Definición de Conferencia

Una conferencia es toda aquella reunión, normalmente con un alto grado de participantes y de
espectadores, en la que se trata de realizar un debate sobre determinados puntos, promover una
marca o abordar un tema para desarrollarlo desde el conocimiento y con diferentes perspectivas que
enriquezcan el discurso. Es uno de los medios principales con los que las grandes firmas dan a
conocer sus nuevas estrategias, iniciativas o incluso productos.

No importa ni el sector, ni el tipo de compañía, ni tan siquiera el servicio o producto en caso de que
tenga fines promocionales, las conferencias pueden abordar prácticamente cualquier temática.
Normalmente, suelen contar con uno o varios ponentes que se encargan de desarrollar la idea o
conjunto de ideas a tratar y, además, pueden dar pie a la participación de los asistentes con rondas
de ruegos y preguntas o a través de iniciativas que fomenten el debate durante la celebración.

Un concepto más que antiguo, pero que sigue teniendo especial importancia dentro de numerosos
sectores, incluso más allá del terreno del marketing y la publicidad. Las conferencias se realizan
prácticamente cada semana en cualquier punto del mundo para tratar cualquier asunto que sea de
interés común para un determinado sector de la población. Algunas, las relacionadas con las marcas
más importantes, se emiten incluso a través de Internet para que cualquier persona pueda verlas
desde su hogar sin problema alguno. Esta es, precisamente, una de las mayores bondades de
Internet.

Historia
Los orígenes de las conferencias probablemente deben buscarse en la mayéutica y en la enseñanza
universitaria, casos en los que un orador buscaba centrar su exposición en un determinado asunto,
diferenciando los distintos elementos o aspectos allí presentes, y confrontando diferentes hipótesis o
diferentes enfoques, etc.
A partir del siglo XX, también designó una reunión entre diplomáticos, así como una reunión entre
especialistas, y así como una exposición de un experto dirigida a profanos o a sus colegas. Algunas
de estas reuniones claramente adquirieron notoriedad internacional.
Generalmente, los participantes se instalan en un mismo lugar (anfiteatro, sala de conferencias, etc,
a veces situados en un edificio o zona especial llamado centro de conferencias). Con los avances
tecnológicos, los conferencistas pasaron del pizarrón y de los carteles didáctico-ilustrativos, a las
diapositivas, a los retroproyectores, a los videoproyectores, y a los sistemas programados
especializados.
En el siglo XXI y en los últimos años del siglo XX, en una conferencia particular cada vez es más
corriente permitir la participación de personas separadas en la geografía y aún separadas en el
tiempo, gracias al uso de los teléfonos y de los sistemas de teleconferencias, al uso de registros de
vídeo y de audio, y/o a la utilización de videoteléfonos o directamente de computadoras personales
ligadas por Internet (a través por ejemplo de herramientas para el trabajo colaborativo).

El propósito

El propósito de la conferencia es el dialogo e intercambio de ideas respecto a un tema en particular,

en una conferencia debe participar un grupo de personas.
Las conferencias sirven como forma de expresar, delante de una gran cantidad de personas, una
idea o problema; se busca plantear la situación y la problemática, de tal manera que nos permite
obtener punto de vista y soluciones de otras personas, las cuales nos apoyarían en la resolución
de un problema general. La conferencia nos permite obtener otras perspectivas de otras personas.
Para qué sirve una Conferencia?

Una Conferencia puede tener muchas utilidades. Puede servir como un punto de encuentro entre una
marca y sus consumidores, como un evento en el que compartir conocimientos sobre un tema o
varios relacionados con un sector, o incluso como una celebración pensada con fines didácticos para
aprender sobre una materia.

A nivel promocional, además de funcionar para conectar mejor con la audiencia, las compañías
pueden emplearla para reforzar el impacto a la hora de presentar nuevos productos o servicios.
Grandes eventos con los que se presenta y se anuncia a bombo y platillo una gran novedad para
conseguir una mayor repercusión y, por tanto, asegurarse la visibilidad suficiente para ese anuncio
recién realizado.

ESTRUCTURA
La estructura de la conferencia se compone de:
Sesiones plenarias (la sesión de apertura, las sesiones con oradores invitados y clausura);
Sesiones paralelas. En estas sesiones se reflejan, por un lado, las sub-áreas de la conferencia y, por
otro lado, el idioma de las ponencias con el fin de hacer más fácil para el público para elegir las
sesiones de acuerdo con el contenido y el idioma. Esperamos tener hasta 6 sesiones paralelas que
se ejecutan simultáneamente. Cada presentación tendrá una duración de 15 minutos;
Programa social y cultural: visita guiada del casco antiguo de Faro, seguida de un cóctel en un
convento del siglo XVI; cena de gala con música en vivo; dos almuerzos; cinco coffee-breaks; y
excursión opcional de día completo "Redescubriendo el Algarve del punto de vista de la naturaleza y
de la cultura".

Tipos de conferencias
Existen diferentes tipos de conferencias en función de los temas a tratar, de la participación (o no) del
público asistente y del uso de recursos técnicos bidireccionales. A continuación, te explicamos cada
una.

Conferencia magistral
Se realiza con fines académicos y el objetivo es que el conferencista (idealmente con un alto grado
de especialización) brinde una disertación sobre un tema que ya ha sido estudiado previamente por
los asistentes.

Por regla general, el especialista es el único que tiene el derecho de palabra y, al finalizar, los
asistentes pueden hacer preguntas. Son exposiciones comunes en universidades y en espacios
educativos. Las clases con profesores invitados pueden ser un buen ejemplo de conferencia
magistral.

Conferencia dialogada
La conferencia dialogada implica un intercambio de ideas entre el conferencista y los asistentes a lo
largo de la exposición.

Un ejemplo común es una clase en la que el profesor va a disertar sobre un tema, pero pide la
participación de los estudiantes para enriquecer el debate.

Conferencia científica
Es una reunión pública o privada entre especialistas de una rama científica en particular, con el fin de
generar, analizar e intercambiar datos de interés con fines de divulgación. Una conferencia médica
de actualización profesional ilustra este tipo de reunión.

Conferencia internacional
Son reuniones entre representantes de organismos internacionales con el fin de exponer temas y
problemáticas de interés común y de buscar soluciones por consenso.
La conferencia internacional de la Cruz roja, por ejemplo, reúne anualmente a sus representantes y a
autoridades gubernamentales de todo el mundo para debatir sobre problemáticas humanitarias.

Conferencia de prensa
Es una reunión con fines informativos en la que se convoca a los medios de comunicación para la
difusión de los puntos expuestos. Es un recurso utilizado comúnmente por personalidades y
autoridades que quieren o deben rendir cuentas sobre su actuación o la del organismo que
representan.

Un ejemplo muy cotidiano son las conferencias de prensa que se realizan los equipos de fútbol
después de cada partido.

Videoconferencia
Es una conferencia realizada por medios bidireccionales: teléfono, video o videollamada. Una reunión
de trabajo por Skype puede ser considerada una videoconferencia.

¿QUIÉN DEBE ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

Ya hemos dicho que existen diferentes clases de organizaciones, grupos e instituciones que podrían
encontrarse en situación de organizar una conferencia. Algunos de los ejemplos más comunes son:

 Asociaciones y organizaciones profesionales. Éstas incluirían a asociaciones que

representan a:
o Disciplinas académicas (economía, educación)
o Profesiones licenciadas o certificadas (psicología, trabajo social, enfermería, leyes)
o Grupos de intereses especiales dentro de las profesiones (derecho medioambiental,
terapia familiar).
o Trabajadores de temas específicos dentro de las profesiones (asesores de salud en
el hogar, consejeros de vida independiente)
 Agencias de gobierno. Agencias del gobierno de muchos niveles realizan conferencias para
sus propios empleados, generalmente con propósitos de capacitación y divulgación de
información. También pueden realizar conferencias como donantes – conferencias para
ayudar a potenciales postulantes a fondos a comprender el proceso de solicitud, por ejemplo,
o conferencias que explican nuevas reglamentaciones u otra información importante a grupos
que reciben apoyo.
 Coaliciones. Ya sea tanto sea a nivel local, estatal o nacional, las coaliciones a menudo
encuentran que las conferencias son buenos vehículos para poner de relieve y crear
estrategias para resolver problemas, planificar para el futuro o para promover el
apoyo/defensa de la causa.
 Organizaciones individuales. Una organización local del tipo de un centro de salud mental, un
hospital o un programa de padres de adolescentes, puede ser la sede de una conferencia
sobre el tema en particular o sobre un problema de nivel comunitario que les concierne a
ellos y a otras organizaciones y agencias. Una organización estatal o nacional puede
organizar una conferencia para sus propios miembros.
 Instituciones educativas o departamentos o grupos dentro de ellas. Además de conferencias
académicas, las instituciones educativas pueden realizar conferencias que surgen de su
trabajo cotidiano. Una escuela secundaria podría realizar una conferencia para presentar a
profesores de secundaria de todo el estado un nuevo concepto en la enseñanza y  después
continuar con conferencias de capacitación para ayudar a otros colegios a que aprendieran a
aplicarlo en las clases.

 Grupos de activistas comunitarios o de apoyo/defensa. Estos grupos pueden realizar

conferencias para publicidad o para educar al público sobre algunos temas o para capacitar a
defensores o activistas.
 Un grupo con participación o interés en el tema de la conferencia. Un grupo de ciudadanos
puede organizar una conferencia sobre un tema que los afecta y que es importante para
ellos.
¿CUÁNDO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

 Cuando se quieren informar al campo, a un grupo en particular o al público sobre un

tema. Se puede organizar una conferencia legislativa a la cual se invitará a legisladores,
expertos en el campo y profesionales, para discutir un asunto de política. Una coalición local
puede convocar a una conferencia centrada en un asunto local e invitar a gente de todos los
sectores de la comunidad para aprender e idear estrategias acerca de él.
 Cuando se quiere reunir gente con habilidad para atacar un problema que necesita
abordarse o para trabajar en la solución de un problema.
 Cuando se necesita publicitar un nuevo trabajo en el campo. Una conferencia es a veces la
mejor manera de hacer conocer el asunto.
 Cuando se desea entusiasmar o re-entusiasmar a la gente acerca de su trabajo.  El tener la
oportunidad de discutir el trabajo con otros que están en las mismas circunstancias y de
recordar por qué lo están haciendo, es un poderoso aliento para seguir adelante.
 Anualmente, para reunir al campo, la profesión, la coalición o el grupo de interés,  para
aprender, colaborar, celebrar éxitos y enfrentar desafíos. Las conferencias anuales sirven
para una variedad de propósitos, entre ellos, definir al grupo y crear solidaridad.

PLANIFICACIÓN DE LA CONFERENCIA
Los siguientes pasos ayudarán a planificar la conferencia/congreso:

 Ponerse de acuerdo sobre el propósito de la conferencia. Hay un gran número de razones

posibles para una conferencia, y muchas conferencias combinan dos o más de ellas. Algunas
de las más comunes son:
o Capacitación
o Creación de conexiones
o Estímulo (ayudar a los participantes a sentirse bien con respecto a lo que ellos y el
campo hacen)
o Compartir  información  (nuevos desarrollos, asuntos a observar, reglamentaciones,
etc.)
o Mejorar la práctica
o Apoyo
o Destacar un asunto
o Solución de problemas
o Toma de decisiones y planificación (por ejemplo, fijar la dirección de una iniciativa o
un campo)
o Lanzar una nueva iniciativa o una nueva dirección
 Identificar al público objetivo. Hasta cierto punto, el público objetivo es determinado por la
naturaleza tanto de la conferencia como de la organización patrocinadora. Sin embargo,
muchos organizadores de conferencias están interesados en atraer más que sólo a los
participantes “normales”. Algunos ejemplos de grupos de donde se pueden obtener
asistentes a conferencias son:
o Miembros de una cierta profesión o disciplina o personas interesadas en ellas.
o Personas con una agenda política especial (personas a favor del aborto, opositores
al control de armas)
o Gente involucrada en un tema comunitario (o más amplio) específico
o Gente preocupada por una población específica
o Gente proveniente de una población específica
o Funcionarios públicos (de cualquier nivel o de todos los niveles)
o Gente de organizaciones solventadas por fuentes particulares
o Miembros de la organización patrocinadora
o Personas de un determinado sector de la comunidad
o Residentes de una determinada comunidad
o Público en general

 Fijar la duración y la fecha para la conferencia. La duración de la conferencia dependerá de

lo que necesite hacerse; de cuánto se pueda invertir, en tiempo y dinero, de los potenciales
 participantes y de lo que la organización patrocinadora pueda y tenga la capacidad de
aportar. Lo que una organización pueda hacer puede depender de la disponibilidad de
subsidios, del apoyo de una organización matriz, de donaciones, etc.

En el caso de muchas organizaciones nacionales o internacionales, la conferencia anual es

programada habitualmente para varios días, al menos parcialmente porque mucha gente debe viajar
desde lejos para asistir y a menudo también aprovechan la ocasión para pasar unas vacaciones en el
sitio. Para una pequeña conferencia local, donde todo el mundo podrá ir a su casa esa noche, la
duración probablemente dependerá más de cuánto tiempo pueden disponer los participantes, cuánto
tiempo está disponible el lugar y de lo que se incluya en el programa.
La fecha de la conferencia debe fijarse evitando conflictos con otros eventos que afecten al público
objetivo o que interfieran con las realidades de su trabajo (no se planificaría una conferencia de
administradores de escuelas para septiembre, por ejemplo, ya que ése es probablemente el
momento del año más ocupado para estas personas). La conferencia tampoco debería interferir con
sucesos de interés nacional (por ej., una elección nacional o un evento deportivo de importancia) o
que afecten obligaciones familiares (las vacaciones estándar de las escuelas públicas o la navidad).
Planificar el formato. Aquí está el meollo de la conferencia en lo que se refiere a los asistentes. ¿Qué
es realmente lo que va a suceder?  El trabajo aquí no es planificar el contenido de cada sesión de la
conferencia (los presentadores hacen eso, aunque el comité puede aprobar las exposiciones o
charlas), sino fijar el tema y la estructura general.

