INSTRUCTIVO PLANTILLAS DOCUMENTOS COMERCIALES

TATIANA ALEJANDRA ACUÑA SÚSPES

MIGUEL ÁNGEL FAGUA TOVAR
LAURA CAMILA GONZÁLEZ
PINEDA
PAULA MILADY GUERRERO RODRÍGUEZ
CAMILA LÓPEZ LÓPEZ
BLANCA NIDIA ROJAS BOLÍVAR
LIZBEHT ANDREA SÁNCHEZ JIMÉNEZ
HÉCTOR ANDRÉS SARMIENTO RAMÍREZ
NANCY ELIZABETH SIERRA
RIVERA
LUZ ADRIANA VARGAS PARRA
Aprendices

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL
TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA FICHA 1198054
TUNJA
2017
LUZ MARINA SUAREZ PINILLA
Instructora

Tabla de Contenido

Introducción......................................................................................................................................4
1. Justificación..................................................................................................................................5
2. Objetivo........................................................................................................................................6
2.1 Objetivo General.....................................................................................................................6
2.2 Objetivos Específicos.............................................................................................................6
3. Documentos Comerciales.............................................................................................................7
4. Generalidades...............................................................................................................................7
4.1 Componentes:.........................................................................................................................7
5. Acta.............................................................................................................................................10
5.1 Componentes........................................................................................................................10
6. Carta...........................................................................................................................................17
6.1 Componentes........................................................................................................................17
7. Certificación...............................................................................................................................21
7.1 Componentes........................................................................................................................21
8. Circular.......................................................................................................................................24
8.1 Componentes........................................................................................................................24
9. Constancia..................................................................................................................................27
9.1 Componentes........................................................................................................................27
10. Memorando...............................................................................................................................30
10.1 Componentes......................................................................................................................30
11. Mensaje Electrónico.................................................................................................................33
11.1 Componentes......................................................................................................................33
12. Sobres.......................................................................................................................................36
12.1 Componentes......................................................................................................................36
Bibliografía.....................................................................................................................................39
 Introducción
El instructivo sobre documentos empresariales diseñado exclusivamente para la empresa “Grupo
Obelisco Ltda”, es un documento de apoyo actualizado y esencial en el diseño de formatos de
comunicaciones oficiales, que a la vez que le ayudará en la interrelación con el medio interno y
externo y el establecimiento de una identidad y estilo propio en sus comunicaciones, le permitirá
avanzar es sus propósitos de mejora continua de la calidad de sus servicios.

Se elaboró partiendo de la identificación de necesidades proyectadas en el diagnóstico;

desarrollado mediante la recolección de información tomada de la entrevista realizada al gerente
de la entidad, la encuesta a los colaboradores y el contacto directo con cada una de las personas
implicadas en el manejo de la información; lo que condujo igualmente, a conocer los
procedimientos, percibir actitudes y recibir comentarios que ayudaron a construir un instructivo
práctico y funcional, armonizado con los valores y principios éticos de la organización;
constituyéndose en una herramienta de fácil consulta y comprensión.

La intervención se hizo a todas las áreas de la Organización, por estar vinculadas con la
producción y el recibo de información; se planeó el diseño de los formatos, con base en las
Normas Técnicas Colombianas –GTC 185; de tal forma que además de identificar estilo,
nombre, código del área y demás características propias de cada tipo documental, se pudiese
ejercer control sobre la producción y organización de los mismos.

En esta medida, el diseño de este instructivo se hizo ciñéndose a los protocolos y lineamientos de
estructura y redacción de documentos comerciales, establecidos en el Instituto Colombiano de
Normas Técnicas ICONTEC, pensando en que cada uno de los funcionarios pudiera involucrarse
responsablemente sin importar el cargo, para prestar el mejor de los servicios a sus clientes, a la
vez que facilite procesos de entrenamiento del personal que ingrese a la Organización.
 1. Justificación

La realización del Instructivo sobre Producción de Documentos Organizacionales, constituye un

reto de suma importancia para la empresa Grupo Obelisco Ltda, y también para los Aprendices
que participaron en el diseño, por cuanto motiva a ejercer liderazgo en el desarrollo de
procedimientos técnicos empresariales que contribuyan al mejoramiento de la calidad y la
formación de futuros profesionales.

