PROCEDIMIENTOS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Y LIBROS DE REGISTROS
Una de las tareas que se le atribuye al contador, es conocer los procedimientos relativos a los
registros de las operaciones que realizan las entidades económicas en sus libros de contabilidad.
Independientemente de que un negocio sea grande o pequeño, o que su procedimiento sea simple o
complejo o que se empleen métodos manuales, mecánicos o electrónicos, el mantenimiento de los
registros constituyen un procedimiento sumamente vital, en razón de que el desarrollo eficiente de la
mayor parte de las actividades contables dependen de un alto grado de exactitud e integridad de los
registros de contabilidad.

Los sistemas de contabilidad deben elaborarse atendiendo al tamaño y la naturaleza de cada

empresa, para así brindar informaciones pertinentes y adecuadas, que le permitan a los diferentes
usuarios (Bancos, Acreedores, Inversionistas, etc.) tomar decisiones acertadas.

Libros y Documentos de Registros

Los libros de registros se clasifican en dos:

1- Libros Legalizados a) Diario General

b) Libro de Inventario

2- Libros no Legalizados a) Mayor General

b) Mayores Auxiliares
c) Diarios Auxiliares y Especializados

RECOPILACION DE INFORMACIONES:

Para fines de registrar en los libros de contabilidad las operaciones de una empresa, es práctica
general hacer la recolección de los datos a través de los documentos fuente como son los recibos de
ingreso, las facturas, los cheques, etc. y clasificado por tipo de operación en un formulario denominado
ENTRADA DE DIARIO. Este formulario permite agrupar cada una de las transacciones por tipo, previo
análisis, cuya finalidad consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de manera agrupada, lo
que a su vez facilita los registros de manera resumida en los libros de contabilidad para una
optimización en el proceso y una mayor exactitud.
 FORMATO DE ENTRADA DE DIARIO
COMPAÑÍA Y, C POR A.

Fecha________________

ENTRADA DE DIARIO

Cuenta Nombres de Sub-Auxiliar Auxiliar MAYOR GENERAL

Número las Cuentas Débito Crédito

TOTAL

Entrada Núm.____________________ Folio Núm._________________

_____________________________ _________________________________
Preparada Por Revisada por

______________________________
Aprobada por

Diario General:

Es un libro obligatorio, exigido por el código de comercio vigente en República Dominicana,

donde deben registrarse de manera resumida las transacciones que realiza una empresa,
describiendo a su vez, debajo de cada registro el detalle del mismo. Este libre debe poseer las
siguientes características:
 a) Foliado: cada página debe de estar numerada.
b) Rubricado: la primera y la última página deben estar sellada por un juzgado de paz,
indicando la cantidad de páginas que contiene el libro, de tal manera que en el mismo
no se produzca alteraciones.
c) Sellado: cada página debe contener encima del folio (número) el sello del juzgado de
paz donde fue legalizado.

FORMATO DE UN DIARIO GENERAL

COMPAÑÍA Y, C POR A.

Pág. No_____

DIARIO GENERAL

Fecha Cuentas y Detalles Sub- Auxiliar

Auxiliar Débito Crédito

LIBRO DE INVENTARIOS:

Es el libro donde se registran los movimientos de la mercancía que una empresa

comercializa. Al final de cada periodo deben registrarse en el libro de Inventarios las existencias
de las mercancías, así como el contenido de los estados financieros de manera resumida. Este
libro debe cumplir con las mismas características legales señaladas en el Diario General. El
formato de este libro no es estándar, sino que puede variar de una empresa a otra; en todo
caso puede ser un libro record de dos o más columnas.

MAYOR GENERAL:
Es el libro donde se registran de manera resumida, todas las transacciones registradas en
el Diario General. Deben ordenarse con los números de cuentas, según aparecen en el catálogo
de cuentas.
 La función principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas
generales (controles) a través de los débitos y créditos para le elaboración de los Estado
Financieros.

FORMATO DEL LIBRO MAYOR GENERAL

HOJA DEL MAYOR

Hoja Núm._______________ Cuenta Núm.______________

NOMBRE DE LA CUENTA____________________________________________

Fecha Cuentas y Detalles Debito Crédito Balance

MAYORES AUXILIARES:

Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en
cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

FORMATO DE MAYORES AUXILIARES

HOJA DE MAYOR AUXILIARES

Hoja Núm._______________ Cuenta del mayor Núm.______________

NOMBRE DE LA CUENTA____________________________________________

Fecha Cuentas y Detalles Debito Crédito Balance

DIARIOS ESPECILAIZADOS:

Un libro con columnas especiales para aquellas cuentas que se cargan y se acreditan
frecuentemente, se conoce con el nombre de Diarios Especializados. Estos ofrecen la ventaja de
que pueden ahorrar tiempo en cuanto a los registros, en razón de que los pases al mayor se
realizan por totales, pero no permiten la división del trabajo, ya que en un mismo libro no
pueden trabajar dos empleados a la vez.

