ELABORACIÓN Y CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Natali Valdés Andrea Osorio Javier Ojeda
Asesor HSEQ Representante Legal Presidente
Firma Firma Firma
 DPS-PR-HSEQ-003
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión: 2020/05/25

1. OBJETIVO Y ALCANCE
A través de este procedimiento documentado, Dynamic Process Suppliers establece los
lineamientos y la metodología para la Elaboración, codificación, uso y control de los
documentos internos y externos, así como los formatos y registros que conforman el Sistema
de Gestión Integral de Dynamic Process Suppliers, para garantizar su adecuada
identificación, revisión, aprobación, actualización, almacenaje y distribución de los mismos.

Este procedimiento también establece los lineamientos para el control de la elaboración,

identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición
final de los registros del Sistema de Gestión de tanto en medios documentales impresos como
en medios electrónicos.

Aplica para la codificación, manejo, distribución, almacenaje y disposición final de todos los
documentos y registros del Sistema de Gestión de Dynamic Process Suppliers, incluyendo en
los casos que aplique, documentos de origen externo que se relacionen directamente con la
prestación del servicio de la organización.

2. RESPONSABILIDAD
La Gerencia de Dynamic Process Suppliers, es responsable de designar un representante de
la dirección para que defina, controle y haga el seguimiento a la documentación del Sistema.
A criterio de la alta dirección de Dynamic Process Suppliers, este funcionario será o no
vinculado directamente con la organización.

La Gerencia de Dynamic Process Suppliers, o quien esta designe, es responsable de

garantizar los recursos para el adecuado control, almacenamiento y disposición de los
registros, así como de comunicar a la organización la importancia de implementar y mantener
el control de los formatos que integran el sistema documental.

3. POLITICAS
 La aprobación de los documentos del sistema de Gestión documental de Dynamic
Process Suppliers es responsabilidad directa de la Gerencia.
 Los recursos para el adecuado control de documentos, deben ser asignados por la
Gerencia oportunamente.
 La gerencia es la única entidad responsable de comunicar a la organización la
importancia de implementar y mantener el control de los documentos que conforman
el sistema, brindándole uniformidad y sostenibilidad, en búsqueda de la mejora
continua y la excelencia en los procesos contemplados en el Mapa de Procesos de
Dynamic Process Suppliers, DPS-DOC-DE-003 Mapa De Procesos.
 El personal directo o contratista de Dynamic Process Suppliers será responsable por
el adecuado uso de los documentos del Sistema de Gestión integral y el
aseguramiento de la información a que tenga acceso.
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POLÍTICAS DE REGISTROS

 Los trabajadores o contratistas de Dynamic Process Suppliers son responsables por el

correcto diligenciamiento de los formatos, para un registro adecuado de las evidencias
del servicio.
 Los trabajadores o contratistas de Dynamic Process Suppliers no podrán modificar los
registros del sistema de gestión documental sin contar con la aprobación de la
Gerencia.
 Para realizar cambios en el sistema documental se debe registrar el cambio, la fecha
de realización y la persona que autorizo dicho cambio
 Cualquier cambio en el sistema de gestión documental que se realice, se debe dar a
conocer a los trabajadores involucrados oportunamente.

4. DEFINICIONES
Documento: recopilación de datos en medio magnético o físico que arrojan un significado.
Toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan
para comprobar o acreditar algo.

Documento Interno: información o datos que posee y elabora Dynamic Process Suppliers a
través de cualquier medio y que están relacionados con la filosofía organizacional y los
servicios suministrados por Dynamic Process Supplier

Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

ajenas a la empresa en cualquier medio. Este tipo de documentos sirve de guía o apoyo para
el desarrollo de las actividades.

Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuación

a cualquier cambio o modificación.

Documento No Controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de

informar de su adecuación sobre cualquier modificación.