A la Organización, además le facilita identificar normas y procedimientos que garanticen el

cumplimiento de procesos técnicos en la producción de documentos comerciales, que satisfagan
intereses tanto a clientes internos como externos.

A los Aprendices les permite adquirir herramientas que facilitan la incursión en el mundo laboral,
pasando a la realidad de un proyecto de vida.
 2. Objetivo

2.1 Objetivo General

Brindar a la organización un instructivo sobre técnicas de estructuración y redacción de

documentos organizacionales, actualizados bajo la normatividad vigente, que contribuya
eficientemente al desarrollo de las actividades de gestión administrativa, que propendan en la
proyección de una positiva imagen corporativa.

2.2 Objetivos Específicos

 Facilitar el diseño y la producción de comunicaciones de acuerdo con una estructura, un estilo

y un protocolo propios de la organización, que responda a las necesidades de la organización
y las normas vigentes.

 Aplicar procesos técnicos eficientes de producción documental, con base en la normatividad

vigente establecida por la norma ICONTEC para empresas públicas y privadas.

 Fijar políticas que garanticen la normalización y racionalización en la producción de

documentos organizacionales

 Construir una guía o instrumento de apoyo en procesos productivos de comunicación asertiva,

que garanticen a la empresa Grupo Obelisco Ltda la mejora continua en la prestación de sus
servicios.
 3. Documentos Comerciales
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito, en los que se
deja constancia de las operaciones realizadas en desarrollo de actividades Mercantiles. Estos son
de vital importancia para tener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una
compañía o empresa.

En general las características esenciales de los documentos comerciales son:

 Tratar un solo tema,

 Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa,
 Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo,
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión,
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización

4. Generalidades

4.1 Componentes:

4.1.1 Márgenes

Superior: 3-4 cm
Derecho: 2-3 cm
Izquierdo: 3-4 cm
Inferior: 2-3 cm

4.1.2 Interlineado
Sencillo

4.1.3 Fuente
Tipo: Arial
Tamaño: 12

4.1.4 Identificación de Páginas Subsiguientes

A partir de la segunda hoja y a dos interlíneas libres del logotipo o razón social, con mayúscula
inicial se identifica el documento, con el nombre del mismo, colocándolo sobre el margen
izquierdo y el número de la página hacia el margen derecho.

Ejemplos:

4.1.5 Fecha: En este campo digitamos la ciudad de origen y seleccionamos la fecha

correspondiente.
Ejemplo

4.1.6 Código: Es un campo de texto que permite escribir las iniciales y el número de la
dependencia y/o número de referencia.

Ejemplo:

4.1.7 Remitente: Es un campo de texto abierto en el cual se escribe el nombre completo

del remitente en mayúscula sostenida y el cargo en mayúscula inicial (Jefe de Talento Humano,
Gerente, entre otros)
Ejemplo:

4.1.8 Anexos: Es un campo de texto abierto en el cual se digita los correspondientes anexos
en caso que se presenten; se debe especificar la cantidad y entre paréntesis el tipo de anexo.

Ejemplo:

4.1.9 Copias: Es un campo de texto en el cual se especifica el tratamiento, nombre

completo y separado con una coma, el cargo de la persona a la cual se le debe enviar copia de la
comunicación.

Ejemplo:
4.1.10 Transcriptor: Es un cuadro de texto que nos permite digitar un nombre y un
apellido de quien transcribió el documento.

Ejemplo:

4.1.11 Tratamiento: Es un campo de texto donde se debe digitar el tratamiento de

cortesía o título académico en mayúscula inicial. Ejemplo: Señor, señora, doctor, doctora,
licenciado, ingeniero, ingeniera, entre otros.

Ejemplo:

5. Acta

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe
cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos casos se debe registrar o presentar
ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.

