DESARROLLO DE UNA HERRAMIENTA WEB PARA

FACILITAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA

PROPIEDAD HORIZONTAL

Luis Alberto Álvarez Gutiérrez

SENNOVA, SENA, lualagu@misena.edu.co
Ana Alexandra Pino Martínez
SENNOVA, SENA, apinom@sena.edu.co
Luis Fernando Giraldo Ramos
SENNOVA, SENA, fgiraldo2000@yahoo
David Alonso Rúa Roldan
SENNOVA, SENA, davidrua007@hotmail.com

En la actualidad existen herramientas para la gestión administrativa en la propiedad horizontal, que en la mayoría
de los casos son sistemas administrativos de pequeñas y/o medianas empresas adaptados, estas plataformas vienen
empaquetadas y poseen características tanto administrativas como contables. Para su correcto funcionamiento el
administrador o la persona que interactúe con el sistema, requiere conocimientos tanto de sistemas informáticos
como contables, esto para el administrador suscita un aprendizaje, conocimiento y capacitación específica para
llevar a cabo la gestión administrativa de manera correcta. Desde el programa de formación tecnológico en Gestión
de la Propiedad Horizontal, se tomó como iniciativa, el diseño e implementación de una herramienta web para
facilitar la gestión administrativa de Propiedad Horizontal, como un beneficio para los administradores, consejo de
administración y comunidad en general, agilizando los procesos y maximizando el beneficio económico, ya que se
ha identificado que la forma tradicional de llevar y conservar los documentos se realiza físicamente en archivadores,
lo que puede generar su pérdida y deterioro, el proceso de búsqueda se hace lento y dificulta la trazabilidad en la
atención de otras actividades necesarias para el bienestar de los copropietarios. El desarrollo de esta herramienta
se realizó con la metodología cloud computing, a través de varias fases que permitieron la caracterización de los
servicios administrativos en las propiedades horizontales según la normatividad, se recolectó la información de los
procesos administrativos y contables, finalmente, se diseñaron los módulos requeridos para su correcto
funcionamiento. Esta herramienta contribuye en la eficacia y eficiencia en los servicios prestados a los usuarios ya
que permite la entrega de información de manera oportuna y confiable.

Palabras clave
Gestión, trazabilidad, herramienta web, propiedad Horizontal.
1 Introducción
Desde sus inicios los administradores de Propiedad Horizontal se han hecho cargo de velar por
cada uno de los aspectos fundamentales en el cuidado, cobro e implementación de normas de
convivencia básicas dentro y fuera de la propiedad horizontal. Teniendo como objetivo principal
la armonía entre todos los involucrados, la parte financiera y contable, los propietarios e
inquilinos. Todo esto ha cambiado con el pasar de los años, haciendo de la administración una
profesión de gran demanda en el país, esto se debe al constante crecimiento vertical del país con
la construcción de edificios, conjuntos y apartamentos que solicitan la presencia de un
administrador que delimita horarios, reglas, y permisos en zonas comunes, estados de cuenta,
pagos y atrasos en las cuentas por cobrar. Con esto las funciones y responsabilidades continúan
adquiriendo cierto grado de complejidad, lo que permitió identificar las principales necesidades
de las partes involucradas y brindarles una solución oportuna.
Teniendo en cuenta que el empresario de hoy debe desarrollar los mecanismos para mantener
el control de todas las operaciones sin estar involucrado necesariamente en el día a día; debe
hacer sugerencias y mantenerse informado; debe delegar en personal idóneo numerosas tareas
y dedicarse a la gerencia, a la innovación, a liderar y a darle cuerpo a la planeación estratégica
y tener la información actualizada (Pérez, 2014) Las preguntas que se realizan a la hora de
evaluar las funciones de los administradores de Propiedad Horizontal son: ¿qué se hace? ¿cómo
se está haciendo? ¿tiene oportunidad de mejora? ¿cómo mejorarlo? Con estas pequeñas
preguntas se identifica la necesidad de desarrollar una herramienta web para facilitar la gestión
administrativa en la propiedad horizontal con el objetivo de dar un valor agregado a la calidad
de las funciones de los administradores, disminuir las inconformidades de los copropietarios y
mejorar la convivencia y tranquilidad.
Propiedad Horizontal en Colombia.
En los edificios y conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal, se estableció que la
arista principal se funda en el tipo de responsabilidad que recae sobre el representante legal de
la propiedad horizontal (administrador) y la forma de proceder para conminar su actuar (Torre
Morales, 2016) El administrador es gran protagonista de la creación de estas leyes ya que se le
confieren unas responsabilidades legales, como se evidencia en el capítulo XI de la ley 675 de
2001, esta persona se encarga de planear, organizar, dirigir personas, gestionar y controlar los
recursos financieros y materiales de la copropiedad, pero la dirección de la propiedad no está
entre sus funciones como podemos interpretar en el artículo 50 de la ley citada.(Colombia.
Congreso de la República, 2001) Esta persona es designado por la asamblea general de
propietarios, en el mismo artículo se hace énfasis en que también lo puede nombrar el consejo
de administración en donde exista, el tiempo en que permanecerá el administrador lo define
cada propiedad en su reglamento interno creado con anterioridad, cabe resaltar que uno de los
desafíos más importantes en el funcionamiento, operación de las empresas y organizaciones, es
el de lograr administrar y gestionar de la mejor manera posible los recursos financieros. Esta
tarea es crucial desde la perspectiva de que todas las actividades que se desarrollan en la
organización, inevitablemente deben materializarse en una expresión monetaria que consolidada
y estructurada representa el caminar de la institución y el reflejo de su desempeño. (Terrazas
Pastor, 2009). Dentro de las funciones que se enuncian las más destacadas son que el
administrador vigila de forma integral la contabilidad de la propiedad, representa de forma
judicial y extrajudicial de la persona jurídica (Propiedad), todos los balances, las actas y registro
de propietarios y residentes están sometidos a la aprobación del mismo, ejecución de todos los
actos administrativos y poder de convocatoria dentro de la propiedad.
La creación del consejo de administración en una copropiedad de uso comercial, residencial o
mixto, es obligatorio en caso de que la persona jurídica cuente con más de 30 bienes privados,
excluyendo parqueaderos o depósitos, en el artículo 53 de la ley 675 de 2001 también se aclara
que en caso de que este número no se supere, la creación de este queda a decisión de los
propietarios.(Colombia. Congreso de la República, 2001)
Todos los procesos realizados en su momento fueron novedosos y con valor agregado, como la
implementación de los archivadores (A -Z), sellos de tinta, recibos de consignaciones físicas,
etc. Con el pasar del tiempo, se busca que los procesos llevados a cabo tengan una veracidad
inmediata en la administración, por tal motivo se propuso el diseño e implementación de un
software para la administración de la Propiedad Horizontal como apoyo eficaz y oportuno para
sus actividades diarias, ya que en la actualidad se utilizan herramientas que no están diseñadas
para los administradores, pero estos de forma ingeniosa han logrado adaptarlas para sus
funciones, frente a esta situación es de suma importancia tener en cuenta que las tecnologías de
información y la comunicación (TIC) constituyen una herramienta indispensable para la
organización interna de cualquier empresa, su implementación permite un importante ahorro de
tiempo y recursos, ya que permiten simplificar y agilizar la toma de decisiones y los procesos
de gestión(Combita Niño & Ariza Colpas, 2015).
La incorporación de nuevas tecnologías presupone la reducción de los ciclos de vida de
tecnologías ya existentes, y trae consigo transformaciones en los estilos de vida de las personas,
las prácticas de consumo, las relaciones interpersonales y, por consiguiente, cambios en las
condiciones de supervivencia y competitividad de las empresas. (Cuesta Sainz, Alonso, Tuesta,
& Fernandez de Lis, 2014) Otro punto importante son sistemas de gestión administrativa que
están volviéndose indispensables a gran velocidad, para la planificación, la toma de decisiones
y el control en cualquier tipo de organización. La velocidad y exactitud con que los usuarios
pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal
determina el nivel de gestión de la empresa(Carrion Espinosa, 2016), pero los cambios que
afrontan las empresas en la actualidad conducen a analizar y distinguir diversas estrategias que
les permitan optimizar sus procesos organizacionales de tal forma que se puedan considerar
como competitivas e innovadoras (Erazo & Aguilera, 2011) y para la propiedad horizontal es
de suma importancia la incorporación de estos procesos dentro de su administración.
La importancia de la información, de tal forma que se puedan obtener datos cuantitativos en
cualquier momento, de manera rápida, eficaz y del periodo que se necesite. Para poder lograr
esto, los administradores deben estar capacitadas en el uso de las herramientas tecnológicas que
se presentan en la actualidad, (López Baena, Valcárce Cases, & Barbancho Medina, 1987)con
el manejo de las tecnologías de la información (TIC) podemos contar con la información en
todo momento, desde un ordenador de mesa, Tablet o Smartphone, sin importar el hecho si se
encuentra a miles de kilómetros de la empresa. Siendo así una empresa capaz de competir en el
siglo XXI.

METODOLOGÍA
Amatista Ph fue desarrollado bajo la modalidad de desarrollo en la nube debido a que la
computación en la nube o “cloud computing” es un término que engloba la evolución de varios
aspectos relacionados con las tecnologías de la información, las redes de telecomunicaciones y
la evolución de los microprocesadores, siendo la virtualización no abstracción del hardware la
más relevante. A partir de software de virtualización es posible que una aplicación se ejecute
en varias máquinas distantes al mismo tiempo, o que los recursos hardware de un equipo
(como la CPU, memoria, tarjetas de red, entre otras) (Cuesta Sainz et al., 2014) todos estos
desarrollos se pueden compartir por distintas aplicaciones y sistemas operativos a la vez. Este
concepto que en la última década ha hecho eco en el campo de la tecnología y la información se
permitió la conexión y acceso a la información desde cualquier lugar sin importar el dispositivo
que se esté utilizando(Cooperberg, 2002)

Información técnica de desarrollo:

Fase de análisis:
Dentro el desarrollo de la fase de análisis se identificó que la mayoría de sistemas para Propiedad
Horizontal estaban basados en sistemas para empresas, no contaban con la terminología ni con
algunos conceptos adecuados que son propios de la Propiedad Horizontal debido a esto de inicio
con la selección de los módulos requeridos para el sistema, consultas sobre su funcionamiento
en otros sistemas administrativos parecidos.
Fase de diseño
En esta fase se desarrollaron las bases del software, esquemas de bases de datos e datos, bocetos
del diseño que tendría esta primera versión,
Fase de desarrollo:
En esta fase se toma toda la información para iniciar los elementos de software iniciando con la
base de datos cuya función principal es almacenar la información suministrada por los conjuntos
residenciales, aquí es importante contar con una herramienta potente, escalable y el desarrollo
se soporta sobre una base de datos relacional de tipo servidor, la tecnología que se utilizo fue
SQL SERVER, una base de datos robusta y empresarial, la cual proporcionó una mayor
flexibilidad, escalabilidad, confiabilidad y seguridad en la aplicación permitiendo la facilidad
de crear y desplegar, reduciendo la complejidad involucrado en la gestión de bases de datos,
seguido construyo un núcleo de tipo servidor con lenguajes de tipo servidor como ASP.net,
algunos complementos en VB.net y C# como se relaciona en la figura 1.
Figura 1. Estructura del Software.

Fuente: Elaboración propia

Resultados
Amatista Ph se desarrolló bajo los lineamientos de la ley 675 del 2001 que permite a las
organizaciones que administran propiedad horizontal controlar y cuantificar los eventos
administrativos en los que incurre al desarrollar su actividad, facilitando conocer de forma
inmediata, la cartera, el proceso de facturación, obtener informes rápidos que puedan servir de
apoyo a contabilidad y exportar contenidos de información en formatos planos donde se
requiera. En la figura 2 se muestra el inicio de sesión que contiene el proceso de ingreso a la
plataforma de Amatista PH, mediante cuentas de usuario, permite el ingreso de diferentes
usuarios con diferentes roles dentro del sistema se expone el inicio del programa, desde allí se
visualizan los principales módulos del sistema.
Figura 2. Inicio de sección

Fuente: Elaboración propia

En la figura 3 estructuran todas las herramientas de análisis de cartera, bancos y cajas, flujo de
caja, presupuestos, programa de pagos.

Figura 3. Herramientas para la Administración

Fuente: Elaboración propia

En esta figura 4 se almacenan y se genera informes o reportes que genera el sistema, tanto para
los copropietarios como para la administración como se describe a continuación
En el módulo Contable: Se almacena la información y se gestiona toda la información contable,
Amatista PH genera información básica de Plan Único de Cuentas, ayudado por el contador o
el sistema genera la información automáticamente.
Módulo de Configuración: Es la parametrización del sistema, allí se almacena y gestiona toda
la información de configuración del sistema.
Modulo Administrativo: Es el área administrativa de la copropiedad, en él se encuentra la
información relacionada a los bancos y cajas, a la facturación de las cuotas de administración
que se genera en la copropiedad, información de los presupuestos, el análisis de cartera general
e individual y demás información relacionada al área administrativa.

Figura 4. Informe y Reportes

Fuente: Elaboración propia

Conclusiones

Este sistema está diseñado para proporcionar agilidad, certeza y fácil manipulación de la
información y de los procesos en que se tienen que llevar a cabo en el manejo administrativo de
una propiedad horizontal contribuyendo en la eficacia y eficiencia a los usuarios. Evitando
pérdidas por deterioro de los soportes, el manejo de los documentos queda soportado por
documentos electrónicos, muy similares a los de papel, facilitando su conservación y utilización.
De igual manera permite acceder a la información de forma inmediata y confiable.
El desarrollo de Amatista PH nace para cubrir la necesidad que demanda el mercado de la
gestión administrativa de propiedad horizontal, en edificios y/o conjuntos de uso residencial y/o
comercial facilitando a las organizaciones ingresar información general de los copropietarios,
su facturación y análisis de cartera, proveedores y pagos, bancos y cajas, generar
comunicaciones internas para los copropietarios, reservar espacios comunes (Salón social,
espacios de gimnasio) entre otros. Los sistemas de gestión administrativa están volviéndose
indispensables a gran velocidad, para la planificación, la toma de decisiones y el control en
cualquier tipo de organización. La velocidad y exactitud con que los usuarios pueden recibir
información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determina el
nivel de gestión que se está adelantando en la copropiedad.
Agradecimientos
Al Centro de Servicios y Gestión Empresarial, a la líder de SENNOVA Sandra Velásquez
Restrepo, Equipo de instructores de la tecnología en Propiedad Horizontal de la ficha 1376471,
al semillero de investigación SIPI y al grupo de investigación GIGAT.

Referencias
Carrion Espinosa, E. K. (2016). Unidad académica de ciencias empresariales carrera de
administración de empresas. UTMACH.
Colombia. Congreso de la República. (2001). Ley 675 de 2001.
Combita Niño, H. A., & Ariza Colpas, P. P. (2015). Análisis y desarrollo de un software web
para la gestión y fomento de la investigación en instituciones de educación superior en
Colombia : « educaras cloud ». Ingenuim, 32, 71–88.
Cooperberg, A. F. (2002). Las herramientas que facilitan la comunicación y el proceso de
enseñanza-aprendizaje en los entornos de educación a distancia. RED. Revista de
Educación a Distancia, 3, 35. Retrieved from
http://www.um.es/ead/red/3/cooperberg1.pdf
Cuesta Sainz, C., Alonso, J., Tuesta, D., & Fernandez de Lis, S. (2014). El desarrollo de la
industria del cloud computing : impactos y transformaciones en marcha. Economia Digital,
(January 2016).
Erazo, S., & Aguilera, A. (2011). Herramientas TIC como apoyo a la gestión del talento humano.
Cuadernos de Administración, 27(46), 141–154.
López Baena, A. J., Valcárce Cases, M., & Barbancho Medina, M. (1987). Indicadores
Cuantitativos y Cualitativos para la Evaluación de la Actividad Investigadora : Indicadores
en Cuantitativos y Cualitativos. Cuadernos IRC, 1–13. Retrieved from
http://www.uca.es/serv/consejo_social/doc/transferencia14.pdf