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Gestión de Proyectos de

Innovación y Sistemas de
Gestión de la Innovación

1 © Asturias Corporación Universitaria


Gestión de Proyectos de Innovación y Sistemas de Gestión de la Innovación

Índice

1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 La Gestión de Proyectos de Innovación ................................................................................................ 4
3 Sistemas de Gestión de la Innovación .................................................................................................. 11
4 Conclusiones ........................................................................................................................................................ 14
5 Bibliografía Esencial ......................................................................................................................................... 14
6 Bibliografía Recomendada ........................................................................................................................... 15

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Objetivos
• Conocer la definición y las características de proyectos y posicionarlos en el
ámbito de la innovación en los entornos empresariales.

• Aprender las fases de Ciclo de Vida de un Proyecto de Innovación dentro de la


empresa.

• Comprender la importancia de la sistematización de la Innovación en una


organización y aproximarse a los sistemas de gestión de la I+D+i existentes.

1 Introducción

La Innovación en una empresa define un concepto bastante complejo y un tanto


abstracto. Para llevar a cabo la innovación en entrono empresarial es necesario poner
en marcha estrategias, tácticas y herramientas de innovación. Siendo la Innovación a la
vez el fin y medio de conseguir cambios o mejoras en la organización o en el mercado,
lo más operativo es considerar cada iniciativa de desarrollar algo novedoso como un
proyecto.

La aplicación de la terminología de gestión de proyectos al ámbito de la innovación en


las empresas tiene claras ventajas, aunque no es exenta de ciertas problemáticas que
cada empresa según su sector, deberá resolver para garantizarse el mayor impacto
posible de la acción innovadora.

Incluso muchos de los modelos de negocio más innovadores han comenzado siendo
proyectos de innovación. Sin buscar más lejos la novedosa idea de modelo de negocio
de cebo y anzuelo, la cual consiste en ofrecer un producto básico a un precio muy bajo,
incluso generando pérdidas limitadas para la empresa (cebo) y entonces percibir
retorno económico en base precios altos el producto asociado, los recambios, o
servicios (anzuelo). Este es el negocio que primeras veces ha surgido como proyecto de
innovación en modelo de negocio de las compañías telefónicas que “regalan” el
teléfono móvil (cebo) a cambio de un contrato de permanencia durante un cierto
tiempo (anzuelo).

En este apartado nos adentraremos en cómo es la gestión de proyectos en general y


cómo específicamente las empresas gestionan los proyectos de la I+D+i.

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2 La Gestión de Proyectos de Innovación

Como ya hemos dicho antes un proyecto de innovación mantiene rasgos comunes de


cualquier otro proyecto, y, por tanto, exige la gestión de los siguientes elementos como
mínimo: personal; contactos (proveedores, colaboradores); actividades (fases y tareas);
documentación asociada y generada, recursos materiales, etc. Hay que comenzar
comprendiendo que la dinámica general de la gestión de proyectos y el éxito de este
no dependen en exclusiva de la capacidad del equipo técnico y humano responsable
del desarrollo de la innovación.

Es imprescindible asentar la comprensión que el éxito de un proyecto de innovación


puede no cumplir expectativas, no porque la innovación en sí no fuese viable, sino
porque una gestión deficiente que no tenga en consideración aspectos como, por
ejemplo, el cumplimiento de los objetivos en los plazos señalados, la comunicación con
el cliente, la gestión de los recursos, etc. Veamos, los aspectos comunes de cualquier
proyecto.

Por lo tanto, antes que todo debemos comprender bien en qué consiste la gestión de
proyectos en general. Un proyecto es en su forma más simple un producto intangible,

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original y único, basado en aplicación del conocimiento para lograr los objetivos
establecidos. En otras palabras, el proyecto significa cualquier intervención concreta en
un contexto y en un ámbito definido. Un proyecto empresarial es un esfuerzo temporal
enfocado a crear un producto, servicio o resultado único a fin de mejorar el rendimiento
de la organización.

Como vemos, al igual que pasaba con la conceptualización de la Innovación, el


El proyecto es una secuencia única y fenómeno del proyecto también tiene muchos matices y detalles a tener en cuenta.
tecnológicamente determinada de actividades, Aunque todos los proyecto tienen algunas características comunes. Cualquier proyecto
generalmente no repetitiva, que supone la
tiene un principio y un final establecidos. Este final se considera como alcanzado
coordinación de múltiples recursos (personas,
materiales y económicos) para alcanzar unos
cuando se han llevado a cabo los objetivos, cumpliendo con la asignación de recursos.
objetivos claramente definidos en un tiempo y
Es necesario distinguir entre los objetivos de un proyecto y sus impactos. El impacto
con unos costes determinados.
(directo o indirecto) de un proyecto es una consecuencia duradera sobre un elemento
interno o externo de dicho proyecto. Recordemos que los proyectos pueden tener
impactos sociales, económicos y ambientales que durarán una vez concluido el propio
proyecto.

Desde el punto de vista de la ejecución de los proyectos estos pueden surgir en todos
los niveles de una organización involucrando a una sola persona, un equipo, un
departamento o a toda la organización. Generalmente, un proyecto tiene una serie de
restricciones operativas u objetivos de desempeño individuales. Las restricciones o los
objetivos clásicos se relacionan con el tiempo, el coste y la calidad o el desempeño.

Todo proyecto tiene tres vertientes o aspectos diferentes, que es necesario coordinar
desde su puesta en marcha hasta la finalización:

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Un proyecto puede requerir una aportación de recursos muy variada según su tipología
pero casi nunca es posible ejecutar un proyecto sin aportación al menos en tiempo y en
conocimiento. Los ejemplos de proyectos pueden ir desde organizar una escapada con
los amigos el fin de semana hasta construir naves espaciales que lleven a la humanidad
a habitar otros planetas. Toda la cuestión a resolver es la adecuada gestión de estos
proyectos.

Por lo tanto, las empresas consideran la dirección o gestión de proyectos como uno de
los ámbitos estratégicos para sus ventajas competitivas. Llevar a cabo los proyectos
cumpliendo los objetivos, ajustando plazos e implementando cambios es un valor para
las organizaciones y una competencia muy demandada por los responsables de
Recursos Humanos en las empresa innovadoras.

Podemos decir que la gestión de proyectos debe considerarse como una herramienta
para gestionar cambios en las organizaciones. En empresas, estos cambios pueden
abarcar desde ejercicios de reestructuración interna hasta la realización de grandes
proyectos en el mercado o las adquisiciones de otras empresas a fin de ganar ventajas
competitivas frente a la competencia. No obstante, tanto el cambio interno como los
proyectos externos o externalizados (subcontratados a otros profesionales o empresas)
deben ser planificados y faseados según la tipología del proyecto y de la organización.
En todo caso los cambios incluidos en el proyecto se planifican e implementan a través
de técnicas y herramientas de gestión de proyectos.

En el siguiente esquema podemos ver el típico itinerario de las fases de un proyecto.


Comenzando desde la identificación y finalizando en el cierre.

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Existen grandes metodologías de gestión de proyectos, entre las cuales la PMP de


Project Management Institute es la más conocida y con mayor implantación a nivel
global. Según PMP la dirección o gestión de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo . La gestión de proyecto se alcanza mediante la
aplicación e integración de una serie de procesos que conforman los siguientes cinco
grupos (o llamados de otra forma, el Ciclo de Vida de Proyecto):

• Inicio

• Planificación

• Ejecución

• Seguimiento y Control

• Cierre

El primer paso en cada proyecto es una adecuada secuencia de inicio. El primer paso
necesario es plantear para qué sirve un proyecto o porqué llevarlo a cabo; es decir, qué
objetivos persigue su realización. En la fase de Inicio se toman acciones que van a
marcar todo el desarrollo del proyecto y su posible resultado: como la identificación y
la designación del director o jefe de proyecto.

La identificación define cuales son los problemas o necesidades a resolver a través de


puesta en marcha del proyecto. En el caso de proyectos de innovación- y en función si
nuestra innovación será disruptiva o incremental- la correcta identificación de
necesidades y análisis del problema (en base a los conocidos anteriormente sistemas
de Inteligencia Competitiva o Sistemas de Información Empresarial) marcará tanto los
ámbitos de prioridad, como todas las áreas de la empresa que deben involucrarse en el
desarrollo del proyecto en cuestión.

El director/jefe del proyecto es la persona asignada para alcanzar los objetivos del
proyecto. Las funciones de un jefe de proyecto van desde el control económico de los
recursos aplicados hasta el control de su alcance (qué se va a hacer, cuándo y sobre
todo cuándo se concluye el proyecto), sin olvidarse de la gestión de expectativas y
motivación de los miembros del equipo del proyecto. Este aspecto es muy relevante en
el caso de los proyectos de innovación. Primero- porque el director del proyecto ha de
tener suficiente experiencia tanto en las tareas de gestión como en el campo de la
innovación al cual va dirigido/destinado el resultado del proyecto; segundo- porque la

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mayoría de los equipos de proyectos de innovación son necesariamente


multidisciplinares lo que dificulta bastante su coordinación; y finalmente- los proyectos
de innovación conllevan un alto grado de riesgo e incertidumbre lo que los pone en el
punto de mira de la dirección de la empresa.

