ACTIVIDADES DE CADA UNO DE LOS PROCESOS DEL P.G.D.

La producción de documentos al interior de las empresas exige en sí misma, regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes
procesos administrativos. En eso se enfocan los 8 pasos de la gestión documental en archivo, teniendo en cuenta aspectos o criterios de los
procesos, actividades a desarrollar y tipo de requisito definido tales como:

1. Administrativo: Necesidades cuya solución implica actuaciones organizacionales propias de la entidad.

2. Legal: Necesidades recogidas explícitamente en normatividad y legislación.
3. Funcional: Necesidades que tienen los usuarios en la gestión diaria de los documentos.
4. Tecnológicos: Necesidades en cuya solución interviene un importante componente tecnológico. 

Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y de
la información, a fin de garantizar su acceso y conservación. Dichos pasos tienen como objetivo el crecimiento exponencial de las empresas.

Procesos de la gestión documental

Planeación

Definir las actividades orientadas a la planeación, generación y valoración de documentos en cumplimiento con el contexto administrativo,
legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y
su registro en el sistema de gestión documental.3

Alcance: Aplica a todos los documentos generados y recibidos por la entidad.

Tipo de requisito: A = Administrativo, L = Legal, F = Funcional, T= Tecnológico

Lineamientos del proceso de gestión documental: Planeación

TIPO DE
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
REQUISITO
A L F T
Actualizar, socializar, aprobar y publicar el Programa de Gestión
Documental. X X
Revisar, actualizar y publicar el Plan Institucional de Archivos de la
X X
Entidad – PINAR.

Revisar, actualizar y publicar el Plan de Conservación Documental. X X X X

Elaborar plan de preservación digital a largo plazo. X X X X

Implementar las TRD del IDEP previamente aprobadas y
convalidadas.
X X X
Administración Actualizar el índice de información clasificada y reservada.
Documental X X X X
Elaborar procedimiento de planeación.
Desarrollar los programas establecidos en el PGD. X X X X
Gestionar la convalidación de las TVD, por el consejo Distrital de
Archivos de Bogotá. X X
Establecer un modelo de requisito para documentos electrónicos
X X
Elaborar las Tablas de control de Acceso para el establecimiento X X X X
de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y
seguridad aplicables a los documentos.

Directrices para la Identificar las funciones de cada unidad administrativa a fin de

creación y diseño de
documentos.
Sistema de Gestión de
Documentos electrónicos
de Archivo - SGDEA
ejercer control sobre la producción documental, la cual se debe
elaborar en los formatos que correspondan, garantizando el
acceso, conservación y preservación de la información (actividad
terminada). X X
Revisar y mantener actualizado los documentos publicados en el
proceso de GD-07 Gestión Documental del SIG.
X X
Realizar un análisis orientado a determinar
la
X X
necesidad de optimizar y automatizar los procesos de la gestión
documental e implementar el SGDEA.
Establecer los lineamientos que permita el desarrollo de los
procesos de la Gestión Documental Electrónica - SGDEA,
armonizado con los demás sistemas de la entidad. X X
 Definir mecanismos para la integración de documentos físicos y
electrónicos. X X

Asignación de Metadatos Definir los metadatos de los tipos de información recibida o

X X
producida (contenido, estructura, contexto).
Mecanismos de Establecer criterios para la autorización y uso de firmas
Autenticación X X
electrónicas en la entidad.

Producción:

En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y
funcionabilidad en los procesos en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura, soportes y medios
de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro
de recursos.

Alcance: Aplica a todos los documentos generados y recibidos por y en la entidad.

Tipo de requisito: A = Administrativo, L = Legal, F = Funcional, T= Tecnológico

Lineamientos del proceso de gestión documental: Producción

TIPO DE
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
REQUISITO
A L F T
Defina la estructura, las condiciones diplomáticas (internas y X X X
externas) el formato de preservación, el soporte, el medio las
Estructura de técnicas de impresión, el tipo de tinta, calidad del papel y demás
los Documentos condiciones que se requieren para elaborar los documentos de
archivo.
X
Describa las instrucciones para el diligenciamiento de formas,
formatos y formularios de la entidad.
Determine los mecanismos de control de versiones y aprobación de X X
Forma de Producción documentos para facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento
o Ingreso de la trazabilidad desde su creación hasta el momento de su
aprobación y firma.
Haga uso adecuado de la reproducción de documentos con el fin de X
reducir los costos derivados de su producción.
Defina los lineamientos para uso de formatos abiertos en la X X
producción de documentos electrónicos.
Diseñe los mecanismos (planillas, registros, entre otros) para la X X X
recepción de los documentos físicos o electrónicos producidos por
los ciudadanos para que sean incorporados a la sede electrónica o
Áreas competentes para el al sistema implantada en la entidad.
tramite
Garantice el control unificado del registro y radicación de los X X
documentos tramitados por la entidad independientemente de los
medios y canales disponibles
Señale directrices encaminadas a lograr la simplificación de X X
trámites de la entidad y facilitar su automatización.