5.1 Componentes
Para diligenciar de manera correcta la plantilla del acta, se explicará cómo funcionan sus campos.

Título de La Reunión: Se encuentra un cuadro de texto en el que se debe escribir el

nombre del grupo que se reúne, este título debe ir centrado y en mayúscula fija.
Ejemplo:

Acta: Se encuentra un cuadro de texto, en el que se debe especificar el número del acta que
corresponde para la fecha.

Ejemplo:

Fecha: Véase en generalidades numeral 4.1.5

Hora: En esta se encuentra un cuadro de texto, en el que se debe colocar la hora de inicio de
la reunión y la respectiva hora de finalización de la misma. La hora debe ir al estilo militar.

Ejemplo:

Lugar: Se debe escribir el lugar donde se realizó la reunión.

Ejemplo:

Asistentes: En ésta se encuentra un cuadro de texto en el que se deben colocar los nombres
y apellidos de las personas que asisten a la reunión, con su respectivo tratamiento de Señor,
Señora, Doctor, Doctora, entre otros; además seguido del cargo correspondiente para cada una;
todo lo anterior debe ir en mayúscula inicial.

Ejemplo:

Invitados: En este se encuentra un cuadro de texto en el que se escriben los nombres y

apellidos de las personas que están invitadas a la respectiva reunión, igualmente con su
tratamiento y su respectivo cargo, todo lo anterior en mayúscula inicial.

Ejemplo:

Ausentes: Se encuentra un cuadro de texto, en donde se debe colocar el tratamiento,

anteriormente dicho, con los respectivos nombres y apellidos completos de las personas que no
asistieron a la reunión, seguida de su respectivo cargo y si está excusado o no; igualmente, todo
en mayúscula inicial.

Ejemplo:

Orden del Día: Es un cuadro de texto, en donde debe colocar el número y tema a tratar en
la reunión, con mayúscula inicial.

Ejemplo:
Desarrollo: En éste se enuncia y desarrolla cada uno de los puntos acorados para la reunión

Ejemplo:

NOTA: PAGINAS SUBSIGUIENTES

Convocatoria: Es un cuadro de texto, en el que se debe escribir el lugar, la fecha y la hora

de la próxima reunión. Recuerde que esta información debe ir en minúsculas.
Ejemplo:

Nombres y Apellidos: Es un cuadro de texto en el que debe colocar los nombres y

apellidos de las dos personas que asistieron a la reunión, relacionadas en orden jerárquico. Este
dato debe ir en mayúscula fija.

Cargo: Es un cuadro de texto, en el que se coloca el cargo de las personas que asistieron.
Estos datos deben ir debajo del respectivo nombre en mayúscula inicial.

Ejemplo:

Anexos: Véase en generalidades numeral 4.1.8

Transcriptor: Véase en generalidades numeral 4.1.10

Ejemplo de Acta
 6. Carta
La carta es un medio de comunicación escrito por un remitente enviado a un destinatario, las
cartas se escriben para dar información a otra persona sobre un hecho o pensamiento.

6.1 Componentes
Para diligenciar de manera correcta la plantilla de carta, se explicara cómo funcionan sus campos.

Código: Véase en generalidades numeral 4.1.6

Ciudad y fecha: Véase en generalidades numeral 4.1.5

Tratamiento: Véase en generalidades numeral 4.1.11

Nombres y Apellidos: En un campo de texto abierto, se debe escribir los nombres y

los apellidos del destinatario completos, esto va diligenciado en mayúscula sostenida.

Ejemplo:

Cargo: Es un campo de texto donde se digita el cargo del destinatario. El cual debe ir
diligenciado en mayúscula inicial.

Ejemplo:

Organización: Es un campo de texto abierto, se debe escribir el nombre de la organización

a la que se envía la carta.

NOTA: se debe escribir el nombre de la organización como se encuentra registrada en la cámara

de comercio.
Ejemplo:

Dirección: Es un campo de texto abierto, en el cual se escribe la dirección a donde va

dirigido el documento.

NOTA: Se debe omitir la abreviación de número o el símbolo #, en su lugar se debe dejar dos
espacios.

Ejemplo:

Ciudad: Es un campo de texto donde se digita la ciudad; si no es capital, debe ir acompañada

del nombre del departamento separados por una coma; todo con mayúscula inicial.