Un formato general frecuentemente usado para una gran conferencia, y uno que muchas
conferencias más pequeñas usan también, empieza con un discurso de apertura – un discurso o
presentación, usualmente hecho por un orador muy conocido o inspirador, que tiene la intención de
introducir el tema de la conferencia, animar el entusiasmo de los asistentes y/o hacerlos pensar.

A continuación del orador de apertura, y durante la mayor parte del resto de la conferencia, el día
puede estar dividido en sólo dos o hasta seis sesiones más cortas (y algunas veces sesiones
nocturnas también), a menudo con varias opciones para cada sesión, donde se presenta el contenido
real de la conferencia. Cada día puede incluir el almuerzo como parte del precio de inscripción y
algunos o todos los días pueden también incluir la cena. Las comidas pueden incluir un discurso,
premiaciones, asuntos organizativos o simplemente ser encuentros sociales.
Finalmente, muchas conferencias terminan con un resumen u orador final, con el objeto de que la
gente se vaya a casa pensando en el problema y sintiendo que han tenido una experiencia
coherente. Ésta no es la única estructura para una conferencia, sólo una típica. Mencionaremos otras
a medida que siga la sección. 

Logística

Hay una cantidad de programaciones y tareas similares que deben atenderse para que las cosas se
desarrollen sin tropiezos:

 Programar a los presentadores indicados para los salones correctos a las horas correctas.
 Programar las sesiones de modo que los participantes puedan seguir el hilo del asunto (por
ej., asegurarse de que las sesiones sobre el mismo tema no estén programadas a la misma
hora o localizadas de modo que ir de una a la siguiente sea dificultoso).
 Designar un “anfitrión” para cada sesión, el cual anunciará al presentador, se asegurará de
que el  equipamiento esté en su lugar, controlará los tiempos, entregará los materiales
impresos, distribuirá y recogerá los formularios de evaluación. El anfitrión también deberá
hacer circular y recolectar una hoja de asistencia para otorgar créditos de educación continua
a los participantes, si la conferencia los ofrece.
 Trabajar con la gente de la sede para asegurarse de que hay espacios adecuados para las
comidas, los descansos y otros eventos de la conferencia.
  Colocar exhibidores, café, material a distribuir y cualquier otra cosa en lugares adecuados
(donde no contribuyan a bloquear el tránsito, sean accesibles y fáciles de encontrar, etc.).
 Encontrar los mejores lugares, en términos de fluidez del tránsito, visibilidad y accesibilidad,
para los servicios de inscripción, información y emergencia.
 Disponer o informar a los participantes y presentadores, de antemano, acerca de la
disponibilidad o no del estacionamiento para la conferencia.
 Imprimir o copiar el material para los paquetes de los participantes, los formularios de
evaluación, etc.

 Reclutar y organizar a los voluntarios para que atiendan las mesas de inscripción e
información, dirijan a la gente a las sesiones, entreguen información importante, etc.

PARA RESUMIR
Las conferencias son de distintos tipos y tamaños, pero todas necesitan organización. Aunque las
pequeñas y las grandes, las locales y las distantes tienen diferentes necesidades, hay algunos
lineamientos de organización que sirven para casi todas.  Casi cualquier tipo de conferencia necesita
un marco de gente y de sistemas para sustentarla. Todas las conferencias necesitan ser planeadas –
su localización, espacio, oportunidad, contenido y forma deben ser determinados con anticipación.
Todas las conferencias necesitan informar a su audiencia objetivo acerca de su existencia y
convencerla –o a suficientes miembros de ellos – de asistir. 
Todas las conferencias tienen que atraer a presentadores interesantes, ya sea que provengan de la
oficina de al lado del vestíbulo o de los lugares más recónditos del mundo.  Todas las conferencias
deben ser bien realizadas si se quiere que los participantes tengan una buena experiencia.   Además,
una conferencia debe tener seguimiento y evaluación, de modo que la próxima resulte mejor.
Sin importar si se centra en un problema inmediato, una mejora en la práctica, en crear conexiones o
apoyo, una conferencia debe entusiasmar a los participantes y dejarlos queriendo más – más ideas,
más contacto con otros que tengan las mismas preocupaciones, más cambio, más maneras de hacer
su trabajo. Una buena conferencia tiene la virtud de poner en movimiento corrientes que pueden
tener gran influencia en un asunto o tema. Vale la pena el esfuerzo de organizarla bien.