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U Compensar
EDUCACIÓN PARA AVANZAR

GUIA ORDENAMIENTO Y
FILTRO DE LA
INFORMACIÓN
EXCEL BÁSICO

Dirección Académica – Currículo – abril de 2019

Guía de trabajo No. 3: Ordenamiento y filtro de la
información, funciones básicas.

OBJETIVOS:

• Desarrollar actividades de filtrado y ordenamiento de información en una hoja de cálculo de Excel.

• Utilizar las funciones básicas de Excel.

CONTENIDO:

Ordenamiento y filtro de la información

Excel es utilizado para analizar y ordenar información, y en ocasiones una hoja de cálculo puede contener una
gran cantidad de datos, los cuales deben ser organizados para facilitar la labor de análisis. Podeos necesitar
tener una lista de nombres en orden alfabético, ordenar una lista de productos de mayor a menor precio, o
cantidad, quizás tenemos las celdas con algún color característico y debemos organizarlas a partir de esto o
quizás por la hora o fecha en que u dato fue tomado; sea cual sea la manera de ordenar la información, esto
siempre nos ayuda para comprender mejor los datos y realizar un mejor análisis de los mismos, además de
encontrar lo que necesitamos más rápidamente.

En cuanto al filtrado de información, lo que hacemos es utilizar un parámetro para mostrar los datos que
deseamos y ocultar el resto, es decir, ocultamos temporalmente algunos de los datos de una tabla para poder
concentrarnos en los que son de nuestro interés para un análisis especifico. Podemos filtrar los datos para
visualizar solo valores específicos, quizás el valor máximo o el mínimo en una lista, o ver rápidamente valores
duplicados.

Para la presente guía debemos descargar del campus virtual el archivo “Lista colegio.xls”, este corresponde a
una lista de estudiantes del Colegio Colombia que se encuentran en seguimiento por temas de
comportamiento, además de la nota final de comportamiento, se presentan algunos datos adicionales que
nos permitirán filtrar y organizar la información contenida, entre ellos la edad, el curso, el sexo y la fecha en
que recibieron atención de seguimiento. La figura 1 presenta la información que se encuentra en la tabla. La
columna código solo se presenta con el fin de ver una referencia que muestre el nuevo orden luego de cada
proceso.
 Figura 1. Información comportamiento estudiantes.

Vamos a explorar inicialmente el tema de ordenamiento de nuestra tabla, esto lo podremos hacer por uno de
sus campos (los ubicados en la fila 5). Comencemos por dar un orden alfabético a partir de los nombres de los
estudiantes, es decir, la columna E, para esto nos ubicamos sobre una celda perteneciente a dicha columna y
buscamos en la cinta de opciones de inicio el botón ordenar y filtrar, en el seleccionamos la opción ordenar
de A a Z, como se presenta en la figura 2.

Figura 2. Ordenar de A a Z.

El resultado obtenido se presenta en la figura 3.

Figura 3. Resultado de ordenar de A a Z.

Ahora, ordenemos de la Z a la A teniendo en cuenta la columna de apellido. Igualmente nos vamos a ubicar
en una celda de la columna F y nos dirigimos a la misma opción ordenar y filtrar, solo que esta vez
escogemos la opción de la A como se muestra en la figura 4, cuyo resultado está en la figura 5.

Figura 4. Ordenar de A a Z.

Figura 5. Resultado de ordenar de Z a A.

Como paso siguiente, vamos a realizar el ordenamiento de mayor a menor, en este caso vamos a escoger
las edades como criterio de organización. La metodología es la misma que en los ejemplos anteriores, es
decir, buscamos la columna G, nos ubicamos sobre una celda perteneciente a dicha columna y buscamos
en la cinta de opciones de inicio el botón ordenar y filtrar, ya que los datos de la columna son numéricos,
esta vez no vemos opciones de ordenar de A a Z o de Z a A, sino de menor a mayor o de mayor a menor,
para este caso, teniendo en cuenta el requerimiento, seleccionamos la opción ordenar de mayor a menor,
como se presenta en la figura 6; el resultado del proceso se presenta en la figura 7, donde los niños están
organizados del más grande en edad al mas pequeño.
 Figura 6. Ordenar de mayor a menor.

Figura 7. Resultado de ordenar de mayor a menor.

Hagamos ahora el proceso inverso, de menor a mayor, ahora teniendo como criterio la nota de
comportamiento, para tener primero los niños cuyo comportamiento debe mejorar más; es el mismo
proceso de antes, pero cambiando la opción, este se presenta en la figura 8 y el resultado en la figura 9.

Figura 8. Ordenar de menor a mayor.

 Figura 9. Resultado de ordenar de menor a mayor.

La columna L está configurada con formato fecha, por lo que vamos a ordenar la tabla según este criterio, de
la más antigua a la más reciente. El proceso es el mismo que en los casos anteriores, se presenta en la figura
10 y el resultado en la figura 11. Se debe tener en cuenta que las nuevas opciones en “ordenar y filtrar” son
de más antiguo a más reciente o de más reciente a más antiguo.

Figura 10. Ordenar de más antiguo a más reciente.

Figura 11. Resultado de ordenar de más antiguo a más reciente.

Una opción adicional en el ordenamiento es dar orden personalizado, para esto, seleccionamos la tabla
completa y en la cinta opciones seleccionamos nuevamente ordenar y filtrar, justo ahí ubicamos la opción
orden personalizado, como se muestra en la figura 12. Vamos a utilizar esta opción para ordenar a los niños
por el curso al que pertenecen; acá debemos notar que no es posible ordenarlos de menor a mayor pues
existe el curso T (transición), por este motivo será un orden personalizado.

Figura 12. Orden personalizado.

La figura 13 presenta la opción desplegada, seleccionando “ordenar por” nos muestras los títulos de las
columnas, en este caso seleccionamos “curso”, en ordenar según elegimos “valores” e ingresamos a
“criterios de ordenación”, donde seleccionamos “lista personalizada”, como se muestra en la figura 14.

Figura 13. Orden personalizado 1.

Figura 14. Orden personalizado 2.

La figura 15 muestra las opciones de listas personalizadas, encontramos opciones para meses, para días
de la semana, entre otros, nuestra lista es diferente, debemos incluir los cursos de primaria como están
en la tabla, es decir, T, 1, 2, 3, 4 y 5, para esto agregamos esta nueva lista y aceptamos.

Figura 15. Opciones de lista personalizada.

La figura 16 indica que se tiene la lista de cursos ya como criterio de ordenamiento, luego damos aceptar
y obtenemos la organización que se presenta en la figura 17.

Figura 16. Selección de orden personalizado.

Figura 17. Resultado de orden personalizado.

Ya que hemos visto que los datos pueden ser ordenados de diferentes maneras, pasamos a lo
correspondiente a los filtros; inicialmente exploraremos la herramienta “formato condicional”, que si
bien no es un filtro nos permite resaltar la información de las celdas con base en un parámetro definido.
Para empezar, buscaremos las notas de 5.0 en comportamiento, los estudiantes que fruto del seguimiento
tienen ahora un comportamiento destacado. Para esto vamos a seleccionar los elementos de la columna
de “nota de comportamiento”, columna M, y en la cinta de opciones escogemos inicio, buscamos “formato
condicional”, elegimos “resaltar reglas de celdas” y pulsamos “es igual a”, como se muestra en la figura
18, esto despliega la ventana que se presenta en la figura 19, en donde escribimos el valor que buscamos,
en este caso 5.0 y seleccionamos la forma en que queremos que se resalte, como la nota es muy positiva,
se elige marcarla con “relleno verde con texto en verde oscuro”.

Figura 18. Formato condicional igual a.

Figura 19. Aplicar formato es igual a.

El resultado de la aplicación del formato se presenta en la figura 20.

Figura 20. Resultado de aplicar formato es igual a.

Teniendo en cuenta lo anterior, vamos a resaltar los estudiantes con nota por debajo de 4.0, los que aún
no han mejorado lo suficiente y requieren mayor atención. Aplicamos el mismo proceso anterior, solo
que en esta oportunidad seleccionamos en el último paso “es menor que”, como se muestra en la figura
21.

Figura 21. Formato condicional es menor que.

