Las Relaciones

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar
con varias tablas relacionadas a través de un campo en común.

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a
Access los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para
ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las
relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e
informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

Tipos de relaciones de tabla

 Una relación uno a varios

Cuando un registro de una tabla puede relacionarse con varios registros de las
otras. Por ejemplo: en una tabla de clientes y en otra de pedidos, puede cada
cliente realizar varios pedidos.

 Una relación de varios a varios

Cuando varios registros de una tabla pueden relacionarse con varios de las otras.
Por ejemplo: en una tabla de productos y en otra de pedidos, un solo pedido puede
incluir varios productos, a su vez un único producto puede aparecer en varios
pedidos.

 Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es
común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla.
Tipos de combinación Una consulta de varias tablas combina la información de más de
una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se
denomina combinación. Uno de los valores que se puede especificar para cada relación
es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el
resultado de una consulta.

Nota cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación.

Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Integridad referencial

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las

referencias de las relaciones de tabla sincronizadas.

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas transportistas y pedidos
y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la
tabla pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro transportista.
Los pedidos todavía contendrán un id. De transportista, pero el id. Ya no será válido,
porque el registro al que hace referencia ya no existe.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una vez
habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial
de esa relación de tabla.
Crear una relación de tabla

Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los
mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos
tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es
un campo auto numérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo número
si la propiedad tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.

1. Abra la base de datos.

2. En la ficha herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Nota si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de

diálogo mostrar tabla.
Hacer doble clic en cada tabla de la base de datos. Y aparecerá una relación para cada
tabla.

Si usted nota aparecen los campos que contiene cada tabla, lo que a continuación vamos
a hacer es relacionar el campo Cargo de la tabla Empleados con el campo Id De Cargo
de la tabla Salarios. Lo que debemos hacer es un Clic sostenido en el campo Cargo
de la tabla Empleados y arrastrarlo hasta el campo Id de Cargo de la tabla Salarios. Al
hacer ese procedimiento se le mostrara una tabla como la siguiente: luego haga clic en
Crear. Y guarde los cambios.

Posteriormente pasaremos a crear una consulta. Esto lo haremos desde la Barra de

Menú. En la ficha Crear haga clic en Diseño de consulta.

Hacemos doble clic en cada tabla para mostrarla y cerramos la ventana.

Ahora debemos arrastra a la parte inferior de la pantalla todos los campos que deseamos
que la consulta nos muestre. Solo debemos hacer clic sostenido en cada campo y
arrastrarlo hasta abajo. Arrastraremos todos los campos a excepción del campo Id de
Cargo de la tabla Salarios. Y luego haga clic en Ejecutar que lo encontrara en la parte
superior izquierda de su pantalla.

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 Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

 Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos
de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el
resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer
o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del
ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

 Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de
consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de
creación de tablas.

 Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino
que se tienen que definir directamente en SQL. No serán objeto de este curso.

 Las consultas multitablas

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo
que deberá contener en la zona de tablas de la ventana Diseño las distintas tablas
de donde obtiene esos datos.

Para añadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseño de
consulta) haremos clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña Diseño
 Si las tablas no están relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la
consulta obtiene la concatenación de todas las filas de la primera tabla con todas
las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenará cada una
de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera
tabla, y así sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas
tablas ya que el resultado de la concatenación puede alcanzar dimensiones
gigantescas.

Además, normalmente la mayoría de las concatenaciones obtenidas no nos sirven

y entonces tenemos que añadir algún criterio de búsqueda para seleccionar las
filas que al final nos interesan.

 Consultas de actualización
Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos
almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla.
Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o sólo los que
cumplan una determinado condición.

 Consultas de datos anexados

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una
tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La inserción se
puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los
datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendrá un origen y un
destino.

Ahora mostraremos un ejemplo de cómo crear una Consulta de Selección. Siga los
pasos.
1. Haga clic en la barra de menú en la ficha Crear, Y luego clic en la opción
Diseño de Consulta.
2. Hacer doble clic en la tabla Empleados y cerrar la ventana.
3. Hacer doble clic en los siguientes campos, Nombre completo, primer apellido,
cargo. Y en el criterio escribir OPERARIO.

4. Clic en Guardar y escribir el nombre Consulta General

5. Luego clic en Ejecutar. Y ya podremos visualizar solo los empleados con cargo
Operario.