PLANIFICACIÓN DE ÁREAS DE GESTIÓN

Anamaría Alarcón Muñoz

Diana Carolina Heredia Quesada
María Alejandra Gaviria
Juan Sebastián Pineda
Oscar Javier Rincón

Ingeniero Maximiliano Bernal Zambrano

Universidad Manuela Beltrán

Ingeniería Biomédica
Diplomado en Gerencia de Proyectos de Ingeniería Biomédica
Bogotá D.C., 2019

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÒN ................................................................................................................ 3
OBJETIVOS ......................................................................................................................... 4
MATRIZ DE ESTIMACION DE COSTOS .......................................................................... 5
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES....................................................................... 6
PLAN DE COMPRAS .......................................................................................................... 8
LISTADO DE RIESGOS Y RESPONSABLES .................................................................... 9
MATRIZ DE COMUNICACIÓN ....................................................................................... 11
MATRIZ DE CALIDAD .................................................................................................... 13
CONCLUSIONES .............................................................................................................. 14
REFERENCIAS .................................................................................................................. 15

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 INTRODUCCIÒN

En la gestión de proyectos es de vital importancia realizar una planeación de todos los

recursos con el fin de optimizar procesos y presentar resultados eficientes, que busquen suplir

todas las necesidades planteadas en el proceso. El uso de herramientas tecnologías ha

permitido actualmente sintetizar organizadamente el manejo de toda la información, como lo

es el caso de todas las áreas de gestión que evalúan y hacen seguimiento a todo tipo de

proyecto.

Todas las temáticas planteadas hacen énfasis a la planeación de los recursos, adquisición

de materiales, riesgos en pro de oportunidades de mejora, calidad de los procesos, integración

y comunicaciones, que buscan en conjunto ser evaluadas constantemente para un mejor

desempeño durante cada etapa del proyecto. La idea de plantear una problemática frente a

cualquier tema en específico, infiere en una visión general de toda la disposición que se

requerirá bajo una serie de actividades estipuladas desde un principio, para proyectar los

requisitos que den cabalidad a la fase o ciclo de vida del proyecto. Es por ello que toda la

información que se requiera será condensada de forma organizada, a partir de matrices,

siguiendo unos lineamientos básicos para su ejecución.

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 OBJETIVOS

 Realizar la planificación de las áreas de gestión para un proyecto TI.

 Elaborar una matriz de estimación de costos y un plan de compras que permitan

administrar los recursos del proyecto.

 Justificar el listado de riesgos y responsables.

 Asignar responsables a los actores del proyecto y, posteriormente, una matriz de

comunicación como plan de información de las actividades desarrolladas.

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MATRIZ DE ESTIMACION DE COSTOS

Tabla 1. Matriz de Estimación de Costos

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 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES
CARGO DESCRIPCIÓN
Algunas de las competencias de quienes
ocupan estos roles dentro de un negocio
son clave para el futuro del mismo y, por
Gerente eso, este tipo de posiciones, tan elevadas
en el organigrama de la compañía, suelen
quedar reservadas a los profesionales más
experimentados y mejor preparados.
Sub – Tienen grandes responsabilidades, manejan
Gerente increíblemente a su personal y hacen que
todo funcione en las organizaciones gracias
a su rapidez de respuesta antes situaciones
impredecibles
Ingenieros Coordina los esfuerzos de otros dentro del
de entorno de un proyecto o en varios de ellos.
Proyectos
Analista Tiene a su cargo el seguimiento y control de
de los proyectos que ejecuta una firma.
Proyectos
RESPONSABILIDADES
1. Planificar
2. Concretar
3. Organizar
4. Controlar
5. Desarrollar
6. Liderar
1. Representar al gerente
2. Velar el cumplimiento de los
procedimientos.
3. Garantizar el cumplimiento de las
políticas
4. Administrar el flujo de caja.
5. Establecer el manual de
procedimientos
6. Revisa/aprueba las remuneraciones
7. Controla el pago oportuno.
8. Coordina el cumplimiento de los
reportes de desempeño de cada área.
1. Controla el trabajo
2. Promueve la seguridad
3.Gestiona el cambio
4. Identifica riesgos
5.Motiva a los equipos
6.Alcanza los estándares
7.resolver las cuestiones relativas al
cliente.
1. Recopila la información necesaria
para la correcta gestión
2. Controlar las actividades de tipo
administrativo
3. Seguir los lineamientos y políticas
adoptadas para la formulación del
proyecto.
4. Preparar y presentar los informes
sobre los avances del proyecto
5. Actualizar los proyectos en ejecución.
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Ingeniero Desarrollan y ejecutan planes de pruebas de 1. Diseña los planes de prueba.
de programas de computación con el fin de 2. Diseña los escenarios
Pruebas identificar los problemas del programa y sus 3. Diseña los comandos
causas. 4. Diseña los procedimientos.
5. Utiliza un sistema de seguimiento de
fallas
6. Identifica, analiza y documenta los
problemas con la función del programa,
la pantalla en línea o el contenido.
7. Detecta los defectos del software

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 PLAN DE COMPRAS

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad,

en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y

lugar adecuado.

El control de inventarios es un sistema de registro por medio del cual se comprueban las

existencias físicas de materiales en los almacenes, y de éstos en curso de fabricación. Es

necesario para saber cuándo reponer las existencias, asimismo para asignar los materiales a las

necesidades particulares de la producción y para facilitar la valuación pecuniaria de las

existencias e impedir que se acumulen existencias excesivas.

PLAN DE COMPRAS

1 Proveedores Mantén los registros de los proveedores siempre actualizados y se estudia el mercado antes
. de contratar. Analizar cuáles son las diferencias entre lo que te ofrece uno y otro, los
precios, las ventajas y desventajas de cada proveedor. Es fundamental analizar bien estos
puntos antes de tomar cualquier decisión.

2 Optimizar la Existen muchos softwares –pagos y gratuitos- para la gestión de stock de la empresa. Es
. gestión del stock importante prestar mucha atención a este proceso, pues un buen control ayudará a evitar
tanto el estancamiento de productos como una eventual sobrecarga, dos situaciones
igualmente perjudiciales.

3 Capacitación de Tener un moderno sistema de gestión de stock no sirve de nada si tu gente no es capaz de
. empleados operarlo. Mantén siempre actualizados a tus empleados sobre los procesos de la empresa y
las cuestiones tecnológicas. Tú y el departamento administrativo o de recursos humanos
deben estar capacitados para coordinar este equipo

4. Plan B Aunque tengas una detallada planificación de compras, que prevea correcciones para casi
todas las fallas posibles, siempre podrán ocurrir imprevistos. Por lo tanto, es ideal que
siempre tengas un plan B organizado, que te permita al menos atender la demanda de
emergencia, hasta que consigas resolverlo todo.

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 LISTADO DE RIESGOS Y RESPONSABLES

Todos los riesgos enlistados a continuación, es la suma de que cada integrante encontrará

lo que podría volverse un problema, por lo cual se da una solución en caso de que suceda, de

esta manera es una posibilidad que puede poner no solo en riesgo el proyecto, sino también

los objetivos del mismo; de esta manera la gerente del proyecto ha tomado en consideración

que cada riesgo se evalúe para así entender mes a mes si está sucediendo alguno de ellos.

RIESGO RESPONSABLE PLAN A SEGUIR

Realizar una proyección de ANAMARÍA En caso de que los costos aumentaran por
costos errónea. la instalación o por costos extras que
pudieran darse a través del proyecto, se
tomará como solución la disminución en el
salario de cada uno de los integrantes, así
mismo como la cantidad de horas
trabajadas.

Realizar una proyección de ANAMARÍA El tiempo es un factor crucial y

tiempo deficiente a cual nos determinante, de esta manera cuatro meses
lleve a no cumplir con el pueden ser poco tiempo, así mismo se
proyecto a cabalidad. tiene como finalidad que los retrasos se
compensarán en fases de ejecución y
pruebas de los servidores pudiendo ganar
días o horas de trabajo que puedan verse
perdidas en la instalación.

