Ensayo

Argenida Gutiérrez
 
Tablas de Retención Documental

 Con el pasar de los años, son cada vez más los cambios que se evidencian en

relación con la Gestión Documental, al proceso de archivo, su sistematización
y divulgación; si bien leemos sobre la historia que emana el archivo, o la
gestión documental en Colombia, se pueden reflejar cambios importantes y
significativos
La Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de organización, Adicionalmente deben cumplir sus funciones
y a cada documento se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización
de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central.
Teniendo en cuenta la ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo
24 expresa: Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención
documental.
Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad
productora para identificar las series y subseries. Los períodos de retención en
cada fase de archivo. La presentación, aprobación, difusión, aplicación y
actualización. Tiene sus ventajas; facilitan el manejo de la información.
Racionalizan la producción documental, permiten brindar un servicio eficaz y
eficiente facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan
conservación de documentos históricos, regulan transferencias primarias y
secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos