MANUAL DE USUARIO

SISTEMA PRA EL CONTROL DE ASISTENCIAS

DEL CENTRO DE EDUCACION INICIAL
MUNDO DE COLORES

Diseñado y Elaborado Por:

Portillo Deinymar.
Rivera Wilbel.
Rogers Thomas.

Todos los derechos del software y documentación están reservados.

 Contenido

1. Página de portada.

2. Página de título.

3. Página de derechos de autor.

4. Prefacio, que contiene detalles de los documentos relacionados y la información sobre

cómo navegar por la guía del usuario.

5. Sección de introducción, que incluye:

1. Breve descripción del sistema y su finalidad.

2. Sección de novedades desde la última versión.

6. Sección de requisitos previos necesarios para usar el sistema, que incluye:

1. Conocimientos mínimos del usuario

2. Requisitos técnicos previos, incluyendo:

1. Capacidades técnicas mínimas del equipo

2. Software asociado necesario

3. Mecanismo para acceder al sistema

7. Sección de instalación y configuración

8. Guía sobre cómo utilizar al menos las principales funciones del sistema, es decir,

sus funciones básicas.

9. Sección de solución de problemas que detalla los posibles errores o problemas que

pueden surgir, junto con la forma de solucionarlos.

10. Sección de preguntas frecuentes.

11. Dónde encontrar más ayuda, y datos de contacto.

 Introducción

Los terminales de control de asistencia permiten gestionar la asistencia de usuarios en un

área determinada. Los controles de asistencia tienen mucha aplicación en entornos
laborales, centros de formación, centros de time sharing…
Estos sistemas tienen registrados unos usuarios y además estos pueden tener definidos
unos horarios de asistencia o turnos, calendarios, días festivos, etc. Los terminales de
asistencia gestionan que sólo los usuarios registrados tengan acceso al sistema y además
que lo hagan en un calendario y horarios permitidos.
En un entorno laboral sirven para contabilizar el saldo de horas trabajadas por cada
empleado, para llevar un control de la puntualidad y asistencia de los trabajadores, para
gestionar de manera automática las incidencias tanto de entradas como salidas
especiales del puesto de trabajo o para contabilizar tiempo de utilización de recursos en
entornos time sharing. Además, estos equipos pueden tener funcionalidades adicionales
como control de sirenas de cambio de turno o periodos de descanso.
En centros de formación como escuelas primarias pueden ser utilizados para detectar
faltas injustificadas, absentismo o retardos y poder actuar en consecuencia de manera
rápida. En escuelas de negocio o centros donde se imparten estudios de posgrado de
asistencia obligatoria permiten registrar de manera fácil si el alumno ha asistido o no a
clase.
Habitualmente estos sistemas tienen un funcionamiento off-line y guardan un registro en
memoria del histórico de accesos (con información del usuario, hora y día del acceso,
etc.) y otros eventos como alarmas u otras incidencias. Este registro puede ser
descargado a un PC u otro host para su posterior tratamiento.
 FINALIDAD

La finalidad de este sistema es Sistematizar el Control de Asistencia del Personal

Docente, Administrativo y Obrero del Centro de Educación Inicial “Mundo de Colores”
Ubicado en la Parroquia Agua Salada, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar para mejorar la
administración y gestión de las asistencias diarias del plantel.
 Requisitos Previos para el funcionamiento del sistema

CONOCIMIENTOS MINIMOS DEL USUARIO:

Saber cómo operar una computadora eficientemente.

REQUISITOS TECNICOS PREVIOS

 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE.
Descripción Estación de Trabajo
Pantalla (Monitor) SVGA con resolución
Teclado USB o QWERTY
Mouse Mecánico, óptimo, láser, trackball, mouse touch
Disco duro 60GB
Procesador Pentium IV
Memoria RAM De 1GB en adelante

 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE.
Programas

Programas Significado

Es un servidor web HTTP de código abierto para plataformas

Unix-like (BSD, GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y
Apache
otras, que implementa el protocolo HTTP/1.1 y la noción de
sitio virtual.

MySql Es un sistema de administración de bases de datos. Una

 base de datos es una colección estructurada de datos.

Sistema operativo

Sistema
Versión Significado Y Versiones
Operativo

Es Compatible con las Es un sistema operativo, es decir,

versiones de 7 en un conjunto de programas que
Windows
adelante del sistema posibilita la administración de los
operativo Windows. recursos de una computadora.

Es un sistema operativo de código

Es compatible con todas abierto, es decir un conjunto de
Linux las versiones que se programas que le permiten
encuentran interactuar con su ordenador los
desarrolladas bajo la cuales pueden ser ejecutados e
plataforma de Linux. inclusos modificados para ser
redistribuidos.
 MECANISMO PARA ACCEDER AL SISTEMA

La implementación empieza desde instalación del programa necesario para

el funcionamiento de la aplicación, siendo este “XAMPP Panel Control” (el cual
incluye Apache 2.4.12, Mysql 5.6.24 y PhpMyAdmin 4.3.11, junto a otros
elementos extras), seguido se pasa a realizar la copia de todas las carpetas y
archivos correspondientes de la aplicación en la ruta C:\xampp\htdocs.

