CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La carta está definida como una conversación por escrito y, ante todo, hemos
de saber adaptarnos a nuestro interlocutor. Sócrates, excepcional conversador,
hablaba con el zapatero "en zapatero" y con el filósofo "en filósofo".

Si no seguimos esta pauta, será muy difícil conseguir el fin propuesto porque
no seremos ni inteligibles ni fáciles de comprender. Pecaremos contra la
sencillez, la claridad y la naturalidad sin olvidar que, si nos valemos de artificios
y afectaciones, la carta terminará, sin duda, en el cesto de los papeles.

Por el contrario, si hacemos gala de frases cortas y claras al entendimiento; si

metódicamente dividimos los asuntos que tratemos, dando prioridad a lo más
interesante para continuar con una acertada explicación y una justificación, en
la que se excluirán cuestiones accesorias y divagaciones, seremos exactos y
nuestras probabilidades de éxito serán mucho mayores, máxime si a todo lo ha
presidido la corrección y cortesía que, como nadie ignora, consiste en ser
pulcros, no cometer errores ortográficos ni sintácticos y ser atentos, afables y
comedidos.

Otra consideración la impone este sabio refrán: "Antes de hablar, piensa una
vez; antes de escribir, tres". No debemos olvidar que, pese a nuestra condición
de autor, la carta pertenece a quien la recibe y que puede hacer de ella el uso
que estime oportuno. Huelga comentar que debemos pensar muy bien el
alcance que pueda tener una frase, no prometer aquello que no se piensa
cumplir; la gravedad de una palabra injuriosa...

Seamos sinceros al escribir eliminando los achaques que nadie cree: "...
puedes creerme que me ha sido completamente imposible escribirte. Ya sabes
las muchas ocupaciones que tengo..."

Normas para la redacción de cartas

1ª. Citación de la fecha del día en que escribimos.

2ª. Contestar citando fecha, referencias y asunto.

3ª. Tener presente:

- Si nos dirigimos en nombre de una sociedad, empresa, etc. para hablar en

plural. Ejemplo: "Comunicamos a ustedes". No es infrecuente usar el "singular".

- Si comenzamos con la fórmula "Señores:", el resto de la exposición irá en

plural. - Saber despertar el interés del destinatario desde un principio, sobre
todo, si la comunicación es extensa.

La carta descubre nuestra personalidad

Es tan cierto el título que nos ocupa que, si deseamos no ser confundidos,
hemos de escribir tal y como hablamos, lo que no impide que se medite
detenidamente, se exprese el asunto espontáneamente y, como ya hemos
indicado, se lea y relea nuestra epístola para asegurarnos de que no existen
errores ortográficos ni sintácticos.

Otras consideraciones que revelan al destinatario nuestra personalidad, son la

calidad del papel, el color de la tinta, la letra o la clase de máquina (o impresora
de ordenador), la firma y otros rasgos aparentemente triviales que suelen ser
significativos para el lector. Si estos elementos los escogemos con cuidado y
sinceridad, con el ánimo de agradar y no de deslumbrar, nuestra fotografía
resultará estupenda.

Normas para contestar una carta

1. Póngase siempre en el lugar del destinatario y lea cuanto le dice con espíritu
crítico.

2. Tenga presente, en el supuesto de trabajar en una empresa, dar a la

escritura de su carta un matiz de seriedad, confianza y sinceridad. Por lo que
usted escriba, juzgarán a su empresa.

3. Recuerde que Sócrates hablaba al zapatero "en zapatero" y el ingeniero "en

ingeniero". Hable al destinatario en el idioma que éste utiliza.

4. Jamás imprima a la escritura un carácter impersonal y seco. Recuerde que la

carta es una conversación.

5. Ya hemos visto cómo la carta descubre nuestra personalidad. Estudie con

detenimiento a su corresponsal y sabrá contestarle acertadamente.

