PROGRAMA

TITULO TÉCNICO LABORAL POR COMPETENCIAS

Archivo
Tercer Trabajo

1º Explique el siguiente termino: Gestor Documental, en que consiste, y sus

principales funciones.

2º Funciones de los scanner

documentales: Los equipos especializados
en la digitalización de documentos llegan de
fábrica con software o aplicativos para indexar
documentos, reconocimiento zonal o completo
de texto OCR, reconocimiento de códigos de
barras. Ud. Debe definir en su organización
que equipo adquirir, compare mínimo 3
opciones de equipos scanner, la comparación
debe basarse no solo en precio y
características de hardware de los equipos,
debe realizarse énfasis en las aplicaciones del
scanner, ya que estas últimas ahorran tiempo
en los procesos de indexación.

3º Ampliando la información del punto 2°, La gerencia de su organización le

solicita a ud. que muestre opciones de renta de los equipos scanner documental, para
dar esta opción debe incluir no solo el valor de la renta, sino incluir o tener en cuenta
los suministros de un scanner. Para
cada opción investigue que piezas se
desgastan con el uso y son
consideradas como suministro. No
olvide que debe saber la cantidad de
documentos a digitalizar y el tiempo
disponible para esa tarea. (Estas
cifras las puede aportar ud. pero debe
ser la misma para poder determinar si
los equipos se compran o rentan) aporte
sus opiniones y justifíquelas.
4º Recurso humano: Como responsable del proyecto de gestión documental y
después de decidir si los equipos van en compra o en renta, el tipo de equipo, ahora
debe determinar cuántas personas y sus funciones dentro del proyecto, también debe
calcular el costo del recurso humano basado en las horas laborales que se van a
invertir en el proyecto. (1 SMLV salario mínimo legal vigente)

Tenga en cuenta estas tareas principales a realizar por las personas.

 Alistamiento Documentos previo a la digitalización

 Digitalización de los documentos
 Indexación de los documentos (Manual o usando software del scanner)
 Archivo digital o manipulación del software de gestión documental
 Alistamiento de los
documentos posterior a la
digitalización
 Consulta de documentos

5º Archivo físico: Basado

en su experienciaexplique las
variables a tener en cuenta en la
administración de un archivo
físico, incluya suministros como
cajas, grapas, archivadores, etc.
Incluya las normas básicas para colocar etiquetas a las cajas, de forma que la consulta
o búsqueda de un documento en físico sea ágil. Las normas de seguridad para
operarios, etc.

6º Algunas de las ventajas de los sistemas de gestión documentalson:

 Digitalización de documentos
 Localización central
 Mejorar el flujo de trabajo
 Seguridad de la información
 Compartir documentos
 Colaboración documental
 Control de versiones

Explique según su experiencia cada una de estas ventajas

7° Explique con sus palabras en 10 renglones las principales ventajas o
beneficios en términos de ahorros o mejoras en la productividad de la organización,
que el proyecto de gestión documental diseñado por ud.

INSTRUCCIONES DE ELABORACION

Se debe desarrollar en computador.

 A Doble espacio
 Letra Arial en tamaño 11
 El trabajo se debe entregar empastado o argollado
 En la portada se debe indicar:
o Nombre de quien lo presenta
o Nombre del Programa de Titulación
o Fecha de presentación
 Las páginas deben estar numeradas
 La pagina final debe estar firmada por el estudiante con su número de identificación

Una vez el trabajo este preparado, debe enviarse en formato digital al correo electrónico:
fundacionelearning@gmail.com

FUNDACION ELEARNING

Autonorte 108ª – 50 Piso 6 - Bogotá

Atn. Sr Juan Fernando Carrillo