y Progreso de Facturación
Aprender cómo crear las Cotizaciones de empleo
Encontrar una estimación en un archivo de datos
Aprender a duplicar una estimación existente
Crear una factura de una estimación
Visualizar los informes de proyectos para las Cotizaciones de actualización de estado de
un trabajo
Hacer una estimación inactiva

Comenzando con las Cotizaciones y progresos de facturación
Una estimación es una descripción de trabajo o productos que usted propone para vender a
un cliente actual o potencial. (Es posible que se refieran a una estimación como una cita o una
propuesta o algún otro término.) Se pueden crear varias Cotizaciones para cada nombre
(cliente o cliente: trabajo combinado). Si el cliente acepta una estimación, puede activar la
estimación en una factura, modificándolo según sea necesario. Cuando se tienen costos
reales e ingresos, puede compararlos con sus costos e ingresos estimados para ver si estaban
por encima o debajo de la estimación.
Las Cotizaciones son transacciones que no son de contabilización; que no afectan a los
informes financieros o saldos de ingresos y gastos. QuickBooks le permite crear facturas de
los estimados, ya sea mediante la transferencia de toda la estimación de una factura o
eligiendo un porcentaje o elementos seleccionados a facturar. La capacidad para facturar sólo
un porcentaje de la estimación o los elementos seleccionados se llama progreso de
facturación.
Para activar las Cotizaciones y el progreso de facturación:

administrador. (Si otros usuarios han creado en otros equipos para acceder a la compañía
en el modo multi - usuario, asegúrese de que no están registrados y que se encuentra en
modo de un solo usuario.)
3. Haga clic en Trabajos y Cotizaciones (Jobs & Estimates) en el panel izquierdo.
4. Haga clic en la pestaña Preferencias de la Empresa (Company Preferences) para
mostrar las preferencias de trabajo y estimación.
5. Haga clic en Sí (Yes) después de ¿Crear Cotizaciones? (Do You Create Estimates?)
6. Haga clic en el botón de radio situado junto a Sí (Yes) después de ¿Hacer progreso de
estimación? (Do You Do Progress Invoicing?)
7. Haga clic en Aceptar (OK) para grabar sus selecciones, a continuación, cierre la ventana
de Preferencias.

Creación de una estimación
Para crear una estimación del Centro de atención al cliente:

1. En la lista Clientes y Trabajos (Customers & Jobs), seleccione el nombre del cliente o
de trabajo para el que desea crear una estimación.
2.Lesson
Haga
8 —clic en elandbotón
Entering Payingde menú Nuevo Transacciones (New Transactions), y luego elegir
Bills Entering Bi
7. Cotizaciones
Use the Expenses (Estimates).
tab to enter expenses from the bill and post them directly to expense accounts (you can use
3.Lesson
Rellenar elshould
formulario
8 — Entering
amounts and Payingcon
add up Bills los artículos y precios que le gustaría mostrar en la estimación.
to the total amount due on the bill. Entering Bi
4.8. Haga
Click clic
Save en&Guardar
Close to yrecord
Cerrarthe(Save
bill. & Close) para guardar la estimación.
IMPORTANTE : También puede acceder a la ventana de Cotizaciones de los clientes

8. ClickenSave & Close
IMPORTANT
el menú Youtocan
record
alsoothe
: desplegable bill.bills
enter
desde la and vendor
pantalla credits directly in the Accounts Payable register, which may
de inicio.
expense accounts.
IMPORTANTE : Si va a entregar o enviar este formulario a un cliente, es posible que
desee crear y elegir un diseño de plantilla que lea cotizaciones, propuestas o algún
otro término.
expense
NOTES accounts.
NOTES

Creación de varias Cotizaciones
Usted puede crear fácilmente múltiples variaciones de un cálculo sin tener que volver a
introducir todos los datos. En primer lugar, crear un duplicado de la estimación original, y luego
hacer las modificaciones necesarias para la segunda oferta.
Para crear un duplicado de una estimación existente:

1. En la pestaña Principal en la parte superior de la estimación existente, seleccione Crear
una Copia (Create a Copy). (Otras dos maneras de hacer esto son: hacer clic derecho en
el cuerpo de la estimación y elegir Duplicar Estimación (Duplicate Estimate) de la lista
que aparece, o utilizar el desplegable Editar (Edit) y seleccione Duplicar Estimación
(Duplicate Estimate)).
2. Haga clic en Aceptar (OK) cuando QuickBooks le notifique que el duplicado de la

estimación ha sido creado.

3. Modificar la estimación duplicada en consecuencia para crear una nueva estimación

diferente.

Creación de una factura de una estimación
Una vez que haya creado una estimación y el cliente lo haya aprobado, puede utilizar la
estimación para facturar al cliente.
El progreso de facturación también conocida como la facturación en curso) le permite factura

por los trabajos que completa por fases. Cuando se utiliza el progreso de facturación, se inicia
mediante la creación de una estimación para el trabajo (que puede o no puede dar al cliente).
Luego, a medida que completa cada fase, puede transferir fácilmente los elementos de la
estimación original de una factura.
Para crear una factura de una estimación:

1. Haga clic en Clientes (Customers) en la barra de iconos .
2. En la lista Clientes y Trabajo (Customers & Jobs), opte por Cliente: Trabajo.
3. Haga clic en el botón de menú Nuevo Transacciones (New Transactions), a
continuación, elija Facturas (Invoices).
4. Pulse la tecla Tab (Tab) para dejar el campo Cliente: Trabajo.
5. Seleccione la estimación aceptada por su cliente y, a continuación, haga clic en Aceptar

(OK).

6. Seleccione Crear factura correspondiente a un porcentaje de la totalidad de la

estimación (Create Invoice for a percentage of the entire estimate).
7. Introduzca el porcentaje que desee para facturar en el campo % de estimación (% of
estimate).

9. Si ve un tiempo facturable / Costos emergente que indica que el cliente o el trabajo que ha
seleccionado tiene en circulación tiempo facturables y/o costos, seleccione el botón de
radio junto a Excluir facturable excepcional (Exclude outstanding billable) ... y
seleccione Aceptar (OK).
10. Usted puede optar por utilizar una plantilla de factura diferente para el progreso de
facturación, en cuyo caso debe seleccionar la plantilla adecuada (Template) de la
plantilla desplegable.
11. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para grabar la factura.
12.
8. Cierre el Centro
Click Save de atención
& Close to recordalthe
cliente
bill. .
IMPORTANTE: También puede acceder a la ventana de facturas en el menú

desplegable de Clientes (Customers), desde la Pantalla Principal (Home), o
seleccionando Ctrl + I (Ctrl + I) .
expense accounts.
NOTES

Viendo Informes de Cotizaciones
Debido a que usted acaba de completar un progreso de facturación, se puede ver cómo
QuickBooks registra esto en el progreso de facturación del trabajo frente a informe de
Cotizaciones. Este informe muestra el estado del trabajo, el total estimado, total facturado a la
estimación de los progresos de facturación, y el porcentaje de la estimación ya facturado en
los progresos de facturación.
Para mostrar el progreso de facturación del trabajo vs los informe de Cotizaciones:

1. En el menú Informes (Reports), elija Trabajo, Tiempo y Kilometraje (Jobs, Time &
Mileage).
2. Elija Progreso de facturación del trabajo vs. Cotizaciones (Job Progress Invoices
vs. Estimates).
3. Cierre la ventana del informe.