No realizar la comprobación de OSCAR La comprobación del correcto

cada uno de los servidores. funcionamiento es crucial, si esta llegara a
salir mal se dispondrá de una segunda
comprobación antes de realizar la entrega
del proyecto.

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No instalar correctamente el
servidor de contingencia.
No comprobar el rendimiento DIANA-SEBASTIAN
de los servidores.
No analizar cada uno de los
parámetros obtenidos a través
del avance del proyecto.
No comprobar la información
en su totalidad, ni realizar
pruebas de velocidad,
funcionamiento y simulación
de clientes.
No realizar la implementación
de cada uno de los objetivos.
DIANA-SEBASTIAN La instalación incorrecta puede generar el
fracaso de todo el proyecto, por eso cada
instalación será analizada y verificada por
la gerente del proyecto, dando el aval para
poder continuar
El rendimiento puede generar que no se
cumplan los objetivos del proyecto, de esta
manera cada uno va a realizar prueba
individuales con la supervisión de los
ingenieros para poder evidenciar el
rendimiento esperado.
ALEJANDRA En caso de que la subgerente no verifique
y analice los procesos realizados, esto
generará que el proyecto pueda ser
mediocre, por lo tanto se realizará un
reporte al final del proyecto mostrando
cada una de los parámetros evaluados para
su entrega.
OSCAR Las pruebas, son la constancia de que el
proyecto que se entrega está totalmente
correcto, de esta manera, se tendrá que
realizar una prueba enfrente de todos los
integrantes para observar su correcto
funcionamiento de los servidores.
ALEJANDRA Si llegara a suceder que la subgerente no
implementa todos los objetivos, la gerente
realizará una verificación mes a mes de
que se estén cumpliendo las pautas
presentadas al inicio del proyecto, con el
fin de evaluar y obtener resultados.
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MATRIZ DE COMUNICACIÓN

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 MATRIZ DE CALIDAD

MATRIZ DE CALIDAD

Contexto institucional 1.1 Organización

1.2 Gestión

Proyecto implementación de tecnología 2.1 Objetivos implementar servidores

2.2 Licencias

2.3 Proceso de implementación

2.4 Capacitación

2.5 Investigación y extensión

Personas 3.1 Directivos

3.2 Personal administrativo

3.3 Operarios

Recursos 4.1 Infraestructura, equipamientos e insumos

4.2 Financiación

Resultados e impacto 5.1 Base de datos

5.2 Servidores 100% funcionales

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 CONCLUSIONES

Para llevar a cabo un buen proyecto es necesaria la planificación de áreas de gestión y a su

vez se deben fijar indicadores de desempeño que midan los procesos del recurso humano como
son el costo, el tiempo y la calidad, valorándolos desde el punto de vista del negocio y de los
procesos, con el fin de poder controlarlos y mejorarlos.

También podemos concluir que el área de Gestión Humana es considerada como un proceso
de apoyo para el correcto desarrollo dentro del proyecto y la empresa.

Las empresas y sus proyectos, cualquiera que sea, podrán ser exitosas si cuentan con el
personal idóneo, comprometido y motivado que participe en el desarrollo de la organización que
aporta para ellos las condiciones contractuales y de bienestar apropiadas.

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 REFERENCIAS

 Matriz de comunicaciones Consultado el 16 de septiembre de 2019, en

http://nexiamya.com.co/sitio/wp-content/uploads/2017/05/MATRIZ-DE

COMUNICACION.xls

 Gerentes, H. (2019). Como hacer el Plan de Gestión de Riesgos en Proyectos. Consultado

el 16 de septiembre de 2019, en https://uv-mdap.com/blog/como-hacer-plan-de-gestion-

de-riesgos/

 Rodríguez, H. (2016). Técnicas de Estimación de Costos para Proyectos. Consultado el

16 de septiembre de 2019

http://repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/2874/1/Rodr%C3%ADguezGuti%C3

%A9rrezHern%C3%A1nGuillermo2015.pdf

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