Disponga de los dispositivos tecnológicos destinados al área de X

archivo para la digitalización de los documentos.
Gestión y Trámite Documental:

Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las
funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel de relevancia y la calidad y
facilidad del acceso que este debe tener, así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su intervención en los distintos
procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial, se debe analizar la documentación de manera integral y dar revisión
a los trámites en los que se involucre al documento en cuestión, así como su nivel de relevancia, utilidad constante, y cuidar la calidad y
facilidad de acceso (patrones para motores de búsqueda).

Alcance:
Comprende las actividades relacionadas con la producción, recepción, radicación, distribución y tramité de las Comunicaciones oficiales
enviadas o recibidas, mediante un sistema de información documental que permita el control, seguimiento y acceso de la documentación
desde su radicación hasta el cumplimiento y/o solución del asunto.

Lineamientos del proceso de gestión documental: Gestión y Trámite Documental

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
Implementar mecanismos para la entrega de los documentos a los X X X
Registro de respectivos usuarios internos y externos previamente
Documentos caracterizados.

Haga entrega de los documentos a las instancias internas y X

Distribución externas destinatarias siguiendo el procedimiento dispuesto para X
tal fin.
Los funcionarios tienen acceso a la información radicada por
medio del módulo de radicación SIAFI.
Normalizar el proceso de consulta y préstamo documental del
Acceso y Consulta Archivo central.
Implementar tablas de control y acceso a la información.

Control y Seguimiento
X X
Establecer mecanismos para realizar seguimiento y control a la
atención de las comunicaciones oficiales y a las a las PQRS.
Realizar seguimiento y control a la devolución de los préstamos
documentales.

X X X
 Organización:

Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su
categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo al que será
designado. Lo anterior a fin de establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de vida.

Alcance:

Incluye los pasos a seguir para la organización de los documentos en las etapas de Archivo de Gestión y Archivo Central.

Lineamientos del proceso de gestión documental: Organización

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la TRD
convalidadas. El desarrollo del procedimiento involucra:

Identificar las series, subseries y tipos documentales que son

producidos, recibidos o conservados como soporte a las funciones
asignadas a cada dependencia.

Aspectos generales Identificar criterios para la clasificación documental, así como la

(Clasificación, publicación de los instrumentos de clasificación: Cuadros de
Ordenación y Clasificación Documental – CCD y Tablas de Retención Documental –
Descripción) TRD. X X

Elaborar procedimiento para la organización documental.

Llevar el control y registro de la información producida en las unidades

administrativas en el Formato Único de Inventario Documental
establecido por la entidad; así como la marcación de las unidades de
conservación, según lo establecido en las TRD.

Transferencia:

Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura,
conservación y conversión, ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).
Alcance:

Comprende las transferencias documentales primarias y secundarias, realizando actividades de punteo de inventarios, para validación de: la
estructura, formato, organización de los expedientes y su calidad técnica, para documentos físicos y electrónicos.

Lineamientos del proceso de gestión documental: Transferencia

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
Aplique las directrices y los procedimientos señalados por el AGN
X
para la realización de las transferencias primarias y secundarias
de conformidad con los tiempos establecidos en las TRD
Preparación de la Tenga en cuenta lo establecido por el AGN para la transferencia de X
Transferencia
documentos electrónicos de archivo, de forma que se asegure su
integridad, autenticidad, preservación y consultar a largo plazo.

Verifique la aplicación de los procesos de clasificación y

X
ordenación de los expedientes, así como las condiciones
Validación
de la Transferencia adecuadas de empaque, embalaje para el traslado y entrega
formal de las transferencias documentales.

Una vez se tenga establecido el Sistema de Gestión de

Documentos electrónicos de Archivo – SGDEA, se realizarán las
siguientes actividades:

Elaborar procedimiento para la aplicación de las técnicas de

migración, refreshing, emulación o conversión, a fin de
Migración, Refreshing, prevenir la degradación o pérdida de información electrónica. X X
emulación o conversión
 Establecer estructura y procedimiento para transferencias de
documentos electrónicos de archivo, de forma que asegure
su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo
plazo.

Definir los metadatos que faciliten la recuperación de

información, física y electrónica de las series documentales.
Metadatos Incluir los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los X
documentos físicos y electrónicos de las series documentales
transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte
electrónico en el SGDEA
 Disposición de Documentos:

Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación;
teniendo como base las tablas de retención y valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos de vida
de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su
eliminación y destrucción.

Alcance:

Parte de la selección de documentos hasta la aplicación de su disposición final, según tiempos establecidos en las TRD y
TVD del IDEP.

