Academics – Módulo de Alumnos

En el módulo vamos a encontrar cuatro opciones que

nos permiten interactuar directamente con
información y procesos de los alumnos

4.1. Datos básicos alumnos

A través de esta pantalla podemos registrar toda la información relacionada con el alumno en
cuanto a identificación, nacimiento, seguridad social e información de padres y acudientes.

La forma más directa de accederla es por medio del código del alumno, que fue el mismo que se
le asigno durante el proceso de aspirantes, o se puede hacer una búsqueda por apellidos y
nombres.
Todos los campos que tiene (*) son obligatorios y se debe seleccionar información para que el
proceso de registro se pueda hacer correctamente.

Para ingresar la información de padre, madre y acudiente damos click en el link

En ese momento se despliega una ventana en donde seleccionamos el padre, ingresando el tipo y
número de identificación, de no existir lo podemos adicionar o actualizar la información faltante.

Las personas solo se deben crear una vez y luego se asocian a los alumnos, de igual forma cuando
se actualiza un dato queda actualizado en todas las asociaciones de alumnos que tenga la persona,
sea como Padre, Madre o Acudiente.
4.2. Seguimiento alumnos

El seguimiento del alumno es conocido comúnmente como el observador del alumno, aquí
podemos registrar diferentes tipos de novedades, sean de carácter académico o formativo con la
posibilidad de llevar un proceso a lo largo del año lectivo, de igual forma se puede utilizar para que
áreas de apoyo como sicología, fonoaudiología, enfermería, etc., puedan llevar un registro de las
actividades realizadas, cada tipo de novedad puede ser parametrizada con el fin de establecer que
ítems quiere contemplar en su desarrollo, de igual forma el sistema tiene la posibilidad de marcar
la información como confidencial para que sea reserva exclusiva de la persona que la crea.

Para registrar o consultar novedades de un alumno seleccionamos el año y digitamos el código del
alumno, si no lo sabemos podemos hacer la búsqueda por apellidos y nombres, si requerimos
generar una misma novedad para más de un alumno del mismo curso damos click en el link de
“Alumnos por curso” y chequeamos los alumnos a los que se les quiere genera la novedad

Para crear una nueva novedad damos click en el link “Nuevo” y nos aparece la siguiente ventana

Aquí se debe seleccionar el tipo de novedad, la fecha, horas de inasistencia si se generaron, la o las
asignaturas a las que se le aplicará la novedad y finalmente indicar si se llevará seguimiento y si es
reservada o no.

Si se chequea que tiene seguimiento lo que nos permite el sistema es entrar posteriormente y
registrar seguimientos a esta novedad, hasta que se determine que se debe cerrar la novedad.

Si se chequea como información reservada, quiere decir que la información no será pública y solo
la podrá consultar quien la creo y las directivas de la institución.

Al momento de seleccionar el tipo de novedad se desplegarán unas cajas de texto para que se
ingrese la información correspondiente.
Luego de ingresada la información se debe dar click en el link “GUARDAR”, de esta forma el
seguimiento queda guardado y si se chequeo la caja de dice ¿CON SEGUIMIENTO?, queda
habilitado para que se puedan ingresar posteriormente los seguimientos.

Al ingresar un seguimiento debemos escribir en la caja de observaciones los comentarios sobre el

proceso desarrollado, seleccionar la fecha en que se realiza el seguimiento y dar click en el link de
“Guardar”, para que la información quede registrada en el sistema.

Cuando ingresamos a registrar nuevos seguimientos siempre poder ver las anotaciones hechas, de
esta forma podemos ver el record de los seguimientos realizados, podemos dar click en guardar y
luego en el link de “Cerrar Seguimiento”, esto quiere decir que no vamos a realizar más
anotaciones en el respectivo proceso y solo quedara disponible de consulta.
Si queremos imprimir la novedad, debemos seleccionarla y dar click en el link de “Imprimir” que
está en la parte inferior, en el formato aparecerá la descripción registrada en las cajas y los
seguimientos realizados.

4.3. Activar alumnos

Por medio de esta opción se puede activar o

inactivar los alumnos.

Para inactivar el alumno digitamos el código

y damos click en la lupa, el sistema nos
muestra el nombre completo del alumno,
nos permite registrar alguna observación y si
esta activo habilita el link de “DESACTIVAR
ALUMNO”

Para activar el alumno digitamos el código y

damos click en la lupa, es sistema detecta
que está inactivo y le permite seleccionar el
Año, Grado y Curso en el cual se quiere
activar el alumno, finalmente damos click en
el link “ACTIVAR ALUMNO”
4.4. Ingresar Alumno

Esta opción nos permite registrar un alumno nuevo a un determinado grado y curso, este proceso
se hace cuando el colegio no quiere realizar todo el proceso de selección de aspirantes, se debe
ingresar los datos de nombres y apellido, identificación y grado y curso al que se quiere registrar el
nuevo alumno, dando finalmente click en el link “INGRESAR”