TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.

La Tabla de Retención Documental (TRD), es donde se registra un listado de

series documentales con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales
se les asigna su tiempo de permanencia en las diferentes fases del archivo:
archivo de gestión, archivo central o archivo histórico. La Tabla de Retención
Documental es un instrumento archivístico que facilita la clasificación documental
en concordancia con la estructura funcional de cada entidad; en ella se indica los
criterios de retención y disposición final, de acuerdo con la valoración asignada.
Las series documentales están referidas al conjunto de documentos que
corresponden al mismo uso administrativo, tienen características similares en su
contenido y en algunas ocasiones similitudes en su aspecto externo.

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el

almacenamiento y organización de documentos en todas las empresa e
instituciones. Para el año 2000, entro en nuestra legislación la Ley 594, por medio
de la cual se dicta la Ley General de Archivos, esta Ley tiene por objeto establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y de
las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Como esta expresado en la Ley 594 del 2000, su función es la de regular la

función archivística, lo cual facilita a las empresas e instituciones, las instrucciones
tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de las distintas
funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que en nuestro país las
compañías no cuentan con el personal debidamente capacitado para ejercer las
funciones archivísticas, a pesar de que la Ley estipula que el manejo del archivo
deber ser tratado por personal calificado, con formación específica y con
dedicación exclusiva en dichas funciones, tal como lo hizo evidente el profesor del
Departamento de Historia de la Universidad del Valle, Alfonso Rubio Hernández.

A través del documento Los archivos y la función archivística, el académico mostro

preocupación por el poco ambiente favorable con el que cuenta la profesión del
archivista, colocando como ejemplo el Archivo Histórico de Cali y el Archivo
Central de la Universidad del Valle, donde decía que el Archivo Histórico de Cali
nunca ha tenido como director a un profesional de la Archivística tampoco nunca
para optar a su cargo se ha creado una plaza fija cuya consecución deba conllevar
un obligado proceso de convocatoria pública, caso que parece repetirse con
muchos otros archivos de nuestro país.