Una adecuada Planificación de un proyecto, especialmente uno de innovación, va a


marcar su ejecución, la evaluación de los resultados obtenidos e impacto alcanzados .
Recordemos que cada proyecto es único y, por tanto, se diseña para un propósito u
objetivo específico, se planifica a medida y se ejecuta en un contexto concreto de la
organización innovadora. No hay dos proyectos de innovación idénticos.

En las organizaciones caracterizadas por culturas innovadoras un método común de


planificar el proyecto y definir sus líneas generales se basa en convocar un grupo de
trabajo donde se analizan las ideas, encaje del proyecto en la realidad de la
organización y de diseñar un plan de desarrollo o de ejecución faseado y cuantificable
del proyecto. En el caso de los proyectos de innovación estos grupos de trabajo
establecen también primeras recomendaciones en relación con el futuro del proyecto
dado el entorno de incertidumbre y complejidad que engloba cada proceso de
innovación.

La planificación consiste en organizar y racionalizar aquello que quieres hacer, con el


propósito de alcanzar determinados objetivos. Expresado de otra manera, se centra en
analizar los riesgos o problemas potenciales que puedan surgir, definir las actividades y
tareas a realizar en el proyecto para alcanzar los objetivos, determinar los recursos
necesarios y establecer un plan de seguimiento del mismo. Es una fase importante ya
que si ajustamos al máximo esta actividad alcanzaremos mayores posibilidades de
éxito en el proyecto. La planificación es, hablando claramente, puro sentido común.

La Ejecución del proyecto abarca aquellos procesos que son necesarios para terminar
el trabajo definido en el plan del proyecto para cumplir con los objetivos dentro de las
delimitaciones temporales y de recursos establecidos. Implica coordinar personas y
recursos, así como integrar y realizar las actividades del proyecto según lo establecido
en la fase de planificación del proyecto. Durante la ejecución del proyecto es común
que los resultados puedan exigir una actualización y/o ajuste de la planificación y que
se vuelvan a asignar nuevos (mayores o diferentes) recursos. En los proyectos de
innovación es típico que se realice previsiones de posibles desviaciones en el marco de
la incertidumbre del ámbito en el cual se pretende innovar.

Seguimiento y Control incluye todos aquellos procesos del proyecto que son
requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el desempeño de los

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miembros del equipo del proyecto, a fin de identificar áreas que exijan cambios y para
proponer planes de contingencias donde sean requeridos.

El Cierre de un proyecto implica la finalización de todas las actividades de los grupos


La gestión de proyectos de la I+D+i abarca de procesos de la gestión de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto . La
las herramientas específicas necesarias a práctica errónea de muchos proyectos de no formalizar adecuadamente su desarrollo,
nivel estratégico, financiero, directivo y
provoca una situación de discontinuidad y pérdida de información relevante para el
técnico para la gestión integral de las
distintas fases de un proyecto cuyo fin es
aprendizaje organizacional. El cierre del proyecto y las conclusiones del mismo
generar una innovación, un cambio, una deberían ser difundidos dentro de la organización, tanto si los resultados de este son
mejora para la empresa o para el mercado. positivos, como si el cierre se efectuó por el hecho de desestimar el proyecto en alguna
de sus fases.

Ya teniendo claro cuales son los rasgos típicos de la gestión de proyectos podemos
analizar algunas de las características diferenciales de los proyectos de la I+D+i.

Los proyectos de innovación necesitan ampliar la fase de definición del proyecto más
allá de la declaración de las necesidades de modo genérico. Pues, además, deben:
ubicarse dentro de un marco sectorial; plantearse el alcance esperado no sólo del
proyecto sino de la misma innovación; y el grado de novedad de la propuesta a
alcanzar. Esto implica que un proyecto de innovación ya en su inicio necesita basarse
en la estrategia de innovación de la organización, en su cultura (si pretende realizarlo

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de manera interna), y especialmente tener en cuenta toda la información disponible de


dentro y fuera de la empresa.