Lineamientos del proceso de gestión documental: Disposición de Documentos

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
 Elaborar procedimiento para la disposición final de los
documentos físicos.

 Elaborar procedimiento para la disposición final de los

documentos electrónicos.

 Aplicar la disposición de documentos descrita en las TRD,

una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.

 Aplicar la disposición de documentos descrita en las TVD,

una vez convalidadas y cumplidos los tiempos de retención.

Directrices Generales  Definir la metodología y el plan de trabajo para la aplicación X X X X

de la selección, y las técnicas de conservación total (la
microfilmación y/o Digitalización).

 Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción

segura y adecuada de los documentos físicos con esta
disposición final.

 Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción

segura y adecuada de los documentos electrónicos con esta
disposición final.

Conservación total, Determine la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios X X X X
selección y microfilmación y el plan de trabajo para la aplicación de la conservación total, la
y/digitalización selección, la microfilmación y/o digitalización.
Eliminación  Defina un procedimiento que garantice la destrucción X X X X
segura y adecuada de los documentos físicos y
electrónicos.
X X X X
 Formalice la eliminación la eliminación de documentos
mediante actas aprobadas por el Comité Institucional.

 Mantenga disponible las actas de eliminación y el X X X X

inventario correspondiente para dejar la trazabilidad de
las actividades realizadas.
  Generar Acta de eliminación, así como relación de
información a eliminar el en FUID. La eliminación de X X X X
documentos debe estar aprobada por el comité interno de
archivo del IDEP.

 Garantizar la publicación de los inventarios y actas de los X X X X

documentos eliminados en la página web del IDEP.

Preservación a Largo Plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión
documental y archivo, con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se implementan los medios
y formas para la conservación de la información.

Alcance:

El procedimiento de preservación a largo plazo aplica desde la conservación de los documentos en los archivos de gestión,
pasando por la preservación y aplicación de técnicas preservación de documentos físicos, electrónicos y digitales.

Lineamientos del proceso de gestión documental: Preservación a Largo Plazo

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
Implementar el plan de conservación documental para los
documentos físicos, considerando los programas, procesos y
procedimientos relacionado con la
conservación preventiva, conservación y restauración
X X X X
documentales.
Elaborar procedimiento de preservación a largo plazo. X X X X
Sistema Integrado de Implementar el plan de Preservación Digital a largo plazo
conservación orientado a los documentos digitales y electrónicos; considerando
las estrategias, procesos y procedimientos, garantizando la
autenticidad, integridad, confidencialidad, y la conservación a
largo
plazo de los documentos electrónicos de archivo, de acuerdo con X X X X
las TRD y TVD.
 TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
Definir mecanismos para salvaguardar los documentos
electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la
actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de
funcionamiento del SGDEA. X X X

Establecer los requisitos para la preservación y conservación de

Seguridad de la los documentos electrónicos de archivo, garantizando la
información preservación en el tiempo,
longevidad de los medios de almacenamiento, valoración,
X X X
vulnerabilidad y disponibilidad.

Identificar las necesidades de preservación de los documentos

electrónicos y determinar los criterios, métodos de conversión
refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier
pérdida de información, asegurando el mantenimiento de las
características de integridad.
X X X

Valoración:

Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a establecer su
relevancia al interior de la empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.
Alcance:

Inicia con la planeación de los documentos, es permanente durante el ciclo de vida del documento hasta la aplicación de las
técnicas de disposición final.

Lineamientos del proceso de gestión documental: Valoración

TIPO DE
REQUISITO
ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESRROLLAR
A L F T
Evalúe las características de la diplomática documental y las
condiciones técnicas de producción de los documentos físicos y
X X X X
electrónicos para decidir su conservación total.
Elaborar procedimiento para el proceso de valoración documental, X X X X
el desarrollo del procedimiento involucra.
Directrices generales
Revise la producción documental de las áreas en términos
cuantitativos y cualitativos para identificar lo documentos que X X X X
tienen valores primarios y secundarios.

Analice la frecuencia de uso y consulta de los documentos y el

impacto que pueda generar en la investigación sobre la historia y
genealogía institucional como base para determinar los valores X X
secundarios de los documentos.
 Evaluar las características de la diplomática documental y las
condiciones técnicas de producción de los documentos
físicos para decidir su conservación total.

 Analizar los documentos que informan sobre el desarrollo,

estructura, procedimiento políticas de la entidad para
determinar criterio de valoración.

 Analizar el contexto funcional, social, cultural y normativo de

la entidad para definir los valores primarios y secundarios de
los documentos físicos y electrónicos.

 Analizar la frecuencia de uso y consulta de los documentos y

el impacto que puede generar para la investigación, sobre la
historia, la cultura y la genealogía institucional como base
para
determinar los valores secundarios.