¿Qué es la factura electrónica en Colombia?

La factura electrónica es un equivalente funcional a una factura tradicional o de papel, esta se

encarga de avalar la compra y venta de un bien o servicio, es decir que, con esta los contribuyentes
pueden comprobar sus ingresos y egresos.
Es un documento de suma importancia a la hora de declarar impuestos, debido a que la DIAN puede
hacer el reembolso de los impuestos correspondientes a cada contribuyente y conocer en tiempo
real las transacciones de los colombianos.
Ten presente cuáles son los documentos equivalentes y quienes pueden expedirlos
En la actualidad es posible encontrar cerca de doce documentos equivalentes a la factura de
venta; estos se encuentran señalados en el Artículo 1.6.1.4.1.6 del Decreto Único Tributario 1625
de 2016.
La disposición fue modificada con el Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 y los documentos que
definió como equivalentes son:
El tiquete de máquina registradora con sistema POS
 La boleta de ingreso al cine.
 El tiquete de transporte de pasajeros.
 El extracto.
 El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
 El documento en juegos localizados.
 La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar
diferentes de los juegos localizados.
 El documento expedido para el cobro de peajes.
 El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
 El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
 El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios.
 La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
 El documento equivalente electrónico.
¿Quiénes pueden expedir los documentos equivalentes a la factura de venta?
En el Artículo 10 de la Resolución 000042 de 2020 es posible encontrar cuáles son los
contribuyentes que, a pesar de ser obligados a expedir facturas electrónicas, están en la capacidad
de utilizar los documentos equivalentes que mencionamos anteriormente.
También puedes ser voluntario de facturación electrónica. Al final todos van a estar obligados a
hacerlo cuando se termine el proceso de masificación de la Facturación. Aquí puedes ver quiénes
pueden ser voluntarios de facturación electrónica.
¿Cómo facturar electrónicamente?
Antes de iniciar a facturar electrónicamente debes conocer cuáles son los contribuyentes que están
obligados a expedir facturas electrónicas de venta, esto lo puedes comprobar en el Artículo 6 de la
Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. Para facturar electrónicamente existen tres alternativas
que ha establecido la DIAN que son las siguientes.
Facturar por medio del servicio gratuito de la DIAN.
Contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
Implementando tu propio sistema para facturar electrónicamente que se encargue de cumplir todos
los lineamientos para el proceso de facturación electrónica establecido por la DIAN.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha publicado la resolución 000042
del 5 de mayo en el cual se desarrollan los sistemas de facturación y establece nuevos requisitos
técnicos para la factura electrónica en Colombia.
La resolución define las empresas que deben facturar electrónicamente y establece calendario de
masificación, así como los nuevos sistemas de facturación que deberán migrar sus documentos a
factura electrónica.
El Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 establece los nuevos contribuyentes obligados a facturar
electrónicamente:
 Responsables del Impuesto Sobre la Ventas –IVA.
 Responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
 Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.
 Comerciantes, importadores, o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores
finales.
 Los tipógrafos o litógrafos, que no sean responsables del impuesto sobre la venta.
 Inscritos en el Régimen Simple de Tributación.
Se establece el calendario de implementación de la factura electrónica de sujetos obligados a
facturar electrónicamente según estén clasificados en los siguientes grupos, y se dispone un
periodo de inicio y fecha tope para comenzar a facturar. En todos los casos el cumplimiento de
comenzar a facturar de manera electrónica es en 2020.
Sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único
Tributario –RUT.
Sujetos que no atiende a la actividad económica CIIU, para otros sujetos obligados.
Calendario de implementación Permanente para los nuevos sujetos que adquieran la obligación de
expedir factura electrónica de venta, con posterioridad a la entrada en vigencia de esta resolución.
La fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, es de dos meses, a partir de la
fecha en que se adquiera la obligación como sujetos obligados a expedir factura de venta y/o
documento equivalente.
Documentos equivalentes
La resolución 000042 contempla la transición del POS a la factura electrónica. Los documentos POS
-el tique generado en el punto de venta por el pago de un bien o servicio, mediante
un software especializado, aceptado por la DIAN-, dejan de ser deducibles a partir del 1 de
noviembre de 2020.
Por otro lado, los documentos equivalentes a la factura de venta se ven reducidos a 13 tipos y
deberán migrar a documentos electrónicos de forma obligada con fecha tope el 30 de junio de 2021.
Tipo de documentos equivalente:
 El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S.
 La boleta de ingreso a cine
  El tiquete de transporte de pasajeros
 El extracto
 El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros
 El documento en juegos localizados
 La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados
 El documento expedido para el cobro de peajes
 El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores.
 El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
 Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios
 La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
 El documento equivalente electrónico.
Novedades sobre los requisitos que deben incluirse en la factura electrónica en Colombia:
 Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de
venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la DIAN.
 Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación.
 Número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle
la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la
identificación de los bienes vendidos o servicios prestados.
 Forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe
señalar el plazo.
 Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, de autorretenedor
del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente
del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.
 Discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto
Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes
y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
 La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de
venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada
en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
 Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante
del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviera.
Responsables del Iva en el 2021
Las personas naturales responsables del Iva son aquellas que vendan productos o presten
servicios gravados con el Iva, y sobrepasen los topes que les permiten permanecer como no
responsables del Iva.
Topes para no ser responsables del Iva.
Los topes para no ser responsable del Iva en el 2021 son los siguientes:

Concepto. Tope.

Ingresos en el 2020 $124.625.000

 Ingresos durante el 2021 $127.078.000

Contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor

$124.625.000
individual en el 2020

Contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor

$127.078.000
individual durante el 2021

Consignaciones bancarias durante el 2020 $124.625.000

Consignaciones bancarias durante el 2021 $127.078.000

Otros requisitos a cumplir.

No tener más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su
actividad.

No desarrollar en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio, actividades bajo

franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de
intangibles.

No ser usuario aduanero.

No estar registrado en el régimen simple de tributación

Cuando se pasa a ser responsable del Iva.
Puede suceder que durante el transcurso del año gravable se deje de cumplir con uno de los
requisitos que permiten estar en el grupo de los no responsables, y en tal caso, debe registrarse
como responsable del Iva a partir del periodo gravable siguiente.
Por ejemplo: supongamos que el 15 de julio de 2020 el banco desembolsa un crédito de libre
inversión que es consignado en la cuenta de ahorros del contribuyente, haciendo que al 15 de
julio el total de consignaciones llegara a $175.000.000, superando el tope de los 3.500 Uvt.
En ese momento la persona queda en la obligación de registrarse como responsable del Iva, a
partir del siguiente periodo de Iva.
Además se debe tener presente lo que señala el inciso segundo del parágrafo tercer del artículo
437 del estatuto tributario:
«Para la celebración de contratos de venta de bienes y/o de prestación de servicios gravados por
cuantía individual y superior a 3.500 UVT, estas personas deberán inscribirse previamente como
responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), formalidad que deberá exigirse por el
contratista para la procedencia de costos y deducciones. Lo anterior también será aplicable
cuando un mismo contratista celebre varios contratos que superen la suma de 3.500 UVT.»