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La planificación de un proyecto de innovación suele ser relativamente más compleja


que otras tipologías de proyectos. Especialmente cuando nos referimos a proyectos
que se inician en la etapa de Investigación y llevan a la generación de nuevos
productos o tecnologías a través de Desarrollos con fases de pruebas, proyectos-piloto,
prototipos etc. Es habitual que la planificación de proyectos de I+D+i prevea desde sus
inicios posibles y previsibles desviaciones, aún sin definir. Destinando a priori un
porcentaje de presupuesto a las modificaciones (estos porcentajes oscilan
aproximadamente alrededor de entre un 10 y un 15%). También en esta fase se estima la
capacidad de protección legal de los resultados esperados del proyecto.

Otra característica específica de los proyectos de innovación es que todo el


seguimiento y control del proyecto de innovación, aparte del cierre, ha de servir como
base de aprendizaje, y de aportación a la generación de conocimiento de la
organización incrementándose su capital en este aspecto. Pues, incluso, los fallos y
objetivos imposibles de alcanzar pueden constituir la base de nuevos proyectos o de
mejoras organizativas.

3 Sistemas de Gestión de la Innovación

Ya en otra clase vimos las ventajas de crear una cultura de innovación donde se realiza
El sistema de gestión de la innovación un esfuerzo para innovar de manera continuada y holística. A nivel operativo, funcional
es la parte del sistema general de este enfoque denominaremos la sistematización de la innovación, o la implantación del
gestión que incluye la estructura
sistema de gestión de la innovación. El futuro complejo e incierto exige que la
organizativa, la planificación de
actividades, las responsabilidades, las
innovación se convierta en un amplio compromiso de todas las capas de la empresa,
prácticas, los procedimientos, los una característica que impregne todas las actividades y facilite respuestas a las
procesos y los recursos para desarrollar, necesidades y desafíos del mercado. De ahí que el objetivo de supervivencia y
implantar, llevar a efecto, revisar y consolidación obliga crear sistemas que generen innovación de forma continua y
mantener al día la política de I+D+i de la
sistemática, evitando los costosos avances erráticos y esporádicos, para sí hacer frente
organización.
a los cambios en el entorno.

La sistematización la podemos definir como la organización y ordenamiento de la


información intraempresarial existente con el objetivo de explicar los cambios, mejoras
o en general cualquier transformación que se han dado durante un proyecto, los
factores que intervinieron, los resultados y los aprendizajes que surgieron desde el
inicio del proceso. Por lo tanto, el fin de un proceso de sistematización de la innovación
es facilitar que los miembros de la organización involucrados en los proyectos de
innovación tomen parte activa en los procesos de aprendizaje y de generación de
nuevos conocimientos o ideas de proyectos e iniciativas de políticas/estrategias

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innovadoras basándose en las experiencias documentadas, datos e informaciones


recogidas y procesadas.

Este proceso de sistematización de la innovación adquiere especial relevancia si


contrastamos la realidad de mayoría de las empresas con las buenas prácticas de
algunas con sistemas propios de la innovación. La gran mayoría de las empresas innova
de manera esporádica, ad hoc e infrecuente. Podemos incluso decir que algunas de las
innovaciones se han dado como resultados de un acto de azar o como r esultado de una
iniciativa de un líder visionario.

El propio concepto del sistema de innovación tiene un matiz más macroeconómico, no


obstante, es posible reformular su definición para una organización empresarial. El
concepto del sistema de innovación destaca que el flujo de información y tecnología
entre personas, grupos y unidades funcionales de la organización, es un elemento
clave para un proceso innovador dado que contiene las interacciones entre los actores
necesarios para convertir una idea en un proceso, producto o servicio en el mercado
(Howlett y Jain, 2018)

A rasgos generales podemos asumir que un Sistema de Gestión de la Innovación


constituye un nivel del sistema de dirección y gestión empresarial que abarca al menos
las seis siguientes etapas:

• Diagnóstico del estado de la innovación de la empresa.

• Diseño del sistema de gestión de los procesos innovadores.

• Seguimiento del proceso.

• Ejecución y puesta en marcha de las unidades operativas del sistema, en


especial los proyectos de innovación.

• Realización de procesos internos (y externos en casos concretos de


colaboraciones) de I+D+i.

• Desarrollo y comercialización de los resultados de la innovación acometida.

En algunos países se han establecido normas de certificación de los sistemas de


gestión de la I+D+i en las empresas o instituciones. La norma española UNE 166002:2014
“Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i ” de la AENOR describe
con todo lujo de detalles todos los pasos necesarios a llevar a cabo para gestionar la
innovación de manera sistematizada.

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Es un estupendo ejemplo de como la sistematización de la I+D+i puede beneficiar a las


empresas tanto a nivel estratégico como en la propia operativa de los proyectos de
innovación.