En este caso tomamos como referencia 4.0 y escogemos la opción de relleno rojo con texto rojo oscuro
como se presenta en la figura 22.

Figura 22. Aplicar formato es menor que.

Como último elemento vamos a marcar las notas que estén entre 4,0 y 4,4, estudiantes que, aunque van
mejorando aun requieren de seguimiento. Aplicamos igualmente el proceso descrito, seleccionando en
el último paso “entre”, como se muestra en la figura 23. En el siguiente paso, mostrado en la figura 24,
damos el rango de valores que queremos resaltar y escogemos el cómo, en este caso relleno amarillo con
texto amarillo oscuro.
 Figura 23. Formato condicional entre.

Figura 24. Aplicar formato entre.

Como resultado de los dos últimos pasos, la columna de nota de comportamiento queda de la manera que
muestra la figura 25.

Figura 24. Resultado de aplicar los formatos.

Finalmente, se aplicarán filtros, para esto se deben marcar los títulos de la fila 5, seleccionamos en la
cinta de opciones “inicio”, en ella “ordenar y filtrar” y elegimos “filtro”, como se presenta en la figura 25.
 Figura 25. Filtrado.

Cuando esto se hace, encontramos que cada uno de los parámetros, títulos de columna, tienen una flecha
a su izquierda, en este caso vamos a filtrar por sexo, buscaremos solamente los estudiantes de sexo
masculino, por lo que seleccionamos la flecha correspondiente a este parámetro, esto despliega la lista
de las opciones que tenemos en dicha columna, para el caso F y M, dejamos marcada solamente la M,
como se presenta en la figura 26.

Figura 26. Filtrado por sexo.

La figura 27 muestra el resultado de aplicar el filtro.

Figura 27. Resultado del filtrado por sexo.

Ahora, es importante saber que es posible aplicar un filtro sobre otro filtro, es decir, tomar la tabla
mostrada en la figura 27 y aplicar otro filtrado adicional, sin embargo, para este caso aplicaremos
solamente el filtro de la columna de notas de comportamiento y será otro tipo de filtro, por el color de la
celda. Entonces lo que buscaremos es encontrar de los estudiantes de sexo masculino, cuales no han
mejorado lo suficiente su comportamiento, es decir, tienen la celda marcada en color rojo. Para esto,
vamos a la flecha de la celda “notas de comportamiento”, ingresamos a filtrar por color y finalmente por
color de celda escogemos las de rojo, como se muestra en la figura 28.

Figura 28. Filtrado por color de celda.

El resultado de anidar los dos filtros se presenta en la figura 29.

Figura 29. Resultado de filtrado por color de celda.

En caso de querer quitar los filtros hay dos caminos, el primero es volver a realizar lo mismo que hicimos
para activarlos, para el filtro por color esto se muestra en la figura 30, donde se debe dar click para quitar
la marca a la izquierda del color rojo, y para el filtro de sexo, se presenta en la figura 31, donde se deben
dejar marcadas las dos opciones, es decir la M y la F.

Figura 30. Quitar filtrado por color de celda.

 Figura 31. Quitar filtrado por sexo.

La segunda forma de quitar los filtros es volver en la cinta de opciones a “ordenar y filtrar” y seleccionar
borrar, como se presenta en la figura 32.

Figura 32. Borrado de filtros.

En ambos casos, el resultado será regresar a la tabla inicial, como se presenta en la figura 33.

Figura 33. Resultado de borrado de filtros.

Veamos un filtro adicional que podemos aplicar en la columna de “fecha de atención”. Para este caso se
busca estudiar el comportameinto de los estudiantes que fueron atendidos antes del 30 de junio de 2019
(30/06/2019), por tanto, vamos nuevamente a la fleca en la celda de “fecha de atención”, seleccionamos
“filtros de fecha”, lo que nos despliega muchas opciones diferentes, podemos seleccionar la más adecuada
para nuestro objetivo, en este caso “antes”. Todo esto se presenta en la figura 34.

Figura 34. Filtro por fecha.

Tras esta selección se despliega la ventana de la figura 35, en ella debemos seleccionar “es anterior a” y
la fecha que habíamos definido, 30/06/2019. El resultado de esto se presenta en la figura 36.

Figura 35. Ventana de filtro por fecha.

Figura 36. Resultado filtro por fecha.

Funciones básicas:

En la actividad de aprendizaje 2 se estudiaron las fórmulas, estas consistían en realizar cálculos

aritméticos sencillos; en esta actividad se estudiarán algunas fórmulas básicas de entre un centenar que
vienen predefinidas en Excel, y que pueden ser combinadas dentro de expresiones o fórmulas para
obtener el resultado deseado.

Una función en Excel está compuesta por dos partes, el nombre, que describe la operación que se va a
realizar, y el argumento, que indica (entre paréntesis) la celda o celdas sobre las que se va a realizar la
operación, es importante saber que una función puede contener varios argumentos. En caso de que la
función inicie una fórmula, se debe escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función, tal como
lo hacíamos en las fórmulas que vimos antes. Esto se muestra en la figura 37.

Figura 37. Funciones.

Para esta segunda parte de la actividad abriremos un documento en blanco para probar las funciones
básicas de Excel. Vamos a empezar por una función que no es considerada entre las básicas, pero nos
ayudara a generar los valores para aplicar las demás formulas, es el caso de ALEATORIO. Vamos a llamar
“Valores 1” a la columna (en este caso la D), nos ubicamos en D4 y escribimos igual (=), que como vimos
es la manera de iniciar la función, comenzamos a escribir y vemos que Excel nos sugiere la función
disponible, para el caso son dos “ALEATORIO” y ”ALEATORIO.ENTRE”, como se muestra en la figura 38;
con las teclas arriba o abajo podemos elegir la opción que deseamos.

Figura 38. Funciones de “ALEATORIO”.

Vamos a ver cómo funcionan las dos, cuando salen las dos opciones nos situamos sobre la elegida y con
la tecla “Tab” del teclado Excel nos autocompleta la función. Empecemos por “ALEATORIO”, esta función
no tiene argumento por tanto solo cerramos el paréntesis y este nos entrega un valor entre 0 y 1, como
se muestra en la figura 39.

Figura 39. “ALEATORIO”.

Veamos ahora la función “ALEATORIO.ENTRE”, probemos está en la celda E4. Realizamos el mismo
proceso anterior (=ale), pero escogemos la nueva opción, en este caso los argumentos son los límites que
queremos para el valor generado, en este caso pondremos como límite inferior 200 y superior 1000. La
figura 40 muestra el proceso, nótese que los limites están separados por punto y coma (;).

Figura 40. “ALEATORIO.ENTRE”.

Finalmente extendamos los valores obtenidos para utilizarlos en las demás funciones y creemos una
tercera columna, columna F que corresponda al producto de las dos anteriores; recordar usar la formula
“=D4*E4”como muestra la figura 41.

Figura 40. Completar tabla.

La primera de las funciones a tener en cuenta es la SUMA; el procedimiento más sencillo es situarnos en
la celda donde queremos el resultado, preferiblemente a continuación del rango de datos que queremos
sumar, y pulsar el botón Σ de la cinta de opciones “inicio”. En la celda seleccionada se introducirá la
expresión correcta de la función, proponiéndonos además una sugerencia para el rango de datos, el cual
se puede cambiar simplemente seleccionando el deseado; se finaliza la acción pulsando enter a lo que
sigue el cálculo del resultado. En este caso vamos a sumar los valores de las tres columnas anteriores en
la columna G, como se muestra en la figura 41. Como en los casos anteriores, extendemos el resultado.
 Figura 41. SUMA.

igualmente apliquemos la función SUMA pero en este caso por columnas y extendemos el resultado de
manera horizontal. Para obtener el resultado mostrado en la figura 42.

Figura 42. SUMA por columnas.

La segunda función básica es el “PROMEDIO”, es decir la media aritmética, o la suma de todos los valores
de la lista dividida entre la cantidad de valores. Para introducir la función se realiza un procedimiento
similar al del caso de la función “SUMA”, en esta oportunidad buscaremos el promedio por columna, por
lo que nos situamos sobre la fila 26, iniciamos la sintaxis como “=prom” y utilizando la tecla “Tab”
completamos, como argumento seleccionamos los valores entre D4 y D24 y obtenemos el resultado,
como se muestra en la figura 43.
 Figura 43. PROMEDIO.

La tercera función es “CONTAR”, esta función cuenta el número de celdas en un rango que contienen un
valor numérico. En la celda D28 contaremos la cantidad de números generados aleatoriamente en la
columna D, como en los casos anteriores iniciamos con la sintaxis “=con” y con la tecla “Tab” escogemos
la opción “CONTAR”, como argumento seleccionamos los valores entre D4 y D24 y obtenemos el
resultado, como se muestra en la figura 44.

Figura 44. CONTAR.

La cuarta función es “MAX”, esta función entrega el valor máximo de entre una lista de valores. En la celda
D29 calcularemos el valor máximo o mayor entre los números generados aleatoriamente en la columna
D, como en los casos anteriores iniciamos con la sintaxis “=ma” y con la tecla “Tab” escogemos la opción
“MAX”, como argumento seleccionamos los valores entre D4 y D24 y obtenemos el resultado, como se
muestra en la figura 45.

Figura 45. MAX.

La quinta función es “MIN”, esta función entrega el valor mínimo de entre una lista de valores. En la celda
D30 calcularemos el valor mínimo o menor entre los números generados aleatoriamente en la columna
D, como en los casos anteriores iniciamos con la sintaxis “=mi” y con la tecla “Tab” escogemos la opción
“MIN”, como argumento seleccionamos los valores entre D4 y D24 y obtenemos el resultado, como se
muestra en la figura 46.
 Figura 46. MIN.

La quinta función es “SUMAR.SI”, esta función entrega la suma de los valores que cumplen con una
condición. En la celda J5 calcularemos dicha suma para los valores generados aleatoriamente en la
columna D, la condición que vamos a poner para efectuar la suma será que el número sea mayor a 0,5;
como en los casos anteriores iniciamos con la sintaxis “=sum” y con la tecla “Tab” escogemos la opción
“SUMAR.SI”, como argumento inicial seleccionamos los valores entre D4 y D24 luego ponemos un punto
y coma (;) y entre comilla (“ “) ingresamos la condición o criterio, para el caso >0,5 y obtenemos el
resultado, como se muestra en la figura 47.

Figura 47. SUMAR.SI.

La sexta función es “CONTAR.SI”, esta función cuenta las celdas en el rango que cumplen con una
condición dada. En la celda J10 realizaremos dicho conteo para los valores generados aleatoriamente en
la columna E, la condición que vamos a poner para que se incluya en el conteo será que el número sea
menor a 500; como en el caso anteriores iniciamos con la sintaxis “=cont” y con la tecla “Tab” escogemos
la opción “CONTAR.SI”, como argumento inicial seleccionamos los valores entre E4 y E24 luego ponemos
un punto y coma (;) y entre comilla (“ “) ingresamos la condición o criterio, para el caso <500 y obtenemos
el resultado, como se muestra en la figura 48.

Figura 48. CONTAR.SI.

La última de las funciones es “PROMEDIO.SI”, esta función entrega el promedio o media aritmética de las
celdas que cumplen con una condición dada. En la celda J16 buscaremos dicho promedio para los valores
de la columna G, es decir, los de la suma; la condición que vamos a poner para que se incluya en el conteo
será que el número sea mayor o igual a 800; como en el caso anteriores iniciamos con la sintaxis “=prom”
y con la tecla “Tab” escogemos la opción “PROMEDIO.SI”, como argumento inicial seleccionamos los
valores entre G4 y G24 luego ponemos un punto y coma (;) y entre comilla (“ “) ingresamos la condición
o criterio, para el caso >=800 y obtenemos el resultado, como se muestra en la figura 49.
 Figura 49. CONTAR.SI.

EL proceso realizado para esta segunda parte está en el archivo “Funciones.xls” del campus virtual.
Adicionalmente se encuentra el archivo “Actividad de aprendizaje 3.pdf”, donde encontrará una
actividad que le permita consolidar los conocimientos adquiridos en esta guía.
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