Ejemplo:

Asunto: En este campo de texto abierto se debe escribir en específico el motivo de la carta,
se debe tener en cuenta que solo se debe escribir por máximo tres palabras y mayúscula inicial.

Ejemplo:

Saludo: En este campo de texto abierto se escribe el saludo correspondiente, recordando el

respeto y las normas actuales de producción de documentos.
Ejemplo:

Texto: Es un espacio abierto en el que la información a transmitir debe ser clara, precisa y
eficaz; siempre guardando respeto y buen trato a la persona u organización destinataria. Se
escribe con mayúscula inicial, cuidando la buena redacción, ortografía y puntuación, tratando de
no utilizar gerundios (terminaciones ANDO - ENDO) al inicio de cada párrafo.

Ejemplo:

Despedida: En este campo de texto abierto se escribe la despedida que puede ser corta o
larga aprovechando para agradecer de manera respetuosa la colaboración o para hacer énfasis en
alguna intención, teniendo presente el asunto de la comunicación.

Ejemplo:

Remitente: Véase en generalidades numeral 4.1.7

Anexo: Véase en generalidades numeral 4.1.8

Copia: Véase en generalidades numeral 4.1.9

Transcriptor: Véase en generalidades numeral 4.1.10

Ejemplo de Carta
 7. Certificación
La certificación es un documento de carácter probatorio público o privado, que asegura la
legalidad y la veracidad de un hecho o acto solemne.

7.1 Componentes
Para diligenciar de manera correcta la plantilla de la certificación, se explicará cómo funcionan
sus campos.

Código: Véase en generalidades numeral 4.1.6

Cuidad y fecha: Véase en generalidades numeral 4.1.5

Cargo: Es un campo de texto donde se digita el cargo de la persona responsable, se escribe

en mayúscula sostenida, centrado y precedido de los artículos EL o LA.

Ejemplo:

Certifica: La expresión certifica, se escribe seguida de dos puntos (:), centrada y en

mayúscula sostenida.

Texto: El primer párrafo inicia siempre con la conjunción Que, seguida del tratamiento,
nombre del(a) solicitante en mayúscula sostenida y el documento de identidad. Seguidamente,
se enuncia el interés.

Tratamiento: Véase en generalidades numeral 4.1.11

Nombres y Apellidos: En un campo de texto abierto, se debe escribir los nombres y

los apellidos del destinatario completos, esto va diligenciado en mayúscula sostenida.
Ejemplo:

Identificación: Es una lista desplegable donde se debe seleccionar el tipo de documento de

identificación como: Cedula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o el NIT.

Número del Documento: Es un cuadro de texto que nos permite digitar el número del
documento.

Ejemplo:

Ciudad: Es un cuadro de texto que nos permite digitar la ciudad donde fue expedido el
documento de identificación.

Ejemplo:

Nombre del Remitente: En este espacio de digita solo el nombre del responsable, ya
que el cargo ha sido escrito antes

Transcriptor: Véase en generalidades numeral 4.1.10

Ejemplo de Certificación
 8. Circular
La circular es una comunicación escritas de interés común, con el mismo contenido o texto,
dirigida a un grupo específico de personas; puede ser interna o externa.

8.1 Componentes
Para diligenciar de manera correcta la plantilla de la circular, se explicará cómo funcionan sus
campos.

Circular: En el campo de texto se escribe la palabra circular, en mayúscula sostenida y

centrada, acompañada por el consecutivo que la identifica, si se requiere.

Ejemplo:

Código: Véase en generalidades numeral 4.1.6

Cuidad y fecha: Véase en generalidades numeral 4.1.5
PARA: En un campo de texto abierto, se debe digitar la palabra PARA, seguida del nombre
del grupo destinatario, en mayúscula sostenida, partiendo del margen izquierdo del documento.

Ejemplo:

Asunto: En este campo de texto se debe escribir en específico el motivo de la circular, se

debe tener en cuenta que solo se debe escribir en máximo tres palabras.

Ejemplo:

Texto con saludo: En este campo se debe incluir el saludo al inicio del texto.
Ejemplo:

Texto: Es un campo de texto abierto en los cuales de sebe escribir la información

correspondiente a la comunicación que se quiere transmitir. Se recomienda ser claro, preciso y
eficaz, pero siempre guardando respeto y buen trato al grupo destinatario. Se escribe con
mayúscula inicial, cuidando el buen uso ortográfico y la buena redacción.

Ejemplo:

Despedida: En este campo de texto abierto se escribe la despedida, siendo respetuoso,

agradeciendo la atención o colaboración y se debe tener en cuenta el asunto.

Ejemplo:

Nombre del Remitente y Cargo: Véase en generalidades numeral 4.1.7

Anexos: Véase en generalidades numeral 4.1.8

Copias: Véase en generalidades numeral 4.1.9

Transcriptor: Véase en generalidades numeral 4.1.10

EJEMPLO DE CIRCULAR
 9. Constancia
La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser
personal y debe ser redactado en tiempo presente.

9.1 Componentes
Para diligenciar de manera correcta la plantilla de la constancia, se explicará cómo funcionan sus
campos.

Código: Véase en generalidades numeral 4.1.6

Ciudad y fecha: Véase en generalidades numeral 4.1.5

Cargo: Es un campo en el cual se diligencia el cargo de la persona que lo emite en

mayúscula sostenida y centrado, precedido de los artículos EL o LA.

Ejemplo:

Texto: Inicia siempre con la palabra “Que,” seguida del nombre de quien solicita la
constancia.

Tratamiento: Véase en generalidades numeral 4.1.11

Nombres y Apellidos: En un campo de texto abierto, se debe escribir los nombres y
los apellidos completos del solicitante, en mayúscula sostenida.

Ejemplo:

Identificación: Es una lista de desplegable donde se debe seleccionar el tipo de documento

de identificación como: Cedula de Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, o el NIT.
Número del Documento: Es un cuadro de texto que nos permite digitar el número del
documento.

Ejemplo:

Ciudad: Es un cuadro de texto que nos permite digitar la ciudad donde fue expedido el
documento de identificación.

Ejemplo:

Nombre del Remitente: Es un cuadro de texto en el que solo se escribe el nombre en

mayúscula sostenida de quién firma la constancia, ya que el cargo va al principio del documento
y no se vuelve a repetir.

Transcriptor: Véase en generalidades numeral 4.1.10

Ejemplo de Constancia:
 10. Memorando
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas
entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización.

10.1 Componentes
Para diligenciar de manera correcta la plantilla del memorando, se explicara cómo funcionan sus
campos.

Código: Véase en generalidades numeral 4.1.6

Cuidad y fecha: Véase en generalidades numeral 4.1.5

PARA: Es un campo de texto abierto en el que se ubica la preposición para, seguida de

dos Puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial.

Ejemplo:

DE: Es un campo de texto abierto en el que se ubica la preposición de, seguida de dos
puntos (:) y al frente se recomienda escribir solo el cargo del remitente, con mayúscula inicial.

Ejemplo:

ASUNTO: En este campo de texto abierto se debe escribir en máximo 4 palabras y

mayúscula inicial, el motivo del memorando.

Ejemplo:
Texto: Es un campo abierto en el que se escribe de forma clara, amable, eficaz y precisa, la
información que se quiere transmitir a la persona u organización objeto del mensaje. Se escribe
con mayúscula inicial, cuidando el buen uso ortográfico y la buena redacción.

Ejemplo:

Despedida: En este campo de texto abierto se escribe la despedida teniendo en cuenta el

respeto y agradeciendo la atención o colaboración, de acuerdo con el asunto.

Ejemplo:

Remitente: Es un campo de texto en el que solo se escribe el nombre del remitente para la
firma, ya que el cargo va al principio y no se debe repetir.

Anexo: Véase en generalidades numeral 4.1.8

Copia: Véase en generalidades numeral 4.1.9

Transcriptor: Véase en generalidades numeral 4.1.10

Ejemplo de Memorando
 11. Mensaje Electrónico

Sistema que permite intercambiar información con usuarios de cualquier lugar del mundo, a
través de internet.

