Pasos y Metodología para

la Transformación Digital

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 Pasos y Metodología para la Transformación Digital
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Índice

1 Define una Estrategia. Objetivos Medibles ........................................................................................... 3

2 Comprobar la Capacitación Digital de la Empresa .......................................................................... 3
3 Definir Nuevos Procesos de Marketing. “Digital first” ..................................................................... 4
4 Definir los Recursos. Presupuesto y Equipos...................................................................................... 5
5 Definir las Barreras a la Transformación Digital ................................................................................. 5
6 Gestión del Cambio ........................................................................................................................................... 8
7 Agilidad, Rapidez e Innovación .................................................................................................................. 8
8 Conclusiones ......................................................................................................................................................... 9
9 Bibliografía .............................................................................................................................................................. 9

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1 Define una Estrategia. Objetivos Medibles

Se conoce como estrategia al conjunto de acciones que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin. La planeación estratégica se puede definir como el arte y la ciencia de
formular, implantar y evaluar decisiones interfuncionales que permitan a la organización
llevar a cabo sus objetivos.

Para poder definir la estrategia debemos:

 Realizar un análisis de situación. ¿Dónde estamos ahora? ¿Qué se ha hecho?

 Definir objetivos. ¿Dónde queremos estar? Objetivos SMART.

- Specific (específicos)
- Measurable (medibles)
- Attainable (alcanzables)
- Relevant (relevantes e importantes)
- Timely (definidos en un marco temporal)

 Trazar un plan. ¿Cómo vamos a llegar a ellos? ¿Qué acciones implementaremos?

 Controlar y anticiparse. ¿Cómo manejaremos las acciones? ¿Quiénes serán los

principales detractores? ¿Qué planes B tenemos para cada una de las acciones
en caso de que no salgan como prevemos?

 Replanificar y cambiar los objetivos según avancemos y tengamos más

información, sin diliur el plan original o maestro de la Transformación Digital

2 Comprobar la Capacitación Digital de la Empresa

 El compromiso y objetivo, ¿es a largo plazo o cortoplacista? ¿Está la dirección

involucrada, patrocinando el proyecto?

 ¿Tenemos los KPIs y objetivos SMART bien definidos, y todo el mundo los
entiende y se compromete con ellos?

 ¿Hay conflicto de intereses entre los KPIs y objetivos del plan de Transformación
Digital y algunos recursos? Por ejemplo, en OCTURE, eliminar el papel y reducir
los puestos físicos de venta al público a favor de la venta online y móvil choca
con los que se encargan de la imprenta y los vendedores de entradas en la
taquilla de los cines.

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 Evaluar la capacitación digital, actitud y conocimiento digital de cualquier

miembro de cualquier equipo. Buscar aliados y promotores de la Transformación
Digital (no tienen que ser los managers).

 Inventario y evaluación de las plataformas tecnológicas y de ese departamento

conocido como IT

 Definir dos velocidades. No todas las áreas y procesos pueden ser transformados
digitalmente al mismo ritmo.

 Hacer inventario de los procesos digitales con el cliente a través del Customer
Journey

3 Definir Nuevos Procesos de Marketing. “Digital first”

 Si el CEO (o el Consejo de Dirección) ha de esponsorizar la Transformación

Digital, el departamento de Marketing debería ser alumno aventajado, el
departamento bandera

 Si es una dificultad para la Transformación Digital la organización en silos de las

empresas, es un error flagrante separar el Marketing del Marketing Digital en
equipos distintos que apenas interactúan y trabajan por su cuenta. Nuestro cliente
no es ni on ni off, sino Digital y “tradicional”, on y off a la vez, al igual que no hay
personas digitales o analógicas.

 Cambiar la forma de pensar. Todo lo que se haga, que se piense en su

acompañamiento y adaptación digital, cuando no directamente sea sólo Digital.
Storytelling, contenidos, creatividades, estrategia de comunicación, Marketing y
los nuevos modelos de negocio…

 Estudiar todos los procesos. ¿Tiene el Call Center acceso al CRM? ¿Está integrado
en la estrategia del Customer Care? ¿Están los equipos comerciales alineados con la
oferta online? ¿Usamos formularios, CRM y leads para cerrar ventas y hacer
seguimiento?

 Programar trainings y capacitación para los nuevos procesos y nuevo foco en

“Digital First”. Tener localizados a los “aliados y, si se puede, hacerles “responsables”
de la transformación en su área

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4 Definir los Recursos. Presupuesto y Equipos

Lo primero es averiguar y analizar el peso en el presupuesto de las siguientes partidas:

 Marketing Digital

 Proyectos Digitales en curso (evolutivos, sin acabar…)

 Proyectos que nacen dentro del paraguas de la Transformación Digital

 Capacitación y training de los equipos y empleados. ¿cuánto de este

presupuesto nace o está bajo el paraguas de la Transformación Digital?

Una vez tenemos identificados estos puntos, toca estudiar y “auditar” la capacitación
digital de todos los miembros de los equipos:

 ¿Están “digitalmente capacitados”, pero no tienen herramientas?

 ¿Tienen herramientas, pero no las usan o desconocen?

 ¿No están “digitalmente capacitados” y no tienen herramientas?

 Revisar todos los procesos de comunicación. Empezar por lo básico (herramientas

colaborativas en la nube) consiguiendo “pequeños wins” para allanar el camino a los
cambios de procesos disruptivos

5 Definir las Barreras a la Transformación Digital

Ya hemos visto las principales barreras y objeciones a la Transformación Digital. Como

tal, todas estas barreras suponen un riesgo para el objetivo final y como todo riesgo, ha
de ser aislado, estudiado, analizado, combatido y medido, para saber cómo puede
impactar en la consecución del objetivo final.

Para esto necesitamos generar documentación donde recojamos estas barreras a

través de:

 Matriz de riesgos

 Matriz RACI y WBS por proyecto (Work Breakdown Structure)

 Definir portfolio de proyectos con objetivos, responsables y stakeholders

 Analizar el rol de los stakeholders

- ¿Quién patrocina realmente la Transformación Digital?

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- ¿Quién patrocina cada uno de los proyectos que componen la

Transformación Digital? ¿Qué peso tiene?
- ¿Quiénes son los “detractores” o “adversarios” de cada proyecto? ¿Por
qué? ¿Qué peso tienen?

 Analizar los recursos y equipos que componen cada uno de los proyectos
(ampliación de las tareas del punto 5.3)

- ¿Son equipos dedicados’ ¿Estructura empresarial funcional (lo habitual)?

¿Recursos capacitados para cada tarea (WBS)?
- Tenemos cerrado el “triángulo mágico” de Alcance/Coste/Tiempo?
¿Cubrimos el alcance con el presupuesto y dentro del tiempo?

Matriz RACI

Matriz de Riesgos

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Matriz de análisis de interesados

Detractores
Defensores

Adversarios Aliados

Grandes barreras a la
Transformación Digital en estas
estructuras de empresa

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6 Gestión del Cambio

 No podemos romper con todo lo que ya existe y hay en la empresa (las 2

velocidades definidas en el punto 2)

 Asumir que, más allá de la resistencia “lógica” al cambio, habrá “beneficiados” y

“perjudicados”. Probablemente los “perjudicados” serán menos que los
“beneficiados” pero, ¿cómo los gestionaremos? ¿Cómo afectará a los “perjudicados”
el cambio?

 ¿Cómo explicamos y “vendemos” los beneficios que tendrá para el negocio la

Transformación Digital?

 ¿Cómo va a cambiar el posicionamiento e imagen de la empresa la

Transformación Digital? ¿Estamos preparados? ¿Queremos ese cambio de
imagen? ¿Cómo nos comparamos a nuestra competencia?

7 Agilidad, Rapidez e Innovación

 Medir todo y asimilar nuevos datos sin caer en la “parálisis sin análisis”. Un
proyecto de Big Data, de hecho, debería ser parte y un engranaje de la
Transformación Digital.

 Procesos y recursos para recibir feedback de todas las áreas de la organización,

plan para estudiarlo con rapidez, filtrar e incorporar los más adecuados

 Nuevas metodologías de proyectos son necesarias en un cambio de estrategia y

proyectos basados en la rapidez y agilidad.

- Metodologías ágiles
- Lean Management o “mejora continua”. Es un enfoque a largo plazo que
busca conseguir mejoras y cambios incrementales en procesos que
tengan un impacto pequeño, pero medible y claro, en la eficiencia y
calidad de los “outputs” de la empresa
- PMV (filosofía del Producto Mínimo Viable) ya que, la prueba-error y
ejecución de pilotos serán parte del nuevo ADN de la empresa

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8 Conclusiones

 La transformación digital ha de tener unos objetivos, plan de ejecución y fechas e

hitos. El enfoque no debería de ser muy distinto al de cualquier proyecto tradicional
en su punto de partida.

 Si sólo planteamos la Transformación Digital como un problema de tecnología

obsoleta, o de Marketing Digital, o incluso de tener más presencia online,
estaremos errando el tiro y el mismo concepto de Transformación Digital.

Lo que hace diferente y más complicado al proyecto de Transformación Digital es

el manejo de personas, culturas empresarias y el tener que lidiar con la resistencia
al cambio. Por eso, la Transformación Digital es más un concepto, con unos
objetivos a alto nivel, del que derivan sucesivos proyectos, iniciativas y cambios
de procesos que asemejan más al ciclo "tradicional" de la gestión de proyectos, y
que podrán ser medidos y cuantificados

 La Transformación Digital, su velocidad y objetivos ha de ser única en cada

empresa, dependiendo de sus factores endógenos (su situación actual,
resistencia al cambio y cultura, situación financiera y de mercado, perfiles...) y
exógenas (cómo está mi competencia, qué barreras de entrada y mercados
sustitutivos existen, el riesgo cercano, o más lejano, de la "uberización" de mi
sector).

La Transformación Digital no es un proyecto en el que al final de un tiempo,

tendremos un producto, herramienta o software funcionando, sino una serie de
iniciativas que nos capacitará para estar preparados y saber afrontar los cambios
que, irremediablemente, se están produciendo tanto en nuestra sociedad como
en el mundo de la empresa.

 La Transformación Digital es una cuestión de supervivencia más que de ventaja

competitiva. No afrontarla es caminar derecho a la desaparición

9 Bibliografía

 The Digital Transformation Playbook:

https://www.amazon.com/Digital-Transformation-Playbook-Business-
Publishing/dp/0231175442

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