ORGANIZACIONES

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Contenido

Introducción 4 5.3 Dinámica de la cuenta T 21

1. La importancia de la contabilidad 6 Referencias bibliográficas 22
2. Clases de contabilidad 7 Control del documento 24
3. Ciclo contable 9
3.1 Definición 10
3.2 Entrada de la información 10
4. Soportes contables 10
4.1 Soportes de contabilidad externos: 11
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso 11
4.1.2 Recibo de consignación 11
4.1.3 Factura comercial 11
4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito 14
4.1.5 Cheque 14
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso 13
4.1.7 Letra de cambio 14
4.1.8 Pagaré 14
4.1.9 Nota débito 14
4.1.10 Nota crédito 14
4.1.11 Recibo de caja menor 15
4.2 Soportes de contabilidad internos 15
4.2.1 Nota de contabilidad 15
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad 15
5. La cuenta contable 16
5.1 Clasificación de las cuentas 17
5.1.1 Según su naturaleza: 17
5.1.2 Según los estados financieros 17
5.2 Método de la cuenta T 19
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Introducción

Muchos colombianos relacionan la contabilidad como una obligación legal. Infortunadamente no ven la importancia
y la utilidad de esta: la posibilidad reconocer la realidad económica y financiera de una empresa, lo cual es funda-
mental en un mundo globalizado, porque la competencia se da frente a mercados internacionales y tomar deci-
siones acertadas requiere reconocer esa realidad.

Por esta razón, este segundo material de formación se centra en señalar la importancia de la contabilidad en
cualquier organización, presentando las diferentes clases de contabilidad y los diferentes soportes contables de
acuerdo con la normativa vigente.
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1. La importancia 2. Clases
de la contabilidad de contabilidad

Según el artículo. 1° del Decreto Reglamentario 2649/93, la contabilidad es el conjunto de conceptos básicos y La contabilidad es un campo vasto, por ello debe ser clasificada. Según la clase de información que la ocupe, esta
reglas que permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de los se tipifica de la siguiente manera:
movimientos contables de una organización de manera clara, completa y fidedigna.
Imagen 1. Clases de contabilidad.
De esta manera, la finalidad de la contabilidad es brindar información financiera de una empresa, específicamente
en los resultados operacionales y en la situación económica de la misma. Por ello, comprende tres conceptos funda-
mentales: causación (para el estado de resultados), efectivo (para el flujo de caja) y acumulación (para el balance Clases de
contabilidad
general).

Por lo tanto, la importancia de la contabilidad radica en la

posibilidad de reconocer cuál es el estado monetario de
una empresa, incluso de una persona, para definir a futuro
qué vías tomar para intentar producir más ganan- cias que
pérdidas, es decir que la contabilidad es funda- mental
para la gestión empresarial y para la toma de deci- siones
porque es una herramienta que sirve de proyec- ción.

Fiscal Financiera De Costos Administrativos De Gestión

Fuente: (SENA – Equipo de Adecuación Didáctica y Gráfica de Recursos Educativos. Risaralda, 2016)

Contabilidad financiera: surge para presentar esta-
dos contables a terceros: organismos públicos,
accionistas o inversores. Esta es empleada para
obtener estructurada y sistemáticamente información
cuantitativa formulada de manera monetaria, como
solvencia, liquidez, solidez, rentabilidad económica y
financiera, ciclo de caja y apalancamiento. Suele ser
presentada como un estado financiero.
La contabilidad de gestión: también denominada
directiva. Esta, a diferencia de la contabilidad financi-
era, genera información para uso interno de la empre-
sa, por ello la recopilación de la información es más
detallada.
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Contabilidad fiscal: se basa en criterios fiscales que
establecen las leyes nacionales, en las cuales se
establece cómo debe desarrollarse. Esta regula cómo
deben ser preparados los registros e informes, los
cuales indicarán la cuantía de impuestos que deben
ser pagados. Por eso, esta contabilidad es empleada
por profesionales como los inspectores de hacienda,
especializados en impuestos, quienes calcularán la
responsabilidad fiscal de la empresa.
La contabilidad administrativos: Es un sistema de
información al servicio de las necesidades internas de
la institución, orientado a facilitar las funciones
administrativas de planeación y control, así como la
toma de decisiones. Está enfocada a la organización
y planeación futura de las actividades y genera otra
información como los presupuestos y estándares de
costos.
La contabilidad de costos: clasifica y recopila la
información sobre los costos comunes de la empresa.
De igual manera, gestiona los costes que se prevén.
Es un caso específico de la contabilidad de gestión,
que busca vigilar y controlar los costos a partir de la
aplicación de técnicas que pueden ayudar a las
preocupaciones de la fabricación, por lo que es una
contabilidad de interés para empresas industriales.
3. Ciclo contable
Según Fierro (2011), el ciclo contable describe el proceso de la contabilidad así:
Recolección de todos Ajustes
los documentos contables. contables necesarios.
Codificación de los soportes Elaboración de los estados
contables con base en el PUC. financieros del ejercicio
Elaboración del comprobante Informe de gestión para calificar el
de contabilidad con los soportes. desempeño de sus directivos.
Registro de libros auxiliares en la cuenta de
control y subcuentas y de los libros principales.
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3.1 Definición 4.1 Soportes de contabilidad externos:

El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen
y se transmiten correctamente a los usuarios de la información (Articulo. 46, Decreto Reglamentario 2649/93).
4.1.1 Recibo de caja o comprobantes de ingreso El recibo de caja es conta-
3.2 Entrada de la información
Es un soporte contable en el que se registran los bilizado como débito en la
Esta es la información que se presenta en la entrada de información del ciclo contable:
ingresos en efectivo que recauda la empresa. El cuenta Caja, y el crédito en
original es entregado al cliente y las copias se la cuenta del concepto del
archivan así: una para el archivo consecutivo y otra pago recibido.
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Transacciones comerciales Resumen de las operaciones en el
producto de la naturaleza del negocio. comprobante de contabilidad.

Recolección de documentos soportes: Registro en los libros de contabilidad

externos e internos. auxiliar y principal. 4.1.2 Recibo de consignación
Comprobante elaborado por los bancos para que los cuentahabientes
lo diligencien al realizar una consignación. El original queda en el banco
Codificación de cada soporte en sus Elaboración de los
y la copia con el sello de recibido del cajero o el timbre de la máquina
operaciones o transacciones. estados financieros.
registradora, es el soporte contable de la empresa que con- signa.

4. Soportes contables 4.1.3 Factura comercial

Es un soporte contable que contiene la descripción de los artículos
comprados o vendidos, fletes e impuestos causados y las formas de
pago. Desde el punto de vista del vendedor se denomina factura de
venta y del comprador factura de compra. El original es entregado al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.

externos
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El artículo 617 del Estatuto Tributario señala los parámetros legales para que una factura sea válida comercial, Por otro lado, es importante tener en cuenta que, según el Decreto 1165 (1996), los tiquetes de máquinas registra-
legal, civil y tributariamente. doras, las boletas de ingreso a espectáculos públicos, los tiquetes de transporte de pasajeros, los recibos de pago
de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno, las póli-
zas de seguros, los títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago, los extractos expedidos por
sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de
Estar denominada expresamente
como factura de venta. 6 Descripción específica o genérica de los
artículos vendidos o servicios prestados.
valores, fondos de pensiones y de cesantías y las facturas electrónicas, son documentos equivalentes a la factura

Apellidos y nombre, o razón y NIT del vendedor Valor total de la operación. 4.1.4 Comprobante de venta con tarjeta de crédito
o de quien presta el servicio o vende el producto.
Cuando una empresa recibe tarjetas de crédito de sus clientes es
porque se encuentra afiliado al sistema suscribiendo un contrato con la
Apellidos y nombre, o razón social y NIT del El nombre o razón social y el NIT del entidad financiera, en donde se compromete a aceptar las tarjetas de
adquirente (el cliente) de los bienes o servicios, impresor de la factura. crédito como un medio de pago de sus clientes y por su parte la entidad
junto con la discriminación del IVA pagado. financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los com-
Indicar la calidad de retenedor del prantes firmados por los tarjetahabientes.
Llevar un número que corresponda a un sistema impuesto sobre las ventas: régimen
de numeración consecutiva de facturas de venta:
la DIAN pedirá las facturas para revisar si
9 común, gran contribuyente o
autorretenedor, para realizar las
4.1.5 Cheque
Es un documento en el que el girador ordena al banco (girado) en
cumple con el consecutivo. retenciones de forma adecuada. donde tiene su dinero a pagar la suma señalada en este a la orden de
un beneficiario.
Fecha de expedición.
Las facturas no deben tener enmendaduras
o tachones. Si por algún motivo (evítelo al
máximo) se deben realizar anulaciones la
recomendación es conservar la original con
4.1.6 Comprobante de pago o de egreso
la copia en el consecutivo de las facturas.
También se denomina orden de pago y es un soporte contable que
respalda el pago de cierta suma de dinero con cheque. Es elaborado
por duplicado: el original se adjunta al comprobante diario de contabili-
dad y la copia va al archivo consecutivo.
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4.1.7 Letra de cambio
Este título valor es una orden incondicional de pago dado por un gira-
dor a un girado, con el fin de ser pagado al portador la suma de dinero
que se especifica. El girador hace firmarlas al girado y las denomina
letras por cobrar; mientras que el girado acepta las letras a sus
proveedores y las llama letras por pagar.
4.1.9 Nota débito
Comprobante adoptado por la empresa para endosar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liqui-
dación de facturas. De igual manera, los intereses ya sea por financi-
ación o por mora en el pago de sus obligaciones.
4.1.10 Nota crédito
Comprobante empleado para contabilizar descuentos o rebajas que no
están liquidados en la factura o para registrar las devoluciones totales
o parciales de las mercancías. Se debe preparar un original (para el
cliente) y dos copias (para el archivo consecutivo y para anexar al com-
probante diario de contabilidad).
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4.1.11 Recibo de caja menor
Soporte que se utiliza para registrar los gastos que son pagados en
efectivo y por valores mínimos, por lo que no requieren el giro de un
cheque. Para ello debe ser establecido un monto que se denomina caja
menor.
4.2 Soportes de contabilidad internos.
4.2.1 Nota de contabilidad
Documento preparado para registrar las operaciones sin soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y
cierre.
4.2.2 Comprobante diario de contabilidad
Documento que requiere ser elaborado previamente al registro de
cualquier operación. Señala el número, fecha, origen, descripción,
cuantía de la operación y las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le deben adjuntar los documentos y soportes respec-
tivos.

5. La cuenta contable
La cuenta contable todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra la diferencia en el saldo.
Las operaciones comerciales están relacionada con una cuenta en particular (movimiento débito o crédito) y como
resultado el saldo que implica, según Fierro (2001):
Disponibilidad: caja general, bancos, fondos.
Inversiones a corto plazo: títulos, acciones,
cuotas, partes de interés social.
Valores a recaudar: clientes, ingresos por cobrar.
Materias primas: inventarios de materias,
materiales.
Mercancías: productos no elaborados por
la empresa.
Valores con capacidad de ser realizable:
inventarios.
Valores capitalizados en activos:
propiedades, planta y equipo,
maquinaria, muebles y enseres.
Obligaciones por pagar: proveedores
de bienes y servicios.
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Contribuciones al Estado: impuestos,
gravámenes y tasas, nacionales o
municipales.
Obligaciones laborales: sueldos,
prestaciones sociales, aportes
patronales, parafiscales.
Cuentas por pagar: gastos a terceros.
Deudas con instituciones financieras:
obligaciones financieras.
Valor a reembolsar o restituir a sus
dueños: patrimonio.
Superávit por realizar: valoración
económica de activos pendiente de
realizar en el momento de la
enajenación.
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5.1 Clasificación de las cuentas
Siguiendo a Fierro (2011), las cuentas contables se pueden clasificar según su naturaleza o los estados financieros:
5.1.1 Según su naturaleza:
Naturaleza débito: Naturaleza crédito:
El saldo de la cuenta aumenta con los El saldo de la cuenta aumenta con regis-
registros realizados en débito y tros hechos en el crédito y disminuye
disminuye con registros en el crédito. El con registros al débito. El saldo repre-
saldo siempre presenta derechos y senta las obligaciones de la empresa
bienes controlados por la empresa. adquiridos en sucesos pasados.
5.1.2 Según los estados financieros
Las cuentas que contienen los estados financieros, balance general y estado de resultados, se clasifican en cuen-
tas reales, nominales y cuentas de orden.
Cuentas reales o de balance:
Son las cuentas con las cuales se prepara el balance general y corresponden a las clases:
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Activo:
Derechos y bienes controlados por
la empresa. Al ser diferidos
aumentan su saldo con los regis-
tros en el débito y disminuyen su
saldo con registros en el crédito.
Pasivo:
Obligaciones contraídas por la
empresa con terceros. Aumenta
sus saldos con registros en el crédi-
to y disminuye con registros en el
débito y su saldo siempre será de
naturaleza crédito.
Cuentas de orden:
Recoge los hechos económicos que no comprometen directamente la estructura financiera del balance o del
estado de resultados. Se caracterizan porque no se combinan con ninguna otra cuenta real o nominal. Se clasifi-
Patrimonio:
can en:
Aportes de los propietarios para
desarrollar la actividad comercial.
Aumenta con registros en el crédito
y disminuye con registros en el
débito. Su saldo siempre será de
naturaleza crédito.

De orden acreedora: compromisos o

Cuentas nominales o de resultado:
Acumulan las operaciones realizadas durante un ciclo contable y están relacionadas con las clases:
Nominales de ingreso: ingresos por ventas de bienes
o servicios. Se disminuyen con las devoluciones o
anulación de los contratos.
De orden deudora: hechos que generan
derechos que pueden afectar la estruc-
tura financiera. Se incluyen registros de
control interno de activos, información
general o control de futuras situaciones,
así como las diferencias en las concilia-
ciones tributarias. Son de naturaleza
débito.
Nominales de gasto: gastos de administración y de
distribución y venta, necesarios en la producción de la
renta.
contratos relacionados con posibles
obligaciones que pueden afectar la
estructura financiera. También incluye
los registros de control interno de
pasivos y patrimonio. Además las difer-
encias en conciliaciones tributarias
entre los pasivos y patrimonio con las
declaraciones de renta. Son de natu-
raleza débito.

Nominales de costo: costos de la mercancía vencida
o que no fue fabricada por la empresa. Están com-
puestos por los costos de producción y venta.
Costos de producción u operación: requeridas por
empresa manufacturera, antes de llevar los productos
a los inventarios, los que a su vez en el momento de
la venta contribuyen en costos de la mercancía ven- 5.2 Método de la cuenta T
dida y fabricada por la empresa. La forma gráfica de presentar las cuentas es en forma de T:

Código y concepto o nombre de cuenta
Lado débito
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5.3 Dinámica de la cuenta T
De manera tradicional se ha recurrido a la cuenta T para representar el soporte visualmente. Sin embargo, en la
actualidad este proceso no se usa en la elaboración de la contabilidad. Las cuentas T son reemplazadas en la prác-
Lado crédito tica por el registro diario que sirve para la elaboración del comprobante de contabilidad y de los libros auxiliares
respectivos, los que a su vez están siendo sustituidos por software especializado.

a) Método de la partida doble

La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda
transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla, pero
pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debita) y varias las que
entregan (se acreditan), como si fuera una balanza.
Movimientos débitos débitos
De esta forma, se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos)
Saldo créditos créditos y se fortalece el método de la partida doble. Por consiguiente, cada transacción tendrá un doble registro como
mínimo, uno a la cuenta del activo o egresos y otro a la cuenta de pasivo, patrimonio o de ingresos; en forma simple
o múltiple. El saldo de cada cuenta después de haber acumulado todas las transacciones de un periodo, sirve para
elaborar los estados financieros como resultado final de una contabilidad financiera donde se guarda el equilibrio
de la partida doble.
Si la cuenta es de naturaleza débito aumenta; Si la cuenta es de naturaleza débito disminuye;
si es de naturaleza crédito disminuye: si es de naturaleza crédito aumenta:
b) Método de la ecuación contable
Activos: aumentan. Pasivos: aumentan. A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los
Gastos: aumentan. Patrimonio: aumentan. activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio:
Costos: aumentan. Ingresos: aumentan.

Pasivos: disminuyen. Activos: disminuyen.

PASIVO + PATRIMONIO
Patrimonio: disminuyen. Gastos: disminuyen.
Ingresos: disminuyen Costos: disminuyen.
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Esta ecuación, se señala en Contabilidad y Finanzas (2009), también puede ser confeccionada de otras
formas a partir de la primera ecuación:
Activos + Costos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
Activos = Pasivos + Patrimonio + (Ingreso – Costos – gastos)
Activos – Pasivos = Patrimonio + (Ingresos – costos – gastos)
Fundación IASC. (2009). Material de formación sobre la NIIF para las PYMES. Consultado el 20 de
noviembre de 2013, en http://www.ifrs.org/Documents/3_PresentaciondeEstadosFinancieros.pdf
Instituto Nacional de Aprendizaje. (s. f.). Contabilidad y finanzas. Aplíquelas en su pyme. Consultado el
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Laboratorio virtual. Facultad de Contaduría. Universidad Libre de Colombia. (). Soportes de contabilidad.
Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.unilibre.edu.co/CienciasEconomicas/Webcontad
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Ciclos formativos de administración. Consultado el 25 de agosto de 2016, en http://www.eduinnova.
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Universidad del Quindío. (s.f.). Factura de ventas. Consultado el 20 noviembre de 2013, en
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/ntic/trabajos/5/grupo1/dignory/paginas/factur a.htm

Referencias bibliográficas
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agosto de 2016, en http://www.contabilidadyfinanzas.com/trilogia-contable-2.html
Coral, L. (2007). Contabilidad universitaria. (Sexta Edición). Bogotá, Colombia: Mc Graw Hill.
Decreto 1001. (1997, 8 de abril). Diario Oficial, 43017, 1997, 10 de abril.
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Decreto 1165. (1996, 28 de junio). Diario Oficial, 42824, 1996, 5 de julio.
Decreto 2649. (1993, 29 de diciembre). Diario Oficial, 41156, 1993, 29 de diciembre.
Díaz, H. (2008). Contabilidad general. (Segundo edición). México: Prentice Hall.
Estatuto Tributario. Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Consultado el 25 de agosto de 2016,
en http://estatuto.co/?e=436
Fierro, A. (2011). Contabilidad General. (Cuarta edición). Bogotá, Colombia: Eco ediciones.
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Control del documento

Nombre del documento: Material de formación: La empresa.

Nombre del programa de formación: Contabilidad en las Organizaciones.

Versión: 1

Nombre Cargo Fecha

Experto temático asignado al Equipo de 2 de agosto

Germán Rodolfo Adecuación Gráfica y Didáctica de Recursos
Elaboró Rodríguez Pulido de 2016
Educativos - SENA Regional Risaralda

Asesora pedagógica del Equipo de

Primera Diana Clemencia 4 de agosto
revisión Adecuación Gráfica y Didáctica de Recursos
Sánchez Giraldo Educativos - SENA Regional Risaralda de 2016

Segunda Sandra Milena Guionista del del Equipo de Adecuación

16 de agosto
revisión Henao Melchor Gráfica y Didáctica de Recursos Educativos -
SENA Regional Risaralda de 2016 ATRIBUCIÓN, NO COMERCIAL, COMPARTIR IGUAL.
Andrés Felipe Líder del del Equipo de Adecuación Gráfica y 17 de agosto Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se
Aprobó Didáctica de Recursos Educativos - SENA Re- gional de 2016
Valencia Pimienta muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y
Risaralda
las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de licencia
que el trabajo original.
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