6. Utilice, en todo momento, un lenguaje cordial y amistoso, sin pecar por

exceso ni por defecto. Sepa "guardar las distancias". No tiene por qué
contestar a un "apreciado amigo" con un "querido amigo" o viceversa.

7. No sea jamás pesado, forzado o afectado. Las insistencias cansan. Si tiene

que dejar constancia de su amor propio, hágalo con sencillez y naturalidad;
jamás como ofendido.

8. Recuerde que la cortesía es una norma de obligado cumplimiento en la

convivencia. No nos cansaremos de repetir la necesidad de ser atentos,
afables y comedidos. En suma, corteses. Revelaremos poseer buena crianza.

9. Despierte la atención de su corresponsal. Conseguirá ser comprendido con

agrado y las probabilidades de conseguir el fin propuesto serán mayores.

10. Si piensa detenidamente en el asunto que le ocupa, la respuesta que

obtenga jamás le sorprenderá. El buen corresponsal intuye siempre la
contestación porque su carta fue fruto de madurado pensar.
11. Dé prioridad al qué pensará el destinatario, sobre su estilo, acomodándose
con perfección al asunto que trata.

12. Utilice la lógica en la exposición de sus ideas. Esto lo conseguirá cuando

sus pensamientos constituyan una cadena para que su corresponsal capte, sin
el menor esfuerzo, de avances y retrocesos en la lectura, aquello que usted
desea.

Tipos de cartas:

Carta de Disculpa: ¿Cómo escribirla?

Generalmente usted puede obtener el perdón y la comprensión si reconoce lo

que ha hecho mal y expresa un sincero pesar en su Carta de Disculpa.

Dependiendo de la situación, si usted ofrece a la parte perjudicada aquello que

es apropiado para restituir lo que sea que haya perdido por su culpa, esto
también ayudará a reparar la relación. Es decir, que muchas veces no alcanza
con un simple "lo siento", sino que también es importante plantear una
solución al daño ocasionado.

Usted puede ayudar a reconstruir su credibilidad en su carta de disculpa si

promete no repetir la ofensa o el error otra vez, y si asegura a la parte
perjudicada que verá un cambio definitivo en su comportamiento.

Usted puede utilizar su carta de disculpa para asegurarle a la parte perjudicada

que usted verdaderamente valora su amistad, su relación comercial o del tipo
que fuera, y que no desea perderla.

El solo hecho de Escribir una Carta de Disculpa demuestra a la parte dañada

que usted se da cuenta de lo mal que ha estado y que valora la relación.

Usted puede descubrir que si se disculpa de forma sincera y honestamente,

aceptando la responsabilidad por lo que ha hecho, la parte perjudicada puede
también llegar a aceptar cierto compromiso por el problema y también puede
llegar a pedirle disculpas a usted.

Nota: ¡Tenga cuidado! Utilice su sabiduría para decidir cuándo escribir su carta
personal de disculpa. ¿Qué le indica su experiencia con la parte perjudicada?
¿Debería usted escribir la carta de disculpa inmediatamente, o debería usted
esperar a darle a él o ella un breve período para que se calme?

Algunos consejos para escribir su Carta Personal de Disculpa:

Párrafo de introducción:

- Exprese su disculpa: "Lamento mucho... " , "Quiero pedirle disculpas por...",

“Le ofrezco mis disculpas por .” "Por favor acepte mis disculpas por no haber
podido darle una respuesta a tiempo a su problema..." o "Le pedimos disculpas
por cualquier inconveniente que pudimos haberle causado...". entre otros.

- Luego diga claramente qué es lo que usted hizo mal: "No debería haber
perdido la paciencia..." o "He buscado por todas partes, pero lamento decirle
que he perdido su libro...", entre otros.

Párrafo de desarrollo:

- Acepte la responsabilidad por lo que hizo y no culpe a terceros: "Debo asumir

por completo la responsabilidad por lo que pasó..." o "Sé que fue mi culpa por
completo", entre otros.

- Brinde explicaciones de por qué ocurrió lo que ocurrió: "Nuestro directorio

aún no ha finalizado su investigación sobre..." o "A los efectos de prevenir
futuros problemas, este juguete ha sido retirado del mercado...".

- Prometa en su Carta de Disculpa que no repetirá la ofensa o el error

nuevamente, y pida a la parte perjudicada que le dé la oportunidad de
demostrárselo

Párrafo de conclusión:

- Brinde alternativas de solución: Enfóquese en qué acciones va a tomar para

rectificar el problema: "Estamos felices de poder ofrecerle un reembolso
completo..." o "Le enviaremos lo antes posible la información que nos ha
solicitado...".

Algunos consejos para escribir su Carta de Disculpa Profesional:

1 - Escriba la Carta de Disculpa en su computadora utilizando arial 12 e

imprímala en papel blanco de buena calidad.

2 – Aplique la norma GTC 185, vigente.

6 - Firme la carta de disculpa a mano, con bolígrafo negro.

7 - Recuerde: Diga que lo siente tan pronto como su sabiduría se lo indique.

Encontrará que una carta de disculpa no sólo le ayudará a salvar relaciones de
amistad o negocios, sino que además puede resolver un problema y evitar que
se transforme en uno mayor.
CARTA DE AGRADECIMIENTO

Es la carta que se envía tras una entrevista de trabajo. La carta de

agradecimiento, además de ser un signo de cortesía, establece un clima de
seguimiento o de puertas abiertas entre usted y la persona con la que haya
tenido un contacto positivo, durante la presentación a un empresario, el
reconocimiento por la concesión de una entrevista o cualquier otro motivo que
pueda ser útil en la búsqueda de empleo. Brindamos a continuación algunos
consejos y ejemplos de cómo redactar una carta de agradecimiento.  

Dirija la carta a la persona que lo entrevistó.

Agradezca al entrevistador el tiempo que le dedicó.

Debe reiterar su entusiasmo e interés por la empresa y el puesto de trabajo

ofrecido.

Utilícela como seguimiento en el proceso de selección.

Resalte su interés en trabajar para la empresa.

La carta de agradecimiento lo ayudará a mantener un clima propicio con la

persona con la que ha establecido contacto en el proceso de selección.

Confirme o intente fijar una nueva entrevista. Si cree que no es apropiado, al

menos mencione que queda usted a disposición del entrevistador para
mantener una nueva entrevista.

Si su entrevista resultó satisfactoria y percibió interés de parte del

entrevistador, la carta de agradecimiento servirá para reforzar esta buena
impresión.

Tenga en cuenta que, tras un largo proceso de entrevistas, la empresa puede

tener dudas ante la selección final de un candidato entre varios que han
encajado con el perfil que requiere.

La carta de agradecimiento juega un papel importante en la impresión que deje

de usted mismo.

NOTA IMPORTANTE: Debe dirigirse a la persona a la que le escribe la carta

de agradecimiento del mismo modo del que le habló en la entrevista. De tú o de
usted, según haya sido el caso.
Algunos consejos extra sobre las Cartas de Agradecimiento

Lo ideal es que la Carta de Agradecimiento sea enviada el mismo día en que

finalizó la entrevista. Nunca espere más de tres o cuatro días, porque a medida
que pasa el tiempo, mayor es la probabilidad de que disminuya el entusiasmo
que tiene el empleador por usted. Si durante la misma tuvo oportunidad de
hablar con más de una persona, debería enviar una carta a cada uno de ellos
individualmente (puede ser la misma carta).

Ponga cuidado en chequear la ortografía, gramática, dirección y posición de la

persona a la cual está remitiendo la carta de agradecimiento. Si no recibió
una business card (tarjeta de negocios) durante la entrevista, sería útil que
llamara a la operadora o recepcionista de la compañía para obtener la
información correcta.

La Carta de Agradecimiento puede ser la última manifestación que el

empleador reciba de usted antes de tomar una decisión acerca de su
candidatura, por lo que es importante que termine su presentación de la mejor
manera posible.