1.

Inventario documental sea de la entidad donde labora o de una que haya investigado o
donde haya laborado.

Inventario documental de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB

Se maneja el archivo físico el cual corresponde a los trámites de PQR´s, realizados por los
usuarios de la empresa de tele comunicación prestadora de servicios fijo y de telefonía
móvil en la ciudad de Cúcuta N/S

Se maneja un inventario en Excel de la siguiente manera:

2. Paso a paso como se fue diligenciando el inventario único documental.

Se ordena los documentos físicos de manera cronológica y dependiendo del trámite

realizado o la PQR realizada, se rotulan cada documento con el CUN correspondiente
y se trascribe la información al Excel del inventario único documental.
 Se digitaliza y se guarda en sus respectivas carpetas en el sistema ordenadas
cronológicamente por ciudad, fecha y trámite correspondiente.

3. Informe de los parámetros que se deben tener en cuenta para la realización de la

transferencia.

Antes de realizar la transferencia del archivo documental de la empresa se verificar el

tiempo establecido; igualmente importante es la verificación de que los documentos estén
listos físicamente para ser transferidos:

 Retirar el material metálico.

 Retirar hojas y formatos en blanco.
 Retirar las copias o fotocopias de documentos siempre y cuando el original se
encuentre en el expediente.

Registrar en el formato único de inventario documental las series o subseries que van a ser
transferidas a final de mes a la oficina principal donde continúan con el proceso del
inventario documental y la organización del archivo documental de la empresa.