Características de redacción y presentación:

Se utiliza especialmente para enviar o adjuntar cartas, memorando, circulares y demás

documentos que deban sustentar el contenido del mensaje.

Se recomienda a las organizaciones que disponen de internet y servicios de correo electrónico,

reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios debidamente
autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.

11.1 Componentes

Partes:
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la Internet, a
continuación se identifican las partes del correo electrónico.

 ENCABEZAMIENTO:
De: informa a los receptores quién es el remitente del mensaje.
Para: indica la dirección del destinatario.
Asunto: es el resumen que da una idea de lo tratado en el correo.

Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje.

NOTA La fecha la suministra el servicio de correo electrónico.

 CUERPO DEL TEXTO:

Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal.

Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes,
mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras).
Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre.
También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre
otros.

Recomendaciones
 No utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.

 Es aconsejable no participar en cadenas de mensajes.

 En lo posible, sólo utilizar las mayúsculas en los casos necesarios, de acuerdo con las
recomendaciones del libro de Ortografía de Real Academia de la Lengua Española.

 Antes de contestar un mensaje individual o a través de una lista, tener en cuenta lo que se va
a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.

 Identificar claramente la persona a quien se enviará el correo. Es importante recordar que

existen nombres parecidos u homónimos.

 Utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envíe o se responda un mensaje que
incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan muchas personas o
grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se
utilicen para enviar correos basura.

 Utilizar con prudencia las listas de direcciones. Se recomienda no enviar copias de correo
electrónico a personas que no necesitan un mensaje determinado.

 Ser breve en sus comunicaciones. Se sugiere pensar en el tiempo del destinatario y en los
costos de la comunicación.

 Se debería tener cuidado con los archivos adjuntos; se recomienda no adjuntar archivos con
virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.

 Se recomienda no utilizar formatos o codificaciones propios de los mensajes, sino los

compatibles con la Internet, porque hay que tener en cuenta que no todos los usuarios utilizan
el mismo programa de correo electrónico ni su mismo sistema operativo.

Ejemplo correo electrónico

 12. Sobre

Tiene como función o propósito de ser cubiertas de los documentos para su entrega o envió.

12.1 Componentes:

Consideraciones esenciales en la elaboración del sobre

A) Correcta escritura de los nombres propios
B) Coma (,) entre ciudad y país, entre ciudad y departamento
C) Escritura de los datos del destinatario, deben ser iguales a los consignados en la comunicación
en forma clara, completa y sin enmendaduras.
D) Ubicación correcta de los datos del destinatario
E) Ubicación correcta de los datos adicionales como confidencial, personal, entrega inmediata,
entre otros.

Clases de sobres
 Según su uso, los sobres se clasifican en:

a) Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

b) Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

c) Sobre para tarjeta.

d) Sobre de manila (extra oficio, oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla).

 De acuerdo con su destino, en:

a) Local.

b) Nacional.

c) Internacional.
Zonas
Zona 1: Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT de la
entidad que remite.

Zona 2: Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax,

página web, el apartado aéreo, el teléfono fijo o móvil, el nombre de la ciudad o municipio de
origen, el país y otras menciones obligatorias, según disposiciones legales.

Zona 3: Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

Partes
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:

 En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal, contiene disquete,

videocinta, CD-ROM, entre otros, en mayúsculas sostenidas.

 En el tercio central se escriben los datos del destinatario.

 El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

 Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de
acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma
personalizada. Estos datos se escriben a interlineación sencilla y pueden ocupar hasta ocho
renglones.

El doblado del papel:

Una particularidad muy especial se presenta con el doblado del documento es necesario hacerlo
de acuerdo con el tipo de sobre para que el corresponsal pueda doblarla y leerlas con facilidad.
 Bibliografía
Guía técnica colombiana (GTC 185) creada el 30 de septiembre del 2009

Maqueo, Ana María. Ortografía. Editorial Limusa S.A

Maqueo, Ana María. Redacción. Editorial Limusa S.A, (número 121.) México D.F