ANALISIS SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESA LA AGENCIA

MARKETING Y PUBLICIDAD.

Por el presente se realiza un análisis del sistema de organización de documentos de la empresa

ESTUDIO63, esto con el fin de determinar si cumple o no con los parámetros de preservación y
conservación documental, al igual que generar las recomendaciones adecuadas para realizar las
mejoras en su sistema de organización documental y así cumplir con toda la reglamentación
estipulada en la ley.

A continuación se identificaron cada uno del proceso de la organización caracterizándolo por los
productos y servicios, se identificó las actividades clave que requerían control con el fin de generar
su respectivo soporte documental, normalizar los procedimientos y asegurar la calidad de la
información indispensable en la toma de decisiones.

Durante el desarrollo de la práctica se encontró que no se tenían claros algunos procesos; de tal
manera que fue necesario partir de el diagnostico de las actividades desarrolladas en los procesos
de creación y entrega de piezas gráficas, entrega de material publicitario exterior, legalización de
contratos entre otras , para poder realizar la clasificación de información generada y proceder a la
creación de formatos de registros, organización del archivo físico y digital, de esta manera se
aseguró que la información almacenada cumpla cada uno de los parámetros propuestos en
nuestro objetivo.

Durante el proceso de análisis del archivo se identificaron tres líneas de proceso productivo:

Producción piezas graficas: Se realiza un brief con cada cliente donde exponen las necesidades de
cada empresa o cliente, para luego pasar dicha información al área de diseño.

Servicio de Community manager: se genera la gestión de las diversas redes sociales al igual que
páginas web y e-commerce de clientes para optimización de procesos de ventas y reconocimiento.

Línea administrativa y atención al asociado: en esta línea se suministra la información requerida

por los socios y proveedores en cuanto a registros de producción, pagos, proyectos
gubernamentales y estados financieros Además proporciona información que sirve para la toma
de decisiones de la agencia.

En cada proceso productivo se determinaron las actividades críticas para su control, y se realizó el
correspondiente comparativo de las actividades encontradas y las actividades sugeridas para el
buen funcionamiento en cada uno de los procesos, con el propósito de generar un documento o
registro.

Para el cumplimiento del objetivo de conservar la información y facilitar el acceso al igual que
cumplir con la normativa vigente y ya identificados los puntos de control y la documentación
requerida, se diagnostica que el manejo de la documentación no es el debido, a la falta de
organización de la misma y al no llevar el debido proceso y tratamiento de los datos.
Lo anterior se argumenta ya que no se tiene la información de una manera seleccionada, los
documentos de las diferentes dependencias se encuentran mezclados, el proceso de pasar en
un archivo no se lleva según lo establecido con la ley, además la información del archivo de
gestión en muchos casos se encuentra con la información del archivo central. Cabe anotar que
no se pudo obtener evidencia fotográfica.

RECOMENDACIONES PARA EL DEBIDO MANEJO

Para la mejora del sistema de organización documental, primero se debe tener una persona
idónea realizando dicha actividad que garantice el debido proceso de archivo ya que dicho
puesto no existen dentro de la organización. Por consiguiente instaurar los distintos tipos de
archivos como de gestión y general al igual que realizar la separación de la documentación.

Algo que en definitiva ayudaría a esta organización a mejorar su sistema de organización

documental, es la utilización de las tablas de retención documental debido a la gran cantidad
de archivos que se manejan con referente a los brief que se realiza a cada cliente lo cual
cuando sea necesario el acceso a la información sea ágil y veraz y no evidenciar retrocesos en
los procesos productivos que sucede en muchos casos por la falta de organización.