TRD

ACTIVIDAD
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL TELEPACIFICO
JESUS RUDAS HERRERA

LORENIS CADENA
JESUS ESCOBAR
JANI SANTOS
JHONATAN ORTIZ
KEIRYS GONZALEZ

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

2167441

INSTRUCTORA
PATRICIA GALVIZ
 TABL
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA - 100

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERIES DOCUMENTALES SUB SERIE

100-01-1

100-01  ACTAS

100-02-1

ACTOS
100-02
ADMINISTRATIVOS
100-02-2

MECI-MODELO
100-03 ESTANDAR DE
CONTROL DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTION
100-04
DE CALIDAD
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
O
00
RETENCION DISPOSICION FINA
SUB SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT
GESTION CENTRAL
Acta comite de gerencia -
Comunicaciones-acta comité de gerencia -
Invitaciones a comité de gerencia - Minuta 1 3 X
acta de comité

Concurso de televidentes
- Acta de entrega de premios
- Autorización de rifas de concursos
- Comunicación a producción para realizar concurso 1 5
- Informe de términos y ejecución
- Solicitud formal de clientes

Documentos de constitucion telepacifico

- Decreto de estructura organica
- Estatuto de telepacifico
- Organigrama de telepacifico 5 25 X
- Resolucion de estructura organica

- Acta de compromiso para implementar Modelo Standard

- Manual de implementacion del Modelo Standard
- Resolución de adopcion de Modelo 2 20 X
- Resolución de adopcion de implementacion de MS

- Control de documento de calidad

- Manual de calidad
- Politica de calidad
- Procedimientos documentales de las normas de calidad 2 10 X
- Registro de calidad
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
E D S

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion y en el

X archivo central, se digitaliza y por tener un valor secundario la
serie documental se hace una conservacion total.

Se hace la selección del 10 % de la serie documental y se hace la

x 10%
eliminacion del 90% .

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion y en el

X archivo central, se digitaliza y por tener un valor secundario la
serie documental se hace una conservacion total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion y en el

X archivo central, se digitaliza y por tener un valor secundario la
serie documental se hace una conservacion total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion y en el

X archivo central, se digitaliza y por tener un valor secundario la
serie documental se hace una conservacion total.
 TABLA
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL-200

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERIE DOCUMENTALES SUB SERIE

200-01-1

200-01-2

200-01 CONTRATOS

DERECHO DE
200-02
PETICION

200-03-1

200-03 INFORMES
200-04 PARQUE
AUTOMOTOR
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
FICO
A GENERAL-200
RETENCION
SUB SERIES DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO
GESTION CENTRAL
Contrato de arrendamiento
- Acta de entrega y recibo de bienes objeto del contrato
- Certificado de disponibilidad-contrato de
arrendamiento - Constancia de no saber firmar
- Contrato de arrendamiento
- Minuta de contrato 2 10

- Solicitud de resera presupuestal-contrato de

arrendamiento
- Suspencion de contrato por
imcumplimieto Contrato de compraventa - Acta de
adjudicion
- Acta de recibo a satisfaccion -
Aprobacion del ministerio de hacienda de compra de vehiculo - Cotizaciones

- Solicitud de reserva presupuestal

- Pago de
impuestos - Poliza de buen
manejo de anticipo 2 10
- Propuesta formal de venta del vehiculos
- Recibo de caja de poliza de buen manejo

-
Solicitud de auctorizacion de compra al ministerio de Hacienda-vehiculo

- Escritos de presentacion de derecho de peticion - Solicitud de

compras
- Respuesta al derecho de peticion 2 5
- Solicitud de documentos al interesado-derecho de peticion

Informe de gestion - Anexo

informes de gestion de planeacion - Informe de gestion
de planeacion - Minutas de actas de comité
de seguimientos de planes - Recibo ce
correo CNTV, contraloria general de la republica 1 2
 -
Acta debaja de vehiculos - Avaluo del
carro

- Impuesto rodamiento
1 19

- Justificacion interna de la adquisicion del vehiculo -

Propuesta formal de venta del vehiculo

- Reporte de daño del vehiculo -

Seguro obligatorio de accidentes (soat) - Tarjeta de
propiedad del vehiculo
L

DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT E M S

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion

y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
X X
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion

y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
X X
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

X procede a su eliminacion por no tener un valor
documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

X procede a su eliminacion por no tener un valor
documental.
 Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion
X X y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.
 TAB
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: OFICINA DE CONTROL INTERNO -150

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERIES DOCUMENTALES SUB SERIE

150-01-1

150-01 ACTAS 150-01-2

150-02-1
INDICADORES DE
150-02
GESTION

150-03-1

150-03 INFORMES 150-03-2

150-03-3

150-04 MAPAS DE RIESGOS

 150-05-1

PLANES DE
150-5 150-05-2
AUDITORIA ANUAL
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
FICO
E CONTROL INTERNO -150
RETENCION
SUB SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
GESTION CENTRAL
Actas de comité paritario -
Acta de comites paritario - Citaciones a
comite paritario - Estadisticas de
accidentes entregados a comite paritario
. 2 5

Actas de control interno - Acta de

comite de control interno

5 10

Planilla de índices de gestión

- Manual de indicadores de gestión (Seguimiento y cumplimiento)
- Manual de indicadores de gestión (Seguimiento y cumplimiento) 1 2

Informe de auditoria - Informe

auditoria de gerencia - Informe de planes de
auditorias aplicadas - Papeles de trabajo de auditoria
- Recomendaciones de auditoria 2 5

Informe avances planes de accion - Plantillas de

seguimiento de planes de acción
1 2

Informe de avances de planes de mejoramiento - Informe de

plan de mejoramiento
- Informes de seguimiento a Gerencia 1 2

- Planilla de identificación de riesgos

- Planilla de valoración de riesgos por área
2 3
 Planes de auditoria anual - Cronograma
de actividades-Planes de auditorias
- Recomendaciones de auditoria
- Papeles de trabajo de auditoria 2 3

Planes de mejoramiento - Carta

remisoria del plan d mejoramiento
- Correcciones al plan de mejoramiento
- Cuadro resumen de hallazgos en plan de mejoramiento 1 2
- Informe de plan de mejoramiento
 DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
CT E M S

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion

y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
X X
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion

y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
X X secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

Se selecciona un 10% de documentos y se elimina el 90 %

X 10%
de la documentacion restante.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion

y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
x X secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

X procede a su eliminacion por no tener un valor
documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

X procede a su eliminacion por no tener un valor
documental.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion

x X y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.
x X Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion
y en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

X procede a su eliminacion por no tener un valor
documental.
 TABLA D
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: PLANEACION- 110

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERI DOCUMENTALES SUB SERIE

ESTUDIO DE
110-01 FACTIVILIDAD

110-02-1
110-02 INFORMES

110-03-1

110-03 PLANES
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
ICO
N- 110
RETENCION DISPOSICION FINAL
SUB SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT E
GESTION CENTRAL
- Documento final de estudio de factibilidad -
Encuestas-estudios factibilidad
- Estadísticas de comportamiento comercial de los
espacios-estudios de factibilidad - Proyección 1 2 X
de tarifas-estudio de factibilidad

Informe de gestion -
Anexo informes de gestión de planeación - 1 3 X
Informe de gestion de planeacion

Planes de desarrollo
-Actas de aprobacion de plann de desarrollo
-citaciones a comité de seguimiento de planes
-Objetivos estrategicos de plan 2 8 X
-Oficio remisoriodel plan de desarrollo
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
M S

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se procede a su

eliminacion por no tener un valor documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se procede a su

eliminacion por no tener un valor documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se procede a su

eliminacion por no tener un valor documental.
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: SISTEMAS- 120

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERIES DOCUMENTALES SUB SERIES

120-01-1

120-01 ACTOS
ADMINISTRATIVOS

MANTENIMIENTO DE
120-02 EQUIPOS
INFORMATICOS

120-03-1

120-03-2
120-03 REQUERIMIENTOS
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
O
0
RETENCION
SUB SERIES DOCUMENTALES ARCHIVO
GESTION
Publicacion de licitaciones de pagina web -
Autorización de publicación de secretaria General -
Términos de referencia digitados en página WEB
5

- Calendario de mantenimiento preventivo de equipos -

Solicitud de servicio de mantenimiento de equipos informáticos - 1
Formato de recibo del servicio recibido

Requerimiento de hardware -
Anexos informes de Gestión- Sistemas -
Autorización de Servicio externo de la Gerencia (si se hace fuera del Canal) - 1
Informe de Gestión de Sistemas

Requerimiento de software -
Diseño preliminar de requerimiento de software -
Licencia de software -
Desarrollo del modulo -
Entrega del modulo de implementacion de politica de seguridad del software Documento original 1
- Solicitud de compra de software
NTAL

RETENCION DISPOSICION FINAL

ARCHIVO
CT E M S
CENTRAL

10 X X

0 X

1 X

1 X
 PROCEDIMIENTOS

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion y

en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos en el

archivo de gestion, se procede a su eliminacion por no tener
un valor documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

procede a su eliminacion por no tener un valor documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

procede a su eliminacion por no tener un valor documental.
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: RECURSOS HUMANOS- 130

CODIGO CODIGO DE
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SERIES SUB SERIE

130-01 APORTES PARAFISCALES

130-02-01

130-02 AUTOLIQUIDACIONES

130-02-02

CONVENIO DE PRACTICAS CON

130-03 UNIVERSIDADES
130-04 HISTORIAS LABORALES

130-05 NOMINA

130-06 SUMINISTRO DE PERSONAL

 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

130
RETENCION
SUB SERIES DOCUMENTALES ARCHIVO
GESTION
- Planillas de pagos aportes parafiscales

Autoliquidacion de aportes EPS - Afiliaciones

EPS y ARS - Documentos de
afiliacion a EPS - Documento de identidad
- Formato de afiliacion a EPS 5

Autoliquidaciones fondos de pensiones y cesantias - Carta de

aceptación del fondo de pensiones - Certificado de fondo
de pensiones anterior - Formato de afiliación a EPS y
fondo de pensiones y cesantías 5

- Certificaciones de estudio -
Comunicación de aceptación del estudiante, por parte de Telecaribe - Constancia
de estudios de la universidad - Evaluaciones de
desempeño - Hoja de vida
- Recibo de entrega de carnét
- Remisión del estudiante por parte de la institución 5
- Suministro de elementos de seguridad (según el caso)
 - Acta de posesión
- Afiliaciones EPS y ARS
- Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría General de la Nación)
- Certificado de antecedentes fiscales
- Certificado de empleo y estudios solicitadas
- Certificado de responsabilidad fiscal
- Créditos
- Embargos
- Evaluaciones de desempeño
- Exámenes médicos de ingreso
- Formato de afiliación a EPS
- Formato de afiliación a EPS y fondo de pensiones y cesantías
- Formato único de hoja de vida 5
- Fotocopia cedula de ciudadanía
- Hipotecas
- Libreta militar (hombres)
- Pruebas psicotécnicas

- Cuenta de cobro o factura correspondiente - Créditos

- Resumen de nomina
- Soportes de deducciones nominas
5

- Formato único de solicitud de personal diligenciado - Solicitudes de

personal del área implicada
3
RETENCION DISPOSICION FINAL
ARCHIVO PROCEDIMIENTOS
CT E D S
CENTRAL

Finalizado el tiempo de retención en el archivo

de gestion y en el archivo central, se digitaliza y
20 X X
por tener un valor secundario la serie
documental se hace una conservacion total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo

de gestion y en el archivo central, se digitaliza y
20 X X
por tener un valor secundario la serie
documental se hace una conservacion total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo

de gestion y en el archivo central, se digitaliza y
20 X X
por tener un valor secundario la serie
documental se hace una conservacion total.

finalizado los tiempos de retencion de los

10 X documentos, se procede a su eliminacion por no
tener un valor documental.
 Finalizado el tiempo de retención en el archivo
de gestion y en el archivo central, se digitaliza y
20 X X
por tener un valor secundario la serie
documental se hace una conservacion total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo

de gestion y en el archivo central, se digitaliza y
20 X X
por tener un valor secundario la serie
documental se hace una conservacion total.

Se hace la selección del 10 % de la serie

10 X 10%
documental y se hace la eliminacion del 90% .
 TABLA DE RE
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: COMPRAS - 210

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERIES DOCUMENTALES SUB SERIE

210-01-1

210-01 ACTAS

210-02-1

210-02 INFORMES 210-02-2

210-03-1

210-03 ORDENES 210-03-2

 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
FICO
- 210
RETENCION DISPOSICION FINAL
SUB SERIES DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT E
GESTION CENTRAL
Actas comité de compras -
Anexo actas de comite de compras - Actas
de comite de compras 1 3 X

Informes de ordenes de compra y servicio

- Ordenes de compras 1 0
Informes a organismos de control-contraloria -
Solicitud reserva presupuestal
1 5 X

Ordenes de compras -
Disponibilidad presupuestal -
Listado de ordenes de compras 2 5 X

Ordenes de servicios -
Ordenes de servicios -
Solicitud de cotizaciones -
Publicaciones en carteleras - 2 5 X
Cotizaciones
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
M S

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestion y

X en el archivo central, se digitaliza y por tener un valor
secundario la serie documental se hace una conservacion
total.

X Finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

procede a su microfilmacion.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

procede a su eliminacion por no tener un valor documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

procede a su eliminacion por no tener un valor documental.

finalizado los tiempos de retencion de los documentos, se

procede a su eliminacion por no tener un valor documental.
 TABLA DE RETENCION
ENTIDAD PRODUCTORA: TELEPACIFICO
OFICINA PRODUCTORA: ALMACEN - 220

CODIGO SERIES Y TIPOS CODIGO DE

SERIES DOCUMENTALES SUB SERIE

ENTRADA DE
220-01
ALMACEN

220-02-1

220-02 INFORME

220-03 INVENTARIO FISICO

SALIDA DE
220-04
ALMACEN

TRASPASO ENTRE
220-05
SECCIONES
 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
FICO
- 220
RETENCION DISPOSICION FINAL
SUB SERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT E D
GESTION CENTRAL
- Entrada a almacen de utliles deconsumo -
Requisisiones recibidas en el almacen - Entradas a
almacen de bienes activos 1 2 X
- Ordenes de compra o contrato

Informe de almacen -
Cotizaciones
- Informes a Gerencia de Almacén
2 10 X X

- Ajustes de inventario

2 10 X X

- Salidas de almacen de bienes o activos

- Salidas de almacen de
utiles de consumo 1 2 X

- Listado de estadistica de utiles por item

- Listado 1 2 X
de bienes o activos por item

- Listado
de item por estaciones - Remisiones
o facturas-copias

- Ordenes de compra ocontrato cotizacion

CION FINAL
PROCEDIMIENTOS
S
Finalizado los tiempos de retencion de los
documentos, se procede a su eliminacion por no
tener un valor documental.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de

gestion y en el archivo central, se digitaliza y por
tener un valor secundario la serie documental se
hace una conservacion total.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de

gestion y en el archivo central, se digitaliza y por
tener un valor secundario la serie documental se
hace una conservacion total.

Finalizado los tiempos de retencion de los

documentos, se procede a su eliminacion por no
tener un valor documental.

Finalizado el tiempo de retención en el archivo de

gestion y en el archivo central, se digitaliza y por
tener un valor secundario la serie documental se
hace una conservacion total.