CODIGO: SST-PR-003

PROCEDIMIENTO DE FECHA: FECHA DE

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DOCUMENTOS Y
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1. OBJETIVO:

Establecer los parámetros para la creación, revisión, actualización, eliminación y

divulgación, de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad institucional así como
el control y la administración de los registros.

2. ALCANCE:

Aplica para todas las áreas y procesos de la institución. Inicia desde la identificación de la
necesidad de la creación, modificación o anulación de documentos y registros, hasta su
disposición final.

3. RESPONSABLES

Responsable del SGSST:.

4. DEFINICIONES

- Documento: Cualquier tipo de medio que contiene datos para realizar una tarea o
labor. Ejemplo: Manual, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El
medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra
patrón o una combinación de estos
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
objetiva de actividades desempeñadas. Ejemplo, informe, Lista de verificación
diligenciada, lista de asistencia diligenciada, fotos de eventos, Historia Laboral, etc
- Tiempo de retención: Periodo de tiempo en que se tendrán los registros dentro de
un archivo de papel o medio electrónico, ya sea el establecido por la ley o el
establecido por la organización de acuerdo a sus necesidades de operación.

5. CONDICIONES GENERALES
Todos los documentos y registros del SG-SST, deben ser legibles y almacenarse de tal
manera que se conserven y consulten con facilidad.

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Los registros proporcionan evidencia objetiva sobre el funcionamiento del SG-SST, por lo
tanto, el responsable de cada proceso, debe asegurar el buen estado de los mismos
evitando el deterioro o daño por condiciones del medio en el sitio de archivo.

El personal que participa en los procedimientos debe cumplir con los lineamientos
establecidos en el presente documento para la generación, manejo o custodia de los
registros que se generen en el desempeño de sus actividades.

El responsable de SST debe tener actualizada la Tabla de Control de Registros.

El archivo de los registros, para asegurar su recuperación inmediata puede ser

almacenado:

a. Alfabeticamente

b. Numericamente

c. Alfanumericamente

d. Cronologicamente

Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se debe evitar realizar cualquier
tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones, realces, dobleces, maltratos, etc. a los
registros, que pudieran dificultar su lectura.

El tiempo de retención y disposición final de los registros está documentado en el listado

maestro de registros y durante ese tiempo, el responsable de su control cumple con los
lineamientos indicados en el presente documento.

Cuando haya un cambio de la imagen Corporativa en la Organización, no se generará un

registro de cambio ni nueva versión por la modificación de logos en los procedimientos,
formatos, instructivos y demás documentos del Sistema de Gestión. La actualización de
Logos e Imagen Corporativa en toda la Documentación será únicamente realizada por el
proceso de Control de documentos y registros, previa aprobación de la Gerencia General.

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Los documentos obsoletos no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones
mejoradas y por lo tanto deben ser claramente identificados

La distribución de los documentos nuevos o modificados es responsabilidad del

Responsable de SST y debe conservar registro en un listado de distribución del
documento cuando el documento se entrega en forma física, así mismo debe mantener
actualizada la carpeta con todos estos listados, además de una carpeta con una copia de
cada documento obsoleto en medio digital.

El Responsable de SST es el encargado de definir los documentos de origen externo que

son necesarios para su operación, así como de cualquier actualización de los mismos.
Además, debe relacionarlos en el Listado Maestro de Documentos, donde se establece el
nombre del documento, medio en el que se encuentra, número de copias, ubicación y
responsable del mismo.

Los líderes de los procesos son los responsables de definir cuáles son los registros que
requiere y genera el proceso como producto de su operación y control. La codificación de
los registros en medio físico será responsabilidad del Responsable de SST, la identificación
de los registros en medio magnético se realizará con el nombre y en los casos que se
pueda o requiera con código.

Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros y las disposiciones para el
almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición final, se
encuentran definidas en el Listado Maestro de Registros, de tal forma que se garantice el
buen estado y disponibilidad de los registros controlados.