La actualización de estado de tareas
Cada vez que cambie el estado de un trabajo, se debería actualizar el estado del cliente en la
lista Cliente: Trabajo. Por ejemplo, la estimación de la Oficina de remodelación ya no está
pendiente: Wilma Nelson le otorgó el trabajo y se ha comenzado a trabajar.
Para actualizar el estado de un trabajo :

1. Haga clic en Clientes (Customers) en la barra de iconos .
2. En la lista Clientes y Trabajo (Customers & Jobs), seleccione el cliente: trabajo con el
que desea trabajar.
3. Haga clic derecho para seleccionar Editar Cliente: Trabajo (Edit Customers: Job).
4. Haga clic en la pestaña Información del trabajo (Job Info).
5. En el campo de Estado de tareas (Job Status), seleccione En curso (In progress).

7. Cierre el Centro de atención al cliente.

Haciendo Cotizaciones inactivas
Una vez que un cliente ha aceptado una de las Cotizaciones para el trabajo y que ha
empezado a trabajar, es posible que desee realizar Cotizaciones no aceptadas para esta
inactiva de trabajo. Cuando realiza una estimación inactiva, QuickBooks mantiene un registro
de ella, pero no utiliza los números en los informes. ( Esto no es lo mismo que eliminarlo;.
Borrar una estimación eliminará el registro de QuickBooks)
Para marcar una estimación inactiva:

1. Desde el Centro de atención al cliente (Customer Center), abra la estimación que
desea desactivar.
2. Haga clic en el icono Marcar como inactivo (Mark as Inactive) en la parte superior de la
estimación.

La estimación y el progreso de estimación - Preguntas de repaso
1. ¿Qué tipo de cuentas utiliza QuickBooks para las Cotizaciones?

a. Colocación de anuncios
b. No colocación de anuncios
2. Verdadero o falso: QuickBooks le permite crear múltiples Cotizaciones para un solo cliente.
a. Verdadero
b. Falso
3. ¿Cuál de los siguientes no es una opción al crear una factura de una estimación?
a. Crear una factura para toda la estimación
b. Crear una factura para un porcentaje de la totalidad de la estimación
c. Crear una factura por los elementos seleccionados o diferentes porcentajes de cada
elemento
4. Usted preparó una estimación para un cliente y, posteriormente, ha sido favorecido con el
contrato. ¿Cómo cambiaría el estado del trabajo de pendiente a la indemnización?
a. Crear la factura de la estimación aceptada - esto cambia el estado de forma automática
b. Utilice la lista desplegable Estado del trabajo en el registro del cliente
c. Utilice la lista desplegable Estado del trabajo en la ventana Crear Cotizaciones
5. ¿Qué característica QuickBooks usaría para cobrar a los clientes cuando se completen las
diversas fases de un trabajo?
a. El progreso de facturación
b. La facturación por etapas
c. La facturación parcial

1. Crear una estimación para el 75 Sunset Rd. Inmobiliaria Pretell. La estimación es de 6

horas de mano de obra de instalación, 18,5 horas de trabajo de plomería, y 4 horas de
trabajo de paneles de yeso.
2. Crear un progreso de facturación para el 50 % de la estimación que acaba de crear para el

75 Sunset Rd . Inmobiliaria Pretell.

Lección 14
Tiempo de Seguimiento
Lección 14 – Tiempo de Seguimiento
Aprender como darle seguimiento al tiempo trabajado en un proyecto
Aprender como facturarle a un cliente por el tiempo trabajado en un proyecto
Crear reportes de proyecto para un tiempo de seguimiento y aprender sobre los otros
reportes de proyecto
Aprender como configurar los artículos para el seguimiento de tiempo trabajado por
propietarios o socios
Aprender a pagarle a los desempleados por el tiempo trabajado

Tiempo de seguimiento y kilometraje
QuickBooks provee un tiempo de seguimiento para cualquier proyecto. El tiempo de

seguimiento le permite mantener un seguimiento del tiempo que una persona gasta en un
proyecto (incluyendo enfermedades, tiempo de vacaciones y tiempo de gastos generales). La
persona a la que le da un seguimiento de su tiempo, puede ser un empleado, un propietario,
un socio o un subcontratista.
Para activar el tiempo de seguimiento:

1. Asegúrese de que está registrado en la compañía de QuickBooks como usuario
Administrador. (Si otros usuarios han estado configurando en otras computadoras para
acceder a la compañía en el modo multi – usuarios, asegure que no están registrados y
que usted está en el modo único usuario.)
2. Desde el menú Editar (Edit), seleccione Preferencias (Preferences).
3. Haga clic en Tiempo & Gastos (Time & Expenses) en el panel izquierdo, a continuación,
haga clic en la pestaña Preferencias de la Compañía (Company Preferences). (Usted
tendrá que bajar por la lista de preferencias en el panel izquierdo que está en orden
alfabético y esas preferencias que están al final del alfabeto quedarán ocultas del botón.)
4. Asegúrese de que Sí (Yes) está seleccionado a la pregunta ¿Le Da Usted Seguimiento
al Tiempo? (Do You Track Time?)
5. Haga clic en Aceptar (OK) para guardar los ajustes de preferencia.

Introducción de datos de tiempo
A continuación se presentan dos formas de obtener los datos de tiempo en un archivo de

empresa:
Introduzca la hora directamente en una hoja de tiempo semanal o formulario de actividad
única en QuickBooks
Utilizar el cronómetro en la ventana Tiempo / Introducir Actividad Individual para calcular el
tiempo de la actividad mientras la realiza
Al controlar el tiempo con QuickBooks, usted tiene la opción de dos formas de introducir el
tiempo: semanal de horas o la ventana Tiempo / Introducir Actividad Individual. Si quieres
introducir el tiempo para múltiples trabajos o varios días, entonces la parte de horas
semanales es la mejor opción.
Una entrada de actividad individual muestra el tiempo empleado por una persona que realiza
una actividad única para un solo puesto de trabajo en una sola fecha. Si usted tiende a
introducir una gran cantidad de notas detalladas acerca de sus actividades, o prefiere
introducir los datos de tiempo a medida que realice una actividad, utilice la ventana Tiempo /
Introducir Actividad Individual.