Con el programa XAMPP instalado, se procede a abrir su ejecutable “Xampp

Control Panel” y activar en los botones “Star” el servidor “Apache” en conjunto con
la base de datos “MySQL”, que al ser activados se procede a ejecutar el
navegador web y se la dirección “localhost” en la barra de búsqueda para acceder
a la aplicación, quedando a disposición del usuario el ingreso al mismo, quedando
completada la aplicación.
 COMO UTILIZAR EL SISTEMA

 Aspectos básicos
El Sistema posee dos niveles de usuario, Usuario y Administrador, y ambos cumplen con
diferentes funciones, a continuación, se Describirá cada uno de los niveles.

 NIVEL DE USUARIO
El nivel de usuario se dirige al personal de la institución, donde estos solo ingresaran
datos de forma diaria al sistema estos se encargan de ingresar datos de entrada y de
salida diariamente colocando su cedula o id, y su contraseña.
Como un añadido cada usuario puede observar sus asistencias del mes y generar un
reporte en un archivo . xls

 NIVEL DE ADMINISTRADOR
El Nivel de Administrador es ligeramente más complicado que el de usuario, este nivel se
encarga de Administrar todos los datos de asistencia, ver entradas y salidas de todo el
personal, generar reportes de asistencia, registrar usuario nuevo, modificar elementos de
cada usuario y eliminar usuario si es necesario.
 Funciones básicas

INICIAR SESION

Caso de uso Inicio de sesión.

Usuario.
Actores
Administrador.

Propósito Acceder al sistema como usuario

El sistema deberá comportarse tal como se describe en el

Descripción siguiente caso de uso cuando el usuario solicite el acceso
al sistema.

Responsabilidades El usuario debe introducir su Cedula y contraseña.

C.U Asociados Ninguno

El usuario debe estar en el módulo de Login y sus datos

Precondiciones
deben estar registrados en la base de dato

Descripción

Pantallas Asociadas

Sesión Principal

Acción de los actores Respuesta del sistema

2. El sistema solicita el correo electrónico

1. El usuario realiza un clic en la opción
del usuario y su contraseña además de
login del menú principal
un código de seguridad.

3. El usuario introduce su correo y clave 4. El sistema toma los datos, verifica que
además del código de seguridad y luego
realiza un clic en la flecha para acceder estén registrados y re direccionar al
usuario a su interfaz.

Cursos alternos

1. El usuario no esté situado en el módulo de login.

2. El correo introducido no este registrado en el sistema.
3. La clave introducida no coincida con la clave asociada al correo introducido.

Post Condiciones Ninguna

INGRESAR ASISTENCIA

Caso de uso Ingresar Asistencia

Actores Usuarios.

Propósito Ingresar los datos de asistencia a el sistema

Descripción El sistema deberá comportarse tal como se describe en

el siguiente caso de uso cuando el usuario registra sus
 datos de asistencia al sistema.

El usuario debe hacer clic a la opción Entrada al llegar a

Responsabilidades
la institución.

C.U Asociados Ninguno

El usuario debe tener su sesión iniciada y estar en el

Precondiciones
módulo de usuarios para que esto se pueda realizar.

Descripción

Pantallas Asociadas

Sesión Principal

Acción de los Actores Respuesta del Sistema

2. Al darle clic, se registraran los datos

1. El Usuario seleccionara la ventana de
de fecha y hora correspondientes a la
entrada y le dará clic.
base de datos.

2. El Usuario saldrá del sistema cerrando la 2. Se cerrará la sesión correspondiente

sesión. si se re direccionara al menú de inicio.

Cursos Alternos

1. El Usuario no esté situado en el módulo de Usuario con la sesión Iniciada.

Post Condiciones Clickearlo Solo una vez por día.

REGISTRAR DOCENTE

Caso de uso Registro de docente.

Actores Administrador.

Registrar a los distintos docentes que serán usuarios en

Propósito
el sistema y asignar sus respectivos niveles

El sistema deberá comportarse tal como se describe en

Descripción el siguiente caso de uso cuando el usuario registrar a un
docente en el sistema.

El Administrador debe introducir los datos para registrarlo

Responsabilidades
en la base de datos.

C.U Asociados Ninguno.

El administrador debe tener su sesión iniciada y estar

Precondiciones en el módulo de Registrar, para poder registrar un
Trabajador si este no está registrado en la base de datos.

