ARCHIVOS Y COLECCIONES

FOTOGRAFICAS
Organización y conservación

Cuarta versión actualizada

2013

Jorge Caicedo Santacruz

 © Jorge Caicedo Santacruz (10-343-480 de 2012)
ISBN: 978-958-46-3040-7
Esta edición: AUTORESEDITORES.COM, Agosto de 2013

Foto Carátula: Cortesía familia Moncayo Moncayo

(Desfile Colegio Bethlemitas. Carrera 24 entre calles 18 y 19.
Pasto, Colombia, 1929)
 TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION

1. LA FOTOGRAFIA
Formatos de archivo o imágenes digitales
2. ANTECEDENTES DE LA FOTOGRAFIA
3. INTERPRETACION DE LA FOTOGRAFIA
4. ASPECTOS LEGALES
4.1 El documento fotográfico
4.2 Valor jurídico probatorio
5. ARCHIVOS Y COLECCIONES FOTOGRAFICAS
5.1 El archivo
5.2 Organización
5.3 Sistemas de ordenación
5.3.1 Alfabético y temático
5.3.2 Numérico
5.3.3 Alfanumérico
5.3.4 Cronológico
5.3.5 Alfacronológico
5.3.6 Por Origen o Procedencia
6. DISPOSICION FISICA SEGÚN EL MATERIAL
6.1 Fotografías
6.2 Negativos
6.3 Diapositivas
6.4 Rollos
6.5 Discos
6.6 Postales
7. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA
7.1 Registro de Ingreso
7.2 Registro de Salida
7.3 Inventarios
7.4 Auxiliares de recuperación (Localización)
7.4.1 Referencias de VEA
7.4.2 Referencias de VEA ADEMAS
8. PROBLEMAS DE ALMACENAMIENTO Y
RECUPERACION
8.1 Sinónimos
8.2 Seudónimos
8.3 Homónimos
8.4 Nombres en idiomas extranjeros
8.5 Cambios de apellido
8.6 Regionalismos
8.7 Material sin datos
8.8 Material deteriorado
8.9 Formatos
9. CONSERVACION
9.1 Causas de deterioro
9.2 Recomendaciones para la conservación

BIBLIOGRAFIA
 7

PRESENTACION

Este trabajo es el producto de una juiciosa revisión y

actualización de las tres versiones anteriores, publicadas
en diferentes fechas y por distintos editores. Comprende
las bases para la organización de archivos y colecciones
fotográficas consideradas en aquellas ediciones e incluye
nuevos ejemplos y, especialmente, una consideración
especial en cuanto se refiere a la fotografía actual,
teniendo en cuenta que la técnica de la fotografía
tradicional, analógica, casi ha desaparecido.

Hoy, la fotografía es digital. Las cámaras son digitales,

las fotografías son digitales y los archivos son igualmente
digitales. No obstante, aún quedan millones de
fotografías en soporte papel, diapositivas y negativos en
acetato, no sólo en los grandes archivos sino, sobre todo,
en pequeñas empresas y colecciones familiares o
individuales, las cuales representan el objeto de nuestro
interés.

¿Qué va a pasar con las nuevas fotografías? Son los

elementos originales que registran la historia de
personas, acontecimientos, lugares, y son la historia
actual del mundo. ¿Cómo vamos a conservarlos si
sabemos de antemano que van a cambiar los formatos
así como los equipos lectores y reproductores? La rápida
evolución de la tecnología fotográfica obliga a plantear
nuevos interrogantes.
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Exceptuando los procesos y soportes fotográficos

analógicos: negativos en acetato más los positivos
originales y copias en papel, cuyos registros tempranos
datan de hace más de un siglo, y esto incluye a la
microfilmación, que no es otra cosa que fotografía básica,
nadie hoy en día puede garantizar, pues aún no ha
transcurrido el tiempo suficiente para comprobarlo,
cuánto tiempo va a conservarse la información contenida
en los nuevos soportes: CD, DVD, memorias USB,
tarjetas SD, e inclusive los mismos discos duros de las
computadoras, además de que la constante evolución de
los soportes y equipos deja en la obsolescencia a sus
antecesores de muy poco tiempo atrás. Es el caso de los
disquetes de 5 ¼ y 3 ½ pulgadas, así como los efímeros
discos ZIP ya en desuso total, y reproductores tanto de
imágenes como de sonido: los retroproyectores de
diapositivas, los BETAMAX, los VHS y DVD, este último
de cambio indispensable a medida que aparecen nuevas
ediciones, puesto que la última, ya convertida en anterior,
es incapaz de leer determinados formatos de sonido o de
imagen recién salidos al mercado internacional.

Por lo anterior se hace imprescindible la necesidad de ser

cuidadosos con respecto a la conservación o eliminación
de los documentos originales que fueron producidos en
soporte de acetato y copiados a papel, especialmente
cuando son estos últimos los que han sobrevivido a los
efectos del tiempo y del clima. En tanto no exista certeza
de la perdurabilidad que las nuevas tecnologías ofrecen
para la conservación de los documentos fotográficos,
deberá conservarse los originales. Y este trabajo es una
propuesta que pretende brindar los elementos básicos
necesarios para su labor, ya sea como archivista o como
responsable de una colección.
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1. LA FOTOGRAFIA

En una definición sencilla, fotografía es el procedimiento

que permite fijar y reproducir, a través de reacciones
químicas y en superficies preparadas para ello, las
imágenes que se reflejan en el interior de una cámara
oscura y, mediante el desarrollo de tratamientos
adecuados, puede obtenerse imágenes que reproducen,
además de la realidad visible, fenómenos que ocurren
fuera del campo normal de fotosensibilidad humana a
través del ojo.

El almacenamiento de la imagen obtenida puede llevarse

a cabo en una película sensible (en el caso de la
fotografía tradicional) o en sensores CCD y CMOS o
memorias digitales (en el caso de la fotografía digital).

La fotografía digital1 consiste en la obtención de

imágenes mediante una cámara oscura, de forma similar
a la fotografía química. Sin embargo, así como en la
fotografía clásica o tradicional las imágenes quedan
grabadas sobre una película fotosensible y se revelan
posteriormente mediante un proceso químico, en la
fotografía digital las imágenes son capturadas por un
sensor electrónico que dispone de múltiples unidades
fotosensibles, las cuales aprovechan el efecto

1 Fotografía digital [en línea] Disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Fotograf%C3%ADa_digital
(Consulta: 8 Noviembre 2011).
 10

fotoeléctrico para convertir la luz en una señal eléctrica,

que es digitalizada y almacenada en una memoria.

La ventaja de este sistema con respecto a la fotografía

química es que permite disponer al instante de las
imágenes grabadas, sin necesidad de llevar la película al
laboratorio y revelar los negativos para poder verlas. Esta
ventaja de la rapidez en la disponibilidad de la imagen
permite que el fotógrafo haga los cambios requeridos, al
momento, y realice de forma inmediata las correcciones
que considere pertinentes, facilitando el hecho de obtener
la imagen que desea.

En la cámara digital pueden verse en una pantalla las

fotos que se acaba de tomar. La cámara se puede
conectar a una computadora u otro dispositivo capaz de
mostrar las imágenes en un monitor, y como tienen
formato digital, pueden enviarse directamente por correo
electrónico o publicarse en Internet. Pueden procesarse
con programas de tratamiento fotográfico para
computadora, a fin de ampliarlas, reducirlas, realizar
encuadres, rectificar los colores o el brillo, así como
muchas otras modificaciones según el programa que se
utilice y la habilidad del operario.

Otra condición favorable en el uso de la fotografía digital

es que cada vez que la cámara toma una foto, crea un
archivo y guarda en la memoria información relevante a la
captura de dicha imagen: Fecha, hora, apertura del
diafragma, velocidad de obturación y el ISO, información
muy útil para estudiar las imágenes y entender más
acerca de cada fotografía, además de facilitar el
ordenamiento y manejo de los archivos fotográficos
digitales.
 11

Sin duda es muy grande el ahorro en espacio,

mobiliarios, contenedores tales como archivadores, cajas
y carpetas o álbumes. Por supuesto que no conviene
recargar el disco duro de la computadora con copias
diferentes a la obligatoria de respaldo en un disco aparte
y bien asegurado. También existe la ventaja de los
bancos de fotografías en Internet, para cuyo uso,
obviamente, habrá que solicitar los respectivos permisos
o licencias de publicación y hacer constar, como mínimo,
el crédito de la página web de donde la fotografía fue
descargada.

Formatos de archivo (o imágenes digitales)2

Hoy en día existen muchas clases de archivos o formatos

de tipo informático para imágenes, y cada programa
utiliza uno propio o característico. En este apartado se
menciona los más comunes a la fecha.

TIFF (Tagged Image File Format)

Es un tipo de archivo estándar para guardar imágenes de
alta calidad, compatible con los sistemas operativos
Windows, Linux, Mac. Es reconocido por muchos
programas de retoque y edición gráfica, tales como Paint
Shop Pro, Adobe, Quark, Corel. Ante alguna duda sobre
cómo enviar un archivo para su edición o impresión, lo
mejor es optar por el formato universal TIFF, a fin de que
se pueda abrir y editar sin dificultad.

RAW (En bruto – Sin pérdida de datos)

El formato RAW sólo se encuentra disponible en cámaras
digitales sofisticadas, indicadas para fotógrafos
profesionales. Este formato ofrece la máxima calidad, ya

2Formatos de archivos digitales [en línea] Disponible en:

http://www.digitalfotored.comimagendigital/formatosarc
hivos.htm (Consulta: 8 Noviembre 2011).
 12

que contiene los pixeles en bruto, tal y como se han

capturado.

BMP (Bits Map - Mapa de Bits)

Esta clase de formato lo utilizan los sistemas Windows y
Ms-Dos para guardar sus imágenes. El formato de
archivo BMP puede guardar imágenes de 24 bits
(millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos.

EPS (Encapsulated Postscript)

En este formato se puede almacenar tanto mapas de bits
como imágenes vectoriales. Es muy utilizado en la
impresión profesional y en otras aplicaciones,
intercambio de archivos entre programas de
maquetación, tales como Page maker o Quarkxpress,
incluyendo los de dibujo vectorial (Freehand o Corel). Es,
junto con el formato TIFF, uno de los estándares en el
mundo de la autoedición, aunque los datos guardados se
encuentran en una cápsula, encapsulados, así que si se
quieren modificar habrá que tratarlos con el mismo
programa que los creó.

PSD (Formato de archivo Photoshop)

El PSD es un formato creado por Photoshop y permite
guardar todas las presentaciones, retoques y nuevas
creaciones realizadas con este programa. Su
compatibilidad con otros programas no es amigable, por
lo cual se recomienda hacer copia en otro formato
compatible como JPEG o TIFF.

PDF (Portable Document Format)

Formato creado por ADOBE para facilitar el intercambio
de archivos entre diferentes sistemas operativos. Un
archivo o documento creado con un programa de
Windows podrá verse en plataforma Linux o Mac, si se
cuenta con el visor de PDF (Acrobat Reader). Este
 13

formato guarda con toda precisión el diseño del archivo

incluyendo sus fuentes, imágenes y gráficas.

JPEG (Joint Photographers Experts Group)

Es uno de los formatos más conocidos para la
compresión de fotografías digitales y uno de los pocos
formatos que se soporta en la Web (Internet). Todas las
cámaras digitales y los scaners almacenan las imágenes
en formato JPEG. No obstante y dado que la compresión
afecta la calidad de la imagen, se puede seleccionar
diferentes niveles de compresión; a más baja compresión
mayor calidad y viceversa. Cuando se opta por una
compresión alta es para crear archivos que ocupen poco
espacio en la Web o para enviarlas por correo
electrónico. JPEG es el único formato que llega a
comprimir una imagen hasta un 10 por ciento de su
tamaño original, sin que el ojo humano pueda percibir las
diferencias.

GIF (Graphics Interchange Format)

Es un formato bastante antiguo desarrollado por
Compuserve para su propia red comercial, con la
finalidad de obtener archivos de tamaño muy pequeño.
No es el más indicado para guardar imágenes
fotográficas pero sí logotipos, imágenes en colores
planos y dibujos.

PNG (Portable Network Graphics)

Considerado un formato que puede sustituir al .GIF
debido a que utiliza sistemas de compresión estándares
como el ZIP y permite mayor profundidad de color en las
imágenes sin pérdida de calidad.
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 15

2. ANTECEDENTES DE LA FOTOGRAFIA

La primera información acerca del empleo de una cámara

oscura nos conduce hasta Al Hazen de Basra (965 –
1038), conocido como el más grande estudioso de óptica
durante la Edad Media, quien la utilizó para observar la
imagen solar durante los eclipses. Igualmente
encontramos descripciones de este dispositivo aplicado a
la descripción de imágenes de cuerpos terrestres, en los
trabajos de León Battista Alberti y de Leonardo da Vinci.
Hacia 1553 Giovanni Battista della Porta publica una
amplia exposición de la cámara oscura, de la que se le
consideró inventor a partir de la publicación de su libro
“Magiae naturalis libri”.3

En 1826, Joseph Nicephore Niepce, un inventor hasta

entonces frustrado, cubrió una placa de peltre de 20 por
11.5 cm. con una especie de asfalto llamado betún de
Judea y la colocó dentro de su cámara oscura que
consistía en una caja de madera con una lente. Instaló la
cámara junto a una ventana en el desván de su casa y al
retirar la placa, luego de varias horas, la sometió a un
lavado con aceite de lavanda y petróleo, descubriendo
sorprendido que en ella había quedado impresa la
imagen de los tejados y los muros.

Muchos hombres habían tratado anteriormente de captar

alguna escena valiéndose únicamente de la luz. Al igual
que Niepce conocían el antiguo secreto de la cámara

3 “La fotografía”. Life 29 (2): Ene. 30, 1967.

 16

oscura, esencialmente el mismo fenómeno que se

produce en una cámara moderna, pero aún no existían
placas ni películas que recogieran las imágenes
proyectadas por la luz a través del objetivo. Se había
logrado algunas impresiones sobre papel o piel
recubiertos con sustancias fotosensibles, las cuales se
borraban o ennegrecían demasiado pronto. Por ello,
cuando Niepce obtuvo la primera fijación permanente de
una imagen, tomó la primera auténtica fotografía.

Sin embargo, sólo unas pocas personas conocieron la

proeza, entre ellas el decorador francés Louis Jacques
Mandé Daguerre, quien decidió asociarse con Niepce y
se encontraban tratando de perfeccionar el proceso,
cuando Niepce murió, desconocido y pobre, en 1833. Dos
años más tarde, William Henry Fox Talbot produjo en
Inglaterra el primer negativo de papel y en 1837 Daguerre
consiguió su daguerrotipo primogénito utilizando una
placa de cobre especial. Poco después, en 1839, anunció
y mostró su técnica al mundo entero.

La emoción que causó Daguerre con sus imágenes

mágicas fue tan grande como la transmisión televisada
de la llegada del hombre a la luna en 1969. Pero eran
otras épocas. Un amargado escritor alemán las llamó
“blasfemias” y el astrónomo británico Sir John Herschel
dijo simplemente: “Esto es un milagro”. A los dos años,
casi todas las ciudades de Europa y Estados Unidos
contaban, por lo menos, con un estudio fotográfico. La
era de la fotografía había llegado en medio de asombro y
de placer.

Un observador de Daguerre comentaba: “A veces uno se

siente un poco inclinado a creer que algún día esta
máquina servirá para hacer retratos”. Pero los objetivos
no eran buenos y la escasa sensibilidad de las láminas
 17

de cobre hacían necesario que la exposición fuera

supremamente larga, entre diez y veinte minutos mirando
al sol, ya se estuviera posando a campo abierto o en un
estudio con techo y paredes de vidrio. La persona
fotografiada debía empolvarse el rostro para reflejar
mejor la luz y el retrato obtenido en el daguerrotipo solía
ser horrible. No obstante, la humanidad pudo satisfacer
sus ansias de detener el tiempo, aunque fuera en una
pequeñísima escala, a pesar de que a veces el resultado
era en verdad grotesco y más de un cliente abandonara
el estudio rechazando su propia imagen. El poeta irlandés
Thomas Moore hablaba por muchos cuando aludió al
“seguro pero espantoso resultado del daguerrotipo” y
Arago, aquel que con tanto entusiasmo había impulsado
a la naciente fotografía, se vio obligado a admitir que
parecía no servir para retratar a las personas. Y a pesar
de todo, el daguerrotipo estableció la Edad de oro del
retrato durante sus veinte años de supremacía.

Más tarde aparecieron las fotografías impresas en papel

sensibilizado y los negativos en papel inventados por Fox
Talbot empezaron a rivalizar con el daguerrotipo. No
tenían nitidez y exigían una exposición mayor a la de
aquel, pero poseían en cambio una belleza singular,
como las románticas vistas de París tomadas por
Hippolyte O’Hill y Robert Adamson, quienes hicieron en la
década de 1840 algunas de las fotografías más hermosas
que se conoce.

El perfeccionamiento del sistema avanzó a la par con la

demanda del producto; en 1841 se inventó una lente
compuesta y placas más sensibles que redujeron el
tiempo de exposición a sólo un minuto.

El impulso irresistible de registrar gráficamente todos los

acontecimientos dio origen al reportero gráfico. En los
 18

desastres, en el estudio y en el escenario de los sucesos

importantes o simplemente curiosos, la cámara fue
testigo fiel para la historia. El descubrimiento de la placa
húmeda, en 1851; la placa seca, preparada con
anticipación y revelada después, en 1864, y la película
inventada por George Eastman, fundador de la Kodak, en
1884, alentaron a los fotógrafos a ampliar su radio de
acción. Pero a finales del Siglo XIX eran pocas las
personas que habían visto esas fotografías porque no
existía un medio práctico para imprimirlas en los diarios, y
las revistas sólo las reproducían de vez en cuando por el
lento y costoso proceso del fotograbado; el fotógrafo
llevaba las placas a un grabador en madera y éste las
copiaba para hacer una xilografía que pudieran usar los
impresores en sus publicaciones.