FORMATO DE DIARIO ESPECIALIZADOS

DIARIO DE CUENTAS POR PAGAR

Fecha Nombre Fact. Créditos CARGOS

del Núm. Cuentas Compras Gastos de Equipos de
Proveedor por Pagar Oficina Oficina

MAYOR DE CUENTA T:

Los formatos de los libros mayores que se esquematizaron anteriormente, corresponden a

la estructura que generalmente emplean las empresas en la práctica contable, pero para
simplificar los ejemplos y las soluciones de los problemas, se acostumbra representar las
cuentas de un mayor mediante una T mayúscula grande, eliminando el rayado a que nos hemos
referido anteriormente. A continuación presentamos un ejemplo:

TITULO DE LA CUENTA

Lado del Lado del

Débito Crédito
DEBITOS Y CREDITOS

En la terminología contable, la casilla del lado izquierdo, se utiliza para registrar los débitos
y en el lado derecho se registran los créditos. Al registro de un asiento en el lado izquierdo de
una cuenta se le llama débito o cargo, y a un asiento que se anota en el lado derecho se le llama
crédito o abono.
En muchas ocasiones, las personas que desconocen la teoría de la Contabilidad suelen creer
que los cargos representan algo desfavorable y que los créditos un concepto favorable. En tal
sentido, en ninguno de los dos casos se presentan situaciones favorables ni desfavorable, ya
que esto se refiere a los dos lados de una cuenta y por consiguiente, todas las cuentas se
debitan y se acreditan.

BALANCE DE UNA CUENTA

El balance una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los débitos y los créditos,
colocándose dicho balance del lado donde su importe sea mayor. Si los débitos de una cuenta
son superiores a los a los créditos, el balance se coloca del lado del débito (lado izquierdo) en
cambio, si los créditos de una cuenta son superiores a los débitos, el balance se coloca de lado
del crédito, ejemplo del balance de una cuenta.

CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGAR

10,000.00 5,000.00 4,000.00 8,000.00

6,000.00   2,000.00 3,000.00

16,000.00 5,000.00   1,000.00

Balanc 12,000.0
e 11,000.00   6,000.00 0
Balanc
  6,000.00 e
LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y SUS COMPONENTES:

Para una empresa iniciar sus operaciones, el primer proceso que desarrolla dentro del
campo de la información financiera, es la planeación e instalación de su sistema de
contabilidad. Para lograr conformar un buen sistema que tienda a satisfacer las expectativas de
la entidad económica, el especialista estudia su naturaleza, analiza los tipos de operaciones que
probablemente habrán de ocurrir y a su vez proyecta o selecciona, las formas de registros
necesarios para controlar las operaciones que se han de producir.
Es bueno anotar, que el diseño del sistema de contabilidad, debe estar orientado en función de
las operaciones en su forma y libros que lo integran. El proceso de registros, puede ser
ejecutado por varios métodos, desde el uso de libros manuales hasta dispositivos electrónicos;
lo que en día se conoce como el proceso electrónico de datos (Sistema PEP).

COMPONENTES BASICOS DE UN SISTEMA:

1- Elaboración de organigrama.
2- Manual de funciones.
3- Diseño de formularios.
4- Instructivos para uso de formularios.
5- Elaboración del catálogo de cuentas.
6- Elaboración de los procedimientos de control interno.
7- Diseño de los libros de registros: diario general, mayor general y mayores auxiliares.
8- Formatos de estados financieros.

CONCEPTOS RELATIVOS A LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN SISTEMA

1- ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura, el orden jerárquico y la

división de funciones en una organización, entidad o empresa.

2- MANUAL DE FUNCIONES: Es un manual donde se describe todas las actividades a

desarrollarse en cada uno de los puestos que se describen en el organigrama de una
empresa.

3- DISEÑO DE FORMULARIOS: Consiste en elaborar de manera coordinada todos los

formularios que utiliza una empresa para anotar sus operaciones y así facilitar el control
y el registro de las mismas. Estos pueden ser facturas, cheques, entradas de almacén.

4- INTRUCTIVOS PARA USO DE FORMULARIOS: Es describir la forma de cómo debe llenarse

el contenido de cada formulario para facilitar su aplicación.
5- ELABORACION DE CATALOGO DE CUENTAS: Consiste en confeccionar una lista de los
nombres y números de cuentas que integran el sistema. Esto debe hacerse de manera
ordenada, atendiendo a la importancia y prioridad de cada cuenta con relación a la
empresa.

6- PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO: Consisten en describir de manera ordenada

la forma de cómo la empresa va a desarrollar cada una de sus actividades, atendiendo a
sus políticas generales.

7- DISEÑO DE LOS LIBROS DE REGISTROS: Es diseñar los formatos concernientes a los libros
que la empresa va a utilizar para registrar sus operaciones.

8- FORMATOS DE ESTADOS FINANCIEROS: Consisten en esquemas preelaborados

concernientes a la forma de presentación de los Estados Financieros.