Descripción

Pantallas Asociadas
 Sesión principal

Acción de los Actores Respuesta del Sistema

2. El sistema mostrara un formulario en

1. El Administrador realiza un clic en la opción
el cual se podrá introducir Nombre,
Registrar del menú de opciones
Apellido, Cedula, Cargo, Turno y
administrativos.
Contraseña.

4. El sistema toma los datos, los

3. El Administrador Llena el formulario con los
almacena en la base de datos y
datos correctos del Trabajador, y selecciona
muestra un mensaje indicando que la
una contraseña única para cada uno.
acción fue realizada con éxito.

Cursos Alternos

1. El usuario no esté situado en el módulo de Administrador.

2. El formulario no se llenó completamente.
3. Se digitó un carácter erróneo.

Post Condiciones Ninguna

ADMINISTRAR USUARIO

Caso de uso Administrar Usuario (ver registros)

Actores Administrador

Administra los distintos empleados de la institución, los

Propósito
Observa, Modifica, Elimina cuando se requiera

El sistema deberá comportarse tal como se describe en

Descripción el siguiente caso de uso cuando el usuario Administre a
un empleado en el sistema.

El administrador debe llevar al día los empleados que

Responsabilidades
trabajan en la institución.

C.U Asociados Ninguno

El administrador debe tener su sesión iniciada en el

módulo de administrador, y se hace clic en base de datos
Precondiciones
para ver la tabla de todos los trabajadores actuales de la
institución.

Descripción: en el módulo de base de dato se puede realizar las operaciones de

modificar y eliminar elemento, también se puede generar un reporte de estado de
trabajadores con la fecha y hora actual.

Pantallas Asociadas

Sesión principal
 Acción de los actores Respuesta del Sistema

2. Se Abre una Interfaz en la cual se

presenta una tabla con todos los
1. El Administrador Hace clic en la opción de
empleados de la institución con una
registros
serie de operaciones, Modificar, Y
Eliminar.

Cursos Alternos

Ninguno

Post Condiciones Ninguna

ADMINISTRAR Y GENERAR REPORTES

Caso de uso Ver Asistencia y generar reportes.

Actores Administrador

Administra las asistencias de los empleados de la

Propósito
institución,

El sistema deberá comportarse tal como se describe en

Descripción el siguiente caso de uso cuando el usuario Administre la
asistencias de un empleado en el sistema.

El administrador debe llevar al día las asistencias de los

Responsabilidades
miembros que trabajan en la institución.

C.U Asociados Ninguno

Precondiciones El administrador debe tener su sesión iniciada en el

 módulo de administrador, y se hace clic en Asistencias
para ver la tabla de todos las asistencia de los
trabajadores actuales de la institución.

Descripción: en el módulo de base de dato se puede realizar las operaciones de

modificar y eliminar elemento, también se puede generar un reporte de estado de
trabajadores con la fecha y hora actual.

Pantallas Asociadas

Sesión principal

Acción de los actores Respuesta del Sistema

2. Se Abre una Interfaz en la cual se

presenta una selección de os opciones,
la primera es ver las entradas y la
1. El Administrador Hace clic en la opción de
segunda es ver las salidas al darle a
asistencias
una de ellas muestra una lista en la
cual se ven todos las asistencias de
todo el personal.

Cursos Alternos
 Se pueden ver las salidas y las entradas del trabajador en el menú de selección al
hacer click en el botón de asistencias del menú del administrador

Post Condiciones Para poder generar reportes de

asistencia correctamente se tiene que
seleccionar el día “desde”, y el dia
“hasta” para que se pueda generar
reportes de asistencia de días que
están

Problemas frecuentes

 El Navegador no abre la página

Si esto pasa, quiere decir que no ha abierto el gestionador de servidor local, para
encenderlo, tiene que ir en buscador, y buscar XAMPP CONTROL PANEL, al abrirse la
ventana tiene que darle click en start en apache y mysql. Y refrescar la página del
navegador de nuevo.

 El Sistema no me deja registrar nuevo usuario

En El Registro, tiene muchos datos que se tienen que validar
Nombre: Ese campo solo acepta un solo nombre nombres hasta un máximo de 35
caracteres.
Apellido: Este campo solo acepta un solo apellido hasta un máximo de 35 caracteres.
Cedula: Este Campo solo acepta datos e tupo numérico dese 2.000.000 hasta 35.000.000
Cargo: Se elige el cargo, su defecto es Docente
Turno: se elige el turno, su defecto es diurno.
Contraseña: Contraseña con un máximo de 35 caracteres
Confirmar contraseña: se debe repetir la contraseña previamente puesta en el campo de
contraseña para confirmar su escritura.
Pregunta de seguridad: esta pregunta se usa para evitar olvidos de contraseña en el
futuro, para modificar contraseña se hace click en olvide mi contraseña en el modulo de
inicio sesion usuario