El tiempo de retención y disposición final puede depender de los siguientes criterios:

compromisos contractuales, Políticas de la Empresa y períodos de evaluación del SG-SST y
reglamentaciones asociadas al sector, considerando que todos aquellos que tengan
relacion directa o indirecta con la salud de los trabajadores deben conservarse por
periodo no inferior a 20 años contados a partir del cese laboral de un trabajador con la
empresa.

Los mecanismos previstos para destrucción de registros son el rasgado, reciclaje para
documentos en medio impreso o la eliminación para los registros mantenidos en medio
físico o magnético.
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Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad,
independientemente del medio de la presentación (impreso o no impreso).

Ningún registro en medio impreso (manuscrito, específicamente) se debe generar a lápiz,

y todos en tinta seca de color negro, no debe haber enmendaduras, tachaduras, etc.

La Institución se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o

no.

Los métodos de archivo y disposición (archivo inactivo, específicamente) deben garantizar

el fácil acceso a los lugares específicos donde se encuentran los registros de Calidad.

Cuando un miembro de la Institución diferente a los autorizados desea tener acceso a un

registro debe pedir autorización al responsable del proceso.

Cuando el Cliente o su representante por acuerdos contractuales o necesidad de

evaluación desee tener acceso a los registros del SG-SST, este se debe tramitar a través del
responsable del proceso.

Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial

salvo con autorización expresa del responsable del proceso.

Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad,
polvo y elevadas temperaturas (fuentes caloríficas y luz solar).

Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se

deben proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos y se
protegerá la información por medio de Backups.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

ITEM ACTIVIDAD RESPONSABLE

Solicitud de creación de documento. Responsable del
1 Recibir solicitud de elaboración, modificación o anulación de SG-SST
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documentos y registros en la oficina de calidad por correo

electrónico.
Revisar y analizar la adecuación y la viabilidad de la
solicitud.
Responsable del
2 Verificar si el documento cumple con los referentes de este
SG-SST
procedimiento y del SG-SST. Si es viable se continúa con la
actividad número 5
Solicitud de ajustes
Enviar comunicación al responsable del proceso informando
Responsable del
3 acerca de la no viabilidad solicitando los ajustes que se
SG-SST
deben realizar al documento, en el formato establecido por
correo electrónico.
Ajustes
4 Realizar los ajustes del documento y remitirlo nuevamente al Líder de proceso
Responsable de SST
Aprobación
Actualizar el Matriz de control de Documentos y Registros,
Identificar la versión anterior del documento y marcarlo Responsable del
5
según el caso, documento obsoleto si es una modificación o SG-SST
documento anulado si es una eliminación. Los documentos
Obsoletos deben ser conservados en medio magnético.
Socialización
Divulgar en los medios establecidos para tal fin (intranet), el
Líder de proceso
nuevo documento para su implementación y debe dejarse
evidencia de socialización del mismo.
Preservación de documentos
Archivar los documentos y registros, conservándolos,
Líder de proceso
protegiéndolos y verificando la recuperación de los mismos y
velar por la Disposiciones final de los documentos y registros.
Identificación de los registros Responsable de
Identificar y diligenciar los registros del Sistema de Gestión, SST
estos se identifican por el título nombre del mismo,
diligenciar toda la información contenida en el Listado
Maestro de registros.
Al diligenciar un registro, se debe tener en cuenta los
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siguientes pasos:
- Debe ser legible.
- Debe estar en tinta indeleble.
- Sin tachones ni enmendaduras.
- Evitar también el uso de Correctores.
Todos los registros deben estar fechados.
Almacenar los registros controlándolos según lo estipulado
en la matriz de control de registros según lo definido para
cada tipo de registros según el Responsable de
Proceso/Actividad. Líder de proceso
Cuando el registro se genera por una aplicación de un
Software, se hace referencia a éste.

Proteger los registros en medio físicos (impresos) asegurarse

con materiales de archivo (carpetas, archivadores, folders,
Líder de proceso
etc.) en los lugares dispuestos para el almacenamiento de
estos. (Archivos).
Garantizar la recuperación de los registros en medio físico
(impresos) según la localización y acceso establecido en la Líder de proceso
Matriz de Control de Registros.
Disponer de los registros según lo estipulado en la Matriz Responsable de
Control de Registros cuando ya no es necesaria su retención. SST

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Fecha de modificación: