GUIA 16 INTANGIBLES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

FICHA: 2141573-4

GAES #3

LAURA STEFFANIA RINCON REYES

CRISTHIAN RIVERA
ALEJANDRA RODRIGUEZ CACERES
LAURA NATALIA RODRIGUEZ CANO

MARZO 15 2021

BOGOTA D.C
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
3.1.1 Dentro de la cotidianidad de las personas tanto naturales como jurídicas, habrá notado que
existen varios bienes o servicios que por sus características tienen que cancelarse antes de disfrutar
de sus beneficios o bondades, como por ejemplo cuando pagamos con anterioridad el valor de una
boleta para un concierto de nuestro artista preferido, el ticket para algún espectáculo, cuando
contratamos los servicios de algún artista cotizado como dj, cantante, etc. inclusive ciertos servicios
públicos facturan a principio del mes la totalidad del valor del canon o cuota para que se cancele con
anterioridad de haber recibido toda la prestación del servicio Considerando la anterior situación,
resuelva individualmente los siguientes planteamientos:

a. ¿Es válido que esta clase de bienes/servicios se cobren antes de recibir la contraprestación?
Si, considero que es importante antes de dicho servicio tener con certeza que si se cumplirá, en
algunos casos se puede mitad antes y después cuando se cumpla el beneficio o servicio, por otro
lado tanto el que presta y quien recibe el servicio estarán confiados que no saldrá nada malo.
b. ¿Qué derechos, privilegios o beneficios tengo por haber cancelado con anterioridad un
bien/servicio?
-Seguridad
-Según las políticas, si no se cumple puede tener una devolución.
c. ¿Qué sucedería si después de cancelar con anterioridad un bien/servicio, no recibo la
contraprestación que cancele?
Lo más probable es que se realice una devolución puede que no sea el monto total pero sí será un
porcentaje. O en otros casos se pierde el pago.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

1. ¿Reconoce algún activo que necesariamente no tiene apariencia física alguna, es decir no
se puede ver, tocar, sentir, etc. para que genere beneficios a una empresa? ¿Cuáles?
El software contable de la empresa, puede ser SIIGO.
Seguros
Microsoft
Programas Windows

2. ¿Distingue dentro de su proyecto formativo si existen bienes con características para que
usted pueda cobrar con anterioridad el suministro de ellos o bienes/servicios que usted
esté dispuesto a pagar antes de recibir la contraprestación por las características del
mercado?
En el momento que se compren los insumos para una gran venta, antes se debe invertir en la
materia prima luego tener el producto terminado, y así luego desarrollar la venta.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1. Por medio de una lectura comprensiva y desescolarizada de la NIC 38 (la versión completa y
no la versión resumida) u otros textos de consulta que se encuentre a su alcance, indague acerca
de los siguientes interrogantes y desarróllese por medio de una rejilla de conceptos.
¿Cuándo un activo es identificable?
¿Cuándo un activo No es monetario?
Cuándo un activo tiene apariencia física?
Un activo intangible es identificable cuando: (a)
es separable (es decir, es susceptible de ser
separado o dividido de la entidad y vendido,
transferido, explotado, arrendado o
intercambiado, bien individualmente o junto
con un contrato, un activo o un pasivo
relacionado)
Un activo no monetario es aquel activo que
tiene una empresa en su balance y que no
dispone de un valor nominal fijo. ...
Generalmente se suelen destacar por ser
activos que están en el balance financiero de la
empresa, pero que no son fácilmente
convertibles en dinero o liquidez en el corto
plazo
Algunos activos intangibles pueden estar
contenidos en, o contener, un soporte de
naturaleza o apariencia física, como es el caso
de un disco compacto (en el caso de programas
informáticos), de documentación legal (en el
caso de una licencia o patente) o de una
película. Al determinar si un activo, que incluye
elementos tangibles e intangibles, se tratará
según la NIC 16 . Propiedades, Planta y Equipo 5
Esta Norma es de aplicación, entre otros
elementos, a los desembolsos por gastos de
publicidad, formación del personal, comienzo
de la actividad o de la entidad y a los
correspondientes a las actividades de
investigación y desarrollo. Las actividades de
investigación y desarrollo están orientadas al
desarrollo de nuevos conocimientos. Por tanto,
aunque de este tipo de actividades pueda
derivarse un activo con apariencia física (por
ejemplo, un prototipo), la sustancia material del
elemento es de importancia secundaria con
respecto a su componente intangible, que viene
constituido por el conocimiento incorporado al
activo en cuestión. , o como un activo intangible
según la presente Norma, la entidad realizará el
oportuno juicio para evaluar cuál de los do¿s
elementos tiene un peso más significativo
Defina que es un activo intangible Un activo intangible es definido por su propio
nombre, es decir, no es tangible, no puede ser
percibido físicamente. El activo intangible es,
por tanto, de naturaleza inmaterial. Por
ejemplo, el valor de una marca, que no puede
ser medido de manera física.
Defina y establezca la diferencia entre:
marcas, derechos, licencias, franquicias,
concesiones y
patentes.
Las marcas son derechos de propiedad
intelectual (PI) protegidos. ... En principio, el
registro de marca confiere al titular el derecho
exclusivo a utilizarla.
El derecho es un conjunto de principios y
normas, generalmente inspirados en ideas de
justicia y orden, que regulan las relaciones
humanas en toda sociedad y cuya observancia
es impuesta de forma coactiva por parte de un
poder público.
En Derecho, una licencia es un contrato
mediante el cual una persona recibe de otra el
derecho de uso, de copia, de distribución, de
estudio y de modificación (en el caso del
Software Libre) de varios de sus bienes,
normalmente de carácter no tangible o
intelectual, pudiendo darse a cambio del pago
de un monto determinado por el uso de los
mismos. Estos activos son propiedad del
otorgante, y pueden ser bienes de propiedad
intelectual como una marca, patentes o
tecnologías. También pueden ser objeto de
licencia otros bienes de carácter intangible
como la distribución de obras intelectuales.
Privilegio que se concede a una persona para
librarla de pagar ciertos impuestos por el uso de
un servicio público o por determinadas
actividades comerciales
Acción de otorgar una administración a
particulares o empresas el derecho para
explotar alguno de sus bienes o servicios
durante un tiempo determinado.
Documento expedido por una autoridad en que
se acredita una condición o un mérito o se da la
autorización para hacer algo.
· patente de navegación

¿Cuándo se reconoce un activo intangible?
¿Cuándo un intangible se genera
internamente? De ejemplos.
EJEMPLOS
En el 2014 la empresa “Belleza.S.A.S” incurrió en los gastos que se detallan a continuación, en
materia prima y mano de obra para inventar una crema rejuvenecedora
Documento expedido a favor de un
barco en el que se acredita su
nacionalidad y se autoriza su bandera
y su navegación.
En este sentido, dichas normas indican que un
activo intangible solo se reconocerá si cumple
los siguientes requisitos:
● Es probable que del activo se obtengan
flujos futuros de beneficios.
● Su costo puede ser medido con
fiabilidad.
● El activo no es el resultado de
desembolsos incurridos internamente
para su formación.
Un activo podrá ser reconocido como un
intangible y manejado según las disposiciones
de la NIC 38, si además de cumplir con la
definición de activo intangible, es probable que
genere beneficios económicos futuros y que su
costo pueda ser medido con fiabilidad.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta, además,
que en los casos en que el activo intangible se
genere internamente no se pueden reconocer
como tal, las erogaciones surgidas en la fase de
investigación, sino solamente las de la fase de
desarrollo.
Del primer lote producido, la mitad logró venderse antes de finalizar el período sobre el que se
informa, es decir antes de diciembre 31 del 2014. En este contexto para determinar si un
desembolso debe ser capitalizable como activo intangible o no, se debe clasificar la actividad de
generación interna del activo intangible, en las fases de investigación y desarrollo, de la siguiente
forma:

Bajo el panorama planteado, teniendo en cuenta las disposiciones de la NIC 38, sobre activos
intangibles generados internamente, se podrán reconocer como tal, solo los desembolsos
relacionados con la fase de desarrollo, es decir:
¿Qué diferencia hay entre la fase de
investigación y la de desarrollo dentro de un
proyecto?
¿Cuando se podrá reconocer un intangible
surgido de la etapa de desarrollo de un
proyecto?
¿Como se reconocen los desembolsos
realizados durante la etapa de investigación de
un proyecto?
Fase de desarrollo
A diferencia de la fase de investigación, en la de
desarrollo es más probable poder identificar un
activo intangible y los beneficios que de este se
derivarán, puesto que en dicha etapa el
desarrollo de un proyecto cubre períodos más
avanzados de la investigación
Los activos de naturaleza intangible se
caracterizan por ser no monetarios,
identificables y carentes de sustancia física. En
su calidad de activo, estos deben controlarse
por la entidad como resultado de eventos
pasados, y deben proyectar beneficios
económicos futuros.
Ahora bien, cuando un bien de esta naturaleza
es generado al interior de una entidad
clasificada bien sea en el Grupo 1 –Estándar
Pleno– o el Grupo 2 –Estándar para Pymes–, las
indicaciones de la norma internacional son muy
semejantes en relación a su obligación de
separar los costos de la operación de creación,
en dos fases que indicaremos más adelante
La plusvalía (el sobreprecio) generada
internamente no se reconocerá como un
activo. No se reconocerán activos intangibles
surgidos de la investigación (o de la fase de
investigación en proyectos internos). Los
desembolsos por investigación (o en la fase de
investigación, en el caso de proyectos
internos), se reconocerán como gastos del
periodo en el que se incurran.
Un activo intangible surgido del desarrollo (o
de la fase de desarrollo en un proyecto
interno), se reconocerá como tal si, y sólo si, la
entidad puede demostrar todos los extremos
siguientes:
(a) Técnicamente, es posible completar la
producción del activo intangible de forma que
pueda estar disponible para su utilización o su
venta.

Indique que componentes podrían hacer parte
del costo inicial de los intangibles según lo
señalado por la NIC 38 y de ejemplos de otros
que no estén expresamente referenciados.
(b) Su intención de completar el activo
intangible en cuestión, para usarlo o venderlo.
(c) Su capacidad para utilizar o vender el activo
intangible.
(d) La forma en que el activo intangible vaya a
generar probables beneficios económicos en el
futuro. Entre otras cosas, la entidad debe
demostrar la existencia de un mercado para la
producción que genere el activo intangible o
para el activo en sí, o bien, en el caso de que
vaya a ser utilizado internamente, la utilidad
del mismo para la entidad.
3. Algunos activos intangibles pueden estar
contenidos en, o contener, una esencia de
naturaleza tangible, como es el caso de un
disco compacto (en el caso de programas
informáticos), de documentación legal (en el
caso de una licencia o patente) o de una
película. En el proceso de determinar si un
activo, que incluye elementos tangibles e
intangibles, debe ser tratado según la NIC 16,
Propiedades, Planta y Equipo, o como un activo
intangible, según la presente Norma, se
requiere efectuar el juicio oportuno, que
permita evaluar cuál de los dos elementos
tiene un peso más significativo. Por ejemplo,
los programas informáticos para una máquina
herramienta controlada por computadora, que
no puede funcionar sin un programa específico,
son una parte integrante del equipo, y serán
tratados como elementos de las propiedades,
planta y equipo. Lo mismo se aplica al sistema
operativo de una computadora. Cuando los
programas informáticos no constituyan parte
integrante del equipo, serán tratados como
activos intangibles.
4. Esta Norma es de aplicación, entre otros
elementos, a los desembolsos por gastos de
publicidad, a los de formación del personal, a
los de puesta en marcha de la actividad, o de la
empresa, y a los correspondientes a las
actividades de investigación y desarrollo. Las
actividades de investigación y desarrollo están
orientadas al desarrollo de nuevos
conocimientos. Por tanto, aunque de este tipo
de actividades puede derivarse un activo con
apariencia física (por ejemplo, un prototipo), la
sustancia tangible del elemento es de
importancia secundaria con respecto a sus
componentes intangibles, que vienen
constituidos por el conocimiento incorporado
al activo en cuestión.

5. En el caso de un arrendamiento financiero, el

activo subyacente puede ser tangible o
intangible. Después de haber efectuado el
reconocimiento inicial en las cuentas, el
arrendatario se enfrentará con un activo
intangible, mantenido bajo la forma de un
arrendamiento financiero, al que pudiera ser
de aplicación la normativa de este
Pronunciamiento. Los derechos de concesión o
licencia, para productos tales como películas,
grabaciones en vídeo, obras de teatro,
manuscritos, patentes y derechos
reprográficos, están excluidos del alcance de la
NIC 17, Arrendamientos, pero caen dentro del
contenido de la presente.
 ¿En qué consiste el modelo del costo y el
modelo de revaluación en la medición
posterior de un
intangible? Indique su cálculo y de ejemplo de
cada modelo.
Modelo del costo 74 Con posterioridad a su
reconocimiento inicial, un activo intangible se
contabilizará por su costo menos la
amortización acumulada y el importe
acumulado de las pérdidas por deterioro del
valor. Modelo de revaluación 75 Con
posterioridad al reconocimiento inicial, un
activo intangible se contabilizará por su valor
revaluado, que es su valor razonable, en el
momento de la revaluación, menos la
amortización acumulada, y el importe
acumulado de las pérdidas por deterioro del
valor que haya sufrido. Para fijar el importe de
las revaluaciones según esta Norma, el valor
razonable se determinará por referencia a un
mercado activo. Las revaluaciones se harán con
suficiente regularidad, para asegurar que el
importe en libros del activo, al final del periodo
sobre el que se informa, no difiera
significativamente del que podría determinarse
utilizando el valor razonable. 76 El modelo de
revaluación no contempla: (a) la revaluación de
los activos intangibles que no hayan sido
reconocidos previamente como activos; o (b) el
reconocimiento inicial de activos intangibles
por valores diferentes de su costo. 77 El
modelo de revaluación se aplicará después de
que el activo haya sido reconocido inicialmente
por su costo. No obstante, si sólo se llega a
reconocer, como activo, una parte del costo
total del elemento, por no cumplir éste los
criterios de reconocimiento hasta alcanzar una
etapa intermedia del proceso de su producción
(véase el párrafo 65), el modelo de revaluación
se podrá aplicar a la totalidad del activo. Por
otra parte, el modelo de revaluación puede ser
aplicado también a un activo intangible que
haya sido recibido mediante una subvención
del gobierno y se haya reconocido por un valor
simbólico (véase el párrafo 44).

3.3.2

3.3.2. De igual manera consulte de manera desescolarizada acerca de los siguientes

numerales y
 desarróllese por medio de un mapa mental apoyado en cualquier texto de consulta que se
encuentre a su alcance y fundamentándose bajo la premisa que “activo es aquel recurso
del que se espera obtener beneficios económicos en el futuro”.

.Definición de Gastos pagados por anticipado

Los gastos anticipados sirven para contabilizar por adelantado un gasto que se hace
de forma inmediata, el cual posee repercusión en un futuro determinado y/o en el
momento del gasto.

En otras palabras, se realiza un gasto en el ejercicio económico actual pero

pertenece realmente al posterior, ya sea de forma total o parcial

Reconocimiento de un GPA como activo.

(a) es probable que los beneficios económicos futuros que se han atribuido al
mismo fluyan a la entidad; y (b) el costo del activo puede medirse con
fiabilidad

(b) el costo del activo puede medirse con fiabilidad

Medición inicial de un GPA

Costo histórico

Valor razonable

Medición posterior de un GPA

Amortización
Políticas de la entidad

3.3.3. Para realizar la siguiente actividad debe trabajar colaborativamente con su GAES de manera
desescolarizada y con base en la NIC 38 (la versión completa y no la versión resumida) u otros
textos de consulta que se encuentre a su alcance, resuelva los siguientes ítems y entréguese a su
instructor por escrito para ser socializada bajo la tutoría de éste en el ambiente de aprendizaje:

- ¿QUÉ ES LA VIDA ÚTIL DE UN ACTIVO?

La vida útil de un activo es el tiempo en que un activo determinado está operativo para el
funcionamiento de la empresa.
En Debitoor puedes controlar la vida útil de tus activos al depreciarlos. Comienza ahora y lleva tu
contabilidad como un profesional.
Un activo fijo es un bien de la empresa que no está sometido al ciclo económico a corto plazo.
Oficinas, mobiliario, material informático, automóviles, etc., son ejemplos de activos fijos pensados
para el funcionamiento de la empresa y no para conseguir, por tanto, una liquidez a corto plazo,
como sería el caso de los activos circulantes.
Todo activo fijo tiene una vida útil, esto es, tiene fijado un tiempo en que pueden ser utilizados por
la empresa. Este tiempo se define en número de años.

- ¿CUÁNDO UN INTANGIBLE SE CONSIDERA TIENE UNA VIDA ÚTIL FINITA?

Existe un supuesto rebatible de que la vida útil de un activo intangible no excederá de veinte años
desde la fecha en que el activo esté disponible para uso. La amortización debe empezar cuando el
activo esté disponible para uso.

- ¿CUÁNDO UN INTANGIBLE SE CONSIDERA TIENE UNA VIDA ÚTIL INFINITA?

Con base en las disposiciones prescritas en la NIC 38, que un activo intangible es un activo
identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física; y que su vida útil puede ser definida o
indefinida. Para los activos intangibles con vida útil indefinida, la norma establece que cuando no
exista un límite previsible sobre el período a lo largo del cual se espera que el activo genere entradas
de flujos netos de efectivo, la entidad no debe amortizar dicho activo, pero deberá comprobar si ha
experimentado pérdida de valor en cada período o cada que haya indicio de deterioro.

Respecto a las entidades del grupo 2, se declara que para efectos de los Estándares Internacionales
para Pymes se considera que no existen activos intangibles con vida útil indefinida.

- ¿DEFINA EL CONCEPTO AMORTIZAR?

Hace referencia al proceso de distribución de gasto en el tiempo de un valor duradero. Así puede
significar redimir o extinguir el capital de un préstamo o deuda o recuperar o compensar los fondos
invertidos.
- ¿EN QUÉ SE DIFERENCIA LA AMORTIZACIÓN DE LA DEPRECIACIÓN?
Por regla general, la palabra amortización se aplica a los activos fijos intangibles. Y la palabra
depreciación a los activos fijos tangibles.

- ¿QUÉ TIPO DE INTANGIBLES SE AMORTIZAN (VIDA ÚTIL FINITA Y/O VIDA ÚTIL INFINITA)?
Un activo intangible con una vida útil finita se amortiza (véase los párrafos 97 a 106), mientras que
un activo intangible con una vida útil indefinida no se amortiza (véanse los párrafos 107 a 110). En
conclusión el activo intangible finito se amortiza, mientras que el activo intangible indefinido no se
amortiza.
Software
- ¿QUÉ ES EL VALOR RESIDUAL DE INTANGIBLE Y COMO SE CALCULA?
El valor residual, en el campo de la contabilidad, hace referencia al precio o valor que tiene un
activo inmovilizado cuando su vida útil ha acabado. Es decir, una vez que se han deducido los gastos
de amortización y depreciación aplicables a un bien intangible, lo que queda es el valor residual.

- ¿CÓMO SE CALCULA EL IMPORTE AMORTIZABLE DE UN INTANGIBLE?

Activos intangibles con vidas útiles finitas El importe amortizable de un activo intangible con una
vida útil finita, se distribuirá sobre una base sistemática a lo largo de su vida útil. Importe
amortizable es el costo de un activo o la cantidad que lo sustituya, una vez deducido su valor
residual.

- ¿CARACTERÍSTICA DEL MÉTODO DE AMORTIZACIÓN EMPLEADO CON LOS INTANGIBLES?

En la amortización de los activos intangibles, diferente a la depreciación de activos fijos, no tienen
una vida útil estandarizada, por lo que cada empresa deberá determinar la vida útil de su intangible,
como por ejemplo 5 años o 20 años.

- ¿CUÁNDO INICIA Y CUANDO CESA LA AMORTIZACIÓN DE LOS INTANGIBLES?

La amortización comenzará cuando el activo intangible esté disponible para su utilización, es decir,
cuando se encuentre en la ubicación y condiciones necesarias para que se pueda usar de la forma
prevista por la gerencia. La amortización cesa cuando el activo se da de baja en cuentas.

- ¿CADA CUÁNTO SE REVISAN EL PERIODO Y EL MÉTODO DE AMORTIZACIÓN DE UN INTANGIBLE?

El periodo y el método de amortización se revisan cuando se presente un indicador de que han
cambiado desde la fecha de presentación del reporte anterior (cambio en estimación contable). La
entidad revelará, para cada clase de activos intangibles, lo siguiente: Las vidas útiles o las tasas de
amortización utilizadas.

- EN QUÉ CASOS PODRÍAN VARÍAN LAS ESTIMACIONES ACERCA DE LA AMORTIZACIÓN DE

INTANGIBLES (VIDA ÚTIL, MÉTODOS, PERIODOS, IMPORTES, ETC.). DE EJEMPLOS DE CADA UNA DE
ESTAS.

- ¿LOS INTANGIBLES PUEDEN SUFRIR DETERIORO Y EN QUÉ CASOS?

Ya teniendo claro estas definiciones se puede decir que los activos intangibles: son activos que se
caracterizan por no tener materialidad física; dentro de su naturaleza, estos no se deprecian sino
que se amortizan y por ende sufren un deterioro a lo largo de su vida útil.
- ¿LOS INTANGIBLES PUEDEN PRESENTAR REVALUACIÓN Y EN QUÉ CASOS?

Si un activo intangible se contabiliza según el modelo de revaluación, todos los demás activos
pertenecientes a la misma clase también se contabilizarán utilizando el mismo modelo, a menos que
no exista un mercado activo para esa clase de activos.

- TENIENDO EN CUENTA EL PROCEDIMIENTO PARA AMORTIZAR LOS INTANGIBLES ¿CÓMO SE

REALIZARÍA LA AMORTIZACIÓN DE LOS GPA (VIDA ÚTIL, IMPORTE, MÉTODO DE AMORTIZACIÓN,
PERIODOS)?

¿Cómo debería registrarse la amortización de los “gastos pagados por anticipado”?

Hoy en día, y mientras la mayoría de las contabilidades en Colombia estén obligadas a utilizar el Plan
Único de Cuentas de comerciantes (ya están pretendiendo eliminar futuramente tal obligación;
consulta un editorial reciente sobre el tema), la utilización del PUC para la contabilización y
amortización de los “gastos pagados por anticipado” es uno de los muchos casos interesantes para
analizar.

La “contabilización” de los gastos pagados por anticipado

En efecto, cuando en una empresa se incurren en los denominados “gastos pagados por anticipado”
(arriendos, seguros, etc.), no hay complicaciones ni dudas sobre la cuenta en la cual se deben hacer
los respectivos débitos de tales valores. El PUC nos indica que las cuentas a utilizar serían las
reseñadas con los códigos 170505 hasta 170595.

La “amortización” de los gastos pagados por anticipado

Sin embargo, la parte delicada vendrá cuando de esos valores debitados inicialmente en esas
cuentas antes mencionadas, se deban empezar a hacerle los respectivos créditos (“amortizaciones”)
con miras a afectar las respectivas cuentas del gasto (cuentas que inician con el códigos 5) o costo
(cuentas que inician con el código 73) en el Estado de Resultados.

Es delicada tal parte, por cuanto las instrucciones del actual PUC indicarían que esas amortizaciones
se harían a lo largo de todas las distintas cuentas el costo o gasto , según corresponda la naturaleza
del respectivo gasto pagado por anticipado, y no a una única cuenta que se llame “Amortizaciones”.

Así, si el gasto pagado por anticipado se debitó inicialmente en la cuenta “170505-Intereses”,

entonces su amortización iría en la cuenta “530520-Intereses”. O si el inicialmente se debitó en la
cuenta “170525-Arriendos”, entonces su amortización iría en la cuenta “5120-Arriendos”.

No sería viable utilizar la cuenta “5165-Amortizaciones”, al fijarnos en las subcuentas de dicha

cuenta “ 5165” nos damos cuenta que allí solo se registrarían las amortizaciones que proceden
desde otras cuentas, distintas de la cuenta 1705 (a la cuenta “ 5165” llegarían las amortizaciones de
las cuentas “16- intangibles”, o “1710-cargos diferidos”, etc).
Se complican los cruces de información en Medios Magnéticos

Siendo entonces el caso de que las amortizaciones de los “gastos pagados por anticipado” se
terminan haciendo de forma que se afectan múltiples cuentas del gasto o costo, la complicación se
originaría cuando, en el proceso de suministro de información exógena a la DIAN en Medios
Magnéticos , no se logre identificar si la respectiva cuenta del costo o gasto tiene un registro que
proviene de un pago hecho directamente al tercero, o tiene un registro que proviene de una
amortización hecha a las cuentas del “gasto pagado por anticipado”.

En efecto, cuando se trata de reportar a la DIAN la información sobre los pagos hechos a terceros
durante un año (literal “e” del art.631 del ET) , es necesario que el registro hecho en las cuentas
“1705-Gastos pagados por anticipado” se hayan hecho con la suficiente identificación del tercero al
cual se le hizo dicho pago anticipado.

Cuando ese mismo gasto es “amortizado”, no se puede volver a informar a la DIAN que ese gasto (el
que queda en el Estado de Resultados producto de la amortización y que se lleva como deducible a
la declaración de renta) es otro pago distinto, y que se hizo al mismo tercero. Se duplicaría la
información y no habría “cruce” con los datos que como “ingreso” va a reportar dicho tercero;
incluso, el pago original hecho a un tercero, y debitado en las cuentas 1705, pudo haberse hecho
varios años atrás , pero amortizarse a lo largo de varios años subsiguientes, y ello sería más delicado
(si quieres enterarte sobre la forma correcta de hacer estos reportes a la DIAN , por el año 2005,
consulta nuestro producto: Actualícese en Medios Magnéticos-Premium ).

Soluciones para evitar tales complicaciones

A quienes en el proceso de amortización de sus “gastos pagados por anticipado” les corresponda
afectar varias cuentas del gasto o costo en el Estado de Resultados, lo que deberían procurar hacer
es que tales cuentas del gasto o costo sean afectadas de alguna manera especial que permitan al
final del año, identificar si tal gasto o costo procede de un pago directo hecho al tercero durante el
año o si procede de la amortización que se hacen a las cuentas de “gastos pagados por anticipado”.

Para ello, al momento de hacer “amortizaciones”, se podrían tomar medidas como las siguientes:

1. Debitar las respectivas cuentas de costo o gasto, no con el mismo Nit e identificación
del tercero con el que figuraban los valores en la cuenta 1705, sino con otro Nit
especial (por ejemplo:”9999999-Amortizaciones”).
2. Crear, dentro de la subcuenta de 6 dígitos del gasto que tiene creado el PUC, otra
subcuenta de 7 u 8 dígitos, para controlar que se trata de un “gasto” que procede de
las amortizaciones de los valores hechos inicialmente en las cuentas 1705, y pudiendo
en este caso usar el mismo Nit con que figuraba el tercero en la cuenta 1705 (todo
para mayor control de quienes auditan los balances). Solo que en este caso, con la
subcuenta de 7 u 8 dígitos, se sabrá que esa información del costo o gasto allí
registrada, no se va a reportar a la DIAN como un pago hecho al tercero, sino como un
gasto que proviene de amortizaciones.

Ejemplo

Para mayor claridad, pensemos en la siguiente situación, la empresa “Ejemplo S.A.” en Octubre de
2005 pagó a la empresa “Arriendos SA” con Nit 800.999.000 un valor de $12.000.000 que
corresponde a los arriendos anticipados de Octubre de 2005 a Marzo de 2006. En el mismo mes de
Octubre de 2005, pagó a la empresa “Inmobiliaria S.A.” con Nit 800.123.234 un valor de $1.000.000
por arriendo de un local usado solo en ese mes de Noviembre de 2005.

En las contabilizaciones de tales pagos, la empresa “Ejemplo S.A.” afectaría las siguientes cuentas:

Cuenta Tercero/Nit Db Cr

170525-Gastos Arriendos S.A, Nit $12.000.000

pagados por 800.999.000
anticipado
arriendos

512010-Gasto Inmobiliaria SA, Nit $1.000.000

arriendo 800.123.234
construcciones y
edificaciones

111005 Bancos $13.000.000

En las amortizaciones que se hacen entre octubre de 2005 y diciembre de 2005, por los valores
pagados a la empresa “Arriendos SA”, los registros quedarían así :

Cuenta Nit Db Cr

51201001 -Amortizaciones de arriendos prepagados “Arriendos S.A”, $6.

sobre construcciones y edificaciones Nit.800.999.000 00
0.0
00

170525-Gastos pagados por anticipado arriendos “Arriendos S.A”, $6.

Nit.800.999.000 00
0.0
00

Nótese que la cuenta del gasto afectada (cuenta 51201001) es una subcuenta de 8 dígitos la cual
quedaría como subcuenta dentro de la otra cuenta de 6 dígitos “512010-Gasto arriendo de
construcciones y edificaciones”. Se crea esa subcuenta especial de 8 dígitos para poder registrar allí,
con el mismo Nit del tercero, el valor de las amortizaciones y poder hacer los cruces internos entre lo
acreditado en la cuenta 170525 y lo debitado en la cuenta 51201001.

Por ser una subcuenta especialmente creada para los fines de los procesos de amortización, se sabrá
que tal valor no es un valor pagado al tercero “Arriendos S.A.” durante el 2005. El valor pagado al
tercero “Arriendos S.A.” durante el 2005 es el total de los $12.000.000 llevados en Octubre de 2005
al débito de la cuenta 170525. Así mismo, el otro tercero usado en nuestro ejercicio (Inmobiliaria
S.A.), como está registrado solo en la cuenta de 6 dígitos (512010), ese sí es un tercero del que se
podrá informar que en el año 2005 se le pagó $1.000.000.