Documento Obsoleto: Procedimiento, instrucción de trabajo, registro o información que no

se adecua a las necesidades para las que fue creado o es sustituido por otro que ha sido
modificado.

Registro: Documento especial que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Cuando el registro no ha sido diligenciado, se denomina formato.

Versión: Estado de los documentos y regisyros, en términos de actualidad.

Archivo Inactivo: Sistema de Almacenamiento que contiene los documentos y/o registros
que no se están utilizando, pero sirve como evidencia ante cualquier consulta, auditoria o
respaldo de una actividad ya realizada, y permite realizar Trazabilidad. En Dynamic Process
Suppliers se archivan todos los documentos inactivos en versión digital. Los responsables de
proceso son autónomos de establecer el tiempo de retención de sus documentos en los
archivos, teniendo en cuenta variables como legislación, requisitos particulares de la
empresa, etc.
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Formato: Documento utilizado para presentar los resultados obtenidos durante la ejecución
de las actividades propias de una organización, y proporciona evidencia de actividades
desempeñadas, un formato diligenciado se denomina Registro

Hoja de Vida: Una hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación

profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá
el éxito en su búsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma será presentar a su
potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.

Sistema Odoo: es el software empresarial de Dynamic Process Suppliers, todo en uno que
incluye CRM, sitio web y comercio electrónico, facturación, contabilidad, fabricación, gestión
de almacenes y proyectos, e inventario entre otros. Es la principal herramienta de trabajo del
sistema, donde también se conservan los documentos y registros digitales de Dynamic
Process Suppliers.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Codificación De Documentos

La designación de códigos a los documentos del sistema de Dynamic Process Suppliers, se

realizará de acuerdo con un código alfa numérico interno, establecido en este procedimiento.
La Alta Dirección ha definido que todos los documentos del Sistema de Gestión de la
empresa están codificados para su fácil identificación, ubicación y almacenaje.

La codificación se inicia con la sigla DOS a continuación se escribe un código que define el
tipo de documento, atendiendo lo establecido en la Tabla No. 1. luego, se incluye el código
del proceso al que se refiere el documento, de acuerdo con la tabla No.2, que muestra las
siglas de los procesos internos de Dynamic Process Suppliers, determinados con el Mapa de
Procesos. Por último, se asignará un número al documento, siguiendo el consecutivo de la
Lista Maestra de documentos - DPS-FT-HSEQ-001.

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

MANUAL MN
PROCEDIMIENTO / PROTOCOLO PR
GUIA GU
FORMATO FT
Tabla 1.Tipo De Documentos Dynamic Process Suppliers
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PROCESO CÓDIGO
GESTIÓN DE CONTROL HSEQ – CALIDAD, SST Y MEDIO AMBIENTE HSEQ
TALENTO HUMANO TH
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE
TALENTO HUMANO TH
ADMINISTRATIVO/FINANCIERO AF
SISTEMAS SI
GESTIÓN COMERCIAL GM
Tabla 2. Siglas procesos de dynamic process suppliers

Ejemplo: El documento DPS-PR-HSEQ-003- ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS, es un procedimiento del proceso gestión de control HSEQ.

5.2. Jerarquía De Los Documentos

La jerarquía de la documentación de DYNAMIC PROCESS SUPPLIERS, se ha estructurado
de acuerdo con el siguiente esquema:

MANUAL

DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO

INSTRUCTIVOS Y GUIAS

FORMATOS Y REGISTROS

5.3. Estructura General De Los Documentos

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Los documentos de soporte como procedimientos, guías, protocolos, etc. deben incluir los
siguientes elementos:

I. Objetivo: Especifica el propósito del documento.

II. Alcance: Define la cobertura del documento en el sistema de Gestión.
III. Definiciones: Listado de términos relacionados con el documento, que a juicio de
quien lo emite, requieren ser aclarados. Este tópico será opcional en la documentación
del Sistema de Gestión de Dynamic Process Suppliers. Las definiciones no son
obligatorias, dependiendo del criterio del profesional que elabore el documento.
IV. Responsabilidades: Detalla el o los responsables por la ejecución o aseguramiento
de lo dispuesto en el documento.
V. Descripción de Actividades: Es la descripción detallada de las tareas relacionadas
con el proceso descrito en el documento.

Adicionalmente, en el encabezado de tres secciones en todos los documentos y registros, con

el logo de Dynamic Process Suppliers a la izquierda, el nombre del documento en el espacio
central y el código, versión y emisión del documento o registro a la derecha, como se ilustra a
continuación:

DPS-PR-HSEQ-001
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Para implementar un control eficiente de la documentación, se establece que en la primera

página de los documentos se incluirá un recuadro que permita establecer fácilmente la
trazabilidad de los mismos, este debe indicar la identificación de quien elaboró y aprobó, con
su firma como aval. La de aprobación debe indicarse en el encabezado como emisión y
corresponde al día que el nuevo documento o las modificaciones del documento existente
ingresan oficialmente al sistema.

V.4. Listados Maestros De Documentos

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Dynamic Process Suppliers dispone del Formato DPS-FT-HSEQ-001, LISTADO MAESTRO

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO, conformada por los documentos el sistema,
codificados de acuerdo con los lineamientos de este procedimiento documentado. El listado
de documentos del sistema contiene
 Código del documento
 Nombre del Documento
 Proceso relacionado (Estratégico, Misional o de Apoyo)
 El origen del Documento (Proceso que genera el Documento)
 Versión del documento
 Fecha de la última Emisión
 Sitio de Recuperación

V.5. Elaboración, Modificación o Eliminación De Documentos

Cuando por revisión del sistema, requisitos del cliente, legislación aplicable o nuevas
actividades de la empresa, se evidencie la necesidad de crear, modificar o eliminar algún
documento; se presentará la solicitud mediante el formato DPS-FT-HSEQ-019 SOLICITUD
DE CAMBIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN, donde el solicitante deberá explicar la
pertinencia de la modificación, eliminación o creación del documento.

Los documentos susceptibles de modificación, son todos los que constituyen el sistema, estos
pueden incluir Manuales, Procedimientos, Instructivos, Guías, Documentos de referencia,
Especificaciones de Material, y los que llegasen a surgir.

El responsable del Sistema de Gestión verificará si el cambio sugerido es acorde con la

realidad del proceso y dejará registro de su aprobación o desaprobación, con la
correspondiente justificación de aceptación o rechazo. El criterio de aprobación del
profesional que revise el documento se derivará de su formación, habilidades y experiencia.

V.6. Difusión De Cambios En El Sistema

En caso de ser aprobado el nuevo documento o registro, se oficializará la nueva versión con
la modificación sugerida mediante la aprobación del DPS-FT-HSEQ-019 SOLICITUD DE
CAMBIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN, se actualizará la información del Formato DPS-FT-
HSEQ-001, LISTADO MAESTRO DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO, y se
publicará la nueva versión.

Para todos los documentos nuevos, será necesario asignar código, siguiendo lo establecido
en este procedimiento documentado. Es necesario comunicar la novedad al personal que
utilice directa o indirectamente el documento modificado o creado. Se dejará registro de la
divulgación a través del formato DYNAMIC DPS-FT-HSEQ-020 DIFUSIÓN DE CAMBIOS DE
SISTEMA DE GESTIÓN.

V.7. Documentos Obsoletos

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El manejo de los documentos obsoletos es muy importante porque el uso no intencionado de

versiones obsoletas constituye no conformidad con el sistema de Gestión documental de
Dynamic Process Suppliers.

Los documentos que se declaran en obsolescencia, deben ser separados del sistema e
identificados como Obsoletos para evitar su uso.

Se dispondrá de un archivo de documentos obsoletos del sistema, para posibles efectos

legales o para identificar la trazabilidad del documento desde sus versiones iniciales, cuando
sea necesario.