Si usted tiene empleados que no tienen acceso a un ordenador o que no tienen acceso a
QuickBooks, puede imprimir copias en blanco de la hoja de tiempo semanal para sus
empleados para llenar a mano.
Para imprimir una hoja de tiempo en blanco:

1. Abra la parte de horas semanales (ya sea desde la pantalla de Inicio (Home) haciendo
clic en el icono de Introducir Tiempo (Enter Time) o, en el menú Empleados
(Employees), elija Introducir Tiempo (Enter Time) después seleccione Uso de Hojas de
Tiempo Semanal (Use Weekly Timesheet)).
2. En el menú desplegable Imprimir (Print), seleccione Imprimir hoja de tiempo en blanco
(Print blank timesheet).
3. En la ventana Impresión de Hojas de Tiempo (Print Timesheet), haga clic en Imprimir
(Print).

Registrar el tiempo
Lesson 8 — Entering empleado
and Paying Bills en hojas de tiempo semanal Entering Bi
Para
moreintroducir la información
than one line en unatypes
to refer to different hojaofdeexpenses),
tiempo semanal:
and specify the dollar amount of each expense. The
1. En la página de inicio (Home), haga clic en Introducir Tiempo (Enter Time), a
continuación, haga clic en Uso de Hojas de Tiempo Semanal (Use Weekly Timesheet).
2.8. En
Click Save &Nombre
el campo Close to (Name),
record the bill.
seleccione el empleado de la lista desplegable.
IMPORTANTE: Las hojas de tiempo se pueden introducir en grupos seleccionando los

Nombres Múltiples (nómina) (Multiple Names (Payroll)) o Nombres Múltiples
(Fuera
expensedeaccounts.
nómina) (Multiple Names (Non-Payroll).
3. Elija la semana correcto haciendo clic en el icono Calendario (Calendar).

4. Elija N
elOTES
correspondiente al Cliente: Proyecto (Customer: Job) en la primera columna.
5. Introducir el elemento de servicio correspondiente en la columna Artículos de Servicio
(Service Item). Si tiene elementos adicionales para la Nómina (Payroll) y de Accidente
de Trabajo (Workers Comp), introduzca esos también.
6. Introduzca las horas diarias en la hoja de tiempo.
7. La columna Facturable (Billable) a la derecha de la columna Total (Total) dice
QuickBooks si el tiempo será transferido a una factura. Una marca de verificación en el
campo indica que usted desea facturar al cliente por el tiempo trabajado.

8. Si no planea facturar al cliente por el tiempo trabajado, puede hacer clic en la casilla para
eliminar la marca.
9. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close) para registrar la hoja de tiempo
8. semanales.
Click Save & Close to record the bill.
IMPORTANTE: El tiempo de seguimiento de los empleados puede ser configurado

IMPORTANT
para : You can
transferir a susalsocheques
enter billsde
andpago
vendor
si credits directly in the
está utilizando Accounts Payable
QuickBooks Nómina register, which may
allow for faster
(QuickBooks data entry.
Payroll). En laHowever, this de
información does notempleado
cada provide asenmuch roomde
el Centro forempleado,
memos or allow for multiple
expense accounts.
seleccione la pestaña Información de Nómina (Payroll Info) y marca la casilla junto
a Utilizar los datos de tiempo para crear cheques de pago (Use time data to
create paychecks). Luego de su salario bruto se asignará al Cliente o Proyecto
NOTES
correcto, de acuerdo a como fue seguido su tiempo.

Introducción de kilometraje
Mediante el seguimiento de su kilometraje del vehículo, se pueden introducir, clasificar e

imprimir lista de sus vehículos y el kilometraje que ha conducido para tareas relacionadas con
el trabajo. Puede utilizar esta información para las deducciones de impuestos y facturación a
los clientes.
Para registrar el kilometraje:

1. Desde el menú Compañía (Company), haga clic en Introducir Kilometraje del Vehículo
(Enter Vehicle Mileage).
2. En el campo Vehículo (Vehicle), seleccione el vehículo correspondiente.
3. Utilice los campos Fecha de inicio y de finalización (Start Date and End Date) tener en
cuenta las fechas del kilometraje.
4. Introduzca las millas recorridas en el campo Total de Millas (Total Miles).
5. Elija el correspondiente cliente / proyecto desde el campo Cliente: Proyecto (Customer:
Job).
6. En el campo Artículo (Item), seleccione Kilometraje (Mileage) de la lista desplegable.

La facturación de un cliente para gastos facturables
Para facturar a un cliente por el tiempo y los costos:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en Crear Facturas (Create Invoices). (También
puede acceder a la ventana de facturas desde el menú desplegable Clientes
(Customers), desde la pantalla principal (Home), o seleccionando Ctrl + I).
2. Seleccione el cliente: trabajo que desea facturar desde el desplegable Cliente: Proyecto
(Customer:Job).
3. Si aparece una ventana emergente Costos Facturable / Tiempo, de haga clic en el botón
de radio junto a Seleccionar el facturable sobresaliente de tiempo y costos para
añadir a esta factura? (Select the outstanding billable time and costs to add to this
invoice?) y haga clic en Aceptar (OK).
4. Si accidentalmente descartó esta ventana, puede hacer clic en Añadir Tiempo / Costos
(Add Time/Costs) en la pestaña Principal (Main) en la parte superior de la factura.

5. Seleccionar el facturable sobresaliente de tiempo y costos en las cuatro pestañas de la

ventana Elija tiempo y costes facturables (Choose Billable Time and Costs).

6. Coloque una marca de verificación en la columna izquierda (eft column) para

seleccionar cada una de las líneas que desea facturar. Utilice las pestañas para moverse
entre el tiempo facturable, los gastos, el kilometraje, y artículos.
7. Haga clic en Aceptar (OK). Los gastos facturables se añadirán a la factura.

Presentar los informes de proyectos para el seguimiento de tiempo
El Tiempo por reporte de Resumen de Proyecto resume el total de horas para cada proyecto .
El Tiempo por reporte Detallado de Proyecto descompone esas cifras resumidas en horas de
cada artículo de servicio y Cliente: Proyecto.
Para crear un informe de proyecto por tiempo:

1. En el menú Informes (Reports), seleccione Proyectos -> Tiempo y Kilometraje (Jobs -
> Time & Mileage).
2. En el submenú (submenu), seleccione Tiempo por Resumen de Proyecto (Time by
Job Summary).
3. Use el campo Fechas (Dates) para especificar un intervalo de fecha típica (como este
año fiscal que va del año (This Fiscal Year-to-Date)), o usar el campo De / Para
(From/To) para personalizar el intervalo de fechas que le gustaría ver.
4. Desplácese por el informe para ver el tiempo por proyecto.

Visualización de datos de tiempo de forma más detallada
Al igual que todos los informes de QuickBooks, puede QuickZoom cualquiera de los números
en un informe para ver más detalles. Supongamos que desea ver quién trabajó las ocho horas
en la instalación para la cocina de Brian Cook. Puede apuntar a ese número en el informe y
hacer doble clic para obtener más información.
Para ver más detalle del tiempo en el informe:

1. Coloque el puntero del ratón sobre las horas que desea ver en detalle, a continuación,
haga doble clic.
2. Cierre el Tiempo por reporte Detallado de Proyecto.

3. Cierre el Tiempo por reporte de Resumen de Proyecto.

Creación de artículos para el servicio de los subcontratistas
Cuando el archivo de la compañía tiene datos de tiempo para una persona que no está en su
nómina, puede escribir cheques en función del tiempo trabajado. QuickBooks puede transferir
los datos de tiempo para un intervalo de fechas especificado a una verificación. QuickBooks
completa la pestaña Artículos de un cheque con la información de los datos de tiempo,
incluyendo las horas trabajadas y tasa.
Cuando utiliza los artículos de servicio para subcontratistas, QuickBooks registra los gastos e
ingresos para el trabajo en cuentas separadas. Puede utilizar estos artículos en ambos,
formularios de compra y formularios de venta.
Para configurar un elemento de servicio para subcontratistas:
1. Desde el menú
more than one Lista
line to(List),
refer toseleccione Listaofdeexpenses),
different types artículo (Item List). the dollar amount of each expense. The
and specify
amounts
2. Haga clic should add up
en el botón de to the total
menú amount
Artículo due(abajo
(Item) on theabill.
la izquierda), a continuación, elija
Nuevo (New).
3. En el campo Tipo (Type) de la ventana Nuevo Artículo (New Item), elige Servicio
(Service) de la lista desplegable.
4. En el campo Nombre / Número de artículos (Item Name/Number), introduzca el nombre
para el artículo (por ejemplo, planificación).
5. Seleccione Este servicio se utiliza en las asambleas o se lleva a cabo por un
subcontratista, propietario, o socio (This service is used in assemblies or is
performed by a subcontractor, owner, or partner).
6. En el campo Descripción en transacciones de compra (Description on Purchase
Transactions), introduzca la descripción predeterminada que desea que aparezca cuando
se usa el tema relativo a las transacciones de compra.
7. En el campo Costo (Cost), introduzca el precio por unidad que se paga por los servicios.
8. En la lista desplegable en el campo Cuentas de Gastos (Expenses Account),
seleccione la cuenta de gastos correspondiente al cual el pago del subcontratista debe ser
enviado a (por ejemplo, el gasto del subcontratista).
IMPORTANTE: Si usted paga a propietarios (o socios) por el tiempo trabajado, se

necesita
IMPORTANT un: You
artículo de servicio
can also que
enter bills registre
and vendorelcredits
coste directly
del proyecto como un Payable
in the Accounts empate register, which may
contra el faster
allow for capitaldata
en lugar
entry.deHowever,
un gasto.this does not provide as much room for memos or allow for multiple
expense accounts.
NOTES

9. En el campo Precio de Venta (Sales Price), introduzca el precio por unidad que carga a
su cliente por el servicio.
10. Seleccione el Código de impuestos (Tax Code) correspondiente (Impuestos (Tax) o No
(Non)).
11. En el campo Cuenta de Ingresos (Income Account), escriba la cuenta de ingresos
correspondiente al ingreso que debe correlacionarse con el cuando se utiliza el artículo en
las facturas.
12. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana Nuevo artículo.
13. Presiona Esc para cerrar la lista de artículos.

Registro del tiempo trabajado de un no empleado
Para introducir el tiempo trabajado de un no empleado:

1. En el menú Empleados (Employees), elija Introducir Tiempo, a continuación, elija
Tiempo / Introducir Actividad individual (Time/Enter Single Activity).
2. En el campo Nombre (Name), seleccione el nombre del no empleado correspondiente.

3. Elegir el cliente correspondiente en el campo Cliente: Proyecto (Customer: Job).
4. Elija un artículo adecuado en el campo Artículo de Servicio (Service Item).
5. Introduzca las horas en el campo Duración (Duration), a continuación, pulse la tecla Tab
(Tab).
6. especificar las Notas (Notes) según el caso.

Preparación de un cheque para pagar el tiempo trabajado de un no

empleado
En esta sección usted aprenderá cómo crear un cheque para pagar a un subcontratista o
reembolsar a un propietario por el tiempo trabajado en un proyecto específico.
Para preparar un cheque por el tiempo trabajado de un no empleado:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en Escribir Cheques (Write Checks) (o
seleccione Banco -> Escribir Cheques (Banking -> Write Checks) o Ctrl + W).
2. Asegúrese de que la cuenta de cheques adecuado está seleccionada en el campo Cuenta
Bancaria (Bank Account).
3. En el campo Pagar a la Orden de (Pay to the Order of), seleccione el subcontratista o el
propietario de la lista desplegable.
4. Debería ver una ventana emergente que le dice que el vendedor tiene datos de tiempo.
Haga clic en Sí (Yes) para buscar tiempo no remunerado. (Si por alguna razón que no se
ve esta ventana emergente, o accidentalmente hace clic en No (No), se puede navegar de
nuevo a esta ventana haciendo clic en Introducir Tiempo (Enter Time) en la parte
superior del formulario de verificación).
5. A continuación se van a establecer los parámetros de búsqueda para buscar las entradas
de tiempo. Escriba la fecha de inicio en el campo Fecha de Inicio (Start Date y pulse Tab
(Tab).
6. Escriba la fecha de finalización en el campo Fecha Final (End Date) y haga clic en
Aceptar (OK).

Tiempo de Seguimiento - Preguntas de repaso
1. Lista de maneras para introducir el tiempo en QuickBooks.

a.
____________________________________________________________________
b.
____________________________________________________________________
2. ¿Para cuál de las siguientes características no puede ser utilizado el tiempo de

seguimiento en QuickBooks?
a. Notificar que se requiere más personal para un proyecto dado
b. El seguimiento del costo del salario bruto de un empleado por proyecto
c. Proporcionar horas trabajadas al sueldo de un empleado
d. Facturación de clientes basada en el tiempo dedicado a un proyecto
3. ¿Qué informe usaría para determinar cuántas horas se gasta en cada actividad y si es
o no el cliente ha sido facturado por el momento?
a. a. Tiempo por artículo
b. b. Tiempo por nombre
c. c. Tiempo por resumen de trabajo
d. d. Tiempo por detalles de trabajo
4. Al pagar a propietarios o socios, se debe utilizar una cuenta ___________________

para realizar el seguimiento del pago.
5. ¿Cuál de los siguientes es un paso involucrado en el proceso de facturación de un

cliente por el tiempo trabajado?
a. a. Seleccione el nombre del cliente en la ventana Crear facturas
b. b. Haga clic en Agregar Tiempo / Costos
c. c. En la ventana Elegir tiempo y costes facturables, haga clic para seleccionar los
artículos que desea transferir a la factura
d. d. Todo lo de arriba

1. Creación de una sola hoja de tiempo de actividad individual para Gregg Schneider para
ocho horas trabajadas en el proyecto Anton Teschner solárium.
2. Transferir el tiempo que acaba de introducir para Gregg Schneider en una factura para el
proyecto Teschner solárium.
3. Visualizar el tiempo por nombre del informe del proyecto para ver cuántas horas Gregg
Schneider ha trabajado para cada proyecto.

Lección 15
Personalización de formularios y redacción de cartas
QuickBooks
Lección 15 – Personalizacion de Formularios de Redacción de Cartas Quickbooks
Aprender cómo modificar un formulario de factura preestablecido
Diseñar un formulario de factura personalizado
Ver cómo imprimir las facturas
Aprender cómo preparar una carta de cobro de clientes atrasados
Aprender a editar una carta previamente escrita en QuickBooks

Crear nuevas plantillas
QuickBooks le proporciona facturas y otras formas para adaptarse a las necesidades de su

negocio, pero puede haber ocasiones en las que desea diseñar una factura completamente
diferente u otro formulario. QuickBooks le permite hacer eso también. Se puede utilizar el
diseñador de configuración para crear un nuevo diseño de formularios para su negocio. En el
diseñador de configuración, puede mover, cambiar el tamaño, o cambiar el ancho de las
columnas, activar o desactivar los bordes alrededor de los campos, y el tipo de fuente de
control y el tamaño de cada campo.
Para crear una nueva plantilla de factura:

1. Desde el menú Listas (Lists), seleccione Plantillas (Templates).
Lesson 8 — Entering and Paying Bills Entering Bills
2. Haga clic en el botón de menú Plantillas (Templates) y, a continuación, elija Nuevo

(New).
3. Seleccione el tipo de plantilla de formulario que desea crear (elegir de Factura (Invoice),
Nota de Crédito (Credit Memo), etc.).
4. Haga clic en el botón Administrar Plantillas (Manage Templates) para darle a la plantilla
un nombre y, a continuación, haga clic en Aceptar (OK).
5. Uso de las funciones de la ventana Personalización Básica (Basic Customización) para
personalizar el aspecto general de su formulario.
8.6. Click
HagaSave
clic &enClose to record
Aceptar the bill.
(OK) para cerrar la ventana Personalización Básica.
IMPORTANTE: Es posible que desee hacer clic en una plantilla existente, haga clic en
elIMPORTANT : You can (Templates)
botón Plantillas also enter billsy and vendor credits
seleccione Duplicardirectly in the Accounts
(Duplicate) Payable
para obtener unaregister, which may
ventaja inicial en una nueva plantilla sin alterar el original.
expense accounts.

NOTES
Personalización de campos en los formularios
Para personalizar los campos en una plantilla:

1. Si aún no está en la ventana Personalización Básica de una plantilla ya determinada,
desde el menú Listas (Lists), elija Plantillas (Templates).
2. Haga doble clic en la plantilla que desea personalizar.
3. Ahora se encuentra en la ventana de Personalización básica. Haga clic en el botón de
Personalización Adicional (Additional Customization) en la parte inferior de la pantalla.
4. La pestaña Cabecera (Header) se muestra por defecto (otras pestañas están disponibles
para seleccionar).
5. Para tener presententado el campo Fecha de Vencimiento tanto en pantalla como en el
formulario impreso, haga clic en la casilla de verificación Pantalla (Screen) para Fecha de
Vencimiento (Due Date) a seleccionarlo.
6. Haga clic en la casilla de verificación Imprimir (Print) por Fecha de Vencimiento (Due
Date).

7. Borre la Pantalla (Screen) y la casilla de verificación Imprimir (Print) para el campo Nº

Apartado de Correos (P.O. No.) para quitar el campo del formulario.
8. Continuar la personalización de los campos de formulario según sea necesario para su

negocio.
9. Haga clic en Aceptar (OK) para salir de personalización adicional y de nuevo en Aceptar
(OK) para guardar los cambios en la plantilla.

Cambio de orden de campos en formularios
La mitad inferior de la factura estándar QuickBooks es el lugar en el que introduce los detalles
sobre los artículos o servicios comprados por el cliente. Se puede cambiar el orden de estos
campos, tal como aparecen en sus facturas.
El orden de las columnas que muestra cómo los campos se muestran de izquierda a derecha
en la forma de la factura. En la actualidad, el artículo es la primera columna y cantidad es la
última columna. Supongamos que se desea que el campo Cantidad que aparezca después del
campo de punto y antes del campo Descripción.
Para cambiar el orden de los campos de un formulario:

1. Si aún no está en la ventana Personalización básica de una plantilla determinada ya,
desde el menú Listas (Lists), elija Plantillas (Templates).
2. Haga doble clic en la plantilla que desea personalizar.
3. Ahora se encuentra en la ventana Personalización Básica. Haga clic en el botón de
Personalización Adicional (Additional Customization) en la parte inferior de la pantalla.
4. Haga clic en la pestaña Columnas (Columns).
5. Haga clic en el cuadro Pedido (Order) de un campo en particular para seleccionarlo.
6. Introducir manualmente el número que representa el orden de izquierda a derecha de la
columna que se muestra en su forma.

7. Continuar trabajando a través de las pestañas que permiten la personalización del

formulario.
8. Haga clic en Aceptar (OK) para guardar las modificaciones.
9. Haga clic en Aceptar (OK) para guardar la plantilla y, a continuación, cierre la ventana
Plantillas.

Presentar su formulario personalizado
En este tutorial se muestra cómo ver una plantilla utilizando el formulario de factura. Si usted
tiene otros formularios personalizados, puede acceder a ellos mediante la apertura de la
ventana del formulario en QuickBooks, a continuación, elegir la plantilla del desplegable
Plantilla (Template).
Para mostrar un formulario de factura personalizado:

1. En el menú Clientes (Customers), seleccione Crear Facturas (Create Invoices).

2. En el campo Plantilla (Template), seleccione la plantilla de la lista desplegable.

3. Haga clic en la flecha en el icono Imprimir (Print) y seleccione Vista Previa de la

Impresión (Print Preview) para ver como se verá su factura al ser impresa.
4. Cierre la pantalla de vista previa de impresión.
5. Salir de la factura.
IMPORTANTE: Si la plantilla que está utilizando actualmente requiere ajustes, puede

hacer clic en
IMPORTANT la pestaña
: You can alsoFormato
enter bills(Formatting) en la directly
and vendor credits parte superior del formulario,
in the Accounts Payabley register, which may
allow for faster data entry. However, this does not provide as much room
seleccione Personalizar Diseño de Datos (Customize Data Layout) para editar la for memos or allow for multiple
expense accounts.
plantilla (en lugar de encontrar la plantilla en el menú Listas y haga doble clic en él
para editarlo, sólo para volver al formulario de facturas a una vista previa).
NOTES

El diseño de formatos personalizados para formularios
Hemos cubierto la edición de una plantilla para cambiar su cabecera y algunas columnas, pero
hay muchas más cosas que puede hacer. Aquí hay algunos ejemplos de lo que puede hacer
con un diseño personalizado:
Dar su nombre de compañía, la dirección y el logotipo de un tratamiento especial en el
formulario
Por ejemplo, se podría centrar su logotipo en la parte superior del formulario y poner su
nombre de la compañía y la dirección de una fuente especial inmediatamente debajo del
logotipo
Agrandar un campo personalizado para que pueda mostrar más información
Coloque la dirección de facturación del cliente por lo que coincide con la ventana de
direcciones en los sobres que utilice
Cambiar los bordes de los campos, añadir colores de fondo, y añadir campos de texto
adicionales
Añadir múltiples gráficos para un formulario

Cambio de la posición de los campos en formularios
Para mover campos en los formularios:

1. Desde el menú Listas (Lists), elija Plantillas (Templates).
2. Haga clic en la plantilla que desea editar y, a continuación, seleccione Editar Plantilla
(Edit Template) (o haga doble clic en la plantilla que desea editar).
3. Haga clic en Diseñador de Configuración (Layout Designer) en la parte inferior de la
ventana Personalización Básica.

4. Haga clic en los campos que desea mover y mantenga presionado el botón del ratón para
arrastrar / soltar los campos.

IMPORTANTE: Si desea mover varios campos en grupo, puede mantener pulsada la

IMPORTANT
tecla : You canresalta
Shift mientras also enter
todosbills
losand vendor
campos credits
que deseadirectly in the Accounts
seleccionar Payable register, which may
y, a continuación,
allow for faster data entry. However, this does not provide
puede arrastrar y soltar como un grupo en su nueva ubicación. as much room for memos or allow for multiple
expense accounts.
NOTES

Cambio de amplitud de campo
Para cambiar el ancho de un campo:

1. Seleccione el campo que desea cambiar de tamaño. Haga clic en las casillas negras
(black boxes) en el borde del campo, mantenga el botón del ratón y arrastre el cuadro
negro para cambiar el tamaño del campo. Deja ir el botón del ratón para liberar y cambiar
el tamaño del campo.
2. Utilice la regla para mantener el tamaño de campo uniforme y el borde de campo en la

alineación.

Cambio de fuentes, bordes y colores
Uso de la ventana Propiedades en el diseñador de configuración, puede cambiar el tamaño de

fuente y el estilo, y la justificación del texto. También puede agregar, eliminar o modificar los
bordes alrededor de los campos.
Para cambiar fuentes, bordes y colores:

1. Seleccione el campo que desea editar, a continuación, haga clic para seleccionar
Propiedades (Properties).
2. En la pestaña Texto (Text), seleccione la justificación que desea utilizar.
3. Haga clic en Fuente (Font) para seleccionar el tipo de letra, tamaño de fuente, y el color.
Haga clic en Aceptar (OK) cuando haya terminado.
4. Haga clic en la pestaña Borde (Border). Utilice estos ajustes para crear / eliminar / editar
los bordes de los campos en el formulario.
5. Haga clic en la pestaña Fondo (Background) para dar a su formulario un fondo de color.
6. Haga clic en Aceptar (OK) para guardar los cambios en la apariencia de ese campo en
particular.
7. Haga clic en Aceptar (OK) para guardar los cambios en el diseñador de configuración.

8. Se puede ver una vista previa de la plantilla en el panel derecho de la ventana de

personalización adicional.
9. Haga clic en Aceptar (OK) para cerrar la ventana de personalización adicional.

Vista previa de nuevas formularios
Observe que el formulario de entrada de datos de la factura presentado en la pantalla por

QuickBooks no muestra los cambios que acaba de hacer en el diseñador de configuración.
Esto se debe a que los cambios realizados en el diseñador de configuración sólo afectan a la
factura impresa y no la factura que QuickBooks muestra en pantalla para la entrada de datos.
Para una vista previa de la factura:

1. Para ver cómo se verá un formulario de factura impreso, en la pestaña Principal (Main)
de la factura, haga clic en el menú desplegable debajo del botón Imprimir (Print) y
seleccione Vista Previa (Preview).
2. Cuando haya terminado de mirar la vista previa, haga clic en Cerrar (Close).

Preparación de cartas de cobro
Para preparar una carta de cobro:

1. En el menú Compañía (Company), elija Preparar Cartas con los Sobres (Prepare
Letters with Envelopes) a continuación, elegir Cartas de Cobro (Collection Letters).
2. Si QuickBooks le pide encontrar las cartas, haga clic en Copiar (Copy). QuickBooks
copiará las cartas de QuickBooks desde el directorio de instalación a la carpeta.
QuickBooks abre el asistente de cartas y sobres.
3. Cuando QuickBooks le pide que elija a quién desea escribir, establezca sus parámetros en
ese caso.

5. Seleccione los clientes para los que le gustaría hacer las cartas, a continuación, haga clic
en Siguiente (Next).
6. Cuando QuickBooks le peda que seleccione la carta que desea utilizar, seleccione una de
la lista y haga clic en Siguiente (Next). (También puede optar por Crear o Editar una
plantilla de carta (Create or Edit a letter template) para personalizar su carta aún más.)
7. Introduzca el nombre y cargo de la persona que está "firmando" la carta.
9. Si QuickBooks muestra un mensaje sobre la falta de información, haga clic en Aceptar
(OK).
10. Las cartas se abrirán en Microsoft Word ®. Puede imprimir las cartas de allí.
11. Volver a QuickBooks y haga clic en Cancelar (Cancel).

Editar cartas QuickBooks
Puede realizar cambios en las cartas individuales utilizando Microsoft Word, o se puede hacer
cambios globales mediante la edición de la Carta de QuickBooks utilizado para generar una
carta específica.
Para editar una carta de QuickBooks:

1. En el menú Compañía (Company), elija Preparar Cartas con los Sobres (Prepare
Letters with Envelopes), a continuación, seleccione Personalizar Plantillas de Cartas
(Customize Letter Templates).
2. Haga clic en Ver (View) o Editar Plantillas de Cartas Existentes (Edit Existing Letter
Templates).

4. Cuando QuickBooks le pida que seleccione la plantilla de carta que desea ver o editar,
haga clic en el tipo de letra, a continuación, elija una carta de la lista de cartas disponibles.

6. Realizar ajustes en el texto de la carta, según sea necesario.
7. En la lista desplegable Insertar Campos (Insert Fields) en los campos de la carta la
barra de herramientas, puede insertar enlaces a datos de QuickBooks.
8. En el menú Archivo de Word (Word File), elija Guardar Como (Save as).
9. Introduzca un nuevo nombre de archivo y haga clic en Guardar (Save).
10. Para ver cómo este cambio afecta a la salida de la carta final, cierre el archivo de carta en
Microsoft Word, haga clic en Usar plantilla (Use Template) en QuickBooks y pasar por el
asistente de nuevo (todas las opciones anteriores todavía debe ser seleccionado).
11. Al llegar a la personas, Elija una Plantilla de Carta para Ver o Editar, seleccione el nombre
del archivo que acaba de guardar y, a continuación, haga clic en Siguiente (Next).
12. Cierre Microsoft Word.
13. Haga clic en Cancelar (Cancel) en QuickBooks.

Personalización de formularios y redacción de cartas QuickBooks -

Preguntas de repaso
1. Lista de tres formas que se puede personalizar en QuickBooks:

a.
____________________________________________________________________
b.
____________________________________________________________________
c.
____________________________________________________________________
2. Verdadero o falso: El orden de las columnas en los formularios de QuickBooks son fijos y
no puede cambiarse.
a. Verdadero
b. Falso
3. Se utiliza la ventana ______________________ ______________________ para mover y

cambiar el tamaño de los campos en los formularios.
4. Se pueden añadir campos desde cuál de los sigueientes e cuál de las siguientes listas de
QuickBooks?
a. Clientes & Empleo
b. Empleado
c. Vendedor
5. Verdadero o falso: Puede convertir un documento de Microsoft Word existente en una

carta QuickBooks al que se pueden añadir datos de QuickBooks.
a. Verdadero
b. Falso

1. Personalizar un formulario de recibo al cambiar el título por defecto en la cabecera del
recibo de venta de defecto venta de efectivo.
2. Uso del diseñador de configuración, realice las columnas para CANT y Tasa de manera
más estrecha el campo Descripción es más amplio.
3. Personalizar el apartado postal forma para incluir el campo Condiciones.

Lección 16
Trabajar con múltiples monedas
Lección 16 – Trabajar con Múltiples Monedas
Configurar en QuickBooks archivos de la compañía para utilizar varias monedas
Llevar a cabo una transacción con múltiples monedas

Configuración de múltiples monedas
Para utilizar varias monedas en QuickBooks, se seleccionan los tipos de cambio de monedas
múltiples y de preferencia de carga manual o automática. Es importante tener en cuenta que
una vez que opte por utilizar Múltiples Monedas, no se puede volver atrás; Existen
Proveedores y Vendedores que hacen transacciones vinculadas a ellos que sólo pueden estar
en la moneda de origen. Sólo nuevos clientes y proveedores tendrán la opción de elegir una
moneda extranjera. Por lo tanto, es muy importante realizar una copia de seguridad de sus
datos de QuickBooks antes de activar Múltiples Monedas.
Para utilizar varias monedas en QuickBooks:

administrador. (Si otros usuarios han creado en otros equipos, usuarios para acceder a la
compañía en el modo multi - usuario, asegúrese de que no están registrados y que se
2. Vaya al menú Editar (Edit) y seleccione Preferencias (Preferences).
3. Haga clic en Múltiples Monedas (Multiple Currencies) en la parte izquierda de la
ventana de Preferencias.
4. Haga clic en la pestaña Preferencias de la Empresa (Company Preferences).
5. Haga clic en Sí, utilizo más de una moneda (Yes, I use more tan one currency).
6. Haga clic en Sí (Yes) en el mensaje que le informa de que no se puede desactivar esta
preferencia.
7. Dejar Dólar (US Dollar) seleccionado para su moneda de origen, a continuación, haga clic
en Aceptar (OK).
En la mayoría de los casos, la moneda nacional es el dólar estadounidense (USD). La

divisa principal es la moneda del país en que se encuentra físicamente su negocio.
Si decide establecer una moneda local que no sea el dólar de EE.UU. , los servicios de
Intuit tales como la nómina y la banca en línea no estarán disponibles, estos servicios sólo
están disponibles en dólares estadounidenses.
Después de activar Múltiples Monedas, se puede asignar una moneda extranjera a los
nuevos nombres que son:
- Cuentas bancarias
- Las cuentas de tarjetas de crédito
- Las cuentas de cuentas por cobrar
- Las cuentas de cuentas por pagar
- Clientes
- Los vendedores
- Niveles de precios

Parte de la información en QuickBooks - tales como las cuentas de ingresos y gastos -

siempre utiliza la moneda local.
8. Haga clic en Aceptar (OK) cuando se le notifica que el archivo de la compañía cerrará y
se volverá a abrir.
9. Desde el menú de Empresa (Company), haga clic en Administrar Divisas (Manage
Currency), a continuación, elija Lista de Monedas (Currency List).
10. Haga clic para desactivar la casilla junto a Incluir Inactiva (Incluide Inactive) en la parte
inferior de la ventana.
11. Haga clic en el botón de menú Actividades (Activities) y seleccione Descargar Última
Tasa de Cambio (Download Latest Exchange Rates).

12. Haga clic en Aceptar (OK) cuando se le notifique que los tipos de cambio se han
actualizado correctamente.
También puede introducir manualmente los tipos de cambio, si desea introducir sus
propias tarifas o si desea introducir tasas históricas. (Descargar Tasa de cambio no trae
las tasas históricas.) Para introducir manualmente los tipos de cambio, haga clic en la
moneda que está interesado en actualizar y seleccione Cambiar la Moneda (Edit
Currency). Introduzca la fecha (s) y el tipo de cambio para cada fecha. Haga clic en
Aceptar (OK).
13. Cierre la lista de monedas.

Compra y venta de productos en varias monedas
Puede asignar una moneda a cada uno de sus clientes y proveedores.
Si usted tiene un cliente existente o proveedor con transacciones asociadas con ellos, no se
puede cambiar su moneda. Deberá crear un nuevo cliente o nombre de proveedor en su lugar.
Para crear un nuevo proveedor y asignar una moneda al mismo:

1. Haga clic en Centro de Proveedores (Vendor Center) en la barra de iconos.
2. Haga clic en Nuevo Proveedor (New Vendor).
3. En la lista de Moneda (Currency), seleccione la moneda que desea utilizar para el
vendedor.
4. Introduzca la información restante para el vendedor. Su pantalla debe parecerse a la
siguiente figura.

6. En el Centro de Proveedores (Vendor Center), observe el código de moneda (CAD en
este caso) que aparece al lado del vendedor.
7. Cierre el Centro de Proveedor

Creación de una orden de compra en una moneda extranjera
Para crear una orden de compra:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en las Órdenes de Compra (Purchase Orders).
2. Elegir el proveedor adecuado de la lista desplegable.
3. Introduzca los elementos que desea agregar a la orden de compra.
Observe que el valor de la orden de compra aparece tanto en la moneda extranjera (CAD
en este caso) y la moneda nacional (USD en este caso).

Recepción de Inventario e introducción de una Factura de un proveedor

extranjero
Para recibir el inventario e introducir una Factura a un proveedor:

1. En la página de Inicio (Home), haga clic en Recibir Inventario (Receive Inventory), a
continuación, seleccione Recibir Inventario con Factura (Receive Inventory with Bill).
2. En la pantalla Introducir Factura a Proovedor (Enter Bill), elija el nombre del proveedor
correspondiente.
3. Haga clic en Sí (Yes) cuando se le pregunta si desea recibir en contra de una orden de
compra abierta (o haga clic en Seleccionar PO (Select PO) si accidentalmente se elige
No (No) desde el pop-up) .
4. Elija el PO contra el que desea recibir y haga clic en Aceptar (OK).
5. Revisar la ventana Introducir Factura a Proveedor (Enter Bill). Observe que la Factura
a Proveedor se encuentra en la moneda extranjera y que está afectando a las cuentas de
cuenta por pagar extranjeras (creadas automáticamente por QuickBooks).
6. Agregar un número de Factura a Proveedor, los términos y una nota si sea necesario.
7. Haga clic en Guardar y Cerrar (Save & Close). Si ha añadido un término, se le pedirá
que confirme que desea asociar con este proveedor este término. Haga clic en Sí (Yes).

Creación de una Factura a Clientes para una transacción multimoneda
Al crear una Factura a cliente que incluye un elemento de un proveedor extranjero, es lo

mismo que crear una Factura estándar a Clientes. Cuando se crea una Factura para su
cliente, toda la información aparece en la moneda que ha asignado a ellos.
Para crear una Factura a Clientes para un elemento facturable a un vendedor

extranjero:
1. Haga clic en Crear Facturas a Clientes (Create Invoives).
2. Seleccionar la adecuada atención al cliente / trabajo desde el menú desplegable.
3. Desde la ventana de Tiempo Facturable / Costos (Billable Time/Costs) que aparece,
elija Seleccionar el tiempo facturable excepcional y bajos costos para añadir a esta
factura a Clientes? (Select the outstanding billabletime and costs to add to this
invoices?) o, si se ha despedido esta ventana, seleccione Agregar Tiempo / Costos
(Add Time/Costs), a continuación, quite los gastos correspondientes facturables que
desea añadir.
4. Haga clic en Aceptar (OK). Fíjese en las pantallas de Factura a Clientes en la moneda
asignada al cliente, no la moneda asignada al vendedor.

Trabajar con múltiples monedas - Preguntas de repaso
1. Mencione de QuickBooks cinco elementos a los que se les puede asignar una moneda
extranjera:
a. ____________________________________________________________________
b. ____________________________________________________________________
c. ____________________________________________________________________
d. ____________________________________________________________________
e. ____________________________________________________________________
2. Verdadero o falso: Debe hacer una copia de seguridad del archivo de empresa antes de
habilitar la preferencia de monedas múltiples.
a. Verdadero
b. Falso
3. Si usted tiene un cliente existente o proveedor con transacciones asociadas con ellos y les
desea asignar una moneda diferente, usted debe:
a. Cambiar la moneda para actualizar cualquiera de las transacciones históricas a la
nueva moneda.
b. Crear un nuevo cliente o nombre del proveedor.

1. Crear un nuevo cliente con la siguiente información:

- Nombre : Alexander Thomas
- Dirección: 101 Main Street, Spruce Grove, Alberta, Canadá
- Moneda: Dólares canadienses
2. Asegúrate de que tienes la última actualización de la tasa de cambio.
3. Crear un presupuesto de 30 horas para la eliminación del trabajo.
4. Crear una Factura a clientes en progreso para la mitad de la mano de obra para la
eliminación de la Cotización.

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GUÍA DE ESTUDIANTE DE QUICKBOOKS 2017

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 1

PRIMEROS PASOS ......................................................................................................................... 11

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 3

TRABAJANDO CON LISTAS ......................................................................................................... 61

TRABAJANDO CON CUENTAS BANCARIAS ......................................................................... 100

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 4

USAR OTRAS CUENTAS EN QUICKBOOKS .......................................................................... 117

INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN DE VENTAS .............................................................. 138

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 5

RECIBIR PAGOS Y HACER DEPÓSITOS ................................................................................ 163

INTRODUCIR Y PAGAR FACTURAS ....................................................................................... 182

ANÁLISIS DE DATOS FINANCIEROS ...................................................................................... 194

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 6

CONFIGURACIÓN DE INVENTARIO ....................................................................................... 220

SEGUIMIENTO Y PAGO DE IMPUESTOS DE VENTA ......................................................... 237

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 7

HACIENDO NÓMINA CON QUICKBOOKS ............................................................................. 252

CONFIGURACIÓN DEL CALENDARIO DE NÓMINA ..................................................................................... 259

PAGAR IMPUESTOS SOBRE LA NÓMINA ...................................................................................................... 271

ESTIMACIÓN Y PROGRESO DE FACTURACIÓN ................................................................. 276

TIEMPO DE SEGUIMIENTO ...................................................................................................... 289

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 8

PERSONALIZACIÓN DE FORMULARIOS Y REDACCIÓN DE CARTAS QUICKBOOKS 308

ACTIVIDADES DE REPASO ............................................................................................................................ 330

TRABAJAR CON MÚLTIPLES MONEDAS .............................................................................. 331

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 9

Guía de estudiante de Quickbooks 2017 10

Conocer cómo funciona QuickBooks y cómo moverse en QuickBooks

Aprender términos comerciales comunes utilizados por QuickBooks

Practicar el uso de las herramientas de ayuda de QuickBooks

Ver cómo salir de QuickBooks

Usted registra la mayor parte de sus transacciones comerciales diarias en un formulario de

Uso de listas / List

La lista es otra característica básica de QuickBooks. Usted llenará la mayoría de los

Cuando se está llenando un formulario de factura y usted selecciona un nombre de cliente de

He aquí un ejemplo del registro de una cuenta de Cuentas por Cobrar.

Cómo moverse en QuickBooks

QuickBooks le proporciona acceso a la información para ayudarle a empezar.

1. Seleccione F1 en el teclado, o en el menú Ayuda / Help seleccione Ayuda de

3. A continuación, tendrá la posibilidad de descargar los manuales y guías de usuario de

Mediante la selección de QuickBooks para Windows / QuickBooks for Windows, tiene la

Uso de la barra de iconos de la parte superior - La barra de iconos de la parte superior

Centros de QuickBooks - Para los clientes, proveedores, empleados , informes y

Hacer la página de Inicio su punto de partida - La página de Inicio proporciona una

Obtener una visión global de su empresa - La pestaña de Ideas de la pantalla principal

Toda la contabilidad que necesita saber

SOBRE EL CATÁLOGO DE CUENTAS / CHART OF ACCOUNTS

Catálogo de cuentas / Chart of Accounts

• El catálogo de cuentas es una lista completa de sus cuentas comerciales y de sus

Al mantener los libros para una empresa, desea realizar un seguimiento:

• Cuando el llega el ingreso

SOBRE ACTIVOS, PASIVOS Y CAPITAL / ASSETS, LIABILITIES AND EQUITY

DINERO EN EFECTIVO FRENTE A LA CONTABILIDAD ACUMULATIVA

En base a lo Devengado / Cash Basis

En base a lo Percibido / Accrual Basis

• Los ingresos se registran en el momento de la venta y los gastos se registran cuando

CONSEJO: Puede establecer un cambio a la base de presentación por defecto (acumulados o

LA MEDICIÓN DE RENTABILIDAD DEL NEGOCIO

Estado de Situación / Balance Sheet - Una presentación instantánea de su empresa en

Reporte de Flujo de Efectivo / Statement of Cash Flows - Esto también cubre la

ENTRADAS DE DIARIO / GENERAL JOURNAL TRANSACTIONS

Método contable tradicional

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