No obstante, existen otras formas de sistematizar los procesos de innovación en las


empresas. La más sencilla es la introducción de las métricas de innovación. Es muy
importante definir métricas que permitan evaluar si los esfuerzos de innovación están
dando resultados esperados. Por lo tanto, podemos tomar como referencia las métricas
en entrada, de proceso y de salida. O cualquier otra entre las que la propia organización
establezca para evaluar sus esfuerzos de innovación, siempre con la finalidad de
obtener ratios de resultados e impacto de los proyectos de innovación.

Ejemplo de sistematización de la Innovación en una empresa:

La banca internacional City ha puesto en marcha una forma muy curiosa, y provechosa,
de sistematizar su esfuerzo innovador. A través del laboratorio de innovación de esta
entidad neoyorquina ubicado en Tel Aviv, la multinacional financiera lleva a cabo sus
proyectos punteros en el ámbito de fintech . En este laboratorio de innovación se
encuentra también la aceleradora de start ups vinculadas al sector de la banca. El
laboratorio de innovación de Citi en Tel Aviv se inauguró en 2011 y desde este lugar, los
proyectos de innovación se idean, diseñan, desarrollan y ponen en producción, con la
colaboración de las unidades de negocio, que se implican durante todo el proceso. Es
un laboratorio internacional, que da servicio a todos los países en cuatro campos
fundamentales: el servicio cara al público, la analítica aplicada a asuntos
transaccionales, la interacción persona a persona (y la gestión de la información sobre
este aspecto), y todo lo que tiene que ver con la productividad y seguridad. En este lab,
por ejemplo, se creó el primer sistema de machine learning embebido en las
operaciones de pricing. También se está trabajando intensamente en la generación y el
procesamiento del lenguaje natural, que permitirá, entre otras cosas, programar
chatbots. Desde un punto de vista global, Citi está interesada en tecnologías

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innovadoras que le ayuden a ser más eficiente en tres ámbitos fundamentales. Por este
orden, la gestión de tesorería y pagos internacionales, la liquidación y custodia, y por
último la banca retail. En la actualidad, el banco cuenta con unos 500 analistas de datos
en el mundo. (Fuente: La Expansión)

4 Conclusiones

• El proyecto es una secuencia única y tecnológicamente determinada de


actividades, generalmente no repetitiva, que supone la coordinación de múltiples
recursos (personas, materiales y económicos) para alcanzar unos objetivos
claramente definidos en un tiempo y con unos costes determinados.

• La gestión de proyectos de la I+D+i abarca las herramientas especificas


necesarias a nivel estratégico, financiero, directivo y técnico para la gestión
integral de las distintas fases de un proyecto cuyo fin es generar una innovación,
un cambio, una mejora para la empresa o para el mercado.

• El sistema de gestión de la innovación es la parte del sistema general de gestión


que incluye la estructura organizativa, la planificación de actividades, las
responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos
para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política d e
I+D+i de la organización.

5 Bibliografía Esencial

• Andrew, J.P.; Sirkin, H.L., Explota tu innovación , Harvard Business School Press
Lid. Editorial, 2008, Madrid.

• McLaughlin, G.C.; Kennedy, W. R., Innovation Project Management Handbook ,


CRC Press, 2016, Boca Raton.

• Miranda, L. F.; Medina, E. A. Proyectos de innovación: formulación desde el


enfoque de procesos . Journal of Technology Management & Innovation, 2008,
3(1).

• Innolandia, 5 errores para gestionar un sistema de innovación y mis tácticas


probadas para superarlos, https://innolandia.es/5-errores-gestionar-sistema-
innovacion-mis-tacticas-probadas-superarlos/

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• Sintetia, Los modelos de la gestión de la innovación ¿qué vestido me pongo?,


https://www.sintetia.com/los-modelos-de-la-gestion-de-la-innovacion-que-
vestido-me-pongo/

6 Bibliografía Recomendada

• Ferrás Hernández, Xavier; Ferras, Xavier, Innovacion 6. 0: El Fin de la Estrategia,


Plataforma Editorial, 2010, Barcelona.

• Satell, Greg, Mapping Innovation: A Playbook for Navigating a Disruptive Age,


McGraw-Hill Education, 2017, USA.

• Harvard Deusto, Cinco reglas para la gestión de proyectos grandes y complejos,


https://www.harvard-deusto.com/cinco-reglas-para-la-gestion-de-proyectos-
grandes-y-complejos

• Harvard Deusto, Gestionar centros mundiales de innovación,

https://www.harvard-deusto.com/gestionar-centros-mundiales-de-innovacion

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