V.8. Documentos Externos

Los documentos externos son publicaciones normas, resoluciones, documentos de consulta,
etc., que la organización considera necesarios para la planificación y la operación de Dynamic
Process Suppliers, internamente o para sus servicios de Outsourcing.

La Gerencia de Dynamic Process Suppliers o quien se designe para el manejo del sistema de
Gestión, debe asegurarse que los documentos de origen externo, se identifican y que se
controla su distribución.

Las entregas de documentos externos, se relacionarán en el formato DPS-FT-HSEQ-021

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS, donde se especifica el nombre del
documento, Fuente, Uso o aplicación, y ubicación en el sistema.

V.9. Confidencialidad De La Información

Por su naturaleza, los registros contienen información relacionada con la actividad diaria de la
empresa. Dynamic Process Suppliers dispone que los empleados que tengan acceso a esta
información mantengan la confidencialidad de los datos derivados del desempeño de sus
actividades.

V.10. Creación. Modificación o eliminación de registros

Cualquier funcionario de Dynamic Process Suppliers, en el ejercicio de sus actividades
rutinarias, puede detectar la necesidad de crear un nuevo registro que le permita almacenar
alguna información en particular, que no esté contemplada en los registros existentes.

Así mismo, se puede definir que un formato existente no es necesario, o requiere adición o
supresión de elementos para ajustar el sistema a la realidad de la organización. En estos
casos se debe se presentar la solicitud mediante el formato DPS-FT-HSEQ-019 SOLICITUD
DE CAMBIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN, exponiendo la conveniencia de la modificación,
eliminación o creación del registro.

El funcionario designado por la Gerencia para el control sistema de Gestión, determinará si es

pertinente el cambio solicitado y aprueban o no la solicitud.
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V.11. Diligenciamiento De Registros

Todos los registros deben ser legibles y se deben almacenar y conservar de modo que sean
fácilmente recuperables en instalaciones que les provean un ambiente adecuado para
prevenir los daños o pérdidas.

Los registros deben diligenciarse en forma clara, sin corrector ni enmendaduras. Si se

requiere modificar algún dato en un registro o cuando ocurran errores en el diligenciamiento
del mismo, estos errores deben ser tachados en diagonal, no borrados, ni eliminados, y el
dato correcto debe ser escrito al margen.

Todas las alteraciones a los registros deben ser firmadas o identificadas con las iniciales de la
persona que hace la corrección. En el caso de los registros guardados electrónicamente, se
deben tomar medidas para evitar pérdida o cambio de los datos originales, por ejemplo,
guardar versiones corregidas con observaciones

V.12. Tiempo De Retención De Registros

Se establecer tiempo de retención de los registros del sistema de gestión de Dynamic
Process Suppliers de 5 años, para poder establecer la trazabilidad de la información. Esta
información debe ser fácilmente recuperable del sistema en caso de apelaciones de orden
legal o por alguna disposición de otra índole.

V.13. Disposición Final De Los Registros

Al finalizar el periodo de conservación establecido, La Gerencia o el encargado del Sistema
documental determina que hacer, si destruirlo o conservarlo por más tiempo para efectos
legales. La disposición final de los registros solo podrá realizarse cuando se determine que
esta actividad no afectará los procesos internos de Dynamic Process Suppliers.

V.14. Manejo De Las Hojas De Vida

Para Dynamic Process Supplier, el manejo y custodia de este tipo de registro específico,
reviste especial importancia, toda vez que la información contenida es de carácter
confidencial y su uso inadecuado, podría perjudicar la imagen de la compañía.

El manejo de las Hojas de Vida de los Empleados, Contratistas, o Aspirantes se llevará a

cabo, de acuerdo con lo estipulado en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012, Reglamentada
parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, Reglamentada Parcialmente por el
Decreto 1081 de 2015. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales”.