Ensayo

Por Gerson Altamirano

Importancia del archivo

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos,

que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una
Información Útil. Los archivos son una  parte fundamental de cualquier empresa u otro
lugar, ya que sin ellos no hay ni historia ni memoria de lo que es  o será, y ya sabemos lo
importante que son los soportes en todas las actividades administrativas. Pese a esto,
muchas personas olvidan las necesidades que suplen para todas las dependencias de una
compañía. Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean
vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos
organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que
necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de
conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales,
facilitando los procesos de educación, investigación y empresariales, garantizan la
protección de los derechos judiciales, fiscales e incluso de los derechos humanos

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación
y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones,
Es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un
patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

Si, vamos hacia atrás en la historia es muy importante conocer los archivos desde su
nacimiento y saber cómo fue evolucionando a través del tiempo. Tanta ha sido la necesidad
de plasmar cualquier tipo de información que desde las civilizaciones antiguas como los
Sumerios, Babilonios, Egipcios y Romanos se fue dando poco a poco una evolución en su
manera de realizarlo, desde piedras, arcilla, madera tallada y ahora en los tiempos
modernos se han desarrollo nuevas tecnologías como: internet, correos electrónicos y las
bases de datos que son programas diseñados especialmente por las entidades, para la
optimización y digitalización de documentos físicos, que producen un backup (copia de
seguridad) que ofrecen beneficios como la entrega de información casi que inmediata a
través de ingresar un código fuente o de un numero de radicado en la plataforma del
sistema; todo esto contribuye a que los documentos del archivo físico, no pasen de mano en
mano y a sí sean menos maltratados, también reduce el gasto en papelería.

Es importante conocer que el estado colombiano reglamento una ley para la administración
del archivo en general. Siendo la ley 594 del 2000 la que establece El Archivo General de
la Nación  que es una entidad a nivel nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada
de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, también tiene la función
de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva. Otra de las
funciones de la AGN es encargarse de dar las pautas a las entidades públicas que manejan
un archivo público y entidades privadas que manejan un archivo con información que tenga
un interés público.
Para resaltar la importancia de los archivos hay que comprender que:

Que los archivos son los que custodian decisiones, actuaciones, que ganan valor y
significado histórico al pasar el tiempo. Los documentos que son guardados en los archivos
reconocidos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y
la transparencia de las actuaciones. Deben estar a cargo de una persona experimentada  para
garantizar una gestión eficaz, responsable y transparente, para proteger los derechos de las
personas al uso de la información. Los archivo deben contar con soportes en los que los
documentos son creados y conservados: puedan ser en papel, audiovisual, digital y otros de
cualquier forma. También se de procurar brindar recursos adecuados para asegurar la
correcta gestión de los archivos.