Los archivos

Presentado por: María Fernanda Ortiz Palencia

Presentado a: Blanca Eugenia Tarazona Sánchez

Técnico Laboral Asistencia Administrativa

Multitech
Bucaramanga
2019

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 Los archivos

Los archivos, son importantes debido a que son parte fundamental de cualquier empresa,
pues, sin ellos no hay historia ni memoria, además de esto los soportes en todas las
actividades administrativas son importantes para poder llevar un control y tomar decisiones
basadas en antecedentes y así evitar errores en dicha empresa.

Dentro de este marco, es significativo conocer el origen y la evolución de los archivos; todo
comienza en la prehistoria cuando el hombre conoce el primer archivo el cual fue su propia
memoria, esta tenía como finalidad registrar los hechos y las experiencias para reutilizarlos
convenientemente. El hombre descubrió e inventó muchas cosas mediante su desarrollo y
evolución, pero uno de los inventos más importantes fue la escritura, está la creó
principalmente mediante símbolos, los cuales le permitieron dibujar gestos y objetos de su
contexto, dando así origen a una escritura incipiente, denominada protoescritura, mediante
esta documentación escrita trasmitía toda una serie de información actual o pasada, como
ideas, sentimientos, creencias, experiencias, entre otras cosas, hacia otras personas, en
resumen, el registro de las manifestaciones de actividad social del ser humano en diversos
medios de soporte sobre sus actos, logros o metas serían de alguna forma los archivos
iniciales en la prehistoria.
Por otro lado, en el año 4000 A.C, en el Antiguo Oriente Mesopotamia, el hombre

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desarrolla diversas formas de organización social y una escritura ideográfica que se
encuentran registradas en documentos sobre ideas de gobierno, poder político, religión,
derecho elaborados en soportes diferentes al papel. Dentro de este orden de ideas, es
importante resaltar que en Mesopotamia se han encontrado en estantes de madera tablas de
barro y vestigios que contenían documentos de carácter político, militar y judicial.

Ahora bien, en Egipto, China e India recubrían las columnas de los templos del clérigo con
inscripciones dirigidas a la doctrina, para la consulta de sus sacerdotes. Mientras que en el
imperio Árabe se da la existencia de grandes bibliotecas dependientes de centros de
enseñanza, desarrollándose la caligrafía y por ende adquiere prestigio. En cambio, en
Grecia, primeramente, cuando se organizó el Estado en Atenas, no había archivos, pero
había hombres memoria, los cuales daban fe de lo que se trataba en el Consejo.
Seguidamente, en el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito y se encuentran
archivos de tablillas de arcilla con documentación económica., además, se emplea el papiro
empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente, el pergamino y
la piedra de mármol cuando se quería que los documentos fueran conocidos por todos. En
relación con la idea anterior, en Grecia los documentos los guardaban en un arkheion el
cual era un edificio del gobierno donde se albergaban toda la información importante como
leyes y cuentas públicas. Además, también se fijó la creación del concepto de archivo y el
de función archivística.

Cabe resaltar que, en Roma heredaron la noción de archivo de los griegos y conservaron
sus documentos de carácter judicial en el Templo de Saturno y luego los guardaron en un
lugar denominado Tabularium, mientras que en el Templo de Júpiter conservaban
documentos diplomáticos y en el Vesta conservaban los testamentos. A propósito, las
civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en
vestigios en madera y mármol.

Posteriormente, en la Edad Media, los bárbaros destruyen los archivos del Imperio

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Romano, así mismo, en el siglo VI el pergamino sustituye al papiro como medio de
escritura, debido a que el pergamino y el lenguaje que utilizaban era costoso los
documentos se empezaron a manejar como algo sagrado, manteniéndolos en monasterios y
no cualquiera podía acceder a ellos, solamente aquellos que sabían leer y escribir la letra
carolina, por consiguiente, entre los siglos VI y XIII, se produjo una caída del documento
escrito y muy pocas personas escribían, es decir, un declive cultural.

Agregando a lo anterior, en esta época también se guardaban los documentos de

propiedades y privilegios feudales, además, se desarrollan dos instrumentos archivísticos
muy interesantes, como lo son los Registros, los cuales son libros o cuadernos donde se
transcriben documentos otorgados por una persona o entidad y por otra parte, los
Cartularios en donde se copian las cartas que se reciben.

Seguidamente, en el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento

administrativo inherente; así mismo, introdujeron una clasificación sistemática y una
clasificación cronológica y los archivos se comienzan a conservar en legajos; no obstante,
entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos
eclesiásticos con una red estructurada y organizada y archivos privados; en seguida en el
siglo XV, rescatan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar
el archivo, por esta razón, nombran archiveros casi profesionales y el primer archivo serio,
se le debe a Maximiliano I de Habsburgo. A partir del siglo XVI aparece el concepto de
archivo de Estado, de modo que, se caracterizan estos archivos por la concentración de
todos los fondos documentales dispersos y se nombra a Carlos I, como centro pionero de los
Archivos.

Luego en la Edad Moderna, los documentos adquieren tanto un valor de fuente de poder y
un valor de fuente para la historia por causa del surgimiento del concepto de Archivo de
Estado; de igual forma, se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en
cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo; y
finalmente, aparecen numerosos tratados archivísticos como el Archivo General de

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Simancas, Archivo General de Indias, Archivo en la Organización Administrativa, Archivos
de poder, Archivo los secretos del Vaticano, Archivos del instrumento del Estado y Archivo
fuente histórica española.

Después, en el siglo XIX, al inicio de la Revolución francesa es cuando se toma conciencia

de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos
nacionales, además, se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos; así
mismo, se crean las Escuelas de Archivística, se inicia la publicación periódica de los
documentos más importantes de los archivos y crece la necesidad de estudiar como
archivista; es decir se convierte en una disciplina creciente; por otra parte, Napoleón fue
quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París, seguidamente se
empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la
microforma. Así mismo, nacen dos elementos de descripción; primeramente, la analítica, la
cual hace de los documentos consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico
y en segundo lugar, la sintética, que consiste en describir la mayor cantidad posible de
documentación.

En la actualidad, los archivos son utilizados por la mayoría de las personas, en las empresas
u organizaciones tanto nacionales como internacionales y han ido evolucionando gracias a
las nuevas implementaciones tecnológicas, lo cual permite que los archivos se conserven
más, tengan una mejor organización, y reduzca el tiempo de búsqueda y consultas, ya que
permite clasificar las archivos a través de aplicaciones ofimáticas de acuerdo al tipo de
documento, ya sea por alfabeto, orden cronológico o por simplemente por temas, generando
eficiencia y eficacia en las empresas.

En cuanto a su clasificación, se pueden catalogar primeramente según su organización, esta

se subdivide en archivo centralizado, también se encuentra el archivo descentralizado,
archivo descentralizado con control centralizado y archivo descentralizado con control
descentralizado. En segundo lugar está según su uso, esta se subdivide en archivo activo,
semiactivo e inactivo. En tercer lugar está según la naturaleza, esta se subdivide en archivo

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público, archivo privado con interés público y el archivo privado y finalmente se
encuentran los archivos según su ciclo vital, en donde está el archivo en gestión, archivo
central y archivo histórico; con respecto a lo anterior, estas clasificaciones son importantes
ya que ayudan a las personas a encontrar los archivos de una forma más rápida y eficaz, así
mismo permiten organizar cada archivo dependiente del tiempo, cultura, importancia, entre
otros.

Con respecto a su categorización, según la Ley General de Archivos 594 de 2000, los
archivos se clasifican de acuerdo a la documentación que conserven. En primer lugar se
encuentra la Jurisdicción y Competencia, que contiene el Archivo General de la Nación, el
cual está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del
sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia; seguido del Archivo
General del Departamento, también, el Archivo General del Municipio y finalmente el
Archivo General del Distrito. En segundo lugar se encuentra los territoriales, los cuales
están conformados por entidades de Orden Nacional, Orden Departamental, Orden
Distrital, Orden Metropolitano, Orden Municipal, Orden Local, además de nuevas
entidades territoriales que se creen por Ley y territorios Indígenas, que se crearán cuando la
Ley los desarrolle. En tercer lugar se encuentra la clasificación por Organización del
Estado, en donde se subdivide en archivos de la Rama Ejecutiva, la Rama Legislativa, la
Rama Judicial, los Organismos de Control y los Organismos Autónomos. En cuarto lugar
está la Naturaleza o Unidad Productora que lo genere, los cuales se subdividen
primeramente en carácter público, estos pertenecen a entidades oficiales o aquellas que
derivan de la presentación de un servicio público; seguido del privado, el cual se refiere a
personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas; además, del privado de interés
público, el cual es aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la
cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Finalmente, en quinto
lugar; pero, no menos importante se encuentra la actividad o función que desempeña un
archivo la cual se clasifica en notarial, parroquial, judicial, comercial, entre otros.

Por lo que se refiere a, las cualidades de los archivos

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En conclusión, es importante poder conocer la historia de los archivos ya que nos ayuda a
enriquecer nuestro conocimiento cultural, creándonos como ciudadanos conscientes de
nuestro entorno y nuestra vida; de igual forma, estos son de vital importancia en cualquier
empresa u organización debido a que gracias a ellos se pueden tener soportes para poder
tomar decisiones y poder llevar un control administrativo sin errores. Por otro lado, se debe
tener en cuenta que a medida que pasa el tiempo la sociedad y las cosas van evolucionando
a causa de vida tecnológica, por tal forma se debe estar informado del manejo de dichos
cambios o evoluciones para no quedarnos en la vida pasada, hay que investigar sobre las
herramientas ofimáticas y saber utilizarlas para poder conservar de una mejor manera y
darle mayor vida útil a estos archivos, teniendo en cuenta que se debe emplear medidas de
seguridad para evitar pérdidas de información. Por otra parte, hay que tener consciencia que
la persona encargada de manipular,

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 Bibliografía

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 MUNDO ARCHIVISTICO. “Historia del archivo” {En línea} {15 de mayo, 2011}
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