Eastman fue el gran impulsor de la fotografía y en 1888

presentó la primera cámara Kodak con rollo de papel
fotográfico, que sustituyó a las placas de cristal. Otro
paso importante se produjo en 1948 con el lanzamiento
de la técnica Polaroid, que redujo el tiempo de revelado
fuera del laboratorio a solamente un minuto.

En diciembre de 1975 se dio el primer paso en la historia

de la fotografía digital4 cuando Steven Sasson, de Kodak,
logró construir una cámara utilizando sensores de imagen
sólidos. Estos chips usan diodos fotosensibles llamados
photosites, para grabar la luz. De acuerdo con Sasson, la
imagen tardó 23 segundos para grabarse en el casete y
otros 23 para ser leída desde la unidad reproductora
hacia la televisión. En 1986 Kodak produjo el primer

4 Foto Digital México [en línea] Disponible en:

http://analisisgrafico.wordpress.com/2006/0825/histori
a-de-la-fotografia-digital-%C2%BFdonde-incia-rea/
(Consulta: 23 Noviembre 2011).
 19

sensor de megapixeles, que podía producir una impresión

de calidad fotográfica de 5 x 7 pulgadas.

Se podría decir que la fotografía digital inicia en los años

1980 con el primer prototipo de una cámara digital, la
Mavica (Magnetic Video Camera – Cámara magnética de
video), desarrollada por Sony Corporation, y era una
cámara electrónica de video, que producía imágenes fijas
grabadas en discos flexibles de dos pulgadas.

En 1994 Apple introdujo la primera cámara digital para

consumidores y marcó otro éxito en el avance de la
fotografía digital. La QuickTake 100, desarrollada en
asocio con Kodak, trabajaba conectada a una
computadora personal mediante un cable serial y tenía un
sensor CCD de 640 x 480 pixeles. Podía producir ocho
imágenes almacenadas en su memoria interna y también
contaba con un flash integrado. Hoy, sin embargo, las
cámaras digitales son cada vez más pequeñas y
prácticas y… si toda esta tecnología fue desarrollada en
poco más de treinta años, es difícil imaginar cómo las
próximas décadas darán forma a subsecuentes avances
de la fotografía digital.

Alfred Stieglitz tuvo la inspiración de conjugar la visión y

la energía del publicista para que todos vieran lo que él
había visto. Su tesis principal: “Todo tiene un valor
pictórico”, penetró despertando el ambiente artístico de
los años 1890, y con la ayuda de sus estupendas
imágenes sentó las bases de la fotografía moderna,
favorecida luego por los avances de la técnica
fotomecánica empleada en los medios de impresión
masiva.

La fotografía llegó a convertirse en el mejor registro del

paso de los hombres por sucesos y condiciones que
 20

señalan su existencia y nos dice mucho acerca de

nosotros mismos, de lo que fuimos y de lo que somos.
Los últimos retratos de Abraham Lincoln, tomados por
Alexander Gardner, son una muestra del dolor que
afrontaba una nación dividida por guerras e ideologías
políticas. La foto que tomara Alfred Eisestaed, de un
marinero jubiloso besando a una enfermera, refleja el
regocijo y el alivio que pudo sentir un pueblo al terminar
la Segunda Guerra Mundial. David Douglas nos mostró la
angustia de Corea y Larry Burrows nos enseñó la
realidad de Vietnam. Pero la fotografía no habla
solamente de los grandes y terribles dramas de la guerra
y de la muerte. Nos dice también de los triunfos infantiles,
de las costumbres familiares, de la belleza, de la
transformación cultural, de las pequeñas señales y
rasguños que vamos dejando a nuestro paso por el
tiempo. Y a medida que progresa la técnica otorgando
nuevas posibilidades de utilización para la fotografía, ésta
permite trazar nuevas pautas en los registros de la
historia y de la diplomática, de tal manera que las futuras
generaciones podrán recurrir a los archivos fílmicos y
fotográficos como fuentes reales y objetivas, siempre que
deban explorar la información concerniente a nosotros,
sus antepasados: nuestra civilización, nuestro mundo con
sus bondades y violencias, sus aciertos y errores.

Antes, los fotógrafos trataban de captar, simplemente, la

realidad identificable y desinteresada, sin ir más allá. Hoy
pueden expresar lo que desean con cualquier objeto que
mueva el ánimo: la estructura de un árbol, la furia de una
mujer loca, la gracia y belleza de una dama, la miseria del
tugurio, el trauma de la violencia en cualesquiera de sus
formas, el folclore de los pueblos, toda la vida agitada o
severa del hombre y las comunidades, la vida animal,
vegetal y geológica del planeta. Gracias a la fotografía es
posible atrapar delincuentes, mejorar la calidad de los
 21

atletas en el campo deportivo y el trabajo de los

ingenieros en las construcciones. Desde su infancia, la
fotografía, representada por medio de la cámara fue
reconocida por los antisociales como un enemigo
implacable y en la actualidad ocupa importantísimo lugar
entre los medios más fidedignos de identificación,
superada únicamente por las huellas dactilares. Millares
de bancos, instituciones financieras y diferentes
negocios en todo el mundo se valen de cámaras ocultas
para filmar o fotografiar a los asaltantes y en muchas
ciudades, la cámara es un medio inigualable contra los
conductores irresponsables. Sus aplicaciones jurídicas
son extensas y rotundas y las leyes de muchos países la
protegen como medio de prueba en beneficio de la
sociedad. No obstante, es técnicamente discutible aquella
expresión de que la cámara nunca miente y no podemos
considerar infalible la validez que reviste al documento
fotográfico como elemento verdadero en las pruebas
judiciales, ya que los trucos y avances fotográficos como
son los programas de computador, permiten crear a
voluntad imágenes e ilusiones ópticas difíciles de percibir.

Especialmente en el área científica la fotografía

representa un instrumento de inmensa potencia
exploradora que llega inclusive a sobrepasar los límites
del conocimiento actual acerca del planeta, del espacio
extraterrestre y del universo microscópico. Gracias a su
desarrollo se ha cartografiado el fondo del mar y fue
posible indicar al hombre el sitio exacto en donde debía
realizar el alunizaje. Y más allá de todo, se vislumbra una
variedad casi infinita de nuevas aplicaciones.

Mediante la utilización de película infrarroja, las cámaras

aéreas toman la temperatura interior de los volcanes, con
miras a pronosticar futuras erupciones. Los expertos en
energía atómica emplean cámaras que funcionan con
 22

velocidades de hasta 20 millones de cuadros por

segundo, para registrar la intensidad de las explosiones
nucleares. La foto ampliada de la impresión hecha por la
palma de un bebé evidencia diminutas anomalías,
síntomas de defectos naturales, los cuales son advertidos
por los médicos para decidir si se precisa o no de un
tratamiento inmediato. Los psiquiatras descubrieron que
los pacientes catatónicos presentan una notable mejoría
cuando se les muestra su retrato; aunque de ordinario
son indiferentes a su apariencia, luego de ver las fotos
comienzan a lavarse, peinarse y hacer alarde de su
aspecto personal. Muchos profesores aceptan una
película o una serie de fotografías en vez de las
tradicionales monografías escritas y en muchas
aerolíneas, a pesar de la exactitud de los diagnósticos
proporcionados por las computadoras, utilizan centenares
de metros de película en cada uno de sus aviones con el
fin de descubrir pequeñas resquebrajaduras que pudieran
afectar el fuselaje. Hasta las costumbres de los animales
son sometidas al escrutinio fotográfico, que permite un
profundo estudio de la fauna marina, las corrientes, la
capacidad alimenticia y mineral de los océanos.

Aun así, y a pesar de que la fotografía fue un arma

valiosa durante la Segunda Guerra Mundial, sólo a partir
de 1947 se le concedió estatus de madurez como
elemento básico del espionaje militar, ayudada por los
satélites, y el caso de los cohetes rusos emplazados en
Cuba, que llevó a una crisis política en 1962, representa
una lección inolvidable de la importancia de la fotografía.

La fotografía no sólo en sí es un arte sino que presta

invaluables servicios al arte. Por medio de ella podemos
reproducir las obras maestras de la pintura, las esculturas
clásicas, los grandes monumentos diseminados por el
mundo; conocemos la evolución de la arquitectura, las
 23

danzas, el ballet, el teatro y se dan a conocer a todos

mediante materiales impresos como libros, revistas,
periódicos y productos más sofisticados como el cine, la
televisión e Internet.

La fotografía forense5 ha desarrollado un amplio campo

de aplicaciones en todas las ramas de la criminalística.
Su versatilidad permite registrar y dar a conocer datos
que pasarían desapercibidos durante la observación, a
simple vista, de personas, lugares u objetos, manchas y
colores, además de ser complemento en las
descripciones escritas, planos, informes y testimonios.

La fotografía en color reproduce una gran cantidad de

elementos cromáticos que los registros en blanco y negro
no detectan. Ofrece más ventajas para examinar el lugar
de los hechos, la identificación de objetos, la fijación del
sitio donde se localizó la evidencia y las características
del mismo. La impresión en color permite destacar los
orificios producidos por armas de fuego, proyectiles y
casquillos, y hace posible la diferenciación entre la
sangre y otros fluidos.

Ahora bien. Ya que los archivos, nótese que el término

utilizado es “archivo”, no “colección”, cuentan entre sus
objetivos primordiales el de documentar y asesorar toda
investigación tocante a su respectiva especialidad,
sirviendo como apoyo en la comprobación o en la
negación de aquello que es materia de pesquisa, la
fotografía les permite lograrlo con objetividad
incuestionable vigorizando sus servicios y
aprovechamiento como fuente evidente y fidedigna de
acontecimientos pasados y como surtidor principal de

5 Fotografía forense[en línea]:

http://mundoforenses.blogspot.com/2007/11/fotografia-
forense.html (Consulta: 18 Noviembre 2011)
 24

ilustraciones gráficas acerca de personas, objetos y

lugares. No obstante, si consideramos que la mente no
tiene capacidad para almacenarlo todo y que la manera
de conservar y tener siempre a mano la incalculable
producción informativa diaria constituye un problema
constante desde que la humanidad comenzó a utilizar el
lenguaje, y en vista de que la fotografía ha venido a
incrementar ese caudal de conocimientos, es justo que
aporte alguna solución. Al respecto, las empresas
modernas y entre ellas los grandes archivos y las
bibliotecas lograron reducir, durante las décadas de 1980
y 1990, la extensión de sus anaqueles en un 90%
mediante la microfilmación y para mencionar sólo un
ejemplo, la administración del Seguro Social en los
Estados Unidos llegó a contar con algo más de 24
millones de metros de micropelícula en sus oficinas
centrales de Baltimore.

Sin embargo y a pesar de la ultramicrofilmación, que

permitió disponer de una Biblia con 2.200 páginas en una
sola microficha de 12 por 15 centímetros, quedamos en
una fase primitiva en lo concerniente al uso de
micropelícula como medio de registro. Los microscopios
ópticos podrían reducir los soportes tradicionales de
información a una millonésima parte de su tamaño
natural, lo cual significa que es posible almacenar un
millón de volúmenes en el espacio que ocupa un solo
libro y muchos más si tenemos en cuenta los actuales
medios de almacenamiento digital en discos de
computadora. Por otra parte, se ha calculado que
podríamos llevar la reducción al nivel molecular, o sea, a
la diez mil millonésima parte del original. Tal probabilidad
suscita una variante del acertijo filosófico medieval:
¿Cuántos libros pueden inscribirse en la cabeza de un
alfiler?... Tanto la microfotografía como la digitalización
nos dan la respuesta: Hasta mil volúmenes.
 25

3. INTERPRETACION DE LA FOTOGRAFIA

El saber mirar una fotografía no es innato en el hombre. 6

Hace muchos años, cierto misionero deseoso de
comunicarse con una tribu primitiva, sobrevoló primero la
aldea y luego arrojó desde el avión algunos regalos entre
los que incluyó varias fotografías suyas. Su deseo era
que los retratos ayudaran a los nativos a reconocerlo
como el amigo bueno y generoso cuando fuera a
visitarlos, pero, por desgracia, los caníbales
desconocieron el mensaje mudo de la fotografía y cuando
el misionero se presentó, lo devoraron.

El lenguaje de la fotografía habla con muchas voces a los

hombres que son capaces de entenderlo. A veces su voz
es documental, para suministrar con diferentes grados de
complejidad, información precisa y objetiva a quienes la
buscan. En otras ocasiones, especialmente en los
campos científicos, se convierte en un instrumento de
inmensa potencia exploradora que sondea los horizontes
del conocimiento y aún es capaz de rebasarlo.

Las fotografías deben comunicar a quien las vea una idea

clara y objetiva.7 Cada fotograma tiene su razón de ser,
una historia que contar, un suceso que reportar, una
emoción que evocar.

6“La fotografía”. Revista Life 29 (2): Ene. 30, 1967.

7Extractos traducidos de “Famous photographers
school”. Cali: Universidad del Valle, mimeografiado.
 26

La contribución de la imagen fotográfica a la

conformación del conocimiento se da en la imagen
documental descriptiva, tanto en las fotografías de
contenido histórico y socio-cultural como en las del
campo puramente científico. La fotografía ha conquistado
un lugar irremplazable en las publicaciones de prensa,
domina en lo editorial con el porcentaje siempre creciente
de libros y revistas ilustrados, tanto en soporte tradicional
de papel como en los formatos electrónicos, por ejemplo
los e-books e Internet, y se ha constituido en el soporte
de los medios publicitarios, logrando ser reconocida como
arte, a pesar de lo cual corre el riesgo de no llegar a
transmitir con seguridad una información, o al menos
existe la posibilidad de un alto margen de error en su
interpretación, si no se acompaña la imagen con un texto
que le confiera un sentido unívoco.

Jean Kleim, en “La photographie et sa legende”

(Communications 2, 1962), manifiesta que algunos
especialistas pretenden separar la fotografía de la
leyenda para estudiarlas como elementos
independientes. Esta tentativa es válida en sí misma y
puede conducir a conclusiones interesantes, pero la
persona a quien se le presenta una imagen no puede
dejar de leer y percibir lo escrito al pie. No importa cuál
sea la opinión sobre la utilidad de la leyenda, imagen y
leyenda son un híbrido.

La imagen fotográfica no es creada a partir de la nada.

De hecho utiliza elementos pre-existentes que tienen por
sí mismos una importancia, un significado y un valor
potencial. La imagen fotográfica presenta un aspecto
parcial y reducido de un medio ambiente, pero quien mira
una determinada imagen necesita encontrar elementos
de referencia que le permitan establecer relaciones entre
la realidad transferida en la imagen y sus imágenes-
 27

recuerdo fijadas como referencia en su memoria. No

podemos reconocer aquello que no conocemos. No pude
esperarse que partiendo de un elemento totalmente
original y desconocido, pueda darse significado
verdadero y exacto a un mensaje.

La razón de ser de la leyenda al pie de la imagen es

primordialmente la de precisar su sentido, la de
suministrar un mínimo de información para dirigir en una
vía concreta el mensaje que se desea transmitir. Una sola
frase puede esclarecer el contenido de la imagen en un
sentido insospechado. Una de las primeras imágenes de
la fotografía rusa en daguerrotipo, tomada por S. Levickij,
carece de valor si no se nos informa que en ella aparece
Nicolai Gogol en 1845, rodeado por otros artistas rusos.
Sólo la leyenda le confiere para nosotros un significado
de documento histórico que la imagen por sí sola no
podría transmitir.

La fotografía puede sugerir, pero no puede definir valores

morales, intelectuales, filosóficos o políticos; sólo puede
describir apariencias. Por ejemplo, una fotografía tomada
por Walter Evans no puede distinguir entre un pobre pero
noble peón agrícola isabelino y un furibundo campesino
racista, ya que éstas son diferencias intelectuales, no
visuales.8

A nivel archivístico es fundamental realizar un análisis de

cada fotografía en su etapa de identificación a fin de
clasificarla correctamente. Si en una imagen aparecen
varios jóvenes leyendo libros, y un texto adjunto nos dice
que se encuentran en una determinada biblioteca, y que
revisan manuscritos del Siglo XVI, el archivista puede
considerar varias alternativas: Archivarla por el nombre

8SZARKOWSKI, John. “La fotografía, un nuevo tipo de

arte”. Facetas 9 (3): 1976.
 28

de la biblioteca, por bibliotecas como materia, o por

lectura, estudiantes, manuscritos, educación, libros. La
clave consiste en descubrir el, o los elementos básicos
contenidos en la imagen. Si no fueran visibles los textos
escritos en las páginas de los libros, quedaría totalmente
descartada la posibilidad de clasificar la fotografía bajo el
término “manuscritos” y se llevaría a cabo una toma de
decisiones para seleccionar el término más conveniente
según los propios requerimientos del archivo o colección,
los usuarios y sus necesidades.
 29

4. ASPECTOS LEGALES

4.1 EL DOCUMENTO FOTOGRAFICO

“Los documentos, en un sentido amplio, incluyen no

solamente inscripciones, manuscritos y publicaciones
impresas, sino también obras de arte, piezas
numismáticas y piezas de museo, ya sean minerales,
botánicas, zoológicas o antropológicas. Cualquier objeto
material que contenga o confirme algún conocimiento y
pueda ser objeto de colección, debe considerarse un
documento.9

Según la Enciclopedia británica “Documento jurídico es

aquello que sirve como prueba o evidencia y que está
escrito o impreso, o tiene una inscripción o algún
significado que pueda ser leído; una pintura, una
fotografía autenticada, sello, o lo que pueda suministrar
una evidencia documental”.

Por su parte, el artículo 251 del Código de Procedimiento

Civil de Colombia, dice: “Son documentos los escritos,
impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,
radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas,
sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter

9 MIJAILOV, A. y GUILIAREVSKI, R. S. Curso

introductorio de informática y documentación. Caracas:
Instituto de productividad, 1974.
 30

representativo o declarativo y las inscripciones en

lápidas, monumentos, edificios o similares”.

De acuerdo con el Código Penal Colombiano, art. 225,

“Se asimilan a documentos, siempre que puedan servir
de prueba, las expresiones de persona conocida o
conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los
cuadros, dibujos, planos, fotografías, cintas
cinematográficas, radiográficas, fonópticas, archivos
electromagnéticos y registros técnicos impresos”.

El “Reglamento General de Archivos” publicado por el

Archivo General de la Nación, de Colombia, en 1994 y
posteriormente convertido en Ley 594 de 2000, o “Ley
General de Archivos” define documento como “…
Información registrada, cualquiera sea su forma o el
medio utilizado”. Y complementa de la siguiente manera:
Título V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de gestión
documental. Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de
documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por
los citados medios gozarán de la validez y
eficacia de un documento original, siempre
que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.
Título XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos.
Los archivos de la Administración Pública
 31

deberán implementar un sistema integrado de

conservación en cada una de las fases del
ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los
documentos de archivo, sean originales o
copias, deberán elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo
con las normas nacionales o internacionales
que para el efecto sean acogidas por el
Archivo General de la Nación.
PARAGRAFO: Los documentos de archivo de
conservación permanente podrán ser
copiados en nuevos soportes. En tal caso
deberá preverse un programa de
transferencia de información para garantizar
la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en
nuevos soportes. El Archivo General de la
Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de archivos,
incluyendo lo relativo a los documentos en
nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El
parágrafo del artículo 2 de la Ley 80 de 1989
quedará así: “En ningún caso los documentos
de carácter histórico podrán ser destruidos,
aunque hayan sido reproducidos por cualquier
medio”.

4.2 VALOR JURIDICO PROBATORIO

A menudo se trata las fotografías como prueba

apremiante e irrefutable de que en realidad sucedieron
los acontecimientos que se ve en ellas.10 Esta creencia

10 MILGRAM, Stanley. “Un psicólogo observa la cámara

fotográfica”. Facetas 10 (3): 1977.
 32

está respaldada por el hecho de que la fotografía

constituye una realidad valiosa en sí misma y de por sí.
Pero pueden ser falseadas, se les puede malinterpretar o
pueden dar mayor solidez a la realidad que representan e
integrarse como parte inherente de la misma.

Para evaluar las cualidades documentales de una

fotografía11 debemos hacer tres preguntas: ¿Es
auténtica?, ¿Es correcta?, ¿Es verdad lo fotografiado?

La autenticidad, confirmada por ciertos rasgos y

aplicaciones de la fotografía, requiere que la escena no
haya sido alterada en ningún modo; el ladrón
enmascarado que huye del banco no está posando, las
nubes no fueron impresas de otro negativo.

La corrección ya es otro asunto, pues implica la

seguridad de que la fotografía corresponde a lo que la
cámara tomó: los colores no desaparecen, la lente no
deforma las proporciones.

Lo verdadero no tiene que ver con si la fotografía es una

exposición de lo que estuvo presente ante la cámara en
el momento de tomarla, sino que se refiere a si la escena
representada es una exposición de los hechos que se
supone reales y que son transmitidos por la fotografía.
Hay que preguntarse si una fotografía quiere decir lo que
muestra. Una fotografía puede ser auténtica pero falsa, o
verdadera aunque no auténtica. Cuando en la obra “El
balcón” de Jean Genet, un fotógrafo de la reina envía a
uno de los revolucionarios arrestados a buscarle una
cajetilla de cigarrillos y paga a un oficial de policía para
que le dispare, la fotografía del rebelde muerto al tratar
de escapar no es auténtica, aunque es probable que esté

11 ARNHEIM, Rudolf. “¿Qué es la fotografía?”. Facetas 9

(3): 1976.
 33

bien tomada y que no sea necesariamente falsa.

“¡Monstruoso!” exclama la reina. “Es la costumbre,
majestad”, dice el fotógrafo. Esto demuestra que, sin
lugar a duda, cuando la verdad está en juego, el
problema deja de ser exclusivamente fotográfico.

El primer paso para aceptar una fotografía como

documento con valor probatorio12 consiste en establecer
quién la aporta al respectivo proceso, es decir, en
estudiar y analizar la personalidad del fotógrafo con el
propósito de efectuar una graduación de su seriedad y
honestidad.

Aceptada la credibilidad que merece el fotógrafo, es

necesario estudiar el lugar donde se encontraba cuando
se imprimió la fotografía, las condiciones de percepción
visual e inclusive las auditivas, porque éstas, en
determinadas circunstancias pueden haber sido el factor
que motivara la impresión fotográfica.

Establecido lo anterior, es preciso determinar si el

fotógrafo, efectivamente, tuvo la posibilidad de captar con
la lente la imagen que aparece en la fotografía, bajo las
condiciones de modo, tiempo y lugar que ha debido
describir en testimonio rendido con anterioridad a la
comprobación que se está detallando.

Definido esto, el juez analiza la fotografía en sí, como

documento, teniendo en cuenta la necesidad de que
dicho medio de prueba haya llegado al proceso siguiendo
los cauces establecidos por la ley. Porque no es lo mismo
la recolección de pruebas en el campo penal que en el
civil, laboral o administrativo. La apreciación de lo que
dice una fotografía y su consiguiente valor probatorio

12BAYONA MARTINEZ, Alonso. Abogado. Entrevista

personal. Bogotá: 2012.
 34

están determinados por la consonancia del documento

con otras pruebas, y el juez, de acuerdo con las reglas de
apreciación probatoria lo ubicará en el grado que merece,
ya sea como indicio grave o leve, o como plena prueba
de la existencia de un hecho.

Lo expuesto se refiere a los casos cuando un particular

aporta a un proceso una fotografía como medio de
prueba y se pueden considerar cada vez menos
excepcionales, porque en la actualidad son innumerables
las personas que usan o portan aparatos digitales de todo
tipo, por ejemplo teléfonos celulares, que permiten la
recolección instantánea de sucesos que pueden tener
relevancia judicial.

Comúnmente los jueces acuden a los fotógrafos técnicos

oficiales, bien sean de la policía judicial o del Instituto de
Medicina Legal y Ciencias Forenses, personas éstas que
tienen la calidad de peritos. Por lo tanto, en estos casos,
el juez queda relegado de la obligación de comprobar la
credibilidad, honestidad e idoneidad del fotógrafo, ya que
la ley presume que estos profesionales poseen dichas
cualidades. Lo anterior significa que el juez se limitará a
apreciar la fotografía como documento, siguiendo las
pautas de apreciación ya mencionadas. Como aplicación
de lo dicho podemos citar dos ejemplos:

CASO No. 1

“Una fotografía publicada en El Tiempo fue

clave para que los vocales del Consejo de
Guerra que juzgó al estudiante detenido en
desarrollo de desórdenes en la ciudad
universitaria, dieran su veredicto absolutorio
al sindicado.
 35

Guillermo Elías Guzmán Argumedo,

estudiante de la Facultad de Ingeniería de la
Universidad Nacional de Colombia, fue
detenido el martes anterior, cuando alumnos
del centro superior protagonizaban violentos
enfrentamientos con unidades de la fuerza
pública.
Según el informe de la policía, Guzmán
Argumedo tenía en su poder “un coctel
Molotov” el cual iba a lanzar contra el grupo
de agentes. Añade el informe, que el
universitario fue capturado en cercanías de la
puerta de acceso de la universidad, ubicada
en la calle 26. Sin embargo, la fotografía
tomada por nuestro reportero Jorge Parga,
demostró a los miembros del Consejo de
Guerra que el joven había sido capturado
frente a las instalaciones de la Caja Nacional
de Previsión Social. En efecto, al fondo de la
fotografía se observa la puerta grande de
entrada de la Caja y deja sin piso la
afirmación de la policía.
La gráfica en mención muestra al estudiante
en momentos cuando era capturado por la
fuerza pública y en sus manos se observan
los libros que portaba al salir de la facultad
donde adelanta sus estudios.
El Mayor Jairo Hortta Bahamón, Fiscal del
Consejo de Guerra, dijo en desarrollo de su
investigación, que el sitio donde había sido
tomada la placa fotográfica no corresponde
con el descrito en el informe de la policía. El
oficial dijo así mismo que con base en lo
anterior, no existía mérito para condenar al
estudiante y solicitó un veredicto absolutorio.
 36

Por su parte, el abogado defensor del

universitario, Alfredo Negrinis Consuegra, dijo
a los vocales que había demostrado
plenamente, en las pruebas practicadas, que
su defendido no portaba bombas ni elementos
que hicieran pensar en la posibilidad de un
comportamiento anormal. Agregó que
posteriormente a su detención el F-2 hizo un
allanamiento a la residencia del universitario
donde sólo encontraron libros y cuadernos
utilizados para el estudio. No había material
subversivo ni elementos que lo
comprometieran.
Manifestó igualmente que las versiones dadas
por el oficial de policía, Teniente Castillo
García, un cabo y un agente de la misma
institución, eran un tanto contradictorias y
débiles.

FOTO No. 1

La fotografía publicada por El Tiempo, señaló

el abogado, vino a aclarar las dudas en
cuanto al lugar en donde fue capturado mi
defendido. Tengo la firme convicción de que
 37

el estudiante Guillermo Elías Guzmán es

inocente, dijo el defensor. Luego de la
intervención del profesional, el Consejo de
Guerra presidido por el Mayor Carlos Alarcón
Falla, entró en un breve receso para que los
vocales, capitanes José Vicente Lara, Jorge
Perdomo Lozano y Julio Charry Solano,
dieran a conocer el veredicto absolutorio por
unanimidad”.13

CASO No. 2

FOTO No 2
“Esta gráfica tomada por un transeúnte
ocasional en una calle de Génova, Italia, en

13“Absuelto un estudiante por foto de El Tiempo”.

Bogotá: El Tiempo, Mayo 27 de 1978, pag. 8 B.
 38

Marzo de 1971, cobra ahora una gran

actualidad. Aparecen en ella los terroristas
Augusto Veil y Mario Rossi, huyendo en una
Vespa luego de disparar contra el mensajero
del Banco Alessandro Floris, en el piso, a
quien despojaron de un maletín con una
gruesa suma de dinero luego de herirle
mortalmente. Rossi, revólver en mano y con
el maletín, es el fundador del grupo terrorista
“Octubre 22”, aliado de las “Brigadas rojas”,
las cuales incluyen en su lista de liberados
para entregar a Aldo Moro”.14

“Sin embargo,15 en este caso se presenta la siguiente

crítica de la fotografía en sí, como elemento probatorio: El
ángulo de exposición impide determinar la fisonomía de
los motociclistas delincuentes, así como la identificación
de la máquina, no solamente porque no registra las
placas, sino también porque tratándose de una imagen
en blanco y negro impide establecer sus colores, los
cuales son fundamentales para una buena identificación.
Además, el ángulo de toma, cuando mucho sirve para
identificar la estructura anatómica del individuo que viaja
en la parte trasera de la motoneta, conformación ésta que
puede corresponder a miles de personas.

Además, nunca debe olvidarse que la fotografía muestra

lo que observó el fotógrafo y que por consiguiente, su
grado de prueba está determinado por el grado de
percepción de éste, bastante limitado ya que su campo
de visión se reduce al que le permite la lente fotográfica,
dejando de percibir, por lo tanto, el desarrollo de hechos

14 UPI. “Liberar a trece extremistas”. Bogotá: El

Espectador, Abril 25 de 1978, pag. 4 A.
15 BAYONA MARTINEZ, Alonso. Abogado. Entrevista

personal. Bogotá: 2012.

 39

concomitantes a la acción que se fotografía, los cuales

son de indudable valor en el campo de la prueba jurídica.
También hay que tener en cuenta que la fotografía
muestra lo que el fotógrafo quiso que quedara impreso en
la película, si se trata de un individuo con suficiente
experiencia, y que muchas veces este documento
muestra parcial o totalmente lo que el fotógrafo no quería
que se imprimiera, si carece de práctica en este campo.
De lo anterior se deduce que el aforismo de “La cámara
nunca miente” es un concepto más romántico que real,
pues carece de toda concepción objetiva”.

A tal propósito citaremos algunos ejemplos famosos entre

los millares que existen en la historia universal de la
fotografía, que al fin y al cabo es la historia moderna de la
humanidad.

“Hace unos años circuló ampliamente por

Internet esta supuesta foto hecha segundos
antes de que un avión impactara contra una
de las Torres gemelas en Nueva York.16 Hay
que reconocer que el montaje está muy bien
hecho, pero también es cierto que es más
falsa que un euro de madera. Publicado por
Fermín Chicharo en 14:25.
La primera regla del montaje fotográfico es
que coincida la iluminación de los distintos
elementos a montar. El avión está iluminado
de frente (con el sol detrás del fotógrafo),
mientras que el resto de la foto está iluminada
desde la derecha con el sol muy bajo. Sin

16La última foto de las Torres gemelas [en línea]

Disponible en:
http://cibertrolas.blogspot.com/2008/09/la-ltima-foto-
de-las-torres-gemelas-de.html (Consulta: 17 Noviembre
2011).
 40

embargo, es una regla frecuentemente

olvidada (Incluso la olvidó la CIA cuando hizo
el montaje de Lee Harvey Oswald, uno de los
peores montajes que he visto, por cierto, y
que se enarboló como prueba). 2 de Octubre
de 2008 12:23.

FOTO No. 3

El turista fotografiado viste una chaqueta de

invierno, algo inusitado si consideramos que
el 11 de Septiembre fue un caluroso día de
verano.
El avión se está aproximando a la torre desde
el Norte, por lo tanto la torre de la foto debía
ser la del Norte (WTC1), que no tenía
mirador. Inclusive si la foto mostrara una
escena del mirador de la WTC2, ésta no se
abría hasta las 9:30 am. El primer avión
chocó a las 8:49 am.

El avión que aparece en la foto es un Boeing

757 de American Airlines: el vuelo de AA que
 41

se estrelló con la torre era un Boeing 767. -28

de Junio de 2009 07:36.

FOTO No. 4

Esta es la famosa foto de Lee Harvey Oswald

sosteniendo propaganda izquierdista y un rifle
que casualmente es el rifle con el que
mataron al Presidente John F. Kennedy.
Dicha foto se presume también retocada y se
dice que la cabeza, tomada de otra fotografía,
la colocaron en ese cuerpo para inculpar a
Oswald, quien fue asesinado dos días
después por Jack Ruby cuando iba a ser
trasladado a la prisión.17
Una famosa fotografía en blanco y negro
impulsó la búsqueda del Monstruo del Lago

17Mitos y curiosidades de la fotografía [en línea]

Disponible en: http://www.fotobuzz.com/mitos-y-
curiosidades-de-la-fotografia-y-el-uso-del-photoshop
(Consulta: 17 Noviembre 2011).
 42

Ness… hasta que la verdad salió a la luz

cerca de 60 años después.

FOTO No. 5

La preocupación moderna por la criatura,

conocida como el monstruo prehistórico del
Lago Ness, fue despertada por la fotografía
presuntamente tomada por el cirujano R. K.
Wilson el 19 de Abril de 1934, que parecía
mostrar a una enorme criatura de cuello largo
que se deslizaba a través del agua. Décadas
más tarde, el 12 de Marzo de 1994,
Marmaduke Wetherell afirmó haber falsificado
la fotografía tras ser empleado por el
periódico Daily Mail para encontrar a Nessie,
indicando también que Wilson no había
tomado la foto y que su nombre fue utilizado
solamente para darle más credibilidad a la
misma. Sin embargo y a pesar de la
confesión, la foto ya había sido difundida por
 43

todo el mundo como una “evidencia absoluta”,

lo cual colocó definitivamente en la cultura
popular la leyenda del Monstruo del Lago
Ness de Escocia.18

Y no podríamos olvidar las inquietantes fotografías del

mítico “Hombre de las nieves” también conocido como
“Yeti” en los Himalaya, “Bigfoot” en los Estados Unidos,
“Sasquash” en Canadá y que a la larga resultaron ser
montajes fotográficos, inclusive mal elaborados pero
capaces de engañar a los desprevenidos de cada época.

En Colombia las leyes protegen las obras fotográficas

desde que fue creada la Ley 86 de 1846 sobre propiedad
intelectual, en la que se incluye, entre otras, a las
fotografías,19 aunque se relaciona directa y
específicamente con el aspecto artístico de dicho medio
de expresión visual. Así mismo, la Ley 23 de 1982, que
derogó a la de 1946, continúa con el mismo patrón
conceptual acerca de lo que se considera es, y no de lo
que puede ser la fotografía, aparte de respetarse como
obra de arte. Esta última ley dice en su artículo 89: “El
autor de una obra fotográfica que tenga mérito artístico
para ser protegida por la presente ley, tiene derecho a
reproducirla, distribuirla, exponerla en venta, respetando
las limitaciones de los artículos anteriores y sin perjuicio
de los derechos de autor, cuando se trate de fotografías
de otras obras de las artes figurativas. Toda copia o
reproducción de la fotografía llevará impresos de modo
visible el nombre de su autor y el año de su realización”.

18 Monstruo del Lago Ness [en línea] Disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Monstruo_del_lago_Ness
(Consulta: 17 Noviembre 2011).
19 PLAZAS, Arcadio. Estudio sobre derechos de autor:

Reforma legal colombiana. Bogotá: Temis, 1984.

 44

De esta manera, la ley protege aquellas fotografías

reconocibles como obras artísticas, pero en ningún
momento especifica cuándo, o qué características deben
reunir éstas para ser consideradas obras de arte,
olvidando además el aspecto jurídico que puede implicar
a las fotografías como documentos en la comprobación o
negación de un delito. Mas, siendo éste un tema ajeno a
nuestros propósitos, será mejor dejarlo en manos de los
especialistas.
 45

5. ARCHIVOS Y COLECCIONES
FOTOGRAFICAS

Se presentan dos acepciones para la palabra de origen

griego “archivo”. La primera se refiere a la oficina o local
en donde se conserva y maneja los documentos,
generalmente de tipo administrativo que produce una
entidad o una persona y la segunda trata de los
documentos en sí mismos. Aunque contadas
excepciones lingüísticas utilizan términos independientes
para diferenciar estos términos entre sí, el Reglamento
General de Archivos lo define cómo: “Conjunto de
documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural, por una
persona o institución pública o privada en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información para la persona o
institución que lo produce, para los ciudadanos o para
servir como una fuente de historia”.

Un archivo, por naturaleza, conserva material original

cuyas características lo convierten en documento único.
Esta es la principal diferencia con las bibliotecas, que
manejan registros impresos duplicados en muchas copias
existentes además en otras bibliotecas.

El predominio de los documentos textuales en los fondos

archivísticos ha sido la causa principal para que no se
concediera la suficiente importancia a otros elementos.
Las dificultades originadas por sus requerimientos de
 46

conservación, así como la variedad de formatos, muy

pequeños o excesivamente grandes que se presenta con
los mapas, planos, dibujos y fotografías, hicieron que se
los catalogara como materiales engorrosos cuya
complejidad llevó a separarlos de sus series primarias y
asuntos de origen para organizarlos en colecciones
independientes. Se los aceptó como poseedores de
ciertas cualidades históricas y archivísticas, pero fueron
rechazados por muchos museos, galerías, bibliotecas y
archivos tradicionales. A partir de la segunda mitad del
Siglo XX, con la aparición de diferentes
especializaciones, se suscitó el reconocimiento al valor
intrínseco documental en su variadísima gama de
presentaciones y los archivistas comenzaron a buscar
soluciones encaminadas a salvaguardar la existencia y el
uso de estos materiales. Un considerable número de
instituciones privadas, públicas y mixtas, hace uso cada
vez más frecuente de colecciones de elementos
archivísticos no convencionales por su soporte y
condiciones para la conservación. Dichos elementos
forman parte relevante entre los nuevos productos de la
era tecnológica: videocasetes, casetes de audio, discos
ópticos, fotografías, etc., y hacen necesaria la
incorporación de un conjunto organizado de
conocimientos y técnicas para el manejo eficiente y
profesional de los denominados archivos atípicos,
técnicos o especiales.

Con la popularización de la informática surgió un nuevo

concepto de archivo como la colección ordenada de
registros: datos, textos o instrucciones relacionadas entre
sí y que almacenados, aún en grandes cantidades, son
de rápido y fácil acceso y se conservan dentro o fuera del
computador mediante soportes como discos (CD, DVD),
memorias USB y otros ya fuera del mercado, debido a la
 47

constante evolución de la tecnología en el área de

sistemas.

Entre las muchas especialidades y de acuerdo con la

tipología documental que las conforma, se conoce como
archivo atípico, técnico o especial, todo aquel relacionado
con la organización, conservación, preservación y manejo
de documentos no típicos, no tradicionales. Existen
diversas clases de estos archivos según los materiales
que integran su colección, los cuales abarcan desde
muestras sedimentarias de los fondos marinos o
determinadas regiones geográficas, hasta los
documentos pictóricos o iconográficos, los cuales
incluyen en su género a los archivos y colecciones
fotográficas y de audiovisuales. Según Michel Duchein20
el término audiovisual se aplica a los documentos
sonoros y a las imágenes en movimiento, esencialmente
los discos, cintas magnetofónicas, películas
cinematográficas, cintas de video e imágenes fijas como
los grabados y fotografías.

No todos los documentos audiovisuales constituyen

material de archivo en el sentido estricto del término, y
por regla general sólo se asimilan a esta categoría los
producidos o recibidos por las instituciones, como
elementos que forman parte de los procesos
administrativos de su correspondiente actividad,
excluyendo los documentos originados con fines
comerciales o artísticos. Ciertamente es difícil establecer
una diferencia práctica, puesto que no todos los
documentos audiovisuales, por ejemplo los discos
musicales, los videos comerciales y los carteles, llamados

20DUCHEIN, Michel. Los obstáculos que se oponen al

acceso, a la utilización y a la transferencia de la
información conservada en los archivos: Un estudio de
RAMP. París: Unesco, 1983.
 48

también afiches o posters, podrían considerarse

elementos archivísticos, si técnicamente carecen de valor
documental histórico, jurídico, científico o administrativo.
De todas formas, las legislaciones modernas incluyen en
la definición de archivo a los documentos audiovisuales,
sin restricción implícita ni detallada, no obstante son muy
pocos los países en donde se hace efectivo el ingreso de
dichos materiales a los depósitos de las entidades
receptoras, como son los archivos y las bibliotecas
nacionales.

5.1 EL ARCHIVO

El archivo fotográfico, denominado por igual colección

fotográfica y recientemente conocido también como
fototeca, es el conjunto ordenado de materiales afines a
la fotografía como son las copias positivas, negativos,
vidrios, transparencias y diapositivas, producidos o
recibidos por personas naturales o jurídicas, en función
de sus actividades y dispuestos en tal forma que faciliten
su almacenamiento, preservación y consulta. Por su
condición documental peculiar no tiene incidencias
administrativas directas desde el punto de vista de los
archivos de gestión, pero en el caso de empresas
productoras de documentos fotográficos evidencia el
desarrollo de los individuos y de las instituciones.

La fototeca, que etimológicamente significa “Colección de

fotografías”, es un centro de acopio cuyo objetivo
principal es la adquisición de imágenes fotográficas para
su colección, organización y catalogación, con fines de
conocimiento y difusión. Hace referencia a documentos
fotográficos tanto en los soportes tradicionales sobre
papel y acetato como en los modernos y diferentes
soportes digitales. De allí que una fototeca digital es el
espacio informático que permite almacenar, organizar,
 49

conservar, catalogar y difundir fotografías, y un

seudónimo de la misma se considera el banco de
imágenes. En la actualidad y gracias a Internet, es
posible buscar y obtener imágenes de casi cualesquier
asuntos, lugares y personajes que no posee el archivo o
la colección. Basta ingresar a las diferentes páginas Web
especializadas como The image bank, Shutterstock,
Fotosearch, Slidedepot, Fotolia, Depositphotos,
Istockphoto, Veer, Gettimages, Jupiterimages,
Corbisimages, Thinkstockphotos, Dreamtime y muchos
otros, inclusive bancos de imágenes de carácter gratuito,
a través de buscadores simples y de fácil manejo como
Google, aunque debe tenerse especial cuidado con los
derechos de autor.

El archivo fotográfico es mucho más que un accidentado

cúmulo de imágenes en vidrio, papel o acetato de
celulosa. Es la recopilación metódica y técnica de
impresiones visuales, ciertas y objetivas, ocurridas en la
vida real de los personajes y de los pueblos. Son la
historia, el arte y la ciencia agrupadas en una estructura
regulada y dinámica puesta al servicio del hombre:
científico, curioso, historiador o investigador de cualquier
disciplina.

Las actividades desarrolladas en el archivo son variadas,

generalmente agradables y hasta pueden resultar
divertidas cuando a uno le place mirar fotografías.
Mencionaremos las funciones básicas desarrolladas en
un archivo institucional:
- Procesar el material fotográfico (recibir, inventariar,
analizar, identificar, clasificar y catalogar, aplicar un
soporte de almacenamiento) de acuerdo con un sistema
ya establecido y según las necesidades y condiciones
de cada archivo.
 50

- Organizar la documentación conforme al método

dispuesto, en atención a las normas definidas en el
Manual de procedimientos.
- Revisar frecuentemente para efectos de
actualización y corrección de posibles errores.
- Conservar y preservar los documentos fotográficos.
- Proporcionar información gráfica a los usuarios
autorizados, recuperando la información solicitada con
un alto grado de eficacia y eficiencia.

Un archivo fotográfico de tipo general contiene toda clase

de imágenes, verbigracia lugares, acontecimientos,
objetos, animales y personas. Es supremamente rico en
posibilidades temáticas y posee un inapreciable valor
artístico e histórico.

En contraste, los archivos especializados se diferencian

de los generales y entre sí por la singularidad de su
contenido temático, acorde con los intereses de la
persona o entidad a quien representan. Encontramos por
ejemplo, colecciones basadas únicamente en
determinado tópico del arte, como pintura, escultura,
danza, ballet, o todo lo relacionado con el arte. Otras,
inclinadas hacia la recolección de retratos de personajes
de la farándula o de la política, ya sea a nivel nacional
como mundial. Deportes específicos como fútbol,
automovilismo, hípica, gimnasia, boxeo, o todos los
deportes. Independientemente topamos con archivos o
colecciones especializadas en paisajes, fauna, flores,
insectos, arquitectura, desnudos, arqueología. En fin, la
lista es interminable, como son infinitas las aficiones y
trabajos en la vida del hombre.

Es importante diferenciar los archivos cuyo fin primario

es satisfacer consultas rápidas y constantes como ocurre
en las revistas y periódicos diarios, y aquellos cuyo
 51

objetivo esencial radica en la conservación permanente

de sus documentos fotográficos.

En los archivos de consulta rápida, el material solicitado

se requiere de inmediato. Los usuarios, generalmente
periodistas, no disponen de tiempo extra. Una cadena de
jefes y de técnicos los apremia, la imagen que ilustrará un
artículo se necesita, casi siempre, al instante. Las noticias
y la próxima edición no pueden esperar.

En cambio, en los pertenecientes a museos de arte,

cinematecas, archivos regionales y nacionales,
bibliotecas y similares, el flujo de consultas es más lento
y menos numeroso. El usuario, por lo general un
investigador, goza de tiempo suficiente y no se halla
sometido a presiones que exigen resultados inmediatos.
Su propósito fundamental es la conservación técnica de
sus documentos con miras a preservarlos para la
posteridad, aunque esto, desde luego, no impide la
consulta y el uso racionalizados, permitidos sólo de
acuerdo con un estricto reglamento que excluye a los
simples curiosos.

Uno y otro archivo merecen consideraciones apropiadas

e independientes, dadas las características de sus
intereses y los de sus usuarios. En este trabajo, sin
embargo, se enfatiza en el modelo de archivos rápidos,
ya que en el fondo, los principios básicos de organización
y orden son los mismos, mostrando evidentes diferencias
únicamente en cuanto se refiere a soportes y detalles
técnicos cuando se propende a la salvaguardia duradera
de los documentos fotográficos. Así, estableceremos las
siguientes subcategorías:
 52

Industriales.

Son los archivos fotográficos de empresas comúnmente

dedicadas a la industria de la información gráfica
impresa, como son los diarios y revistas, muchas de las
cuales pueden, en la actualidad, consultarse On line a
través de Internet.

Comerciales.

Incluyen archivos de pequeñas empresas, agencias

publicitarias, estudios fotográficos de carácter comercial.

Científicos y culturales.

A esta clase corresponden los archivos especializados en

cualesquiera ramas de las ciencias o de las
humanidades: Bellas artes, ingenierías, educación,
ecología, medicina, criminología, turismo, etc., y
normalmente son propiedad de instituciones o de
profesionales dedicados al estudio e investigación de
asuntos particulares específicos.

Históricos.

Son aquellos integrados por documentos fotográficos,

tanto antiguos como recientes, que brindan información y
testimonio exacto de acontecimientos, costumbres,
modas, medios y vías de comunicación y transporte,
maquinarias, arquitectura, vivienda, urbanismo, etc., y
que permiten establecer comparaciones cronológicas a
fin de visualizar y comprender el desarrollo evolutivo de
múltiples aspectos tocantes al progreso de las
comunidades. Lamentablemente muchos gobiernos han
ignorado su valor intrínseco y, habiéndose originado
como colecciones particulares de los fotógrafos,
 53

pertenecen a éstos o a sus descendientes, sin que

existan leyes o normas para su conservación y
preservación.

5.2 ORGANIZACIÓN

A causa de su variedad y complejidad, los registros

gráficos son organizados de muchas maneras y los
métodos de ordenación y descripción no han sido
definidos completamente.21 No obstante la preferencia
técnica por normalizar los procedimientos, es inevitable
aceptar que la heterogeneidad de medios y de intereses
requiere de disciplinas y criterios propios para poder
ejercer administraciones profesionales e idóneas.

El tratamiento de las copias positivas sobre papel difiere

si se trata de copias en blanco y negro o en color, y
requiere de cuidados y técnicas especiales y distintas
cuando se maneja fotogramas en cristal o en celuloide.
Los usuarios, dada la naturaleza de su trabajo, disponen
o no del tiempo necesario para realizar una pesquisa
exhaustiva, pero de todas formas la recuperación debe
lograrse con agilidad y exactitud. Desde luego, cualquier
método puede desarrollarse con referencia a los propios
atributos de cada material, siempre y cuando se tenga
presentes algunos puntos básicos en el estudio que
antecede a la organización. Y en este punto nos
enfocamos concretamente en los soportes documentales
de la fotografía tradicional.

Soporte documental.

Es necesario definir si la colección consta de negativos,

diapositivas, vidrios, positivos sobre papel, recortes,

21SCHELLEMBERG, T. R. The management of archives.

New York: Columbia University Press, 1965.
 54

postales, etc., integrando un grupo de materiales surtidos,

o se ciñe concretamente a uno o algunos de ellos. El tipo
de material no es realmente significativo para el sistema
de ordenación, pero es esencial en cuanto se refiere a
métodos de almacenamiento, aplicación de soportes y
mobiliario.

Volumen existente.

El conocimiento cuantitativo de los documentos permitirá

efectuar cálculos de necesidad locativa, mobiliarios,
soportes de almacenamiento, personal, tiempo y costos
globales. No debe olvidarse un dato importante que es la
proyección del incremento progresivo de cada uno de los
materiales.

Requerimientos gráficos de los usuarios.

El análisis acerca de las necesidades y formas de

solicitud por parte de los usuarios nos orientará en la
selección del sistema de ordenación. Debemos
enterarnos de cuáles serán las posibles o habituales
solicitudes: Si por nombre de fotógrafos, por fechas de
toma de las imágenes, por lugar de origen o por asuntos
tales como nombres de personajes, temas o escenas
cualesquiera: un niño dormido, un árbol de naranjas, un
obrero trabajando, un cielo nublado, personas agitando
pañuelos en un puerto.

Flujo de consultas.

Prever el nivel que alcanzará el número diario de

consultas permite ubicar la colección en una de las
categorías conocidas como archivos de consulta rápida o
de conservación permanente, de lo cual dependerá la
estructuración general de la colección en cuanto a
 55

ordenación, almacenamiento físico y métodos de

recuperación.

Sistema de ordenación.

Será más conveniente utilizar un sistema numérico

ascendente o un orden cronológico, alfabético, o quizás
conviene desarrollar una combinación que satisfaga de
manera óptima nuestras necesidades.

Disposición física.

Los documentos fotográficos serán guardados en sobres

uniformes o según el tamaño de cada fotograma, o es
más provechoso almacenarlos en cajas, carpetas,
cartulinas o álbumes, estantes o archivadores, teniendo
siempre presentes las normas de conservación para
materiales fotográficos.

Método de recuperación.

La obsolescencia de los antiguos ficheros y catálogos en

soporte de papel o cartulina hacen obligatoria la
adquisición de equipos informáticos, implementados con
programas o software adecuado para la automatización
de los registros y por lo tanto la recuperación de las
imágenes, a fin de obtener un medio que permita la
localización de las gráficas relevantes en el momento de
la consulta o de la investigación.

Damos por hecho que antes de tomar esta decisión ya se

tiene los conocimientos básicos necesarios acerca de la
institución o propietario de la colección: su historia,
políticas y muy especialmente sus objetivos.
 56

Los problemas, dudas y soluciones que se presentan en

un archivo o colección son propios de sí mismo y
difícilmente pueden encajar con los tropiezos y
disposiciones de otros, ya que todos son diferentes entre
sí. De esta causal se desprende la grave inexistencia de
una normalización funcional, que intente fijar pautas
estandarizadas para la organización de archivos
fotográficos en general, debido precisamente a la
diversidad de sus especializaciones, requerimientos e
intereses primarios.

5.3 SISTEMAS DE ORDENACION

5.3.1 Alfabético y temático

Basado en el principio de ordenación literal, de la A hasta

la Z, es un método práctico, fácil y funcional. Aplicable en
colecciones donde tanto la solicitud como la recuperación
se manifiestan por nombres de personas, lugares o
asuntos concretos, su conformación es similar a la de un
diccionario enciclopédico. Los negativos, diapositivas y
fotografías, en bloques separados, se clasifican y
ordenan alfabéticamente, sin tener en cuenta que
representen lugares, hechos o personas.

Ejemplo: AARON, Joshua (médico)

ABACOS (instrumentos matemáticos)
ABADÍA, Alejandra (cantante)
ABADÍAS (monasterios)
ACAPULCO (ciudad de México)
ACCIDENTES
Etc. etc.

Cuando un tema presenta subdivisiones como sucede

con DEPORTES, lo mejor es no utilizar este término tan
amplio, y más bien emplear subdivisiones en las letras
iniciales correspondientes, así:
 57

ATLETISMO (se coloca en la letra A)

BOXEO (debe ubicarse en la letra B)
CANOTAJE (en la letra C)
CICLISMO (en la letra C)

Desde luego que si se desea conformar un solo bloque

con el tema DEPORTES para tenerlos reunidos,
simplemente se colocará las respectivas separaciones
iniciando con la letra A. De todas formas, siempre habrá
temas o asuntos que requieran la apertura de
subdivisiones con el fin de facilitar el almacenamiento y
sobre todo la consulta en casos de investigación, pues
muchas veces el usuario encontrará más información de
la que llevaba en mente y de esta manera se reduce el
campo de pesquisa. Veamos un ejemplo:

CIUDADES (Tema o grupo principal)

BOGOTA DC (Subtema, dividido en):
Bogotá – antigua
Bogotá – avenidas
Bogotá – barrios
Bogotá – calles
Bogotá – carreras
Bogotá – edificios
Bogotá – panorámicas
Bogotá – parques

Lo mismo sucedería con temas tales como medicina,

cine, animales, arte, maquinaria, agricultura, etc., y en el
caso de PERSONAS, algunos archivos las separan en
NACIONALES y EXTRANJERAS, o por profesiones
inclusive con sus especialidades, criterio nada
aconsejable ya que se requiere demasiada información
para recuperar una gráfica. Este caso lo veremos con
más detalle en el punto que trata los problemas en la
clasificación y recuperación.
 58

El orden alfabético continuo no presenta mayor dificultad.

Sin embargo sucede cierta demora que perjudica la
eficiencia requerida en el archivo para la localización de
determinados encabezamientos o guías, cuando el
material es numeroso y se encuentra en la misma gaveta,
caja, estante, álbum o archivador, verbigracia lo ocurrido
con apellidos y temas sinónimos:

RIOS (tema)
RIOS, Beatriz (personaje)
RIOS, Manuela (personaje)
ROBLES (tema – árboles)
ROBLES (lugar – pueblo)
ROBLES, Elizabeth (personaje)

El problema puede corregirse utilizando separadores con

cejillas bien visibles, preferiblemente de colores, que
identifican el material ubicado a continuación, o bien
puede tratar de que cada uno de los asuntos quede
almacenado en diferente caja o gaveta, con el riesgo de
perder demasiado espacio y mobiliario. Pero en un
archivo de tipo general la solución más viable es la
separación del material en tres grandes grupos, cada uno
de ellos con su propia ordenación alfabética: Un grupo
para PERSONAS, otro para LUGARES Y ENTIDADES y
un tercero para TEMAS.

Ocasionalmente se confunde los métodos alfabético y

temático pero en realidad son sistemas diferentes: La
ordenación alfabética es un procedimiento literal
consecutivo en el cual podrían, eventualmente,
presentarse algunas divisiones, mas no en todos los
encabezamientos o asuntos. Por su parte, la disposición
temática obedece a una separación sistemática del
conjunto documental, en asuntos generales que a su vez
se fragmentan, necesariamente, en contenidos más
 59

específicos. En una colección ordenada según el método

alfabético, la fotografía de un tractor se clasifica como
TRACTORES y se almacena en su lugar correspondiente
de la letra T. No obstante, en la ordenación temática
podría clasificarse y ubicarse en el área de
AGRICULTURA (letra A), subdivisión MAQUINARIA.

Consideramos más sencillo, ágil y manejable el primer

sistema, ya que permite llevar a cabo búsquedas directas
en menos tiempo y con mayor seguridad que la que
ofrece el ordenamiento temático.

5.3.2 Numérico

Algunos piensan que la única forma de archivar

materiales fotográficos es por tema, en tanto que otros
opinan que dicha organización es muy compleja y que lo
más conveniente es un sistema numérico, ya sea global o
en pequeños grupos. En vista de las dificultades que
existen para clasificar y ordenar estas colecciones,
Schellemberg22 recomienda, con excepción de los
archivos demasiado grandes, ordenar numeralmente los
negativos y las fotografías en consideración a que es un
método bastante simple.

En otras palabras, consiste en asignar un número

específico y consecutivo a cada material fotográfico, o
también a cada personaje o tema, individualizando las
imágenes con dígitos decimales cuando exista más de
una en cada asunto. Así mismo la colección puede
separarse en grupos menores que llevarán su propia
numeración, aunque no conviene establecer demasiados
subtemas o separaciones puesto que, al menos en el
sistema manual, la expansión de guías para recuperación

22SCHELLEMBERG, T. R. The management of archives.

New York: Columbia University Press, 1965.
 60

de las imágenes traería graves consecuencias en el

aspecto de trabajo, costos, problemas de espacio y
demora en su localización. Desde luego que la
automatización ha eliminado los ficheros catalográficos y
todo el registro de una imagen se diligencia en un solo
pantallazo u hoja de entrada en el computador.

En el caso de llevar un cuerpo único de archivo, se

emplea la numeración consecutiva de uno en adelante,
sin tener en cuenta el contenido de las gráficas.
Simplemente, la primera fotografía se codifica con el
número (001) o (000001) y las siguientes continuarán con
su numeración lógica. La recuperación se lleva a cabo
mediante elementos auxiliares como registros en
programas de computador, que bien puede ser un
software especializado o una simple hoja electrónica
como Access o Excel. Estos registros, ordenados
alfabéticamente, proporcionan el número en el cual se
encuentra ubicado el material, indicando además otros
datos como: Color o blanco y negro, formato, nombre del
fotógrafo, fecha de realización y, obviamente, el asunto,
lugar o persona que aparece en la gráfica. En fin, la
información relevante y no superflua que las actividades
del archivo o colección y las necesidades de los usuarios
exijan.

Ejemplos: NARANJAS TANGELO

No. 00785 (20x25 cm.) color
Samaniego, Colombia, 2010

QUIÑONES, Carmela (Pesista)

No. 000014 (6x9 cm.) BN
Con Bertha Lucumí, en Cali, Colombia, 2005

Si decide utilizar un solo número para todas las

fotografías de un personaje, lugar o tema, existe el riesgo
 61

de acumulación en uno o en muchos de ellos, dificultando

el control de los materiales así como la localización
eficiente y rápida de las imágenes, aún si se individualiza
cada fotograma mediante el uso de dígitos decimales.

Ejemplos: PARIS, Natalia (Modelo)

No. 000050.1 (13x18 cm.) color
Con Bianca Arango y Ana María Trujillo

PARIS, Natalia (Modelo)

No. 000050.2 (20x25 cm.) BN
Primer plano rostro

Por otra parte y especialmente cuando se trabaja con un

sistema manual, es indudable la ventaja que ofrece la
ordenación numérica, ya sea consecutiva total o en
bloques, cuando se trata de realizar inventarios y para el
control diario de los materiales.

5.3.3 Alfanumérico

Es una combinación de los dos sistemas anteriores:

Alfabético y Numérico, en la cual se utiliza letras y
números. Se puede emplear letras mayúsculas para
identificar ciertos tópicos, precedidas por números
consecutivos que en cada caso corresponden a la
extensión nominal de la letra base. Así, (A-1), (A-2),
significan: Primera parte del asunto A, segunda parte del
asunto A, las cuales pueden representar cajas, gavetas,
álbumes, carpetas o estantes completos. Igualmente
podemos establecer una lista de códigos en los que las
letras corresponden a las iniciales del asunto contenido.
 62

Ejemplo:

PC (Película colombiana)
PE (Película extranjera)
PC-00080 (Película colombiana No. 80)
PC-00080.15 (Foto No. 15 de la película colombiana No.
00080)

De considerarlo necesario, puede adicionar letras

minúsculas para establecer nuevas diferencias en
separaciones temáticas o de los fotogramas: (A-5-b), (B-
1-a), o al contrario: (232-A-1), (56.3-A). La presentación
de estos códigos y la clave escogida carece de
importancia en tanto sean lógicos, de fácil lectura y, sobre
todo, funcionales.

Este sistema favorece la estructuración de colecciones en

las cuales conviene separar grupos que a su vez se
fragmentan en otros, como es el siguiente caso:

A ACCIDENTES
A-1 Accidentes aéreos
A-2 Accidentes de tránsito
A-3 Accidentes férreos
A-4 Accidentes fluviales
A-5 Accidentes marítimos
A-6 Otras clases de accidentes

A partir de esta codificación podemos obtener cuantas

subdivisiones fueran necesarias, así:

A-1.1 Accidentes aéreos nacionales

A-1.1-a Accidentes aéreos nacionales locales
A-1.1-b Accidentes aéreos nacionales no locales
A-1.2 Accidentes aéreos en el extranjero
A-1.2-a Accidentes aéreos en Norteamérica
 63

A-1.2-b Accidentes aéreos en Centroamérica

A-1.2-c Accidentes aéreos en Suramérica
A-1.2-d Accidentes aéreos en Europa

Igualmente, cada uno de estos es susceptible de

ordenarse internamente por nombre de empresas, por
clase o tipo de aeronaves, por lugares geográficos
específicos. Todo depende de las necesidades.

5.3.4 Cronológico

Se basa en la ordenación de las fotografías por fechas y

éstas pueden ser: 1) la del día en que se tomó la imagen.
2) la de su ingreso al archivo, que desde luego será
posterior a la fecha de la toma. Tanto una como otra
tienen posibilidad de emplearse como código de
ordenamiento o como forma de solicitud.

Este sistema no es práctico y la única manera de que

funcione es mediante la elaboración de un buen auxiliar
de recuperación, como en el sistema numérico, de
preferencia una base de datos en computador, si el
formato u hoja de registro permite explicar con exactitud
la fecha en la cual se almacenó el material. Pero en un
día, mes y año puede recibirse o tomar una gran cantidad
de fotografías de diferentes asuntos, lo cual complica el
proceso de búsqueda y localización de las imágenes. En
definitiva, es un sistema poco empleado y menos aún en
archivos o colecciones con grandes volúmenes de
fotografías. Sin embargo se recomienda seguir el formato
de AÑO-MES-DIA, bien sea en letras o en números,
como un modelo normalizado que permite almacenar y
recuperar con mayor facilidad.

Ejemplos: 2012 – Mar – 29

2012 – 03 – 29
 64

5.3.5 Alfacronológico

Integra dos métodos: el Alfabético, basado en la

ordenación por letras, y el Cronológico, cuyo parámetro
son las fechas. Es bastante simple y fácil de manejar, no
requiere obligatoriamente de registros auxiliares de
recuperación y es en esencia el mismo alfabético,
diferenciándose en que cuando se trata un personaje o
asunto del que existen dos o más fotogramas, deben
ubicarse por fechas, de la más antigua a la más reciente;
de adelante hacia atrás o de izquierda a derecha, según
los soportes de almacenamiento y el mobiliario con que
se cuenta en el archivo, conservando siempre la
ordenación básica del conjunto.

5.3.6 Por origen o procedencia

Se refiere al lugar en donde fueron tomadas o de donde

fueron recibidas las fotografías: países, ciudades,
agencias o sucursales. No resulta práctico en un archivo
o colección de tipo general pues necesita un catálogo de
recuperación exhaustivo que indique con exactitud, que
una foto de cualquier personaje se encuentra ubicada en
“Estados Unidos – Miami”, otra de la misma persona en
“Francia – París” y otras en diferentes lugares del mundo,
de un país o continente, sin contar que en estos sitios ya
habrá, con toda seguridad, muchas otras fotografías de
diferentes asuntos. No obstante, si la entrada por nombre
del lugar fuera la mejor opción, se utilizará llamadas de
referencia cruzada, que remiten del nombre del personaje
hacia el lugar y viceversa. Veremos algunos ejemplos en
el punto acerca de la elaboración de referencias como
VEA y VEA ADEMAS.

Por origen es posible también considerar el nombre de

los fotógrafos y ordenar las gráficas por los apellidos de
 65

éstos, pero no tendría ningún sentido en colecciones

donde la solicitud no se hace por nombre del fotógrafo
sino por el contenido de la fotografía. En cambio, una
ordenación de acuerdo con el origen geográfico es la
manera más lógica y funcional para organizar una
colección especializada en geografía o áreas
relacionadas, así como también ciertos requerimientos en
determinados campos del conocimiento, por ejemplo
Ornitología, Entomología o Gastronomía.
66
 67

6. DISPOSICION FISICA SEGÚN EL

MATERIAL
6.1 FOTOGRAFIAS

En la fotografía tradicional, analógica, las fotografías,

entendidas como tales y no como el proceso fotográfico,
son el resultado final del trabajo en el laboratorio:
revelado, lavado, fijado y secado, pasos a partir de los
cuales se obtiene imágenes impresas en originales
negativos, copias en papel y diapositivas. En la fotografía
digital, las imágenes se guardan electrónicamente en un
chip de la cámara y el resultado debe verse en un medio
electrónico: la misma cámara, el computador, o una
impresión sobre papel, sólo como última alternativa.

Sus formatos difieren de acuerdo con las medidas

estandarizadas en el mercado y según los cortes
realizados por necesidad o capricho del fotógrafo, el
laboratorista o el interesado, y los más comunes son:

Postal equivalente a 9 x 12.5 cm.

5” x 7” …. 12.5 x 17.5 cm.
8” x 10” …. 20 x 25 cm.
Mural …. 30 x 40 cm. o más.
Para documentos de identidad se usa formatos más
pequeños, como 3 x 4 y 4 x 5 cm. y en ocasiones 6 x 6 y
6 x 9 cm.
 68

Esta variedad hace que las labores de almacenamiento

sean más complejas, puesto que el mobiliario y los
soportes elegidos pueden resultar demasiado grandes o
pequeños, cuando ingresa una nueva fotografía que
difiere de las medidas corrientes del archivo o colección.

Sin tener en cuenta materiales antiguos como

daguerrotipos y placas de vidrio, que requieren de
tratamientos especiales, la característica física más
evidente en cuanto a las fotografías sobre papel se
relaciona con el tipo de impresión:

Fotografías en color
Fotografías en blanco y negro
Fotografías en papel de emulsión
Fotografías impresas por medios mecánicos

Estas formas de presentación son muy importantes para

los archivos por razones técnicas de conservación,
especialmente para la protección de papeles fotográficos
y de copias en color, que deben separarse de los papeles
impresos por medios mecánicos.

Las copias positivas pueden colocarse en soportes tales

como carpetas, cartulinas, álbumes, fundas de papel
milano a la medida de cada fotograma o normalizadas
para toda la colección.

Almacenamiento en carpetas

En caso de utilizar carpetas, fólderes o legajadores como

soporte de las fotografías, éstas se almacenan
generalmente sueltas (Figura 1). La carpeta se identifica
en su cejilla con el dato esencial y concreto de su
contenido, ya sea con palabras, letras o números, según
el sistema de ordenación con el que funciona el archivo.
 69

Ejemplos: RESTREPO, Ximena

(Si la carpeta contiene fotos sólo de esta
persona, en un sistema alfabético).

000001 – 000020
(Sistema numérico. De la foto No. 1 a la foto
No. 20)

PCR – 00014
(Sistema alfanumérico. Fotografías de la
película costarricense No. 14 que
corresponde a un título determinado).

1974 / NOV / 05 o también 1974-11-05

(Sistema cronológico. Es recomendable
conservar siempre el formato AÑO-MES-DIA).

FIGURA 1. Carpetas como soporte de

fotografías.

A su vez, la fotografía debe llevar en el reverso la mínima

información necesaria para su identificación, ubicación y
realmacenamiento cuando sea solicitada y devuelta por el
usuario: Nombre del personaje, o asunto, o código,
número de la carpeta o fecha, los cuales nunca deben
anotarse con elementos duros como lápices, bolígrafos o
máquinas de escribir. Aunque muchas personas utilizan
sellos de caucho, la experiencia ha demostrado que al
cabo de los años la tinta es absorbida por el papel,
 70

traspasando la emulsión de la fotografía que se perderá

sin remedio. Es aconsejable, entonces, emplear plumillas
y tinta china, anotando muy pocos datos, únicamente
aquellos esenciales y que se escribirán con letra pequeña
en el borde superior de la cara posterior.

Ejemplos:
GIRALDO, Sara
Foto No. 45 Carpeta No. 000046
May. 5 – 2012

O simplemente Foto No. 000045

Toda información adicional acerca del contenido de la

fotografía se encontrará en los registros de entrada o en
los catálogos, que veremos más adelante.

Figura 2. Archivadores para fotografías en carpetas.

Es necesario aclarar que una carpeta puede contener

una o varias fotografías de uno o varios asuntos, pero
que de todas formas nunca conviene ubicar en una sola
carpeta más de cierta cantidad de gráficas que no
debería exceder de 20 para facilitar su manipulación y
propiciar una adecuada conservación y control.
 71

El mobiliario más adecuado son los archivadores

metálicos verticales de cuatro gavetas (Figura 2). Los
fólderes o carpetas se ubican de adelante hacia atrás y
cuando son varios archivadores el orden de las gavetas
será de arriba a abajo comenzando por el archivador de
la izquierda.

En cartulinas.

Otra forma de archivar las fotografías es pegarlas sobre

soportes de cartulina cuyas medidas son normalizadas de
acuerdo con el archivo, el formato o tamaños más
frecuentes del material que ingresa y que se pretende
utilizar (Figura 3).

Figura 3. Fotografías pegadas en cartulina.

La cartulina debe ser mayor que la fotografía a fin de que

se pueda aprovechar el margen superior con la
codificación e identificación del material. Recordemos que
no siempre se emplea codificación en un archivo, puesto
que priman las condiciones de volumen, funcionalidad y
los sistemas de ordenación según su propia
conveniencia. Pero inevitablemente debe existir alguna
identificación de la imagen.
 72

Los muebles más indicados para este método de

almacenamiento son los archivadores metálicos, o cajas
metálicas, acrílicas o de cartón desacidificado,
preferiblemente con tapa, colocadas en varios entrepaños
(Figura 4), que pueden corresponder a estantes fijos o de
archivos móviles.

Figura 4. Almacenamiento de fotografías en cajas.

Las cajas se identifican o codifican de acuerdo con el

sistema escogido. El orden de ubicación para el material
es de adelante hacia atrás, y para las cajas es de
izquierda a derecha comenzando por el entrepaño
superior.

En archivos o colecciones con propósitos de

conservación permanente cabe la posibilidad de que, a
largo plazo, las substancias químicas de los pegantes
ocasionen problemas a la fotografía. Sin embargo no es
un inconveniente para otro tipo de archivos, pues a pesar
de todo los materiales se conservan en excelentes
condiciones durante muchos años, siempre y cuando se
use pegantes naturales.
 73

En álbumes

Este método se recomienda únicamente para pequeñas

colecciones. Las copias van pegadas o sujetas a las
hojas del álbum en ranuras o cejillas triangulares en las
cuales encajan los vértices de las fotografías (Figura 5),
numeradas o en orden alfabético, aunque la opción
alfabética plantea dificultades cuando se pretende
intercalar una copia en la sección de un asunto o
personaje donde ya no queda espacio.

No olvide que cualquier identificación de la fotografía, ya

se trate de números, letras u otros símbolos, debe
colocarse siempre a un lado y jamás sobre la misma
fotografía.

Figura 5. Albumes para fotografías.

Si posee tanto material como para que la búsqueda y

localización de las fotografías empiecen a dificultarse, lo
más práctico es elaborar un registro o guía de
recuperación y emplear el sistema de orden numérico,
consecutivo para toda la colección o independiente para
grupos: personas, flores, aviones, paisajes y todos
cuantos considere necesarios. Este registro o catálogo
debe informar qué número de identificación lleva la
imagen solicitada, el número del álbum, tonalidad de la
imagen, formato, fecha y demás datos relevantes.
 74

VOLCAN DOÑA JUANA

Album No. 75 – Foto No. 0001321
Postal – color, Abril 19 – 1989

PRESLEY, Elvis
Album No. 20 – Foto No. 254
12 x 15 cm. – BN, Junio 05 – 1952

El formato y la información básica para el registro y

recuperación de las gráficas pueden optimizarse
mediante el uso de programas especializados u hojas
electrónicas como Access o Excel, que entre otras
ventajas representan una excelente ayuda en el proceso
de búsqueda.

Los álbumes pueden colocarse en muebles de varios

entrepaños o en los llamados bibliotecas, con puertas de
vidrio. Llevarán en el lomo su número de identificación,
ordenados siempre de izquierda a derecha, la fila
superior en primer lugar.

6.2 NEGATIVOS

El término “negativo” proviene del latín “negativus”, que

incluye o contiene contradicción. Es una placa de vidrio,
papel o acetato de celulosa sobre la cual se ha imprimido
una imagen mediante efectos lumínicos (fotográficos) y
que revelada mediante procesos químicos, muestra
blancas las partes negras del modelo original y manifiesta
negras las zonas claras de dicho objeto. El buen negativo
debe presentarse libre de manchas, bien contrastado, no
demasiado negro (denso) ni demasiado transparente
(débil).

Los formatos más conocidos en cuanto a negativos son:

 75

- En forma de rollo
No. 110 que equivale al formato en 16 mm. y también al
de 13 x 17 mm.
No. 120 equivalente a 6 x 6 cm.
No. 126 que corresponde a 28 x 28 mm.
6 x 4.5 cm.
6 x 7 cm.
6 x 9 cm.

- En forma de placa o película plana

9 x 12 cm.
13 x 18 cm.
18 x 24 cm.

Existen negativos en blanco y negro como también en

color; estos últimos presentan una coloración amarillenta
en lugar de la negra correspondiente a los citados en
primer lugar. Deben mantenerse en sus cubiertas y
emplearse únicamente para hacer reproducciones.
Pueden ordenarse de acuerdo con los sistemas ya vistos,
pero requieren de tratamientos especiales en cuanto a
soportes, mobiliarios y cuidados para su conservación.

Almacenamiento en sobres y álbumes

Los sobres más comunes son cuadrados, en papel de 12

x 15 cm., para los cuales se consigue en el mercado
archivadores metálicos apropiados. Para efectos de
facilitar su almacenamiento es necesario recortar los
rollos en fotogramas individuales o en grupos de tres
negativos, según corresponda a uno o varios asuntos.
 76

Figura 6. Album para negativos.

Todavía, en la actualidad, es posible encontrar en el

comercio álbumes para negativos, en cuyas hojas se
colocan en orden, de acuerdo con los bolsillos o fundas
que éstos presentan. En este caso no es necesario
recortar los negativos en grupos de tres o menos, puesto
que el ancho de la hoja tiene capacidad para albergar
tiras de seis fotogramas de 35 mm. (Figura 6). Como es
posible que se presenten negativos en varios formatos,
debe estudiarse la forma de separar aquellos que no
caben en los álbumes corrientes y almacenarlos en otros
más apropiados. Por su parte, los álbumes se colocarán
en muebles convenientemente protegidos contra agentes
perjudiciales como el polvo, el sol, la humedad, los
animales, etc.

6.3 DIAPOSITIVAS

Se entiende por slide o diapositiva una imagen positiva

en un soporte transparente o traslúcido, que mediante luz
transmitida puede proyectarse sobre una pantalla.

Las hay tanto en color como en blanco y negro y sus

formatos son por regla general los mismos que para
 77

negativos. Las medidas grandes como 18 x 24 cm. aún

se utilizan en estudios fotográficos de carácter
profesional, o para efectos publicitarios como en el caso
de las compañías cinematográficas y de agencias
dedicadas a la publicidad de artículos varios o de
modelaje.

Su organización es más compleja que la de los negativos,

ya que las diapositivas se emplean no solamente para
elaboración de copias e impresión en otros soportes
como papel, tela, etc., sino también para proyecciones,
generalmente didácticas, en cuyo caso y según las
políticas de la colección, se requiere de medios analíticos
exhaustivos y exactos en cuanto a su contenido, facilidad
y rapidez de recuperación y reubicación, así como
óptimas condiciones de conservación. El primer paso es
separarlas de los negativos y demás materiales, aún a
costa de que en archivos grandes produzca
incomodidades y gastos porque se necesitará más
espacio, muebles y personal por el incremento en el
trabajo.

Almacenamiento en sobres y álbumes.

Como los mencionados para negativos, no es difícil

encontrar sobres cuadrados en formato media carta, ni
álbumes con bolsillos más amplios, que permiten el
acceso y la selección previa de las diapositivas
enmarcadas en cartón o acetato para facilitar su manejo y
utilización en proyecciones audiovisuales como material
de apoyo para conferencias, exposiciones, clases y
ayudas didácticas, no obstante han sido desplazadas por
las imágenes digitales, transportables en memorias USB
o CD, inclusive en el disco duro de computadores
portátiles, que permiten su proyección mediante el uso
del Video Beam, un equipo liviano y de fácil manejo, que
 78

permite proyectar imágenes, textos, videos y tiene sonido

incorporado. (Figura 7).

Figura 7. Album para diapositivas enmarcadas.

La identificación básica de la diapositiva, por ejemplo un

código numérico, etc., se coloca sobre el marco y, la
información pertinente se detallará en los registros, ya se
trate de hojas electrónicas, procesadores de palabra o
programas de computador especializados para el manejo
de fotografías.

TIBURONES
Diapositiva No. 430 – Album No. 005
Color, 35 mm. Mayo 2012
(Isla de Gorgona – Colombia)

Sin embargo, si la diapositiva se encontrara almacenada

en un sobre y empleáramos la ordenación alfabética, no
necesitaríamos catálogos de recuperación y los datos
estarían escritos en el sobre, que localizaríamos en la
letra “T”.

En cajas archivadoras.

Estas pequeñas cajas plásticas se consiguen de varias

medidas y capacidad. Son prácticas en colecciones de
audiovisuales temáticos puesto que permiten organizar
cada audiovisual o presentación por separado, pero no
son aconsejables en archivos grandes porque sería difícil
 79

localizar una determinada caja y una diapositiva

específica, aún si se contara con un excelente registro
auxiliar y trabajara con el sencillo sistema numérico
consecutivo (Figura 8).

Figura 8. Cajas para diapositivas enmarcadas.

PERROS – BOXER
Diapositiva No. 1490 – Caja No. 0150
Color, 35 mm.
(Primer premio exhibición canina en Cali, Country
Club, 1998)

En cuanto a posibles inconvenientes por el uso de cajas

plásticas, consulte más adelante el punto relacionado con
almacenamiento y conservación.

6.4 ROLLOS

Un rollo es, simplemente, la película sin recortar. Fue el

material básico para el proceso de impresión de las
imágenes por medio de la cámara, más económico y
 80

práctico que el uso de placas, especialmente en trabajos

como el periodismo.

Los formatos se diferencian según los equipos

fotográficos empleados y por las necesidades de la labor
que se realiza. Las medidas comerciales considerando la
parte útil de la película son:

NUMERO ANCHO LONGITUD

35 mm 3.5 cm 1.26 mt
110 16 mm 72 cm
120 6 cm 1.08 mt
620 6 cm 1.40 mt

Hay películas en color y blanco y negro, pero se

distinguen entre sí por el ISO, grado de sensibilidad o de
resistencia que la emulsión presenta al efecto de la luz.
Para las películas en blanco y negro los más frecuentes
son 125 y 400; para las de color, 25 y 32, 64, 100, 200 y
400 ISO.

En realidad, en método de almacenamiento en rollos es

poco usual, pero en vista de que suele suceder lo
presentamos como una opción más para aquellos a
quienes pudiera interesarles.

Consiste en archivar las películas o rollos completos, sin

recortar por fotogramas, los cuales deben protegerse en
una funda de plástico transparente y flexible. Aquí se
presentan dos alternativas: guardarlos desenrollados y
cubiertos solamente por la funda plástica, o enrollados en
pequeñas cajas plásticas como son los envases
originales para películas. En cualquiera de los casos cada
rollo lleva su identificación, sea un número o código, y se
requiere de una ordenación lógica y de fácil
manipulación, complementada con un buen registro
 81

alfabético para la recuperación de las imágenes, que

proporcione tanto la información temática como
topográfica del rollo en el cual se encuentra la diapositiva
o el negativo deseado. Pero hay más inconvenientes: con
el transcurso del tiempo, los rollos adquieren la forma del
envase dificultando enormemente su lectura y copiado. Y,
si se conservan desenrollados, se cubrirán de polvo y se
pegarán a las fundas, además de su complicada
manipulación, no importa si se almacenen colgados o en
un mueble horizontal.

Ejemplo:

ZIPAQUIRÁ – COLOMBIA (Catedral de sal)

Rollo No. 20
Negativos BN – No. 6-25
Octubre 10 – 2005

6.5 DISCOS

A finales de los años 1980 y principios de los 1990

algunas cámaras utilizaron sistema de discos en lugar de
los rollos tradicionales. Estos, con 6.5 cm. de diámetro y
capacidad para 15 negativos de 8 x 10 mm., únicamente
en color, eran prácticos en cuanto al manejo de la cámara
por parte de los aficionados pero presentan ciertas
complicaciones en el archivo.

Teniendo en cuenta que los negativos forman parte del

disco y que en un disco hay, normalmente, exposiciones
de asuntos diferentes, la solución más aconsejable es
almacenar los discos numerados y en sobres o pequeñas
cajas que contendrán determinada cantidad de los
mismos. Las cajas o sobres deben identificarse en cuanto
a su contenido, por ejemplo No. 1 a 20, y ordenarse en
forma consecutiva.
 82

Los fotogramas requieren un tratamiento más exhaustivo

y la única forma de localizarlos es mediante el empleo de
registros auxiliares en donde se pueda encontrar
información como ésta:

CLAVELES (Blancos)
Caja No. 005
Disco No. 120
Negativos No. 7 – 9 – 15

Para una mejor conservación y protección de los discos

es conveniente almacenarlos en sobres, además de la
respectiva caja, y se sugiere la utilización del sistema
numérico consecutivo. El mismo tratamiento puede
aplicarse a los modernos discos compactos, más
conocidos como CD.

6.6 POSTALES

Es indudable la contribución de las postales23 hacia las

bibliotecas y museos, particularmente a los archivos
históricos y fotográficos sirviendo como documentación
de ciertos aspectos del pasado.

Las postales conmemoran eventos o enfatizan temas de

interés general para estudiantes e investigadores en
historia. Muchas muestran ilustraciones de edificios de
finales del Siglo XIX y principios del XX, suministrando un
panorama general de la arquitectura, información
importante tanto para estudiantes como profesionales
vinculados a la arquitectura y la historia, imágenes
difíciles de conseguir a través de otros medios.

23FREYSCHLAG, Elizabeth K. “Picture postcards:

Organizing a collection”. Special libraries 71 (5-6): May-
Jun, 1980.
 83

Las postales de Estados Unidos, del período anterior a

1918, son buenas muestras de impresión, técnicas y
métodos de reproducción ya considerados antiguos. Esto
las convierte en tema de estudio para los interesados en
fotografía y en la historia de las artes gráficas.

En general, una colección de postales se usa para

proveer documentación y material ilustrativo en
investigaciones históricas y para exhibiciones en las
bibliotecas, archivos y museos. Los usuarios de una
colección de tal naturaleza pueden estar interesados en
historia, política, publicidad, literatura, modas, artes
gráficas y otros asuntos, pero los más frecuentes suelen
ser los investigadores en historia.

Las medidas corrientes de una postal son de 9 x 12.5 cm.

sus tonalidades van desde el blanco y negro, sepia y
colores pálidos, producto de los antiguos métodos de
impresión, hasta las postales modernas, muy bien
impresas, con variedad y belleza en sus colores así como
en temas innumerables.

En este trabajo consideramos las postales como uno más

entre los materiales fotográficos, ya que su origen y
procesamiento son obviamente fotográficos y debido a la
utilidad que como imágenes prestan en archivos y
colecciones pertinentes.

Consideradas simplemente como fotografías, las postales

se ordenan y describen como aquellas. Para tal efecto se
emplean los mismos sistemas, soportes y mobiliario
mencionados en la organización de fotografías. En
algunos casos, si se cuenta con pocas postales, pueden
simplemente mezclarse con el material fotográfico; pero
si se trata de una colección aparte, el tratamiento varía y,
especialmente en archivos, bibliotecas y museos son
 84

poco usadas a menos que se disponga de un fácil acceso

a ellas. Además pueden plantear problemas únicos en su
organización, uso y almacenamiento.

Ya que el acceso ágil depende de la organización y ésta

es determinada por el uso, es indispensable conocer
cuánto será utilizada una colección y quiénes serán los
usuarios más frecuentes. Si tiene pocos álbumes de
postales y anticipa poco uso de las mismas, puede
simplemente guardar los álbumes juntos y conservar un
registro de ellos. Si, por el contrario, hay unas pocas
postales sueltas, pueden integrarse a la colección
general. Pero, si la biblioteca, museo o archivo es grande,
con acumulación mixta de postales sueltas y
organizadas, y se prevé un uso considerable, habría que
decidir la manera de despegarlas de sus álbumes y
combinar las adquisiciones en una sola colección bajo un
sistema conveniente.

Agrupar postales por período es difícil. Los entendidos

difieren en los períodos que deben establecerse y en el
dato exacto que debe determinar a cada postal. Los
datos de copyright, según los especialistas, no deben
tomarse en cuenta, particularmente en postales antiguas.
Si en la colección hay un depósito de postales que nunca
fueron usadas, no habrá matasellos que ayuden y
tampoco lo harán las indicaciones de impresor y de
editor. En consecuencia, tampoco es útil y sí es peligroso
ordenar la colección por período o por editor, ya que no
se tiene información suficiente acerca de la postal.

El sistema de ordenación más conveniente sería

entonces por categorías o por materias, ejemplo:

PAISAJES
POSTALES DE EXHIBICION
 85

POSTALES PUBLICITARIAS
POSTALES DE OCASIONES ESPECIALES
POSTALES NOVEDOSAS

Con estas categorías se puede establecer subdivisiones.

Las de vistas o paisajes pueden separarse por
departamentos, provincias o estados, y estos por
ciudades o áreas. Las publicitarias pueden ordenarse por
compañías o productos y las de ocasiones especiales en
Navidad, Semana Santa, Independencia, Carnavales, etc.
Las postales extranjeras se localizan más fácilmente
cuando se agrupan por países y se subcategorizan por
áreas y temas.

Algunos problemas propios de la organización son

difíciles de resolver. ¿Qué hacer con las postales de
temas especiales como son los personajes prominentes
en política o literatura, las postales de arte y temas como
indios o misiones? ¿Pueden éstas agruparse por fuera
del asunto general, colocarse como una categoría
adicional o incluirse en una de las ya establecidas? Son
los responsables de la colección quienes deben decidir
cuál agrupación será la más empleada por los usuarios.

Una vez que las postales se han seleccionado y

agrupado se estructura un índice o catálogo de la
colección. Debe decidirse si habrá un registro continuo
para la colección completa o si cada grupo tendrá un
registro propio, así como cuán detallado debe ser y qué
información debe contener.

Las entradas principales deben determinarse junto con

apropiadas referencias cruzadas. Si, por ejemplo, una
postal que promociona al Hotel Fairmont, de San
Francisco y que muestra una vista del edificio, es
archivada bajo “Tarjetas publicitarias”, el registro de
 86

“Vistas, o paisajes” tendrá una referencia que remite a

“tarjetas publicitarias”, de tal forma que la gráfica del
Hotel Fairmont pueda ser encontrada en cualquiera de
las dos formas de búsqueda.

Las postales sueltas pueden archivarse en cajas

metálicas o de cartón desacidificado y tanto éstas como
las gavetas de archivadores, si fuera el caso, deben
rotularse alfabéticamente, por categorías, y colocarse en
el mismo orden del índice o registro.

Para concluir, la pregunta preponderante es: ¿Cuál de los

sistemas de organización es más práctico? La respuesta
depende de las circunstancias particulares de cada
colección. Y, a pesar de ello, aún quedarán dudas acerca
de cuál sirve mejor si se trata de satisfacer las
necesidades de los usuarios.
 87

7. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y
CONSULTA

En toda colección o archivo fotográfico debe llevarse un

adecuado sistema de registros, los cuales permitirán un
control exacto y benéfico del material. Su diseño
individual y características dependen de las políticas,
objetivos y requerimientos de cada uno en particular.

7.1 Registro de Ingreso

Es una forma pre-elaborada, generalmente impresa, que

en la actualidad se diagrama como una plantilla en
formato electrónico para captura, búsqueda y
recuperación de datos en computador, mediante la cual
se asienta y describe todo material fotográfico desde el
momento cuando ingresa al archivo o colección. No es
posible aplicar un modelo normalizado que reúna todas
las diferentes necesidades, pero sea como fuere
contendría la siguiente información:

1. Espacio para clasificación o código, si se usa.

2. Descripción. Breve recuento de la imagen:
Nombre del personaje o tema contenido en ella,
evento, lugar, fecha.
3. Tipo de material. Fotografía, negativo, diapositiva,
postal. Puede marcarse con una letra X o con
números para indicar la cantidad.
4. Tonalidad: Si la gráfica es en color (COL) o en
blanco y negro (BN), sepia u otro
 88

5. Medidas, si se considera necesario.

6. Estado de conservación: Bueno, regular o malo.
Igual puede calificarse de 1 a 5, teniendo en
cuenta que 1 se asigna a una gráfica en estado
óptimo y 5 a una imagen inservible, que
seguramente será dada de baja.
7. Fecha de ingreso.
8. Procedencia u origen: Oficina, sucursal, persona o
institución.

La información contenida en los registros puede variarse

suprimiendo o adicionando datos que se considere
inútiles o por el contrario, indispensables, y presta al
mismo tiempo un excelente servicio como auxiliar en la
realización de inventarios (Figura 9).

7.2 Registro de salida

Es tan importante como el de ingreso y su función es la

de ejercer un estricto control de los materiales que salen
temporal o definitivamente del archivo. El primero de los
casos se presenta por préstamos internos, dentro de la
entidad, o externos, cuando salen de ella, y el segundo
ocurre por un descargo debido a eliminación o venta, sin
descartar la posibilidad de un canje o donación, sobre
todo si se trata de una colección personal o una empresa
privada. La información relevante en estos registros
puede ser:

1. Clasificación o código.
2. Descripción del asunto contenido en la imagen.
3. Tipo de material.
4. Nombre del usuario.
5. Datos del usuario: Oficina, sección o
departamento si se trata de un préstamo interno,
 89

dirección y teléfono si el material va a salir de la

entidad.
6. Fecha de salida.
7. Fecha de devolución (Cuando el material sea
reintegrado a la colección).

7.3 Inventarios

Los inventarios son una lista ordenada de todo el material

gráfico existente en el archivo o la colección y su razón
de ser radica en el hecho de que permiten saber con
certeza qué y cuánto se posee.

Los inventarios son una herramienta indispensable en la

administración eficiente de un archivo y es recomendable
iniciar su elaboración antes de que la colección se
incremente al punto de imposibilitar el trabajo, lo cual se
traduciría en el peligroso desconocimiento de lo que se
tiene y de lo que se extravía.

Hay muchos formatos de inventario y los datos que en

ellos se incluye son por demás variables de una colección
a otra. Anteriormente se mencionó que el registro de
ingreso podría emplearse como una forma de inventario;
sin embargo se muestra un modelo básico para
fotografías, diapositivas y negativos (Figura 10).

Los modelos, tanto de registros como de inventarios que

se muestran en este trabajo no son en absoluto rígidos y
pueden modificarse simplificándolos o ampliándolos de
acuerdo con la operatividad de cada archivo o colección.

7.4 Auxiliares de recuperación (localización)

Aunque no es indispensable en todos los sistemas de

ordenación ni en todos los archivos, y puede ser
 90

reemplazado por los conocidos listados o catálogos, es

absolutamente necesario para el funcionamiento de
métodos tales como el numérico y el cronológico, e
indispensable en casos de almacenamiento en álbumes,
cajas de diapositivas, rollos y discos, ya que es la única
manera de localizar las imágenes solicitadas.

Actualmente es difícil encontrar en funcionamiento los

antiguos ficheros catalográficos para tarjetas de 7.5 x
12.5 centímetros, que fueron definitivamente
reemplazados por bases de datos en computador, con
ventajas innegables en economía de espacio, mobiliarios,
trabajo y tiempo, puesto que el almacenamiento,
registros, búsqueda y recuperación de las imágenes se
hacen por pantalla. Estos programas, gestores o
aplicaciones para administrar colecciones fotográficas se
encuentran en el mercado internacional y trabajan bajo
sistemas operativos como Linux, Fedora, etc. Entre los
más conocidos podemos citar: F-Spot, Digikam, Picasa,
GQview, ImSeek, Gwenwiev, Kphotoalbum, Lphoto,
Showfoto.

De no utilizar las simples hojas electrónicas como Access

o Excel, pueden emplearse programas especializados
para el manejo de bases de datos bibliográficas cuya
aplicación a los archivos y colecciones fotográficas es
perfectamente lógica y funcional.

Ejemplos de información simple y concreta:

NERUDA, Pablo
Fotos No. 32 – 39 – 70 – 120 - 238

BARRIMORE, Drew
Foto No. 3075
Archivador 2 – Gaveta 3
 91

Figura No. 9. Registro de ingreso.

 92

Figura No. 10. Inventario de fotografías / negativos /

diapositivas.
 93

7.4.1 Referencias de VEA

Imprescindibles cuando se presentan sinónimos y

problemas por multiplicidad en la lectura e interpretación
del contenido gráfico de los materiales, por ejemplo,
LUSTRABOTAS y EMBOLADORES. Con el fin de evitar
que el material quede separado en dos sitios del archivo,
y del registro, siendo un solo tema, se debe realizar una
selección de términos para elegir el más utilizado en el
medio social y lingüístico del país o región. En el presente
caso, si el término escogido es “emboladores”, se elabora
una referencia de VEA, que ubicada en el lugar del
término no empleado, remite hacia el que sí se usa:

Lustrabotas
VEA
EMBOLADORES

Veamos un ejemplo de multiplicidad aplicado a una

fotografía panorámica del Lago Guamuez, en la cual se
ve claramente tres aspectos o temas: El lago, un niño
llorando y una oveja. Si se decide clasificar la gráfica bajo
el tema “Lagos”, deberá, por carencia de temas en la
colección o por la buena calidad de la imagen, abrir
referencias de VEA, en “Niños llorando” y en “Ovejas”,
indicando la ubicación de aquella. Ejemplo:

Niños - Llorando
VEA
LAGO GUAMUEZ
AK-14.18

Desde luego, podría también elaborar tres registros de

contenido, independientes, para cada uno de los tres
asuntos, si se trata de un sistema que permite una sola
alternativa por motivos de organización o método de
 94

almacenamiento, que implica trabajar exclusivamente

mediante un registro de localización.

En esta parte nos asalta una duda y nos atrevemos a

plantearla a manera de ejercicio, como un problema
hipotético, exagerando sus bases reales con el fin de
abrir las posibles alternativas de solución.

Una fotografía de Bernardo Caraballo (boxeador

colombiano) tomada durante una pelea con Miguel
Cabezas ¿debe archivarse en la sección de PERSONAS
en vista de que conocemos sus nombres, o se ubicará en
TEMAS (BOXEO), considerando que es una gráfica
ilustrativa de este deporte? Y, una tercera opción: ¿deben
los personajes insertarse o colocarse junto al tema
correspondiente a su respectiva profesión u oficio, por
ejemplo los boxeadores en boxeo?

En primer lugar hay que analizar a fondo la fotografía:

Cuál de los dos hombres es más visible. Aparece de
frente o de espaldas, los rostros de los boxeadores están
cubiertos por los guantes o ambos son perfectamente
claros y reconocibles. Si se toma la primera alternativa y
la foto se archiva en PERSONAS bajo CARABALLO,
Bernardo, la recuperación por TEMAS (BOXEO) perderá
la oportunidad para disponer de una posiblemente muy
buena ilustración, a no ser que se elabore una referencia
que remita hacia el nombre del personaje:

Boxeo
VEA
CARABALLO, Bernardo.

Si elige la segunda opción y ubica la gráfica en TEMAS

(BOXEO), requerirá de un envío desde el nombre de los
personajes hacia el tema, a fin de salvar una eventual
 95

recuperación de la imagen por los nombres de los

mismos:

Caraballo, Bernardo (o Cabezas, Miguel)

VEA
BOXEO

En el tercer caso, o tercera alternativa, al archivar las

gráficas de PERSONAJES junto con las del respectivo
tema u oficio, en el ejemplo de BOXEO se suprime el
problema que suele presentarse cuando un usuario
solicita fotografías de boxeadores sin proporcionar o sin
conocer una lista de nombres, ya que sería muy sencillo
obtener con rapidez el material requerido, pues en la
primera sección del tema encontraríamos los personajes,
ordenados alfabéticamente por apellidos. A continuación
vendrá la subdivisión para fotos de boxeo en general,
aquellas clasificadas como tema, sin considerar nombres
propios debido a su escaso reconocimiento en la imagen,
o como producto del análisis previo.

Pero cuando la petición se hace por un nombre propio, no

existe información acerca del individuo, desde luego
estamos exagerando, y no se sabe que es un boxeador,
cantante, político o lo que fuera, fracasará la búsqueda
lógica inicial en el bloque general de PERSONAS, de la
misma manera que sería imposible realizar una pesquisa
por apellidos si todos se encuentran ubicados en sus
respectivas áreas de oficio o profesión. ¿Qué hacer,
entonces? Elaborar notas de VEA remitiendo del nombre
a la profesión y viceversa implica multiplicar los registros
y reducir proporcionalmente la eficiencia necesaria para
el efecto de recuperación de las imágenes, en especial si
se trata de una colección con millares de temas y
personas.
 96

En el sistema de orden numeral, en el que,

inevitablemente, se trabaja mediante registros de
localización, habrá que elaborar tres anotaciones: uno
para cada personaje y otro para el tema. Los tres
contienen la misma información y únicamente se modifica
el encabezamiento. Pero en el sistema alfabético directo,
en el cual no es indispensable, y por lo tanto no se lleva
registros de localización, podemos confeccionar tarjetas
que reemplazando físicamente a dos de las fotografías,
indican que la imagen se encuentra en determinado
descriptor. Esto es, si la foto se clasificó en BOXEO, en
los lugares correspondientes a los nombres de los
boxeadores encontraremos dichas tarjetas, siempre y
cuando la fotografía sea de buena calidad y los dos
hombres sean perfectamente visibles y reconocibles:

CARABALLO, Bernardo
(Pelea contra Miguel Cabezas)
VEA
BOXEO – Junio 8 de 1962

CABEZAS, Miguel
(Pelea contra Bernardo Caraballo)
VEA
BOXEO – Junio 8 de 1962

En su defecto, si la imagen no reúne las condiciones

necesarias en cuanto a claridad, distancia, foco, etc., no
serán necesarias las referencias por nombres, siendo
suficiente con la de tema.

7.4.2 Referencias de VEA ADEMAS

Estos auxiliares se utilizan cuando encontramos material

que encaja bajo dos o más encabezamientos y ninguno
de ellos puede ignorarse, por necesidades de
 97

recuperación informativa. Si en la fotografía aparecen dos

personajes y ambos tienen material anterior registrado
con sus nombres propios, la nueva gráfica se clasificará
con el nombre (Apellido) del personaje más importante, y
al segundo se le hará una referencia en la que diga:

GONZALEZ, Rafael
Vea además
AVELLANEDA, Alicia (Julio 15 – 1987)

Esto significa que aparte de las fotografías que se

encuentran archivadas en GONZALEZ, debe observar
también las de AVELLANEDA, puesto que allí encontrará
otras. No obstante, si el sistema es numérico
consecutivo, de nada valdría la remisión hacia un
nombre. En este caso, los datos de las referencias nos
dicen en qué código está la fotografía y ambas presentan
la misma información.

GONZALEZ, Rafael
(Con Alicia Avellaneda)
FD-0098 Color – 30 x 40 cm
Julio 15 -1987

AVELLANEDA, Alicia
(Con Rafael González)
FD-0098 Color – 30 x 40 cm
Julio 15 -1987
98
 99

8. PROBLEMAS EN EL ALMACENAMIENTO Y
RECUPERACION

La terminología empleada para asignar los descriptores

no presenta mayor dificultad cuando se trata de archivos
o colecciones especializadas en áreas determinadas del
conocimiento, tales como medicina, biología, ingenierías,
en las cuales puede emplearse los thesauros o tesauros,
que son listas de vocabulario controlado y normalizado, o
sea, la terminología que debe o no utilizarse en el
respectivo campo. El problema, en cambio, es grave para
los archivos y colecciones generales y aquellos
especializados que no poseen una lista controlada. De
allí surgen dudas y diferencias de criterio en la indización
y almacenamiento que afectan de manera directa la
posterior recuperación de la información gráfica. A
continuación veremos algunos de estos puntos, los que
se presentan a diario.

8.1 Sinónimos

Una dificultad bastante clara en los grandes archivos y

colecciones es la presentación de términos sinónimos, en
especial cuando comienzan con letra diferente:

CARASUCIAS
GAMINES
NIÑOS DE LA CALLE
PELAFUSTANES
PELAFUSTANILLOS
 100

Todos son términos correctos en cuanto al uso del

idioma. Pero, si no se traza una pauta de normalización
para unificarlos, la información se disemina en cuatro
letras diferentes: C, G, N y P, y por lo tanto, en diferentes
sitios del archivo y de los registros alfabéticos, ya sean
listas o bases de datos utilizados como medios auxiliares
para localización. Esta dificultad suele presentarse sobre
todo en los grandes archivos, donde son varias las
personas encargadas de procesos técnicos como son la
identificación, clasificación y catalogación del material, ya
que esta labor se encuentra sujeta a la diferencia de
criterios y de vocabulario existentes entre el personal, y la
única solución es redactar una lista de control o
diligenciar un formato de entrada en una base de datos,
en donde se podrá incluir las referencias de VEA y de
VEA ADEMAS.

Si se decide utilizar el término GAMINES, todos los

demás tendrán, necesariamente, una remisión hacia
dicho encabezamiento, así:

Pelafustanes
VEA (o USE)
GAMINES

Carasucias
VEA (o USE)
GAMINES

8.2 Seudónimos

Naturalmente que no habrá dificultad cuando el material

gráfico de un personaje llega al archivo identificado con
su seudónimo y los usuarios lo solicitan por él, como
sucede con Edson Arantes do Nascimento, quien siempre
se ha conocido como Pelé. Pero cuando hay material ya
 101

registrado por nombre y también por seudónimo, habrá

que emplear las respectivas referencias para cubrir toda
posibilidad en el proceso de recuperación.

MORENO, Mario
VEA ADEMAS
CANTINFLAS

CANTINFLAS
VEA ADEMAS
MORENO, Mario

En el ejemplo anterior, una es la persona o actor y otro es

el personaje interpretado. Sería desacertado clasificar
una gráfica de “Mario Moreno” como “CANTINFLAS”, si
aparece en traje de calle, tal como en su vida privada, no
como el cómico de la pantalla cinematográfica. Sin
embargo, podría colocarse todo el material reunido en
MORENO, Mario y hacer una referencia de VEA, que
remite de “Cantinflas” hacia MORENO.

CANTINFLAS
(Seudónimo artístico de Mario Moreno)

o, CANTINFLAS
VEA
MORENO, Mario.

8.3 Homónimos

Cuando ocurre esta eventualidad, lo más práctico es

diferenciar a cada personaje con datos adicionales al
nombre, como son el segundo apellido, la nacionalidad,
profesión, título, cargo, y debe hacerse en el registro
utilizado según el archivo. Así, LOPEZ, Alfonso
 102

(Odontólogo), no podrá confundirse con LOPEZ, Alfonso

(Cantante de ópera).

8.4 Nombres en idiomas extranjeros

En colecciones donde antiguamente se recibía material

de radiofotos o telefotos, que además empleaban los
recortes de publicaciones impresas en papel, y que aún
hoy reciben imágenes por Internet, provenientes de
diversos países, es todavía un problema trabajar con
material acerca de personajes cuyos nombres llegan
escritos de manera diferente, debido a las traducciones y
a que se remiten desde lugares donde se habla
diferentes idiomas, ejemplo:

MOAMAR EL KHADAFY
MOAMMAR KHADAFY
MOAMMER EL KHADAFY
MUAAMER EL KHADAFI
MUAAMAR GADDAFI

Es claro que la diferencia de escritura entre cada uno de

estos nombres, siendo una sola persona, ocasiona
traumas en la recuperación de la gráfica, en la
ordenación alfabética del material o de sus registros. Es
necesario entonces, investigar cuál de las formas de
escritura es la correcta para aplicarla como descriptor
definitivo y procesar notas de VEA o USE para las otras,
considerando la posibilidad de que los usuarios hagan
una solicitud por cualesquiera de ellas. En caso contrario,
seleccionar la forma general y referenciar únicamente
aquellas más discordantes, que no deberán pasar de
tres, evitando así el peligro de recargar el archivo y sus
registros con demasiadas referencias.
 103

Hay además otra complicación cuando aparecen

nombres que no podemos traducir, ni entendemos cuál
es la separación entre nombres y apellidos, como sucede
con los orientales: japoneses, coreanos, árabes, indúes;
en los nombres chinos la primera palabra es el apellido y
mal haríamos en invertirlos. Veamos algunos ejemplos de
diferente nacionalidad:

HSIANG NAI KUANG

JABER AL-AHMAD AL-SABAH
JAGMOHAN MAHAJAN NANDA
MAO TSETUNG
MOHAMED CEDDIK BENYAHIA

Ante la dificultad para esclarecer cuál palabra es nombre

y cuál o cuáles son apellidos, lo más operante es realizar
una entrada directa, tal como se escribe, sin invertir los
términos, eliminando el riesgo de perder el material
almacenado en una palabra que no nos brinda ninguna
seguridad de que es nombre o apellido. De esta manera
sabremos que estos casos difíciles siempre entran por
nombre. Por otra parte, los actuales programas de
computador nos permiten la gran ventaja de recuperar
nombres de personas sin necesidad de complicar las
cosas separando nombres y apellidos, puesto que basta
con ingresarlos directamente, ejemplo:

Salvador Jorge Blanco (Expresidente de República

Dominicana) cuyos apellidos son JORGE BLANCO, no
será un problema para el almacenamiento ni la
recuperación de sus fotografías, ya que ingresará tal
como suena.

Al respecto, no es sensato separar los personajes en

NACIONALES y EXTRANJEROS como acostumbran
algunos archivos, ya que muchos individuos nacionales
 104

tienen nombres en idiomas foráneos y viceversa. Ya se

haga la solicitud verbalmente o por escrito, si el
encargado no conoce al personaje, tanto la pronunciación
como la escritura producen ruido inevitable en la emisión
y decodificación del mensaje, pues aparentemente
Franklin Nichols Eastman, Fiorella Perini, Nadia Katich,
Elmuth Bellingrondt, Fuad Char Abdala, Erika Schultz y
Azriel Bibliowics, son personajes de cualquier país
europeo, cuando en realidad son colombianos, mientras
que Shimon Pérez, Pedro Delgado y Diego Rivera,
podrían hacernos pensar que son de este país, menos de
Israel, España y México en su correspondiente orden,
países de donde son en realidad.

8.5 Cambio de apellido

Suceden casi siempre con nombres de mujeres casadas

y un claro ejemplo es el de Stella Márquez Sawadsky,
quien como reina de belleza en 1961 puede tener un
elevado número de fotografías ya registradas en el
archivo. Pero, a partir de la fecha de su matrimonio, e
inclusive muchos años después, llega material
identificado como Stella de Araneta. Si no es reconocida
en el momento de su clasificación y almacenamiento, la
consecuencia es que la primera parte de sus fotos queda
archivada en la letra “M” por MÁRQUEZ SAWADSKY,
Stella. Y las gráficas posteriores irán a la letra “A” por
ARANETA, Stella de.

Si el archivista logra identificarla dándose cuenta del

problema, tiene dos alternativas. Primera: en caso de que
aún no se hubiera archivado ninguna fotografía por
ARANETA, clasificar las nuevas imágenes por
MÁRQUEZ DE ARANETA, Stella para que el material no
se disperse. Y, segunda, si descubre que anteriormente
se almacenó material bajo las dos formas, por MÁRQUEZ
 105

y por ARANETA, examinar el volumen almacenado en

cada una de ellas para suprimir el menor trasladándolo al
más numeroso. No obstante, si en ambos
encabezamientos existiera demasiado material, debe
continuar archivándose en la guía más indicada, que es
el apellido de soltera, sin olvidar las referencias cruzadas
que remiten paralelamente de uno a otro apellido, o sea,
VEA ADEMAS.

8.6 Regionalismos

Sucede que muchos términos varían de significado según

la región o país de origen. No hay mayor obstáculo para
el procesamiento del material local, pero sí se dificulta la
clasificación de las fotografías recibidas del extranjero. Si
llega de España una gráfica de cigarrillos en cuya
identificación se describen como PITILLOS, en Colombia
no puede almacenarse bajo este término, pues en este
país “pitillos” son los tubitos empleados para beber
líquidos. Este caso presenta una variación, si un
colombiano en España registra una fotografía de pitillos,
como él los conoce, cuando allá deberá hacerlo bajo el
encabezamiento PAJILLAS. Por tanto, en cada archivo o
colección debe conservarse la expresión lingüística del
país, provincia, departamento o lugar, pues se trata
esencialmente de ubicar y recuperar con eficiencia el
material fotográfico almacenado, no tanto de respetar una
serie de términos que son correctos o incorrectos sólo de
acuerdo con el sitio de donde cada quien proviene.

8.7 Material sin datos

En algunos archivos y colecciones es frecuente la

recepción de materiales fotográficos sin datos de
identificación. Desde luego, conviene hacer lo posible por
conocer de qué se trata la imagen: quién es un
 106

personaje, qué lugar es el fotografiado, de qué trata una

escena. En caso de no obtener ninguna información,
corresponde al archivista aplicar una correcta
interpretación de los elementos visuales sobresalientes
en la fotografía, para, de acuerdo con ellos, decidir si se
almacenará bajo algún tema útil, o, por el contrario, si no
merece formar parte de la colección y debe mejor
eliminarse, evitando de antemano la acumulación de
materiales en tal condición. No obstante, cuidará con
responsabilidad y criterio profesional aquellas fotografías
que por su tonalidad y contenido visual primario sugieran
la posibilidad de una posterior identificación, así como de
ser antiguas y valiosas.

8.8 Material deteriorado

Los materiales gráficos en mal estado de conservación

necesitan una fase de restauración en la cual se corrigen
detalles como rupturas, dobleces, manchas, decoloración
y otros, trabajo que se realiza por especialistas en
laboratorios adecuados. Ocasionalmente pueden tomarse
reproducciones fotográficas o internegativos, que facilitan
la obtención de copias con mejores características
visuales y de conservación.

8.9 Formatos

No hay ningún trastorno en el proceso de

almacenamiento cuando la colección o archivo recibe
materiales procedentes de un laboratorio propio de la
entidad o empresa, puesto que seguramente utilizarán
formatos pre-establecidos para sus negativos,
diapositivas y copias sobre papel, empleando mobiliarios
acordes con esos tamaños. Pero ocurre que en
ocasiones ingresan fotografías con medidas ajenas a las
corrientes en la colección, ya sean mayores o muy
 107

pequeñas, obligando a buscar alternativas para su

almacenamiento. De contar con espacio suficiente, se
puede conformar un mobiliario y soportes adecuados a
tales formatos, en secciones separadas, pero en ninguna
instancia se debe recortar los formatos grandes para
forzarlos a encajar en los medios ya establecidos, puesto
que no se haría otra cosa que romper la unidad
documental perjudicando o destruyendo el conjunto
esencial de la imagen.
108
 109

9. CONSERVACION

La sala o lugar en donde quedan ubicados los depósitos

debe reunir determinadas condiciones de seguridad,
comodidad y estética, que constituyan un sitio de trabajo
práctico y sobrio pero agradable. En este punto se tratan
los elementos más importantes a considerar.

9.1 Causas de deterioro

La humedad es un elemento que precisa de sumo

cuidado, ya que fácilmente llega a destruir las imágenes
fotográficas, bien sea por exceso o por carencia en su
nivelación. La humedad del medio ambiente, o humedad
relativa, corresponde al vapor de agua que, en porcentaje
variable según la época y lugar, está presente en la
atmósfera y lo más aconsejable es procurar que la
humedad relativa24 se encuentre aproximadamente entre
el 40 y 60 por ciento.

Una humedad superior favorece la aparición y desarrollo

de hongos sobre la película, visibles en forma de
manchas y moho que vuelven ilegible la imagen. La
humedad transforma los residuos químicos presentes en
los materiales fotográficos ya procesados, en substancias
químicas corrosivas que paulatinamente destruyen las
imágenes fotográficas, aparte de que la humedad por sí

24SOCRATES DE OLIVEIRA, Joao. Manual pratico de

preservacao fotografica. Sao Paulo: Museu da Industria,
Comercio e Tecnologia, 1980.
 110

sola actúa como emoliente de la emulsión. Cuando la

humedad está presente junto con el calor, el proceso de
deterioro es acelerado pues el calor ablanda la gelatina y
permite una mayor penetración de la humedad. En otras
palabras, el calor apresura la hidrólisis, esto es, la acción
de la humedad.

Por sus compuestos químicos los materiales fotográficos

son altamente sensibles al calor y si los rayos solares
caen directa o indirectamente sobre los materiales o sus
contenedores se producen efectos irreversibles, ya que
en poco tiempo se vuelven resecos y quebradizos y las
copias sobre papel adquieren una coloración amarillenta
que se oscurece gradualmente hasta ennegrecer por
completo la fotografía. Los residuos químicos del proceso
fotográfico son causas comunes para el deterioro de las
matrices y de las copias en papel. Y esto sucede por
inexperiencia o premura del laboratorista cuando no
realiza un cuidadoso lavado del material entre los pasos
de revelado y fijado, cuya consecuencia es la
contaminación del fijador, que da a la fotografía una
tonalidad oscura que se acentúa con el transcurso del
tiempo. También los contaminantes ambientales actúan
como rebajadores de la imagen, desvaneciéndola
lentamente mientras se torna amarillenta.

Otro agente conocido y destructivo es el moho. La

humedad contribuye en la formación de colonias de
hongos que atacan la emulsión fotográfica y llegan a
descomponer totalmente la imagen, tanto en los
materiales a color como en blanco y negro.

Los pegantes, por regla general ácidos e higroscópicos,

contribuyen de igual manera al deterioro de las
fotografías. La acidez generada por los pegantes actúa
sobre las sales de plata en forma similar al hiposulfito de
 111

sodio, provocando la pérdida de la imagen al alterar de

manera profunda la estructura de su soporte. Cuando no
se utiliza materiales apropiados para esta finalidad, las
copias enmarcadas son candidatas propicias para un
rápido deterioro. Aparte de los efectos dañinos del
pegante sobre el material fotográfico, una fotografía
enmarcada sufre además el perjuicio causado por la
liberación de gases ácidos emanados del papel o cartón
sobre el cual se ha montado. Los papeles, cuando no se
han tratado con fines fotográficos, son potencialmente
ácidos. En presencia de un alto nivel de humedad, la
acidez se incrementa iniciando un proceso semejante al
generado por los residuos del hiposulfito de sodio.

La manipulación incorrecta es también causa frecuente y

grave para el deterioro. Los negativos, las copias y
especialmente las placas de vidrio son muy sensibles
ante cualquier descuido y en una copia doblada es
imposible eliminar la huella dejada por el doblez. Las
impresiones digitales sobre la emulsión de los negativos,
diapositivas y copias en papel, pueden ocasionar daños
irreparables pues la piel contiene ácidos grasos que
alteran el equilibrio de las emulsiones y son
prácticamente imposibles de borrar.

La luz excesiva implica aumento de la temperatura en

detrimento de los materiales fotográficos y, por otra parte,
la falta de luz favorece el incremento de animales e
insectos, y cansa pronto a quienes deben permanecer
mucho tiempo en los depósitos.

Un mobiliario sin aireación o que permita la acumulación

de calor, daña igualmente los materiales. Por ello se
recomienda no emplear cajas de madera puesto que ésta
absorbe y conserva humedad que posteriormente se
traslada al material fotográfico. Algunas maderas poseen,
 112

además, resinas ácidas que pueden ocasionar serias

lesiones a las imágenes.

Otros agentes perjudiciales son el polvo, la falta de

ventilación, los roedores, especialmente ratas, e insectos
como las polillas, el gorgojo y el comején.

9.2 Recomendaciones para la conservación

Tanto en los laboratorios como en el área de depósito se

debe prestar mucha atención a las tuberías, el piso, los
muros y el techo. De acuerdo con el clima y la humedad
relativa, podría necesitarse la instalación de un sistema
de aire acondicionado que permita conservar una
temperatura promedio entre los 65 y 70 grados
Fahrenheit, equivalentes a 18 y 21 grados centígrados,
así como controlar el grado de humedad relativa, en un
rango de 40 a 60, y efectuar controles diarios, tres veces
al día, mediante un termo-higrómetro.

Es fundamental que los depósitos permanezcan

completamente libres de polvo. Para ello se sugiere
utilizar acondicionadores de aire con ventilador, o
extractores de aire que posean un filtro bastante fino.

El piso nunca debe cubrirse con alfombras ni tapetes. De

considerarse necesario, se puede utilizar un pasillo de
linóleo u otro material semejante. Si el piso fuera de
madera es aconsejable aplicar una resina
impermeabilizante, aunque es preferible usar pisos de
baldosa o de vinilo.

Las ventanas deben cerrarse con madera curada o

clausurarlas definitivamente con ladrillo y cemento.
 113

Se debe tener especial cuidado con la iluminación. Nunca

utilizar lámparas fluorescentes y más bien optar por
bombillas de baja intensidad como 40 Watios o menos y
no permitir que la luz del sol penetre al depósito. Los
trabajos de identificación, catalogación y demás procesos
deben realizarse fuera del área de almacenamiento.

El techo y las paredes deben pintarse con una buena

capa de pintura brillante, con preferencia por el color
crema o amarillo claro.

Se evitará la presencia de personas en el área de

almacenamiento o área climatizada y se recomienda ser
estrictos en cuanto al no consumo de alimentos y bebidas
en los depósitos.

La limpieza del área debe hacerse con una solución del

10% de formol (100ml por cada litro de agua) dos veces
por semana, con un paño limpio mojado en esta solución,
y luego secar con otro paño.

El área de depósito debe contener únicamente los

muebles en los cuales se almacena el material fotográfico
y se recomienda:

Usar muebles de material esmaltado.

Los archivadores deben tener orificios para entrada y

circulación del aire, pero dichos orificios estarán provistos
de un filtro para evitar la entrada de polvo.

Colocar los archivadores o estanterías a una altura

mínima de 20 cm sobre el suelo para permitir un correcto
aseo.
 114

Si se utiliza una mesa de madera en el área de depósito,

deberá cubrirse con vidrio.

Es muy importante considerar la envoltura de los

materiales fotográficos. Conviene separar el color del
blanco y negro como también las copias en papel de los
negativos y diapositivas, pues los papeles son altamente
higroscópicos y acumulan humedad que luego terminará
comprometiendo a los materiales de acetato. Por tanto,
es indispensable destinar un área de depósito
exclusivamente para negativos y diapositivas, y otra para
las copias positivas en papel. La envoltura de los
materiales debe ser ligeramente mayor que éstos para
facilitar la aireación y evitar que se peguen.

En archivos de conservación permanente es usual que

las copias en papel, incluidas las de consulta, se protejan
en una envoltura de papel milano, tres de cuyos lados se
pegan con una mezcla de engrudo natural y timol.
Evidentemente una medida semejante ocasionará gastos
y trabajo adicional en un archivo o colección de consulta
rápida. No obstante, y a riesgo de perder anualmente
muchos de sus positivos únicos, deteriorados por el uso
diario y el transcurso del tiempo, tendrán que prestar
cuidadosa atención a sus negativos y diapositivas
matrices y desarrollar internegativos de aquellas
imágenes que no cuentan con copias ni con negativos
originales, con miras a su preservación y para empleo en
reproducciones posteriores.

Cualquier dato escrito en el borde o en el soporte de una

fotografía debe hacerse con tinta neutra como es la tinta
china.
 115

Kepler25 refiriéndose a problemas causados por cajas y

hojas de PVC (polyvinylchloride) en negativos y
diapositivas, expresa una profunda preocupación por los
daños que éstos pudieran sufrir. El PVC y los acrílicos
contienen plastificantes, solventes y residuos
catalizadores, los cuales se volatilizan perjudicando
irreparablemente el material fotográfico. Sugiere como
solución no emplear cajas ni álbumes cuyas hojas sean
de PVC o acrílicos, usando en su lugar cajas de cartón y
hojas de cartulina desacidificadas, con perforaciones a
modo de ventanas, que si bien no protegen a los
negativos y diapositivas contra agentes como el polvo y el
contacto con los dedos, sí son seguras por no contener
elementos volátiles. Así mismo propone el empleo de
álbumes de poliuretano con hojas de polietileno, los
cuales no presentan efectos dañinos como el PVC.

Bolmgren26 comenta que sus diapositivas sufrieron

graves perjuicios a causa del PVC y recomienda usar,
como él, hojas de plástico mylar, un poliéster libre de
aditivos volátiles y de plastificantes, el cual es 350 veces
más resistente que el polietileno, evitando la difusión de
gases polutantes como el metano, dióxido de sulfuro y
otros. Recomienda específicamente el mylar tipo D.

No obstante los conceptos anteriores, las cajas plásticas

y los álbumes con hojas de plástico transparente y
flexible son los más empleados alrededor del mundo.
Quizás no sea conveniente ver las cosas desde un
ángulo fatalista ya que los principales aspectos negativos
de dichos métodos de almacenamiento son la necesidad
de remover frecuentemente los materiales para evitar que

25 KEPLER, Herber. “Why chance damaging slides in

PVC?” Modern photography 45 (8): August, 1981.
26 BOLMGREN, Robert. “Letters to the editor”. Modern

photography. 45 (1): Nov. 1981.

 116

se peguen con las hojas, la caja o entre sí, y para

permitirles una aireación benéfica. Evitar a toda costa la
humedad y eliminar los rayos solares.

Para concluir, por ningún motivo deben faltar los

extintores contra incendios, preferiblemente los del tipo
ABC Multipropósito, colocados en sitios estratégicos y de
fácil acceso.
 117

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